Колко пъти сте седнали да започнете проект и сте си помислили: „Чакай... къде е брифингът?“ Или по-лошо – претърсили сте имейли, чат разговори и разпръснати бележки, за да съставите такъв?
Това е разочароващо, забавя всички и убива инерцията. И тук на помощ идват автоматизациите!
В това ръководство ще ви покажем как да автоматизирате творческите брифинги с ChatGPT. Като бонус ще разгледаме и автоматизацията с ClickUp, приложението за всичко, свързано с работата. 🔁
Да започнем!
⭐ Представен шаблон
Започвате нова кампания, но се губите сред разпръснати бележки, безкрайни имейли и неясни цели? Използвайте шаблона за творчески брифинг на ClickUp, за да съберете всичко на едно място. С вградени полета за цели, обхват и етапи, този шаблон улеснява съгласуването на заинтересованите страни, проследяването на обратната връзка и стартирането на проекти с яснота от първия ден.
Как да използвате ChatGPT за автоматизиране на творческите брифинги
Креативният бриф е кратък документ, който определя посоката на маркетингов или креативен проект.
Традиционно екипите по продажби и маркетинг създават тези брифинги ръчно, попълвайки формуляри, разменяйки имейли и форматирайки всичко в документ. Това отнема много време и е податливо на несъответствия.
Автоматизацията променя това. Вместо да пишете всеки бриф от нулата, можете да използвате ChatGPT за маркетинг, за да:
- Събирайте подробности за кампанията чрез формуляр
- Изпратете автоматично тази информация до ChatGPT чрез платформа за автоматизация (като Make, Zapier или Power Automate).
- Позволете на ChatGPT да превърне необработените данни в изпипан творчески бриф.
- Доставяйте брифинга директно в работното си пространство – като ClickUp, Google Docs, имейл или друг софтуер за управление на творчески проекти.
След като го настроите, всяка нова заявка за кампания автоматично генерира готов за употреба творчески бриф без никакви допълнителни усилия.
Сега нека разгледаме как да използваме изкуствения интелект за автоматизация на маркетинга.
Стъпка 1: Идентифицирайте събитията, които предизвикват реакция
Първо, решете кога трябва да се генерира творчески брифинг. Често срещани тригери са:
- Подадена е нова форма за участие в кампания (Google Forms, Typeform, Airtable)
- Нов проект, създаден или актуализиран в AI маркетингови инструменти като ClickUp
- Формуляр за регистрация на клиент, подаден във вашата CRM система
- Планиран тригер (например, генериране на брифинги за повтарящи се месечни кампании)
🧠 Интересен факт: Думата „робот“ произлиза от чешката дума robota, която означава принудителен труд или тежка работа. Тя е въведена в пиесата от 1921 г. R. U. R. ( Rossum’s Universal Robots ), в която се представя как машините заменят човешките работници.
Стъпка 2: Структурирайте събирането на данни
Преди ChatGPT да може да създаде брифинг, ще ви е необходим структуриран начин за събиране на подробности за кампанията. Започнете с заместването на ръчните формуляри за попълване с ClickUp Forms.
Можете дори да използвате изкуствен интелект за проучване на пазара и да създадете специален формуляр за всяка кампания или клиент, в който да въведете името на проекта, целите, целевата аудитория, резултатите, бюджетите, графиците и тона.
- Отидете в списъка си в ClickUp (напр. „Креативна кампания“).
- Кликнете + Виж → Форма
- Създайте полета за цялата необходима информация: Име на проекта/кампанията Цели и задачи Целева аудитория Ключови резултати Бюджет и график Насоки за бранда или тон на изразяване
- Име на проект/кампания
- Цели и задачи
- Целева аудитория
- Ключови резултати
- Бюджет и график
- Насоки за бранда или тон на изразяване
- Публикувайте формуляра и копирайте линка за споделяне.
- Име на проект/кампания
- Цели и задачи
- Целева аудитория
- Ключови резултати
- Бюджет и график
- Насоки за бранда или тон на изразяване
Това гарантира, че всяко подаване е стандартизирано, като предоставя на ChatGPT последователна информация.
🔍 Знаете ли? В големите агенции брифингът не винаги се пише от творците. Често той идва от акаунт планиращите, чиято работа е да разберат дълбоко както марката, така и аудиторията, преди екипът да започне да разработва идеи.
Стъпка 3: Свържете се с платформа за автоматизация
След това изберете инструмент за автоматизация на работния процес, като Make (Integromat), Zapier или Microsoft Power Automate. Тези инструменти ви позволяват да свържете отговорите от формулярите си с ChatGPT.
Например:
- Тригер: „Нова задача в папка xyz в ClickUp“ (подаване на формуляр)
- Действие: „Изпратете тези данни до ChatGPT чрез API“
Платформите за автоматизация улесняват съпоставянето на отговорите във формулярите с подсказките, които ChatGPT ще получи. За този наръчник ще използваме Make.
Първо, трябва да свържете ClickUp с Make, за да може данните да се вливат автоматично в работния процес. Ето как:
1. Регистрирайте се или влезте в Make.com
2. Създайте нов сценарий (автоматизиран работен процес)
3. Добавете ClickUp като тригер
- Изберете Наблюдавай задача или Наблюдавай подаване на формуляр
- Свържете своя акаунт в ClickUp, като създадете уебхук и следвате указанията на екрана.
- Изберете списъка, в който подадените от вас формуляри създават задачи.
- Настройте тригера да се задейства при създаването на нова задача (отговор на формуляр).
🧠 Интересен факт: Автоматизацията съществува в музиката от векове. Пианата, изобретени в края на 19 век, можеха да изпълняват цели песни с помощта на перфорирани хартиени ролки, автоматизирайки забавлението много преди появата на цифровите технологии.
Стъпка 4: Изпратете данни до ChatGPT чрез Make
Сега е време да използвате ChatGPT за създаване на съдържание.
Преди да се свържете, ще ви е необходим API ключът на OpenAI (това е, което позволява на Make.com да комуникира с ChatGPT).
Как да получите ключа си за OpenAI API
1. Отидете на уебсайта на OpenAI 2. Влезте в профила си 3. В настройките на профила си потърсете API ключове 4. Кликнете върху Създаване на нов секретен ключ
💡 Съвет от професионалист: Копирайте и поставете API ключа на сигурно място. Това е еднократно визуализиране, така че след като затворите прозореца, няма да видите ключа отново.
Върнете се в Make.com и направете това.
1. Добавете HTTP или OpenAI модул във вашия сценарий.
- Използвайте HTTP → Направете заявка, ако искате да се свържете директно с API
- Или изберете предварително създадения OpenAI модул (ако е наличен).
2. Когато ви бъде поискано, поставете API ключа, за да свържете своя OpenAI акаунт. Сега сте свързани!
Тук автоматизацията става „интелигентна“. Вместо да пишете ново подсказване всеки път, създавате ясен шаблон за подсказване с заместващи символи, които извличат подробности от вашата форма (например ClickUp Form, Typeform или Google Form).
📌 Пример за подсказка:
Създайте творчески брифинг въз основа на следните подробности:
Име на проекта: {{Име на проекта}}
Цели на проекта: {{Цели}}
Целева аудитория: {{Целева аудитория}}
Резултати: {{Резултати}}
Времева линия: {{Timeline}}
Бюджет: {{Budget}}
Тон/Насоки/Предпочитания за стил: {{Насоки}}
Тук заместващите символи {{Project Name}}, {{Objectives}} и др. автоматично ще бъдат запълнени с действителните стойности, които вашият екип или клиент въвеждат във формуляра.
Всеки път, когато се подава нова форма в ClickUp (или в който и да е инструмент, към който сте се свързали), Make записва отговорите от формата, форматира данните в шаблона за подсказване и ги изпраща до ChatGPT чрез вашата API връзка.
След задействането ChatGPT незабавно обработва информацията и връща добре подбрана творческа задача, съобразена с подробностите на проекта.
💡Съвет от професионалист: Когато настройвате модула, изберете модел ChatGPT (напр. GPT-5) и настройте параметрите:
- Температура: Регулирайте креативността (по-ниска = по-прецизна, по-висока = по-творческа)
- Максимален брой символи: Контролирайте дължината на брифинга
Стъпка 5: Създайте документ в ClickUp с брифинга
След като ChatGPT създаде творческия бриф, може да се чудите какво да правите с него. Ръчното копиране и поставяне противоречи на целта на автоматизацията.
Нека автоматизираме последната стъпка, за да доставим брифинга директно там, където екипът ви се нуждае от него.
- Добавете модула „Създаване на документ“ на ClickUp в Make, както направихте в стъпка № 3.
- Изберете родителското местоположение (същия списък или специална папка „Документи“).
- Използвайте резултатите от ChatGPT като съдържание на документа.
- Динамично задайте заглавието (напр. Креативен брифинг – {{Име на проекта}})
По този начин всяка кампания автоматично получава свой собствен съхранен и споделяем творчески бриф в ClickUp Docs.
🔍 Знаете ли, че... През 80-те години на миналия век фабриките започнаха да използват програмируеми логически контролери (PLC), които позволяваха машините да бъдат препрограмирани за различни задачи, вместо да бъдат фиксирани за един процес.
Примери за подсказки на ChatGPT за автоматизация на творческите брифинги
Сега, след като видяхте как работи ChatGPT, ще ви трябват и подсказки, които да го насочват към създаването на структурирани и полезни брифинги. Ето няколко примера, които можете да адаптирате към вашия творчески процес:
1. Приемане на кампания → Пълен бриф
Създайте творчески брифинг за маркетингова кампания, като използвате следните подробности:
Проект: {{campaign_name}}, Цели: {{objectives}}, Аудитория: {{audience}}, Резултати: {{deliverables}}, График: {{timeline}}, Бюджет: {{budget}}, Насоки: {{guidelines}}.
Форматирайте в раздели: Общ преглед, Цели, Аудитория, Резултати, График, Бюджет.
2. Брифинг, съобразен с тона
Вие сте стратег по брандинг. Създайте творчески брифинг въз основа на следните подробности: {{form_data}}.
Брифът трябва да следва професионален, но приятелски тон, в съответствие с {{brand_guidelines}}.
Включете предложение за слоган и три идеи за тема на кампанията.
3. Брифинг за многоканална кампания
От този вход {{form_data}} генерирайте творчески брифинг, който включва резултати, пригодени за различни канали (социални медии, имейл, блог, платени реклами).
Подчертайте специфичните за канала цели, прозренията за аудиторията и препоръчителните съобщения, съобразени с всеки канал.
📖 Прочетете също: Безплатни шаблони за календар с съдържание за социални медии
Ограничения при използването на ChatGPT за творчески брифинги
Когато разчитате на ChatGPT за генериране на творчески брифинги, е важно да сте наясно с неговите ограничения. Ето пет основни ограничения, които трябва да имате предвид:
- Непоследователен глас на марката: Резултатите от ChatGPT могат да варират значително в зависимост от формулировката или структурата на подсказката, което затруднява поддържането на последователен тон в кампаниите.
- Ограничена стратегическа проницателност: Макар и добър в форматирането и езика, ChatGPT няма истинска пазарна проницателност. Той не може да интерпретира тенденции или да предложи практична стратегия, както би направил човешки маркетинг специалист.
- Липса на креативност и оригиналност: идеите, генерирани от изкуствен интелект, често се сближават с познатото, а не са наистина нови; човешкият опит все още усъвършенства нюансите и оригиналността.
- Халюцинации и дезинформация: Понякога ChatGPT може уверено да генерира неточна или измислена информация, което изисква бдителна проверка на фактите.
- Риск от прекомерна зависимост от когнитивните способности: Прекомерната употреба на изкуствен интелект в рекламата и творческите задачи може да потисне човешкото мислене, подкопавайки дълбокото чувство за принадлежност, критичното мислене и автентичните прозрения в маркетинговата работа.
🔍 Знаете ли? Някои брифинги включват настроени табла, цветови палитри и дори плейлисти. Агенциите вярват, че споделянето на настроение чрез визуални или музикални средства може да обедини творческия екип по-бързо, отколкото само с думи.
🎥 В това видео ще видите как да използвате изкуствен интелект за маркетинг — от практични инструменти до стратегии за действие, предоставяни в реално време.
Организирайте лесно вашите творчески брифинги с помощта на ClickUp
ClickUp за маркетингови екипи е приложението, което обединява всичко необходимо за работата, комбинирайки задачи, документи, чат, табла и изкуствен интелект в едно унифицирано работно пространство.
Чуйте мнението на Челси Бенет от Lulu Press, настоящ потребител:
Платформата за управление на проекти е от съществено значение за маркетинговия екип и ние я обичаме, защото ни помага да поддържаме връзка с другите отдели. Използваме ClickUp буквално всеки ден, за всичко. Тя е била много полезна за нашия творчески екип и е направила работния им процес по-добър и по-ефективен.
Платформата за управление на проекти е от съществено значение за маркетинговия екип и ние я обичаме, защото ни помага да поддържаме връзка с другите отдели. Използваме ClickUp буквално всеки ден, за всичко. Тя е била много полезна за нашия творчески екип и е направила работния им процес по-добър и по-ефективен.
Само ChatGPT може да създава брифинги, които липсват контекст или позициониране на марката. С ClickUp получавате структурирани, споделяеми брифинги, свързани с вашите проекти.
Нека видим как това прави създаването на брифинги по-интелигентно и по-съвместно. 👀
Оптимизирайте творческите брифинги
Макар ChatGPT да предлага съдържание, генерирано от изкуствен интелект, то не се интегрира естествено в работните процеси на вашия проект. Екипите често все още трябва да разпространяват брифингите ръчно, да назначават рецензенти или да актуализират проследяващите проекти.
ClickUp Automations премахва това препятствие.
Например, когато творчески брифинг се качи в ClickUp Docs, ClickUp Automations може да задейства работния процес, който автоматично създава задачата за дизайн, назначава арт директора за рецензент и актуализира статуса на задачата на „В процес“.
След това маркетинг мениджърът получава напомняне за крайния срок, което поддържа целия цикъл на брифинга в движение.
След това, с ClickUp Integrations, този бриф може да бъде незабавно съхранен в Google Drive, свързан с кампания в HubSpot или прехвърлен в инструмент за визуален дизайн като Figma.
Други примери за автоматизация включват:
- Уведомете заинтересованите страни: Уведомете маркетинг мениджъра, когато брифът е финализиран, за да може да съгласува графиците на кампанията.
- Генериране на подзадачи: Разделете брифинга на подзадачи за дизайнерски концепции, чернови на текстове и одобрения на ресурси автоматично.
- Проследявайте напредъка: Преместете брифинга в „Готов за стартиране“, след като всички свързани задачи са изпълнени.
- Събиране на обратна връзка: Изпратете напомняне на рецензентите, ако обратната връзка не бъде добавена в рамките на два дни от възлагането на задачата.
- Архивиране на брифинги: съхранявайте завършените брифинги в специална папка, след като кампаниите стартират, за бъдеща справка.
🚀 Предимство на ClickUp: С ClickUp Brain и Autopilot Agents не само автоматизирате стъпки, а координирате цели работни процеси. Опишете какво ви е необходимо на прост английски език, например „Създайте бриф за блог за „Как да правим маркетинг в Reddit“ и го възложете на ръководителя на маркетинга. ”
ClickUp Brain генерира незабавно брифинга, докато Autopilot Agent възлага задачата, определя крайни срокове и предлага следващи действия – всичко това автоматично, в едно работно пространство.
Централизирайте и сътрудничете
ClickUp Docs съхранява всички творчески брифинги на едно място, което улеснява достъпа до тях, организирането им и прякото им свързване с работата по кампанията.
Например, когато творческият бриф за нова видео реклама се изготвя в ClickUp Docs, проектният мениджър може да маркира редактора в документа, за да потвърди сроковете. В същото време копирайтърът добавя черновата на сценария в отделна секция.
Тъй като това е един и същ динамичен документ, актуализациите остават видими за всички, без да се създава хаос с версиите.
Членовете на екипа могат да коментират, да предлагат редакции и да проследяват историята на версиите. Можете също да организирате брифинги, активи и бележки с папки, персонализирани полета и превключватели, създавайки структурирани, лесни за навигация документи, които се намират в обединено работно пространство.
🤩 Бонус: С ClickUp Brain изготвянето и усъвършенстването на брифинги става още по-бързо. Можете да накарате AI да пише директно в документа, за да обобщи входните данни за кампанията, да преформулира раздели, да разшири идеите или да превърне бележките в практически планове.
✅ Опитайте тази подсказка: Създайте творчески брифинг с подробен план за кампания в социалните медии, промотираща нашата нова екологична бутилка за вода. Включете целта на кампанията, целевата аудитория, ключовите послания, предложените канали, график и съображения за бюджета. Добавете нова перспектива към него.
Използвайте изкуствен интелект в цялото си работно пространство
Въпреки че вече сте видели част от възможностите на ClickUp Brain в Docs и Automations, това е само малка част от цялостните му възможности.
За разлика от ChatGPT, който генерира съдържание изолирано, ClickUp Brain разполага с пълния контекст на вашите проекти, задачи, документи и свързани приложения, което го прави по-интелигентен, по-бърз и най-добрата алтернатива на ChatGPT.
Ето и някои други примери за използване на изкуствен интелект:
- Получавайте отговори незабавно: Влезте в работното си пространство с AI Knowledge Manager. Задавайте въпроси като „Какви бяха основните цели на кампанията в YouTube?“ или „Кои брифинги се позовават на новите указания за марката?“ и получавайте незабавни, точни отговори с пълен контекст.
- Създавайте съдържание, специфично за дадена роля: Създавайте пълни творчески брифинги, обобщения на кампании или готови за клиенти предложения с AI Writer for Work в стила на вашата марка. Можете също да усъвършенствате съобщенията, да разширявате разделите или да превеждате съдържанието.
🚀 Предимство на ClickUp: ClickUp Brain MAX отива още по-далеч. Това е вашият специален AI спътник за настолен компютър, достъпен където и да работите. Той обединява:
- Данни от ClickUp
- Свързани приложения
- Големи езикови модели (ChatGPT, Claude, Gemini)
- Търсене в интернет
Brain MAX елиминира разрастването на изкуствения интелект, като централизира контекста, търсенето, автоматизацията и създаването.
Имате нужда да проверите напредъка на дадена кампания? С ClickUp Brain MAX можете да търсите всички свързани задачи, да изтегляте дизайнерски файлове от Figma и да изготвите кратко резюме на напредъка. Щом сте готови, можете да споделите резюмето директно в ClickUp Chat, като държите екипа си в течение, без да напускате работното пространство.
Изпълнявайте творческите брифинги на автопилот
ClickUp Autopilot Agents действат като съотборници, задвижвани от изкуствен интелект, и поддържат всичко в движение без постоянни проверки.
С Prebuilt Autopilot Agents можете да:
- Седмичен отчет: Публикувайте обобщение на всички активни брифинги, включително крайни срокове, етапи на преглед и чакащи одобрения.
- Дневен отчет: Споделете кратко резюме на новите подадени документи, ревизии и завършени брифинги, за да поддържате екипа в синхрон.
- Team StandUp: Автоматично генерирайте актуализации за това, върху какво се работи, кои брифинги са в процес на преглед и къде има пречки.
- Агент за автоматични отговори: Отговаряйте незабавно на често задавани въпроси като „Кои брифинги чакат преглед на дизайна?“ като извличате реални данни от работното си пространство.
И не сте ограничени само до това. Персонализираните агенти на Autopilot ви позволяват да адаптирате работните процеси още повече.
Например, можете да настроите агент, който:
- Създавайте задачи от идеи, родени по време на мозъчна атака в ClickUp Whiteboards.
- Автоматично актуализира брифингите със статуса на обратната връзка
- Маркирайте просрочените брифинги за приоритетно обработване.
Научете повече за автоматизирането на маркетинговите и творческите процеси тук:
Наблюдавайте и анализирайте показателите на проекта
Таблото на ClickUp ви дава възможност да виждате в реално време всички ваши творчески брифинги, кампании и дейности на екипа. С планираните отчети можете автоматично да изпращате периодични актуализации по имейл на заинтересованите страни директно от всяко табло.
Освен това AI Cards добавя интелигентност към вашите табла, за да:
- Обобщете дейността: Получавайте незабавни актуализации за напредъка на кампанията, изпълнението на задачите и приноса на екипа.
- Изпълнителни резюмета: Създавайте обзорни доклади на високо ниво за ръководството, включително важни събития и състоянието на проекта.
- Персонализирани отчети: Задавайте конкретни въпроси на изкуствения интелект, като „Кои брифинги са просрочени?“ или „Какви са пречките за тази седмица?“
📮 ClickUp Insight: 30% от работниците смятат, че автоматизацията може да им спести 1-2 часа седмично, а 19% смятат, че тя може да им освободи 3-5 часа за задълбочена и концентрирана работа.
Дори и тези малки спестявания на време се натрупват: само две часа спестени седмично се равняват на над 100 часа годишно – време, което може да бъде посветено на творчество, стратегическо мислене или личностно развитие. 💯
С AI агентите на ClickUp и ClickUp Brain можете да автоматизирате работните процеси, да генерирате актуализации на проекти и да превърнете бележките си от срещи в практически следващи стъпки – всичко това в рамките на една и съща платформа. Няма нужда от допълнителни инструменти или интеграции – ClickUp ви предоставя всичко необходимо за автоматизиране и оптимизиране на работния ви ден на едно място.
💫 Реални резултати: RevPartners намалиха разходите си за SaaS с 50% чрез консолидиране на три инструмента в ClickUp – получавайки обединена платформа с повече функции, по-тясно сътрудничество и единен източник на информация, който е по-лесен за управление и мащабиране.
Ускорете процесите с шаблони
Готов за употреба и лесен за използване, шаблонът за творчески брифинг на ClickUp помага на екипите да дефинират и управляват творчески проекти на едно ясно и структурирано място.
Ето как това подпомага ежедневната ви работа:
- Запишете целите на кампанията, подробности за аудиторията, графици и бюджети в един структуриран документ.
- Добавете раздели за целеви ключови думи и бележки за оптимизация, за да улесните управлението на SEO проектите.
- Свържете брифинга директно със задачите, за да могат дизайнерите, писателите и мениджърите да са в синхрон по отношение на следващите стъпки.
- Създайте пространства за мозъчна атака, които насърчават екипите да прилагат различни техники за генериране на идеи.
- Поддържайте яснота при одобряването, като маркирате рецензентите и проследявате одобренията в Doc.
Централизирайте творческите брифинги с ClickUp
Автоматизирането на творческите брифинги с ChatGPT може да спести ценно време, но не е цялостно решение: контекстът може да се изгуби, актуализациите да се разпръснат и да се наложи ръчно проследяване.
ClickUp елиминира тези изолирани структури, като обединява вашите задачи, документи, табла и изкуствен интелект в едно работно пространство. С ClickUp Brain получавате интелигентна помощ от изкуствен интелект за обобщения, съдържание и прозрения, докато ClickUp Automations се грижи за повтарящите се стъпки.
Защо да не направите следващата стъпка и да съберете цялата си творческа работа на едно място? Регистрирайте се в ClickUp още днес!