Úspěšné řízení projektu vyžaduje soustředění, plánování a talent pro dokončování úkolů (GTD). Čím více pohyblivých částí je, tím více musíte být organizovaní. Proto mnoho týmů používá k řízení svých pracovních postupů nástroje jako tabule Trello a šablony Trello. 🛠️
Trello, které je součástí sady nástrojů Atlassian, je vizuální nástroj pro řízení projektů jak v kanceláři, tak při práci na dálku, a šablony Trello nabízejí zkratku k plánování a řízení vašich projektů.
Ale je šablona Trello tou nejlepší šablonou pro řízení projektů? Koneckonců, existuje několik skvělých alternativ k Trello. 🤔
Vysvětlíme si, co je šablona Trello a jak zapadá do širšího světa Trello. Prozkoumáme některé užitečné šablony pro řízení projektů Trello a poté se podělíme o několik alternativ, které by vám mohly lépe vyhovovat.
Koneckonců, existuje více než jeden způsob, jak řešit správu úkolů.
Co je šablona Trello?
Šablona Trello je předem navržený dokument, který vám nabízí doporučené rozvržení pro vaši nástěnku Trello, takže si ho nemusíte vymýšlet sami. Jednoduše přizpůsobte základní šablonu tak, aby vyhovovala vašim potřebám pro projektovou nástěnku Trello, a podle potřeby ji replikujte pro další projektové plány. ✅
Tabule Trello jsou nástroje pro správu úkolů, které vám poskytují přehled o postupu vašeho projektu. Také zajišťují, že všichni členové vašeho týmu jsou na stejné vlně, a usnadňují zainteresovaným stranám sledovat, co se děje.
Šablony tabulek Trello jsou navrženy tak, aby poskytovaly jasný přehled o cílech vašeho projektu, což usnadňuje plánování úkolů a optimalizaci pracovních postupů, aniž byste museli pokaždé vymýšlet kolo znovu.
5 šablon tabulek Trello
Abychom vám poskytli lepší představu o šablonách pro plánování projektů Trello, podívejme se na několik příkladů, jak je můžete využít pro své projekty.
Šablona Amazing Kanban Project Management Template využívá funkci Amazing Fields Trello Power-Up k vytvoření tabule Kanban a jejímu přizpůsobení tak, aby vyhovovala vašim potřebám. Tabule Kanban vám a vašemu týmu usnadní přehled o tom, v jaké fázi projektu se právě nacházíte a na čem pracujete.
Šablona pro řízení projektů vám poskytuje strukturu pro vytvoření pracovního postupu vašeho projektového plánu. Bezpečně ukládejte všechny své zdroje, jako jsou specifikace a projektové dokumenty, zaznamenávejte otázky, na které potřebujete odpovědět, a sledujte, zda je úkol v stavu „K provedení“, „Čeká“, „Blokováno“ nebo „Hotovo“.
Šablona Premortem vás vybízí k předvídavému uvažování o tom, co vám pomůže držet se plánu projektu a jaké překážky by vám mohly stát v cestě. Díky tomu můžete maximalizovat užitečné prvky a vymyslet plán, jak se vypořádat s potenciálními překážkami. 🚧
Šablona Agile Board vám pomůže dokončit úkoly v rámci agilního projektového řízení. Provede vás každým krokem, od plánování a provedení až po reflexi a iteraci.
Tabule úkolů Eisenhower Matrix vám umožňuje prioritizovat úkoly podle kategorií. Kategorie zahrnují důležité a urgentní, důležité, ale méně urgentní, urgentní, ale méně důležité a nedůležité a neurgentní. Pomocí této jednoduché šablony je snadné rozhodnout, co řešit jako první.
Omezení používání šablon Trello
Šablony Trello, jako jsou tyto, mohou být velmi užitečné, zejména pro malé podniky a startupy, ale mají určitá omezení. 👀
Například:
- Neefektivní pro větší týmy: Vzhledem k nedávným změnám omezuje bezplatná verze Trello pracovní prostory na 10 spolupracovníků, a proto nemusí být tou nejlepší volbou pro větší týmy.
- Sledování více projektů nebo projektů složitějších než ty s jednoduchými lineárními toky může přesahovat funkčnost Trello.
- Ačkoli jsou účinné pro správu úkolů, tyto úkoly nelze propojit s celkovým plánem.
- Ačkoli jsou tabule Kanban k dispozici ve všech cenových plánech, zobrazení Dashboard, Timeline a Calendar získáte pouze v plánech Premium nebo Enterprise.
- Možnosti přizpůsobení jsou velmi omezené.
- Oprávnění k přístupu není snadné kontrolovat a pravděpodobně nechcete, aby všichni měli možnost upravovat vaše projektové tabule.
- Mnoho funkcí, jako je reporting, sledování času a sledování výdajů, závisí na integraci s nástroji třetích stran prostřednictvím funkce Power-Up – a za mnoho z těchto Power-Upů musíte zaplatit navíc.
- Neexistuje žádná nativní funkce závislosti úkolů, takže pokud chcete vidět Ganttovy diagramy, budete potřebovat další funkci Power-Up.
- Komunikace týmu je omezena na zveřejňování komentářů na kartách Trello.
10 alternativních šablon tabulek Trello
Pokud šablony Trello nejsou pro vaši firmu vhodné, existuje spousta dalších možností – a jednou z nejlepších alternativ k Trello je ClickUp. ✨
ClickUp je ideální pro řízení projektů. Usnadňuje plánování, vytváření a zavádění projektů díky funkcím, jako jsou:
- Platforma, která s lehkostí zvládá i ty nejsložitější projekty díky bezplatným šablonám, přehlednosti vaší vlastní tabule a stejným nastavením nebo funkcím drag-and-drop.
- Snadno přepínejte mezi přehledem na hlavní stránce a detaily úkolů na mikroúrovni.
- Přístup k několika zobrazením projektů, včetně Ganttových diagramů pro sledování závislostí mezi všemi úkoly.
- Vlastní pole a stavy, které vám umožní přizpůsobit prakticky vše, i když jste začínající uživatel.
- Oprávnění, která chrání různé úrovně projektu a řídí, kdo má co dělat
- Mnohem více vestavěných funkcí a další integrace ClickUp jsou zdarma, včetně integrací s dalšími nástroji Atlassian, jako jsou Trello, Confluence a Jira.
- Live chat, který shromažďuje všechny diskuse o vašem projektu na jednom místě
- Získejte přehledy o všech druzích metrik, od postupu projektu po sledování výdajů a času 📊
ClickUp pokrývá i mnoho dalších případů použití. Použijte jej jako CRM pro helpdesk zákaznických služeb, nástroj pro vývoj aplikací pro vaše IT oddělení nebo platformu pro správu sociálních médií pro váš tým content marketingu.
Stručně řečeno, ClickUp je software pro snadné řízení projektů a pracovních postupů.
A díky mnoha šablonám pro řízení projektů a produktivitu je to ještě jednodušší. Podívejme se na některé šablony, které zefektivní vaše projekty.
1. Šablona ClickUp Kanban Roadmap
Zatímco Trello vám ukazuje všechny vaše úkoly na dané tabuli, tabule ClickUp Kanban vám poskytuje úplný přehled o celém vašem pracovním postupu tak, jak ho chcete vidět. Můžete zobrazit více projektových tabulí najednou nebo jen jednu a každou tabuli uspořádat mnoha způsoby, například podle priority, termínu, stavu nebo přidělené osoby.
Na úrovni správy úkolů je šablona ClickUp Simple Task Management Template srovnatelná se šablonou Trello pro správu projektů. Je ideální pro začátečníky nebo podnikatele, kteří chtějí spravovat své denní úkoly pomocí kontrolních seznamů.
ClickUp opravdu vyniká svou schopností ukázat vám, jak se jednotlivé detaily propojují do celkového obrazu. Například šablona ClickUp Kanban Roadmap Template vám umožňuje vizualizovat váš plán a spravovat jej pomocí funkce drag-and-drop, pomocí které můžete přidávat nebo odebírat úkoly. 🛣️
Vlastní stavy, jako jsou Backlog, To Do, In Progress, Testing a Done, sledují průběh každého úkolu. Vyberte si z několika zobrazení a podívejte se na svůj plán ze všech úhlů: jako časovou osu nebo podle priorit či pracovní zátěže týmu.
Můžete také sledovat čas, závislosti, související komunikaci a mnoho dalšího.
2. Šablona harmonogramu řízení projektů ClickUp
Šablona harmonogramu řízení projektu ClickUp vám poskytuje jasnou strukturu pro plánování projektu od začátku do konce. Stanovte si cíle s časovým harmonogramem, poté vytvořte a přiřaďte úkoly, které vám pomohou těchto cílů dosáhnout. Uspořádejte úkoly do seznamů úkolů a sledujte jejich průběh pomocí vlastních stavů.
Šablony pro řízení projektů Trello mají některé z těchto funkcí, ale ClickUp jde ještě o několik kroků dál. Sledování času a závislostí vám pomůže udržet projekt na správné cestě. Navíc vám vlastní zobrazení, jako je Gantt, fáze projektu nebo rizika a problémy, poskytnou jedinečný vhled do vašeho projektu.
ClickUp také zasílá členům vašeho týmu oznámení o blížících se termínech, čímž optimalizuje produktivitu a výkon. 📫
Tato alternativa šablony Trello je ideální pro středně pokročilé uživatele, kteří mají určité zkušenosti s prací s ClickUp.
3. Jednoduchá šablona Kanban od ClickUp
Další šablona pro středně pokročilé, ClickUp Simple Kanban Template, rozdělí váš velký projekt na zvládnutelné části, které můžete sledovat a spravovat až do dokončení. Použijte ji ke správě svých pracovních postupů a dokončete své projekty včas a stylově. 😊
Úkoly jsou rozděleny do sloupců podle stavu – K provedení, Probíhá nebo Hotovo – podobně jako v šablonách pro řízení projektů Trello. Pravidla pracovního postupu automatizují přesun úkolů z jednoho sloupce do druhého, což vám ušetří čas a námahu.
Jednou z výhod ClickUp je přizpůsobitelná funkce dashboardu, která vám umožňuje zvolit úroveň, na které chcete zobrazit reporty – například obecný přehled nebo podrobné informace.
Díky vizuálnímu rozvržení snadno uvidíte denní úkoly každého člena týmu a přesně to, v jaké fázi procesu se nacházejí, což vám umožní efektivněji spravovat zdroje a čas týmu.
4. Šablona ClickUp Agile Sprint Planning
Agilní rámec řízení projektů je vysoce efektivní způsob, jak rychle dosáhnout výsledků – a zatímco šablony Trello zvládnou realizaci úkolů, ClickUp vyniká v agilních metodikách. 🏆
Šablona ClickUp Agile Sprint Planning Template je ideální pro plánování složitých sprintů s krátkými termíny a pro řešení potenciálních problémů nebo rizik s dostatečným předstihem. Použijte tuto šablonu, abyste si ujasnili své úkoly, časové harmonogramy a závislosti a sdělili je svému týmu.
Spravujte své zdroje, pracovní zátěž a položky sprintového backlogu a zároveň sledujte čas, který vám zbývá na dokončení sprintu. Když sledujete pokrok vizuálně, je snadné se rychle přizpůsobit, pokud věci nejdou podle plánu.
5. Šablona ClickUp Project Post Mortem
Šablona ClickUp Project Post Mortem vám poskytuje strukturovaný formát, do kterého můžete zaznamenat vše, co jste se z projektu naučili, abyste mohli těžit jak ze svých úspěchů, tak i neúspěchů.
Tato šablona, určená pro pokročilejší uživatele ClickUp, zachycuje, co ve vašem projektovém plánu fungovalo a co ne, a poskytuje vám přehled o trendech nebo vzorcích. Odtud je snadné identifikovat oblasti, které je třeba zlepšit, a případné skryté problémy, takže váš příští plán bude chytřejší a efektivnější.
Ačkoli existuje podobná šablona pro řízení projektů Trello, šablona ClickUp pro zpětnou analýzu vám umožňuje sledovat průběh problémů pomocí vlastních stavů, jako jsou Nový záznam, Vyšetřování, Nevyřešeno a Vyřešeno.
Zobrazte si také informace o projektu v různých formátech, například podle stavu nebo čekajících úkolů, a zaznamenejte si své poznatky do integrovaného formuláře Insight Input Form. 📝
6. Šablona plánu ClickUp na 30–60–90 dní
Šablona plánu ClickUp 30-60-90 dní vás provede nastavením cílů, identifikací milníků a zavedením kroků k jejich dosažení. Ačkoli je tato šablona navržena tak, aby pomohla novým zaměstnancům rychle se zorientovat v nové roli, funguje jako šablona pro řízení projektů na příští tři měsíce pro kohokoli. 🗓️
S jasnou představou o tom, co je třeba v daném časovém rámci udělat, rozdělte úkoly na týdenní plánování a denní úkoly, abyste zůstali organizovaní a na správné cestě.
Verze ClickUp jde nad rámec toho, co nabízí podobná šablona Trello, a nabízí vlastní stavy, jako jsou „K provedení“, „Probíhá“, „Čeká na klienta“ nebo „Dokončeno“, aby bylo možné přesně sledovat, v jaké fázi procesu se každý úkol nachází. Úkoly si také můžete zobrazit v kalendáři, sledovat čas a závislosti nebo chatovat s kolegy přímo na platformě ClickUp.
7. Šablona obchodního plánu ClickUp
Šablona ClickUp Business Plan je nezbytností pro podnikatele a majitele malých firem. Provází vás procesem, během kterého si ujasníte všechny aspekty své obchodní strategie, počínaje posláním, vizí a týmem.
Provedete také důkladnou analýzu trhu, abyste identifikovali své konkurenční výhody a naplánovali své prodejní, marketingové a provozní strategie. Milníky a metriky měří zdroje a pokrok vašeho projektu, aby vám pomohly včas identifikovat rizika, abyste se na ně mohli připravit. 🚩
Tato šablona má oproti ekvivalentní šabloně pro řízení projektů Trello několik výhod, například funkce Ganttova diagramu, díky nimž můžete naplánovat jednotlivé kroky a přiřadit jim termíny. Vlastní stavy a pole, jako například „K provedení“, „Probíhá“, „Reference“, „Schváleno“, „Vyžaduje revizi“ nebo „Dokončeno“, vám přesně sdělí, co se děje v jednotlivých krocích.
Jakmile budete mít projektový plán zorganizovaný, můžete si vše prohlédnout z pohledu svého obchodního plánu nebo si vybrat zobrazení podle témat, časových os nebo stavu.
8. Šablona ClickUp pro záznamy o rozhodnutích a změnách
V dnešním světě se věci mění rychle – a pokud chcete držet krok, musí se vyvíjet i vaše podnikání. Šablona ClickUp Decision and Change Log Template je šablona střední úrovně určená k zaznamenávání vašich rozhodnutí spolu s veškerými záložními daty, která tato rozhodnutí podporují. Zvyšuje to transparentnost a odpovědnost a zajišťuje, že všechny zúčastněné strany jsou informovány o každém kroku. 💪
Jako vylepšení šablony Trello můžete tato rozhodnutí proměnit v sledovatelné úkoly s časovou osou, zdokumentovat jejich dopad a konečné rozhodnutí a přiřadit je členům týmu. Vlastní pole objasňují, o jakou kategorii rozhodnutí se jedná – například rozhodnutí týkající se procesu, rozpočtu nebo lidských zdrojů – a vlastní stavy vám sdělí, zda je rozhodnutí k přezkoumání, v přezkoumání, schváleno, zamítnuto nebo zrušeno.
9. Šablona projektu ClickUp na vysoké úrovni
Úspěšné plánování projektů je složité, ale šablona ClickUp High Level Project Plan Template tento proces zjednodušuje a umožňuje vám rychle se do něj pustit. Také objasňuje vaše cíle, identifikuje zúčastněné strany a stanoví očekávání pro všechny členy vašeho týmu, takže všichni jsou na stejné vlně a mohou se soustředit na úkoly, které mají před sebou. 🎯
Začněte s přehledem všech fází vašeho projektu. Poté nastavte úkoly s termíny splnění a přiřaďte je členům týmu. Sledujte tyto úkoly v každé fázi pomocí vlastních polí, jako je fáze kopírování nebo fáze návrhu, a vlastních stavů, jako je úkol k provedení, v procesu a nasazeno.
Jako vždy má ClickUp oproti šablonám pro řízení projektů Trello několik výhod, zejména pak více možností zobrazení, které máte k dispozici, včetně seznamu výstupů, časové osy, tabule pro grafické designéry a tabule pro copywritery.
10. Šablona Eisenhowerovy matice ClickUp
Když máte hodně práce, není snadné se rozhodnout, na co se zaměřit. Šablona ClickUp Eisenhower Matrix tento problém řeší, snižuje vaši úroveň stresu a zvyšuje produktivitu. 📈
Pomocí vestavěné tabule můžete brainstormovat, zaznamenávat všechny své úkoly a přiřazovat je do kategorií podle naléhavosti a důležitosti, abyste vždy přesně věděli, co je vaší nejvyšší prioritou. Poté vytvořte úkoly s termíny splnění, které odpovídají těmto prioritám, abyste nejdůležitější práci dokončili jako první. Prohlédněte si svou matici na vysoké úrovni, abyste získali okamžitý vizuální přehled, nebo se podívejte do libovolného kvadrantu a zobrazte podrobnosti.
Zatímco šablona Trello zobrazuje vaše priority pouze v plaveckých drahách, v ClickUp je můžete vidět v plaveckých drahách, seřazené podle stavů, jako je „K provedení“ nebo „Hotovo“, jako seznam úkolů, agenda nebo matice Whiteboard.
Zvládněte své projekty s pomocí šablon pro správu projektů ClickUp
Trello je známý a renomovaný nástroj pro řízení projektů a šablony Trello vám mohou poskytnout dobrý start pro váš projekt, ale nejsou jedinou možností – ani tou nejlepší.
ClickUp je plnohodnotná platforma pro řízení projektů a produktivitu, která nabízí vše, co Trello, a ještě mnohem víc. Díky šablonám, které pokrývají všechny aspekty řízení projektů, a navíc díky vlastním polím a stavům, které vám pomohou sledovat kategorie a pokrok, budete vždy mít přehled o tom, co se děje. Přidejte k tomu možnost výběru z několika zobrazení vašeho projektového plánu a ClickUp je těžké překonat. 🥇
Zaregistrujte se ještě dnes zdarma na ClickUp a posuňte své řízení projektů – a úspěch svého podnikání – na vyšší úroveň. 🙌