Google Workspace е незаменим набор от инструменти за много хора!
Но колко добре вие го използвате?
Повечето от нас не използват пълния потенциал на Google Workspace. Придържаме се към основните функции, но пропускаме някои наистина страхотни трикове за продуктивност в Workspace. Но това се променя днес с тези 25 съвета за Google Workspace.
Да станем продуктивни, нали?
Какво е Google Workspace?
Google Workspace е набор от облачни инструменти за продуктивност и сътрудничество. Преди Google да го преименува през 2020 г., той беше известен като G Suite (Google Suite).
От какво се състои Google Workspace?
Google Workspace обединява няколко приложения за продуктивност под един покрив. Те включват:
- Gmail за имейли
- Google Drive за съхранение на файлове в облака
- Google Docs за обработка на текст
- Google Sheets за електронни таблици
- Google Slides за презентации
- Google Calendar за срещи, задачи и събития
- Google Meet за видеоконферентни разговори
- Google Chat за съобщения
- Google Forms за анкети и събиране на данни
Как да използвате Google Workspace
За да използвате Google Workspace:
- Регистрирайте се за акаунт (вашата организация също може да ви предостави такъв)
- Достъп до приложенията на Google Workspace (иконата с решетка в горния десен ъгъл)
- Използвайте приложенията самостоятелно или заедно. Например, можете да подготвите документ в Google Docs, да го споделите чрез Gmail и да насрочите среща в Google Meet, за да го обсъдите на живо.
След като сте направили първата крачка, следващата стъпка е да извлечете максималния потенциал от Google Workspace.
Тук на помощ идват съветите за G Suite. Има трикове за всяко приложение на Google, като например Google Docs и Google Forms – ще ви разкажем всичко за тях.
Предизвикателства при управлението на всички инструменти в Google Workspace
Google Workspace е отличен за индивидуални потребители. Въпреки това, той има някои ограничения, особено за организации. Нека разгледаме няколко от тях:
1. Управление на ресурсите и лицензиране
Организациите често се борят с неоптимално лицензиране, загуба на ресурси и финансова неефективност.
2. Сигурност и съответствие
Спазването на регламентите за защита на данните представлява предизвикателство, тъй като организациите трябва да гарантират спазването на закони като GDPR, като същевременно управляват ефективно данните на потребителите.
3. Обучение и поддръжка на потребителите
Без подходящо ръководство потребителите може да имат затруднения да използват пълния потенциал на платформата.
4. Бъдете в крак с актуализациите
Google Workspace се развива постоянно и организациите може да имат затруднения да се информират за новите функции и промени.
5. Предизвикателства при управлението на данни
Събирането и управлението на данни в Google Workspace може да бъде сложно, особено когато се работи с различни версии на документи, създадени от потребители.
Чувствате се претоварени? Не се притеснявайте. Като потребител, всичко, от което се нуждаете, са тези 25 съвета за Google Workspace. Прочетете нататък.
Как да разкриете пълния потенциал на G-Suite
За да се възползвате наистина от Google Workspace, е важно да проучите и функциите му, които са над основните. По този начин ще подобрите комуникацията и сътрудничеството в екипа, управлението на времето и работния процес.
25 съвета за Google Workspace за вас
Ето 25 съвета, които ще ви помогнат да използвате Google Workspace по-добре. Ние ги организирахме в четири категории, за да ви помогнем да се съсредоточите върху конкретни области за подобрение:
Категория № 1: Комуникация и сътрудничество
Без ясна комуникация сътрудничеството е невъзможно. За щастие, Google Workspace може да ви помогне.
1. Планирайте срещи по-бързо с „Намери време“
Организирането на екипна среща не трябва да включва изпращане на множество имейли. Google Calendar предлага по-опростен подход с функцията „Намери време“.
Създайте ново Събитие, Намерете време и Добавете гости. Ще видите графиците на всички един до друг, което улеснява откриването на свободното им време.
2. Събирайте информация бързо с Google Forms
Управлението на отговори от различни източници може да се превърне в хаотично занимание.
Google Forms опростява този процес. Подгответе формуляр с въпроси и изпратете линка към него на участниците. Всички отговори се събират автоматично в Google Sheet, което улеснява прегледа и анализа на данните.
За да започнете, отидете на forms. google. com и кликнете върху знака плюс (+), за да създадете нов формуляр. След това добавете въпросите, персонализирайте вида на формуляра и добавете логика, за да показвате различни въпроси въз основа на предишните отговори.
3. Направете срещите продуктивни с помощта на стаи за почивка
Големите видеоконференции понякога могат да изглеждат безлични. За всички може да бъде предизвикателство да участват и да допринесат по значим начин.
Можете да разделите голяма среща на по-малки групи с помощта на стаите за почивка на Google Meet, като по този начин насърчите по-активно участие.
По време на среща кликнете върху Дейности > Стаи за дискусии. Можете да изберете колко стаи да създадете и да разпределите участниците в всяка стая. Когато сесията за дискусии приключи, всички могат да се присъединят отново към основната среща, за да споделят своите идеи.
4. Подобрете сътрудничеството в екипа с Google Chat’s Spaces
Управлението на екипни проекти изисква Gmail за съобщения и Drive за файлове. По този начин проследяването на информацията, свързана с проекта, може да бъде трудоемко.
Google Chat предоставя централно място за сътрудничество в Spaces, където можете да добавяте членове на екипа, да възлагате задачи и да провеждате разговори.
За да създадете пространство в Google Chat, кликнете върху Създайте или намерете пространство, дайте име на пространството си и добавете членове.
5. Насърчавайте включващи срещи с помощта на субтитрите на живо в Google Meet
По време на срещи езиковите бариери, проблемите с качеството на звука или затрудненията със слуха понякога могат да създадат предизвикателства за членовете на екипа да следят разговора.
Функцията за субтитри на живо в Google Meet може да ви помогне да се справите с тези предизвикателства.
По време на среща кликнете върху бутона Активиране на субтитри (CC) в долната част на екрана. Това ще покаже транскрипции на казаното в реално време.
6. Подобряване на качеството на разговорите с функцията за отстраняване на шума в Google Meet
Фоновият шум винаги е голямо разсейване при видеоразговорите.
Функцията за отстраняване на шума в Google Meet може да филтрира шума. По време на срещата кликнете върху трите точки (⋮), Настройки > Аудио и включете Отстраняване на шума.
Категория № 2: Управление на времето и продуктивност
В тази секция се предлагат стратегии за по-добро управление на времето и повишаване на ежедневната продуктивност с Google Workspace.
7. Работете офлайн с Google Drive
Интернет не винаги е надежден. Освен това, може да нямате WiFi сигнал. В такива моменти липсата на достъп до файлове може да бъде стресираща.
Офлайн режимът на Google Drive може да ви помогне.
Когато сте свързани с интернет, отидете в настройките на Drive и активирайте опцията „Офлайн“. След това изберете какво искате да бъде достъпно офлайн.
С активиран офлайн достъп можете да разглеждате и редактирате файлове без интернет. Промените ви ще се актуализират автоматично, когато отново сте онлайн.
8. Записвайте всяка идея с Google Keep
Добрите идеи са трудни за намиране.
Google Keep е решението. Това е приложение за водене на цифрови бележки за вашия компютър или телефон, което ви помага да записвате бързо бележки.
Започването на нова бележка е толкова просто, колкото натискането на бутона „+“. Можете дори да добавите цветове или етикети, за да очертаете идеите си.
9. Отваряйте документи бързо с шаблони
Google Workspace предлага разнообразни шаблони, с които да започнете.
За да използвате шаблон, отворете Google Docs, Sheets или Slides и кликнете върху Галерия с шаблони в горната част на страницата.
Разгледайте опциите за шаблони: проектни предложения, бюджети и презентации.
10. Пишете имейли по-бързо с Smart Compose
Функцията Smart Compose на Gmail се учи от вашия стил на писане с течение на времето, помагайки ви да съставяте имейли бързо и да поддържате последователност в тона.
Докато пишете, той предлага фрази, с които да допълните изреченията си. Ако предложението съответства на това, което искате да кажете, можете да го приемете, като натиснете Tab.
За да използвате Smart Compose, активирайте го в настройките на Gmail в раздела Общи. След това, докато пишете имейли, обърнете внимание на сивия текст, който се появява пред курсора – това са предложенията на Smart Compose.
11. Управлявайте отпуските безпроблемно с функцията „Извън офиса“ в Календара
Подготовката за отпуск от работа обикновено означава настройване на автоматични отговори на имейли, отказване на срещи и уведомяване на колеги. Функцията „Извън офиса“ на Google Calendar опростява този процес.
В Календара изберете „Извън офиса“ и задайте датите. Можете също да настроите автоматични отговори и автоматични откази за имейли и срещи.
Освен това календарът ще показва, че сте извън офиса, което ще им помогне да планират работата си по време на вашето отсъствие.
Прочетете също: 20 революционни трика за Google Calendar, които трябва да знаете
12. Оптимизирайте времето за комуникация с функцията „Планирано изпращане“ на Gmail
Да направите така, че вашите имейли да бъдат забелязани и прочетени, може да бъде трудно, особено когато работите с колеги в различни часови зони. Много е важно да изпратите имейла в подходящия момент, за да могат колегите ви да го видят и прочетат веднага щом са на разположение.
С функцията „Планиране на изпращане“ в Gmail можете да планирате изпращането на имейлите си. След като съставите имейла си, кликнете върху стрелката до бутона „Изпрати“ и изберете „Планиране на изпращане“. След това изберете предложено време или задайте свое собствено.
13. Изпреварете конкуренцията с . нови бързи клавиши
За да създадете нов документ, таблица или презентация в Google Drive, са необходими няколко кликвания. Можете да ги пропуснете с новия пряк път; просто отворете нов раздел и въведете doc. new, sheet. new или slide. new – толкова е лесно.
Има и бързи клавиши за формуляри (form. new), сайтове (site. new) и дори за стартиране на ново Google Meet (meet. new).
Категория № 3: Управление на документи и файлове
Тези съвети и трикове са насочени към това да ви помогнат да организирате, намирате и управлявате документите и файловете си в Google Workspace.
14. Гарантирайте точността на данните с валидиране на данни
Въвеждането на данни е свързано с точност. Малка грешка или правописна грешка може да обърка изчисленията и анализа на данните.
Google Sheets разполага с функция за валидиране на данни за такива проблеми. Можете да зададете правила за типа данни, въвеждани в определени клетки.
Изберете клетките, към които искате да приложите правилото, след което отидете в Данни > Проверка на данните в горното меню и изберете критерий за проверка, като диапазони от числа, съдържащ текст или персонализирани формули.
Можете също да добавите полезни съобщения за грешки, които да насочват потребителите, когато въвеждат неверни данни.
Прочетете също: Как да приложите валидиране на данни в Excel
15. Намирайте файлове бързо с разширеното търсене на Drive
Google Drive се запълва бързо. По този начин файловете могат да се изгубят в морето от разнообразни файлове. Но с разширеното търсене на Drive можете да ги намерите (или поне да стесните резултатите).
Отидете в лентата за търсене на Drive и кликнете върху Разширено търсене. Това ще отвори диалогов прозорец, в който можете да изберете типа файл, собственика, датата на промяна и др.
Разширеното търсене в крайна сметка е филтър. Колкото по-добре определите филтъра си, толкова по-добри ще бъдат резултатите от търсенето. Защо да се мъчите? Просто отделете 10 минути дневно, за да организирате диска си – това е най-добрият трик за Google Drive.
16. Разширете функционалността с добавка
Приложенията на Google не разполагат с всички функции. Може да се наложи да използвате паралелно приложение на трета страна, което може да бъде досадно поради постоянното превключване. За щастие, няколко приложения на Google могат да получат добавки, известни също като разширения. *
Например, можете да добавите разширение за електронен подпис в Google Docs, като отидете в Разширения > Добавки. Други приложения на Google, като Sheets, Slides и Calendar, също разполагат с тази функция.
17. Споделяйте файлове с общи дискове
Достъпът до споделени файлове може да се усложни, особено когато членовете на екипа се сменят. Функцията за споделени дискове на Google Drive може да опрости този процес.
За разлика от файловете в My Drive, които принадлежат на отделни лица, файловете в споделения диск принадлежат на екипа. Това означава, че когато някой напусне, файловете му остават в екипа.
За да подготвите споделен диск, кликнете върху Споделени дискове в лявата странична лента, а след това върху +Нов. Добавете членове на екипа и всички ще имат достъп до всички файлове в този диск.
Категория № 4: Разширени функции и инструменти
Тук ще разгледаме допълнителни функции в приложенията на Google Workspace.
18. Гласово въвеждане в Google Docs
Въвеждането на текст може да ви забави. Най-добре е да го пропуснете с функцията за гласово въвеждане на текст в Google Docs.
Отваряне на нов документ (запомнете doc. new)? След това отидете в Инструменти > Гласово въвеждане в горното меню, кликнете върху иконата на микрофона и започнете да говорите. Думите ще се появяват на екрана, докато говорите.
Не забравяйте да говорите ясно и да проверите окончателния вариант за правописни и граматически грешки, когато приключите.
19. Организирайте пощенската си кутия с филтрите на Gmail
Важните съобщения и дневен ред могат да се изгубят в препълнена пощенска кутия.
Защо да не активирате филтрите на Gmail, за да организирате автоматично входящите си съобщения? Потърсете Филтри и блокирани адреси в настройките на Gmail и създайте правила за имейли.
Например, можете да зададете правила за имейл адреса на изпращача или ключови думи в полето „Относно“, за да маркирате имейлите на вашия мениджър със звездичка или да ги пренасочите към определена папка.
20. Ангажирайте аудиторията си с функцията за въпроси и отговори на Slides
Представянето пред голяма група понякога може да изглежда едностранно. Google Slides разполага с функция за въпроси и отговори, която може да направи вашите презентации по-интересни.
Когато правите презентация, кликнете върху триъгълника до стрелката надолу на бутона „Презентирай“ и активирайте инструментите за аудиторията. Това позволява на аудиторията да задава въпроси в реално време, на които можете да отговорите по време на презентацията или след нея.
Публиката може също да гласува за въпроси, което ви помага да идентифицирате и да дадете приоритет на най-популярните теми. Тази функция може да направи вашите презентации по-интерактивни и да гарантира, че ще обърнете внимание на въпросите, които най-много интересуват публиката ви.
21. Напишете професионални имейли с помощта на функцията „Помощ при писане“ на Gmail
Функцията „Помогни ми да пиша“ в Gmail прави точно това, което казва – помага ви да пишете в единен стил.
Когато съставяте имейл, кликнете върху бутона „Помогни ми да напиша“ (изглежда като магическа пръчка). След това опишете накратко какво искате да кажете. Изкуственият интелект ще генерира чернова въз основа на въведената от вас информация, която можете да доусъвършенствате.
За да получите достъп до тази функция, трябва да се регистрирате в Google Workspace Labs. Посетете Google Workspace Labs, регистрирайте се и се запишете в списъка на чакащите. Щом сте в списъка на чакащите, ще получите покана, когато функцията стане достъпна.
22. Преодолейте езиковите бариери с Google Translate в Docs
Говоренето на различни езици пречи на ефективната комуникация в разнообразни и различни екипи и трансграничното сътрудничество. Google Docs има вградена функция за превод, за да преодолее това предизвикателство. (Всъщност много трикове в Google Docs подобряват сътрудничеството. )
За да го използвате, отидете в Инструменти > Преведи документ. След това можете да изберете да преведете целия документ на друг език.
Тази функция е полезна и когато трябва бързо да разберете документ на език, който не владеете добре.
23. Създавайте лесно ресурси за екипа с Google Sites
Създаването на централен хъб за информация за екипа често изисква технически умения или зависимост от ИТ. Google Sites улеснява проектирането на вътрешни уебсайтове без познания по програмиране.
Отидете на sites. google. com и кликнете върху „+“. Използвайте интерфейса за плъзгане и пускане, за да добавите текст, изображения, календари и дори да вградите други елементи на Google Workspace.
Този инструмент е отличен за създаване на табла с дейности по проекти, наръчници за екипа или бази от знания, които вашият екип може лесно да ползва и актуализира.
24. Анализирайте данни с пивот таблици в Sheets
Данните са полезни само ако можете да извлечете полезна информация от тях. Колкото по-голям е наборът от данни, толкова по-трудно е да се извлече полезна информация от тях.
Не се страхувайте – пивотните таблици на Google Sheets могат да ви помогнат да обобщите и анализирате такива данни. Има много подобни трикове за Google Sheets.
В Sheet отидете на Insert > Pivot table. Изберете диапазона от данни и изберете как да обобщите данните си. Чрез плъзгане и пускане на полета можете бързо да преструктурирате данните си, за да разкриете различни информации.
25. Управлявайте своята наличност с работните часове в Календара
Не винаги е ясно кога вие или вашите колеги сте на разположение. За да управлявате очакванията за наличност, просто задайте работното си време в Google Календар.
В настройките на Календара отидете в Работно време и местоположение и задайте типичния си работен график. Когато някой се опита да насрочи среща извън тези часове, ще получи уведомление.
Тази функция може да ви помогне да поддържате баланс между работата и личния живот и да намалите вероятността от насрочване на срещи в неудобно време, особено ако работите с хора в различни часови зони.
Бонус: Попълнете този 5-минутен тест за продуктивност, за да видите колко продуктивна е вашата организация!
Алтернатива на Google Workspace, която ви помага да спестите време
Постоянното превключване между инструментите на Google Workspace остава проблем. Това води до загуба на време и разсейване на вниманието.
Има ли алтернатива?
Е, има ClickUp, мощна платформа за продуктивност и управление на проекти. Ето защо ви предлагаме да я имате предвид.
- Унифицирана платформа: Интегрирайте създаването на документи, управлението на задачи и проследяването на времето в една среда.
- Подобрено сътрудничество: Сътрудничество едновременно по документи, задачи и проекти, за да се насърчи работата в екип и да се гарантира съгласуваност на проектите.
- Персонализирани автоматизации: Създайте персонализирани работни процеси за обработка на повтарящи се задачи с ClickUp Automations, което потенциално ще ви освободи време за важни задачи.
- Множество опции за преглед: Визуализирайте работата си в предпочитания от вас стил или според нуждите на проекта с помощта на различни видове преглед.
- Настройки за приоритет: Персонализирайте приоритетите на задачите (Висок, Средно, Нисък) за да се уверите, че най-важната работа се извършва първа.
- Вградено проследяване на времето: Следете производителността си, като отбелязвате часовете, прекарани в задачи и проекти, с ClickUp Time Tracking. Проследявайте времето от всяко устройство, създавайте персонализирани времеви таблици и преглеждайте подробни отчети.
Това, което отличава ClickUp от Google Workspace, е неговият интегриран AI асистент, ClickUp Brain, до който имате достъп отвсякъде в ClickUp.
Използвайте силата на изкуствения интелект
С толкова много задачи, които вече имате, е разумно да подобрите производителността си с помощта на асистент с изкуствен интелект. ClickUp Brain може:
- Създавайте чернови и генерирайте идеи в ClickUp Docs
- Помага ви да зададете контекста на задачите си, предлага подзадачи и разбива сложни проекти на управляеми стъпки.
- Автоматизирайте рутинни процеси като актуализации на напредъка, ежедневни срещи и отчети за състоянието.
- Създавайте ясни имейли в ClickUp Inbox или измислете бързи отговори за чатовете си.
- Намерете конкретна информация в документите, задачите или дори миналите разговори
- Интерпретирайте данните от проекта си и получите предложения за подобряване на работните си процеси.
Освен това, той предлага революционна функция за екипи: Connected AI. Connected AI интегрира всички ваши инструменти на едно място, като гарантира, че цялото ви знание е достъпно и използваемо, независимо къде е съхранено. Ето какво предлага:
- Чрез дълбока интеграция с всички аспекти на вашия ClickUp Workspace – задачи, документи и чат – той получава цялостен преглед на вашата работа, което позволява по-прецизни и приложими прозрения.
- AI Writer for Work, AI Knowledge Manager и AI Project Manager са проектирани да поемат повтарящите се задачи, за да можете да се съсредоточите върху по-творческата работа.
- ClickUp Brain се интегрира безпроблемно и с инструменти на трети страни. Така можете да разширите използването му дори извън ClickUp и да синхронизирате всички промени в ClickUp и приложенията на трети страни в реално време.
Използвайте асинхронните комуникации
ClickUp издига сътрудничеството на ново ниво с набора си от комуникационни инструменти. И може да ви спести много време – чрез асинхронна комуникация. Ето как:
- Прекратете поредицата от срещи – дръжте екипа си в течение с ClickUp Chat.
- Добавяйте коментари и създавайте важни задачи за вашите екипи с ClickUp Tasks.
- Активирайте персонализирани напомняния в ClickUp за приоритетни цели и етапи в ClickUp.
Шаблони на ClickUp за продуктивност
Сега, когато разполагате с инструментите на ClickUp и AI асистента, какъв е вашият план за продуктивност?
Нямате такъв?
Ние сме ви подготвили шаблони за ClickUp! Ето два перфектни шаблона за продуктивност, с които да започнете.
Първо, шаблона за продуктивност ClickUp е чудесен за оптимизиране на работните процеси за физически лица и фирми.
Можете да:
- Използвайте различни изгледи, като Списък, Табло и Календар, за да визуализирате задачите.
- Използвайте автоматизация за създаване и управление на задачи
- Използвайте падащи менюта с единичен избор, за да категоризирате задачите или да ги възложите на конкретни екипи.
- Отбележете важни дати и крайни срокове в календара, за да следите важните събития.
- Използвайте изгледите в работната среда, за да сътрудничите, да обменяте идеи и да събирате данни.
Накрая, шаблоните за лична продуктивност на ClickUp са предназначени за мотивирани самостоятелно заети професионалисти и за тези, които искат да организират личния си живот.
Прочетете също: 25 най-добри инструмента и софтуерни приложения за продуктивност
Повишете производителността си с ClickUp
Производителността е свързана с баланс, концентрация и инструменти за по-бърза работа.
Докато Google Workspace ви помага да поддържате организация, ClickUp блести, когато се нуждаете от допълнителен тласък, за да останете на правилния път и да свършите повече работа.
Готови ли сте да пренесете производителността си на следващото ниво? Опитайте ClickUp и усетете какво е да имате платформа, създадена да ви помага да останете фокусирани, ефективни и мотивирани. Опитайте ClickUp.