Není žádným tajemstvím, že každá společnost, která míří vysoko, potřebuje nějakou formu business intelligence. Tím nemyslíme extrémně vysoké IQ nebo neobyčejný obchodní instinkt. Jde o shromažďování a analýzu informací, které vám pomohou činit chytrá rozhodnutí, která mohou podpořit úspěch vaší organizace a vyřešit problémy.
Zde přicházejí na řadu panely. Umožňují vizualizovat všechny druhy dat, přiblížit konkrétní aspekty, sledovat KPI a získat jasnou představu o zdraví a pokroku vaší společnosti.
Existují různé typy dashboardů, ale pokud chcete mít přehled o každodenních operacích a odhalit problémy dříve, než se stanou velkým problémem, je operační dashboard tou nejlepší volbou. 🎛️
V tomto článku vám představíme operační panely, seznámíme vás s jejich výhodami a pomůžeme vám vytvořit si vlastní panel pro sledování všech kritických procesů souvisejících s konkrétní oblastí podnikání ve vaší společnosti.
Co je operační dashboard?
Operační dashboard (také nazývaný operační panel) je nástroj, který sleduje operační procesy a poskytuje vám podrobný přehled o výkonu probíhajících aktivit ve vaší společnosti.
Na rozdíl od analytických dashboardů, které se zabývají minulostí, aby předpověděly budoucnost, se operační dashboardy více zaměřují na přítomnost. Využívají aktuální informace, aby odhalily výkonnost vašich operací a určily slabá místa. To vám umožní přijmout adekvátní opatření a vrátit vaše procesy zpět na správnou cestu.
Operační dashboardy považujte za něco, co vám otevře oči. Místo toho, abyste přemýšleli, co je špatného na vašich stávajících procesech, experimentovali s řešeními a doufali, že budou fungovat, můžete činit informovaná rozhodnutí na základě operačních KPI zobrazených ve vašich dashboardech.
Protože se operační panely zabývají především probíhajícími procesy, mají relativně krátkodobý pohled na realitu, a proto nejsou vhodné pro dlouhodobé plánování.
Upozorňujeme, že operační panely se obvykle zabývají konkrétními oblastmi podnikání – nelze použít jeden panel ke sledování všech procesů ve vaší společnosti. Měli byste mít samostatné panely pro prodej, marketing, výrobu, distribuci a další oblasti, v závislosti na oboru činnosti vaší společnosti.
Klíčové funkce operačního panelu
Proč je operační dashboard tak užitečný při monitorování vašich každodenních procesů? Podívejme se na některé z jeho hlavních funkcí:
- Vizualizace dat: Tyto panely vás nezahltí hromadou surových dat. Místo toho je vizualizují pomocí tabulek, grafů a dalších prvků, aby vám ušetřily čas a zajistily snadné pochopení 📊.
- Přehled v reálném čase: Operační panely zobrazují aktuální a historická data, což vám umožňuje získat přesný přehled o aktuálním výkonu vašich procesů.
- Přizpůsobitelná oznámení: Panely vám umožňují vytvářet oznámení, která vás upozorní na potenciální problémy, abyste mohli rychle reagovat.
- KPI: Tyto panely vám umožňují sledovat cestu k vašim cílům tím, že nastíní relevantní klíčové ukazatele výkonnosti.
- Snadné použití: Používání operačních dashboardů nevyžaduje rozsáhlé školení. Mají intuitivní rozhraní, které se naučíte ovládat během chvilky.
- Sledování datových trendů: Některé operační panely mají pokročilé funkce, které vám umožní prozkoumat historii a porozumět aktuálním trendům. Mějte na paměti, že to není běžné u běžných operačních panelů.
Výhody operačního panelu
Operační dashboard může být nástrojem, který potřebujete k sledování probíhajících operačních procesů v konkrétní oblasti podnikání a k řešení všech problémů v zárodku. Zde je několik výhod, které vám může přinést:
Jednoduchá identifikace problémů
Jednou z nejvýznamnějších výhod operačních dashboardů je to, že vám poskytují kompletní přehled o probíhajících procesech. Díky tomu můžete odhalit i sebemenší odchylky od obvyklého provozního výkonu a označit je jako potenciální problémy.
Zjednodušeně řečeno, operační panely vám umožňují odhalit neefektivitu nebo problém v rané fázi, než způsobí větší škody a naruší vaše procesy.
Snadné sledování produktivity zaměstnanců
Provozní dashboardy vám umožňují sledovat každodenní provoz, a proto mohou být vynikajícím nástrojem pro monitorování produktivity vašich zaměstnanců. Pokud máte například provozní dashboard zaměřený na zákaznickou podporu, mohou vám KPI, jako je počet přijatých a vyřešených ticketů, pomoci pochopit, jak úspěšní a rychlí jsou vaši zaměstnanci v daném okamžiku.
Lepší rozhodování
Díky podrobným metrikám souvisejícím s vašimi provozními procesy můžete činit informovaná rozhodnutí, místo abyste se spoléhali na intuici nebo zastaralé zprávy o výkonu.
V tomto smyslu jsou operační panely nezbytné pro správné přidělování zdrojů, plánování rozpočtu a zlepšení výkonu.
Sledování cílů
Každá organizace má cíl, ke kterému směřuje. Operační panely vám umožňují stanovit a sledovat klíčové ukazatele výkonnosti (KPI) pro dosažení tohoto cíle a zároveň zajistit, aby všichni zúčastnění byli na stejné vlně. Zjednodušují proces sledování cílů a pomáhají vám dělat malé, ale jisté kroky k cíli s minimálními překážkami.
Optimalizace nákladů
Sledování provozních procesů prostřednictvím panelů vám pomůže identifikovat oblasti, které je třeba zlepšit, a upravit alokaci zdrojů tak, abyste snížili náklady a odstranili neefektivitu.
Snadnější plánování
Protože operační panely poskytují přehled o vašich procesech v reálném čase, jsou nezbytnou součástí úspěšného plánování. Využijte informace zobrazené na vašich panelech k vypracování strategických plánů na základě aktuální situace a snažte se o neustálé zlepšování.
Efektivní komunikace a spolupráce
Pomocí operačních dashboardů můžete výrazně zlepšit spolupráci a komunikaci v týmu. Sdílejte dashboardy s příslušnými členy týmu a umožněte jim přístup k relevantním datům, abyste zvýšili transparentnost.
Data zobrazená na panelu mohou být základem pro konstruktivní diskuse a schůzky, na kterých budete brainstormovat, jak zlepšit řízení operací ve vaší organizaci.
Jak vytvořit nejlepší operační dashboard: osm snadných kroků
Chcete vytvořit komplexní operační dashboard, ale nevíte, kde začít? Máme pro vás řešení!
Provedeme vás podrobně celým procesem a pomůžeme vám sestavit prvotřídní dashboard, který bude dokonale vyhovovat vašim potřebám. K tomu využijeme ClickUp, jednu z nejlepších platforem pro správu projektů, díky které je vytváření dashboardů hračkou. 😍
Krok 1: Vyberte si nástroj pro vytvoření panelu
Aby byl proces vytváření operačního dashboardu co nejjednodušší, je důležité vybrat nástroj, který dokáže vizualizovat a uspořádat vaše data. Vzhledem k tomu, že existují desítky platforem pro dashboardy, zde je několik kritérií, na která se při výběru té správné zaměřte:
- Flexibilita: Platforma by měla nabízet různé možnosti, které vám pomohou vytvořit operační dashboard, který bude odpovídat potřebám vašeho týmu a celkovým cílům. Tyto možnosti mohou zahrnovat vše od snadného sdílení a spolupráce až po bezkonkurenční přehlednost a různé funkce přizpůsobení.
- Více widgetů: Správný nástroj pro dashboard by měl nabízet široký výběr widgetů. Měl by vám umožnit vizualizovat pracovní zátěž a pokrok a používat více typů grafů a diagramů k zobrazení vašich dat.
- Snadné použití: Platforma by měla mít intuitivní rozhraní a měla by být snadno použitelná pro vás i váš tým. Mnoho nástrojů pro vytváření dashboardů má design typu „drag-and-drop“, který vám umožňuje snadno organizovat a upravovat rozložení.
- Integrace: Platforma dashboardu by měla být schopna integrace s nástroji pro správu dat, které vaše organizace běžně používá.
- Škálovatelnost: Nástroj by měl být schopen zpracovávat větší a složitější historická data v závislosti na růstu vaší společnosti.
- Možnosti spolupráce: Správná platforma by měla podporovat týmovou práci a umožňovat vám a vašim spolupracovníkům pracovat v reálném čase, zanechávat komentáře a přidávat poznámky.
ClickUp je především nástroj pro správu úkolů a projektů s mnoha možnostmi pro zvýšení produktivity, organizaci a spolupráci týmu. Jako takový může být ClickUp vaším oblíbeným softwarem pro správu operací a vytváření dashboardů.
Pokud jde o vizualizaci dat, platforma nabízí funkci, kterou si zamilujete na první pohled – ClickUp Dashboards. Umožňuje vám vytvořit komplexní, srozumitelné a esteticky příjemné operační panely pouhými několika kliknutími.
Můžete si vybrat z více než 50 widgetů a vytvářet vlastní grafy, vizualizovat pokrok a pracovní zátěž, provádět výpočty nebo sledovat čas. Můžete také propojit externí aplikace s ClickUp Dashboards a výrazně tak rozšířit jeho funkčnost.
Dalším důvodem, proč je vytvoření operačního dashboardu v ClickUp tak jednoduché, jsou karty Dashboard. Tyto karty si můžete představit jako stavební kameny finálního dashboardu. Karty přidáváte jednu po druhé, abyste vytvořili jedinečný obraz a vizualizovali požadované informace. 🎨
Šablony ClickUp
Nechcete nebo nemáte čas vytvářet své business intelligence panely od nuly? ClickUp má pro vás řešení! Použijte operační plán nebo šablonu operačního panelu, abyste ušetřili čas a vytvořili panely pro různé případy použití.
Knihovna ClickUp nabízí více než 1 000 šablon pro různé účely, od řízení projektů a marketingu po strategické plánování a prodej. Projděte si knihovnu a najděte šablonu, která perfektně vyhovuje potřebám vaší organizace.
Krok 2: Zamyslete se nad tím, kdo bude dashboard používat
Než začnete vytvářet operační dashboard, zvažte, kdo jej bude používat a proč. Potřebujete dashboard pro celé oddělení nebo pro konkrétní projekt v rámci tohoto oddělení? Budou k němu mít přístup všichni členové týmu, nebo pouze vedoucí pracovníci?
Odpovědi na tyto otázky vám pomohou představit si panel, kterému bude rozumět a ve kterém se bude orientovat každý.
Jakmile určíte uživatele svého panelu, zeptejte se jich na jejich názor, jak by měl vypadat. ClickUp nabízí vynikající funkci, která umožňuje všem přispět svým názorem a komunikovat v reálném čase – ClickUp Whiteboards.
Whiteboardy jsou digitální plátna ideální pro brainstorming a týmovou spolupráci. Jsou perfektním místem pro diskusi o strategiích, plánování procesu vytváření operačního dashboardu a přeměnu akcí na nápady.
Krok 3: Stanovte si cíle
Dalším krokem je definování jasných a realistických obchodních cílů, tj. účelu vašeho dashboardu, což můžete provést v ClickUp Goals. Zvažte metriky a KPI, které vás nejvíce zajímají, v závislosti na konkrétní obchodní oblasti, na kterou se dashboard zaměřuje.
Pokud například vytváříte operační dashboard pro prodej, můžete zvážit metriky jako prodejní výkonnost, spokojenost zákazníků nebo produktivita zaměstnanců.
Pokud k tomu potřebujete zpětnou vazbu od svého týmu, použijte ClickUp Forms. Jedná se o snadno použitelný způsob, jak v mžiku shromáždit informace od příslušných členů týmu. Stačí vytvořit formulář (což je velmi snadné a intuitivní) a sdílet jej se svým týmem. Oni vám poskytnou své odpovědi a voilà – ClickUp shromáždí a zobrazí odeslané informace, aby se snáze analyzovaly.
Tento krok můžete urychlit pomocí šablony operačního plánu ClickUp. Umožní vám nastínit a změřit vaše cíle a vytvořit akční plán pro jejich dosažení. Navíc podporuje spolupráci a komunikaci, zefektivňuje procesy a zvyšuje produktivitu.
Krok 4: Vyberte správné metriky
Nyní je čas vybrat nejrelevantnější metriky a KPI pro váš operační dashboard. Zamyslete se nad těmi, které nejvíce odpovídají cílům vaší firmy, oddělení nebo projektu a umožňují vám činit strategická rozhodnutí týkající se vašich obchodních procesů.
Mějte na paměti, že váš operační dashboard by měl být jednoduchý. I když byste ho možná chtěli naplnit všemi možnými metrikami odrážejícími různé aspekty vašich procesů, není to nejlepší nápad. Takový dashboard může být nepřehledný a těžko sledovatelný, což je v rozporu s jeho účelem.
Osvědčeným postupem pro výběr správných metrik je zaměřit se na několik klíčových, které přesně popisují výkonnost vašich procesů. Pamatujte, že mít více dashboardů pro jednu oblast podnikání je vždy lepší než mít jeden přetékající těžko sledovatelnými daty.
Výběr správných metrik by měl být vždy týmovou záležitostí. Brainstormujte v ClickUp Whiteboards, sbírejte zpětnou vazbu pomocí ClickUp Forms, komunikujte v ClickUp Chat a bez námahy si nastíňte klíčové metriky! ✌️
Krok 5: Určete zdroje dat
V tomto kroku musíte definovat zdroje dat, které chcete vidět na svém operačním dashboardu, jako jsou databáze, API a tabulky.
ClickUp vám umožňuje vytvářet databáze, které můžete použít jako zdroj pro své panely. Zadejte svá data jako úkoly, roztřiďte je pomocí vlastních polí a přepínejte mezi více než 15 zobrazeními ClickUp, abyste je uspořádali podle svých představ.
Alternativně můžete využít robustní integrační schopnosti ClickUp a propojit jej s jiným softwarem, který používáte ke správě nebo ukládání dat. Kromě více než 1 000 nativních integrací s nástroji jako Slack, HubSpot, Everhour a Zendesk můžete prostřednictvím ClickUp API vytvářet vlastní integrace a načítat data z jakéhokoli zdroje.
Krok 6: Naplánujte rozložení panelu a vytvořte vizualizace
Dalším krokem je určení vzhledu vašeho panelu s ohledem na optimální uživatelský zážitek, organizaci a vizuální přitažlivost.
ClickUp Dashboards tento proces velmi usnadňuje. Díky funkci drag-and-drop můžete přesouvat karty a upravovat rozložení podle svých představ.
Vyberte prvky, které chcete mít na svém panelu, vyberte správné widgety a zdroje dat a vytvořte vizualizace na základě zadaných metrik.
Krok 7: Pravidelně aktualizujte svá data
Gratulujeme, vytvořili jste svůj operační dashboard! 🥳
Mějte však na paměti, že tím vaše práce nekončí. Smyslem operačního dashboardu je zobrazovat data v reálném čase. Musíte zajistit, aby dashboard zobrazoval nejaktuálnější informace – zastaralé informace zkreslují váš pohled na výkonnost operací a mohou vést k nesprávným rozhodnutím.
Aby se takové situace neopakovaly, pravidelně aktualizujte zdroj dat. K omezení manuální práce a rizika chyb můžete využít automatizace ClickUp. Automatizace jsou založeny na spouštěčích, podmínkách a akcích a pomohou vám zajistit, aby data ve vašich panelech byla vždy aktuální a relevantní.
ClickUp nabízí čtyři typy automatizací:
- Vlastní: Automatizace, které si vytvoříte sami, když máte na mysli konkrétní scénář.
- Šablony: Přednastavené automatizace
- Integrace: Propojte další aplikaci s ClickUp a nastavte si automatizace.
- Pověřená osoba a pozorovatel: Určete pověřenou osobu (pozorovatele) pro všechny nové úkoly.
Krok 8: Upravte svůj dashboard podle potřeby
Vaše operační panely možná dnes plní svůj účel, ale v určitém okamžiku bude nutné je vylepšit, aby vyhovovaly vašim aktualizovaným operacím nebo novým datům.
Pravidelně kontrolujte výkonnostní metriky a KPI, abyste se ujistili, že jsou stále relevantní. Zvažte rozložení panelu a podívejte se, jak jej můžete vylepšit, aby byl efektivnější.
Dalším důležitým aspektem je sbírání zpětné vazby od členů vašeho týmu. Zeptejte se jich, zda považují dashboard za užitečný a co by na něm chtěli změnit. ClickUp Forms vám s tím může pomoci – vytvořte formuláře, které váš tým může rychle vyplnit, a získejte podrobný přehled o shromážděných informacích.
ClickUp: Ideální místo pro váš operační dashboard
ClickUp nabízí vše, co potřebujete k vytvoření operačního dashboardu. S touto vizuální platformou pro řízení projektů můžete definovat své cíle, vybrat správné metriky, nastavit databáze, vizualizovat požadované informace a spolupracovat se svým týmem.
Zaregistrujte se ještě dnes na ClickUp a začněte vytvářet svůj dokonalý dashboard, abyste měli své operace pod kontrolou! 🌹