В динамичния свят на агенциите сроковете са кратки, а комуникацията е непрекъсната. Поддържането на продуктивността на служителите и осигуряването на безстресова работна среда в такава обстановка е както предизвикателство, така и приоритет за лидерите.
Инструментите за продуктивност са отлично решение на този проблем. Чрез инвестиране в подходящите инструменти агенциите могат да дадат възможност на своите екипи да изпълняват задачите си и да поддържат морала си.
Какво да търсите в инструментите за продуктивност?
Производителността може да означава различни неща за различните екипи. За вашите търговски служители това може да бъде цялостен CRM, докато за проектните мениджъри инструментите за отчитане на времето могат да се окажат от съществено значение за стабилното управление на проектите.
Ето някои ключови фактори, които трябва да имате предвид при избора на инструменти за продуктивност за вашата агенция:
- Функции за сътрудничество: Изберете софтуер за продуктивност с вградени инструменти за сътрудничество и управление на проекти, за да улесните вътрешната комуникация в екипа по време на проекти или при редактиране на документи и презентации.
- Персонализиране: Изберете гъвкав инструмент, който лесно се адаптира към работните процеси и процедури на вашата агенция.
- Лесно интегриране: Уверете се, че можете лесно да интегрирате избраната от вас платформа за продуктивност с вашите технологии, за да предотвратите изолирането на данни.
- Добро потребителско изживяване: Изберете инструменти с интуитивно потребителско изживяване, за да сведете до минимум кривата на обучение и прекъсванията в работните процеси.
- Мащабируемост: Дайте приоритет на инструменти за продуктивност, подходящи за управление на множество проекти за екипи с всякакъв размер, тъй като това ще гарантира, че инструментът се адаптира към растежа на агенцията, без да се налага да сменяте платформи.
- Съответствие: Бъдете в крак с изискванията за съответствие (като HIPAA в САЩ, GDPR в ЕС и др.), за да избегнете пречки в бъдеще.
Когато изберете платформи, които се допълват функционално, ще се насладите на работни процеси без излишни повторения и с повишена ефективност.
Готови ли сте да повишите нивото си на производителност?
Разгледайте нашия подбрани списък с най-добрите инструменти, от които можете да избирате през 2024 г.!
10-те най-добри инструмента за продуктивност, които агенциите могат да използват
Сега, след като разбрахме какви характеристики да търсим при избора на инструменти за продуктивност, нека разгледаме най-добрите инструменти за агенции и разберем как те могат да помогнат на вашия екип да подобри производителността си.
1. ClickUp
ClickUp е платформа за продуктивност и управление на проекти „всичко в едно“. Тя помага на компаниите да управляват своите проекти, да създават и съхраняват документация, да се занимават с продажби и маркетингови кампании и много други.
Това е особено полезно за агенции, които търсят просто, но мащабируемо решение, за да отговорят на уникалните изисквания на екипа и да насърчат междуфункционалното сътрудничество.
Например, вашият маркетинг екип може да изготвя и управлява маркетингови кампании от начало до край в ClickUp Docs, докато вашият проектен мениджър може да наблюдава проектите, използвайки инструмента за управление на задачи на ClickUp. Вашите екипи по продажби и връзки с клиенти също не остават по-назад: нека използват ClickUp CRM, за да стимулират генерирането на потенциални клиенти и ангажираността на клиентите.
ClickUp е най-известен със своите възможности за управление на проекти. Платформата разполага с разширени функции като задачи и подзадачи (за разбиване на големи проекти), описания на задачите, персонализирани полета, статуси (за добавяне на съответните подробности, отговорни лица, крайни срокове, прикачени файлове и др. за всяка задача), проследяване на целите (за измерване на напредъка и производителността на проекта) и др.
Можете да използвате инструмента за проследяване на времето на ClickUp, за да разпределите деня си за целенасочена работа, да зададете времеви оценки за индивидуални задачи и да завършите проекти, да добавите бележки към вашите времеви записи, за да разберете къде и как прекарвате времето си, и да преглеждате вашите отчети за времето отвсякъде!
Можете да проследявате времето си от всяко устройство, да актуализирате времето от всяко място и да създавате и персонализирате времеви листове, за да управлявате ефективно работното си време!
А ако искате да бъдете още по-разумни с времето си, използвайте ClickUp Automation. Можете да избирате измежду над 100 вградени автоматизирани последователности или да ги персонализирате, за да поставите рутинните си, ежедневни задачи на автопилот, докато се концентрирате върху по-значима и въздействаща работа.
Използването на вградените шаблони на ClickUp за различни проекти, кампании и управление на клиенти също е отличен начин да свършите повече работа по-бързо, без да се налага да използвате множество инструменти. Използването на предварително зададени формати за повтарящи се работни процеси означава, че не е необходимо да създавате документи, отчети и други материали от нулата. Създаването на персонализирани шаблони е лесно; можете да ги използвате като модели за бъдещи кампании и процеси.
Шаблонът за продуктивност на ClickUp предлага лесен начин да проследявате действията и резултатите в цялата агенция. Можете да зададете седмични и месечни цели, към които екипите да се стремят. След това просто категоризирайте задачите за всяка цел в един от трите персонализирани статуса – за изпълнение, в процес на изпълнение и изпълнена – за да следите напредъка.
Този шаблон не е полезен само за измерване на производителността на работното място – можете да го използвате и за проследяване на личната си производителност.
Накрая, агенциите могат да използват ClickUp Brain като свой партньор за продуктивност, задвижван от изкуствен интелект, за да постигнат по-добри резултати, като същевременно намалят ръчния труд. ClickUp Brain помага на агенциите по три начина:
- AI Writer for Work е креативен партньор за мозъчна атака, който може да пише и редактира убедителни текстове от нулата. Просто въведете подсказка и за минути ще получите съдържание, специфично за дадена роля – от кратки блогове и пълни блог публикации до текстове за начални страници и клиентски доклади. Той може да извършва проверка на правописа и граматиката, а също и да превежда съдържание на различни езици.
- AI Knowledge Manager помага на всеки да задава въпроси и да получава контекстуални и изчерпателни отговори от своите документи, задачи и проекти.
- AI Project Manager ви помага да управлявате и автоматизирате работата си, включително отчети за напредъка, индивидуални срещи и актуализации на екипа.
Членовете на вашия екип получават AI асистент, който им помага да работят по-умно и по-бързо, като гарантира, че всички остават продуктивни!
Най-добрите функции на ClickUp
- Управлявайте проектите си безпроблемно: Разделете всеки проект на клиент на задачи и подзадачи, задайте времеви прогнози, проследявайте работните си часове и др.
- Следете напредъка с проследяване на целите: Анализирайте производителността на екипа си, като свържете проектите с цели и зададете измерими задачи.
- Създавайте документи за съвместна работа: Създавайте документи и уикита с помощта на ClickUp Docs, споделяйте обратна връзка чрез коментари и видеоклипове и редактирайте документи едновременно.
- Работете по-умно с ClickUp Brain: Използвайте генеративните AI възможности на ClickUp, за да пишете, редактирате и обобщавате съдържание, да намирате полезна информация и др.
- Получете достъп до над 1000 шаблона: Повишете продуктивността на екипа, като използвате готовите шаблони на ClickUp за всички екипи и случаи на употреба, вместо да създавате документи от нулата.
Ограничения на ClickUp
- За начинаещите потребители може да има стръмна крива на обучение.
- ClickUp Brain е достъпен само в платените планове.
Цени на ClickUp
- Безплатни завинаги
- Неограничен: 7 $/месец на потребител
- Бизнес: 12 USD/потребител на месец
- Business Plus: 19 $/потребител на месец
- Enterprise: Свържете се с нас за цени
Оценки и рецензии за ClickUp
- G2: 4,7/5 (над 9300 отзива)
- Capterra: 4,7/5 (над 4000 рецензии)
2. WorkFlowy
WorkFlowy е инструмент за продуктивност, базиран на текстови вложени списъци, с който потребителите могат да създават списъци с точки с произволен брой йерархии. Той предлага един от най-простите начини за целия ви екип да води бележки, да управлява проектите си и да проследява задачите си.
Минималистичният и без отвличащи вниманието потребителски интерфейс (UI) го прави чудесен избор за малки агенции, без да се губи време за сложни процеси. Някои от функциите в WorkFlowy включват списъци с точки, линкове за споделяне без вход и коментари. Те улесняват екипите ви в управлението на проекти и съвместната работа по документи.
Най-добрите функции на WorkFlowy
- Управлявайте проектите си на детайлно ниво, като създавате няколко нива на подзадачи с индивидуални крайни срокове и заинтересовани страни.
- Осигурете последователност в документа си всеки път, когато копирате и поставяте информация, защото Workflowy замества всички случаи на тази информация на други места.
- Предоставете на клиентите си достъп до вашите документи чрез линк, който не изисква влизане в профил, за да могат да прегледат работата, без да създават акаунт в Workflowy.
Ограничения на WorkFlowy
- Безплатният план предлага минимални функции.
- Workflowy не предлага интеграция с други инструменти.
- Workflowy дава приоритет на минималистичен потребителски интерфейс, което затруднява персонализирането му от индивидуалните потребители.
Цени на WorkFlowy
- Безплатни завинаги
- Pro: 4,99 $/потребител на месец
Оценки и рецензии за WorkFlowy
- G2: 4,5/5 (над 20 рецензии)
- Capterra: Недостатъчно рецензии
3. Google Keep
Стартирала през 2013 г., Google Keep е безплатно приложение за водене на бележки от Google. Простият и лесен за използване интерфейс улеснява потребителите да записват мисли, да организират списъци със задачи и да управляват работата си без никакви разсейвания.
Агенциите, които използват Google Workspace, могат да се възползват значително от приложението, тъй като то се синхронизира безпроблемно с акаунтите в Google. Това улеснява проследяването на идеи и управлението на цялата информация на едно място.
Google Keep разполага с надеждно приложение за iOS и Android, което улеснява вас и вашите екипи да си водите бележки по всяко време и навсякъде!
Най-добрите функции на Google Keep
- Записвайте идеите си с помощта на функцията за гласово записване на Google Keep, когато сте в движение.
- Достъпвайте бележките си от всяко устройство, като просто влезете в профила си в Google.
- Организирайте бележките с цветни етикети, за да ги категоризирате.
- Споделяйте бележките си с колегите си и ги редактирайте заедно за по-добро сътрудничество.
Ограничения на Google Keep
- Google Keep предлага ограничени възможности за форматиране на текст.
- Няма история на ревизиите
- Ограничени функции в сравнение с други приложения в тази категория
Цени на Google Keep
- Google Keep е безплатен за използване в Google Workspace.
Google Keep Оценки и рецензии
- G2 (Google Workspace): 4,6/5 (над 42 000 рецензии)
- Capterra: 4,7/5 (над 100 отзива)
4. DeskTime
DeskTime е инструмент за отчитане на работното време, който позволява на компаниите да наблюдават дейността на служителите, да проследяват времето, прекарано в изпълнение на задачи, и да анализират тенденциите в производителността. Той помага на агенциите да оптимизират разпределението на ресурсите, да идентифицират дейностите, които отнемат време, и да подобрят процесите по управление на проекти.
Чрез внедряването на инструмент за отчитане на работното време като DeskTime, агенциите могат също да повишат отчетността, да насърчат прозрачността и да измерват производителността. Това може да бъде полезно, ако следвате график за плащане на час с подизпълнителите.
Въпреки това, инструменти като DeskTime, който постоянно следи работното време на служителите, могат да създадат култура на микромениджмънт, затова е важно да определите ясни цели и очаквания, преди да ги включите в работния си процес.
Най-добрите функции на DeskTime
- Автоматизирайте отчитането на работното време с настолната програма DeskTime. Получавайте точни данни за работното време на вашите служители без неудобствата, свързани с ръчното попълване на табели.
- Получавайте подробни отчети за продуктивността на екипа с обзор на работното време и нивата на производителност на екипа ви. Можете също да сравнявате тенденциите в производителността, за да проверите дали има спад в нивата на продуктивност на екипа ви.
- Настройте напомняния за почивки , за да насърчите служителите си да се заредят с енергия.
- Правете снимки на екраните на вашите служители на случайни интервали, за да получите доказателство за работата им и да се уверите, че ресурсите на компанията не се използват неправомерно.
Ограничения на DeskTime
- Безплатният план поддържа само един потребител.
- DeskTime не предоставя детайлни нива на достъп.
- Разговорите не се проследяват, което означава, че времето, прекарано в срещи, не се счита за продуктивно време.
Цени на DeskTime
- Lite: Безплатно
- Pro: 5 $/потребител на месец
- Премиум: 7 $/потребител на месец
- Enterprise: 14 USD/потребител на месец
Оценки и рецензии за DeskTime
- G2: 4,6/5 (над 200 отзива)
- Capterra: 4,5/5 (над 500 отзива)
5. Calendly
Calendly е „платформа за автоматизация на планирането“, която позволява на отделни лица и екипи да създават връзки за планиране на срещи и да разпределят срещите въз основа на наличността на членовете на екипа.
Използването на програма за планиране на срещи като Calendly спестява време на агенциите, намалява конфликтите в графиците и гарантира, че срещите (и комуникацията с клиентите) са координирани. В крайна сметка това увеличава производителността, като освобождава ценно време за по-важни задачи.
Най-добрите функции на Calendly
- Създайте начална страница с времеви слотове за срещи и я споделете с клиентите си, за да могат лесно да резервират час при вас.
- Създайте страница за срещи за вашия екип и разпределяйте срещите на наличните членове на екипа, когато някой резервира час.
- Провеждайте анкети по време на срещи
- Свържете Calendly с вашата CRM система, инструмент за управление на проекти или календар и следете срещите си.
Ограничения на Calendly
- Страниците за планиране на срещи предлагат минимални възможности за персонализиране и брандиране.
- Местоположенията не могат да бъдат променяни или актуализирани след резервирането на среща.
- Няма персонализирани работни процеси на организационно ниво
Цени на Calendly
- Безплатно: Безплатно
- Стандартен: 12 $/месец на работно място
- Екипи: 20 $/месец на работно място
- Enterprise: Цена от 15 000 долара на година
Оценки и рецензии за Calendly
- G2: 4,7/5 (над 2000 отзива)
- Capterra: 4,7/5 (над 3000 отзива)
6. Zapier
Zapier е водеща на пазара платформа за автоматизация, която позволява на организациите да свързват и интегрират различни приложения и инструменти без кодиране. Агенциите могат да използват Zapier за автоматизиране на повтарящи се задачи, синхронизиране на данни между различни платформи и оптимизиране на работните процеси в цялата организация.
Те спестяват време, намаляват ръчните грешки, повишават ефективността на управлението на проекти, подобряват комуникацията с клиентите и улесняват административните задачи.
Zapier предлага готови тригери и действия, които ви позволяват да свържете над 6000 приложения и да изпълнявате работни процеси с няколко приложения.
Най-добрите функции на Zapier
- Настройте автоматизации без кодиране с инструмента за плъзгане и пускане на Zapier. Свържете приложенията си, за да настроите автоматизирани работни процеси.
- Настройте работни процеси с множество действия в различни приложения или платформи, за да осигурите гладки работни процеси и синхронизиране на данните в реално време.
- Създайте автоматизация, като просто давате текстови команди на AI бота на Zapier и улеснете работата на вашите служители, които не са технически подготвени.
- Добавете формуляри за одобрение към работните процеси
Ограничения на Zapier
- Може да се окаже скъпо, ако използвате автоматизация с много zaps, задачи или действия.
- Някои работни процеси и интеграции имат ограничени тригери и действия.
- Някои потребители съобщават за затруднения при откриването на грешки и отстраняването на проблеми в автоматизацията.
Цени на Zapier
- Безплатни завинаги
- Стартово ниво: 29,99 $ на месец
- Професионална: 73,50 долара на месец
- Екип: 103,50 долара на месец
- Компания: Индивидуални цени
Оценки и рецензии за Zapier
- G2: 4,5/5 (над 1000 рецензии)
- Capterra: 4,7/5 (над 2000 рецензии)
7. Slack
Slack е популярна приложение за вътрешна комуникация, което улеснява обмена на съобщения в реално време и сътрудничеството между членовете на екипа. Slack е особено полезен за агенциите, за да включват лесно клиенти и изпълнители в своето работно пространство.
За разлика от електронната поща, Slack ви помага да създавате групи за вашите екипи и клиенти, като осигурява контекстуални разговори, в които никой не остава изключен от обмена на информация.
Slack предлага и различни разширения на трети страни, които улесняват внедряването на допълнителни трикове за продуктивност, като получаване на известия за статуса на задачите и проследяване на времето, прекарано по задачи и проекти.
Най-добрите функции на Slack
- Добавете клиентите си към работното си пространство в Slack, за да подобрите сътрудничеството и да поддържате всички разговори организирани.
- Насърчавайте вътрешната комуникация в екипа с директни съобщения (DM) и аудио- и видеоразговори.
- Интегрирайте Slack с други инструменти и получавайте известия въз основа на предварително зададени тригери, например за важни имейли от клиенти или актуализации на задачи.
- Организирайте разговори в специални канали за клиенти, екипи или проекти и осигурете прозрачност между всички членове на групата.
Ограничения на Slack
- Аудио-визуалното качество на разговорите в Slack не е толкова добро, колкото в други усъвършенствани приложения за видеоконферентна връзка.
- Slack Navbar може да ви се стори прекалено сложен, ако имате много канали и директни съобщения.
- Приложението може да стане по-скъпо, особено с допълнителните разходи от абонаменти за разширения и интеграции на трети страни.
Цени на Slack
- Безплатен план: Безплатен завинаги
- Pro Plan: 8,75 $/потребител на месец
- План Business+: 15 USD/потребител на месец
- Enterprise Grid: Персонализирано ценообразуване
Оценки и рецензии за Slack
- G2: 4,5/5 (над 32 000 рецензии)
- Capterra: 4,7/5 (над 23 000 рецензии)
8. Asana
Друг инструмент, който може да повиши продуктивността на вашия екип, е Asana. Тази гъвкава софтуерна платформа за управление на проекти позволява на екипите (и агенциите) да организират, управляват и проследяват ефективно ежедневните си планове.
Asana предлага 50 готови за употреба шаблона, предназначени да подпомагат междуфункционалното сътрудничество. Освен това вашият екип може да използва AI възможностите на Asana, за да създава интелигентни цели, да получава актуализации за статуса на задачите и др.
Най-добрите функции на Asana
- Създавайте индивидуални проекти за всеки клиент и проследявайте напредъка с помощта на задачи и подзадачи.
- Прегледайте графиката в реално време на натовареността на екипа си и разпределяйте новите проекти според нея.
- Задайте цели и KPI за всеки клиент и ги съпоставяйте с вашите проекти, за да измервате продуктивността на екипа и да отпразнувате постиженията.
- Спестете време с автоматизацията. Настройте тригери и действия за преместване на задачи, възлагане на DRI и изпращане на напомняния, за да гарантирате разумно разпределение на работата.
Ограничения на Asana
- Стръмната крива на обучение за нови потребители може да се окаже ограничаваща за големи екипи.
- Задачата може да бъде възложена само на един потребител, което прави нещата трудни, когато няколко потребители работят по една задача.
- Проектите в Asana могат да се експортират само като CSV файлове, а не като JSON или Excel, което може да ограничи гъвкавостта.
Цени на Asana
- Лично: Безплатно завинаги
- Стартово ниво: 13,49 $/потребител на месец
- Разширено: 30,49 $/потребител на месец
- Enterprise: Персонализирано ценообразуване
- Enterprise+: Индивидуални цени
Оценки и рецензии за Asana
- G2: 4,3/5 (над 9000 рецензии)
- Capterra: 4,5/5 (над 12 000 рецензии)
9. Hubspot
Hubspot е „всичко в едно“ платформа за екипи по маркетинг, продажби и успех на клиентите. Тя предлага на агенциите редица инструменти за продуктивност, които помагат на бизнеса да ангажира клиентите на всеки етап от тяхното пътуване.
Можете да използвате Hubspot за генериране на потенциални клиенти, провеждане на маркетингови кампании и обработка на заявки за поддръжка на клиенти.
Най-добрите функции на Hubspot
- Управлявайте всичките си продажби, маркетинг и дори функции за обслужване на клиенти на тази всеобхватна платформа.
- Автоматизирайте рутинните задачи. Настройте автоматизирани работни процеси за вашите продажби и маркетинг, като изпращане на имейли и проследяване на потенциални клиенти.
- Използвайте безплатните инструменти на Hubspot, като CRM и асистент за кампании, за да повишите ефективността на екипа си и да постигнете целите си за продуктивност.
- Включете екипа си лесно с модерния потребителски интерфейс на Hubspot и подробни последователности за включване.
Ограничения на Hubspot
- Hubspot може да се окаже скъп за малки и средни екипи, тъй като основните функции са достъпни само в плана Professional и други планове от по-високо ниво.
- Годишните договори на Hubspot не са достатъчно гъвкави
- A/B тестването не е налично в по-ниските планове.
- При персонализирането на шаблоните на Hubspot са необходими някои технически познания (като например за CSS).
Цени на Hubspot
- Безплатно
- Стартово ниво: 20 долара на месец
- Професионална: 800 долара на месец
- Enterprise: 3600 долара на месец (фактурира се ежегодно)
Оценки и рецензии на Hubspot
- G2 (Hubspot Marketing Hub): 4,4/5 (над 10 000 рецензии)
- Capterra (Hubspot Marketing Hub): 4,5/5 (над 4000 отзива)
10. Miro
Miro е популярна онлайн платформа за съвместна работа с бяла дъска, която позволява на екипите да работят заедно в реално време, независимо от местоположението им. С Miro можете ефективно да генерирате идеи, да провеждате мозъчни атаки, да планирате и да организирате идеите си.
Приложението разполага с няколко функции за сътрудничество, като TalkThrough (която създава видеоклипове и екранни записи на таблата Miro) и Interactive Presentation Mode (която поддържа двупосочна комуникация между потребителите по време на срещи и презентации).
Освен това Miro разполага с вградени шаблони за продуктивност за всичко – от гъвкави работни процеси и управление на проекти до игри и дейности за сближаване.
Най-добрите функции на Miro
- Провеждайте интерактивни срещи с двупосочни презентации и дайте възможност на членовете на екипа ви да допринасят за борда в реално време.
- Насърчавайте асинхронното сътрудничество. Създавайте видео ръководства за вашите табла (и презентации) с Talktrack и дайте възможност на екипа ви да сътрудничи в удобно за него време.
- Създайте инструмент за управление на проекти в стил Kanban, като използвате лепящи се бележки, текстови полета и фигури, за да проследявате проектите визуално.
- Задавайте въпроси, създавайте мисловни карти и още много други с вградените GenAI възможности на Miro.
Ограничения на Miro
- Ограничени функции в безплатния план
- Няма стандартна опция за запазване на персонализирани бели дъски като шаблони.
- Някои потребители установяват, че сесиите изтичат произволно, което води до загуба на работа.
Цени на Miro
- Безплатно
- Стартово ниво: 10 USD/потребител на месец
- Бизнес: 20 $/потребител на месец
- Предприятие: Индивидуални цени
Оценки и рецензии за Miro
- G2: 4,8/5 (над 5000 отзива)
- Capterra: 4,7/5 (над 1000 рецензии)
Повишете производителността на вашата агенция с Clickup
Малките промени водят до големи резултати. Това е особено вярно, когато става въпрос за продуктивност.
За агенциите това означава оптимизиране на работните процеси и осигуряване на необходимата подкрепа на служителите за изпълнение на задачите им – независимо дали става дума за инструмент за управление на проекти, комуникация с колеги или извършване на ежедневни операции.
Не забравяйте да изберете инструменти за управление на проекти, които подкрепят вашите операции и процеси. С ClickUp можете да постигнете това лесно!
Работете по-добре, като управлявате проекти, създавате документи за съвместна работа, провеждате мозъчни атаки с помощта на бели дъски и дори получавате достъп до интелигентен AI асистент – чрез платформата „всичко в едно“ ClickUp.
Искате да научите повече? Регистрирайте се безплатно и открийте удобството на ефективните работни процеси на един клик разстояние.