„Изглежда добре! Само няколко малки промени преди петък“ – точно такъв имейл получавате, когато се надявате на бързо одобрение.
Сега трябва да сравните новите заявки с договореното от миналата седмица, да определите към кой краен срок се отнасят и да прецените какво е реалистично да изпълни екипът ви. Все още не сте написали отговор.
Това време се натрупва. Служителите, участвали в полево експериментално проучване на Microsoft Research, са прекарвали средно 11,7 часа седмично в работа с имейли преди началото на проучването. Изследователите изчислиха, че онези, които са използвали Copilot в повече от половината от седмиците на проучването, са прекарвали с 3,6 часа по-малко седмично в работа с имейли.
Това е значително намаляване на времето, прекарано в управлението на пощенската кутия.
Въпреки това, за да приложите изкуствения интелект при написването на вашите имейли, трябва да вземете няколко решения. Може би се нуждаете от помощ, за да се ориентирате в дълъг разговор с клиент, да съставите стандартен отговор или да идентифицирате заявки, по които екипът ви трябва да предприеме действия. Всяка задача изисква различен контекст и проверки. Обобщението трябва да отразява най-новия краен срок, а отговорът – това, което действително можете да обещаете.
Това ръководство обхваща начините за използване на изкуствен интелект при изготвянето на имейли в Gmail, Outlook, чат-асистентите и ClickUp, като включва практични съвети и примери. Ще научите как да изберете какво да делегирате, как да предоставите на изкуствения интелект достатъчно контекст, за да създаде полезен чернови вариант, и как да превърнете имейл запитванията в задачи, които екипът ви може да проследява.
Накратко: Използването на изкуствен интелект при работа с имейли може да ви помогне да обобщавате кореспонденции, да приоритизирате съобщения, да изготвяте чернови на отговори, да подготвяте последващи действия и да идентифицирате задачи. Предоставете на асистента съответната история на кореспонденцията, желания от вас резултат и указания относно тона. Сравнете резултата с оригиналните съобщения, особено по отношение на дати, цени и ангажименти. При деликатни разговори напишете свой собствен чернови вариант и използвайте изкуствения интелект, за да го усъвършенствате. Прехвърлете договорените заявки в системата за задачи на екипа си с потвърдени отговорници и крайни срокове.
Какво включва използването на изкуствен интелект при изготвянето на имейли?
Използването на изкуствен интелект при изготвянето на имейли означава да позволите на модел с изкуствен интелект да се занимава с конкретни задачи през целия цикъл на имейла. Изкуственият интелект се намира във вашата пощенска кутия, като Gemini в Gmail или Copilot в Outlook. Или се намира в свързан инструмент, като ChatGPT, Claude или ClickUp Brain². Той се различава от изкуствения интелект за имейл маркетинг, който персонализира кампаниите, изпращани до хиляди абонати. Това ръководство обхваща индивидуалните и екипните имейли, които запълват работния ден.
Пет задачи съставляват по-голямата част от работата:
- Четене: Обобщавайте дълги кореспонденции и идентифицирайте решения, дати и заявки. Прикачвайте файлове само когато асистентът има достъп до тях
- Триаж: Предлага кои съобщения изискват внимание въз основа на крайните срокове, изпращачите и приоритетите, които сте задали
- Създаване на чернова: Подгответе отговор или ново съобщение, като използвате вашите инструкции, съответния контекст и предпочитания тон
- Проследяване: Идентифицирайте неотговорените запитвания сред наличните съобщения, изготвяйте напомняния и съставяйте обобщения
- Превръщане на заявки в задачи: Извличайте действия за изпълнение и предлагайте отговорни лица и крайни срокове, когато те са посочени в кореспонденцията. Създавайте задачи чрез поддържана интеграция или ги преглеждайте и прехвърляйте сами
Започнете с повтаряща се задача от съществуващата ви рутина за управление на имейли, като например обобщаване на кореспонденцията с клиент преди седмичната среща. Сравнете резултата с оригиналните съобщения, преди да се доверите на него.
В собственото ръководство на ClickUp се разглежда контекстуалният метод, използван в стъпка 3, на практика, чрез три имейла, които хората се страхуват да напишат:
Кои задачи, свързани с имейлите, трябва да делегирате на изкуствения интелект?
Резюметата, предложенията за приоритизиране и рутинните чернови са полезни отправни точки, тъй като можете да ги сравните с оригиналните съобщения. За деликатни имейли, като например обратна връзка или извинение, обмислете да напишете първия чернови вариант сами и да помолите изкуствения интелект да го прегледа.
Изследването помага да се обясни тази разлика, макар че не предоставя класификация по отделни задачи.
Полевият експеримент на Microsoft, представен в увода, обхвана 7 137 служители от 66 компании. Изследователите изчислиха, че при всички, на които е бил предоставен достъп до Copilot, времето, прекарано в работа с имейли, е намаляло с 1,3 часа на седмица. По-високата оценка, посочена в увода, се отнася за редовните потребители. Тези резултати подкрепят потенциала на изкуствения интелект да намали като цяло работата с имейли, а не доказват, че обобщаването спестява повече време от съставянето на чернови.
В проучване, в което участваха 1 100 професионалисти, участниците оцениха поздравителни съобщения, за които им беше казано, че са написани с различна степен на помощ от изкуствен интелект.
Наблюдаваме противоречие между възприятията за качеството на съобщението и възприятията за изпращача. Въпреки положителните впечатления за професионализъм при писането с помощта на изкуствен интелект, мениджърите, които използват изкуствен интелект за рутинни комуникационни задачи, излагат на риск своята надеждност, когато използват средно до високо ниво на помощ от изкуствен интелект.
Наблюдаваме противоречие между възприятията за качеството на съобщението и възприятията за изпращача. Въпреки положителните впечатления за професионализъм при писането с помощта на изкуствен интелект, мениджърите, които използват изкуствен интелект за рутинни комуникационни задачи, излагат на риск своята надеждност, когато използват средно до високо ниво на помощ от изкуствен интелект.
Наблюдаваме противоречие между възприятията за качеството на съобщението и възприятията за изпращача. Въпреки положителните впечатления за професионализъм при писането с помощта на изкуствен интелект, мениджърите, които използват изкуствен интелект за рутинни комуникационни задачи, излагат на риск своята надеждност, когато използват средно до високо ниво на помощ от изкуствен интелект.
Когато ръководителите използваха минимална помощ от изкуствен интелект, 83% от получателите ги възприемаха като искрени. При интензивна помощ от изкуствен интелект този процент спадна до 40%–52%. Резултатите показват, че за личното възприятие на получателите това колко усилия според тях сте вложили в съобщението може да повлияе на начина, по който го приемат.
При задачи като потвърждение на среща обаче получателят се нуждае предимно от точни подробности, така че можете да използвате изкуствения интелект за първоначален чернови вариант и да проверите фактите, преди да изпратите имейла. Когато изразявате похвала, обратна връзка или извинение, изборът ви на думи също показва колко внимание сте обърнали на човека и ситуацията.
Професорът от Уортън Итън Молик повдигна подобен въпрос за това кои задачи по писането да се делегират в интервю за предаването „On Point“ на WBUR:
Например, можете да използвате изкуствен интелект за написването на оценки за работата. Това е първото нещо, което всеки прави с изкуствен интелект. Но каква е стойността на оценката на работата, когато тя не се извършва от човек? Нали? И ние си задаваме същия въпрос: това ли е нещо, на което хората трябва да отделят време? Важно ли е да напиша препоръчително писмо на ръка? Или това е просто формалност, която трябва да връча на някого? Мисля, че това предизвикателство е нещо като изясняващият аспект на изкуствения интелект: трябва ли човек да участва в процеса?
Например, можете да използвате изкуствен интелект за написване на оценки за работата. Това е първото нещо, което всеки прави с изкуствен интелект. Но каква е стойността на оценката на работата, когато тя не се извършва от човек? Нали? И ние си задаваме същия въпрос: това ли е нещо, на което хората трябва да отделят време? Важно ли е да напиша препоръчително писмо на ръка? Или това е просто формалност, която трябва да връча на някого? Мисля, че това предизвикателство е нещо като изясняващият аспект на изкуствения интелект: трябва ли човек да участва в процеса?
Например, можете да използвате изкуствен интелект за написването на оценки за работата. Това е първото нещо, което всеки прави с изкуствен интелект. Но каква е стойността на оценката на работата, когато тя не се извършва от човек? Нали? И ние си задаваме същия въпрос: това ли е нещо, на което хората трябва да отделят време? Важно ли е да напиша препоръчително писмо на ръка? Или това е просто формалност, която трябва да връча на някого? Мисля, че това предизвикателство е нещо като изясняващият аспект на изкуствения интелект: трябва ли човек да участва в процеса?
Той също така позволи използването на чернови, генерирани от изкуствен интелект, когато някой вече е обмислил въпроса и се нуждае от помощ, за да го изрази. Можете да вземете това решение за всеки имейл поотделно.
Използвайте тази таблица като практична отправна точка, а не като класация на измерената спестена време:
| Задача за имейл | Какво да делегирате | Какво да държите под контрол | Риск за проверка |
| Обобщаване на дълги разговори | Обобщение на решенията, исканията и нерешените въпроси | Проверявайте дати, числа и ангажименти спрямо изходните съобщения | По-късен отговор променя по-ранно споразумение |
| Определяне на приоритетите на съобщенията | Първоначална класация въз основа на посочените от вас приоритети | Прегледайте приоритетните съобщения и прегледайте групите с по-нисък приоритет | Важно запитване от клиент е класирано твърде ниско |
| Стандартни отговори | Чернови за планиране, потвърждения и актуализации на факти | Одобрявайте имена, факти, получатели и обещания, преди да изпратите имейла | В черновия вариант е добавено задължение, с което не сте се съгласили |
| Похвали, обратна връзка, извинения и преговори | Проверка на тона и яснотата на черновия ви текст или предложения за формулировки въз основа на вашите решения | Съдържанието на съобщението и окончателната формулировка | Съобщението звучи общо или представя погрешно вашата позиция |
| Последващи съобщения и обобщения | Обобщения на наличните теми и предложени напомняния | Решете дали все още е необходимо да изпратите последващо писмо и кога да го изпратите | В контекста на асистента липсва отговор или променен краен срок |
| Превръщане на заявките в задачи | Извличайте задачи за изпълнение, както и изрично посочени отговорници или крайни срокове | Потвърдете обхвата, задачите и сроковете, преди да създадете или одобрите задачи | Всяка предложена заявка се счита за одобрена задача |
За агенциите и екипите, работещи с клиенти, тази последна проверка е от съществено значение, когато даден имейл води до допълнителна работа. Преди да възложите задача, потвърдете дали тя попада в рамките на договорения обхват и дали екипът е приел крайния срок.
Кой вид инструмент за изготвяне на имейли с изкуствен интелект е подходящ за вашата работа?
Има три основни подхода, които можете да комбинирате с вече използваните от вас инструменти за продуктивност при работа с имейли.
| Подход | Примери | Контекстът, който изкуственият интелект вижда | Най-добър в | Обърнете внимание на |
|---|---|---|---|---|
| Вграден ИИ за пощенската кутия | Gemini в Gmail, Copilot в Outlook | Вашата пощенска кутия и, при някои планове, вашите файлове | Обобщения, сортиране, бързи отговори | Ограничения за акаунти и формати |
| Самостоятелни чат-асистенти | ChatGPT, Claude, приложението Gemini | Съдържание, което предоставяте или разрешавате да бъде извлечено чрез поддържани връзки | Пренаписване, тон, трудни имейли | Копиране-поставяне и работа с данни |
| AI за управление на работата | Brain² | Достъпни задачи, документи, чат и данни от поддържани свързани приложения | Превръщане на имейлите в проследяема работа | Повече настройки, отколкото е необходимо за една-единствена пощенска кутия |
Вграден ИИ за пощенската кутия: Gemini в Gmail и Copilot в Outlook
Вградената изкуствена интелигентност е лесен начин да започнете, тъй като се намира точно там, където пристигат вашите имейли. В Gmail панелът „Ask Gemini“ може да обобщи дадена кореспонденция и да отговори на заявки като „Създай ми списък със задачи въз основа на този имейл“.
Помогнете ми да напиша чернова на ново съобщение въз основа на подсказка или да усъвършенствам съществуващ текст. В Outlook функцията „Обобщение от Copilot“ обобщава имейл кореспонденцията. Обобщенията могат да включват номерирани препратки, които ви пренасочват към изходния имейл, което улеснява сравняването на дадена подробност с оригинала.
Проблемите се проявяват в изискванията за акаунти и приложения. Достъпът до Copilot зависи от вашия абонамент, версията на Outlook и настройките. Потребителите, отговарящи на изискванията, могат да използват Copilot и с свързани акаунти на трети страни, включително Gmail, Yahoo и iCloud. Функцията за споделяне на акаунти на Microsoft не е достъпна в класическия Outlook за Windows.
Функцията „Draft with Copilot“ изисква HTML, а не обикновен текст, в новите версии на Outlook и Outlook в уеб. Инструкциите на Microsoft за мобилни устройства също посочват, че са необходими поне 100 символа, за да може „Coaching by Copilot“ да ви даде обратна връзка за черновия ви текст. От страна на Google достъпността на Gemini варира в зависимост от функцията, плана, региона и езика; тя не се ограничава само до английски.
Outlook разполага и с функция „Приоритизиране“, която определя нива на приоритет на входящите съобщения. Можете да й дадете инструкции за това какво е важно, например съобщения от вашия мениджър или оплаквания от клиенти. Тя се прилага към имейлите, получени след като я активирате, а не сортира ретроспективно съществуващата ви пощенска кутия. За по-подробна информация относно инструментите на Google вижте това ръководство за използване на Gemini в Gmail.
Подходящо за: Хора, които работят предимно в един имейл клиент и искат да получават обобщения и помощ при изготвянето на чернови, без да сменят инструмента.
Пропуснете това, ако: Основната ви нужда е да координирате задачите в екипа. Сама по себе си помощта при управлението на пощенската кутия няма да определи отговорността за задачите, статуса на проекта или работните процеси за одобрение.
Самостоятелни чат-асистенти: ChatGPT, Claude и приложението Gemini
Чат-асистентите ви дават възможност да преработвате имейли, които се нуждаят от няколко редакции. Можете да сравнявате версии, да коригирате степента на категоричност и да обясните защо дадена фраза не звучи като вас.
Тук важи съвеът на Молик за предварителното написване на чернова: като предоставите свой собствен текст, давате на асистента пример за вашия стил. След това можете да го помолите да запази тази формулировка, като същевременно подобри яснотата или съкрати съобщението.
Компромисът е в това как предоставяте контекста. Без връзка ще трябва да вмъкнете или качите съответния материал. Поддържаните връзки могат да намалят тази работа. Например, приложението за имейли на ChatGPT за Outlook може да търси и извлича съобщения от оторизирана пощенска кутия, в зависимост от разрешенията за акаунта и настройките на работната среда. При широко търсене все още може да се пропуснат релевантни съобщения, затова при необходимост посочете изпращача, темата или диапазона от дати.
Съществува и въпрос, свързан с обработката на данни. Поставянето на договорните условия на клиент в личен акаунт може да наруши политиката на вашата компания относно изкуствения интелект. Използвайте одобрен акаунт и проверете каква информация имате право да споделяте. Нашето ръководство за писане на имейли с ChatGPT съдържа указания за този подход.
За труден имейл предоставете кореспонденцията, опишете желания резултат и поискайте три версии с различна степен на категоричност. След това помолете асистента да посочи формулировки, които получателят може да сметне за неясни или конфликтни. Разглеждайте тази обратна връзка като възможни интерпретации, а не като прогноза за това как ще реагира получателят.
Най-подходящо за: имейли, които изискват няколко кръга на редактиране, като например отхвърляне, преговори или подробно обяснение. За допълнителни опции за граматика и редактиране вижте тези инструменти за писане на имейли.
Пропуснете това, ако: Имате нужда от непрекъсната обработка на входящата поща, но избраният от вас асистент не разполага с връзките или действията, необходими за вашия работен процес. Ръчното преместване на всеки разговор между инструментите увеличава обема на работата.
AI за управление на работата, който свързва имейлите със задачите
Третият подход разглежда имейла като един от входните елементи в работата. Когато съответните източници са достъпни, изкуственият интелект може да използва задача, краен срок или решение, записани в документ, заедно с имейла. Това му позволява да подготви отговор, съобразен с контекста на проекта, и да помогне за превръщането на заявката в елемент, който се проследява.
Тук на помощ идва Brain². Той може да използва задачи, документи, чат и поддържани свързани приложения, към които имате достъп. Можете да го помолите да сравни заявката на клиента с брифинга на проекта, да изготви отговор и да създаде задачи, след като потвърдите обхвата, отговорните лица и сроковете. Разглеждаме настройките и ограниченията в раздела за ClickUp по-долу.
Най-подходящо за: Агенции, отдели за обслужване на клиенти и мултифункционални екипи, в които заявките по имейл се превръщат в крайни резултати.
Пропуснете това, ако: Вашите имейли са предимно лична кореспонденция и не е необходимо да ги свързвате с работа по споделени проекти.
Как да използвате изкуствения интелект в имейлите, стъпка по стъпка
Използвайте тези седем стъпки с наличните ви инструменти. Функциите и действията зависят от вашия акаунт, връзките ви и разрешенията ви.
Стъпка 1: Започнете с четене, а не с писане
Използвайте изкуствения интелект, за да обобщите дългите кореспонденции, преди да съставите отговор. Попитайте за информацията, от която се нуждаете, за да предприемете действие, като например решения, крайни срокове и нерешени въпроси.
В Gmail отворете кореспонденцията и помолете Gemini да я обобщи. В Outlook изберете „Обобщение от Copilot“ в горната част на кореспонденцията. В ChatGPT или Claude предоставете кореспонденцията или използвайте поддържана връзка с имейл. Опитайте следния подсказ:
Обобщете тази нишка в три точки. След това избройте всяко решение, всяка дата и всичко, което ми е възложено, като посочите името ми. Разграничете предложените промени от потвърдените споразумения.
Обобщете тази нишка в три точки. След това избройте всяко решение, всяка дата и всичко, което ми е възложено, като посочите името ми. Разграничете предложените промени от потвърдените споразумения.
Преди да предприемете действие въз основа на резюмето, отворете изходното съобщение, за да проверите всяка цифра, дата или ангажимент. Когато е възможно, цитатите в резюмето на Outlook ви препращат към съответния имейл.
Стъпка 2: Позволете на изкуствения интелект да прецени, а след това вземете окончателното решение сами
Помолете изкуствения интелект да групира наличните съобщения в „изисква моето внимание днес“, „изисква моето внимание тази седмица“ и „да се прочете по-късно“. Прегледайте първо съобщенията с приоритет и списъка си с VIP контакти, след което прегледайте групите с по-нисък приоритет за пропуснати заявки.
Активирайте функцията „Приоритизиране“ в Outlook или помолете Gemini да идентифицира имейлите, които изискват отговор. Функцията „Приоритизиране“ в Outlook оценява новите съобщения, след като я активирате; тя не сортира съществуващите неизчистени съобщения.
В чат-асистента въведете съответните съобщения или ги извлечете чрез поддържана връзка, след което го помолете да ги подреди според вашите приоритети за седмицата. Заглавията и изпращачите могат да помогнат при първоначалния преглед, но може да пропуснат същинското искане. Съчетайте вашата команда с прост набор от правила за приоритизиране на имейлите на работното място.
Кратко имейл съобщение от важен клиент може да заслужава внимание, дори и да не съдържа думи за спешност. Проверявайте тези съобщения сами и разглеждайте предложенията на изкуствения интелект като отправна точка, а не като изчерпателен списък на вашите задължения.
Стъпка 3: Предоставете контекст на изкуствения интелект, преди да поискате чернова
Команда като „Напиши имейл за последваща връзка с Дана“ оставя асистента без важни подробности за вашите взаимоотношения, историята и тона ви. Предоставете му пет нива на контекст:
- Кой сте вие: Вашата роля, вашият стил и откъде познавате този човек
- Кои са те: Ролята им, какво е важно за тях и динамиката между вас
- Какво се случи: Конкретната ситуация, кой какво е казал и какво все още не е решено
- Какво искате: Един конкретен резултат, като например „да“, дата или решение
- Как звучите: Обичайният ви тон при общуване с този човек, който е по-конкретен от „професионален“
Преди: „Напишете имейл, в който да отложите този краен срок.“
След: „Аз съм старши дизайнер, който работи с Прия всяка седмица и поддържа пряк подход. Прия е продуктов мениджър, която е под натиск от отдела по продажбите. По време на разговора в понеделник тя премести представянето на макетите от 14-то на 9-то число. Искам тя да се съгласи на 12-то число, като два екрана бъдат изпратени на 9-то число като предварителен преглед. Обикновено й пиша с кратки, приятелски изречения, без корпоративни формулировки.“
Пример за отговор:
Здравей, Прия, Можем ли да се споразумеем за 12-то число за пълния набор от макети за пускането на продукта? Мога да споделя два екрана на 9-то число като предварителен преглед. Уведоми ме дали това е удобно за екипа по продажбите.
Здравей, Прия, Можем ли да се споразумеем за 12-то число за пълния набор от макети за пускането на продукта? Мога да споделя два екрана на 9-то число като предварителен преглед. Уведоми ме дали това е удобно за екипа по продажбите.
Проверете дали в черновия вариант 12-ти е представен като предложение, а не като договорен краен срок. Уверете се, че можете да предоставите двата екрана с предварителен преглед преди изпращането и се уверете, че месецът е ясно посочен в кореспонденцията.
Още модели на подсказки ще намерите в тази колекция от подсказки на ChatGPT за писане.
Стъпка 4: Редактирайте черновия вариант, докато не звучи като вас
Прочетете черновия текст на глас и премахнете всичко, което не бихте казали на този човек при лична среща. Премахнете клишираните поздрави, когато те не добавят нищо. Заменете натрупаните прилагателни с един конкретен факт. Завършете писмото с един ред.
В Outlook използвайте функцията „Coaching by Copilot“, за да прегледате собствения си чернови вариант, където тази функция е налична. Според указанията на Microsoft за мобилни устройства са необходими поне 100 символа, за да получите обратна връзка от функцията. В Gmail използвайте опциите за усъвършенстване на текста в „Help me write“, вместо да създавате съобщението от нулата. За имейли, свързани с лични отношения, напишете първо свой собствен чернови вариант, а след това помолете изкуствения интелект да провери тона и яснотата на текста.
Можете също така да предоставите няколко одобрени примера от вашите текстове и да помолите асистента да идентифицира модели в дължината на изреченията, степента на формалност и избора на думи. Използвайте тези наблюдения като насоки за редактиране, без да споделяте поверителна кореспонденция.
Правилата в нашето ръководство за етикет при изпращане на имейли са полезен финален филтър. Щом даден отговор се окаже успешен, запазете го като шаблон в Gmail или Outlook. Използвайте този текст като отправна точка за следващия си чернови вариант.
Стъпка 5: Предайте последващите действия и обобщенията на изкуствения интелект
Помолете изкуствения интелект да идентифицира кореспонденциите, в които чакате отговор повече от три дни, след което подгответе кратко напомняне за всяка от тях. Можете също така да поискате обобщение в края на деня на съобщенията, в които сте включени в копие, като се разделят информационните актуализации от заявките, които изискват вашето внимание.
В чат асистента посочете нишките с техните времеви отметки или използвайте поддържана връзка с имейл. Опитайте:
Кои от тези разговори чакат отговор от другата страна и от колко време? Използвайте най-новото съобщение във всеки разговор. Напишете кратко съобщение от две изречения за всяка неотговорена молба, но не изпращайте нищо.
Кои от тези разговори чакат отговор от другата страна и от колко време? Използвайте най-новото съобщение във всеки разговор. Напишете кратко съобщение от две изречения за всяка неотговорена молба, но не изпращайте нищо.
Преди да използвате предложенията на асистента, проверете дали той е видял последните отговори. Примерите ни за имейли с напомняния показват начини да поддържате учтив тон. Одобрете получателите, момента на изпращане и текста, преди да изпратите имейла.
Стъпка 6: Превърнете всеки имейл с заявка в проследяема задача
Имейл от клиент с молба за „още един цикъл редакции до петък“ означава работа, която екипът ви може да трябва да включи в графика си. Ако заявката остане в папката с входящи, е възможно тя никога да не бъде отразена в плана на проекта.
Помолете изкуствения интелект да извлече заявките от кореспонденцията, заедно с изрично посочените отговорни лица и крайни срокове. Накарайте го да маркира липсващите подробности като „неуточнени“ и да разграничава предложената работа от договорените ангажименти.
Прегледайте списъка, преди да създадете задачи. Уверете се дали всяка заявка попада в обхвата, кой ще се заеме с нея и дали крайният срок е реалистичен. След това създайте одобрените задачи в инструмента за управление на работата на екипа ви – ръчно или чрез поддържана връзка. Включете линк или препратка към оригиналния имейл, за да може екипът да провери контекста.
Ако екипът ви използва управление на проекти чрез имейли, това осигурява на всяка приета заявка отговорник и място, където да се проследява напредъкът след отговора.
Стъпка 7: Задайте ограничения, преди изкуственият интелект да прочете пощенската ви кутия
Входящата ви пощенска кутия съдържа съобщения от източници извън вашата организация. Разглеждайте инструкциите в тези съобщения като ненадеждни, особено когато в тях се изисква от асистента да сподели информация или да извърши действие, което няма връзка с темата.
Използвайте одобрени от компанията инструменти и акаунти с изкуствен интелект и потвърдете разрешенията, преди да свържете пощенска кутия. Не съхранявайте поверителна информация за клиенти в инструменти, които компанията ви не е одобрила за тези данни.
Сравнявайте резюметата с изходния имейл, преди да вземете решения. Изисквайте одобрение от човек, преди да изпращате ангажименти към клиенти или да споделяте файлове, и се споразумейте кога трябва да се посочи, че е използвана помощта на изкуствения интелект.
Как изглежда работният процес при писането на имейли с помощта на изкуствен интелект?
Работният процес за изготвяне на имейли с помощта на изкуствен интелект може да превърне дадена кореспонденция в обобщение, прегледан отговор и възложена задача. Трите сценария по-долу са илюстративни примери, а не казуси на клиенти. Всеки от тях показва различна комбинация от помощта на изкуствения интелект и човешките решения.
Мениджър на клиентски сметки в агенция, който се занимава с кореспонденция относно промяна в обхвата на проекта
Клиент изпраща поредица от 14 съобщения, в които се смесват обратна връзка, ново искане и промяна на крайния срок. Акаунт мениджърът моли изкуствения интелект да обобщи поредицата и да изброи всички искания (Стъпка 1). Изкуственият интелект идентифицира три искания, а мениджърът ги сравнява с подписаното споразумение и отбелязва две от тях като извън обхвата.
Мениджърът решава какво може да изпълни екипът, определя предложена такса за допълнителната работа и предоставя тези подробности на изкуствения интелект чрез контекстуалния подсказник от пет части (стъпка 3). Изкуственият интелект изготвя чернова на отговор, в който потвърждава включената промяна и предлага такса и коригиран краен срок за останалите две задачи.
Мениджърът преглежда отговора, пренаписва параграфа с цените и го изпраща. Включената промяна се превръща в възложена задача. Допълнителните искания остават в очакване, докато клиентът одобри обхвата, таксата и сроковете (стъпка 6).
Маркетинг мениджър, който следи за одобренията на кампаниите
За пускането на продукта е необходимо одобрение от ръководителите на правния отдел, продуктовия отдел и регионалните ръководители, като всичко това се извършва по имейл. Ръководителят на маркетинга моли изкуствения интелект да обобщи кореспонденцията за одобрение в ежедневен списък, показващ кой е одобрил, кой е поискал промени и кой не е отговорил (Стъпка 2).
AI изготвя двуредов имейл за проследяване до заинтересованите страни, които не са отговорили в рамките на договорения срок за преглед (Стъпка 5). Ръководителят проверява за по-нови отговори, преди да изпрати напомнянията. В края на деня тя изисква обобщение на получените одобрения и все още нерешените решения.
AI помага при подготовката на рутинните актуализации, докато отговорникът се занимава директно с нерешените възражения на заинтересованите страни. Екипите могат също да използват правилата за автоматизация в Gmail, за да маркират съобщенията за одобрение, така че да се намират по-лесно.
Основател, който отговаря на ескалиран проблем на клиент
Дългогодишен клиент изпраща имейл относно грешка в фактурирането и заплашва да прекрати абонамента си. Основателката предоставя на изкуствения интелект достъп до съответната кореспонденция и иска обобщение на историята на обслужването и оспорените такси (Стъпка 1). Тя сравнява обобщението с данните от фактурирането, преди да реши какво да предложи.
Основателката сама пише извинението, след което моли изкуствения интелект да провери тона и яснотата, без да променя предложеното решение (стъпка 4).
Тя възлага корекцията на фактурата на финансовия отдел с потвърден краен срок и свързва имейла на клиента със задачата (стъпка 6). След като финансовият отдел потвърди корекцията, тя се свързва отново с клиента.
Кои са най-често срещаните грешки при използването на изкуствен интелект в имейлите?
Един отговор, генериран от изкуствен интелект, може да звучи добре, но все пак да пропусне променен краен срок, да подскаже одобрение или да използва информация, която не би трябвало да сте споделили. Проверете за тези пет грешки, преди да се доверите на резултата.
Оставете изкуственият интелект да напише имейлите за поддържане на връзки от начало до край
Как изглежда това: В поздравително съобщение се възхваляват „изключителните приноси“ на някого, без да се посочва какво точно е направил.
Решението: Напишете сами конкретната благодарност, обратната връзка или извинението. Помолете изкуствения интелект да подобри яснотата, без да добавя похвали, емоции или обещания, които не сте изразили.
Подсказка с един ред
Как изглежда това: „Свържете се отново с клиента“ генерира общо напомняне, което не отчита удължението, за което се споразумяхте вчера.
Решението: Включете най-новото споразумение, желания резултат и обичайния си тон. Помолете асистента да ви посочи липсващата информация, вместо да попълва празнините.
Доверете се на резюмето, без да отваряте веригата от писма
Как изглежда това: Потвърждавате дата на доставка от обобщението, като пропускате по-късен отговор, в който се предлага тя да бъде променена.
Решението: Отворете изходното съобщение за всяка дата, цена или ангажимент. Проверете дали информацията е актуална и договорена, а не просто спомената.
Оставяне на заявки в пощенската кутия
Как изглежда това: Потвърждавате заявката на клиент, но никога не я възлагате. Клиентът очаква напредък, докато списъкът със задачи на екипа остава непроменен.
Решението: Записвайте приетите задачи, като посочвате отговорник, краен срок и препратка към имейла. Дръжте отделно заявките, които очакват одобрение. Използвайте практики за „празна пощенска кутия“, за да изтривате обработените съобщения едва след като задачата е записана.
Поставяне на поверителни данни в лични акаунти за изкуствен интелект
Как изглежда това: Някой копира договор с клиент в личния си акаунт за чатбот, без да провери дали политиката на компанията го позволява.
Решението: Използвайте одобрен инструмент и акаунт. Споделяйте само информацията, необходима за задачата, и проверете правилата на вашата организация за обработка на данни, преди да качвате договори, клиентски записи или други поверителни материали.
Как можете да превърнете заявките по имейл в задачи в ClickUp?
ClickUp свързва имейл кореспонденцията с работата, която тя поражда. За агенциите и екипите за обслужване на клиенти това означава да се съхраняват на едно място заявката на клиента, договореният отговор и възложената работа.
Поддържайте имейл кореспонденцията в рамките на задачата
С активирана функция „Имейл“ в ClickUp за съответното пространство и свързан имейл акаунт, можете да изпращате и получавате имейли директно от задачата. Отговорите се появяват в лентата с активност на задачата като коментари или отговори в нишка, така че екипът ви може да следи разговора успоредно с изпълнението на задачата.
Например, можете да изпратите проект за одобрение от съответната задача за преглед и да прикачите отговора на клиента към тази задача. Едно ограничение, което трябва да имате предвид: ако получателят промени темата на имейла, отговорът му няма да се появи обратно в ClickUp.
Превърнете постъпилите заявки в задачи, като ги препратите
Отворете менюто на списъка и изберете Имейл към списъка, за да копирате уникалния си адрес. Изпратете или препратете имейл на този адрес, за да създадете задача. Темата става името на задачата, а текстът – нейното описание.
Можете да включите етикети за задачата и крайния срок в полето „Относно“, като например
Използвайте Brain² за създаване на чернови в контекста на проекта
Brain² може да работи със задачи, документи, чат и данни от поддържани свързани приложения, към които имате достъп. Предоставете му заявката на клиента и го насочете към съответния бриф или договор, след което го помолете да сравни двете:
Сравнете това запитване от клиента с приложеното описание на проекта. Избройте какво вече е включено, какво може да изисква допълнителна работа и всичко, което не можете да определите. Посочете съответните подробности. Напишете чернова на отговор за преглед от моя страна, без да се ангажирате с нови такси или срокове.
Сравнете това запитване от клиента с приложеното описание на проекта. Избройте какво вече е включено, какво може да изисква допълнителна работа и всичко, което не можете да определите. Посочете съответните подробности. Напишете чернова на отговор за преглед от моя страна, без да се съгласявате с нови такси или срокове.
Прегледайте това сравнение спрямо договора, преди да решите какво да предложите. След като обхватът бъде договорен, помолете Brain² да създаде задачи или подзадачи с потвърдените отговорници и срокове. Нека остави непотвърдените детайли незапълнени.
Можете също така да превключвате между поддържаните модели на изкуствен интелект, достъпни във вашето работно пространство, като запазвате историята на разговорите и контекста на работното пространство. За повтарящи се задачи, свързани с имейли, „Супер агентът“ може да следва конфигурираните инструкции и да използва инструментите и знанията, които му предоставите. Укажете кои заявки трябва да маркира за преглед и кои трябва да остави на човек да реши. Тези практики за даване на указания на агента с изкуствен интелект могат да ви помогнат да дефинирате тези инструкции.
Изберете връзката, която подхожда на задачата
Имейлът в ClickUp, препращането на имейли към задачи и инструментите за свързани приложения на Brain² служат за различни цели. Свързването на имейл акаунт не превръща автоматично всяко входящо съобщение в възложена задача.
Потребителите на Outlook могат също да използват добавката за ClickUp, за да създават задачи от избрани имейли или да прикачват съобщения към съществуващи задачи. Добавката не е достъпна на мобилни устройства и не поддържа споделени пощенски кутии. Проверете изискванията за конкретната интеграция, която планирате да използвате.
За по-нагледна представа започнете с шаблона за канбан табло „Имейли“. Добавяйте одобрените заявки като задачи, определяйте отговорници и крайни срокове и ги премествайте през статуси, които съответстват на вашия процес. Свързването на имейл акаунта ви е отделна стъпка от настройката; все пак трябва да определите как заявките да постъпват в таблото.
📺 Вижте как „Супер агентите“ се справят с три работни потока за имейли
Вижте как агентът за обобщаване на имейли резюмира ключовите съобщения от клиенти, агентът за актуализации на клиенти изготвя имейли при промяна на статуса на задачите, а агентът за последващи действия след срещи превръща бележките в обобщение с конкретни задачи. Използвайте тези примери, за да планирате своя собствен работен процес, включващ етап на преглед преди изпращане.
Направете имейлите по-лесни за изпълнение
Следващия път, когато клиент поиска „няколко малки промени“, трябва да можете да разберете какво означават тези промени за проекта, без да се налага да възстановявате споразумението от разпръснати отговори. Това е полезен показател за ефективността на вашата AI система: дали тя намалява усилията, необходими за вземането на ясно решение.
За личната ви пощенска кутия изготвянето на чернови и обобщения може да покрие по-голямата част от нуждите ви. За екип, който изпълнява задачи за клиенти, комуникацията трябва да е свързана с заданието, крайния срок и отговорните лица. В противен случай дори и добре написан отговор ще наложи на някого да координира работата впоследствие.
ClickUp обединява контекста на проекта и управлението на задачите, а Brain² ви помага да работите с цялата информация, до която имате достъп. Започнете безплатно с ClickUp и го изпробвайте върху един активен клиентски проект. Преценете резултата според това дали екипът ви може да намери най-новото споразумение и да действа въз основа на него, без да се налага допълнително изясняване.
Често задавани въпроси за това как да използвате изкуствения интелект при писането на имейли
Коя ИИ система е най-подходяща за писане на имейли?
Изберете инструмента си в зависимост от това къде работите и какъв контекст е необходим на асистента. Gemini в Gmail и Copilot в Outlook предлагат помощ при съставянето на чернови директно в имейл клиента ви. ChatGPT и Claude ви позволяват да сравнявате версии и да усъвършенствате формулировките чрез разговор. ClickUp Brain² може да ви помогне, когато отговорът ви се нуждае от достъпен контекст на проекта от задачи, документи и дискусии в екипа. Проверете дали акаунтът ви отговаря на изискванията, връзките и разрешенията, преди да направите избор.
Как можете да разберете дали даден имейл е написан от изкуствен интелект?
Общите поздрави, неясните похвали и повтарящите се изрази могат да направят имейла да изглежда безличен, но те не доказват, че е написан от изкуствен интелект. В проучването на UF и USC, за което стана дума по-горе, на участниците беше съобщено колко помощ от изкуствен интелект е била използвана; това не беше тест за способността им да разпознават текстове, написани от изкуствен интелект. Когато преглеждате собствения си чернови вариант, се съсредоточете върху точните детайли, ясната цел и формулировките, които съответстват на взаимоотношенията.
Може ли ChatGPT да организира имейлите ми?
ChatGPT може да ви помогне да обобщавате съобщения, да идентифицирате неотговорени запитвания и да предлагате приоритети, като използва имейли, които сте предоставили или извлекли чрез поддържана връзка. Приложението му за Outlook може да търси в свързана пощенска кутия, като наличните действия за организация зависят от разрешенията и настройките на работната среда. Посочете пощенската кутия, периода и задачата и проверете резултатите, преди да одобрите промените.
Може ли изкуственият интелект да изготвя ежедневни обобщения на имейли?
Да. Изкуственият интелект може да обобщи избрани имейли в ежедневен обзор на ключови актуализации, заявки, крайни срокове и съобщения, които изискват отговор. Посочете кои пощенски кутии или изпращачи да бъдат включени, периода и предпочитания от вас формат. Поискайте линкове към оригиналните съобщения, за да можете да проверите подробностите. Автоматичното ежедневно изпращане изисква поддържан график или работен поток на агент с достъп до съответните имейли. Проверете разрешенията за настройката и тествайте няколко обзора за пропуснати съобщения, преди да разчитате изцяло на нея.
Как да подобря тона и граматиката на имейлите си с помощта на изкуствен интелект?
Напишете чернова, след което кажете на изкуствения интелект на кого изпращате имейла, какво искате да постигнете и как обикновено общувате с този човек. Опитайте: „Поправете граматиката и направете текста по-ясен и по-топъл. Запазете смисъла и формулировките ми, където е възможно. Не добавяй факти, обещания или извинения.“ Прегледайте промените преди изпращане, особено изразите, които биха могли да накарат молбата да звучи като изискване или предложеният краен срок да звучи като вече договорено. За деликатни имейли помолете за предложения за редакции с обяснения, за да можете да изберете какво да запазите.