Byly doby, kdy byly procesy vývoje softwaru a dokumentace rigidní a nepružné.
Poté přišlo Agilní manifestum, které minimalizovalo počáteční požadavky na dokumentaci a kladlo důraz na přímou spolupráci mezi zúčastněnými stranami. 🤝
Mnoho softwarových vývojářů a projektových manažerů však stále potřebuje pomoc s implementací doporučených postupů tohoto nového přístupu a čelí výzvám v oblasti plánování, aktualizace a správy technických dokumentů.
Tento článek se zabývá tím, jak mohou týmy implementovat škálovatelné a udržitelné procesy pro agilní dokumentaci a vývoj. Představíme vám také výkonný nástroj, který vás provede každým krokem!
Co je agilní dokumentace?
Agilní dokumentace je metoda vytváření a správy projektové a softwarové dokumentace podle principů agilního vývoje. Zahrnuje vytváření stručných a snadno srozumitelných technických dokumentů, které se odklánějí od tradičních dlouhých a nepřehledných formátů. 🗒️
Agilní dokumentace znamená dodržování čtyř základních principů, které upřednostňují výběr:
- Jednotlivci a interakce nad procesy a nástroji
- Funkční software nad komplexní dokumentací
- Spolupráce se zákazníky nad vyjednáváním smluv
- Reagovat na změny namísto dodržování plánu
Zde je přehled toho, k čemu se jednotlivé principy vztahují a jak je můžete uplatnit v praxi:
Jednotlivci a interakce nad procesy a nástroji
Místo rigidního a sekvenčního přístupu k tvorbě dokumentů podporuje agilní metoda pravidelnou interakci mezi jednotlivci zapojenými do projektů.
Všechny zainteresované strany – včetně vlastníků projektů, manažerů, členů vývojového týmu a autorů dokumentace – pořádají pravidelné sprintové ceremonie a schůzky, aby rozhodly, které procesy projektu nebo části softwaru je třeba v daném sprintu řešit.
Pravidelná komunikace umožňuje vašemu týmu řádně rozhodovat o rozsahu každého projektu a dokumentovat jej.
Funkční software před komplexní dokumentací
Agilní manifest podporuje dodávání malých částí funkčního softwaru v kratších iteracích namísto větších částí vyžadujících komplexní dokumentaci. Segmentace úkolů dává zákazníkům pocit neustálého pokroku a klid v duši.
Spolupráce se zákazníky nad rámec vyjednávání smluv
Místo vyjednávání smlouvy o specifikacích softwarových požadavků (SRS) se zákazníky vyžaduje agilní metoda vytvoření kanálů pro přímou spolupráci, aby mohli zúčastnění proaktivně komunikovat jakékoli změny požadavků. Tento agilní přístup zajišťuje, že vyvinutý produkt splňuje očekávání zákazníků.
Reagování na změny namísto dodržování plánu
Poslední princip se týká dostatečné flexibility, aby bylo možné reagovat na změny, namísto dodržování rigidních plánů vývoje softwaru, které nelze rychle přizpůsobit. Tento princip vyžaduje větší flexibilitu při plánování funkčnosti softwaru, což zase vede k flexibilitě požadavků na technickou dokumentaci.
Místo vytváření dlouhých a rozsáhlých dokumentů podrobně popisujících každý agilní proces a krok vývoje softwaru se zaměřte na pokrytí základních požadavků a vynechte přesné metody, abyste ponechali prostor pro případné nezbytné změny.
Význam dokumentace v agilním vývoji softwaru
Agilní manifest neklade přílišný důraz na podrobnou dokumentaci. Namísto toho uvádí, že jediným měřítkem pokroku projektu je funkční software a nejúčinnější metodou předávání informací je konverzace. 🗣️
V souladu s touto filozofií by vlastníci projektů sdělovali své požadavky přímo vývojářům, kteří by se je pak snažili implementovat v menších iteracích.
Realita však není tak jednoduchá. Objevily se nové postupy, díky nimž se dokumentace stala nezbytnou součástí efektivní provozní strategie, i když poněkud odlišným způsobem. Zde je důvod, proč je to důležité:
- Zajištění souladu s předpisy: Mnoho zemí vyžaduje, aby vývojáři poskytovali dokumentaci pro koncové uživatele softwaru. Agilní dokumentace zajišťuje, že každý krok procesu vývoje softwaru je zaznamenán, zatímco váš tým pracuje na dosažení vrcholu.
- Podpora spolupráce: Pravidelná komunikace mezi vývojáři a vlastníky projektů podporuje prostředí spolupráce a zajišťuje, že žádný člen týmu nepracuje izolovaně.
- Vytváření nových perspektiv: Dokumentování funkcí během procesu vývoje softwaru může vést k objevování zajímavých přístupů k řešení problémů, protože poskytuje lidem z různých prostředí lepší perspektivu potenciálních řešení.
- Zajištění přehlednosti a struktury: I minimalistická agilní dokumentace může pomoci zavést strukturovaný plán vývoje funkcí během iterace softwaru.
- Standardizace procesů : Agilní dokumentace může také pomoci společnostem objevit nejúčinnější vývojový proces, který jejich projekty včas dovede k cíli ⌚
Základní prvky, které je třeba zahrnout do agilní dokumentace
Agilní dokumentace musí být stručná a přehledná, ale zároveň musí splňovat specifické požadavky na kvalitu, aby poskytovala maximální hodnotu. Aby agilní dokumentace splnila své cíle, měla by obsahovat pět následujících prvků:
- Vlastnosti dokumentu: Stručný popis představující obsah dokumentů a základní prvky projektu, jako je fáze, cíle vydání a zúčastněné strany.
- Rozsah sprintu: Zobrazení sprintu obsažené v dokumentaci, stejně jako obecný popis částí funkčnosti softwaru a očekávané cíle sprintu.
- Případy použití: Popisy cílových uživatelů a toho, jak mohou interagovat s produktem nebo vyvinutým softwarem. Vytvoření případů použití pomáhá stanovit hlavní požadavky, aniž by se zacházelo do přílišných detailů.
- Podmínky souladu: Veškeré podmínky souladu s předpisy, které musí software splňovat. Dokumentace požadovaných podmínek zajišťuje neporušenost integrity vaší společnosti a informovanost všech členů týmu.
- Průvodce pro koncové uživatele: Průvodce nebo školicí manuál pro koncové uživatele vysvětlující části funkčnosti softwaru.
S ohledem na vše výše uvedené si pojďme projít kroky, které byste měli podniknout, aby se agilní dokumentace stala snadným a efektivním procesem – tak, jak bylo zamýšleno! 🎯
Jak provádět agilní dokumentaci?
Hladká a úspěšná agilní dokumentace vyžaduje systém, který umožňuje projektovým manažerům účastnit se všech sprintových schůzek a denních stand-upů mezi vlastníky projektů a vývojovým týmem. Interakce by však neměla být omezena pouze na schůzky a tým by měl být schopen komunikovat kdykoli.
Skvělým způsobem, jak toho dosáhnout, je spolehnout se na platformy pro správu a produktivitu, které za vás odvedou těžkou práci.
ClickUp je ideální platforma pro takové úkoly. Můžete použít sadu ClickUp Agile Project Management Suite ke správě produktových plánů, backlogů a sprintů. Během celého procesu můžete pomocí zobrazení Chat komunikovat se svým týmem v rámci sdílené konverzace, ke které máte přístup nebo kterou můžete opustit, kdykoli chcete.
Nyní, když známe základy, pojďme si projít jednotlivé kroky procesu dokumentace! 📃
Krok 1: Naplánujte dokumentaci
Všechno, co stojí za to, začíná plánem, a psaní dokumentace není výjimkou. Proces začíná plánováním sprintu. Zahrnuje softwarové vývojáře, manažery a vlastníky projektů, kteří se sejdou, aby rozhodli o softwarové iteraci, která vstoupí do vývojového procesu v konkrétním sprintu.
Členové týmu odpovědní za dokumentaci projektu by se měli účastnit plánovacích schůzek sprintů, aby měli přehled o vyvíjených funkcích a jejich základních požadavcích.
Po zapojení můžete pomocí ClickUp Goals stanovit jasné cíle a odhadnout časový harmonogram jejich dokončení. Zde můžete pomocí složek kategorizovat různé softwarové funkce nebo požadavky projektu a kontrolovat jejich pokrok v procentech. 📈
Poté, co si stanovíte cíl, můžete pomocí ClickUp Sprints seřadit jednotlivé segmenty, které je třeba zdokumentovat, podle sprintů naplánovaných na celý týden nebo měsíc. Stačí vytvořit úkol a označit jej jako To Do (K provedení) a získáte jasný přehled o naplánovaných procesech.
Aby byla práce celého vašeho týmu synchronizovaná, použijte jednu z mnoha integrací ClickUp, například:
- GitHub
- GitLab
- BitBucket
Jakýkoli nedokončený úkol se automaticky přesune do dalšího sprintu, což vám umožní sledovat zpoždění ve vývoji softwaru a podle toho plánovat psaní průběžné dokumentace. ✍️
Pro širší přehled o projektu můžete využít některé z 15 zobrazení ClickUp. Například:
- Zobrazení seznamu — Poskytuje vám přehledný přehled všech čekajících úkolů. Seznam můžete seřadit podle termínu splnění, abyste mohli stanovit priority své pracovní zátěže, nebo jej filtrovat podle projektů, abyste mohli snadno kategorizovat všechny úkoly.
- Zobrazení tabule — Umožňuje vám vidět, které části produktu jsou ve vývoji, které jsou v procesu schvalování a které jsou ve fázi plánování. Poté můžete snadno rozhodnout, které softwarové funkce nebo iterace je třeba zdokumentovat jako první 🕵️.
- Ganttův pohled — S tímto pohledem můžete vizualizovat závislosti ve vašem pracovním zatížení. Použijte jej k sledování, kdo pracuje na které části softwaru, abyste mohli rychle vyřešit jakékoli nejistoty. Měli byste také pravidelně kontrolovat, čí práce závisí na předložení dokumentace.
Krok 2: Vytvořte sprint backlogy
Sprint backlog je dokument, který zachycuje všechny funkce, vylepšení, opravy chyb a další pracovní položky, které musí tým softwarových vývojářů řešit v následujícím sprintu. Nezbytným aspektem vytváření sprint backlogů je jasné a stručné dokumentování všeho, aby se dokument mohl vyvíjet spolu s produktem a jeho požadavky. 🌱
Včasnou dokumentací všech podstatných úkolů zajistíte:
- Prioritizace: Pomáhá týmu stanovit priority toho, na čem je třeba dále pracovat, na základě hodnoty, kterou to přináší produktu a zákazníkovi.
- Transparentnost: Poskytuje transparentnost ohledně toho, na čem tým pracuje a co je ještě třeba udělat.
- Plánování: Pomáhá při plánování sprintů tím, že poskytuje soubor pracovních položek, ze kterých si tým může vybrat úkoly, na kterých bude pracovat během nadcházejícího sprintu.
K tomu můžete použít ClickUp Sprints – přejděte do svého sprintu a seřaďte úkoly podle termínu splnění a stavu úkolu. Uvidíte všechny položky backlogu najednou a rychle se rozhodnete, které z nich vyžadují vaši pozornost na základě priority. Jak budete pracovat a dokončovat své nevyřízené úkoly, můžete je odškrtávat ze seznamu.
Pokud sprintové seznamy nejsou vaším preferovaným způsobem správy backlogů, použijte některé z následujících agilních šablon:
Tyto šablony vám umožňují zaznamenat dopad zpožděné položky, úsilí potřebné k jejímu dokončení, aktuální pokrok, shrnutí procesu a mnoho dalšího.
Krok 3: Pravidelně aktualizujte dokumentaci
Agilní projekty jsou dynamické a iterativní, proto je dokumentování každé části procesu v průběhu jeho realizace klíčem k získání aktuálních informací. 🗝️
Požadavky klientů se mohou během fáze vývoje softwaru měnit a vaše dokumentace by měla tyto změny odrážet. Pravidelné aktualizace také zajišťují rychlejší spuštění každé funkce, protože zabraňují zbytečným zdržením.
S ClickUp Docs můžete snadno spravovat aktualizace – upravovat dokumenty v reálném čase společně se svými kolegy nebo použít režim Focus Mode, abyste se mohli soustředit na psaní aktuální aktualizace bez rušivých vlivů.
Nemusíte začínat od nuly. Vyberte si z knihovny ClickUp s více než 1 000 šablonami, abyste mohli snadno vytvářet všechny dokumenty a ušetřit tak drahocenný čas.
Můžete začít s šablonou dokumentace projektu ClickUp – využijte speciální pole k zaznamenání všech specifikací a dalších relevantních informací, jako jsou členové projektu, jejich místo v týmu nebo rozsah dokumentace.
Jakmile zapíšete všechny nové informace, můžete označit všechny relevantní členy týmu pomocí komentářů nebo @zmínek a oni obdrží oznámení.
Aby byl proces ještě jednodušší, použijte ClickUp AI pro návrhy, jak dokumentovat požadavky na softwarovou iteraci. Stačí zadat několik základních informací o jeho funkčnosti nebo o tom, jak byl změněn – nemusíte se trápit psaním celých oddílů technického žargonu sami.
Jakmile zapíšete, jak má konkrétní funkce fungovat, můžete rychle vygenerovat základní prvky dokumentace, jako například:
- Nástin
- Obsah
- Webové stránky
Toho můžete dosáhnout zasláním pokynu do ClickUp AI, která za vás udělá veškerou těžkou práci. 🏋️
Krok 4: Sdílejte své aktualizace se zainteresovanými stranami
Sdílení vaší dokumentace se zainteresovanými stranami zajišťuje transparentnost a dává vám čas na včasné provedení případných úprav. Vlastník projektu a investoři obvykle chtějí být informováni o vynaložených zdrojích a výkonu týmu. Agilní dokumentace jim může poskytnout jasný obraz, aniž by je zahltila hromadami papírů. 🖼️
Tyto procesy můžete automatizovat vytvořením vlastních operačních dashboardů, které pomáhají zainteresovaným stranám vizualizovat všechny dokončené a nevyřízené úkoly. Dashboardy ClickUp se opírají o karty, které můžete přizpůsobit tak, aby vyhovovaly jakémukoli projektu nebo procesu. Můžete například použít:
- Vlastní karty – vizualizujte své úkoly pomocí karet s pruhovými nebo výsečovými grafy a zjistěte, kolik času každý úkol zabere, pomocí funkce Time Tracked.
- Sprinty – Rozdělte úkoly podle jejich aktuálního stavu do barev a identifikujte překážky v průběhu práce.
- Pověření pracovníci – zdůrazněte odpovědnosti každého člena týmu a udržujte transparentnost tím, že budete mít jasný přehled o úkolech, na kterých pracují.
- Priority – Nastíňte všechny procesy kategorizací úkolů podle jejich priority označením jako Naléhavé, Vysoké, Normální, Nízké nebo Bez priority.
Jakmile budete s dokumentem spokojeni, vytvořte interní odkaz přístupný pouze uživatelům v rámci organizace. Můžete jej bez obav sdílet se svými kolegy a v případě potřeby získat jejich zpětnou vazbu! 🔒
Bonusové čtení: Můžete vytvořit databázi Google Sheets, kde budete aktualizovat všechny veřejně přístupné odkazy na dokumentaci, jakmile je dokončíte. Vytvořte uživatelské příběhy a dokumentační příručky a sdílejte je se svými zákazníky, nebo rozčleňte nejnovější funkce a vlastnosti.
Krok 5: Zamyslete se nad tím, co fungovalo a co vás brzdilo
Jak budete pokračovat v psaní a dodávání dokumentace pro své projekty, lépe pochopíte, které procesy trvají příliš dlouho a jak je vylepšit. To vám pomůže optimalizovat procesy a zlepšit metodiky řízení projektů . Snažte se vyhodnotit:
- Zda struktura daného tématu podporuje jednoduchost a přesnost
- Ať už váš pracovní postup správy dokumentace zajišťuje bezchybnou organizaci
- Které části dokumentace vyžadují více času, energie a soustředění
Když se vyhnete příliš podrobné a časově náročné dokumentaci, nezůstane žádný prostor pro výmluvy, pokud jde o špatnou organizaci dat. Všichni relevantní členové týmu a zúčastněné strany by měli být schopni najít potřebné informace.
Naštěstí můžete k zjednodušení tohoto procesu použít ClickUp – funkce
A co je nejdůležitější, zajistěte, aby dokumentace nezabírala příliš mnoho energie a času. Určete, které úkoly se opakují, a využijte automatizace ClickUp k urychlení procesů. Můžete nastavit vlastní nebo předem připravené spouštěče, které automatizují akce, a nechat nástroj pracovat. Například jakmile se priorita úkolu změní z Normální na Nízká, ClickUp jej může archivovat a použít jednu ze šablon, aby vám poskytl dobře strukturovaný přehled o úkolu.
Osvědčené postupy agilní dokumentace
Ačkoli se to zdá být jednoduché, orientace v agilní dokumentaci může připomínat hledání cesty v temném bludišti procesů, rychlých iterací a neustále se měnících požadavků. Ale nemusí to být tak beznadějné – můžete si osvojit několik pravidel a nechat se jimi vést. 🔦
Zde je několik jednoduchých, ale účinných postupů pro dokumentaci agilních projektů:
- Zaměřte se na funkční software: Agilní přístup upřednostňuje dodávání funkčního softwaru zákazníkům. Dokumentace by měla tento cíl podporovat tím, že poskytuje pokyny a kontext, aniž by se stala překážkou vývoje.
- Vytvářejte dynamickou dokumentaci: Dokumentace by se měla vyvíjet společně s produktem a projektem. Namísto vytváření rozsáhlých statických dokumentů předem udržujte dynamickou dokumentaci, která se přizpůsobuje změnám a odráží aktuální stav produktu.
- Přijměte přístup „just-in-time“: Vytvářejte dokumentaci pouze v případě potřeby a s dostatečným množstvím detailů. Tento přístup zabraňuje nadměrné dokumentaci a zajišťuje, že zůstane relevantní a použitelná.
- Využijte přístup založený na spolupráci: Podporujte spolupráci mezi členy týmu a zainteresovanými stranami při vytváření a revizi dokumentace. Tím zajistíte, že bude odrážet jejich hodnoty a zahrnovat různé pohledy.
- Implementujte vizuální techniku: Používejte vizuální reprezentace, jako jsou diagramy, vývojové diagramy a drátěné modely, k efektivní prezentaci složitých konceptů a vztahů. Vizuální dokumentace poskytuje základ pro lepší porozumění a snazší rozhodování.
Vytvářejte efektivní agilní procesy dokumentace a podporujte své projekty pomocí ClickUp
Agilní dokumentace umožňuje agilním týmům efektivně komunikovat, rychle se přizpůsobovat a dosahovat výjimečných výsledků. Se správnými strategiemi můžete řídit vývoj softwaru, aniž byste ztratili soustředění na to, co je důležité.
Naštěstí nemusíte na této cestě začínat sami – sada nástrojů pro správu projektů ClickUp vám poskytne vše, co potřebujete k doladění vašich dokumentačních procesů a jejich škálování bez snížení jejich účinnosti nebo efektivity. Zaregistrujte se do ClickUp zdarma a vynikněte ve všech svých projektech díky stručné a promyšlené dokumentaci.