За днешните екипи подобряването на комуникацията е от решаващо значение за поддържането на връзка и продуктивност.
Тъй като служителите прекарват средно 20 часа седмично в използване на инструменти за дигитална комуникация, изборът на комуникационни системи, които поддържат сътрудничеството е от съществено значение. Ефективните инструменти за сътрудничество улесняват обмяната на идеи и споделянето на актуална информация за проектите.
Един от тези инструменти е Google Chat, който се е развил от Google Hangouts и Google Talk в мощен център за комуникация. Като част от Google Workspace, той предлага гъвкава платформа за текстови разговори и видеоконференции.
Как работи Google Chat и как може да подобри комуникацията в екипа ви? Разбирането на неговите функции ще ви покаже как се сравнява с други приложения за групов чат за екипи.
Разбиране на Google Chat
Google Chat е комуникационна услуга, която поддържа връзка между хората и подобрява сътрудничеството в екипа. Независимо къде се намирате – в различни офиси или на различни континенти – тя служи като централен хъб за директни съобщения, групови чат стаи, споделяне на файлове и видеоразговори.
Можете също да споделяте файлове и връзки към Google Docs за бърза обратна връзка, което го прави идеален за неформални дискусии и вземане на важни решения. Освен това работи както на устройства с Android, така и на устройства с iOS.
Това, което отличава Google Chat, е интеграцията на инструменти, базирани на изкуствен интелект. Например, можете да получавате предложения за съобщения, базирани на изкуствен интелект, в зависимост от контекста на разговора. Използвайки изкуствен интелект, Google Chat подобрява комуникацията и производителността по следните начини:
- Интелигентен отговор: генерира предложения за отговори и автодопълва съобщенията, което спестява време и намалява грешките.
- Контекстуална информация: Предлага подходящи подробности, като информация за срещи и прикачени файлове.
- Подобрения на шума и видеото: Намалява фоновия шум и регулира качеството на видеото по време на срещи.
- Приоритизиране на низове: Подчертава важните съобщения за ефективно наваксване
Интеграции на Google Chat
Google Chat се интегрира безпроблемно с други приложения от пакета Google Workspace, като Google Docs, Google Slides и Google Drive.
Тази функционалност позволява лесно споделяне, коментиране и сътрудничество в реално време. Тя помага на екипите да работят заедно, без да превключват между различни платформи, което спестява значително време.
Една от най-забележителните функции е интеграцията на Google Chat в приложението Gmail, което го прави достъпен директно от интерфейса на електронната поща. Тази функция намалява превключването между приложенията и съхранява цялата комуникация – чрез електронна поща или директни съобщения – в един прозорец.
Освен това Google Chat се интегрира с различни комуникационни приложения на трети страни за бизнеса. Тези интеграции позволяват на екипите да внесат инструменти като Trello, Asana и други директно в работното си пространство, като поддържат всичко синхронизирано.
Сега, когато вече разбирате как работи Google Chat, нека ви помогнем да настроите този инструмент.
Първи стъпки с Google Chat
За да започнете да използвате Google Chat, изтеглете приложението от App Store за iOS или Google Play Store за Android. След като го инсталирате, влезте с вашия Gmail адрес и можете да започнете да чатите на различни устройства.
Google Chat в Gmail
Google Chat е вграден и в Gmail, което ви позволява да имате достъп до разговорите директно от пощенската си кутия в Gmail. След като го активирате, в лявата част на Gmail ще видите раздела „Чат“, който улеснява преминаването от управление на имейли към участие в разговори, и то на едно място.
За разлика от самостоятелното приложение Google Chat, тази интеграция предлага по-фокусиран чат интерфейс без отвличащи вниманието имейли.
Google Chat в уеб приложението
Не е необходимо да изтегляте нищо, за да имате достъп до уеб версията. Просто посетете chat.google.com, влезте с вашия Gmail адрес и използвайте Google Chat както в мобилните или настолните приложения. Интерфейсът на уеб приложението може да се различава леко, но всички ваши чатове, пространства и задачи ще се синхронизират безпроблемно между платформите.
Запознаване с функциите на Google Chat
След като настроите приложението, е лесно да се научите да използвате Google Chat. Най-добрият начин да се запознаете с него е да проучите основните му функции. Опитайте да започнете нов чат, да създадете пространства за групови разговори и да споделяте файлове директно в чатовете.
Една особено полезна функция е възможността да разпределяте задачи в рамките на пространствата, което помага на екипите да поддържат организация и да управляват проектите ефективно.
След като изпълните тези основни стъпки, можете да разгледате как Google Chat се интегрира с останалата част от Google Workspace.
Интеграция на Google Meeting и Google Workspace
Какво е чат приложение без инструмент за срещи? То е като хляб без масло! Тук на помощ идва Google Meet.
Google Chat и Google Meet работят в перфектна хармония – независимо дали чатите в група или планирате видео чат, интеграцията прави всичко това без усилие.
С опциите на Google Meet, интегрирани в Google Chat, можете лесно да превърнете чат разговор в видеоконференция.
Освен това, ако вече използвате Google Workspace, Google Chat естествено допълва инструменти като Google Docs, Slides и Drive. Той ви позволява да споделяте файлове, да сътрудничите и да коментирате документи – дори по време на чат – без да напускате разговора.
Имате ли файлове в Google Drive, които трябва да споделите? Просто плъзнете и пуснете файловете или използвайте интеграцията с Google Drive, за да качите документи директно в чата. Страхотно, нали?!
Предимства и недостатъци на Google Chat
Няма перфектен инструмент, нали? Нека видим какво прави Google Chat победител и къде може да се наложи да се направи някаква фина настройка.
Положителната страна: предимствата на Google Chat
- Безпроблемна интеграция: с приложения като Google Docs, Google Meet и Google Drive имате всичко необходимо на едно място.
- Леснота на използване: Благодарение на изчистения интерфейс не се нуждаете от наръчник, за да се ориентирате в него.
- Силата на изкуствения интелект: Изкуственият интелект на Google ви помага да управлявате задачи, да възлагате действия и дори да улавяте важни съобщения, които може да сте пропуснали.
- Мултиплатформен: Независимо дали използвате мобилното приложение, приложението за настолен компютър или уеб версията, можете лесно да останете свързани от всяко устройство.
Недостатъците на Google Chat
- Липса на богати опции за форматиране: Ако сте свикнали да добавяте малко цвят в съобщенията си, може да ви липсват някои разширени опции за форматиране на текст.
- Ограничени възможности за персонализиране: За разлика от приложения като Microsoft Teams, нямате толкова много възможности за персонализиране на вашето преживяване.
- Прекалено много известия: Понякога изглежда, че Google Chat иска да ви уведомява за всяко дихание на някого. Ще искате да промените настройките си, за да избегнете разсейването.
По-добра алтернатива на Google Chat
Google Chat е страхотен, но може да не е най-добрият вариант за тези, които се нуждаят от повече.
ClickUp — инструмент за управление на проекти и сътрудничество — добавя малко допълнителен вкус към продуктивността. Той предлага усъвършенствани комуникационни инструменти, проектирани с оглед на управлението на проекти, което го прави идеално решение за екипи, търсещи алтернативи на Google Chat.
ClickUp Chat
ClickUp Chat обединява комуникацията и управлението на работата на едно място.
За разлика от Google Chat, който се фокусира предимно върху съобщенията, ClickUp Chat съхранява разговорите и задачите по проектите на едно място. Членовете на екипа могат да превключват между чатове и задачи в един и същ работен поток за управление на проекти, без да губят фокус или контекст.
С Chat вече можете да създавате задачи директно от чат низове и да стартирате чат съобщения от задачи. С възложените задачи, свързани с подходящи чат низове, никой няма да загуби контекста.
Освен това, благодарение на AI интегрирана в Chat, можете да получавате бързи отговори на въпроси, да настройвате автоматизация и бързо да намирате свързани задачи и чатове.
Искате да направите съобщение, което членовете на екипа да могат бързо да намерят по-късно? Просто използвайте опцията Публикации, за да създадете публикация, която лесно може да се намери.
И това не е всичко. SyncUps в ClickUp Chat ви позволява да стартирате аудио или видео разговор от всеки чат канал или DM.
Интеграция с Google Chat
ClickUp също се интегрира с Google Chat, което позволява на потребителите да получават известия директно в средата на Google Chat. Тази интеграция поддържа известия от ClickUp за дейности като създаване на задачи, промени в назначените лица, актуализации на статуса на задачите, нови прикачени файлове и коментари.
Интеграцията работи във всички планове на ClickUp, но е предимно еднопосочна, което означава, че потребителите не могат да създават или променят задачи в ClickUp от Google Chat.
Както можете да видите, ClickUp комбинира чат, управление на проекти и видео съобщения. Това го прави силен конкурент за екипи, които търсят ефективна комуникация, като същевременно поддържат работата организирана и изпълнима.
Прочетете също: 17 най-добри интеграции на приложението Slack
Други функции на ClickUp
Освен функцията за чат, ClickUp включва и различни други функции, които подпомагат ефективната работа в екип.
ClickUp Clips ви позволява да записвате и споделяте видеосъобщения директно в платформата. Тази функция е особено полезна за обясняване на сложни теми или предоставяне на визуални инструкции.
За разлика от традиционния чат, където обясненията могат да се изгубят в превода, Clips ви позволява да предадете съобщението си ясно и визуално.
Например, можете да използвате Clips, за да въведете нови членове в екипа, като запишете серия от кратки видео уроци. Можете да демонстрирате визуално ключови процеси, което води до по-бързо въвеждане и по-малко последващи въпроси.
Изследванията също потвърждават ефективността на видеото за целите на обучението. Според проучване на Forrester Research, близо 65% от клиентите на доставчиците на видео услуги използват видео решения за обучение и подготовка на персонала си. Това подчертава важността на включването на атрактивни видео функции във вашия набор от комуникационни инструменти.
Освен това ClickUp ви предлага и възможност да създавате задачи от коментари и да ги разпределяте, като използвате @mentions и готови за употреба шаблони за комуникационни планове.
С всеобхватния подход на ClickUp вашият екип може да комуникира, да управлява задачи и да бъде в крак с проектите. Това го прави силна алтернатива на Google Chat и потенциално жизнеспособна алтернатива на Google Workspace.
Чуйте от Розана Хунгрия, проектен мениджър, как функцията Chat е помогнала на нейния екип:
ClickUp премести всички комуникации от различни канали, като имейли, чатове и WhatsApp, на едно място. Така че знаете къде да отидете, за да намерите нужната ви информация .
ClickUp премести всички комуникации от различни канали, като имейли, чатове и WhatsApp, на едно място. Така че знаете къде да отидете, за да намерите нужната ви информация .
Донесете чата там, където е важно, с ClickUp!
Google Chat е полезен инструмент за комуникация за тези, които вече са част от екосистемата на Google Workspace. ClickUp обаче е най-доброто решение за екипи, които се нуждаят от по-комплексни възможности за комуникация и управление на проекти.
ClickUp Chat безпроблемно свързва разговорите с проектите. Това гарантира, че дискусиите се превръщат директно в изпълними задачи, без риск важни точки да се изгубят в отделен инструмент за съобщения.
Една забележителна функция, Clips, подобрява това преживяване, като предоставя визуални съобщения. Тези съобщения са идеални за обясняване на сложни идеи или предоставяне на подробна обратна връзка. Това е само една от многото възможности, които правят ClickUp мощна алтернатива.
Освен това, благодарение на интеграциите си със Slack и Google Chat, ClickUp ви помага да свършите всичко от едно комбинирано приложение за работа.
Доказателството е в резултатите – защо да не опитате ClickUp и да видите какво работи най-добре за вашия екип? Регистрирайте се в ClickUp още днес!