Автоматизацията на работния процес използва технологии за обработка на повтарящи се задачи и оптимизиране на процесите, което позволява на вашия екип да се съсредоточи върху по-стратегическа работа.
Например, създаването на договор за нов клиент обикновено включва изготвяне на договор, въвеждане на съответните данни, коригиране на условията, конвертиране в PDF или друг формат и изпращане за одобрение и подпис.
Много от тези стъпки са подложени на човешка грешка. Но с автоматизацията на работния процес просто попълвате формуляр, а системата се занимава с останалото – създава договора, изпраща го за електронен подпис и проследява всичко.
Според проучване на McKinsey, 66% от организациите вече тестват автоматизацията в различни бизнес единици. Автоматизацията на работните процеси е значителна част от тази тенденция. За разлика от автоматизацията на бизнес процесите, която обхваща по-широки процеси, автоматизацията на работните процеси се фокусира върху оптимизирането на индивидуалните задачи в рамките на тези процеси.
За да освободите човешкия талант, за да се фокусира върху по-ценни задачи, нека разберем инструментите и примерите, които могат да ви помогнат да автоматизирате работните си процеси.
Основи на автоматизацията на работния процес
Автоматизацията на работните процеси може да превърне досадните ръчни стъпки в гладки, автоматизирани процеси, което повишава производителността и улеснява живота ви. Но с толкова много начини за структуриране на работните процеси, намирането на най-добрия подход може да бъде истинско предизвикателство.
Три вида работни процеси
- Последователни работни процеси: В един последователен работен процес работата преминава от една стъпка към следващата по права линия. Например, обработката на онлайн поръчка включва проверка на плащането, опаковане на стоките и изпращането им. Това е прост процес, идеален за рутинни задачи. Тези работни процеси са идеални за рутинни задачи като обработка на поръчки, одобрение на фактури или назначаване на нови служители, където стъпките са фиксирани и резултатът обикновено е предвидим.
- Работни процеси със състояния: Работата променя състоянието си въз основа на конкретни условия в работния процес със състояния. Например, билет за поддръжка на клиент може да започне като „нов“, а след това да стане „разпределен“, „в процес“, „решен“ или дори „отворен отново“. Той е гъвкав и може да се справи с по-сложни сценарии.
- Работни процеси, базирани на правила: Работата се ръководи въз основа на предварително определени критерии в работен процес, базиран на правила. Например, заявление за заем може да бъде одобрено или отхвърлено въз основа на кредитен рейтинг, доход и други фактори. Тъй като тези работни процеси са силно адаптивни, те са подходящи за обработка на сложни сценарии с множество точки на вземане на решения, като откриване на измами, обработка на застрахователни искове или динамични ценови стратегии.
Три компонента на работния процес
Работният процес обикновено се състои от три основни компонента, които осигуряват гладка и ефективна работа. Тези компоненти са:
- Входни данни: Състоят се от всички необходими данни, информация и ресурси за стартиране на работния процес. Те могат да включват заявки от клиенти, кратки описания на съдържанието или суровини. Качеството на тези входни данни пряко влияе върху крайния резултат. Различните източници на входни данни изискват специфични методи на обработка. Например, цифровите входни данни могат да се обработват бързо, докато физическите може да се наложи да се сканират или въведат ръчно.
- Процес: Това се отнася до поредицата от стъпки или действия, необходими за превръщане на входните данни в желания резултат. Определете целта, разделите я на задачи, подредете ги, разпределете отговорностите, определете крайни срокове и следете напредъка. Различните задачи изискват различни подходи, затова персонализирането е от решаващо значение. Утвърдените методологии за управление на процесите, като Lean и Six Sigma, могат да помогнат за оптимизиране на работния процес в бизнеса с оглед на ефективността и качеството.
- Резултат: Резултатът е крайният продукт от работния процес; той може да бъде документ, продукт или завършен проект. Уверете се, че резултатът отговаря на спецификациите, като го дефинирате ясно, преглеждате редовно и поддържате силна комуникация и сътрудничество между членовете на екипа, за да постигнете висококачествени резултати.
За да илюстрираме как функционират работните процеси, нека разгледаме диаграмата на типичен процес на заявка за капиталови разходи (CapEx). Всичко започва, когато служител подаде формуляр с подробно описание на заявката си. Този формуляр първо се изпраща на мениджъра на отдела за първоначално одобрение.
След одобрение, заявката се оценява въз основа на необходимите средства, за да се определи подходящият финансов одобряващ орган. След получаване на окончателно одобрение, поисканата информация се прехвърля в счетоводната система. Това може да предизвика допълнителни действия, като покупки или проследяване на разходи.
Този постепенен процес гарантира, че всяка заявка за капиталови разходи се обработва ефективно, отговаря на финансовите контроли и поддържа ясна видимост през целия цикъл на одобрение.
10 примера за автоматизация на работния процес
Автоматизираният работен процес може значително да повиши ефективността и производителността в различни отдели. 66% от специалистите с познания твърдят, че автоматизацията им дава свобода да се фокусират върху по-интересни проекти.
Нека разгледаме десет конкретни примера за автоматизация на работния процес в различни бизнес области.
1. Работен процес на жизнения цикъл на продукта
Животният цикъл на един продукт е пътят, който той изминава от създаването си до излизането си от употреба. Този път обикновено включва четири етапа: въвеждане, растеж, зрялост и спад. Автоматизацията, която изпълнява задачи с минимална човешка намеса, може значително да оптимизира тези етапи.
Автоматизацията може да ускори тестването при пускането на нов продукт, като гарантира неговата функционалност и съвместимост. Тя може също така ефективно да управлява поръчки, запаси и запитвания от клиенти при нарастване на търсенето.
2. Работен процес за обслужване на клиенти
Предимствата на автоматизацията на работния процес са може би най-очевидни в обслужването на клиенти. Чрез автоматизиране на задачи като маршрутизиране на билети, проследяване на разрешаването на проблеми и генериране на отговори, фирмите могат бързо да се справят с проблемите на клиентите и да освободят персонала за по-сложни проблеми.
Можете да създадете автоматизирана система за издаване на билети. Когато клиент подаде запитване, то веднага се превръща в цифров билет, който се присвоява на подходящия агент и дори се изпраща автоматично потвърждение на клиента. Това ускорява времето за отговор и гарантира, че нито един проблем няма да остане нерешен.
3. Работен процес за плащаеми сметки
Отделът „Счетоводство“ отговаря за управлението на изходящите плащания на компанията. Това включва получаване на фактури, проверка на тяхната точност, получаване на одобрения и плащане на доставчици. Традиционно тези процеси са на хартиен носител, подложени на грешки и водят до забавяния и неудовлетвореност.
С автоматизацията той се сканира, преобразува в цифрови данни и автоматично се сравнява с оригиналната поръчка за покупка. Ако всичко съвпада, системата го препраща за одобрение. След одобрение плащането се генерира и изпраща електронно, което елиминира необходимостта от ръчни проверки и пликове.
4. Работен процес за одобрение на разходи
Преглеждането на отчетите за разходите традиционно отнема много време и е силно подложено на човешка грешка, като често включва ръчно въвеждане на данни и работни процеси на хартия. Това натоварва финансовите екипи, забавя възстановяването на разходите и затруднява финансовата прозрачност.
Организациите могат значително да повишат ефективността и точността с автоматизиран работен процес за одобрение на разходи. Например, внедряването на правила за автоматизация като „автоматично одобряване на разходи под 50 долара, препращане на разходи между 50 и 200 долара към ръководителите на екипи и изискване на одобрение от мениджъра за суми над 200 долара“ може да оптимизира процеса. Това освобождава финансовите екипи да се съсредоточат върху задачи с по-висока стойност и гарантира навременното възстановяване на разходите на служителите.
5. Работен процес за назначаване на нови служители
Приемането на нови служители включва събиране на важна информация, възлагане на задачи и осигуряване на положително първо впечатление. Традиционно този процес е ръчен, отнема много време и е податлив на грешки.
Например, когато нов служител приеме предложение за работа, автоматизацията може директно да въведе информацията за него в системите за човешки ресурси, финанси и ИТ без човешка намеса. Приветствените имейли, включително следващите стъпки и необходимите документи, се генерират и изпращат автоматично. Дори планирането на ориентационни срещи и назначаването на ментор могат да бъдат автоматизирани, което освобождава HR отдела да се съсредоточи върху обогатяването на опита на служителите, привличането на най-добрите таланти и насърчаването на приветлива корпоративна култура.
6. Работен процес по изплащане на заплати
Да предположим, че дадена компания има 500 служители. Традиционно изчисляването на заплатите включва ръчно въвеждане на отработените часове, изчисляване на извънредния труд, прилагане на данъчни ставки и генериране на фишове за заплати за всеки служител. Това отнема много време и е податливо на грешки.
За изчисляване на заплатите компанията може да използва софтуера си за автоматизация на работния процес, за да:
- Импортирайте данни за работното време на служителите директно от системи за отчитане на работното време
- Автоматично изчислявайте заплати, извънреден труд и удръжки въз основа на предварително определени правила и данъчни таблици
- Генерирайте фишове за заплати и файлове за директни депозити с едно натискане на бутон
- Създавайте отчети за разходите за труд, данъчните задължения и други показатели за заплатите за анализ
Тази автоматизация спестява безброй часове ръчна работа, намалява грешките и предоставя ценна информация за данните за заплатите.
7. Работен процес за управление на потенциални клиенти
Управлението на потенциални клиенти включва привличане, оценяване и поддържане на интереса на потенциалните клиенти от първоначалния контакт до реализиране на продажбата. Ръчното управление на потенциални клиенти може да отнеме прекалено много време, което намалява ефективността и може да доведе до пропускане на ценни възможности. Автоматизацията подобрява този процес, като се занимава с повтарящи се и трудоемки ръчни задачи. Знаете ли, че компаниите, които се отличават в поддържането на интереса на потенциалните клиенти, генерират с 50% повече потенциални клиенти, готови за продажба, при 33% по-ниски разходи?
Нека вземем за пример SaaS компания, която продава софтуер за управление на проекти. Тази компания може да използва автоматизацията, за да оптимизира процеса си за генериране на потенциални клиенти. Например, когато някой изтегли безплатния шаблон за картографиране на процеси, информацията за него се записва автоматично и се добавя към CRM системата.
В зависимост от типа на изтегления шаблон, на потенциалния клиент може да бъде присвоена конкретна оценка, която показва потенциалния му интерес. Ако оценката му е висока, той веднага се препраща към търговски представител за последващи действия и превръщане в клиент. Това спестява време, гарантира, че никой потенциален клиент не се изпуска, и помага на търговците да се съсредоточат върху превръщането на потенциалните клиенти в клиенти и ангажирането с най-обещаващите потенциални клиенти.
8. Работен процес за сегментиране на абонати
Маркетингът може да използва автоматизацията, за да категоризира аудиторията си в групи според интереси, предпочитания или поведение. Тази персонализирана тактика гарантира, че вашите съобщения достигат до хората в момента, като повишава тяхната значимост и ефективност.
Например, марка за козметика за кожата може да категоризира абонатите си според типа кожа. Хората с мазна кожа ще получават имейли с продукти, подходящи за контрол на мазността, а тези с суха кожа ще получават препоръки за хидратиращи овлажнители. Автоматизацията опростява този процес, като разпределя абонатите в съответната категория въз основа на тяхната информация, като тип кожа или предишни покупки. По този начин компанията може да изпраща целеви имейли, без да бомбардира всички с нерелевантни промоции.
9. Работен процес на продажбения канал
Поддържането на актуална и точна информация за продажбите е от решаващо значение за търговските представители, за да се фокусират върху правилните сделки в подходящия момент. Ръчното проследяване и актуализиране на информацията може да бъде досадно; подобно на пастирството на котки, лесно е да се изгубиш.
Автоматизираният работен процес може да превърне този хаотичен процес в добре смазана машина. Например, представете си, че търговски представител сключва сделка. Вместо ръчно да актуализира полетата за етапа на сделката в CRM системата, системата може автоматично да премести сделката в категорията „сключена-спечелена“, след като договорът бъде подписан електронно. Това гарантира точност, спестява време и предотвратява пропускането на важна информация.
10. Работен процес за управление на жизнения цикъл на клиентите (CLM)
CLM се отнася до разбирането на пътя на клиента – от откриването на вашата марка до превръщането му в лоялен поддръжник. CLM ви помага да начертаете този път, като го разделите на етапи като осведомяване, запознаване с вашия продукт, извършване на покупка, наслаждаване на закупеното и накрая, препоръчване на други хора.
За да улесните това, можете да използвате автоматизация. Например, ако някой прочете вашия блог и се абонира за вашия бюлетин, автоматизацията може да го маркира като „нов ученик“. Ако по-късно той купи нещо, може да го премести в етап „клиент“. Проследявайки тези стъпки, можете да адаптирате вашите съобщения и оферти към всеки клиент, изграждайки по-силни взаимоотношения и превръщайки ги в ентусиазирани фенове.
Внедряване на автоматизация на работните процеси в различни бизнес области
88% от малките и средни предприятия твърдят, че автоматизацията им помага да се конкурират с по-големите компании, като действат по-бързо. Автоматизирането на повтарящи се задачи помага за повишаване на ефективността, осигуряване на последователност и освобождаване на време за по-стратегически дейности. В тази секция ще разгледаме как можете да използвате инструменти за ефективна автоматизация на работните процеси.
ClickUp: Катализатор за настройка на автоматизацията на работния процес
ClickUp е универсален инструмент за управление на работния процес, проекти, екипи, задачи, списъци и документи. В основата му лежи мощен механизъм за автоматизация, който позволява на потребителите да се съсредоточат върху стратегическа работа на по-високо ниво.
ClickUp Automations следва принципа: „Ако се случи това, направи онова“. Той се състои от три основни елемента:
- Тригери: Това са събития или действия, които задействат автоматизацията. Например, създадена е задача, наближава крайният срок или има промяна в статуса.
- Условия: Това са незадължителни критерии, които трябва да бъдат изпълнени, преди автоматизацията да се изпълни. Например, автоматизацията може да се изпълни само ако задачата е възложена на конкретно лице или принадлежи към конкретен проект.
- Действия: Тези задачи се изпълняват автоматично, когато са изпълнени условията и са налице тригери. Това може да включва възлагане на задачи, промяна на крайни срокове, изпращане на известия или актуализиране на потребителски полета.
ClickUp Brain е AI инструмент за автоматизация, който създава персонализирани автоматизирани работни процеси с тригери и действия във всеки пространство, папка или списък.
Ето как да го използвате:
- Отворете вашето пространство, папка или списък
- Кликнете върху „Автоматизации“
- Въведете описание на желаната автоматизация. (Пример: Когато задачата е активна, възложете я на Алекс)
- Кликнете върху „Създаване на автоматизация“
- AI ще предложи автоматизация въз основа на вашето описание. Ако не е перфектно, можете да го модифицирате според нуждите си
- Когато сте доволни, активирайте автоматизацията
Пример: Ако имате няколко активни статуса, AI може да предложи общо действие „Промяна на възложителите на Алекс“. След това можете да посочите точния статус, при който искате да се задейства автоматизацията.
Можете да използвате над 100 готови за употреба шаблона за автоматизация на работния процес на ClickUp, за да внедрите често използвани работни процеси.
Как да разглеждате шаблоните
- Шаблоните се съхраняват в менюто „Автоматизации“ и са групирани в категории като „Преместване“, „Статуси“ и „Създаване“.
- Прилагайте автоматизации към пространства, папки и списъци
- Кликнете върху „Добави автоматизация“, за да отворите модела „Автоматизации“.
Как се създава шаблон за автоматизация?
- Изберете категория от менюто вляво
- Кликнете върху шаблона
- Попълнете необходимата информация
- Кликнете върху „Създаване“
С динамичните възложители на ClickUp можете автоматично да възлагате задачи въз основа на това кой ги е създал, кой ги наблюдава или кой задейства дадено действие.
Как да използвате динамични изпълнители
- Активиране или деактивиране: Администраторите могат да включват или изключват тази функция в настройките на ClickApps.
- Добавяне на изпълнители: Кликнете върху аватара на изпълнителя в изгледа „Задачи“ и изберете допълнителни изпълнители.
- Премахване на назначени лица: Насочете курсора върху аватара на назначеното лице и кликнете върху иконата x.
- Преразпределяне: Насочете курсора върху аватара на назначеното лице и кликнете върху иконата „Преразпредели“.
- Сортиране по възложители: Сортирайте задачите по няколко възложители в изгледите „Списък“ и „Табло“.
- Филтриране по възложители: Филтрирайте задачите по няколко възложители в изгледа „Задачи“
Най-доброто в тази функция е, че тя автоматично уведомява екипите, когато отговорностите се променят.
Можете да възлагате задачи на подходящия човек и да гарантирате, че актуализациите се споделят своевременно, като предварително определите изпълнители и наблюдатели за задачи в рамките на конкретно местоположение чрез проектните преки пътища на ClickUp.
С автоматизацията на имейлите на ClickUp можете автоматично да изпращате имейли въз основа на конкретни действия, да държите клиентите в течение, да изпращате напомняния за задачи, да информирате партньорите за напредъка на проектите и да отговаряте своевременно на обратната връзка от клиентите.
Как се създават автоматизирани имейли в ClickUp?
- Активирайте автоматизацията и имейл ClickApps: Уверете се, че те са активирани в настройките на работното ви пространство
- Преминете към пространството, папката или списъка: където искате да се приложи автоматизацията
- Създайте нова автоматизация: Отидете в Автоматизации>Преглед>Имейл
- Изберете тригер: Изберете кога да бъде изпратено имейлът (например, когато бъде създадена задача)
- Персонализирайте имейла: Задайте подател, получател, тема и текст. Използвайте променливи като име на задача, краен срок и др.
- Създайте автоматизацията: Запазете настройките си
С функцията за одит на ClickUp можете да преглеждате действията, предприети за автоматизация, да откривате конкретни промени с подробна информация за местоположението, да правите корекции и да поддържате контрол над работното си пространство.
Какви събития се проследяват в аудитните логове?
- Потребителски дневник: Влизания, промени в ролите, покани за потребители и др.
- Регистър на задачите: Създаване, изтриване, редактиране на задачи, промени в отговорниците и др.
Как да получите достъп и да търсите в аудиторските регистри
- Кликнете върху аватара на работното си пространство в горния ляв ъгъл
- Изберете аудитни регистри
- Изберете раздела „Потребител“ или „Задача“, за да видите желания дневник
- Използвайте филтрите вдясно, за да търсите по: Дата Статус на потребителя (Успешен/Неуспешен)
- Дата
- Потребител
- Статус (успех/неуспех)
- Дата
- Потребител
- Статус (успех/неуспех)
Аудитните регистри на ClickUp са идеални за достъп до изчерпателна история на всички автоматизирани дейности на едно централно място.
Друга полезна функция на автоматизацията на работния процес с изкуствен интелект на ClickUp е, че можете да добавяте персонализирани полета, генерирани от изкуствен интелект, към вашите задачи и проекти. Задействайте актуализации на персонализирани полета въз основа на конкретни събития и позволете на изкуствения интелект да ги попълни с ценна информация, като обобщения на задачи, актуализации на проекти, анализ на данни и нагласи на клиентите.
Накрая, ClickUp предлага интеграции и уебхукове за свързване на любимите ви приложения. Можете да създадете унифициран работен процес и да автоматизирате задачите на платформи като HubSpot, GitHub и Twilio. Можете също да създадете персонализирани уебхукове за интегриране с всеки друг инструмент.
Предимства на използването на ClickUp Workflow Automation
Възможностите за автоматизация на работния процес на ClickUp предлагат мощна комбинация от простота и мощност. Удобният за ползване интерфейс позволява на екипите да създават персонализирани процеси, от делегиране на основни задачи до сложни многоетапни операции.
- Автоматизацията на ClickUp освобождава екипите от рутинни задачи, предоставяйки им повече време за стратегическа, високоценна работа и по този начин подобрява ефективността
- Автоматизираните работни процеси минимизират грешките и гарантират последователно изпълнение на задачите
- С автоматизираните зависимости и напомняния на ClickUp екипите могат да поддържат ясен преглед на проекта, като предотвратяват забавяния и затруднения
- Видимостта на проектите в реално време, автоматизираните известия и коментарите в ClickUp държат всички информирани, като насърчават сътрудничеството и продуктивната работна среда
- Автоматизираното задаване на задачи и проследяване на напредъка в ClickUp създават ясна рамка за индивидуалните отговорности, като по този начин насърчават чувството за принадлежност в екипите
Ето какво казва Дерек Клементс, маркетинг мениджър в BankGloucester, за използването на автоматизацията на работния процес с ClickUp:
Мога бързо да въвеждам всяка задача и проект, които ми са възложени, с начални дати, крайни срокове и бележки. След това мога да настроя автоматизация, така че всеки път, когато настъпи началната дата, задачата автоматично да се добавя към текущия ми списък с проекти.
Мога бързо да въвеждам всяка задача и проект, които ми са възложени, с начални дати, крайни срокове и бележки. След това мога да настроя автоматизация, така че всеки път, когато настъпи началната дата, задачата автоматично да се добавя към текущия ми списък с проекти.
Чести пречки при автоматизацията на работния процес и как да ги преодолеете
Автоматизацията на работния процес може да донесе значителни ползи на бизнеса, но също така може да бъде трудна за внедряване. Нека разгледаме някои от често срещаните предизвикателства и съвети за преодоляването им.
1. Вашите служители може да се съпротивляват на внедряването на автоматизация на работния процес
Това може да се дължи на страх от загуба на работа, затруднения при адаптирането към новите технологии или предпочитание към познатите ръчни процеси.
За да преодолеете това, можете да:
- Обяснете как автоматизацията е от полза за всички, включително по отношение на сигурността на работните места и повишената ефективност
- Включете служителите в процеса на изграждане на отговорност
- Уверете се, че служителите са добре подготвени да използват новата система чрез добре обмислени програми за обучение
2. Интегрирането на автоматизацията на работния процес със съществуващите системи може да бъде трудно
Това често се дължи на несъвместими формати на данни, системни архитектури и протоколи за сигурност.
За да преодолеете това предизвикателство, можете да:
- Започнете с по-малко критични процеси, за да идентифицирате потенциални проблеми
- Създайте карти на данните, за да осигурите безпроблемно прехвърляне на данни между системите
- Използвайте готови конектори, предлагани от съвременния софтуер за управление на работния процес
3. Несъответствията в данните могат да нарушат автоматизацията
Когато данните, въведени в автоматизираните системи, са несъвместими или неточни, това може да доведе до грешки в резултатите и процесите. Например, ако инструментът за автоматизация на продажбите разчита на неточни данни за клиентите, той може да генерира грешни отчети, да изпраща неточни съобщения или да дава погрешни препоръки.
За да преодолеете това предизвикателство, можете да:
- Задайте правила за събирането, съхранението и използването на данни
- Поправете грешките и несъответствията в данните си
- Уверете се, че данните са точни и пълни
- Следете качеството на данните, за да откривате проблемите навреме
4. Може да се наложи да автоматизирате работни процеси, които използват чувствителни данни.
Нарушенията на сигурността на данните и неоторизираният достъп могат да компрометират чувствителните данни във вашите автоматизирани работни процеси.
За да преодолеете това предизвикателство, можете да:
- Използвайте надеждни мерки за сигурност като криптиране и контрол на достъпа
- Обучете служителите по отношение на сигурността на данните
- Бъдете в крак с актуалните заплахи за сигурността и използвайте функциите за сигурност на платформата
Ускорете работните процеси на вашия екип с ClickUp
Автоматизацията на работните процеси вече не е футуристична концепция, а практичен инструмент, който може да революционизира дейността на вашия бизнес. От оптимизиране на финансовите процеси до оптимизиране на продажбите, потенциалните приложения са огромни, а ползите са неоспорими. Повишена ефективност, намалени грешки, по-бързи срокове за изпълнение и анализи, базирани на данни, са само началото.
ClickUp е интуитивна платформа за автоматизация на работния процес, която дава възможност на компании от всякакъв мащаб да проектират и внедряват работни процеси, съобразени с техните уникални нужди.
Не забравяйте, че автоматизацията на работния процес дава възможност на вашия екип да реализира пълния си потенциал.
Готови ли сте да трансформирате бизнеса си с автоматизация на работните процеси? Започнете с ClickUp още днес!