Ан, старши софтуерен разработчик в продуктова компания, е решила да напусне работата си след пет години. Без официален процес за напускане, тя все още има достъп до важни системи на компанията след напускането си.
Няколко седмици по-късно чувствителните данни на клиентите са изложени на риск и никой не знае дали това е било инцидент или пропуск в сигурността. Не е ясно кой поема нейните отговорности, екипът е объркан и критичните срокове са изложени на риск. Без подходящ процес на прехвърляне на знания и предаване на задачите, нейният заместник се мъчи да се справи с работата.
Това се случва по-често, отколкото си мислите. 71% от компаниите нямат официален процес за напускане на служители. Без такъв процес рискувате да възникнат проблеми със сигурността, объркване в екипа и увреждане на репутацията на вашата компания.
В тази статия ще разгледаме подробно напускането на служители, значението на списъка за напускане и как да приложите процеса ефективно.
Разбиране на напускането на служители
Напускането на служители е формален процес на управление на напускането на служител от компанията чрез оставка, уволнение или пенсиониране. Докато назначаването се фокусира върху подпомагането на служителите да се интегрират в компанията, напускането гарантира гладко и уважително напускане.
Успешният процес на напускане е от решаващо значение по няколко причини:
- Защита на интересите на компанията: Напускането гарантира, че можете да възстановите активите на компанията и че чувствителната информация остава защитена.
- Непрекъснатост на бизнеса: Правилното напускане улеснява трансфера на знания, като гарантира, че никакви критични задачи не остават нерешени.
- Опитът на служителите: дори в етапа на напускане, уважителното и професионално отношение при напускане подчертава репутацията на вашата организация и оставя трайно положително впечатление у бившите служители.
Разликата между назначаване и напускане
Както назначаването, така и напускането са съществена част от пътя на служителите, но те служат на напълно различни цели:
- Обучението на нови служители има за цел да им помогне да се адаптират към новата си роля и корпоративната култура, като често се подпомага от ефективен софтуер за обучение.
- В контраст с това, напускането се фокусира върху плавния преход на служителите извън компанията, осигурявайки непрекъснатост на бизнеса и защитавайки активите.
Ето как се различават те:
| Назначаване на нови служители | Напускане |
| Представяне на историята, мисията и ценностите на компанията | Гарантирайте, че критично важните знания и отговорности се предават на подходящите членове на екипа. |
| Провеждане на специфично за работата обучение и повишаване на квалификацията | Събиране на фирмена собственост като лаптопи, карти за достъп и друго оборудване |
| Попълване на необходимите документи, регистрация за социални придобивки и запознаване с политиките на компанията. | Обработка на окончателни заплати, прекратяване на социални придобивки |
| Подготовка на работното място | Отмяна на достъпа до фирмените системи и имейл акаунти |
Системата за управление на човешките ресурси [HRMS] е от решаващо значение за назначаването и напускането на служители. Инструментите на HRMS помагат за проследяване на задачите, автоматизиране на документацията и управление на правата за достъп, като рационализират процеса и намаляват човешките грешки.
Те подобряват ефективността и ефикасността както на процесите по назначаване, така и на тези по напускане, като:
- Автоматизиране на административните задачи
- Оптимизиране на комуникацията и документацията
- Проследяване на обучението и представянето
- Управление на връщането на активи и окончателните разплащания
- Събиране на обратна връзка и гарантиране на съответствие
Ръководство за правилното напускане на служители
Когато служител напусне организацията, независимо дали по свой избор или поради обстоятелства, процесът на напускане става критичен компонент от прехода; той включва повече от едно прощално имейл.
Как да уволните служител по подходящ начин? И какви стъпки трябва да предприемете, за да сте сигурни, че всичко е направено правилно?
ClickUp е всеобхватно средство за управление на проекти, което служи и като софтуер за управление на таланти. То ви помага да оптимизирате и автоматизирате всеки аспект от процеса на напускане на служители.
С оглед на това, нека разгледаме стъпка по стъпка ръководството, за да осигурим плавен преход.
1. Комуникация относно напускането
Винаги е по-добре да обявите напускането на служител по-рано, отколкото по-късно. Това държи екипа информиран и избягва ненужни слухове. Уверете се, че вие и напускащият служител сте се споразумели кога и как да споделите новината.
Мениджърите трябва да уведомят своята екип, отдел и отдел „Човешки ресурси“ възможно най-бързо. Откритата и честна комуникация е ключът към плавен преход и поддържане на положителна атмосфера, за да се задържат най-добрите таланти. Тя също така помага на всички да знаят какво да очакват и как ще се променят работните натоварвания.
За да улесните нещата, може да създадете стандартен шаблон за политиката на компанията. Това ще поддържа последователност в комуникацията и ще направи бъдещите напускания много по-гладки.
2. Улесняване на трансфера на знания
Когато служителите напускат, е от съществено значение да се съхранят техните експертни познания и идеи, за да се избегне прекъсване на текущите проекти или процеси. Проучване на Американския център за производителност и качество установи, че компаниите с ефективни практики за трансфер на знания запазват 30% повече знания дори след напускането на служителя.
Ето как да приложите процеса на трансфер на знания:
- Определете ключовите задачи и отговорности, с които се занимава напускащият служител.
- Работете с тях, за да документирате процедури, ключови контакти и други важни подробности.
- Уверете се, че тази информация е организирана и достъпна за техните наследници.
- Определете преходен период, през който напускащият служител да може да обучи своя заместник или да предаде отговорностите си.
Това помага да се гарантира, че новият служител може да се включи веднага в работата и да поддържа производителността си, без да пропуска нищо.
Можете да използвате ClickUp Brain, инструмент за писане с изкуствен интелект, за да създадете изчерпателен наръчник за служителите, който съдържа основна информация и ресурси.
Ето три компонента, базирани на изкуствен интелект, които можете да използвате за опростяване на трансфера на знания:
- AI Knowledge Manager: Получавайте незабавни и точни отговори за напускащите служители, включително за техните отговорности и текущи проекти, като се уверите, че няма да се загуби важна информация.
- AI Project Manager: Автоматизирайте задачите по напускането, като актуализации на напредъка и отчети за състоянието, като намалите ръчната работа и осигурите ефективно управление на всички дейности.
- AI Writer for Work: Използвайте този помощник за писане, за да усъвършенствате документите и комуникациите, свързани с напускането, като гарантирате яснота и професионализъм.
3. Възстановяване и актуализиране на фирмените активи и достъпа до системата
Проверени факти: Проучване на Oomnitza разкри, че 27% от организациите са претърпели загуби, надвишаващи 10% от технологичните им активи, поради непълно напускане.
За да предотвратите загубата на активи на компанията, е от решаващо значение да поискате от напускащите служители да върнат цялото оборудване на компанията в последния си работен ден. Това включва баджове или ленти за врата, кредитни карти, униформи, телефони, лаптопи и служебни автомобили.
4. Изходно интервю
Изходящите интервюта са възможност да съберете информация от напускащите служители за техния опит, което може да помогне за подобряване на задържането на служителите.
Ето няколко добре обмислени въпроса за интервю при напускане, които да имате предвид по време на срещата:
- Какво ви накара да вземете решението да напуснете?
- Какви подобрения бихте предложили за нашето работно място?
- Какво бихме могли да направим по различен начин, за да ви насърчим да останете?
- Как бихте описали отношенията си с вашия мениджър?
- Какви качества трябва да приоритизираме при търсенето на ваш заместник?
- Какво ни липсва в момента, което би могло да подобри организационната ни култура?
- Бихте ли препоръчали нашата компания на други хора от вашата мрежа?
Като разберат защо служителите напускат, компаниите могат да предприемат мерки, за да предотвратят напускането на други служители по подобни причини.
Можете да използвате ClickUp Forms, за да събирате важни данни от интервюта при напускане. Можете да използвате условна логика, за да адаптирате динамично въпросите въз основа на дадените отговори. Вашата анкета вече е по-лесна за попълване и по-ефективна при събирането на релевантна информация.
Тези формуляри превръщат мненията на служителите в структурирани и приложими идеи, така че да можете да анализирате всякакви тенденции и да ги допълните.
5. Процес на окончателно изплащане на заплати
Изплащането на заплатите често е една от най-чувствителните части от напускането. Освен правните и финансовите задължения, процесът на изплащане на последната заплата също оказва значително влияние върху заплатите и бизнес операциите.
Ето списък, който ще ви помогне да обхванете всички аспекти:
- Изчислете окончателното възнаграждение: Включете последната заплата, неизползваните дни отпуск и всички дължими бонуси или комисионни.
- Възстановяване на разходи: Уверете се, че всички неизплатени възстановявания на бизнес разходи са обработени.
- Актуализирайте системите за изплащане на заплати: Коригирайте записите за заплатите, за да отразите напускането на служителя, и се уверете, че всички бъдещи плащания са прекратени.
- Проверете социалните придобивки: Потвърдете статуса на социалните придобивки, като здравна застраховка и пенсионни вноски, и информирайте служителя за евентуални промени.
- Документирайте всичко: Водете подробни записи на всички транзакции и комуникации, свързани с процеса на окончателно изплащане на заплатите, за целите на съответствието и за бъдеща справка.
6. Обезщетения и социални придобивки при напускане
Обезщетенията за напускане често са част от процеса на напускане, особено в случаи на съкращения. Предлагането на справедливи и конкурентни обезщетения за напускане е от съществено значение за защита на интересите на напускащия служител и поддържане на положителна репутация на работодателя.
Добре структурираният пакет за напускане демонстрира съпричастност и ангажираност към вашите служители, което може да подобри репутацията и да поддържа доброто име на компанията, дори и в трудни обстоятелства.
7. Споразумения за неразкриване на информация
Напускащите служители често подписват споразумения за неразкриване на информация (NDA) по време на процеса на напускане, за да защитят поверителната информация на компанията. Тази правна рамка установява ясни очаквания относно това коя информация е поверителна и задълженията на напускащия служител, като гарантира, че всяко нарушение на поверителността може да бъде разгледано по законен път.
Освен това, споразуменията за неразкриване на информация помагат да се поддържа доверието в способността на компанията да защитава поверителната информация дори след напускането на служителя.
Можете да използвате ClickUp Docs, система за управление на документи, за да съхранявате и управлявате тези документи, като се уверите, че всички споразумения за неразкриване на информация са подписани преди напускането на служителя.
8. Отказ от технологични ресурси
Трябва да се уверите, че служителите вече нямат достъп до технологичните ресурси на компанията, като инструменти за управление на проекти или платформи за вътрешна комуникация.
Ето защо:
- Сигурност: Отмяната на достъпа до технически ресурси гарантира, че чувствителните данни, интелектуалната собственост и информацията за клиентите на компанията остават защитени.
- Съответствие: Неспазването на правилата за защита на личните данни може да доведе до тежки глоби или правни последствия.
- Оперативна непрекъснатост: Чрез правилното прехвърляне на акаунти, данни и файлове компанията гарантира, че ежедневните операции не се прекъсват.
- Икономическа ефективност: Възстановяването на софтуерни лицензи и други технически ресурси предотвратява ненужни разходи и гарантира, че тези ресурси ще бъдат на разположение за бъдеща употреба.
Прочетете също: Как да провеждате интервюта за задържане на служителите?
Разглеждане на най-добрите практики за напускане на служители
При напускане на служители прилагайте най-добрите практики, за да осигурите плавен преход. Отношението към напускащите служители с същото уважение, както към новоназначените, гарантира, че процесът отразява ценностите на вашата компания пред бъдещите служители.
Ето някои ключови най-добри практики, които да имате предвид:
- Спазвайте всички правни и нормативни изисквания, за да избегнете потенциални спорове и да гарантирате етично напускане.
- Уведомете клиентите и външните партньори за всякакви промени и въведете нови контакти, за да поддържате отношенията.
- Подходете към напусканията с професионализъм, оставяйки добро впечатление за евентуално бъдещо сътрудничество или повторно наемане.
- Определете наследници или временни заместници навреме, за да избегнете прекъсвания в работата. Използвайте тази възможност, за да делегирате отговорности или да преструктурирате екипите, ако е необходимо.
- Уважавайте личния живот на служителите, като им позволите да изтеглят личните си файлове и да премахнат информацията, която не е свързана с компанията, от устройствата или платформите, преди да ги върнат.
- Освен че отнемате достъпа до фирмените системи, направете задълбочен преглед на последните действия на напускащия служител в системата, за да се уверите, че не са копирани или прехвърлени чувствителни данни.
- Осигурете достъп до мрежа от бивши служители на компанията, като насърчавате дългосрочни професионални взаимоотношения и подкрепа за марката.
- Признайте и отпразнувайте приноса на напускащия служител, за да засилите положителния морал в екипа и да оставите вратата отворена за потенциално повторно наемане в бъдеще.
Няма перфектен процес за напускане на служители, но избягването на често срещани грешки може да направи значителна разлика.
Софтуер за ефективно напускане на служители
Напускането на служител включва няколко променливи елемента, а управлението им може да бъде предизвикателство. Макар че съществуват различни софтуерни инструменти, предназначени за различни аспекти на процеса, платформата за управление на човешките ресурси ClickUp може да се справи с всичко.
Ето как това опростява всичко, за да се гарантира гладко напускане:
1. Лесно управление на задачите и последващите действия
Уволнението на служители включва множество задачи, които трябва да бъдат проследявани и изпълнени навреме. С ClickUp Tasks можете лесно да възложите конкретни задачи, свързани с уволнението, на персонала от отдел „Човешки ресурси“ и на напускащия служител, като по този начин гарантирате, че всички са наясно с отговорностите си.
Например, можете да създадете задачи за възстановяване на активи, като връщане на фирмени лаптопи и отмяна на достъпа до софтуер. Тази яснота предотвратява недоразумения и пропуски, които могат да доведат до загуба на активи или рискове за сигурността.
Напомнянията и известията в ClickUp допълнително подобряват този процес.
След като задачите са разпределени, можете да зададете крайни срокове и напомняния, за да гарантирате, че всички са отговорни. Напускащият служител може да получи напомняния за връщане на оборудване, а отдел „Човешки ресурси“ може да бъде уведомен за интервюта при напускане или попълване на документи.
Освен това ClickUp предоставя информация за статуса на всяка задача, което позволява на членовете на екипа лесно да следят напредъка. Използвайте ClickUp Automation, за да променяте статуса на задачите (например от „в процес на изпълнение“ на „завършена“) при приключването им, като предоставяте актуализации в реално време на екипа.
Можете също да използвате функцията „Потребителски полета“ на ClickUp, за да проследите кои активи (като лаптопи, телефони и др.) трябва да бъдат върнати.
Този организиран подход защитава активите на вашата организация и спомага за уважително и ефективно напускане на всички участници.
2. Създайте списък за напускане на служители
Започнете с изготвянето на подробен списък за напускане, който включва всички необходими стъпки, от уведомяване на членовете на екипа до събиране на фирмените активи.
С помощта на ClickUp Tasks Checklist екипите по човешки ресурси могат да създават списъци със задачи, съобразени с процеса на напускане. Например, можете да възложите задачи като провеждане на интервюта при напускане, актуализиране на документацията и управление на връщането на имуществото на компанията. Всяка задача може да бъде възложена на различни членове на екипа, което гарантира ясна отчетност и отговорност.
Тази структура осигурява яснота: всеки член на екипа знае своите отговорности и срокове, което намалява риска от пропускане на важни стъпки. Можете също да зададете срокове за всяка задача, за да спазите графика на процеса на напускане.
След като организирате всичко, запазете го като шаблон за списък в ClickUp. Това ви позволява лесно да възпроизвеждате списъка всеки път, когато напуска служител, като по този начин гарантирате последователност и ефективност в процеса на напускане.
Прочетете също: Безплатни шаблони и формуляри за човешки ресурси за подобряване на процесите в областта на човешките ресурси през 2024 г.
3. Проследявайте напредъка с табла за управление
Ясният преглед ви позволява да идентифицирате потенциални пречки и да координирате целия екип по време на прехода. ClickUp Dashboards е мощен инструмент за проследяване на този напредък в различни екипи. С помощта на персонализирани джаджи можете лесно да следите изпълнението на задачите, да забелязвате закъснения и да очертавате следващите стъпки, като получавате цялостен поглед върху процеса на напускане.
Тази прозрачност помага да се гарантира, че всички задачи са изпълнени и всеки знае своите отговорности.
Можете да генерирате подробни отчети, които оценяват ефективността на напускането, като подчертават областите, които се нуждаят от подобрение, и гарантират спазването на политиките на компанията. Този подход, основан на данни, ви позволява да усъвършенствате процеса си с течение на времето.
За да започнете по-лесно, можете да използвате готовия за употреба шаблон за списък за проверка на проекти в ClickUp, създаден да отговори на стандартните изисквания при напускане на служители.
Този лесен за използване шаблон ви позволява да управлявате процеса на напускане по-ефективно, като осигурявате плавен преход за напускащите служители и същевременно минимизирате прекъсванията в бизнес операциите.
Използването на шаблон за списък за проверка на проекти предлага няколко ценни предимства. С него можете:
- Организирайте задачите в управляеми и постижими стъпки, за да направите процеса на напускане по-лесен и по-лесно проследим.
- Уверете се, че всички задачи са изпълнени в правилната последователност, като по този начин намалите риска от пропускане на важни стъпки.
- Идентифицирайте потенциални проблеми или рискове, свързани с процеса на напускане, което ще позволи да се намерят проактивни решения.
- Създайте ясен график за проекта, който да помогне на екипите да се придържат към плана и да спазват сроковете ефективно.
Подобрете процеса на напускане с помощта на ClickUp
Създаването на списък за напускане на служители помага за поддържане на непрекъснатостта на бизнеса, защита на активите на компанията и поддържане на репутацията на вашата организация.
Следвайки структуриран, уважителен и изчерпателен процес, особено с инструменти като ClickUp, можете да подобрите както опита на служителите, така и ефективността на организацията.
Добре изпълненият процес на напускане не е формалност, а съществена част от жизнения цикъл на служителите, която оставя трайно впечатление. Уверете се, че то е положително.
Готови ли сте да оптимизирате процеса на напускане? Регистрирайте се в ClickUp още днес!