Глобалните агенции губят време, когато брифингите, обратната връзка, файловете и проследяването на доставките се намират в различни инструменти. В различните часови зони малките пропуски в предаването на информация се превръщат в реални закъснения в доставките.
Изследване на Харвардския бизнес университет установи, че синхронната комуникация, като телефонни разговори и видео чатове, е намаляла с 11%, когато времевото закъснение между колегите се е увеличило с един час.
В този наръчник разглеждаме най-добрите инструменти за продуктивност в облака за глобални агенции, в какво всеки от тях е най-добър и как да изградите система за доставка, която остава бърза във всички часови зони. Ще покажем също как ClickUp обединява задачи, документи, сътрудничество, отчети и изкуствен интелект в едно работно пространство, така че глобалните екипи да прекарват по-малко време в преследване и повече в доставка.
Най-добрите инструменти за продуктивност в облака на един поглед
Търсите бързо сравнение на най-добрите инструменти за продуктивност в облака? Ето кратък преглед на най-добрите инструменти за продуктивност в облака за глобални агенции и какво предлага всеки от тях. 📊
| Инструмент | Най-добри функции | Най-подходящо за | Цени* |
|---|---|---|---|
| ClickUp | Вградено управление на задачи, документи, табла, проследяване на времето, инструменти за автоматизация и сътрудничество в реално време. | Агенции, които искат управление на задачи, проследяване на проекти, документи и отчети на едно място | Безплатно завинаги; налични са персонализации за предприятия |
| Notion | Документи и уикита, бази данни, изгледи за проследяване на проекти, сътрудничество в екип, шаблони | Екипи, които искат гъвкави документи и лесно управление на проекти в едно работно пространство | Наличен е безплатен план; платените планове започват от 12 $/потребител/месец. |
| Microsoft 365 | Microsoft Teams, Word, Excel, PowerPoint, споделяне на файлове в OneDrive, календари в Outlook | Агенциите стандартизираха Microsoft Office и административни контроли на корпоративно ниво. | Налична е безплатна пробна версия; платените планове започват от 7,20 $/потребител/месец. |
| Google Workspace | Google Drive, Google Docs, Google Calendar, видеоразговори в Meet, споделени дискове и контрол на администраторите | Разпределени екипи, които работят в Google Docs и се нуждаят от бързо споделяне на файлове и календарни събития | Налична е безплатна пробна версия; платените планове започват от 8,40 долара на месец за потребител, фактурирани ежегодно. |
| Figma/FigJam | Мултиплейър дизайн, прототипиране, FigJam семинари, коментари, история на версиите | Креативни и продуктови екипи, които се нуждаят от предаване на проекти и обратна връзка в един и същ файл | Наличен е безплатен план; платените планове започват от 5 долара на месец за работно място. |
| Adobe Creative Cloud | Креативни приложения, споделени библиотеки, съхранение на активи, история на версиите и конзола за администрация | Агенции, произвеждащи голям обем творчески активи за различни екипи и клиенти | Налична е безплатна пробна версия; цените започват от 54,99 долара на лиценз на месец, фактурирани ежегодно. |
| Slack | Канали, събрания, видеоразговори, споделяне на екран, интеграции и външно сътрудничество чрез Slack Connect | Инструменти за комуникация в агенциите, които изискват по-бързо предаване на задачи и по-малко дълги имейл вериги | Наличен е безплатен план; платените планове започват от 8,75 долара на потребител на месец. |
| Airtable | Управление на работата в стил база данни, изгледи, автоматизации, формуляри, разрешения и функции за отчитане | Екипи за операции и доставки, които управляват работни потоци, ресурси и клиентски заявки в голям мащаб | Наличен е безплатен план; планът за екипи се таксува на 24 долара на месец за потребител. |
| Miro | Визуални бели дъски, шаблони, семинари, видеоразговори, гласуване, Talktracks | Екипи, които се занимават с стратегия, проучвания и семинари и се нуждаят от асинхронно сътрудничество в различни часови зони. | Наличен е безплатен план; платените планове започват от 8 долара на месец на потребител. |
| Dropbox Business | Съхранение на файлове, споделяне на файлове, административни контроли, разрешения, контрол на версиите, опции за възстановяване | Агенции, които се нуждаят от надеждно съхранение на файлове в облака и структуриран достъп до клиентските активи | Платените планове започват от 19,99 $ на потребител на месец. |
Как преглеждаме софтуера в ClickUp
Нашият редакционен екип следва прозрачен, подкрепен с проучвания и независим от доставчиците процес, така че можете да сте сигурни, че нашите препоръки се основават на реалната стойност на продуктите.
Ето подробно описание на това как преглеждаме софтуера в ClickUp.
📖 Прочетете също: Най-добрите инструменти за продуктивност за агенции и екипи
Какво трябва да търсите в инструментите за продуктивност в облака за глобални агенции?
Когато управлявате проекти в различни региони, се нуждаете от софтуер за продуктивност, който да поддържа графика и задачите ви ясни. Можете да започнете, като проверите дали инструментът поддържа силно управление на проекти и задачи, без да добавя административна работа за членовете на екипа ви.
✅ Ето какво е най-важно за работата на глобалните агенции:
- Ясна организация на задачите, така че да можете да възлагате задачи, да проследявате напредъка и да поддържате последователно проследяване на проектите в рамките на множество проекти.
- Реално сътрудничество в екипа с коментари, одобрения и споделен контекст, за да намалите проблемите с комуникацията между часовите зони.
- Надеждно споделяне на файлове с съхранение на файлове, контрол на версиите и контрол на достъпа, така че активите на клиентите да останат точни и сигурни.
- Вградено проследяване на времето и подробни отчети, за да можете да проследявате производителността, да защитите маржовете и да подобрите удовлетвореността на клиентите.
- Инструменти за автоматизация на повтарящи се задачи , за да поддържате стабилна продуктивността на екипа си по време на предаването на задачи
- Инструменти за комуникация, които поддържат видеоразговори и споделяне на екран, когато се нуждаете от бързо съгласуване, както и интеграции с инструменти като Google Drive, Google Calendar и Microsoft Teams.
- Функции за отчитане и разширени анализи, които предоставят ценна информация за натоварването, риска при доставката и напредъка на текущите проекти.
- Бизнес функции като администраторски контроли, сигурност и персонализирани цени, така че да можете да мащабирате една и съща система в различни региони с нарастването на броя на служителите.
📖 Прочетете също: Най-добрият софтуер за управление на творчески проекти
Най-добрите инструменти за продуктивност в облака за глобални агенции
Ето нашият избор за най-добрите инструменти за продуктивност в облака, които можете да използвате, ако сте глобална агенция, която иска да управлява проектите и задачите си навреме.
1. ClickUp (Най-доброто решение за намаляване на разрастването на работата и изкуствения интелект при глобалната доставка)
Глобалните агенции губят време, когато доставката зависи от системи, които не споделят контекста. Брифинги, одобрения, обратна връзка и проследяване се оказват на различни места. Тази фрагментация се нарича разпръскване на работата и забавя изпълнението в отдалечените екипи.
AI може да добави още едно ниво на сложност, когато екипите използват няколко AI инструмента без споделен контекст. Резултатът е повече превключвания, повече дублиране на работа и по-малко последователно изпълнение.
ClickUp помага за решаването и на двата проблема, като е конвергентно AI работно пространство, което обединява основния ви софтуер за продуктивност в една система. Това помага изпълнението да остане свързано с контекста и ви помага да създадете работен процес с по-малко комуникационни пропуски.
Ето кратко представяне на това как ClickUp може да ви помогне да постигнете това.
Поддържайте комуникацията свързана с доставката с ClickUp Chat и ClickUp SyncUps.
Когато чатът е извън инструментите ви за управление на проекти, актуализациите се губят, а задачите се отлагат. ClickUp Chat е създаден, за да свърже разговорите с изпълнението, така че да можете да превърнете съобщенията в задачи, да запазите нишките, свързани с работата, и да намалите размяната на съобщения.
За синхронизация в реално време, когато имате нужда от нея, ClickUp SyncUps ви предоставя вградени аудио/видео разговори и споделяне на екрана в същата среда, която вашият екип използва за управление на проекти, така че можете да преминете от дискусия към задача, без да сменяте инструменти.
📌 Пример: Вашият акаунт мениджър в Ню Йорк публикува заявка за промяна от клиент в чата, създава задача от съобщението, маркира дизайнера от APAC и екипът използва кратко SyncUp, за да потвърди обхвата преди предаването в края на деня.
Извършвайте надеждно управление на задачите и проследяване на проекти с ClickUp Tasks.
Изпълнението на задачите в агенцията се нарушава, когато организацията на задачите е несъгласувана между екипите. ClickUp Tasks улеснява стандартизирането на начина, по който разпределяте задачите, и поддържане на ясно проследяване на проектите в рамките на множество проекти. Можете да структурирате работата с отговорни лица, крайни срокове, статуси и нивото на детайлност, от което се нуждаете за сложни проекти, без да налагате на екипите строги работни процеси.
Това е особено полезно, когато една и съща работа с клиент включва различни членове на екипа от различни региони.
Съхранявайте брифинги, обратна връзка и решения на едно място с ClickUp Docs.
Работата в глобална агенция изисква обширна документация: брифинги, бележки на клиенти, планове за кампании, творчески насоки, резултати от срещи и контекст на ревизии са разпръснати в различни папки.
ClickUp Docs съхранява документацията близо до мястото на доставка, така че екипите да не губят време в търсене на най-новата версия. Можете да сътрудничите в реално време, да коментирате за преглед и да поддържате документацията свързана с работата, която поддържа.
Това намалява преработката в отдалечените екипи, защото „защо“ зад дадена задача остава достъпно, когато друг регион я поеме часове по-късно.
💡 Съвет от професионалист: Използвайте ClickUp Docs Hub като „библиотека за предаване“ за всеки клиент.
Когато вашият екип е разпръснат в различни часови зони, най-бързият начин да избегнете преработката е да направите „последния брифинг“ лесен за намиране. Docs Hub ви предоставя едно централизирано място за организиране, търсене и създаване на документи и уикита, така че вашият екип в Азиатско-тихоокеанския регион (APAC) да не започва работа с остарял файл, който вашият екип в САЩ е актуализирал през нощта.
Осигурете видимост на оперативните екипи с таблата за управление на ClickUp.
Ръководителите на операции и мениджърите по доставките се нуждаят от бързи и надеждни отчети. Таблата за управление на ClickUp ви позволяват да създавате клиентски портали и изгледи за производителността, които проследяват напредъка по множество проекти, без да се налага ръчно да пресъздавате актуализациите на статуса.
Ако отчитането на времето е важно за маржовете, таблата на ClickUp поддържат и отчети в стил времеви график и изгледи на базата на време, така че можете да отговаряте на въпроси като „Колко време отне?“ с по-малко работа с електронни таблици.
💡 Професионален съвет: Използвайте AI картите на ClickUp, за да се справяте с асинхронните актуализации на статуса в различни часови зони.
Добавете карта „AI Project Update“ (Актуализация на AI проект) или „AI Executive Summary“ (AI изпълнително резюме) към таблото си в ClickUp, за да можете да споделяте ясна снимка на напредъка на проекта, без да планирате допълнителни разговори. Можете също да насочите картата към конкретен списък, папка или пространство, а след това да я изпълните отново преди предаването, за да поддържате актуалността на актуализацията.
Намалете повтарящите се задачи с ClickUp Automations
Когато предаването на задачи зависи от паметта, глобалната доставка се забавя. ClickUp Automations помага за автоматизиране на рутинните работни процеси (като актуализиране на статуси, маршрутизиране на работа, уведомяване на рецензенти или възлагане на собственици), така че предварително определените действия да могат да се извършват автоматично, когато са изпълнени условията.
ClickUp предлага и над 100 готови за употреба шаблона за автоматизация на работния процес, за да ускори настройката. Това е един от най-практичните начини да се намалят повтарящите се задачи, като същевременно се запази отчетността, свързана с изпълнението.
Защитете маржовете си с проследяването на времето и изгледа на натоварването в ClickUp.
За глобалните агенции отчитането на работното време не е просто изискване за попълване на табел. То е сигнал за марж и капацитет.
ClickUp поддържа проследяване на времето, прекарано по задачи, чрез таймери или ръчни въвеждания, включително времеви листове и карти на таблото, така че можете да свържете данните за времето с реалната работа.
А за планиране на капацитета, изгледът „Работна натовареност“ помага на екипите да визуализират кой е над или под капацитета, с опции за задаване на ограничения на капацитета и преглед на работната натовареност по дни, седмици или месеци.
Поддържайте AI полезна с ClickUp Brain и ClickUp Enterprise Search
Изкуственият интелект може да подобри скоростта, но само ако зачита контекста и разрешенията. ClickUp Brain добавя слой изкуствен интелект към вашите задачи и проекти, който свързва документи и членове на екипа с унифицирани разрешения и контрол на поверителността.
Политиката на ClickUp по отношение на изкуствения интелект също така не позволява на трети страни, предоставящи изкуствен интелект, да използват вашите данни за обучение и не позволява съхранението на данни от трети страни. Това е важно за агенции, които работят с чувствителни данни.
Когато по-големият проблем е „Къде е най-новият отговор?“, Enterprise Search на ClickUp поддържа търсене в свързани инструменти и приложения (например Drive, Slack и Gmail) от едно място, така че екипите да могат да намерят контекста, без да отварят отново пет различни системи.
💡 Професионален съвет: Извършвайте по-бързи актуализации на статуса и синхронизирайте предаването на задачи с ClickUp Brain MAX.
ClickUp Brain MAX ви помага да превърнете разпръснатите актуализации в структурирани сигнали за доставка, което е точно това, от което се нуждаете, когато отдалечените екипи не са онлайн едновременно.
Най-добрите функции на ClickUp
- Картографирайте работните процеси на кампаниите в ClickUp Whiteboards и превърнете лепящите се бележки или фигури в задачи, за да превърнете семинарите в изпълними планове за проекти.
- Записвайте заявките на клиентите с ClickUp Forms, които автоматично създават задачи, прилагат шаблони и определят отговорници за последователно приемане на заявките от отдалечените екипи.
- Преглеждайте творческите ресурси с ClickUp Proofing, като добавяте бележки към изображения, видеоклипове и PDF файлове директно в прикачените файлове към задачите и присвоявате обратна връзка под формата на коментари.
- Синхронизирайте управлението на графиците в календара на ClickUp, който се интегрира с Google Calendar и Outlook Calendar, така че събитията от календара да се показват заедно с работата по доставките.
- Повторно използвайте повтарящи се стъпки за доставка с шаблоните за задачи на ClickUp, за да могат екипите да изпълняват последователни задачи по-бързо в множество проекти.
Ограничения на ClickUp
- Новите членове на екипа може да се почувстват претоварени в началото, защото платформата предлага много опции за конфигуриране.
Цени на ClickUp
Оценки и рецензии за ClickUp
- G2: 4,7/5 (над 11 000 отзива)
- Capterra: 4,6/5 (над 4530 отзива)
Какво казват реалните потребители за ClickUp?
Потребител на G2 е споделил положително мнение за ClickUp:
Харесвам интеграционните системи и платформата на ClickUp. Те наистина улесняват процеса и го рационализират. Понякога оформлението не е най-удобно за ползване, а разделът с времевите разписания не показва задачите ми, освен ако не ги търся дума по дума. Първоначалната настройка също беше продължителна.
Харесвам интеграционните системи и платформата на ClickUp. Те наистина улесняват процеса и го оптимизират. Понякога оформлението не е най-удобно за ползване, а разделът с времевата таблица не показва задачите ми, освен ако не ги търся дума по дума. Първоначалната настройка също беше продължителна.
📖 Прочетете също: Какво е сътрудничество в реално време и какви са ползите за вашия екип?
2. Notion (Най-подходящ за създаване на центрове за споделяне на знания и работни пространства за работа с клиенти)
Когато глобална агенция работи по няколко проекта, най-бързият начин да се загуби време е да се позволи „източникът на истината“ да се разпръсне из документи и чат низове. Notion е полезен, защото ви позволява да съхранявате контекста на проекта и документацията за доставката заедно, така че отдалечените екипи да могат да поемат работата, без да търсят най-новия брифинг или решение.
За управлението на проекти силата на Notion е в неговите бази данни. Можете да създадете база данни с задачи със статус, отговорно лице и крайни срокове, а след това да видите същата работа като таблица, табло, календар или времева линия, в зависимост от това как вашите проектни мениджъри предпочитат да следят проектите.
Notion помага и при управлението на графиците чрез Notion Calendar. Той може да показва елементи от базата данни на Notion заедно със събития от Google Calendar, което е полезно, когато трябва да съгласувате крайните срокове на задачите с календарните събития в различни часови зони.
Най-добрите функции на Notion
- Организирайте задачите и работните процеси по управление на проекти, като използвате бази данни, които поддържат подзадачи и персонализирани свойства за по-ясна организация на задачите.
- Свържете няколко календара, за да управлявате събитията в календара и графиците за доставка на едно място.
- Свържете инструменти като Slack и Google Drive, за да намалите ръчното съхранение на файлове и да поддържате сътрудничеството.
- Контролирайте кой има достъп до какво, което помага, когато управлявате страници, насочени към клиенти, и вътрешни документи за доставка между много членове на екипа.
Ограничения на Notion
- Някои потребители споделят, че интерфейсът може да изглежда сложен в началото, а настройването отнема време, за да се научи по-големи екипи.
- Производителността често спада, когато базите данни и страниците станат големи, което може да повлияе на ежедневната продуктивност на екипа.
Цени на Notion
- Безплатно
- Плюс: 12 долара на член на месец
- Бизнес: 24 долара на член на месец
- Enterprise: Персонализирано ценообразуване
Оценки и рецензии за Notion
- G2: 4,6/5 (над 9500 отзива)
- Capterra: 4,7/5 (над 2670 отзива)
Какво казват реалните потребители за Notion?
Един потребител на G2 казва:
„Много е гъвкав и може да се модифицира/използва от управление на проекти и проследяване на задачи до покриване на CRM нужди.“
„Много е гъвкав и може да се модифицира/използва от управление на проекти и проследяване на задачи до покриване на CRM нужди.“
📖 Прочетете също: Инструменти за сътрудничество в маркетинга за екипи
3. Microsoft 365 (най-подходящ за агенции, които стандартизират доставката на Microsoft Teams и Microsoft Office)
Ако вашата агенция вече изготвя предложения и доклади в Microsoft Office, Microsoft 365 може да намали конфликтите в работния процес, тъй като основната работа по писане и създаване на таблици остава в същия пакет, с който вашият екип вече е запознат.
Microsoft Teams обикновено се превръща в център на сътрудничеството в екипа, с чат, видеоразговори и споделяне на екрана за преглед от клиенти и вътрешни предавания. За споделяне на файлове OneDrive и SharePoint поддържат съхранение на файлове в облака и контрол на достъпа, което помага, когато работите с външни заинтересовани страни.
Microsoft 365 става по-полезен за разпределена работа при съвместното създаване на документи. Когато файловете се запазват в OneDrive, SharePoint или Teams, няколко души могат да работят едновременно върху един и същ Word, Excel или PowerPoint файл. Това намалява проблемите с контрола на версиите, които възникват, когато екипите си разменят прикачени файлове между различни часови зони.
Най-добрите функции на Microsoft 365
- Извършвайте видеоразговори и споделяне на екрана за прегледи от клиенти, вътрешни събрания и предаване на задачи в различни часови зони.
- Сътрудничество по Word, Excel и PowerPoint с съвместно създаване на документи в реално време, когато файловете са съхранени в OneDrive или SharePoint.
- Възстановете се от обърквания с версиите на файловете с история на версиите и структурирано версиониране на документи за споделена работа.
- Автоматизирайте повтарящи се задачи като рутинни известия и прости работни процеси с допълнителни лицензи за по-широки корпоративни сценарии.
Ограничения на Microsoft 365
- Изисква отделен софтуер за управление на проекти, когато се нуждаете от по-задълбочено проследяване на проекти, планиране на ресурси или поддръжка за сложни проекти.
- Добавя допълнителна работа по настройката, когато искате последователно управление в Teams, OneDrive и SharePoint в голям мащаб.
- Зависи от опции на трети страни за проследяване на времето и отчитане на производителността, специфично за агенцията, в много конфигурации.
Цени на Microsoft 365
- Business Basic: 7,20 долара на потребител на месец
- Бизнес стандарт: 15,00 $ на потребител на месец
- Business Premium: 26,40 долара на потребител на месец
- Планове за предприятия: Персонализирани цени
- Безплатна пробна версия: Налична
Оценки и рецензии за Microsoft 365
- G2: 4,6/5 (над 5680 отзива)
- Capterra: 4,6/5 (над 13 980 отзива)
Какво казват потребителите за Microsoft 365?
Един потребител на Capterra казва:
„Microsoft 365 предлага отлична стойност за парите, особено с множеството инструменти, включени в един абонамент. Споделянето на файлове и управлението на документи работят перфектно с OneDrive и SharePoint. Лесното използване е друга силна страна, заедно с поддръжката на клиенти.“
„Microsoft 365 предлага отлична стойност за парите, особено с множеството инструменти, включени в един абонамент. Споделянето на файлове и управлението на документи работят перфектно с OneDrive и SharePoint. Лесното използване е друга силна страна, заедно с поддръжката на клиенти.“
📮ClickUp Insight: Почти 88% от участниците в нашето проучване вече разчитат на AI инструменти, за да опростят и ускорят личните си задачи. Искате ли да постигнете същите ползи на работното място чрез инструменти за онлайн сътрудничество?
ClickUp е тук, за да ви помогне! ClickUp Brain, вграденият AI асистент на ClickUp, може да ви помогне да подобрите производителността с 30% с по-малко срещи, бързи AI-генерирани обобщения и автоматизирани задачи.
📖 Прочетете също: Безплатни шаблони за продуктивност в Excel и ClickUp
4. Google Workspace (Най-подходящ за агенции, които осъществяват сътрудничество с клиенти чрез Google Drive, Google Docs и Google Calendar)
За агенции, които извършват много работа, свързана с преглед, Google Workspace често е подходящ избор, тъй като основните функции са изградени около сътрудничеството в реално време. Google Drive поддържа съхранение и споделяне на файлове в облака, а Google Docs улеснява отдалечените екипи да редактират заедно брифинги и работни чернови, без да си разменят версии по имейл.
Google Calendar също е важна причина глобалните екипи да преминат към Workspace. Споделените календари улесняват управлението на графиците в различни часови зони, тъй като времето за срещите се адаптира към местното време и наличността на всеки човек.
Google Meet поддържа важните моменти на живо, като творчески прегледи и проверки от заинтересовани страни, с видеоразговори и споделяне на екрана.
Най-добрите функции на Google Workspace
- Контролирайте разрешенията за споделяне на файлове на ниво папка, включително споделяне с групи и пространства за сътрудничество.
- Поддържайте междуфункционалните прегледи с помощта на сътрудничество в реално време за разпределените членове на екипа.
- Координирайте събития в календара в различни региони с настройки за часови зони, предназначени за глобални графици.
- Провеждайте видеоразговори с опции за споделяне на екрана, които поддържат работните процеси на агенциите, изискващи много прегледи.
- Добавете споделени дискове и разширени версии на документи, като преминете към по-скъпи планове.
Ограничения на Google Workspace
- Необходими са специални инструменти за управление на проекти, ако искате вградена дълбочина на управление на задачите, диаграми на Гант или цялостна организация на задачите.
- Изисква силно управление, за да се избегне хаотичното споделяне на външни данни, тъй като сътрудничеството между клиенти и свободни професионалисти се разширява.
- Разчита на добавки или съпътстващи системи за проследяване на времето и разширени анализи, които надхвърлят основните административни отчети.
Цени на Google Workspace
- Business Starter: 8,40 долара на потребител на месец
- Business Standard: 16,80 долара на потребител на месец
- Business Plus: 26,40 долара на потребител на месец
- Планове за предприятия: Персонализирани цени
- Безплатен пробен период: Безплатен 14-дневен пробен период
Оценки и рецензии за Google Workspace
- G2: 4,6/5 (над 47 390 отзива)
- Capterra: 4,7/5 (над 17 380 отзива)
Какво казват потребителите за Google Workspace?
Един потребител на Capterra каза:
„Смятам, че Google Workspace е превъзходно работно пространство за управление на екипи. Изключително лесно е да се навигира между 20-те споделени диска, които имаме с всеки от нашите клонове. Мога лесно да премествам документи. Възможността да използвам специален @ за изпращане на имейли прави комуникацията в екипа ефективна.“
„Смятам, че Google Workspace е превъзходно работно пространство за управление на екипи. Изключително лесно е да се навигира между 20-те споделени диска, които имаме с всеки от нашите клонове. Мога лесно да премествам документи. Възможността да използвам специален @ за изпращане на имейли прави комуникацията в екипа ефективна.“
📖 Прочетете също: Най-добрият софтуер за унифицирано работно пространство за централизиране на работата ви
5. Figma/FigJam (Най-доброто за сътрудничество в реално време в областта на дизайна в различни часови зони)
Когато дизайнерите и клиентите работят в различни часови зони, обратната връзка може да се превърне в пречка. Figma помага, защото екипите работят с един облачен файл, което намалява проблема с „грешната версия“ и запазва коментарите свързани с конкретния елемент от дизайна, който се обсъжда.
Figma също е създаден за сътрудничество на живо в файлове. Чатът с курсора позволява на хората да пишат временни съобщения в дизайн файл за бързи въпроси и потвърждения по време на припокриващи се часове, което може да намали броя на кратките видео разговори, които нарушават концентрацията.
Разрешенията са свързани с достъпа за преглед и редактиране, така че можете да поканите подходящите членове на екипа, без да давате на всички пълен контрол. За семинари и планиране в ранна фаза FigJam поддържа съвместна работа на бяла дъска с опции за чат на живо, коментари и аудио.
Най-добрите функции на Figma/FigJam
- Обсъждайте обратната връзка във файла, без да сменяте инструментите за комуникация.
- Контролирайте какво могат да правят членовете на екипа с достъп View, Collab, Dev и Full.
- Поддържайте големи групи за преглед с стотици сътрудници в един файл.
- Споделяйте работата чрез връзки, за да останат рецензиите свързани с правилния контекст.
Ограничения на Figma/FigJam
- Производителността може да се забави по време на сложни проекти с по-тежки файлове.
- Офлайн функционалността е ограничена, което може да бъде проблем по време на пътуване.
Цени на Figma/FigJam
- Starter: Безплатен план
- Професионална версия: 5 $ (Collab) / 15 $ (Dev) / 20 $ (Full) на месец за едно работно място
- Организация: 5 $ (Collab) / 25 $ (Dev) / 55 $ (Full) на месец за едно работно място
- Enterprise: 5 $ (Collab) / 35 $ (Dev) / 90 $ (Full) на месец за работно място
Оценки и рецензии за Figma/FigJam
- G2: 4,7/5 (над 1400 отзива)
- Capterra: 4,7/5 (840+ отзива)
Какво казват потребителите за Figma/FigJam?
Един рецензент на G2 каза:
„Сътрудничеството с членовете на екипа е безпроблемно, което ни позволява да превърнем добре обмислените идеи в реалност. Този инструмент подпомага нашите дейности по проучване на потребителското преживяване, като картографиране на пътуванията на потребителите, сесии за мозъчна атака и провеждане на критики на дизайна. ”
„Сътрудничеството с членовете на екипа е безпроблемно, което ни позволява да превърнем добре обмислените идеи в реалност. Този инструмент подпомага нашите дейности по проучване на потребителското преживяване, като картографиране на пътуванията на потребителите, сесии за мозъчна атака и провеждане на критики на дизайна. ”
💡 Професионален съвет: Ако искате по-специфична за агенциите представа за това как ClickUp поддържа този оперативен модел, ClickUp за творчески агенции помага с планирането и представянето на работата на едно място.
6. Adobe Creative Cloud (Най-доброто решение за управление на мащабна творческа продукция на марката)
Глобалните агенции, които доставят големи обеми творчески активи, често се сблъскват с един и същ проблем: файловете и елементите на марката се разпръскват, а рецензентите не са сигурни коя версия е одобрена. Adobe Creative Cloud за екипи е създаден за тази среда, като съчетава основните творчески приложения с бизнес контроли, които помагат на агенциите да управляват активите и достъпа на членовете на екипа.
За ежедневните творчески дейности споделените библиотеки са от голямо значение. Чрез Adobe Creative Cloud екипите имат достъп до „библиотеки, собственост на компанията“, което помага за поддържането на последователност на брандовите активи, като цветове и компоненти, в различни проекти.
От страна на администраторите, потребителите получават достъп до уеб-базирана конзола за администратори, както и възможност да си възвърнат активите, когато някой напусне. Това е полезно за агенции с фрийлансъри, ротационни екипи или чести промени в персонала, защото собствеността и достъпът могат да останат под контрола на бизнеса, вместо да се намират в лични акаунти.
Най-добрите функции на Adobe Creative Cloud
- Съхранявайте споделени активи и цветови палитри, за да поддържате последователност на марката във всички проекти.
- Възстановяване на по-ранни версии на файлове за период до 180 дни
- Управлявайте лицензите централизирано и възстановявайте активите на компанията при промяна на ролите.
- Поддържайте работните файлове достъпни в облака за отдалечени екипи
Ограничения на Adobe Creative Cloud
- Екипите често се нуждаят от време за обучение, за да станат напълно компетентни.
- Цените могат да ви се сторят високи, особено за малки екипи с много работни места.
Цени на Adobe Creative Cloud
- Creative Cloud Standard: 54,99 $ на лиценз на месец, фактурирани ежегодно
- Creative Cloud Pro: 69,99 $ на лиценз на месец, фактурирани ежегодно
- Creative Cloud Pro за екипи: 99,99 $ на лиценз на месец, фактурирани ежегодно
Оценки и рецензии за Adobe Creative Cloud
- G2: Недостатъчно отзиви
- Capterra: 4,7/5 (над 7300 отзива)
Какво казват потребителите за Adobe Creative Cloud?
Един рецензент на G2 каза:
„Моята ежедневна работа включва подготовка на кратки уроци, образователни видеоклипове, материали за насочване на пациенти и онлайн учебни сесии. Използвам го (Adobe Creative Cloud) за дизайн на диетични таблици, публикации за обучение на пациенти и визуални материали, свързани със здравето, за различни състояния, които използвам редовно в клиничното насочване, образователните публикации и онлайн учебните сесии.“
„Моята ежедневна работа включва подготовка на кратки уроци, образователни видеоклипове, материали за насоки за пациенти и онлайн учебни сесии. Използвам го (Adobe Creative Cloud) за да създавам диетични таблици, публикации за обучение на пациенти и визуални материали, свързани със здравето, за различни състояния, които използвам редовно в клинични насоки, образователни публикации и онлайн учебни сесии.“
📖 Прочетете също: Примери за автоматизация на работния процес и случаи на употреба
7. Slack (Най-добър за бърза комуникация между клиенти и вътрешни канали)
Когато глобална агенция работи в различни часови зони, най-голямото забавяне обикновено е разликата между актуализациите. Хората вземат решения на едно място, някой пропуска контекста и следващият регион прекарва първия си час в питане „Какво се промени?“
Slack е проектиран за нелинейна, асинхронна комуникация, така че екипите могат да допринасят с актуализации, когато са онлайн, вместо да чакат „подходящия момент за пресичане“ или да отговарят на дълги имейл вериги.
Вместо информацията да се разпространява в случайни директни съобщения и пощенски кутии, подходът на Slack насърчава дискусиите да останат организирани по проекти или теми, което намалява риска ключови членове на екипа да останат извън кръга. Това може да подобри продуктивността на екипа, когато няколко проекта се движат паралелно и ежедневно се извършват предавания. Slack също така работи добре, когато агенциите трябва да си сътрудничат с външни заинтересовани страни.
Най-добрите функции на Slack
- Сътрудничество с клиенти и партньори в споделени канали, без да отваряте цялото си работно пространство
- Провеждайте аудио и видео разговори с споделяне на екрана за бързи одобрения и предаване на задачи.
- Съхранявайте съобщения, файлове и разговори, които могат да се търсят, за да могат проектните мениджъри бързо да намират решения.
- Свържете над 2600 приложения, включително Google Drive, за да запазите споделянето на файлове свързано с разговорите.
Ограничения на Slack
- Безплатният план ограничава историята на съобщенията и файловете, което може да намали видимостта за дългосрочната работа с клиенти.
- Slack не е софтуер за управление на проекти, така че все още се нуждаете от инструменти за управление на проекти, за да възлагате задачи и да проследявате напредъка.
Цени на Slack
- Pro: 8,75 долара на потребител на месец
- Business+: 18 долара на потребител на месец
- Enterprise Grid: Персонализирани цени
Оценки и рецензии за Slack
- G2: 4,5/5 (37 990+ отзива)
- Capterra: 4,7/5 (23 975+ отзива)
Какво казват потребителите за Slack?
Един рецензент на G2 остави следния коментар:
„Сред комуникационните софтуери, които съм използвал, Slack определено е най-пълният, интуитивен и с красив интерфейс. Не мога да се сетя за никакви области, които да се подобрят... Възможността да създавам канали с хора както вътре, така и извън моята организация е невероятна!“
„Сред комуникационните софтуери, които съм използвал, Slack определено е най-пълният, интуитивен и с красив интерфейс. Не мога да се сетя за никакви области, които да се подобрят... Възможността да създавам канали с хора както вътре, така и извън моята организация е невероятна!“
🎥 Гледайте видео: 60% от времето на знаниевите работници се губи само за търсене на информация. Решението? База от знания с изкуствен интелект, която действа като цифровото мозък на вашия екип.
В това видео ще видите как да изградите база от знания за изкуствен интелект стъпка по стъпка.
📖 Прочетете също: Как да използвате ClickUp за агенции: функции, примери и съвети
8. Airtable (Най-доброто за структурирани работни процеси и кампании)
Airtable се позиционира като платформа за създаване на бизнес приложения и свързване на работния процес и данните от начало до край, което е полезно за оперативните екипи, които се нуждаят от една система за изпълнение на повтарящи се работни процеси.
За агенциите истинското предимство е контролът и последователността. Можете да стандартизирате начина, по който се проследява работата в различните региони, и да намалите бъркотията при отчитането, която възниква, когато информацията за доставките се дублира в няколко инструмента. Това прави Airtable практичен инструмент за продуктивност за екипи, които управляват сложни задачи и текущи проекти в голям мащаб.
Airtable също набляга на управлението и сигурността като част от историята на платформата си, което е важно, когато управлявате информация за клиенти и структурирани оперативни данни между разпределени членове на екипа.
Най-добрите функции на Airtable
- Превърнете базите в изгледи, базирани на роли, за творци, оператори и мениджъри на клиентски сметки.
- Автоматизирайте повтарящи се задачи като актуализации на статуса, известия и одобрения.
- Превключвайте между решетка и други оформления, за да поддържате различни работни процеси.
- Събирайте заявки от клиенти и вътрешни брифинги в единен формат.
Ограничения на Airtable
- Някои потребители съобщават за крива на обучение, когато го настроите за първи път за по-сложни задачи.
- Рецензентите често отбелязват увеличение на цените, когато са необходими разширени функции или повече място за съхранение.
Цени на Airtable
- Екип: 24 долара на потребител на месец
- Бизнес: 54 долара на потребител на месец
- Мащаб на предприятието: Персонализирани цени
Оценки и рецензии за Airtable
- G2: 4,6/5 (над 3180 отзива)
- Capterra: 4,6/5 (над 2210 отзива)
Какво казват потребителите за Airtable?
Един рецензент в G2 каза:
„Започнах да използвам Airtable в момента, в който осъзнах, че съм изчерпал всичко, което Excel може да предложи. След безброй опити да наложа структура на база данни в електронни таблици, най-накрая открих Airtable и почти десет години по-късно никога не съм поглеждал назад. Airtable е изключително лесен за навигация в началото.“
„Започнах да използвам Airtable в момента, в който осъзнах, че съм изчерпал всичко, което Excel може да предложи. След безброй опити да наложа структура на база данни в електронни таблици, най-накрая открих Airtable и почти десет години по-късно никога не съм поглеждал назад. Airtable е изключително лесен за навигация в началото.“
📖 Прочетете също: Как да подобрите сътрудничеството по проекти в всякакъв мащаб
9. Miro (Най-доброто за семинари, съгласуване и визуално сътрудничество)
В разпределените агенции работата по съгласуването често се превръща в скрит проект. Miro е изграден около онлайн бяла дъска с възможност за мащабиране, която поддържа както синхронно, така и асинхронно сътрудничество, което улеснява поддържането на видимост и повторно използване на планираната работа в различни часови зони.
За ръководителите на агенции Miro е най-ценен, когато трябва да превърнете неясни идеи в споделен план. Екипите го използват за мозъчна атака, картографиране на работни процеси и провеждане на структурирани семинари, което помага за намаляване на погрешните интерпретации по време на предаването на задачи. Библиотеката с шаблони също помага на екипите да започнат по-бързо, вместо да създават всяка дъска от нулата.
Miro също се насочва към асинхронно обяснение, а не само към асинхронно редактиране. С Talktrack екипите могат да записват инструкции, които остават вградени в таблото, така че някой в друг регион да може да разбере решенията и намеренията, без да е необходимо да се насрочва друга среща.
Най-добрите функции на Miro
- Провеждайте интерактивни семинари с инструменти за улесняване като таймер и гласуване.
- Записвайте асинхронни презентации с Talktrack, за да могат екипите в други часови зони да следят решенията директно на таблото.
- Сътрудничество в рамките на срещите в Microsoft Teams с Miro в Teams
- Провеждайте видеоразговори с борда с споделяне на екран, интеграция с календар и транскрипция на живо в документ (бета версия)
Ограничения на Miro
- Miro поддържа добре сътрудничеството, но все пак се нуждаете от инструменти за управление на проекти за управление на задачи, проследяване на времето и отчитане на доставките.
- Без строги стандарти за работната среда и отговорност, управлението на таблата може да се окаже трудно при голям мащаб.
Цени на Miro
- Безплатно
- Стартово ниво: 8 долара на потребител на месец
- Бизнес: 16 долара на потребител на месец
- Предприятие: Персонализирани цени
Оценки и рецензии за Miro
- G2: 4,7/5 (над 12 330 отзива)
- Capterra: 4,7/5 (над 1670 отзива)
Какво казват потребителите за Miro?
Един рецензент на G2 казва:
„Обичам как Miro прави лесно и естествено да реализираш идеите си визуално. Сякаш имаш безкрайна бяла дъска, на която всеки може да се включи. Провеждам много семинари за клиенти в рекламния бранш и Miro ми помага да сътруднича в реално време.“
„Обичам как Miro прави лесно и естествено визуализирането на идеите. Това е като безкрайна бяла дъска, на която всеки може да се включи. Провеждам много семинари за клиенти в областта на рекламата и Miro ми помага да сътруднича в реално време.“
📖 Прочетете също: Начини да бъдете по-продуктивни на работа
10. Dropbox Business (Най-доброто решение за съхранение на файлове, споделяне и контрол на версиите)
Глобалните агенции преместват много файлове, а грешките с файловете са скъпи. Когато екипите споделят творчески ресурси между региони, проблемът с „последната версия“ се проявява бързо и едно грешно качване може да забави проекта.
Dropbox Business се позиционира като сигурно облачно хранилище за бизнес екипи, с функции за възстановяване на файлове и история, които помагат да се намали рискът от случайно презаписване и изтриване по време на активна работа.
За оперативните ръководители Dropbox често е „инструмент за стабилност“. Той помага да се поддържа предсказуемо споделяне на файлове, намалява риска от загуба на активи и поддържа по-чисто управление на папките, свързани с клиенти. Ако вашата агенция вече разполага с софтуер за управление на проекти другаде, Dropbox Business все пак може да бъде основата за надеждно съхранение на файлове за отдалечени екипи.
Най-добрите функции на Dropbox Business
- Осигурете 5 TB пространство за съхранение в Standard за споделени активи на агенцията.
- Възстановявайте изтрити файлове до 180 дни в Standard, който поддържа по-добри практики за контрол на версиите.
- Прехвърляйте файлове до 100 GB в Standard за интензивна творческа работа
- Управлявайте споделянето и разрешенията на екипа за работа с клиенти
Ограничения на Dropbox Business
- Dropbox ви помага да съхранявате и споделяте ресурси, но все пак се нуждаете от софтуер за управление на проекти, за да разпределяте задачи и да проследявате напредъка.
- Ако вашата агенция се нуждае от по-задълбочени работни процеси за творчески преглед, можете да разчитате на Adobe Creative Cloud или други инструменти за сътрудничество, които го допълват.
Цени на Dropbox Business
- Професионална версия: 19,99 $ на месец
- Стандартен: 18 долара на потребител на месец
- Разширено: 30 долара на месец за потребител
- Предприятие: Персонализирани цени
Оценки и рецензии за Dropbox Business
- G2: 4. 4/5 (30 850+ отзива)
- Capterra: 4,5/5 (над 21 670 отзива)
📖 Прочетете също: Креативни операции за екипи
Какво казват потребителите за Dropbox Business?
Един рецензент на G2 казва:
„Това, което най-много харесвам в Dropbox, е неговата несравнима надеждност и истинското усещане, че „го настройваш и забравяш“. За мен неговата технология за синхронизация на разликите все още е златният стандарт: тя качва само променените части от файла, което прави актуализациите впечатляващо бързи, дори когато работя с големи масиви от данни.“
„Това, което най-много харесвам в Dropbox, е неговата несравнима надеждност и истинското усещане, че „го настройваш и забравяш“. За мен неговата технология за синхронизация на разликите все още е златният стандарт: тя качва само променените части от файла, което прави актуализациите впечатляващо бързи, дори когато работя с големи масиви от данни.“
📖 Прочетете също: Най-добрите AI инструменти за продуктивност, които можете да използвате
Допълнителни полезни инструменти
Ако основният ви набор от инструменти е готов, тези три облачни инструмента за продуктивност могат да покрият „междинните“ пропуски, с които се сблъскват глобалните агенции, особено по отношение на виртуалните срещи и автоматизирането на повтарящи се задачи в различни инструменти.
Zoom : Виртуален инструмент за срещи, който е полезен, когато клиентските прегледи все още се нуждаят от живи презентации. Zoom поддържа видеоразговори с споделяне на екрана, така че екипите могат да преглеждат заедно презентация или табло за отчети, без да си изпращат десетки версии.
Loom : Асинхронен инструмент за видео съобщения за по-бързо предаване на информация между различни часови зони. Loom ви позволява да записвате екрана си (с или без камера), да споделяте линк незабавно и да събирате коментари, което е подходящо за творческа обратна връзка, когато членовете на екипа ви не са онлайн по едно и също време.
Zapier : Инструмент за автоматизация на работния процес, който свързва приложенията, които вашата агенция вече използва. Zapier ви позволява да създавате автоматизирани работни процеси, използвайки настройка за задействане и действие, и поддържа интеграции в над 7000 приложения, което помага, когато вашият процес на доставка обхваща инструменти като Google Drive, Slack и електронни таблици.
Управлявайте доставките на глобалната агенция в ClickUp
Изборът на инструменти за продуктивност в облака за глобална агенция не се отнася само до съхранението на файлове или видеоразговорите. Става въпрос за поддържане на връзка между задачите, контекста, одобренията и отчетите, така че работата да продължава, дори когато екипите са офлайн в различни региони.
ClickUp работи добре, когато искате да намалите превключването между инструменти и да изградите единна система за доставка, на която екипите могат да разчитат в различни часови зони. Можете да централизирате изпълнението в задачи, да съхранявате брифинги и решения в документи и да споделяте видимост в реално време чрез табла. Автоматизацията помага за последователното предаване на задачи, а ClickUp Brain добавя AI поддръжка в същото работно пространство, където действително се извършва доставката.
Ако сте готови да осъществявате глобални доставки с по-малко пропуски и по-бързи предавания, регистрирайте се в ClickUp и създайте работния процес, който вашите екипи могат да възприемат, без да губят контекста.