Pokud si pod pojmem „fázová brána“ představíte další skandál nějaké celebrity, nemůžeme vám to mít za zlé. V projektovém řízení však fázová brána není ani zdaleka kontroverzní.
Ve skutečnosti se jedná o výkonný rámec v rámci procesu vývoje produktu, který poskytuje strukturu, snižuje rizika a zajišťuje efektivní pokrok prostřednictvím jasně definovaných fází.
Co je to fáze brány? Proč je nezbytná? Jak ji můžete využít ve svém projektovém řízení? Pojďme to zjistit.
Porozumění procesu fázových bran
Fázová brána, někdy také nazývaná stupňová brána, je proces, který vede projekt krok za krokem od jeho vzniku až po dokončení. Nazývá se fázová brána, protože se jedná doslova o fázi následovanou bránou.
- Fáze: „Fáze“ představuje etapu projektového řízení, jako je generování nápadů, analýza proveditelnosti, vývoj, testování a implementace.
- Brána: Mezi každou fází je „brána“, rozhodovací bod, kde vyhodnotíte průběh projektu a rozhodnete o postupu do další fáze.
Kromě fází a bran má tento proces ještě tři další základní prvky.
- Výstupy: Klíčové výstupy nebo pracovní produkty, které je třeba dokončit na konci každé fáze, aby bylo možné projít bránou.
- Kritéria: Předem definované standardy používané k hodnocení projektu v každé fázi.
- Gatekeepers: Rozhodující osoby, které hodnotí projekt v každé fázi a rozhodují, zda by měl být zastaven, upraven nebo pokračovat dál.
Jak funguje proces fázových bran?
Teoreticky se na konci každé fáze sejdou zúčastněné strany, aby zhodnotily pokrok a přijaly rozhodnutí. Po každé fázi tedy existuje brána, která se otevře pouze tehdy, pokud předchozí fáze splní kritéria úspěchu.
Například po shromáždění požadavků se produktoví manažeři ujistí, že mají vše potřebné k zahájení vývoje, a dají zelenou. 🚦
V praxi to může být o něco složitější. Proto projektoví manažeři používají různé nástroje a rámce, aby zajistili úspěch procesu fázových bran.
Jaké nástroje a rámce se používají v procesech fáze brány?
Fázový proces je v podstatě střídavý proces akcí a rozhodnutí. Aby se zvýšila šance na úspěch, týmy během něj využívají řadu rámců pro rozhodování. Mezi nejběžnější patří následující.
Shromažďování informací
Před zahájením projektu vývoje softwaru produktoví manažeři a obchodní analytici společně shromáždí všechny relevantní informace. To zahrnuje:
- Požadavky
- Kritéria přijatelnosti a metriky úspěchu
- Současný stav infrastruktury a procesů
- Seznam zainteresovaných stran v matici RACI
V procesu fázových bran slouží shromážděné informace jako vodítko pro rozhodování v konkrétních fázích.
Například metriky použitelnosti se mohou lišit v závislosti na produktu, odvětví a profilu uživatele. Pokud vytváříte produkt pro uživatele ze starší věkové skupiny, možná budete chtít použít velká písma, snadno použitelnou navigaci a dostatečné mezery mezi prvky, aby uživatelé náhodou neklikli na něco, co nechtějí.
Produktový tým vyhodnotí výstupy fáze návrhu na základě těchto metrik použitelnosti, než se rozhodne pokračovat ve vývoji.
Studie proveditelnosti
Prvním krokem v projektovém řízení je rozhodnutí, zda je projekt proveditelný, tj. studie proveditelnosti. V této fázi projektové týmy analyzují proveditelnost v následujících dimenzích.
- Finanční: Pokryje rozpočet náklady a přinese očekávanou ziskovost?
- Technické: Lze produkt vyvinout tak, aby splňoval požadavky v rámci navrhované technologické platformy?
- Provozní: Máme dovednosti a nástroje k vývoji tohoto produktu? Jsme schopni dodržet rozumné termíny?
- Ostatní: V některých případech se týmy také musí zeptat, zda má tento produkt místo na trhu. Porušuje nějaké právní rámce?
Ačkoli se studie proveditelnosti obvykle provádí za účelem informování o rozhodnutích v počátečních fázích procesu, může někdy informovat o rozhodnutích i později, když se situace změní.
Pokud například vytváříte mobilní aplikaci třetí strany pro použití X [dříve známé jako Twitter], změny v API platformy mohou způsobit, že celý produkt nebude realizovatelný. V takových situacích lze podle potřeby použít studie proveditelnosti k přehodnocení praktičnosti.
SWOT analýza
Tento jednoduchý a oblíbený nástroj pomáhá obchodním týmům činit klíčová rozhodnutí před zahájením vývoje produktu. V počáteční fázi projektu se provádí SWOT analýza [silné stránky, slabé stránky, příležitosti, hrozby], aby se vyhodnotil vnitřní potenciál projektu a jeho potenciál na trhu.
V procesu fázových bran může být SWOT analýza přesně tím, co potřebujete k rozhodnutí o pokračování nebo ukončení projektu hned v úvodní fázi.
Řízení rizik
Každý projekt vývoje softwaru čelí několika rizikům z interních i externích zdrojů. Ty mohou být stejně kritické a časově náročné jako útok typu Distributed Denial-of-Service [DDoS] na vaše servery nebo stejně banální, ale brutální jako náhlý odchod klíčového člena projektového týmu.
V každém případě projektové týmy provádějí analýzu řízení rizik, aby identifikovaly potenciální problémy a navrhly plány na jejich zmírnění. Tato rizika jsou vyhodnocována v každé fázi, aby bylo zajištěno hladké dodání.
Tyto prvky se promítají do hodnocení fází a pomáhají zainteresovaným stranám rozhodnout, zda projekt pokračovat, upravit nebo zastavit na základě shromážděných údajů a analýzy.
Implementace procesu fázových bran
Na první pohled je proces fázových bran jednoduchý: práce, pauza, práce, pauza, práce a tak dále. Ve vývoji softwaru však existují desítky pohyblivých částí, několik členů týmu, technická omezení a omezené zdroje.
Implementace úspěšného procesu fázových bran pro komplexní projekty vývoje softwaru vyžaduje:
- Strategický přístup [který popisujeme níže]
- Robustní nástroj pro řízení projektů, jako je ClickUp
Podívejme se, jak tyto dva procesy fungují společně.
1. Definujte fáze projektu
Abyste mohli úspěšně implementovat proces fáze brány, musíte pečlivě identifikovat začátek a konec každé fáze. Například přidání brány uprostřed sprintu může bránit pracovním postupům. Pokud dokončíte návrh a vývoj bez brány, může to vést k velkému množství přepracování.
Nejprve tedy jasně definujte jednotlivé fáze projektu. Týmy obvykle používají fáze jako zahájení, plánování, vývoj, testování a spuštění. Zde je několik tipů, jak to správně provést s jakýmkoli bezplatným softwarem pro řízení projektů.
Rozdělení do fází: Vyberte hranice fází tak, aby vyhovovaly specifickým potřebám a situacím vašeho projektu. Zajistěte, aby každá fáze představovala významnou část projektu s konkrétními cíli a výstupy.
Například u malých projektů může být vývoj a revize kódu jednou fází. Velké organizace s oddělenými týmy, které tyto úkoly provádějí, mohou tento proces rozdělit do dvou fází. Udělejte to, co vám nejlépe vyhovuje.
Každou fázi odlište. Pokud se dvě fáze překrývají, bude vaše schopnost vložit mezi ně bránu omezena.
Komunikace: V nástroji pro řízení projektů, který používáte, jasně označte každou fázi, aby nedocházelo k záměně. V ClickUp můžete k řízení jednotlivých fází použít složky. K nastavení štítků můžete přidat tagy nebo vlastní pole.
Řízení týmu: Zajistěte, aby tým pochopil hranice, úkoly a milníky pro každou fázi. Šablona projektové charty ClickUp je skvělým místem pro konsolidaci všech informací o projektu, jeho fázích a bránách.
Sdílejte to se svým týmem, označte relevantní zúčastněné strany a přiřazujte úkoly přímo odtud – použijte to jako živý dokument pro řízení projektů s fázovým procesem. Pro snadnější provedení použijte k nastavení některou ze šablon přehledu projektu. `
2. Stanovte kritéria pro brány
Znáte své fáze, nyní je čas nainstalovat brány. V podstatě proces stage-gate vyžaduje bránu na konci každé fáze. To znamená, že se nemusíte starat o to, kam brány umístit nebo co potřebujete k jejich otevření.
Definujte kritéria, která budete používat k určení, zda projekt může přejít z jedné fáze do další. Například na konci fáze zahájení projektu může být nutné splnit následující kritéria:
- Požadavky ze strany podnikání
- Studie prokazující proveditelnost projektu
- Plán snižování rizik
- Plán alokace zdrojů
- Schválení ze strany zainteresovaných stran
Použijte tento seznam jako součást řízení projektového portfolia, abyste měli jistotu, že máte vše, co potřebujete k pokroku. Pokud to nemáte, projektový manažer se musí vrátit a doplnit to. Zajistěte, aby vaše výstupy byly jasně definovány.
Poté si udělejte čas a seznámte každého člena týmu s těmito kritérii, aby všichni měli stejné informace.
ClickUp Goals nabízí jednoduchý vizuální způsob, jak nastavit tato kritéria brány a propojit je s každodenní prací. Můžete vytvářet cíle a úkoly a organizovat je do složek, které budou použity na konci příslušné fáze.
Souhrnné zprávy o postupu ukazují, jak si vedete v reálném čase. V každé fázi můžete otevřít dashboardy ClickUp a společně vyhodnotit výkon.
3. Pověřte gatekeepery
Pro každou bránu určete konkrétní osoby nebo týmy, které budou odpovědné za to, že budou splněna kritéria brány, než se bude pokračovat dál. Tito strážci brány jsou nezbytní k zajištění toho, aby nic – ani sebemenší detail – neuniklo pozornosti. Pomáhají udržovat odpovědnost, přijímat klíčová rozhodnutí, schvalovat a odstraňovat překážky.
Obvykle roli gatekeeperů zastávají sponzoři projektu, vedoucí manažeři nebo klíčové zainteresované strany. Tito lidé mají často přístup k údajům o řízení projektu a pravidelně dostávají zprávy.
V ClickUp můžete tento proces reportování automatizovat a umožnit správcům brány přístup k zobrazení pouze pro čtení, ke kterému mají přístup kdykoli.
4. Vytvořte úkoly a podúkoly pro každou fázi
Tím je plánovací část procesu fázových bran ukončena. Nyní přejdeme k fázi realizace. Rozdělte každou fázi na podrobné úkoly a podúkoly. U každého úkolu zdokumentujte vše, co je třeba udělat, aby byla splněna kritéria brány.
V ClickUp můžete jasně rozlišit jednotlivé fáze vytvořením samostatných seznamů, jako jsou koncept, vývoj a testování.
Pokud jste v této oblasti nováčky, vyzkoušejte šablonu fázového projektu ClickUp. Tato šablona vhodná pro začátečníky pomáhá rozdělit větší úkoly na menší části, čímž zajišťuje úplnou přehlednost a efektivní správu.
V případě pochybností prozkoumejte různé šablony pro řízení projektů, které jsou k dispozici na platformě.
5. Nastavte uživatele, časové osy a závislosti
Přiřaďte uživatele: Zajistěte, aby všechny úkoly měly přiřazené osoby. To pomůže udržet odpovědnost a přehlednost.
Stanovte termíny: Každému úkolu a podúkolu přiřaďte termín. To pomůže stanovit časový plán projektu a naplánovat klíčové výstupy a milníky.
Označte závislosti: Žádný úkol není izolovaný, proto věnujte pozornost tomu, jak se jednotlivé úkoly vzájemně ovlivňují. Pokud úkol závisí na předchozím úkolu, propojte je v ClickUp.
Poté použijte funkci Ganttův diagram v ClickUp k naplánování časového harmonogramu projektu. Nezapomeňte propojit úkoly a milníky napříč fázemi pomocí závislostí úkolů, aby projekt postupoval pouze v případě, že splníte požadovaná kritéria. Pro důkladnou práci použijte šablonu projektového plánu.
6. Sledujte pokrok a monitorujte rizika
Nenechávejte všechny problémy hromadit se na bránách. Sledujte průběh úkolů během každé fáze a monitorujte rizika, která mohou nastat. Nastavte si ClickUp Dashboards pro přehledy v reálném čase.
Pro řízení rizik vytvořte vlastní pole a aktualizujte protokoly řízení rizik. Pravidelně kontrolujte informace v každé fázi, abyste zjistili, zda jste vyřešili všechna rizika, než přejdete do další fáze.
7. Provádějte kontroly a dokumentujte
Na konci každé fáze proveďte kontrolu brány, abyste posoudili, zda je projekt připraven pokračovat. V typické kontrole brány:
- Projektový tým představuje výsledky
- Gatekeepers hodnotí výkonnost podle kritérií gate.
- Rozhodující osoby poskytují schválení nebo zpětnou vazbu pro přepracování.
Pomocí ClickUp Docs zdokumentujte proces kontroly brány a přiložte všechny relevantní dokumenty, jako jsou vyplněné zprávy nebo výsledky testů. To pomáhá udržovat transparentnost a odpovědnost v průběhu celého procesu řízení projektu.
8. Opakujte a upravujte
Pokud nastanou neočekávané problémy nebo se objeví nové informace, upravte projektový plán a kritéria. Umožněte rychlé úpravy projektových pracovních postupů, aby bylo snazší implementovat změny. Zůstaňte flexibilní a zároveň dodržujte strukturovaný přístup procesu fázových bran.
Když pro svůj proces fázového řízení použijete šablonu projektového plánu ClickUp, budete moci průběžně opakovat a přizpůsobovat jednotlivé prvky.
Dobrý proces fázových bran kombinuje osvědčené postupy z různých oborů a modelů. Například již možná používáte určitou verzi tohoto procesu při svých sprintových retrospektivách. Proč byste tedy měli vytvořit formální přístup fázových bran? Zde je důvod.
Výhody a nevýhody procesu fázových bran
Proces fázových bran je další strukturou nebo rámcem, který slouží jako vodítko pro řízení projektů. Jeho implementace s sebou nese řadu výhod i výzev. Obojí níže podrobně rozebíráme, abyste se mohli informovaně rozhodnout, zda jej přijmout, či nikoli.
Výhody použití procesu fázových bran v projektovém řízení
Strukturovaný postup: Proces fázových bran poskytuje jasnou a organizovanou strukturu s jasně vymezenými fázemi, konkrétními cíli a výstupy. Tento fázový přístup zajišťuje, že týmy:
- Dokončete kritické úkoly a dosáhněte milníků, než přejdete k další fázi.
- Zaměřte se na klíčové úkoly a vyhněte se zmatkům.
- Udržujte projekt na správné cestě
- Mějte přirozené kontrolní body pro hodnocení pokroku a odhalování odchylek.
- Sladěte se s cíli projektu a snižte pravděpodobnost přehlédnutí důležitých kroků v životním cyklu projektu.
Snižování rizik: Pomocí metodiky fázových bran týmy posuzují a připravují se na rizika v každé fázi realizace projektu. Každá brána poskytuje příležitost identifikovat, vyhodnotit a řešit finanční, technická, provozní nebo tržní rizika před pokračováním.
Kontrola nákladů: Díky včasnému odhalení rizik snižuje proces fázových bran pravděpodobnost, že se v pozdější fázi projektu vyskytnou závažné problémy, které by mohly vést ke zpožděním, překročení nákladů nebo neúspěchu. Systematická kontrola v každé fázi umožňuje týmům upravit své strategie nebo přidělit další zdroje k zmírnění potenciálních hrozeb.
Lepší rozhodování: Mimo shon projektu mají všechny zúčastněné strany chvilku na to, aby se nadechly a zhodnotily své projekty. Na základě předem stanovených kritérií mohou zúčastněné strany projektu činit informovaná rozhodnutí založená na důkazech.
Na základě vyhodnocení údajů, jako jsou finanční prognózy, ukazatele výkonnosti a hodnocení rizik, týmy zajistí, že vaše rozhodnutí budou v souladu s celkovými obchodními cíli a že zdroje budou přidělovány efektivně.
Předem naplánované kontrolní body zabraňují tomu, aby projekt pokračoval neproduktivním směrem.
Kontrola kvality: Proces fázových bran zajišťuje nepřetržitou kontrolu kvality tím, že vyžaduje, aby týmy v každé fázi splnily konkrétní výstupy a kritéria. Testování, hodnocení a ověřování v každé fázi zajišťují, že vyvinutý produkt nebo řešení splňuje požadované normy a specifikace.
Prosazování těchto kontrol kvality před přechodem do další fáze snižuje riziko dodání podprůměrného nebo vadného výstupu, což v konečném důsledku vede k vyšší kvalitě finálního produktu.
Zvýšená odpovědnost: Proces fázových bran podporuje pocit odpovědnosti a sounáležitosti u všech členů týmu. Znají své role a očekávání pro každou fázi.
Toto pravidelné hodnocení také pomáhá identifikovat případné problémy s nedostatečným výkonem nebo oblasti, které je třeba zlepšit. Vytváří transparentnost a zajišťuje, že veškerý pokrok je viditelný a v souladu s cíli projektu.
Stejně jako každý jiný rámec, ani fáze brány není dokonalá. Zde jsou některé z jejích běžných nevýhod:
Nevýhody procesu fázových bran
Časová náročnost: Jednou z hlavních nevýhod procesu fázových bran je to, že prodlužuje dobu trvání každé fáze. Sekvenční povaha procesu znamená, že žádná fáze nemůže začít, dokud není dokončena a schválena fáze předchozí.
To může vést ke zpožděním, zejména pokud vyžadujete složité procesy přezkoumávání nebo rozsáhlou dokumentaci v každé fázi. V odvětvích, která vyžadují rychlý vývoj a iterace, může čas potřebný pro schvalování fází zpomalit pokrok a dramaticky ovlivnit agilitu.
Nepružnost: Proces fázových bran může být rigidní, což týmům ztěžuje přizpůsobení se novým informacím nebo změnám v rozsahu projektu. Jakmile projekt projde určitými branami, může se přehodnocení předchozích rozhodnutí proměnit v bludiště.
Ačkoli pomáhá zabránit rozšiřování rozsahu projektu, nedostatek flexibility může bránit kreativitě a inovacím. Může odradit týmy od zkoumání nových nápadů nebo přizpůsobování se měnícím se potřebám zákazníků nebo trendům na trhu.
Náročné na zdroje: Proces fázových bran představuje další zátěž pro řízení projektů. Aby byl úspěšně implementován, vyžaduje další zdroje, zejména čas, personál a dokumentaci.
Kromě toho může provádění formálních revizí, zapojení zainteresovaných stran a provádění opakovaných změn na základě zpětné vazby vyžadovat další lidské a finanční zdroje.
Riziko byrokracie: Proces fázových bran může vést k byrokratické neefektivitě, zejména ve velkých organizacích. Vícečetné schvalování a připomínky zainteresovaných stran mohou vytvářet zbytečné překážky a zpomalovat celkový postup projektu.
Tento důraz na proces a formální kontroly může vést k zaměření na dodržování předpisů spíše než na inovace nebo tvorbu hodnot, přičemž týmy se více zajímají o splnění požadavků brány než o skutečný pokrok.
Otevřete brány novým možnostem s ClickUp
Ačkoli je proces fázových bran jednoduchý, jedná se o účinnou techniku řízení projektů. Poskytuje jasný přehled o tom, co je třeba udělat a čeho musí tým dosáhnout.
Lidé touží po pořádku a organizaci. Proces fázových bran to umožňuje tím, že rozděluje práci na snadno zvládnutelné části a umožňuje týmům zastavit se, přizpůsobit se a posunout se vpřed.
Na druhou stranu lze proces fázových bran považovat za protiklad agilního přístupu. Kritici tvrdí, že záměrně vytváří překážky [ve formě bran], které odvracejí tým od praktik neustálého zlepšování.
Realisté chápou, že při správném použití může být proces fázových bran velmi účinný. Dodává každodenní práci konzistenci a zároveň zachovává přehlednost celkového obrazu. Při správě pomocí virtuálního pracovního prostoru, jako je ClickUp, poskytuje všem výhody viditelnosti, transparentnosti, struktury a spolehlivosti.
Nastavte si své procesy fázových bran pomocí ClickUp. Vyzkoušejte ClickUp ještě dnes zdarma.