Провеждате ли седмични OKR (цели и ключови резултати) срещи, за да наблюдавате екипа си и неговия напредък? Насърчавате ли членовете на екипа си да потърсят подкрепа, за да постигнат своите независими OKR, когато се сблъскат с препятствия?
Ако отговорът на двата или на някой от горните въпроси е „Не“, трябва да вземете OKR по-сериозно.
Срещите по OKR гарантират, че целите на вашия екип са на прав път. Тези срещи предоставят форум, на който да поддържате връзка с всеки член на екипа и да проверявате напредъка им чрез седмични срещи по OKR. Това ще допринесе за цялостното развитие на вашата организация.
Нека разберем какво представляват OKR срещите, защо са важни и как да провеждате ефективни OKR срещи с изпитани и проверени OKR шаблони.
Какво е OKR среща?
Срещите по OKR са седмични сесии, на които екипът обсъжда доколко е напреднал в постигането на своите цели и ключови резултати.
По време на тези сесии мениджърът или ръководителят на екипа се свързва с членовете на екипа за 15 до 30 минути, за да проследи целите и ключовите резултати, да определи приоритетите и да получи по-добра представа за съгласуваността на екипа по даден проект.
Въз основа на постиженията, споделени от членовете на екипа по време на OKR срещите, мениджърите ще определят нови цели и точки от дневния ред за следващата седмица и ще обсъдят планове за постигането на тези цели.
От гледна точка на мениджъра, целта на OKR срещата е да се оцени дали членовете на екипа са успели да постигнат зададените цели в даден период от време. Ако не са успели, проучете по-задълбочено, за да откриете основната причина и преосмислете зададените цели, за да се уверите, че са реалистични.
В края на проекта, OKR цикъла или на всяко тримесечие, ретроспективната среща по OKR оценява напредъка. Тя идентифицира областите на успех, извлечените поуки и възможностите за подобрение за бъдещите OKR цикли.
Защо срещите за проверка на OKR са важни?
OKR се отнасят до поставянето на реалистични цели, планирането на ключови резултати за постигането им и създаването на солиден процес за проследяване на напредъка. Срещите за OKR помагат на мениджърите да получат практичен преглед на това къде се намира екипът по отношение на целите и задачите.
Проверките на OKR държат служителите отговорни за действията си.
Да предположим, че задавате на продуктовия екип следната цел: да създаде пет обяснителни видеоклипа за всяка функция, която пускате през това тримесечие. Нямаше OKR срещи, на които да се проследява напредъкът през цялото тримесечие.
В края на тримесечието или няколко месеца по-късно, по време на срещата за OKR, екипът забрави да създаде видеоклипове, тъй като се занимаваше с множество задачи и нови приоритети.
Това означава, че вие и продуктовият екип ще трябва да се потрудите, за да направите видеоклиповете, тъй като маркетинговият екип очаква те да бъдат част от началната страница на продукта.
Какво не е било наред, дори когато сте съобщили изискванията на срещата на екипа?
Нямаше стандартна рамка за проследяване на текущия статус на OKR или седмични проверки за проследяване на OKR.
В резултат на това продуктовият екип даде най-висок приоритет на другите цели, които му бяха възложени.
От друга страна, редовните или седмични OKR срещи поддържат отговорността на служителите и им помагат да осъзнаят значението на целите, които са им възложени. В резултат на това те приоритизират целите си, търсят подкрепа от мениджърите, за да се уверят, че напредват в правилната посока, и постигат целите си в дадения срок.
Независимо дали разглеждате един OKR или колективни OKRS на екипа, редовните индивидуални срещи поддържат всички в течение с напредъка и носят повече отговорност в екипа.
Срещите за OKR са седмичната доза мотивация за служителите.
Структурата на OKR поддържа мотивацията на вашите служители. Срещите по OKR позволяват на екипите да се свържат директно с мениджърите си и да обсъдят какво ги спира да постигнат целите си.
Можете да използвате тази възможност, за да обсъдите нови идеи, поуки, които екипът е научил, промени в плановете за приоритети (ако има такива) и да проследите напредъка по постигането на предизвикателните цели.
Изслушвайте проблемите на екипа си, създавайте възможности за признание за тези, които надминават очакванията, и ги насърчавайте да постигат по-добри резултати.
Седмичните проверки на OKR насочват служителите да се фокусират върху задачите с висок приоритет.
Лесно е да се разсеете, когато няма кой да ви насочва. Служителите често не успяват да определят кои ключови резултати са приоритетни за по-бързото постигане на целите си и се фокусират върху ненужни задачи, които не водят до промяна или са с ниска приоритетност.
Срещите за OKR осигуряват прозрачност в процеса на проследяване на OKR и помагат на служителите да се съсредоточат върху дейностите, които са най-важни за постигането на целите им.
Когато даден служител се отклони от целта си или му бъде възложена сложна цел, която не е постижима, прегледът на OKR ни позволява да разберем неговите слаби места и му помага да продължи напред.
Как да проведете ефективна OKR среща? 4 прости стъпки
След като OKR са дефинирани и зададени, следващата стъпка е да ги съобщите на целия си екип по време на среща за планиране на OKR.
Ето стъпките за провеждане на ефективни OKR срещи в рамките на планирания период.
Стъпка 1: Подгответе дневен ред за срещата за проверка на OKR
Успешната OKR среща има ясна дневен ред.
Без предварително определена дневен ред срещата ще бъде непродуктивна, служителите няма да знаят какво да обсъждат и може да не постигнете тримесечните си цели.
Дневният ред на срещите създава прозрачност и определя очакванията за структурата на срещата. Предварително дефиниран шаблон за OKR срещи помага на всички да са на една и съща страница и улеснява споделянето на актуална информация.
Ето една предложена рамка за определяне на цели за вашите OKR срещи, която можете да опитате:
Първите 10 минути: Споделете статуса на задачите от предходната седмица, включително изпълнените планове. Софтуерът за OKR ще ви позволи да персонализирате тези статуси. Някои прости статуси, които можете да опитате, са „Завършено“, „В процес на изпълнение“, „Преглед“ и „Изпълнено“.
Следващите 10 минути: Планирайте ключовите резултати, задачите и приоритетите за предстоящата седмица. Коригирайте целите според нуждите и премахнете вече постигнатите или нерелевантни цели от списъка.
Последните 5-10 минути: Използвайте последната част от срещата, за да обмислите наученото. Например, защо не е постигната конкретна цел? Беше ли точката от дневния ред неясна или членовете на екипа ви очакваха повече подкрепа от мениджъра по конкретна точка от дневния ред?
Най-добрият подход е да отбележите и да отговорите на ретроспективните въпроси на следващата среща.
Една продуктивна среща трябва да ви даде отговори на въпросите какво е минало добре, какво трябва да се подобри и какви са извлечените поуки, както и да документира добрите идеи.
Стъпка 2: Поканете участниците и им съобщите предварително дневния ред на срещата
След като имате прозрачна програма за срещата за OKR и рамка за OKR, е време да споделите информацията с участниците в срещата преди началото й.
Споделянето на дневния ред на срещата предварително гарантира, че екипът е добре подготвен с актуализации и знания.
Поканете участниците чрез онлайн инструменти за срещи като Zoom, Google Meet или Microsoft Teams с дневния ред на срещата за OKR.
Бъдете ясни относно това кой трябва да участва в тези седмични OKR срещи. Например, каненето на висши мениджъри на седмичните OKR срещи може да доведе до повече вреда, отколкото полза. Членовете на екипа може да се колебаят да говорят открито за препятствията в присъствието на заинтересованите страни.
Макар че е логично да включите заинтересованите страни или ръководството в тримесечните OKR срещи, седмичните OKR срещи трябва да се провеждат между мениджърите и техните екипи.
Стъпка 3: Обсъдете OKR (състоянието за текущата седмица, напредъка по OKR за миналата седмица и плана за следващата седмица)
Има много разпространени погрешни представи за OKR и трябва да се уверите, че вашият екип е напълно наясно какво представляват OKR и какъв тип актуализации трябва да предоставят.
Когато започвате с рамката за най-добри практики на OKR, дайте на екипа си няколко примера за OKR. За екип за съдържателен маркетинг тримесечната цел на OKR може да бъде:
| Цел | Създавайте публикации в социалните медии, фокусирани върху потенциалните клиенти |
| KR 1 | Свържете се с 50 съществуващи клиенти, за да разберете как нашият продукт им е помогнал. |
| KR 2 | Увеличете органичния трафик в социалните мрежи с 50% |
| KR 3 | Постигнете 10 демонстрационни резервации на месец от LinkedIn и Twitter |
Разделете тези критични резултати на по-малки и изпълними задачи и ги разпределете на членовете на екипа, за да знаят своите цели и да подготвят съответно седмичните си актуализации на задачите за OKR срещите.
Ако член на екипа се нуждае от повече яснота относно ключовия си резултат, насърчете го да проведе отделна среща, вместо да губи времето на всички по време на екипната среща.
Използвайте шаблона за OKR на ClickUp, за да управлявате OKR, да разпределяте и задавате цели на членовете на екипа и да проследявате напредъка по OKR.
Стъпка 4: Запишете протокола от срещата (MOM)
Записвайте всички дискусии от срещите ръчно или с помощта на AI инструменти за срещи. По този начин ще комуникирате ефективно дискусиите от срещите с екипа и ще намалите вероятността от объркване.
Това означава също така да документирате MOMs всяка седмица, така че мениджърът да може да прегледа MOMs в края на всеки месец, за да проследи напредъка и да оцени представянето на екипа.
Най-добри практики за срещи за проверка на OKR
Съществуват различни видове срещи и провеждането на всяка от тях изисква определени най-добри практики. OKR не правят изключение.
За да провеждате успешни OKR срещи, се фокусирайте върху следните най-добри практики:
Използвайте специална OKR рамка
Специализираната OKR рамка ви помага да поставяте реалистични цели, да следите напредъка по OKR и да идентифицирате препятствията, за да ги преодолеете по-бързо.
Шаблонът OKR Framework на ClickUp предлага всички функции, необходими за управление на OKR срещи.
Ето как този шаблон помага на мениджърите и техните екипи:
- Осигурява пространство за сътрудничество, в което целият екип може да обсъжда идеи, да участва съвместно в процеса на определяне на цели и да идентифицира основните задачи.
- Идентифицирайте ключовите резултати (KR) на всяка задача и ги превърнете в задачи в ClickUp. Мениджърите възлагат тези задачи на съответните членове на екипа и добавят крайни срокове за изпълнението им, за да се спазват целите на OKR в цялата организация.
- Шаблонът с цветно кодиране и персонализиран статус позволява на служителите да предоставят седмични актуализации по време на OKR срещите. Структурираната рамка помага на мениджърите да идентифицират препятствията и да подпомагат служителите при вземането на решения за следващите стъпки.
Освен това, обмислете използването на шаблони за комуникационен план, за да документирате стратегиите и целите на OKR за вътрешна и външна комуникация, които трябва да се актуализират редовно.
Този шаблон определя целевата аудитория, типа съобщения, които да се изпращат, каналите за комуникация и честотата на комуникацията.
Когато всички ваши OKR са съобщени и документирани, всеки знае точните подробности и действия, които трябва да бъдат предприети.
Провеждайте срещите си за OKR в ClickUp
Провеждането на OKR срещи в ClickUp е по-лесно, отколкото си мислите. Ето защо.
С мощни функции за редактиране и функционалност за съвместна работа, управлявайте всичките си документи за срещи в ClickUp Docs. Добавяйте таблици, презентации, PDF файлове и вграждайте маркери, за да отговарят на вашия стил на работа.
Като инструмент за управление на проекти, ClickUp ви позволява да създавате списъци за срещи по OKR, съобразени с дневния ред на срещата. Като завършвате отделните точки от дискусията, отбелязвайте ги в списъка, за да поддържате всички участници в срещата на една и съща страница.
Добавете повтарящи се задачи в ClickUp и актуализирайте техния статус въз основа на напредъка, обсъден по време на OKR срещите. Това означава, че няма да се налага да създавате задачи от нулата всеки път и ще имате записи на обсъжданите теми за предстоящата седмица.
С ClickUp, който управлява всички важни елементи на срещите ви, не е необходимо да превключвате между Google Docs и Zoom. Календарният изглед на ClickUp синхронизира вашия Google Календар, което ви позволява да изпращате покани за срещи от ClickUp.
Направете още една крачка напред в определянето на цели с ClickUp Goals.
Използвайте ClickUp Goals, за да разделите целите си на по-малки, измерими цели и да постигнете целите си с ясни срокове и автоматизирано проследяване.
Подредете целите в папки, за да проследявате OKR и спринт циклите, и ги споделете публично с екипа си.
Това, което отличава ClickUp от другия софтуер за OKR, е, че той комбинира OKR с управление на проекти и насърчава екипите да поемат отговорност за своя напредък, за да постигнат общите цели.
Използвайте AI асистент за писане, за да генерирате автоматично бележки от срещите за OKR.
Добавете ClickUp AI към вашите OKR срещи и записвайте MOM като професионалист. Ето как:
- Обобщете стенограмите от дискусиите по време на срещите и ги превърнете в изпълними задачи за вашия екип.
- Избягвайте ръчни грешки като правописни и граматически грешки в бележките си от срещите и подобрете писането си.
- Достъп до ClickUp AI отвсякъде и помогнете на вашите отдалечени екипи да присъстват на OKR срещи без никакви проблеми.
Готови ли сте да провеждате ефективни OKR срещи?
Досега вече знаете как OKR съгласуват стратегиите на вашата компания с нейните цели, а OKR срещите са от решаващо значение, за да се гарантира, че всички са на път да постигнат своите цели и ключови резултати.
Софтуер за OKR като ClickUp ви помага да поставяте амбициозни цели, да следите напредъка и да измервате резултатите, защото записването на OKR в електронна таблица или на хартия не е достатъчно.
За да ви помогне да постигнете най-добри резултати, ClickUp разполага с функции, вариращи от поставяне и проследяване на цели до готови шаблони.
Създайте изпълними OKR и подобрете управлението на целите си.
За най-добри резултати се регистрирайте безплатно в ClickUp.