Philip Dormer Stanhope, britský státník, řekl: „Postarejte se o minuty a hodiny se postarají samy o sebe.“
Sledování času je pro pracující profesionály více než jen rutinní činností; je nezbytné pro správu úkolů a zvyšování produktivity, protože vám přesně ukazuje, kam váš čas mizí. S touto informací můžete lépe plánovat a stanovovat priority svých úkolů a práce svého týmu.
Bez přesného sledování času riskujete špatné řízení úkolů, neefektivitu, zvýšený stres, vyhoření a projekty, které nejsou v souladu s harmonogramem.
Naštěstí funkce sledování času v Google Sheets nabízí řešení, ať už jste zaneprázdněný profesionál, který se věnuje několika projektům najednou, manažer velkého týmu nebo někdo, kdo denně využívá data ze sledování času.
V tomto průvodci vás provedeme kroky nastavení sledování času v Google Sheets, abyste mohli být produktivnější a udržovat si pořádek.
⏰ 60sekundové shrnutí
Sledování času zvyšuje produktivitu, odpovědnost a správu nákladů. Google Sheets nabízí základní přizpůsobitelný časový rozvrh, ale postrádá automatizaci a škálovatelnost.
📊 Sledování času v Google Sheets
- Vytvořte týdenní časový rozvrh s podrobnostmi o úkolech a záznamy o čase.
- Použijte vzorce k výpočtu pracovních hodin.
- Uložit jako šablonu pro opakované použití.
⚠️ Omezení
- Ruční zadávání dat je časově náročné a náchylné k chybám.
- Žádná automatizace ani sledování v reálném čase.
- Není ideální pro velké týmy.
✅ ClickUp: Lepší alternativaAutomatizujte sledování času pomocí globálních časovačů, integrací, sledování fakturovatelných hodin a poznatků založených na umělé inteligenci od ClickUp.
Proč byste měli sledovat čas v tabulce Google Sheets?
Nejprve si zodpovězme otázku: Je sledování času v Google Sheets nutné a prospěšné?
Odpověď je jednoznačně ano! Používání časového rozvrhu v Google Sheets pro správu a plánování času je pohodlný a dostupný způsob, jak efektivně spravovat zdroje.
Zaznamenáváním toho, jak trávíte čas, můžete zajistit, že úkoly budou splněny podle plánu. Pomáhá také při zajišťování odpovědnosti členů týmu za jejich práci a dodržování termínů. Sledování času v Google Sheets navíc pomáhá identifikovat neefektivitu a oblasti, kde lze zvýšit produktivitu.
Zde je několik výhod používání sledování času v Google Sheets:
Řízení nákladů
Pro freelancery nebo firmy, které fakturují klientům na základě odpracovaných hodin, umožňuje Google Sheets sledovat a kategorizovat fakturovatelné a nefakturovatelné hodiny. Tato praxe vede k přesnému fakturování a správě nákladů.
Přidělování zdrojů
Sledování času v Google Sheets pomáhá pochopit, jak jsou využívány zdroje. Tyto informace lze využít k efektivnímu přidělování úkolů, aby projekty s vysokou prioritou dostaly potřebnou pozornost.
Flexibilita a přizpůsobení
Google Sheets umožňuje přizpůsobení časových rozvrhů vašim konkrétním potřebám. Můžete přidávat, odebírat nebo upravovat sloupce, vzorce a formáty tak, aby odpovídaly vašim požadavkům a preferencím v oblasti sledování času.
Snadný přístup a sdílení
Jelikož Google Sheets je cloudová služba, můžete ke svým časovým rozvrhům přistupovat odkudkoli a z jakéhokoli zařízení. Časový rozvrh můžete také snadno sdílet s členy týmu nebo zainteresovanými stranami, což zajistí transparentnost a spolupráci.
Jak používat Google Sheets pro sledování času?
Google Sheets lze využít jako výkonný nástroj pro sledování času, pokud víte, jak na to. Zde jsou kroky k vytvoření jednoduchého časového rozvrhu pro sledování času v Google Sheets:
Krok 1: Vytvořte základní strukturu šablony týdenního časového rozvrhu
Otevřete Google Sheets a vytvořte novou tabulku. Zde si připravíte základní šablonu časového rozvrhu. Dejte dokumentu vhodný název, například „Týdenní sledování času“. Dále vytvořte záhlaví sloupců pro základní údaje, které vám pomohou sledovat každý úkol a čas, který jste mu věnovali.
Vytvořte sloupce pro následující položky:
- Datum obsahuje datum pro každý den v týdnu
- Den pro určení dne v týdnu (pondělí, úterý, středa atd.)
- Úkol – seznam úkolů, na kterých jste pracovali
- Čas zahájení pro zaznamenání času zahájení každého úkolu
- Čas ukončení pro zaznamenání času ukončení každého úkolu
- Doba trvání pro automatický výpočet doby trvání každého úkolu
Krok 2: Formátujte list
Zde je návod, jak formátovat jednotlivé sloupce, aby byl váš týdenní časový plán funkční a vizuálně přitažlivý:
- Formát data: Zvýrazněte sloupec „Datum“, přejděte do nabídky Formát, vyberte Číslo a zvolte Datum.
- Formát dne a úkolu: Zvýrazněte sloupec „Den“, přejděte do nabídky Formát, vyberte Číslo a zvolte Prostý text, abyste ručně zadali den v týdnu. Nyní proveďte totéž pro sloupec „Úkol“, abyste ručně vypsali úkoly bez jakýchkoli problémů s formátováním.
- Formát času: Zvýrazněte sloupec „Start Time“ (Čas zahájení), přejděte do nabídky Format (Formát), vyberte Number (Číslo) a zvolte Time (Čas). Totéž proveďte pro sloupec „End Time“ (Čas ukončení).
- Formát trvání: Zvýrazněte sloupec „Trvání“, přejděte do nabídky Formát, vyberte Číslo a zvolte Trvání.
Krok 3: Zadejte denní činnosti
Nyní, když máte tabulku strukturovanou a naformátovanou, začněte vyplňovat sloupce:
- Sloupce Datum a Den: Začněte vyplněním těchto sloupců pro celý týden, abyste vytvořili jasný časový plán a mohli sledovat své úkoly den po dni.
- Sloupec úkolů: Do tohoto sloupce zapište úkoly, které každý den vykonáváte, abyste mohli snadno zkontrolovat a analyzovat využití svého času.
- Sloupce „Čas zahájení“ a „Čas ukončení“: Zaznamenejte čas zahájení a ukončení každého úkolu do příslušných sloupců, abyste mohli vypočítat přesnou dobu trvání každé činnosti a určit, jak trávíte svůj čas.
Krok 4: Vypočítejte dobu trvání
Jakmile vyplníte zbývající údaje, je čas vypočítat časový rozdíl mezi koncem a začátkem každé činnosti, kterou jste v daném týdnu vykonali.
Do první buňky sloupce „Trvání“ zadejte následující vzorec, ale s aktuálními odkazy na buňky pro „Čas ukončení“ a „Čas zahájení“:
=(Buňka s časem ukončení – buňka s časem zahájení)
Například: =E2-D2
Nakonec zkopírujte vzorec do sloupce „Doba trvání“ pro celý týden.
Krok 5: Uložte týdenní tabulku pro sledování času jako šablonu
Jelikož se jedná o týdenní tabulku pro sledování času, budete ji používat přibližně čtyřikrát za měsíc. Nejlepší je uložit si tuto tabulku jako šablonu, abyste nemuseli formát opakovaně vytvářet.
Takto jej uložíte jako šablonu:
- Nejprve přejmenujte název tabulky pro sledování času a na konec názvu přidejte slovo „Šablona“. Například: „Šablona týdenního sledování času“
- Dále klikněte na ikonu složky, která je viditelná vedle názvu (viz obrázek výše).
- Vyberte existující složku v Google Drive, do které chcete šablonu uložit, nebo vytvořte novou složku speciálně pro šablony.
Nezapomeňte, že tento jednoduchý časový rozvrh lze upravit pro vaše potřeby nebo dokonce pro sledování času, který zaměstnanci věnují pracovním úkolům.
Šablony pro sledování času v Google Sheets
Stejně jako týdenní výkaz práce můžete vytvořit denní, dvoutýdenní nebo dokonce měsíční šablonu výkazu práce v Google Sheets.
Zde je několik bezplatných šablon časových rozvrhů, které můžete využít. Použijte je tak, jak jsou, nebo je upravte podle svých potřeb:
1. Šablona denního výkazu práce
Šablona je vhodná pro profesionály, kteří chtějí sledovat každou hodinu dne pro lepší správu úkolů. Patří mezi ně projektoví manažeři, konzultanti a freelancerové. Lze ji také použít k identifikaci úkolů, kterým byste měli věnovat méně nebo více času. S touto šablonou získáte jasný přehled o čase a úkolech a v případě potřeby můžete provést úpravy. To je obzvláště důležité, pokud používáte časové rozvrhy k fakturaci klientům.
Přečtěte si také: Řízení projektů: Jak aplikovat řízení projektů (s šablonami)
2. Šablona týdenního výkazu práce
Zde je další šablona pro týdenní sledování času, která je skvělá pro profesionály, kteří chtějí efektivně spravovat svůj čas. Umožňuje vám sledovat hodiny strávené každý den na různých projektech, identifikovat časově náročné úkoly a optimalizovat svůj pracovní postup.
Šablona dokáže automaticky vypočítat celkový počet odpracovaných hodin a celkové výdělky, čímž zefektivňuje celý proces fakturace a zajišťuje spravedlivou odměnu.
3. Šablona měsíčního výkazu práce
Tento měsíční výkaz práce je šablona, kterou můžete použít ke sledování pracovních hodin v průběhu měsíce. S její pomocí můžete snadno zaznamenávat začátek a konec pracovní doby. Hodiny můžete dále rozdělit do kategorií podle běžné pracovní doby, přesčasů, nemocenské, dovolené, svátků a jiných typů volna.
Pomáhá vám nejen vypočítat celkový počet odpracovaných hodin v každé kategorii, ale obsahuje také sekce pro výpočet mzdy na základě různých hodinových sazeb. Díky těmto funkcím je šablona neuvěřitelně užitečná pro odhad celkového počtu odpracovaných hodin zaměstnanců, takže zaměstnavatelé mohou efektivně spravovat mzdové náklady.
Bonus: Kromě těchto šablon existuje mnoho dalších fantastických šablon pro sledování času, které můžete vyzkoušet!
Omezení sledování času v Google Sheets
Google Sheets (nebo dokonce Google Calendar) nemusí být ideálním řešením pro všechny potřeby sledování času, zejména pokud vaše požadavky rostou co do rozsahu a složitosti. I když je Google Sheets zdarma a snadno použitelný, má určitá omezení:
Vyžaduje zdlouhavou manuální práci
Pokud používáte Google Sheets, již víte, že vyžaduje značné množství ručního zadávání. Nastavení tabulky, denní zadávání dat a zajištění správného formátování je časově náročné.
Pro profesionály, kteří již zvládají velkou pracovní zátěž, může být tento úkol zatěžující a odvádět je od důležitých pracovních povinností. Zvažte proto použití specializovaného softwaru pro sledování času.
Náchylnost k chybám
Jednou z hlavních nevýhod používání Google Sheets pro sledování času je jeho náchylnost k chybám. Ruční zadávání dat může vést k chybám, jako je nesprávný čas nebo datum, které mohou narušit celý váš systém sledování. I jednoduché překlepy nebo chyby ve vzorcích mohou vést k nepřesným výpočtům času.
Nedostatek transparentnosti
Pokud potřebuje více lidí přistupovat k časovému rozvrhu a upravovat jej, mohou vzniknout problémy s transparentností. Změny provedené jedním uživatelem nemusí být pro ostatní okamžitě viditelné (pokud nespolupracují v reálném čase), což může vést k nedorozuměním a nesrovnalostem v datech.
Navíc neexistuje žádný způsob, jak ověřit, zda jsou zadané údaje správné. Během dne často dochází k mnoha přerušením, jako jsou osobní hovory a přestávky na oběd, což ztěžuje přesné sledování každé odpracované minuty.
Nevhodné pro firmy s mnoha zaměstnanci
Ačkoli Google Sheets může dobře fungovat pro jednotlivce nebo malé týmy, pro větší firmy není praktický. Čím více záznamů a vzorců zadáte, tím více se list stává nepřehledným a složitým. Proto může být sledování času pro stovky úkolů zaměstnanců chaotické a omezující s jednoduchým formátem tabulky.
Zvyšuje složitost kvůli funkci vzorce
Uživatelé musí být zběhlí v tvorbě a řešení problémů s vzorci v Google Sheets, aby zajistili přesné výpočty. Pro ty, kteří nejsou dobře obeznámeni s funkcemi tabulek, to může vést k frustraci a chybám a snížit celkovou efektivitu procesu sledování času.
Nejlepší alternativa ke sledování času v Google Sheets
Jak jsme již zmínili, sledování času v Google Sheets může být v mnoha ohledech nevýhodné. Není to však vaše jediná možnost. Několik alternativ Google Sheets, jako například ClickUp, může automatizovat proces sledování času, stát se vaší oblíbenou aplikací pro plánování, pomáhat při realizaci projektů a nabídnout mnohem více.
Funkce ClickUp
ClickUp je komplexní řešení pro správu projektů, které vám umožní:
- Organizujte, stanovujte priority a sledujte úkoly pomocí ClickUp Tasks, abyste mohli dodávat projekty bez zpoždění.
- Vytvářejte a upravujte obsah v ClickUp Docs společně se svými kolegy
- Umožněte rychlejší spolupráci pomocí komunikačních nástrojů, jako jsou ClickUp Chat a ClickUp Comments.
- Automatizujte opakující se úkoly pomocí ClickUp Automations
- Spolupracujte, brainstormujte nápady a vytvořte vizuální plán pomocí tabule ClickUp Whiteboards.
- Vytvářejte, spravujte a sledujte cíle pomocí ClickUp Goals
- Vizualizujte pracovní postupy projektů na jednom místě pomocí dashboardů ClickUp.
- Vytvářejte souhrny projektů a získejte odpovědi ze svých úkolů a dokumentů pomocí ClickUp Brain.
Pokud jde o sledování času, ClickUp je váš ideální nástroj, který vám umožní soustředit se na vaše úkoly a pracovat rychleji a bez potíží.
💡 Tip pro profesionály: Pokud chcete své pracovní procesy ještě více zefektivnit, vyzkoušejte některé z předem připravených šablon pro správu projektů ClickUp!
Nástroj pro sledování času ClickUp
Nástroj ClickUp Time Tracking dokáže několika kliknutími zorganizovat, analyzovat a optimalizovat váš pracovní postup. Na jediném panelu zjednodušuje sledování a správu vašich pracovních hodin. Umožňuje vám sledovat čas strávený úkoly, nastavovat odhady pro výsledky a prohlížet si komplexní přehledy o vašem stráveném čase.
Zde jsou klíčové funkce nástroje ClickUp Time Tracking:
- Podpora více zařízení: Sledujte čas z mobilního telefonu, počítače nebo webového prohlížeče pomocí bezplatného rozšíření ClickUp pro Chrome.
- Integrace: Synchronizujte čas sledovaný z jiných populárních aplikací, jako jsou Toggl, Harvest a Everhour, přímo do ClickUp a mějte tak všechna data na jednom místě.
- Poznámky a štítky: Přidejte k záznamům o čase podrobné poznámky a roztřiďte je pomocí štítků pro lepší organizaci a orientaci.
- Globální sledování času: Spusťte nebo zastavte sledování času na jakémkoli zařízení a dokonce přepínejte mezi úkoly pomocí globálního časovače.
- Fakturovatelný čas: Označte konkrétní časové záznamy jako fakturovatelné, abyste zefektivnili fakturaci a sledování výdajů.
- Třídění a filtrování: Snadno třídit úkoly podle stráveného času a filtrovat časové záznamy podle data, stavu, priority, značek a dalších kritérií.
Představte si, že řídíte projekt s více členy týmu a úkoly. Můžete nastavit nástroj ClickUp Time Tracking, aby sledoval, kolik času každý člen týmu stráví na přidělených úkolech, a to pomocí globálního časovače na jejich zařízeních.
Na konci týdne můžete vygenerovat zprávu, ve které uvidíte rozpis hodin strávených na jednotlivých úkolech, identifikovat případná úzká místa a zajistit, aby byly fakturovatelné hodiny přesně zaznamenány pro účely fakturace.
💡Tip pro profesionály: Před začátkem sledování času si zajistěte souhlas svých zaměstnanců. Můžete jim sdělit, že tato činnost slouží výhradně k měření času stráveného na úkolech. Pomůže to budovat důvěru mezi vašimi zaměstnanci a zabrání tomu, aby to vnímali jako rušivý zásah. Transparentnost a otevřená komunikace jsou klíčovými prvky efektivního sledování času.
Navíc s nástrojem ClickUp Time Tracking můžete sledovat svůj čas podle dne, týdne, měsíce nebo libovolného vlastního rozsahu s podrobnými časovými rozpisy. Tyto rozpisy poskytují podrobný přehled jednotlivých úkolů a časových záznamů a zobrazují celkové časy seskupené podle dat.
Funguje jako nástroj pro správu času, protože vám také umožňuje odhadovat a plánovat svůj čas porovnáním zaznamenaného času s odhady. Navíc můžete vidět, kolik času zbývá na úkoly jednotlivých osob, což vám pomůže určit, zda jste v souladu s harmonogramem pro dosažení svých cílů.
Šablona časového rozvrhu služeb ClickUp
Chcete-li zlepšit své sledování času, můžete také použít šablonu ClickUp Services Timesheet Template. Podporuje mnoho týmů poskytujících služby, které sledují své pracovní hodiny každý týden. ClickUp je bohatý na funkce a snadno přizpůsobitelný, což z něj činí ideální nástroj pro týmy, které potřebují sledovat čas, náklady a zdroje pro každou službu, kterou poskytují.
Šablona časového rozvrhu služeb ClickUp obsahuje funkce jako:
- Vlastní stavy pro sledování stavu časového rozvrhu s označeními jako Schváleno, Vyžaduje pozornost, Kontroluje se a K přezkoumání
- Vlastní zobrazení pro přístup k různým zobrazením, jako je průvodce pro začátek, týdenní rozpis, měsíční rozpis, souhrn zaměstnanců a denní záznam pracovní doby
- Vlastní pole pro použití atributů, jako je celková mzda, placené dovolené, placené sick days, hodinová sazba a podpis zaměstnance
- Funkce pro správu projektů, které zlepšují varování o závislostech, sledování služeb týmu pomocí značek a e-mailová oznámení
S touto šablonou pro správu času můžete sledovat pracovní dobu a fakturovatelný čas na jednom místě, vidět, jak jsou zdroje využívány v rámci projektů, a snadno spravovat přidělování zdrojů. Obsahuje také tabulky a grafy pro vizualizaci vašeho pokroku a integruje se s aplikacemi jako Stripe a PayPal pro hladké fakturace a sledování plateb.
Bonus: Pokud chcete sledovat všechny aktivity svých zaměstnanců a lépe řídit jejich pracovní vytížení, zvažte vyzkoušení softwaru pro monitorování zaměstnanců za účelem optimalizace pracovních postupů.
Začněte používat ClickUp a nikdy neztratíte přehled o svém čase!
ClickUp je ideální pro sledování času pro všechny vaše potřeby, ať už se jedná o osobní úkoly, projekty na volné noze nebo fakturovatelné služby zaměstnanců. Ačkoli Google Sheets je bezplatný a jednoduchý, postrádá bohaté funkce, které nabízí ClickUp.
ClickUp má komplexní funkce pro sledování času, které zefektivňují vaše pracovní procesy, rozšiřují vaše podnikání a vedou k úspěchu.
Od správy osobních úkolů po řešení složitých úkolů na volné noze nebo pro zaměstnance – ClickUp zajišťuje hladké a efektivní sledování času.
Zaregistrujte se ještě dnes na ClickUp a automatizujte sledování času s lehkostí!