Anne, senior softwarová vývojářka v produktové společnosti, se po pěti letech rozhodla odejít ze svého zaměstnání. Bez formálního procesu odchodu má i po svém odchodu stále přístup k důležitým systémům společnosti.
O několik týdnů později jsou citlivá data klientů ohrožena a nikdo neví, zda se jednalo o nehodu nebo bezpečnostní mezeru. Není jasné, kdo převezme její povinnosti, tým je zmatený a kritické termíny jsou ohroženy. Bez řádného předání znalostí a procesu předání se její náhrada snaží dostat do tempa.
To se stává častěji, než si myslíte. 71 % společností nemá formální proces odchodu zaměstnanců. Bez něj riskujete bezpečnostní problémy, zmatek v týmu a poškození reputace vaší společnosti.
V tomto článku se podíváme na podrobnosti odchodu zaměstnanců, význam kontrolního seznamu pro odchod zaměstnanců a jak tento proces efektivně zavést.
Porozumění odchodu zaměstnanců
Odchod zaměstnanců je formální proces řízení odchodu zaměstnance ze společnosti z důvodu výpovědi, propuštění nebo odchodu do důchodu. Zatímco nástup se zaměřuje na pomoc zaměstnancům při začleňování do společnosti, odchod zajišťuje hladký a důstojný odchod.
Úspěšný proces odchodu zaměstnanců je zásadní z několika důvodů:
- Ochrana zájmů společnosti: Odchod zaměstnanců zajišťuje, že můžete získat zpět majetek společnosti a citlivé informace zůstanou v bezpečí.
- Kontinuita podnikání: Správné ukončení pracovního poměru usnadňuje předávání znalostí a zajišťuje, že žádné důležité úkoly nezůstanou nedokončené.
- Zkušenosti zaměstnanců: I ve fázi odchodu z firmy zdůrazňuje respektující a profesionální přístup při odchodu zaměstnanců reputaci vaší organizace a zanechává u bývalých zaměstnanců trvalý pozitivní dojem.
Rozdíl mezi nástupem a odchodem zaměstnanců
Onboarding i offboarding jsou nezbytnou součástí mapy kariérního růstu zaměstnanců, ale slouží zcela odlišným účelům:
- Onboarding spočívá v pomoci novému zaměstnanci přizpůsobit se své roli a firemní kultuře, často s podporou efektivního onboardingového softwaru.
- Naopak offboarding se zaměřuje na hladký odchod zaměstnanců ze společnosti, zajištění kontinuity podnikání a ochranu aktiv.
Zde je přehled rozdílů:
| Zaškolení nových zaměstnanců | Odchod zaměstnanců |
| Seznámení s historií, posláním a hodnotami společnosti | Zajistěte, aby byly důležité znalosti a povinnosti předány správným členům týmu. |
| Provádění školení a zvyšování kvalifikace specifických pro danou práci | Sběr majetku společnosti, jako jsou notebooky, přístupové karty a další vybavení |
| Vyplnění nezbytných dokumentů, přihlášení k benefitům a seznámení se s firemními politikami. | Zpracování posledních výplat, ukončení benefitů |
| Nastavení pracovního prostoru | Zrušení přístupu k firemním systémům a e-mailovým účtům |
Systém řízení lidských zdrojů [HRMS] je pro nástup a odchod zaměstnanců zásadní. Nástroje HRMS pomáhají sledovat úkoly, automatizovat administrativu a spravovat přístupová práva, čímž zefektivňují proces a snižují počet lidských chyb.
Zlepšují efektivitu a účinnost procesů přijímání i odchodu zaměstnanců tím, že:
- Automatizace administrativních úkolů
- Zefektivnění komunikace a dokumentace
- Sledování školení a výkonu
- Správa vrácení majetku a konečných vyúčtování
- Shromažďování zpětné vazby a zajištění souladu s předpisy
Průvodce správným odchodem zaměstnanců
Když zaměstnanec opouští organizaci, ať už z vlastní vůle nebo kvůli okolnostem, proces odchodu se stává klíčovou součástí přechodu; nejde jen o rozloučení e-mailem.
Jak tedy správně propustit zaměstnance? A jaké kroky byste měli podniknout, abyste zajistili, že to bude provedeno správně?
ClickUp je komplexní nástroj pro řízení projektů, který slouží zároveň jako software pro řízení talentů. Pomáhá vám zefektivnit a automatizovat všechny aspekty procesu odchodu zaměstnanců.
S tímto na paměti si projdeme podrobného průvodce, který zajistí hladký přechod.
1. Komunikace o odchodu
Vždy je lepší oznámit odchod zaměstnance co nejdříve. Tým tak bude informován a vy se vyhnete zbytečným drbům. Ujistěte se, že se s odcházejícím zaměstnancem dohodnete na tom, kdy a jak tuto zprávu sdělíte.
Manažeři by měli rychle informovat svůj tým, oddělení a personální oddělení. Otevřená a upřímná komunikace je klíčem k hladkému přechodu a udržení pozitivní atmosféry, která pomůže udržet nejlepší talenty. Pomáhá také všem pochopit, co mohou očekávat a jak se změní pracovní vytížení.
Pro usnadnění můžete vytvořit standardní šablonu firemních zásad. Tím zajistíte konzistentní komunikaci a usnadníte budoucí odchody zaměstnanců.
2. Usnadnění předávání znalostí
Když zaměstnanci odcházejí, je nezbytné zachytit jejich odborné znalosti a postřehy, aby nedošlo k narušení probíhajících projektů nebo procesů. Studie American Productivity & Quality Center zjistila, že společnosti s efektivními postupy pro předávání znalostí si i po odchodu zaměstnance uchovají o 30 % více znalostí.
Zde je návod, jak zavést proces předávání znalostí:
- Identifikujte klíčové úkoly a povinnosti, které odcházející zaměstnanec vykonává.
- Spolupracujte s nimi na dokumentaci postupů, klíčových kontaktů a dalších důležitých detailů.
- Zajistěte, aby tyto informace byly uspořádané a přístupné pro jejich nástupce.
- Zaveďte přechodné období, během kterého může odcházející zaměstnanec zaškolit svého nástupce nebo předat své povinnosti.
To pomůže zajistit, že nový zaměstnanec bude moci okamžitě začít pracovat a udržet produktivitu bez ztráty času.
K vytvoření komplexní příručky pro zaměstnance, která obsahuje základní informace a zdroje, můžete použít ClickUp Brain, nástroj pro psaní založený na umělé inteligenci.
Zde jsou tři komponenty založené na umělé inteligenci, které můžete použít ke zjednodušení předávání znalostí:
- AI Knowledge Manager: Získejte okamžité a přesné odpovědi o odcházejícím zaměstnanci, včetně jeho povinností a probíhajících projektů, a zajistěte, že nedojde ke ztrátě žádných důležitých informací.
- AI Project Manager: Automatizujte úkoly související s odchodem zaměstnanců, jako jsou aktualizace postupu a zprávy o stavu, čímž snížíte manuální práci a zajistíte efektivní zpracování všech činností.
- AI Writer for Work: Využijte tohoto asistenta pro psaní k vylepšení dokumentů a komunikace souvisejících s odchodem zaměstnanců a zajistěte tak jasnost a profesionalitu.
3. Obnova a aktualizace firemních aktiv a přístupu k systémům
Faktická kontrola: Průzkum společnosti Oomnitza odhalil, že 27 % organizací zaznamenalo ztráty přesahující 10 % svých technologických aktiv v důsledku neúplného odchodu zaměstnanců.
Aby se zabránilo ztrátě firemního majetku, je důležité požádat odcházející zaměstnance, aby poslední den vrátili veškeré firemní vybavení. Patří sem průkazy nebo šňůrky na krk, kreditní karty, uniformy, telefony, notebooky a firemní vozidla.
4. Rozhovor při odchodu
Rozhovory při odchodu jsou příležitostí k získání informací od odcházejících zaměstnanců o jejich zkušenostech, což může pomoci zlepšit jejich retenci.
Zde je několik promyšlených otázek pro výstupní pohovor, které můžete zvážit během schůzky:
- Co vás vedlo k rozhodnutí odejít?
- Jaká vylepšení byste navrhli pro naše pracoviště?
- Co jsme mohli udělat jinak, abychom vás povzbudili k setrvání?
- Jak byste popsal svůj vztah se svým nadřízeným?
- Jaké vlastnosti bychom měli upřednostnit při hledání vašeho nástupce?
- Co nám v současné době chybí, co by mohlo zlepšit naši organizační kulturu?
- Doporučili byste naši společnost ostatním ve vaší síti?
Díky pochopení důvodů, proč zaměstnanci odcházejí, mohou společnosti přijmout opatření, aby zabránily odchodu dalších zaměstnanců z podobných důvodů.
K shromažďování důležitých údajů z výstupních pohovorů můžete použít formuláře ClickUp. Pomocí podmíněné logiky můžete dynamicky upravovat otázky na základě daných odpovědí. Váš průzkum je nyní jednodušší k vyplnění a efektivnější při shromažďování relevantních informací.
Tyto formuláře přeměňují podněty zaměstnanců na strukturované a využitelné poznatky, takže můžete analyzovat jakékoli trendy a doplňovat je.
5. Proces vyplacení poslední mzdy
Mzdy jsou často jednou z nejcitlivějších částí odchodu zaměstnanců. Kromě právních a finančních povinností má proces vyplacení poslední mzdy také významný dopad na mzdy a provoz společnosti.
Zde je kontrolní seznam, který vám pomůže zajistit, že pokryjete všechny základní body:
- Vypočítejte konečnou výplatu: Zahrňte poslední výplatu, nevyčerpané dny dovolené a veškeré bonusy nebo provize, které zaměstnanci náleží.
- Proplacení výdajů: Zajistěte, aby byly zpracovány všechny nevyplacené náhrady za služební výdaje.
- Aktualizujte mzdové systémy: Upravte mzdové záznamy tak, aby odrážely odchod zaměstnance, a zajistěte, aby byly zastaveny všechny další platby.
- Ověřte benefity: Potvrďte stav benefitů, jako je zdravotní pojištění a příspěvky na důchod, a informujte zaměstnance o všech změnách.
- Vše dokumentujte: Vede podrobné záznamy o všech transakcích a komunikaci související s procesem konečné výplaty pro účely dodržování předpisů a pro budoucí použití.
6. Odstupné a benefity
Odstupné je často součástí procesu odchodu zaměstnanců, zejména v případě propouštění. Nabídka spravedlivého a konkurenceschopného odstupného je nezbytná pro ochranu zájmů odcházejícího zaměstnance a udržení pozitivní image zaměstnavatele.
Dobře strukturovaný odstupný balíček prokazuje empatii a oddanost vašim zaměstnancům, což může zlepšit reputaci a udržet dobrou pověst i v náročných situacích.
Přečtěte si také: Jak napsat kontrolní seznam pro zapracování nových zaměstnanců
7. Dohody o mlčenlivosti
Odcházející zaměstnanci často během procesu odchodu podepisují dohody o mlčenlivosti (NDA), aby ochránili důvěrné informace společnosti. Tento právní rámec stanoví jasná očekávání ohledně toho, které informace jsou důvěrné, a povinnosti odcházejícího zaměstnance, čímž zajišťuje, že jakékoli porušení mlčenlivosti může být řešeno právně.
Kromě toho pomáhají dohody o mlčenlivosti udržovat důvěru ve schopnost společnosti chránit důvěrné informace i po odchodu zaměstnance.
K ukládání a správě těchto dokumentů můžete použít systém pro správu dokumentů ClickUp Docs, který zajistí, že všechny smlouvy o mlčenlivosti budou podepsány před odchodem zaměstnance.
8. Odpojení od technologických zdrojů
Musíte zajistit, aby zaměstnanci již neměli přístup k technickým zdrojům společnosti, jako jsou nástroje pro řízení projektů nebo interní komunikační platformy.
Zde je důvod:
- Bezpečnost: Zrušení přístupu k technickým zdrojům zajišťuje, že citlivá data společnosti, duševní vlastnictví a informace o klientech zůstanou v bezpečí.
- Soulad s předpisy: Nedodržení předpisů o ochraně osobních údajů může mít za následek vysoké pokuty nebo právní důsledky.
- Kontinuita provozu: Správným převodem účtů, dat a souborů společnost zajistí, že nedojde k narušení každodenního provozu.
- Nákladová efektivita: Zpětné získání softwarových licencí a dalších technologických zdrojů zabraňuje zbytečným výdajům a zajišťuje, že tyto zdroje budou k dispozici pro budoucí použití.
Přečtěte si také: Jak provádět pohovory se stávajícími zaměstnanci, aby ve firmě zůstali?
Objevte osvědčené postupy při odchodu zaměstnanců
Při odchodu zaměstnanců z firmy zavádějte osvědčené postupy, které zajistí hladký přechod. Zacházení s odcházejícími zaměstnanci se stejným respektem jako s novými zaměstnanci zajistí, že tento proces bude odrážet hodnoty vaší společnosti vůči budoucím zaměstnancům.
Zde je několik klíčových osvědčených postupů, které je třeba zvážit:
- Dodržujte všechny právní a regulační pokyny, abyste předešli potenciálním sporům a zajistili etické odchody.
- Informujte klienty a externí partnery o všech změnách a představte nové kontaktní osoby, abyste udrželi dobré vztahy.
- Zacházejte s odchodem zaměstnanců profesionálně a zanechte dobrý dojem pro případnou budoucí spolupráci nebo opětovné přijetí.
- Včas určete nástupce nebo dočasné náhradníky, abyste předešli narušení provozu. Využijte této příležitosti k delegování odpovědností nebo k restrukturalizaci týmů, pokud je to nutné.
- Respektujte soukromí zaměstnanců tím, že jim umožníte vyzvednout si osobní soubory a odstranit informace nesouvisející se společností ze zařízení nebo platforem před jejich vrácením.
- Kromě zrušení přístupu k firemním systémům proveďte důkladnou kontrolu nedávné aktivity odcházejícího zaměstnance v systému, abyste se ujistili, že nedošlo k kopírování nebo přenosu citlivých údajů.
- Poskytněte přístup k síti absolventů společnosti a podporujte tak dlouhodobé profesionální vztahy a propagaci značky.
- Oceňte a oslavte přínos odcházejícího zaměstnance, posilte pozitivní morálku v týmu a nechte otevřené dveře pro případné budoucí opětovné zapojení.
Žádný proces odchodu zaměstnanců není dokonalý, ale vyvarování se běžných chyb může mít významný vliv.
Software pro efektivní odchod zaměstnanců
Odchod zaměstnance zahrnuje několik proměnných faktorů a jejich řízení může být náročné. Zatímco různé softwarové nástroje jsou určeny pro různé aspekty tohoto procesu, platforma pro řízení lidských zdrojů ClickUp zvládne vše.
Zde je návod, jak vše zjednodušit a zajistit hladký průběh odchodu zaměstnanců:
1. Snadná správa úkolů a následných kroků
Odchod zaměstnanců zahrnuje řadu úkolů, které je nutné sledovat a včas dokončit. S pomocí ClickUp Tasks můžete snadno přiřadit konkrétní úkoly související s odchodem zaměstnanců personálnímu oddělení a odcházejícímu zaměstnanci, čímž zajistíte, že si všichni budou jasně vědomi svých povinností.
Můžete například vytvořit úkoly pro navrácení majetku, jako je vrácení firemních notebooků a zrušení přístupu k softwaru. Tato jasnost zabrání nedorozuměním a opomenutím, která mohou vést ke ztrátě majetku nebo bezpečnostním rizikům.
Připomenutí a oznámení ClickUp tento proces ještě vylepšují.
Jakmile jsou úkoly přiděleny, můžete nastavit termíny a připomenutí, aby všichni plnili své povinnosti. Odcházející zaměstnanec může dostávat připomenutí o vrácení vybavení, zatímco personální oddělení může být upozorněno na výstupní pohovory nebo vyplnění dokumentů.
ClickUp navíc poskytuje přehled o stavu každého úkolu, což členům týmu umožňuje snadno sledovat jeho průběh. Pomocí ClickUp Automation můžete měnit stav úkolů (např. z „v procesu“ na „dokončeno“) po jejich dokončení a poskytovat tak týmu aktualizace v reálném čase.
Můžete také použít funkci ClickUp Custom Fields (Vlastní pole ClickUp) ke sledování, které vybavení (například notebooky, telefony atd.) musí být vráceno.
Tento organizovaný přístup chrání aktiva vaší organizace a podporuje respektující a efektivní odchod všech zúčastněných.
2. Vytvořte kontrolní seznam pro odchod zaměstnanců
Začněte tím, že vytvoříte podrobný kontrolní seznam pro odchod zaměstnanců, který bude zahrnovat všechny nezbytné kroky, od informování členů týmu až po vyzvednutí firemního majetku.
S kontrolním seznamem úkolů ClickUp mohou týmy HR vytvářet seznamy úkolů v rámci úkolů přizpůsobených procesu odchodu zaměstnanců. Můžete například přiřadit úkoly, jako je provádění výstupních pohovorů, aktualizace dokumentace a správa vrácení majetku společnosti. Každý úkol lze přiřadit různým členům týmu, což zajišťuje jasnou odpovědnost a vlastnictví.
Tato struktura zajišťuje přehlednost: každý člen týmu zná své povinnosti a termíny, což snižuje riziko opomenutí důležitých kroků. Můžete také stanovit termíny pro každý úkol, aby proces odchodu proběhl podle plánu.
Jakmile vše zorganizujete, uložte si to jako šablonu kontrolního seznamu v ClickUp. To vám umožní snadno replikovat kontrolní seznam pokaždé, když zaměstnanec odejde, a zajistit tak konzistentnost a efektivitu vašeho procesu odchodu zaměstnanců.
Přečtěte si také: Bezplatné šablony a formuláře pro zlepšení procesů v oblasti lidských zdrojů v roce 2024
3. Sledujte pokrok pomocí dashboardů
Jasný přehled vám umožní identifikovat potenciální překážky a sladit celý tým během celého procesu. ClickUp Dashboards je výkonný nástroj pro sledování tohoto pokroku v různých týmech. Díky přizpůsobitelným widgetům můžete snadno sledovat dokončení úkolů, odhalit případná zpoždění a nastínit další kroky, což vám poskytne komplexní přehled o procesu odchodu zaměstnanců.
Tato přehlednost pomáhá zajistit, že všechny úkoly budou splněny a každý bude znát své povinnosti.
Můžete generovat podrobné zprávy, které hodnotí efektivitu odchodu zaměstnanců, zdůrazňují oblasti, které je třeba zlepšit, a zajišťují dodržování firemních zásad. Tento datově podložený přístup vám umožní postupem času vylepšovat vaše procesy.
Pro rychlý start můžete použít připravenou šablonu kontrolního seznamu projektu ClickUp, která je navržena tak, aby splňovala standardní požadavky na odchod zaměstnanců.
Tato šablona vhodná pro začátečníky vám umožní efektivněji řídit proces odchodu zaměstnanců, zajistit hladký přechod odcházejících zaměstnanců a minimalizovat narušení chodu vaší firmy.
Použití šablony kontrolního seznamu projektu nabízí několik cenných výhod. S její pomocí můžete:
- Rozdělte úkoly na zvládnutelné a dosažitelné kroky, díky nimž bude proces odchodu méně stresující a snáze proveditelný.
- Zajistěte, aby byly všechny úkoly dokončeny ve správném pořadí, a snižte tak riziko vynechání důležitých kroků.
- Identifikujte potenciální problémy nebo rizika spojená s procesem odchodu zaměstnanců a umožněte tak proaktivní řešení.
- Stanovte jasný časový harmonogram projektu, který pomůže týmům držet se plánu a efektivně plnit termíny.
Zlepšete svůj proces odchodu zaměstnanců pomocí ClickUp
Vytvoření kontrolního seznamu pro odchod zaměstnanců pomáhá udržet kontinuitu podnikání, chránit majetek společnosti a udržet reputaci vaší organizace.
Díky strukturovanému, respektujícímu a důkladnému procesu, zejména s nástroji jako ClickUp, můžete zlepšit jak zkušenosti zaměstnanců, tak efektivitu organizace.
Dobře implementovaný proces odchodu zaměstnanců není formalitou, ale podstatnou součástí životního cyklu zaměstnance, která zanechává trvalý dojem. Zajistěte, aby byl tento dojem pozitivní.
Jste připraveni zefektivnit proces odchodu zaměstnanců? Zaregistrujte se ještě dnes na ClickUp!