Efektivní řízení projektů vyžaduje pečlivé plánování, rozvrhování a sledování skutečného pokroku, přičemž je třeba neustále sledovat stanovené cíle a závazné termíny. To je snadné, pokud máte na starosti malý projekt. Pokud však řídíte rozsáhlou iniciativu, máte před sebou projektového obra, kterého je třeba zkrotit pomocí těch nejsofistikovanějších zbraní.
K tomu slouží nástroje jako Ganttovy diagramy a roadmapy! Poskytnou vám cenné informace o vašem projektu, pomohou vám nasměrovat všechny jeho pohyblivé části správným směrem a porazit bestii bez jediného škrábance. 😏
Častým (a, troufáme si říci, zcela nespravedlivým) omylem je, že Ganttovy diagramy a roadmapy jsou totéž, především proto, že vypadají podobně a používají se jako nástroje pro plánování projektů. Pravdou však je, že každý z těchto nástrojů pomáhá vizualizovat strategické prvky plánu jedinečným způsobem.
V tomto článku se podíváme na podobnosti a rozdíly mezi Ganttovým diagramem a roadmapou a vysvětlíme jejich hlavní použití, stejně jako to, jak zapadají do agilní metodiky. Navrhneme také různé nástroje a šablony, které lze využít pro obě vizualizační techniky.
Co je Ganttův diagram?
Ganttův diagram je oblíbený diagram pro řízení projektů, který vizualizuje úkoly související s konkrétním projektem ve formě praktického sloupcového diagramu, obvykle horizontálního. Zaměřuje se na posloupnosti úkolů a závislosti v daném období a představuje lineární harmonogram s přesnými termíny a řádným průběhem konkrétních úkolů.
Možná se ptáte, proč potřebujete Ganttův diagram, když můžete všechny úkoly a termíny zaznamenat do seznamu nebo tabulky. To je sice možné, ale skutečným účelem Ganttova diagramu je sloužit jako nástroj strategického myšlení a plánování v profesionálním projektovém řízení.
Zobrazení projektu v sloupcovém grafu vám umožní vizuální vnímání. Díky tomu můžete efektivněji doladit svůj strategický plán, identifikovat priority, rizika a překážky a udržet správný směr k dosažení cílů.
Zde jsou další cenné výhody, které vám Ganttovy diagramy přinesou:
- Zjišťování závislostí a překrývání úkolů: Ganttovy diagramy určují, které úkoly je třeba řešit jako první a v jakém pořadí, aby projekt pokračoval, minimalizovalo se překrývání a byl stanoven jasný časový harmonogram projektu.
- Vizualizace přidělování zdrojů: Díky podrobnému přehledu o délce trvání každého úkolu a pracovní zátěži vašeho týmu můžete snadno odhalit neefektivnosti a reorganizovat tým ještě před zahájením projektu.
- Řízení projektů ve všech fázích: Ganttovy diagramy vám umožňují sledovat dlouhodobé projekty po celou dobu jejich životního cyklu. Můžete lépe kontrolovat strategické prvky celkového projektového plánu a složité nuance plánování.
Tradiční vs. agilní Ganttovy diagramy v projektovém řízení
Tradiční Ganttovy diagramy se točí kolem pevných harmonogramů a neumožňují mnoho prostoru pro změny. To obvykle funguje u metodik typu „vodopád“, kde máte plán podrobně popisující vše od začátku do konce projektu, který má být dokončen lineárně. Tyto diagramy se drží přísných časových harmonogramů a nejsou zrovna známé svou flexibilitou. Navíc často nesplňují očekávání zainteresovaných stran, pokud jde o sledování reálného pokroku.
Vzhledem k tomu, že stále více týmů přijímá agilní rámec pro své projekty, je přirozené, že se Ganttovy diagramy přizpůsobují. Ganttovy diagramy pro agilní týmy kombinují to nejlepší z obou světů a obvykle představují úkoly a závislosti specifické pro sprint. Tímto způsobem získávají týmy dostatek prostoru pro změnu kurzu po každém sprintu.
Většina moderních nástrojů pro tvorbu Ganttových diagramů zobrazuje informace související s projekty lineárně – je na vás, abyste je přizpůsobili pro tradiční nebo agilní organizace.
Ganttovy diagramy vs. časové osy projektů vs. Kanban tabule
Ganttovy diagramy nejsou úplně stejné jako časové osy nebo Kanban tabule, i když všechny tyto nástroje mají společný účel, a to vizualizaci projektových úkolů.
Časové osy projektů vám poskytují rychlý přehled všech úkolů v chronologickém pořadí – zaměřují se více na chronologii a ignorují závislosti a trvání úkolů (které prezentují Ganttovy diagramy).
Kanbanové tabule naopak klasifikují vaše úkoly podle jejich stavu, například „Probíhá“ nebo „Čeká“. Takto vypadá typická kanbanová tabule:
Příklady Ganttových diagramů
Nejlepší způsob, jak pochopit, o čem Ganttovy diagramy jsou, je podívat se na příklady. Použijeme ukázky z ClickUp, populárního softwarového řešení pro Ganttovy diagramy, abychom demonstrovali, jak mohou Ganttovy diagramy sloužit v různých případech použití.
Ganttův diagram pro stavební projekt
Tento Ganttův diagram se zaměřuje na stavební projekt. Všechny úkoly související s projektem a jejich stavy jsou uvedeny na levé straně grafu.
V tomto příkladu jsou úkoly prezentovány chronologicky a jsou uspořádány tak, aby se nepřekrývaly. Úkoly označené žlutým kosočtvercem jsou milníky projektu – představují důležité body pokroku v harmonogramu projektu. Tento Ganttův diagram má dva milníky – Podpis smlouvy a Demolice, které označují klíčové události.
Ganttův diagram pro správu účtů
Tento Ganttův diagram se zaměřuje na správu účtů s více klienty. Pod každým klientem uvedeným na levé straně obrázku uvidíte úkoly, které se k nim vztahují. Tyto úkoly jsou vizualizovány v pruhovém diagramu, kde můžete snadno zjistit jejich trvání, označit milníky a odhalit překrývání.
Tento konkrétní příklad znázorňuje úkoly v agilním prostředí, takže nejsou uspořádány chronologicky. To vám umožňuje nastavit flexibilnější plány a přeřadit account manažery, aby se přizpůsobili případným změnám na poslední chvíli.
Co je to plán?
Plán je nástroj pro řízení projektů, který vám pomáhá vytvořit strategický plán projektu a stanovit hlavní cíle. Nezabývá se drobnými detaily, jako jsou podrobné harmonogramy a závislosti – plány zachycují strategické myšlení a cíle v širším kontextu, které nakonec vedou k podrobnému plánování a realizaci projektu.
Vizuální podoba roadmap závisí na vašich preferencích – můžete je znázornit na tabuli jako vývojové diagramy nebo v tabulkách.
Kromě poskytnutí obecného přehledu o projektu mohou roadmapy sloužit jako komunikační nástroje s širokým záběrem. Dobře vypracovaná roadmapa představuje trajektorii vašeho projektu, takže ji můžete použít k informování zainteresovaných stran o klíčových prvcích vaší cesty vpřed, zejména u složitých projektů.
Dalo by se říci, že plány se zaměřují na důvod (jaký je smysl projektu?), zatímco Ganttovy diagramy se zaměřují na obsah (jaký je denní harmonogram prací pro dokončení projektu?).
Výhody projektových roadmap
Mezi mnoho výhod roadmap patří:
- Sladění týmů: Když projektové týmy znají důvod dané iniciativy, mohou zajistit, aby jejich kroky byly v souladu s širšími cíli.
- Slouží jako robustní plánovací nástroj pro vyšší management: Ganttovy diagramy jsou skvělým plánovacím nástrojem pro liniové manažery, ale roadmapy pomáhají vyššímu managementu při řešení naléhavějších aspektů, jako je rozpočet a alokace zdrojů mezi projekty.
- Hladká mezifunkční spolupráce s nástroji: Řekněme, že realizujete stejnou rozsáhlou iniciativu spuštění nového produktu napříč odděleními. Pokrok je však pomalý kvůli informačním mezerám mezi týmy, což vede k neúspěšným plánům. Ale s výkonnými nástroji pro plánování můžete nakonfigurovat svůj plán tak, aby zobrazoval aktualizace pokroku a překážky v reálném čase, což pomůže liniovým manažerům nebo vedoucím oddělení rychleji aktualizovat pracovní plány.
📌Přečtěte si také: Jak vytvořit projektový plán v Excelu
Příklady roadmap
Podívejme se na dva příklady roadmap v ClickUp, abychom je lépe pochopili z praktického hlediska.
Plán uvedení nového produktu na trh
Tento dobře propracovaný plán odráží časový harmonogram uvedení nového produktu na trh. Rozděluje projekt do týmů – design, vývoj a marketing – aby bylo možné snadno sledovat pokrok.
Každá aktivita v plánu je označena barevným kódem podle toho, který tým je za ni zodpovědný. Aktivity jsou také seřazeny podle měsíce, ve kterém mají být splněny – všimněte si, že plán se nezaměřuje na denní nebo týdenní aktivity, jako je tomu u Ganttova diagramu.
Plán vývoje produktu
Zde je další příklad toho, jak můžete ClickUp použít jako online nástroj pro vizualizaci vývoje produktu. V tomto případě je projekt rozdělen do tří širokých fází bez časových omezení, a to:
- Nápady na produkty a stanovení priorit
- Dodávka produktu a roadmap
- Uvedení produktu na trh
Tento příklad je dokonalým důkazem toho, jak roadmapy zachycují celkový obraz konkrétního projektu. Nezaměřují se na přesnou dobu trvání jednotlivých úkolů ani na jejich přidělené osoby – pouze umožňují vypracovat propracovanější produktovou strategii.
Hlavní rozdíly mezi Ganttovými diagramy a roadmapami
Nyní už máte základní představu o Ganttových diagramech a roadmapách. Pro nezkušené oko však mohou vypadat stejně. 👀
Pojďme se tedy podívat na oba koncepty ze tří různých úhlů pohledu.
1. Funkce
Jak bylo popsáno v jednotlivých sekcích výše, Ganttovy diagramy a roadmapy se liší ve své primární funkci. První z nich se používá k vytvoření podrobného plánu pro dokončení projektu a k nastínění všech relevantních úkolů, závislostí a činností v předem stanoveném časovém rámci spolu s termíny.
Plány naopak představují obecné cíle projektu a rozsah práce na makroúrovni. Plán může být například jednoduchou vizualizací všech fází projektu, jako například:
- Brainstorming
- Prioritizace funkcí
- Vývoj konceptu
- Marketingové plánování
- Vývoj produktu
- Testování
- Uvedení produktu na trh
To je hrubý nástin vašeho budoucího projektového plánu. Když nyní rozdělíte každou fázi do podrobného harmonogramu, abyste zdůraznili lineární práci, vytváříte Ganttův diagram.
2. Publikum
Tato úroveň detailů nás vede k dalšímu důležitému rozdílu – publiku. Cílovou skupinou pro vaše Ganttovy diagramy je váš tým – používá je jako kompas, který ho vede správným směrem, pokud jde o to, co je třeba udělat a v jakém pořadí. Mezi největší uživatele vašich roadmap patří vyšší úrovně stakeholderů, jako jsou vedoucí manažeři, investoři, partneři a výkonní ředitelé, kteří investují do ziskovosti projektu.
3. Časový rámec
Dalším rozdílem mezi těmito dvěma nástroji pro řízení projektů je časový rámec. Ganttovy diagramy jsou podrobnější, proto se obvykle zaměřují na kratší období s konkrétními daty. Naopak roadmapy mají volnější časový rámec, neobsahují závazná data a mohou se rozprostírat přes několik let.
Plán vs. Ganttův diagram: Co byste si měli vybrat?
Plány se nezabývají detaily, proto by měly být vaší volbou, pokud chcete:
- Získejte komplexní přehled o svém projektu
- Prezentujte cíle projektu zainteresovaným stranám
- Udržujte své projektové týmy na stejné vlně, pokud jde o dlouhodobé cíle.
Na druhou stranu je nástroj Ganttův diagram vhodnější, pokud potřebujete:
- Ponořte se do specifik projektu
- Specifikujte úkoly/plány pro stanovení odpovědnosti
- Plánujte priority a závislosti
Nezapomeňte, že tyto dva nástroje se vzájemně nevylučují. Naopak – použití obou vede k vyváženému řízení projektů. Výchozím bodem je vytvoření plánu, ve kterém definujete cíle a strategie. Poté jej necháte schválit zainteresovanými stranami a sdílíte jej s manažery úkolů, kteří se nakonec budou při přípravě Ganttových diagramů opírat o informace v něm obsažené.
Ganttův diagram vs. roadmapa: Který z nich se lépe hodí pro agilní přístup?
Agilní pracovní postupy jsou založeny na flexibilitě, přizpůsobivosti a spolupráci. Umožňují časté změny za běhu, aniž by váš projekt zkolaboval jako domeček z karet.
Zjistili jsme, že tradiční Ganttovy diagramy nejsou vhodné pro agilní přístup, protože se zaměřují na harmonogramy a drobné detaily. Nejsou navrženy tak, aby podporovaly časté změny, což je v rozporu se samotným základem agilního rámce. Agilní projektoví manažeři však stále oceňují výhody těchto vizuálních diagramů pro sledování pokroku. Proto jsou moderní Ganttovy diagramy obvykle upraveny tak, aby zobrazovaly sprintové úkoly – namísto celých projektových workflow.
Plány jsou vhodnější pro agilní přístup, protože nejsou tak podrobné. Zaměřují se na požadované výsledky namísto výstupů, což vašemu týmu dává větší volnost při úpravách harmonogramů. Plány však nejsou vždy ideální, protože stále omezují vaši práci. Zaměřují se na dlouhodobé plánování a může být nutné je často měnit, aby podporovaly iterativní vývoj softwaru, což je neproduktivní.
Ganttovy diagramy i roadmapy mohou být cennou součástí vašich agilních pracovních postupů, pokud používáte správnou platformu pro řízení projektů, jako je ClickUp. Slouží zároveň jako software pro roadmapy i Ganttovy diagramy a pomáhá agilním týmům udržet si přehled o dlouhodobých strategiích i každodenních pracovních postupech.
Vytvářejte dokonalé Ganttovy diagramy a roadmapy s ClickUp
Mezi Ganttovými diagramy a roadmapami neexistuje žádná konkurence – oba mohou podporovat a zefektivnit vaše procesy řízení projektů. Jejich výhody však můžete maximalizovat pouze tehdy, pokud používáte prvotřídní nástroj pro správu úkolů a projektů.
ClickUp se této příležitosti chopí a umožní vám kombinovat sílu Ganttových diagramů a roadmap, abyste měli úplnou kontrolu nad svou prací. 🤓
Podívejme se, jak vám ClickUp pomáhá vytvářet a spravovat Ganttovy diagramy a roadmapy.
Vytvářejte propracované a flexibilní plány pomocí Ganttových diagramů ClickUp.
Jednou z hlavních předností ClickUp je jeho schopnost zobrazit vaše projekty z různých perspektiv, což je možné díky zobrazením ClickUp. K dispozici máte klasická zobrazení, jako je Kanban Board a List, která vám pomohou organizovat a kategorizovat úkoly, ale také pokročilá zobrazení, která vám umožní přiblížit se k detailům.
Jednou z pokročilých možností je zobrazení Ganttova diagramu. S jeho pomocí můžete vizualizovat a spravovat všechny úkoly a závislosti související s projektem, nastavovat priority a spolupracovat se svým týmem.
Ganttovy diagramy ClickUp jsou dynamické a snadno filtrovatelné – jakmile vytvoříte úkoly a milníky projektu s doprovodnými podrobnostmi, můžete si přizpůsobit to, co vidíte v diagramu. Například pokud chcete vidět, za co je konkrétní člen týmu zodpovědný, stisknete tlačítko „Seřadit podle“ v horní části diagramu a vyberete „Jméno“. Máte k dispozici i další kritéria řazení, jako je termín splnění, priorita nebo stav.
Kontrola postupu konkrétního úkolu je stejně snadná jako najetí myší na daný úkol – ClickUp zobrazí přesné procento.
Další výhodou Ganttových diagramů ClickUp je drag-and-drop design. Díky němu můžete rychle upravovat své úkoly, a víte, co to znamená – diagramy se perfektně hodí do vašich agilních pracovních postupů! 🧤
Kromě toho, že vám umožňuje provádět rychlé změny, je rozhraní drag-and-drop ideální pro vytváření závislostí mezi úkoly. Stačí pouze propojit úkoly a ClickUp automaticky nastaví závislosti typu blokování nebo čekání na. Pokud povolíte možnost kritické cesty (výběrem Přizpůsobit a poté Kritická cesta v pravém horním rohu grafu), umožníte ClickUp sledovat potenciální úzká místa a další potenciální termíny dodání.
Využijte tabule ClickUp pro roadmapy
ClickUp má skvělou funkci pro spolupráci v reálném čase a tvorbu roadmapy s názvem ClickUp Whiteboards. Tyto digitální plátna vám a vašemu týmu umožňují brainstorming, tvorbu strategií a proměnu vašich nápadů v koncepty několika kliknutími.
Jakmile spustíte Whiteboards, malá lišta nástrojů vlevo je vše, co potřebujete k uvolnění své kreativity – kreslete a propojujte, pište text, vytvářejte tvary, připojujte odkazy a mediální soubory nebo vytvářejte poznámky.
S ClickUp Whiteboards můžete přizpůsobit roadmapy pro jakýkoli projekt, za který odpovídáte, ať už se jedná o stavebnictví nebo vývoj softwaru. Pomocí rozhraní drag-and-drop můžete přidávat tvary a vytvářet spojení, která znázorňují průběh vašeho projektu pomocí vývojových diagramů, fázových map nebo jakéhokoli jiného formátu, který preferujete.
Vzhledem k tomu, že tabule ClickUp zobrazují každou změnu v reálném čase, můžete pozvat členy svého týmu, aby se společně podíleli na vytvoření perfektního plánu projektu. Stejně tak jej můžete sdílet s příslušnými zainteresovanými stranami, abyste jim představili svůj pokrok, požádali o zpětnou vazbu a provedli příslušné úpravy.
Pokud se vám vytváření plánu od nuly zdá časově náročné, ClickUp má řešení – šablony! Obsahují předem připravenou infrastrukturu pro nastavení plánů i Ganttových diagramů.
Doporučujeme šablonu ClickUp Product Roadmap Template. Je ideální pro vizualizaci celého vývojového cyklu, stanovení priorit a sledování pokroku. Kromě zobrazení roadmapy na tabuli získáte také zobrazení Ganttova diagramu, díky čemuž je šablona ideální pro ty, kteří chtějí k navigaci procesů používat oba nástroje. 🔥
Další šablony Ganttových diagramů a plánů
Díky knihovně šablon s více než 1 000 možnostmi vám ClickUp pomůže, pokud hledáte zkratku k vytvoření Ganttových diagramů nebo plánů.
Dvě šablony Ganttova diagramu, které bychom rádi doporučili, jsou:
- Šablona jednoduchého Ganttova diagramu ClickUp : Ideální pro vizualizaci menších projektů
- Šablona časové osy ClickUp Gantt : Nabízí tři zobrazení Ganttova diagramu – týdenní, měsíční a roční, což vám umožní přiblížit si detaily a získat přehled o všech vašich projektech za daný rok.
Pokud chcete vytvářet roadmapy, doporučujeme tyto:
- Šablona ClickUp Roadmap Whiteboard : Nastavitelná šablona Whiteboard, která obsahuje předem připravené sekce pro klasifikaci činností týmu a definování časových rámců.
- Šablona plánu projektu ClickUp : Poskytuje pět zobrazení pro seznam, organizaci a sledování úkolů, určení termínů a správu pracovní zátěže vašeho týmu.
Ganttův diagram vs. roadmapa: proč ne obojí?
Ganttovy diagramy se zaměřují na detaily a roadmapy na celkový obraz – celkově vzato, volba závisí na tom, co chcete sledovat.
S ClickUpem můžete vytvářet, organizovat a spravovat obojí bez námahy. Snadno použitelné funkce platformy vám pomohou vytvořit dynamické vizualizace projektů a získat úplnou kontrolu nad pracovními postupy.
Zaregistrujte se ještě dnes zdarma a objevte další užitečné funkce, které zefektivní řízení projektů! 🥰