Изпращали ли сте някога съобщение в чата на работа, само за да осъзнаете, че е било погрешно и, гълтайте, имало е правописни грешки... в множествено число? 🙈
Всички сме били в тази ситуация. 42% от служителите се мъчат да намерят подходящия тон в чатовете си на работа.
Обикновените приложения за незабавни съобщения се превърнаха в сложни екосистеми за комуникация в екип, които интегрират управление на задачи, споделяне на файлове и видеоконферентна връзка. Тъй като нашите работни пространства се преместиха от офисните кабинки в облака, овладяването на етикета на чата на работното място не е само въпрос на учтивост – то е свързано с създаването на гладко функциониращо, сътрудническо работно пространство, в което всеки процъфтява.
Готови ли сте да превърнете чатовете си от посредствени в чудесни? Тази статия ще обхване теми като ясна и кратка комуникация, уважителен и приобщаващ език, навременни отговори и подходящи канали, ефективно използване на емотикони и GIF-ове, както и справяне с деликатни теми и разногласия.
Нека прегледаме основните правила, които ще сложат край на хаоса, предизвикан от чата. Вашият екип (и нивото на стрес) ще ви бъдат благодарни! 🙌
Разбиране на средата на екипния чат на работното място
Работният чат е уникално място за бързи новини, работа в екип или споделяне на меми от време на време (всички имаме тайни удоволствия 😁).
Макар че чатът в екипа може да бъде динамичен център за комуникация, неговата неформалност понякога може да доведе до недоразумения, разсейване или неефективност. Трябва да разберете това, за да извлечете максимална полза от него:
- Това е неформално (но не непрофесионално): Чатовете са по-непринудени от имейлите или други приложения за комуникация в екипа, което позволява по-разговорна тоналност и по-бърз обмен на информация. Представете си го като разговор с колега на неговото бюро. Въпреки това, професионализмът остава ключов. Избягвайте да използвате жаргон, който не бихте използвали на среща, и поддържайте уважителна и приобщаваща тоналност.
- Темпото е бързо: Разговорите се развиват бързо, като съобщенията се появяват през целия ден. Това е чудесно за бързи актуализации и обмен на идеи, но може и да ви разсейва. Бъдете кратки и конкретни в съобщенията си и избягвайте дълги разговори, които биха били по-подходящи за имейл или телефонно обаждане.
- Това е асинхронно (понякога): Хората може да не са залепени за чата си през целия ден, особено ако са на срещи или са фокусирани върху задачи. Бъдете ясни относно спешността, ако се нуждаете от бърз отговор. Помислете да използвате функции като „@mentions“, за да привлечете директно вниманието на някого, но избягвайте прекомерната употреба, за да не претоварите с уведомления.
- Това е публично (донякъде): Макар че някои платформи предлагат частни канали, повечето разговори в екипния чат са видими за целия екип (или за определени групи). Бъдете внимателни с това, което споделяте. Избягвайте чувствителни теми, поверителна информация или негативни коментари, които могат да повлияят на морала на екипа.
- Това е жив архив: за разлика от мимолетните разговори, чат съобщенията се запазват и могат да се търсят. Това може да ви помогне да се върнете към минали дискусии, но също така означава, че вашите съобщения могат да оставят трайно впечатление. Бъдете внимателни с начина си на общуване и избягвайте да изпращате съобщения набързо, за които по-късно може да съжалявате.
Прочетете също: 10-те най-добри онлайн инструмента за срещи за екипи през 2024 г. (безплатни и платени)
Най-добри практики за етикет при чата на работното място
Сега, когато вече знаете основите на екипния чат, нека научим някои чат-фу ходове! Ето няколко лесни съвета, които да имате предвид, когато ги използвате:
1. Бъдете професионални
Заменете „sup” и „brb” с приятелско „Здравей, [име на колега]” или „Добро утро!”. Представете си, че пишете служебен имейл, но малко по-неформален. Пълните изречения и правилната граматика са от голямо значение. Емоджита? Разбира се, усмивка за приятелски тон е добре, но избягвайте да превръщате съобщението си в парад от емоджита.
Пример: Вместо „Здравейте, момчета, веднага се връщам, трябва да пия кафе! Някой знае ли къде е Сара?“ Опитайте: „Здравейте всички, отивам да си взема кафе. Някой знае ли дали Сара е онлайн?“
2. Помислете, преди да пишете
Всички сме получавали съобщения в 20:00 часа за неспешни задачи. Имайте предвид графиците на колегите си и уважавайте нуждата им от баланс между работата и личния живот. Може ли съобщението ви да почака до сутринта? Освен ако не става въпрос за спешна ситуация, изпращането на служебни съобщения извън работното време може да не е най-добрата идея.
Пример: Вместо да пишете на всички през нощта за незначителен детайл в доклада, изчакайте до следващия ден и изпратете съобщение като: „Здравейте всички, надявам се да сте прекарали добре нощта! Имам един бърз въпрос относно доклада...“
3. Бъдете кратки и любезни
Никой не обича да прелиства роман в чат прозореца си. Отидете направо на въпроса! Точките са вашият приятел при сложни теми. Имате нужда от повече пространство? Помислете за бърз телефонен разговор или видео чат за по-подробно обсъждане.
Пример: Вместо да изпращате дълъг параграф за актуализация на проект, опитайте с асинхронен кратък доклад: „Здравейте, екип, само кратка актуализация за проект X:
- Завършено [задача 1]
- Работим по [задача 2]: Имате ли въпроси?
- Следващи стъпки: [кратко обяснение]”
4. Проверявайте текстовете като професионалист
Една-две грешки тук-там не са голям проблем, но съобщение, пълно с грешки, може да бъде объркващо. Използвайте функциите за проверка на правописа! Прочетете съобщението си на глас, преди да го изпратите. Звучи ли ясно и професионално? Проверете го отново и ще избегнете неудобни грешки. Бързата проверка може да ви спаси деня!
5. Направете темите на писмата си мини заглавия
Ако вашата платформа за чат го позволява, използвайте описателни теми. Това е като да дадете на съобщението си малко заглавие. Това помага на колегите да приоритизират и да разберат съдържанието с един поглед.
Пример: Вместо общо „Здравей, Сара“, опитайте с тема като: „Бърз въпрос относно днешната презентация“.
6. Използвайте хумора с внимание
Хуморът може да бъде погрешно интерпретиран в текста. Избягвайте шеги, които могат да бъдат обидни или нетактични в групов чат. Когато имате съмнения, не ги споделяйте. Ето някои допълнителни съвети за правилния етикет в чата:
- Бъдете внимателни към аудиторията си и нейното чувство за хумор.
- Избягвайте сарказма, тъй като той лесно може да бъде погрешно интерпретиран в текста.
- Придържайте се към безопасни теми и избягвайте шеги, които разчитат на игра на думи или културни препратки, които не всеки може да разбере.
7. Маркирайте разумно
Не злоупотребявайте с функцията „@ споменаване“. Използвайте я само за да се обърнете директно към някого, който трябва да бъде включен в разговора. Ето няколко съвета за ефективното й използване:
- Не използвайте „@“, за да привлечете вниманието на някого за неспешен въпрос. Просто съобщение може да е достатъчно.
- Избягвайте да споменавате целия екип в чата, когато само няколко души трябва да бъдат включени.
- Ако не сте сигурни кого да споменете, обмислете да изпратите отделно съобщение на съответните лица.
8. Уважавайте онлайн статусите
Обръщайте внимание на индикаторите за онлайн статуса на колегите (например „Не ме безпокойте“). Избягвайте да изпращате спешни съобщения на хора, които са маркирани като недостъпни. Ето някои допълнителни съвети:
- Ако колега изглежда недостъпен, но ви е нужен бърз отговор, обмислете да оставите кратко съобщение, в което обяснявате въпроса си и го уведомявате, че ще се свържете по-късно.
- За спешни въпроси може да е най-добре да използвате друго приложение или канал за сътрудничество, като например телефонно обаждане, ако е уместно.
Уверете се, че използвате собствения си статус на наличност, за да комуникирате по-добре.
9. Потвърждавайте и отговаряйте
Ако някой ви изпрати съобщение, потвърдете го, дори ако не можете да отговорите веднага. Простото „Благодаря, ще ви отговоря скоро“ показва уважение към времето на другия. Ето някои допълнителни съвети за потвърждаване на съобщения:
- Ако ви е нужно повече време, за да отговорите, уведомете изпращача кога може да очаква отговор от вас. („Благодаря за съобщението. В момента съм зает, но ще ви отговоря до края на деня.”)
- Бързото натискане на бутона „палец нагоре“ или „харесвам“ (ако има такъв) също може да бъде начин да потвърдите, че сте получили съобщението.
10. Използвайте каналите по подходящ начин
Много работни места използват различни канали за чат за различни цели. Отнасяйте се с уважение към тези канали! Не бъдете човекът, който публикува актуализации по проекти в канала „Забавни меми и GIF-ове“. Ето как да навигирате в каналите:
- Опознайте каналите си: Отделете малко време, за да се запознаете с различните налични канали за чат. Повечето платформи имат ясни имена или описания за всеки канал.
- Публикувайте на правилното място: Преди да натиснете „Изпрати“, обмислете кой канал е най-подходящ за вашето съобщение. Спешните актуализации по проектите принадлежат в канала на проекта, а не в общия чат. Имате нужда от помощ за конкретна задача? Отидете в канала за комуникация на екипа, посветен на този проект.
- Уважавайте целта: Всеки канал вероятно има определена цел. Не отвличайте вниманието на канала с нещо, което не е свързано с него. Ако ви хрумне забавен мем, устойте на желанието да го споделите в канала „Протоколи от срещи с клиенти”. За всичко има подходящо време и място, дори и за забавни клипове с оранжеви котки.
Следвайки тези съвети, ще станете експерт в общуването, като поддържате нещата ясни, кратки и (да смеем да кажем) дори забавни за вашите колеги.
Прочетете също: 10-те най-добри инструмента и софтуера за комуникация на работното място през 2024 г.
Често срещани проблеми при използването на чат на работното място
Платформите за чат на работното място са фантастични за бърза комуникация и дистанционно сътрудничество, но дори и най-добрите инструменти за чат могат да имат недостатъци. Ето някои често срещани проблеми в цифровите разговори и как можете да ги решите с добър професионален етикет за комуникация:
| Предизвикателства | Решение |
| Претоварване с информация: Чатът на работа може да бъде препълнен с информация. Постоянните сигнали, безкрайните съобщения и препълнените теми могат да ви накарат да се почувствате претоварени и да ви е трудно да се концентрирате. | Заглушете несъществените канали. Не се страхувайте да заглушите канали, които не са пряко свързани с вашата работа. Повечето платформи ви позволяват да персонализирате настройките за известия. Планирайте специално време за чат. Ако постоянните известия ви разсейват, обмислете да определите конкретно време за проверка и отговор на чат съобщенията. |
| Неразбирателства и недоразумения: Текстовата комуникация не разполага с богатството на невербалните сигнали като тон на гласа и изражение на лицето. Това може да доведе до неразбирателства и погрешни интерпретации. | Използвайте ясен и кратък език. Избягвайте сарказъм и хумор, които може да не се преведат добре в текстИзползвайте емотикони пестеливо, но стратегически. Смайли може да помогне да предадете приятелски тон, но избягвайте да разчитате само на емотикони, за да изразите сложни идеиКогато имате съмнения, потърсете разяснение. Ако нещо ви се струва неясно, не се колебайте да потърсите разяснение или да преформулирате съобщението си. |
| Прекалено споделяне и непрофесионално поведение: Неформалният характер на чата понякога може да доведе до непрофесионално поведение или прекалено споделяне на лична информация. | Поддържайте професионален тон. Не забравяйте, че това все пак е платформа за комуникация на работното място. Помислете, преди да публикувате. Бихте ли се чувствали комфортно да споделите тази информация в служебен имейл? Ако не, може би е по-добре да преосмислите изпращането й в чата. |
| Липса на контекст: Включването в текущи разговори без контекст може да бъде объркващо. | Отделете малко време, за да прегледате нишката на разговора. Това ще ви помогне да разберете по-добре темата и да избегнете задаването на въпроси, на които вече е отговорено. Ако не сте сигурни, попитайте за разяснение. Едно бързо „Здравейте, може ли някой да ми обясни накратко какво се обсъжда тук?“ може да ви бъде от голяма полза. |
| Претоварване с информация – обратната страна: Понякога важните съобщения могат да се загубят в морето от чатове. | Използвайте значки или маркирайте важните съобщения със звездичка. Това ще ви помогне да ги намерите по-лесно по-късно. Използвайте удебелен шрифт или курсив за подчертаване. Това може да ви помогне да привлечете вниманието към ключовите моменти в съобщението ви. |
Запознайте се с ClickUp: най-добрият инструмент за чат в екип за комуникация на работното място
Преминавате от едно приложение за сътрудничество към друго? Имате затруднения да намерите минали разговори? Пропускате важни актуализации? Нека ви представим ClickUp – платформа, която обединява всички функции за управление на проекти и сътрудничество.
Функцията „Чат“ на ClickUp елиминира объркването на работното място и насърчава ефективното сътрудничество, като обединява цялата комуникация на вашия екип под един покрив.
Pigment, водеща платформа за бизнес планиране за финансови и приходи екипи, вече отбеляза 20% увеличение в ефективността на комуникацията в екипа с ClickUp Chat.
И вие можете да постигнете подобни резултати и да ги използвате, за да:
- Сътрудничество в реално време: Общувайте с екипа си чрез незабавни съобщения, като по този начин осигурявате навременна комуникация и протичане на проектите.
- Централизирайте комуникацията: Елиминирайте необходимостта от използване на множество инструменти. Интегрирайте ClickUp Chat с вече съществуващите си ClickUp Tasks, ClickUp Docs и проекти, като поддържате всичко организирано и достъпно на една платформа.
- Повишете отговорността: възлагайте задачи директно в чат разговорите, като използвате функцията „@mention“ на ClickUp. Това гарантира, че всички са на една и съща страница и проектите продължават да напредват.
- Споделяйте прикачени файлове лесно: Споделяйте без усилие линкове към проекти, документи, таблици и дори вграждайте видеоклипове и уеб страници директно в чат разговорите. ClickUp подрежда всичко удобно в групи за лесно справяне.
- Редактиране на богат текст: Форматирайте лесно съобщенията си, за да привлечете вниманието към важното! ClickUp Chat предлага опции за редактиране на богат текст, включително блокове с код, списъци с булети и дори банери, за да подобрите яснотата в комуникацията си. Освен това можете да спестите време с удобни преки пътища „/Slash Command” за оптимизирано форматиране.
- Организирайте чатовете си: Създайте специални изгледи за чат за всеки аспект от работата си в ClickUp, от актуализации за цялата компания до конкретни стратегии за комуникация в екипа, дискусии или сътрудничество по проекти. Можете да контролирате достъпа до всеки чат и да сте информирани с централизирания фийд за известия.
След като разгледате предимствата на ClickUp като център за комуникация за вашия екип, не забравяйте, че ефективната комуникация и сътрудничество включват умението да слушате и да бъдете достъпни. Това ще ви помогне да създадете позитивна атмосфера, силни работни взаимоотношения и среда на сътрудничество в екипа ви.
Усъвършенствайте чат практиките си с ClickUp
Ето го! С малко разбиране за професионалния етикет при чата можете да направите комуникацията на работното място изключително удобна и забавна за всички в екипа ви, включително и за дистанционните работници.
Добавете функциите на ClickUp като Чат и Документи и ще овладеете нюансите на груповите чатове за нула време! С един инструмент можете да споделяте обратна връзка, да създавате задачи, да предоставяте актуализации, да изпращате файлове и да правите много други неща.
Регистрирайте се безплатно в ClickUp и започнете да общувате без хаос!