Вие сте потънали в планирането на спринтовете за следващата седмица, когато динг!, *още един имейл ви изважда от работа. 📧
Но не е само едно. Пощенската ви кутия е препълнена с имейли: линк към документ, актуализация на задача и бюлетин, за който не помните защо сте се абонирали.
Notion Mail обещава да разреши този ежедневен проблем, като обедини електронната поща с работното ви пространство. Gmail обаче не е точно остарял; той е бърз, надежден и все още е предпочитан от милиони хора.
И така, кой печели в това съревнование между Notion Mail и Gmail? Нека разберем. 🎯
Какво е Notion Mail?
Notion Mail е интегриран инструмент за електронна поща, който оптимизира управлението на електронната поща директно в работната среда на Notion. Той ви позволява да преглеждате, изпращате и организирате имейли директно, без да напускате платформата.
Инструментът свързва вашия Gmail акаунт, за да синхронизира комуникацията с задачите. Можете да вграждате имейли в страници, да ги свързвате със задачи или да превръщате низове от съобщения в изпълними елементи.
🔍 Знаете ли, че... 77% от маркетолозите, работещи с имейли, споделят, че персонализирането на темата на писмото подобрява директно ефективността на имейла.
Функции на Notion Mail
Ето някои функции на този софтуер за управление на имейли, които могат да повишат производителността. 💁
Функция № 1: Автоматично етикетиране, задвижвано от AI
Можете да настроите Notion AI да маркира автоматично входящите имейли, като използвате прости, подобни на човешките инструкции. Просто попитайте: „Маркирай имейлите, изпратени директно до мен, а не бюлетини“, и той ще се задейства.
След като сте ги маркирали, можете да създадете персонализирани изгледи в страничната лента, като организирате имейлите по различни критерии – от подател до спешност. Това е умен начин да контролирате пощенската си кутия, извън обичайните папки и филтри.
🔍 Знаете ли, че... През август 1991 г. астронавтът Шанън Лусид изпрати първия имейл от космоса на борда на космическата совалка „Атлантис“ , използвайки софтуера AppleLink.
Функция № 2: Свойства и филтриране в стил база данни
Както и останалата част от Notion, Notion Mail третира имейлите като данни. Можете да добавяте свойства към всеки имейл (например статус, приоритет или дори етикети) и след това да сортирате, групирате или филтрирате въз основа на тях.
Имате нужда да проследявате последващи действия или да запазите съобщения с висок приоритет на видно място? Няма проблем. Можете да филтрирате по всичко: изпращач, ключови думи, прикачени файлове или вашите персонализирани свойства.
Функция № 3: Богато форматиране и писане, подпомагано от изкуствен интелект
Написването на имейли в Notion Mail е като създаването на документ в Notion. Можете да използвате заглавия, отметки, бележки и дори цветове.
Това улеснява организирането на мисли, споделянето на задачи за действие или просто прави вашето съобщение по-привлекателно, особено за комуникацията в екипа.
Освен това Notion AI извлича данни от работното ви пространство, за да ви помогне да напишете AI имейл отговори, които звучат като вас или вашата марка. Можете дори да го настроите да предлага автоматично отговори при получаване на имейли и да подобрите писането си.
Цени на Notion Mail
- Безплатен план
- Плюс: 12 $/месец на потребител
- Бизнес: 24 $/месец на потребител
- Enterprise: Персонализирани цени
(Notion Mail е достъпна като част от плана ви за Notion, а не като отделен абонамент)*
🧠 Интересен факт: Проверката на имейли може буквално да ви отнеме дъха. Екранната апнея е състояние, при което несъзнателно задържате дъха си, докато четете съобщения, особено стресиращи такива. Това е реално явление, което нарушава концентрацията и енергията ви.
Какво е Gmail?
Gmail е широко използваната платформа за електронна поща на Google, създадена за бърза и надеждна комуникация с мощни функции за търсене и интелигентна организация. Тя улеснява безпроблемната комуникация с функции като търсене в електронната поща и филтриране на спам.
Инструментът се свързва с други услуги на Google, като Google Drive, Calendar и Meet, и е достъпен чрез уеб браузъри, мобилни приложения и имейл клиенти на трети страни.
Gmail също поддържа множество акаунти и предлага оптимизирано преживяване в пощенската кутия.
🧠 Интересен факт: Терминът „електронна поща“ е използван за първи път през 1979 г. от американския програмист Шива Аядурай, който твърди, че е изобретил ранна версия на системата, която използваме днес. Твърдението му е спорно, но терминът се е наложил.
Функции на Gmail
Ето някои функции на Gmail, които можете да разгледате. 👇
Функция № 1: AI отговори и почистване на пощенската кутия
Най-новият трик на Gmail е контекстно-ориентираната помощ при писане от Gemini, неговият AI асистент. Това спестява много време, когато пощенската ви кутия е препълнена и трябва да поддържате разговорите.
Можете също да настроите автоматично препращане на платформата.
Имате нужда от пролетно почистване? Помолете Gemini да изтрие „всички непрочетени промоции от миналата година“ или да архивира бюлетини, които вече сте прегледали. Асистентът се занимава с тези досадни задачи, за да не губите време в кликване върху „изтрий“.
📖 Прочетете също: Етикет за чат в екип на работното място за оптимално сътрудничество
Функция № 2: Безпроблемно планиране и гъвкаво показване
Когато имейл започне да навлиза в територията на календара, Gmail го забелязва. Появява се малък панел с вашите свободни слотове, готов за поставяне в нишката. Клиентите избират час, вие кликвате „Потвърди“ и календарите на всички се актуализират.
Освен това получавате гъвкави опции за преглед.
Изберете изглед по подразбиране, удобен или компактен, за да поберете колкото искате съобщения на екрана. Активирайте панела за преглед, за да четете съобщенията, докато преглеждате списъка. По-малко кликвания, по-бързо сортиране.
📖 Прочетете също: Как да използвате Google Chat за ефективна комуникация в екипа
Функция № 3: Стабилна организация на имейлите и управление на задачите
Етикетите действат като папки, но са по-добри. Можете да маркирате един имейл с няколко етикета, да ги кодирате с цветове и да скриете тези, които не ви трябват днес. Звездичките маркират всичко важно, а филтрите автоматично скриват спама и нещата с ниска приоритетност.
И с едно докосване можете да превърнете имейл в задача, която ще се появи в Google Tasks и в календара ви. Крайните срокове, напомнянията и последващите действия пътуват с вас; нищо не се губи между приложенията.
Цени на Gmail
- Безплатен план
- Business Starter: 7 USD/месец на потребител
- Бизнес стандарт: 14 USD/месец на потребител
- Business Plus: 20 $/месец на потребител
- Enterprise: Персонализирани цени
(Цените на Gmail са включени в ценовите планове на Google Workspace)*
🔍 Знаете ли, че... През 2012 г. екипът на Барак Обама проведе над 50 теста на темите на имейлите, за да оптимизира процента на даренията. Най-успешната тема? Само една дума: „Здрасти“.
Notion Mail и Gmail: сравнение на функциите
Ако сравнявате Notion Mail и Gmail, за да опростите комуникацията, очевидно е, че те подхождат по различен начин. Единият се фокусира върху интеграцията и персонализацията на работната среда, докато другият се отличава с изкуствен интелект и надеждност.
Нека разгледаме какво отличава двата инструмента за продуктивност на електронната поща. ⚒️
| Критерии | Notion Mail | Gmail |
| Поддръжка на платформата | Уеб, приложение за Mac | Уеб, Android, iOS, десктоп клиенти като Outlook, Apple Mail и Thunderbird |
| Поддръжка на акаунти | Работи само с Gmail или Google акаунти. | Поддържа Gmail и външни акаунти чрез IMAP/POP |
| Интерфейс и дизайн | Изчистен интерфейс в стила на Notion, блок редактор, персонализирани изгледи в стила на база данни | Класически интерфейс на Gmail, персонализирани теми и низове от разговори |
| Организация на пощенската кутия | Персонализирани „изгледи“ с филтри и групиране, автоматични етикети с изкуствен интелект и без споделена пощенска кутия. | Етикети, категории като „Основни“, „Социални“ и „Промоции“, персонализирани филтри, раздели и обединена пощенска кутия. |
| AI функции | AI за организиране, етикетиране, изготвяне на отговори, препращане към страници в Notion | Gemini AI за изготвяне на чернови, обобщаване, търсене и предложения за срещи |
| Интеграции | Дълбока интеграция с Notion Calendar и Notion workspace, @mentions за Notion страници | Интеграция с Google Workspace, включително Calendar, Drive, Meet, Chat, Docs, Sheets и други |
| Клавишни комбинации | Командна лента (CMD/CTRL+K); поддържат се повечето Gmail преки пътища; не е изцяло клавиатурно ориентирана | Разширени клавишни комбинации; оптимизирани за напреднали потребители |
| Автоматично архивиране и отлагане | Без автоматично архивиране след изпращане и без функция „изпрати и отложи“. | Налични са функции за изпращане и архивиране, отлагане, изпращане и отлагане, както и напомняния. |
| Уникални функции | Notion блок редактор в имейла, @mention Notion страници, персонализирани изгледи на пощенската кутия | Конфиденциален режим, Smart Compose, емоджи реакции (мобилни), поддръжка на външни акаунти, най-доброто търсене в своя клас |
| Цени | Наличен е безплатен план; платените планове започват от 12 USD/месец на потребител (Mail е в пакет с други приложения на Notion). | Наличен е безплатен план; платените планове започват от 7 USD/месец на потребител (Gmail се предлага в пакет с платените планове на Google Workspace). |
📖 Прочетете също: Най-добрите алтернативи и конкуренти на Notion
Функция № 1: Организация на имейлите
Поддържането на пощенската ви кутия подредена започва с начина, по който са организирани имейлите. Нека видим как всеки инструмент се справя с това.
Notion Mail
Notion Mail е изцяло насочен към персонализиране. Можете да създавате свои собствени етикети като „Клиенти“, „Бюлетини“ или „Спешно“ и да оставите AI да ги сортира автоматично. Той е гъвкав и може да се адаптира към нишови работни процеси, като ви позволява да създавате „мини пощенски кутии“ в основната си пощенска кутия.
Gmail
Gmail също предлага солидни инструменти за организация – например етикети, филтри и категории – но голяма част от тях са ръчни. Той е надежден, но по-малко динамичен, ако искате нещо по-адаптивно или задвижвано от AI.
🏆 Победител: Notion Mail за своите разширени опции за персонализиране и организация.
🧠 Интересен факт: Когато Gmail стартира, той предлагаше 1 GB безплатно пространство за съхранение, което беше около 500 пъти повече от конкурентите по това време. Хората помислиха, че това е шега за 1 април, защото стартира на 1 април.
Функция № 2: Изкуствен интелект и автоматизация
Нека разгледаме как и двата инструмента използват AI и автоматизация, за да направят имейла по-интелигентен и по-бърз.
Notion Mail
Notion Mail взема AI в имейла на сериозно.
Той може да създава чернови на имейли, да генерира умни отговори, да обобщава теми и дори да приоритизира това, което попада първо в пощенската ви кутия.
Инструментът поддържа и повторно използваеми фрагменти и автоматизира повтарящи се задачи, което го прави по-скоро помощник в работния процес, отколкото просто имейл клиент.
Gmail
Gmail има вградени интелигентни функции като филтриране на спам, интелигентни отговори и напомняния за последващи действия. Те са надеждни, но по-малко персонализирани, по-подходящи за общо ползване, отколкото за сложни работни процеси.
С Gemini Gmail предлага AI-базирана помощ за писане, обобщаване и разбиране на контекста, макар че все още изглежда по-скоро като добавка, отколкото като вграден инструмент за работния процес.
🏆 Победител: Notion Mail за автоматизация на работния процес и разширени възможности за персонализиране.
Функция № 3: Интеграция и екосистема
Нека видим как всеки инструмент се вписва в по-широката работна среда и екосистема от приложения.
Notion Mail
Notion Mail се интегрира плътно с пакета Notion, включително календара, документите и проектите. Можете да препращате към страници в Notion в имейли и да планирате срещи от пощенската си кутия. Все още обаче не е възможно да свързвате имейли директно с бази данни в Notion, което ограничава по-задълбочената интеграция.
Gmail
Интеграциите на Gmail процъфтяват в екосистемата на Google.
Всичко от Google Calendar до Drive и Meet е на един клик разстояние. Това е особено полезно за екипи, които вече използват Google Workspace.
🏆 Победител: Gmail за по-широката и по-зряла интеграция с Google Workspace и други инструменти.
🔍 Знаете ли, че... Изразът „умора от имейли “ се превърна в официална тема на проучване по време на пандемията, тъй като дистанционната работа направи пощенските кутии по-натоварени и емоционално изтощителни от всякога.
Функция № 4: Сигурност и поверителност
Сигурността е важна, особено в пощенската ви кутия. Ето как всеки инструмент защитава вашите данни.
Notion Mail
Notion Mail е сигурна, с SOC 2 Type 1 и HIPAA съответствие. Но наскоро премахна криптирането от край до край след придобиването на Skiff, което разочарова някои потребители, заинтересовани от поверителността.
Gmail
Gmail е лидер в областта на зрялата сигурност на корпоративно ниво. Получавате двуфакторна автентификация (2FA), разширена защита от фишинг и редовни кръпки за сигурност.
Но като продукт на Google, критиците на поверителността често посочват неговия бизнес модел, базиран на реклами.
🏆 Победител: Gmail за неговата усъвършенствана сигурност и надеждност.
Notion Mail и Gmail в Reddit
Все още не можете да се решите? Може би тези реални отзиви от Reddit ще ви помогнат!
Въпреки че няма конкретни теми, в които да се сравняват двете, ето какво казва един потребител за Notion Mail:
Първото ми впечатление е, че това ми прилича на Notion и ми се струва по-функционално в сравнение с други Gmail приложения, които съм пробвал в миналото. Мисля, че това до голяма степен се дължи на възможностите за персонализиране на изгледите (филтри, групиране, свойства)... В момента единственото, което ме обърква, е дали свойствата са универсални или са свързани само с един изглед? Изглежда, че постоянно виждам свойствата „Приоритет“ и „Статус“, които според мен трябва да са едно и също нещо. Просто не съм сигурен колко са стандартни за приложението/системата.
Първото ми впечатление е, че това ми прилича на Notion и ми се струва по-функционално в сравнение с други Gmail приложения, които съм пробвал в миналото. Мисля, че това до голяма степен се дължи на възможностите за персонализиране на изгледите (филтри, групиране, свойства)... В момента единственото, което ме обърква, е дали свойствата са универсални или са свързани само с един изглед? Изглежда, че постоянно виждам свойствата „Приоритет“ и „Статус“, които според мен би трябвало да са едно и също нещо. Просто не съм сигурен колко са стандартни за приложението/системата.
Макар че някои потребители споменават, че това е алтернатива на Gmail:
След като тествах новия Notion Mail, мисля, че сме го разбрали погрешно. Това не е наистина нова електронна поща, която променя живота – просто е алтернатива на Gmail... Изглежда много по-добре. Дава ви прост преглед на вашата поща. Помага ви да сортирате имейлите с автоматични етикети (изгледи). Но това е всичко... Ще го използвам, тъй като няма реални недостатъци – но докато не видим интеграция между Notion Mail и Notion бази данни, няма сериозни причини да го използваме.
След като тествах новия Notion Mail, мисля, че сме го разбрали погрешно. Всъщност това не е нова пощенска програма, която променя живота – просто е алтернатива на Gmail... Изглежда много по-добре. Предоставя прост преглед на пощата ви. Помага ви да сортирате имейлите с автоматични етикети (изгледи). Но това е всичко... Ще го използвам, тъй като няма реални недостатъци – но докато не видим интеграция между Notion Mail и Notion бази данни, няма сериозни причини да го използваме.
Запознайте се с ClickUp – най-добрата алтернатива на Notion Mail и Gmail
Не можете да се решите между персонализацията на Notion Mail и надеждността на Gmail? Може би е време да спрете да избирате между пощенските кутии.
ClickUp е универсалното приложение за работа , което комбинира управление на проекти, документи и комуникация в екип, всичко в една платформа — ускорено от AI автоматизация и търсене от ново поколение.
Нека видим как този инструмент за управление на задачи по електронна поща се сравнява с тези два инструмента. ⚖️
ClickUp е номер 1: Управление на проекти чрез имейл
Имейлите и управлението на проекти не винаги вървят ръка за ръка. Може да получите заявка от клиент по имейл, да прескочите към задачата си, за да я регистрирате, да маркирате колега в канала за комуникация, за да я проследи, и след това да забравите в кой раздел е прикаченият файл.
ClickUp Email Project Management елиминира този проблем.
Инструментът за управление на проекти чрез имейл буквално вкарва пощенската ви кутия в работния ви процес.
- Елиминирайте таксата за превключване, като изпращате и получавате имейли директно от работното си пространство.
- Предприемете действие веднага, като превърнете съобщенията в задачи в ClickUp.
- Привлечете вниманието на съответните членове на екипа, като ги маркирате.
- Намалете ръчния труд, като настроите автоматични отговори за различни тригери.
Да предположим, че сте част от отдалечен стартъп екип, който се занимава с привличането на клиенти. Клиент ви изпраща няколко въпроса и искания по имейл. Просто свържете имейла с задача в ClickUp, възложете я на свой колега и прикачете всички relevante файлове.
Вече имате набор от фиксирани инструменти за електронна поща? Не е нужно да се отказвате от тях.
Интеграцията на ClickUp с Gmail ви позволява да превърнете пощенската си кутия в инструмент за продуктивност. Можете да създавате задачи директно от Gmail, да прикачвате имейли към съществуващи задачи и дори да коментирате задачи, използвайки съдържанието на имейли.
Това улеснява записването на важни заявки, разпределянето на работата и определянето на крайни срокове в реално време.
Можете също да настроите ClickUp Automation, за да задействате създаването на задачи или отговори по имейл въз основа на активността в Gmail.
Интеграцията между ClickUp и Outlook предлага на потребителите на Microsoft същия оптимизиран работен процес. Можете също да отговаряте на имейли или да изпращате такива от ClickUp, като използвате адреса си в Outlook.
Вижте какво казва Саманта Денгейт, старши проектен мениджър, за Diggs, използвайки ClickUp:
Преди ClickUp, срещите и обменът на имейли водеха до черна дупка, в която някои неща оставаха незабелязани и без внимание. Поради това задачите не се преглеждаха навреме и никой не знаеше как върви творческото развитие. Сега всички в екипа могат ясно да виждат кога са крайните срокове за действие, да чатят и да си сътрудничат в рамките на задачите.
Преди ClickUp, срещите и обменът на имейли водеха до черна дупка, в която някои неща оставаха незабелязани и без внимание. Поради това задачите не се преглеждаха навреме и никой не знаеше как върви творческото развитие. Сега всички в екипа могат ясно да видят кога са крайните срокове за действие, да чатят и да си сътрудничат в рамките на задачите.
Предимство на ClickUp № 2: Контекстуална AI помощ
Докато Gmail и Notion разполагат с AI-базирани асистенти, ClickUp преосмисля начина, по който се извършва работата, чрез специално създаден AI, който отива далеч отвъд вашата пощенска кутия.
ClickUp Brain е невронният AI двигател на платформата за управление на работата.
За разлика от общите AI асистенти, ClickUp Brain е вграден директно във вашите работни процеси и предлага интелигентна, контекстуална поддръжка за проекти, документи и екипи.
Да предположим, че ръководите пускането на продукт на пазара и се занимавате с десетки различни задачи: проучване на пазара, чернови на текстове, одобрение на дизайна и обратна връзка от заинтересованите страни. ClickUp Brain се включва като ваш AI Knowledge Manager, за да намира незабавно подходящи документи или актуализации.
Просто попитайте: „Каква е последната версия на графика за стартиране?“ и тя ще ви предостави точно това, от което се нуждаете.
След това той действа като ваш AI проектен мениджър, обобщавайки напредъка по проекта, създавайки актуализации за екипа и генерирайки чернови на съдържание за маркетинговата кампания. С над 100 вградени AI инструмента, специфични за различните роли, ClickUp Brain ускорява вашия работен процес.
На върха е ClickUp AI Notetaker, асистент за срещи, който прави всеки разговор значим, дори когато не сте в стаята.
Да предположим, че вашият UX екип има среща за обратна връзка със заинтересованите страни. По време на срещата AI Notetaker транскрибира цялата разговор в реално време, записвайки всяка точка от обратната връзка.
До края на разговора Notetaker вече е генерирал обобщение, идентифицирал ключови действия и възложил задачи като „преразглеждане на wireframes“ или „актуализиране на потребителския поток“ на подходящите членове на екипа в ClickUp.
Предимство на ClickUp № 3: Инструменти за сътрудничество
Докато ClickUp Brain се занимава с автоматизацията, инструментите за сътрудничество на ClickUp поддържат всички на една и съща страница.
Нека започнем с ClickUp Chat, вграден център за съобщения, който съхранява разговорите на вашия екип точно там, където се извършва работата.
Например, да предположим, че вашият маркетинг екип обсъжда идеи за кампания в чат канал и някой предлага: „Да проведем проучване за обратна връзка от клиентите“. Можете да превърнете това съобщение в задача, да я възложите, да зададете краен срок и да я свържете с вашия списък с кампании за второто тримесечие, без да напускате чата!
Освен това, ClickUp Brain обобщава цели чат низове, предлага следващи стъпки и дори предоставя кратко резюме, ако се включите късно в чата. Ръководителите на екипи могат също да провеждат бързи аудио или видео разговори с SyncUps.
Нуждаете се от бързи отговори на въпроси и не знаете къде да ги намерите? Просто попитайте един от AI Autopilot Agents и няма да се налага да чакате колегата си, който се намира на пет часови зони разстояние, да ви отговори.
Искате нещо за по-структурирано сътрудничество, като създаване на предложение или изготвяне на материали за въвеждане?
ClickUp Docs заема централно място.
Сътрудничество с екипа ви в реално време с помощта на ClickUp Docs
Да предположим, че сте проектен мениджър, който пуска нов продукт. Отваряте ClickUp Doc, за да изготвите план за пускането. Докато пишете, можете да вмъкнете списък със задачи с крайни срокове, да маркирате вашия дизайнер, за да одобри макетите, и да добавите табло Kanban, което показва напредъка в реално време.
Екипът може да работи заедно, да коментира, редактира, форматира и проследява промените.
А с персонализирани, готови шаблони за всичко – от предложения до екипни уикита, никога няма да започвате от нулата. Имате нужда от бърз достъп? Docs Hub улеснява намирането на всичко.
📮ClickUp Insight: Почти 42% от специалистите предпочитат електронната поща за комуникация в екипа. Но това има своята цена. Тъй като повечето имейли достигат само до избрани колеги, знанията остават фрагментирани, което затруднява сътрудничеството и бързото вземане на решения.
За да подобрите видимостта и ускорите сътрудничеството, използвайте приложение за работа като ClickUp, което превръща вашите имейли в изпълними задачи за секунди!
Оптимизирайте комуникацията на работното място с ClickUp
Когато става въпрос за Gmail и Notion Mail, правилният избор зависи от вашите приоритети. Искате ли изпитаната екосистема на Gmail или свежия подход на Notion Mail към минималистична, фокусирана комуникация?
Но ето как стоят нещата: нито една от двете не обработва нищо друго освен имейли.
Тук на помощ идва ClickUp, приложението за всичко, свързано с работата. То свързва вашата пощенска кутия, задачите, файловете и бележките от срещи с AI и инструменти за сътрудничество, помагайки за създаването на яснота сред екипите по всички въпроси, свързани с работата.
Защо да чакате? Регистрирайте се безплатно в ClickUp още днес! ✅