Успехът на организацията е пряко пропорционален на производителността на служителите и ефективността на процесите.
За съжаление, поддържането на висока продуктивност на служителите е постоянна борба за повечето работни места. Една от причините е, че няма наръчник за мотивиране на служителите или повишаване на тяхната ефективност.
Всеки малък аспект играе огромна роля в производителността на служителите, от стратегическите комуникационни практики до избора на подходяща технология и включването на здраве и благосъстояние.
В същото време, не е ролята на един отдел – а именно, човешките ресурси – да прилага стратегии за продуктивност или ангажираност на служителите. Ръководният персонал, мениджърите, членовете на екипа и сътрудниците играят ключова роля тук.
Нека разгледаме факторите, които влияят върху производителността, като комуникация, лидерство, здраве и благополучие, обучение и развитие.
Прочетете, за да научите как да създадете положителна работна среда, която максимизира потенциала на вашите служители и стимулира дългосрочния растеж.
⏰ 60-секундно резюме
Производителността не се постига случайно – тя се формира от ключови фактори, които оказват влияние върху начина, по който работят служителите. Ето какво има най-голямо значение:
- Комуникация и лидерство – Ясните очаквания и силно ръководство поддържат екипите в синхрон.
- Технология – Подходящите инструменти оптимизират работните процеси и намаляват загубата на време.
- Здраве и благополучие – Балансираният подход към работата и личния живот предотвратява изчерпването.
- Обучение и развитие – Възможностите за растеж поддържат ангажираността на служителите.
- Работна среда – Подкрепящата култура насърчава концентрацията и сътрудничеството.
- Мотивация и стимули – Признанието и наградите стимулират производителността.
- Поставяне на цели – Ясните цели дават насока на служителите.
- Работна натовареност и управление на времето – Управлението на приоритетите помага да се избегне стреса.
- Структура на заплащането – Справедливото възнаграждение гарантира удовлетворение от работата.
ClickUp помага на екипите да останат продуктивни с мощни инструменти за управление на задачи, сътрудничество и автоматизация – всичко на едно място.
Значението на ангажираността и продуктивността на служителите
Ангажираността на служителите се отнася до отдадеността и ентусиазма на служителите към работата им. Ангажираните служители са инвестирали в успеха на компанията си и са по-склонни да надхвърлят задълженията си по длъжностната си характеристика. Това води до повишена продуктивност на работното място.
От друга страна, незаинтересованите служители – тихите отказващи се – не са емоционално свързани с работното си място. Те може да не поемат никаква инициатива, да не се ангажират с компанията или с развитието си и дори да се оттеглят от комуникацията или често да се оплакват от работата.
Ето някои интересни данни от доклада на Gallup за ангажираността на служителите. Предприятията с по-висок процент ангажирани служители са
- 18% по-продуктивни
- 10% повече инвестиции в ангажираността на клиентите
- 23% по-доходоносно
Този доклад показва пряка връзка между ангажираността на служителите и производителността на работното място и как това води до положителни резултати, като например печалба и по-добро взаимодействие с клиентите.
Въпреки това, същият доклад посочва, че почти един на всеки двама служители в САЩ е бил активно незаинтересован през 2023 г. Някои от причините за незаинтересоваността на служителите на работното място могат да включват:
- Лошо управление: микроуправление, липса на ясни очаквания и неспособност да се дава конструктивна обратна връзка.
- Липса на признание: Служителите, които смятат, че тяхната упорита работа остава незабелязана, са по-малко склонни да се ангажират.
- Претоварване или недостиг на работа: Чувството, че сте постоянно затрупани с работа или че нямате достатъчно предизвикателни задачи, може да доведе до незаинтересованост (и изчерпване).
- Липса на възможности за развитие: Служителите, които се чувстват заклещени в работа без перспективи и без шанс за напредък, са по-склонни да се откажат.
Решаването на тези проблеми може да помогне на бизнеса да създаде положителна работна среда, което да доведе до ангажирани и продуктивни служители.
10 фактора, влияещи върху производителността
Няколко фактора оказват влияние върху производителността на служителите – както вътрешни, така и външни за вашата организация. Ето някои от ключовите организационни аспекти, които влияят върху производителността на служителите.
1. Комуникация
Културата на комуникация във вашата организация може значително да повлияе на нивото на продуктивност на вашите служители. Например, екипите, които имат много срещи или от които се очаква да отговарят незабавно на съобщения, може да прекарват много повече време в общуване с различни хора, отколкото в работа.
В същото време, недостатъчната комуникация също може да се отрази негативно на производителността на екипа. Те може да не разполагат с необходимата информация, за да продължат работата си, или може да се наложи да чакат дълго за отговори от членовете на екипа.
Ето защо трябва да балансирате комуникацията в реално време и асинхронната комуникация за вашия екип, за да увеличите производителността.
Ето как можете да го направите:
Създайте документ „Как работим“
Книгата за корпоративната култура трябва да разяснява правилата за комуникация на работното място и да включва информация като честотата на срещите за актуализиране на проектите, дни без срещи, кога да се резервира разговор и кога да се комуникира асинхронно.
Можете да използвате инструмент като ClickUp Docs, за да създадете и хоствате тези документи, или дори да ги добавите като раздел към вашата уики страница за новопостъпили служители, за да знаят новите служители как да комуникират.
Изберете подходящите инструменти
Изборът на подходящите инструменти, които да подпомагат разнообразните изисквания на вашия екип, е толкова важен, колкото и създаването на комуникационна стратегия.
Използвайте синхронни и асинхронни инструменти като софтуер за видеоконферентна връзка, вътрешен чат и видеозаписи.
В същото време е изключително важно да не претоварвате служителите си с множество инструменти. Препоръчваме да ограничите технологичния си набор до максимум 3–4 инструмента или, още по-добре, до един универсален инструмент.
Един от начините да постигнете това е да изберете един инструмент, който предлага различни методи за комуникация.
С ClickUp, например, можете да:
- Използвайте функцията за етикети и коментари в ClickUp Tasks, за да следите напредъка на проекта или да отстраните пречките.
- Започнете директни и групови чатове с важни заинтересовани страни за контекстуални или задълбочени, но асинхронни разговори с изгледа ClickUp Chat.
- Сътрудничество по документи чрез коментари, редактиране в реално време и [@]споменавания
- Записвайте кратки видеоклипове с помощта на ClickUp Clips и ги споделяйте с колегите си, за да разясните вашите гледни точки.
- Използвайте ClickUp Whiteboard, за да визуализирате срещите и да направите виртуалните срещи по-интерактивни.
2. Лидерство
Не забравяйте поговорката – служителите напускат лошите мениджъри, а не компаниите.
Един от критичните аспекти, които влияят на производителността на служителите, е взаимоотношението между ръководителите на екипи, мениджърите и техните пряко подчинени.
Ето как един силен лидер помага на служителите да бъдат по-продуктивни:
- Те определят ясна визия за своя екип, помагайки на всеки да разбере какво трябва да прави и как неговата работа допринася за по-голямата картина.
- Те признават постиженията, окуражават и насърчават положителна работна среда, като по този начин гарантират култура на висока производителност.
- Те комуникират ефективно, информират своите екипи и създават среда, в която служителите се чувстват комфортно да задават въпроси и да изразяват своите притеснения.
Един от начините, по които можете да помогнете на вашите старши служители да станат по-добри лидери, е да инвестирате в обучение и развитие на лидерски умения. Можете също така да спонсорирате индивидуални сесии за коучинг с добри ментори за тях.
3. Технологии
Макар че технологиите повишават ефективността на служителите, проблемите с тях могат да отнемат от времето им, което води до неудовлетвореност и по-ниски нива на производителност.
Ето някои често срещани начини, по които технологиите могат да отнемат времето на вашия екип
- Дълги и сложни процеси на въвеждане в работата
- Труден за използване интерфейс
- Постоянни бъгове и неизправности
Но не става въпрос само за инструментите, които използвате. Начинът, по който използвате технологиите, също е важен и може да повлияе на производителността на работното място.
Вашите служители се давят в множество ежедневни известия или се занимават с половин дузина софтуера?
Ето как можете да смекчите неблагоприятните ефекти на технологиите:
- Инвестирайте в лесни за употреба инструменти: Изберете технология, която е интуитивна и лесна за научаване от служителите, като минимизирате кривата на обучение и фрустрацията.
- Осигурете обучение и подкрепа: Обучете служителите, за да могат ефективно да използват технологиите в своя полза.
- Изберете инструменти „всичко в едно“: Изберете платформа, която предлага множество решения, вместо по един инструмент за всяка нужда, за да намалите превключването между разделите.
4. Здраве и благополучие
Подкрепата за здравето и благосъстоянието на служителите е прост, но ефективен начин да ги ангажирате. Служителите, които се чувстват физически и психически здрави, имат по-добра концентрация, фокус и издръжливост. Това води до значително намаляване на прекъсванията и позволява на служителите да останат продуктивни.
Ето няколко начина, по които компаниите могат да дадат приоритет на здравето и благосъстоянието на служителите си, за да повишат производителността и да създадат динамична и процъфтяваща работна среда:
- Инвестирайте в комплексни здравни услуги: Предлагайте здравни застраховки, които покриват широк спектър от услуги за физическо и психическо здраве.
- Насърчавайте баланса между работата и личния живот: Насърчавайте служителите да правят почивки, да се откъсват от работата извън работното време и предлагайте гъвкави условия на работа, като например възможност за дистанционна работа или съкратена работна седмица.
- Създайте култура на благополучие: Предлагайте семинари за справяне със стреса, практики за осъзнатост и здравословни хранителни навици. Можете също да осигурите достъп до фитнес зала или да възстановявате разходите на служителите за фитнес курсове.
- Платете им терапия: Осигурете достъп до програми за подпомагане на служителите (EAP) с конфиденциални консултантски услуги и ресурси за психично здраве.
5. Обучение и развитие
Друг начин да покажете на вашите служители, че се интересувате от тях и да подобрите тяхната продуктивност, е да им предоставите възможности за повишаване на квалификацията.
Това може да включва
- Създайте годишен бюджет за саморазвитие, за да могат да се запишат на професионални курсове.
- Сътрудничество с онлайн платформи за предоставяне на професионални курсове с отстъпка
- Организиране на редовни уебинари или семинари за кариерно развитие
- Предоставяне на възможности за наставничество по време на различни етапи от кариерата на служителя, например когато се приближава повишение
Ако сте компания с многостранна програма за обучение, шаблонът „План за внедряване на обучението в ClickUp“ може да ви помогне да организирате и проследявате различните си програми.
Този готов за употреба шаблон позволява на отделите по човешки ресурси да
- Задайте цели за всяка програма за обучение и проследявайте напредъка към постигането им.
- Планирайте бюджета си и разпределете ресурсите за всеки етап от програмата за обучение.
- Създайте последователна структура за подход към всички бъдещи програми за обучение
Като дадете приоритет на обучението и развитието, можете да гарантирате, че вашите служители ще могат да се справят с предизвикателствата, няма да затънат в кариерата си и ще постигнат по-високи нива на производителност.
6. Работна среда
Вашият офис (или домашният офис за отдалечени екипи ) оказва силно влияние върху продуктивността на служителите. Например, неудобно работно място с лошо осветление и нискокачествени мебели може да доведе до дискомфорт и намалена концентрация.
Компаниите, разположени на място, могат да инвестират в добър интериор, ергономични мебели и добре поддържани и чисти офиси. Те трябва да се погрижат и за други удобства, като контрол на температурата, подходящи конферентни зали и контрол на шума, за да могат служителите да се концентрират по-дълго.
От друга страна, компаниите с дистанционни работници могат да предоставят на своите служители редовен бюджет за домашния офис, за да поддържат комфортно работно място, надбавки за съвместна работа или дори устройства като слушалки с шумопотискане.
7. Мотивация и стимули
Мотивираните служители са по-склонни да подхождат положително към предизвикателствата и да търсят творчески решения на проблемите. Те също така са по-щастливи и по-удовлетворени от ролята си.
Но как да мотивирате служителите си? Препоръчваме да използвате комбинация от външни и вътрешни мотивационни тактики.
Външната мотивация може да включва награди, признание или бонуси. Например, по-висока комисионна за търговските представители или годишни церемонии по връчване на награди на компанията.
Вътрешната мотивация, от друга страна, е малко по-нюансирана. Това е желанието да се работи, защото е приятно, удовлетворяващо или пълноценно.
Създайте работна среда, която насърчава чувството за цел, растеж и автономност. Микроуправлението на служителите и поставянето под въпрос на всяко тяхно действие е най-бързият начин да унищожите тяхната продуктивност.
Друг начин да мотивирате служителите си е да им покажете, че им вярвате и ги цените. Дайте им предизвикателни проекти и в същото време им осигурете обучението и ресурсите, необходими за успешното им изпълнение.
Фокусирането върху създаването на работна среда, която възнаграждава служителите и им дава чувство за цел, може да насърчи високо мотивирана и продуктивна работна сила.
8. Поставяне на цели
Друг основен фактор за продуктивността на служителите е ефективното поставяне на цели. Когато служителите имат ясни цели, те разбират какво очакват от тях работодателите и могат ефективно да приоритизират задачите си. Това води до по-добра концентрация и намаляване на излишната работа.
Освен това, не е достатъчно само да поставяте цели; трябва да включите служителите си в процеса на поставяне на цели. Това може да създаде чувство за принадлежност и отговорност.
Препоръчваме рамката за цели и ключови резултати (OKR) като трик за продуктивност при поставянето на цели. OKR дават ясна представа за целите на организацията и за това как индивидуалните и екипните цели допринасят за по-голямата картина.
Концентрирането върху ограничен набор от цели може да помогне на екипите да приоритизират по-добре работата си и да избегнат разсейването.
9. Работна натовареност и управление на времето
Друг критичен фактор, пряко свързан с производителността на служителите, е количеството работа, с което са натоварени, и колко добре планират работния си ден.
Ефективната система за управление на натоварването гарантира, че на служителите се възлага управляемо количество работа и те не са претоварени.
Инструменти като шаблона за натовареност на служителите на ClickUp могат да ви дадат цялостна представа за текущата натовареност на всеки член на екипа, което улеснява разпределянето на проектите въз основа на техните възможности.
Ще получите и представа за това кой върху какво работи, за да определите реалистични срокове и да видите дали не са на ръба на изчерпването.
Ето как работи шаблона:
- Когато добавяте задача в ClickUp, въведете колко време ще отнеме нейното изпълнение.
- В зависимост от необходимото време, можете да добавите краен срок.
- Получете представа за натовареността на вашия екип в „преглед на натовареността на екипа“.
- Разпределяйте задачите на наличните служители
Да дадете възможност на екипа си да управлява ефективно времето си е толкова важно, колкото и да управлява работната си натовареност. Насърчавайте членовете на екипа си да следят производителността си, за да можете да получите реалистична оценка за времето, необходимо им за изпълнение на дадена задача.
Мениджърите могат също така да се срещат с подчинените си веднъж седмично или на всеки два месеца, за да оценят как те управляват времето си и да преценят дали се нуждаят от подкрепа.
10. Структура на заплащането
В края на краищата, работата е транзакционна. Служителите ви отделят времето си и инвестират уменията си в замяна на пари. Чувството за справедливо възнаграждение може да повиши удовлетвореността на служителите, което потенциално да доведе до по-голяма мотивация и ангажираност.
Освен това, финансово стабилните служители са по-малко склонни да работят на второ място или да сменят работата си. В същото време, възможността да печелят повече може да насърчи служителите да постигат по-добри резултати и да допринасят по-значително.
Освен конкурентното възнаграждение, от решаващо значение са и навременното изплащане и ефективното и точно управление на заплатите. Нищо не демотивира служителите така, както забавените плащания.
Препоръчваме да използвате онлайн тракер като шаблона за отчет за заплатите на ClickUp.
Този шаблон позволява на екипите по човешки ресурси да
- Създайте консолидиран отчет за заплатите на служителите, графиците за плащане и др.
- Създайте централна база данни с всички данни за служителите и информация за заплащането им.
- Настройте автоматични директни депозити
Създайте продуктивна работна среда за вашите служители с ClickUp
Компаниите могат да създадат работна среда, която насърчава щастлива, здрава и високопродуктивна работна сила, като възприемат холистичен подход. Това включва физическата среда, технологиите, обучението, благосъстоянието, мотивацията, управлението на натоварването и стратегиите за възнаграждение.
Ако търсите всеобхватен пакет за продуктивност, който да помогне на отделните служители и различни отдели във вашия екип да работят по-добре заедно, ви предлагаме да опитате ClickUp.
ClickUp е уникална платформа, която съчетава проследяване на проекти, комуникация, управление на бази данни и управление на документи в един цялостен инструмент.
Защо да не опитате ClickUp и да видите как може да ви помогне да създадете продуктивно работно място?