Ефективното управление на проекти изисква щателно планиране, график и проследяване на действителния напредък, като същевременно се следи отблизо за поставените цели и ангажираните срокове. Това е лесно, когато се занимавате с малък проект. Но ако ръководите мащабна инициатива, имате проект, който трябва да бъде укротен с най-съвременни средства.
За това са предназначени инструменти като диаграмите на Гант и пътните карти! Те могат да ви дадат ценна информация за вашия проект, като ви помогнат да насочите всички негови движещи се части в правилната посока и да победите звяра без нито една драскотина. 😏
Често срещано (и, смеем да кажем, напълно несправедливо) погрешно схващане е, че диаграмите на Гант и пътните карти са едно и също нещо, главно защото изглеждат подобно и се използват като инструменти за планиране на проекти. Но истината е, че всеки инструмент помага да се визуализират стратегическите елементи на плана по уникален начин.
В тази статия ще разгледаме приликите и разликите между диаграмата на Гант и пътната карта и ще обясним основните им приложения, както и как те се вписват в гъвкавата методология. Ще предложим и различни инструменти и шаблони за използване на двете техники за визуализация.
Какво е диаграма на Гант?
Диаграмата на Гант е популярна диаграма за управление на проекти, която визуализира задачите, свързани с даден проект, под формата на удобна лентова диаграма, обикновено хоризонтална. Тя се фокусира върху последователността и зависимостите на задачите за определен период, представяйки линеен график с точни крайни срокове и подреден поток от конкретни задачи.
Може би се чудите защо ви е необходима диаграма на Гант, когато можете да запазите всички задачи и крайни срокове в списък или таблица. Макар това да е възможно, истинската цел на диаграмата на Гант е да служи като инструмент за стратегическо мислене и планиране в професионалното управление на проекти.
Представянето на работата по проекта в диаграма с ленти ви помага да възприемате информацията по-лесно. В резултат на това можете да усъвършенствате стратегическия си план по-ефективно, да идентифицирате приоритети, рискове и препятствия и да останете на правилния път към постигането на целите си.
Ето и други ценни предимства, от които ще се възползвате с диаграмите на Гант:
- Откриване на зависимости и припокривания между задачите: Диаграмите на Гант определят кои задачи да се изпълнят първи и в какъв ред, за да продължи проектът, да се минимизират припокриванията и да се установи ясен график на проекта.
- Визуализиране на разпределението на ресурсите: благодарение на подробния преглед на продължителността на всяка задача и натоварването на вашия екип, можете лесно да откриете неефективности и да реорганизирате екипа си, преди проектът да започне.
- Управление на проекти във всички фази: Диаграмите на Гант ви позволяват да следите дългосрочните проекти през целия им жизнен цикъл. Можете да контролирате по-добре стратегическите елементи на общия план на проекта и сложните нюанси на графика.
Традиционни срещу гъвкави диаграми на Гант в управлението на проекти
Традиционните диаграми на Гант се основават на фиксирани графици и не оставят много място за промени. Това обикновено работи за водопадни методологии, при които имате план, който подробно описва всичко от началото до края на проекта, настроен да бъде изпълнен линейно. Тези диаграми се придържат към строги срокове и не са известни с гъвкавостта си. Освен това, те често не отговарят на очакванията на заинтересованите страни по отношение на проследяването на реалистичен напредък.
Въпреки това, тъй като все повече екипи възприемат гъвкавата рамка за своите проекти, е естествено Гант диаграмите да се адаптират. Гант диаграмите за гъвкави екипи съчетават най-доброто от двата свята, като обикновено представят задачи и зависимости, специфични за спринта. По този начин екипите получават достатъчно свобода, за да променят курса след всеки спринт.
Повечето съвременни инструменти за диаграми на Гант показват информацията, свързана с проектите, линейно – от вас зависи да ги персонализирате за традиционни или гъвкави организации.
Диаграми на Гант срещу графици на проекти срещу табла Канбан
Диаграмите на Гант не са съвсем същите като времевите линии или таблата Канбан, въпреки че всички тези инструменти имат една и съща цел – да визуализират задачите по проекта.
Графиките на проектите ви дават бърз преглед на всички задачи в хронологичен ред – те се фокусират повече върху хронологията и пренебрегват зависимостите и продължителността на задачите (които са представени в диаграмите на Гант).
От друга страна, Kanban таблата класифицират задачите ви според техния статус, като „В процес“ или „В очакване“. Ето как изглежда типична Kanban табла:
Примери за диаграми на Гант
Най-добрият начин да разберете какво представляват диаграмите на Гант е да разгледате примери. Ще използваме примери от ClickUp, популярна софтуерна платформа за диаграми на Гант, за да покажем как диаграмите на Гант могат да се използват в различни случаи.
Диаграма на Гант за строителен проект
Тази диаграма на Гант се фокусира върху строителен проект. Всички задачи, свързани с проекта, и техният статус са изброени в лявата част на графиката.
В този пример задачите са представени хронологично и са организирани така, че да няма припокриване. Задачите, маркирани с жълт ромб, са важни етапи в проекта – те представляват важни точки в графика на проекта. Тази диаграма на Гант има два важни етапа – Подписване на споразумение и Разрушаване, които обозначават ключови събития.
Диаграма на Гант за управление на акаунти
Тази диаграма на Гант се фокусира върху управлението на акаунти с множество клиенти. Под всеки клиент, изброен в лявата част на изображението, ще видите задачи, свързани с тях. Тези задачи са визуализирани в диаграмата с ленти, където можете лесно да видите тяхната продължителност, да маркирате важни етапи и да забележите припокривания.
Този конкретен пример представя задачи в гъвкава среда, така че те не са организирани хронологично. Това ви позволява да създавате по-гъвкави графици и да преразпределяте акаунт мениджърите, за да се съобразите с всякакви актуализации в последния момент.
Какво е пътна карта?
Пътната карта е инструмент за управление на проекти, който ви помага да създадете стратегически план за проекта и да определите основните цели. Тя не се интересува от микродетайли като подробни графици и зависимости – пътните карти отразяват стратегическото мислене и целите в по-широк план, които в крайна сметка насочват подробното планиране и изпълнение на проекта.
Визуалният вид на пътните карти зависи от вашите предпочитания – можете да ги представите на бяла дъска като диаграми или в електронни таблици.
Освен че предоставят обща представа за проекта, пътните карти могат да служат и като широкообхватни комуникационни инструменти. Добре разработената пътна карта представя траекторията на вашия проект, така че можете да я използвате, за да държите заинтересованите страни в течение относно определящите елементи на вашия път напред, особено при сложни проекти.
Може да се каже, че пътните карти се фокусират върху „защо“ (какъв е смисълът на проекта?), докато диаграмите на Гант се фокусират върху „какво“ (какъв е ежедневният график на работата за завършване на проекта?).
Предимства на пътните карти за проекти
Многото предимства на пътните карти включват:
- Поддържане на съгласуваност в екипите: Когато проектните екипи знаят защо се предприема дадена инициатива, те могат да гарантират, че действията им са в съответствие с по-широките цели.
- Служи като надежден инструмент за планиране за висшите мениджъри: диаграмите на Гант са чудесни инструменти за планиране за линейните мениджъри, но пътните карти помагат на висшето ръководство да разбере по-належащи аспекти като разпределението на бюджета и ресурсите между проектите.
- Безпроблемно междуфункционално сътрудничество с инструменти: Да предположим, че провеждате една и съща мащабна инициатива за пускане на нов продукт в различни отдели. Напредъкът обаче е бавен поради липса на информация между екипите, което води до пропуски в графиците. Но с мощни инструменти за пътна карта можете да конфигурирате пътната си карта, така че да показва актуализации на напредъка и препятствия в реално време, което ще помогне на мениджърите или ръководителите на отдели да актуализират работните графици по-бързо.
📌Прочетете също: Как да създадете пътна карта на проекта в Excel
Примери за пътни карти
Нека разгледаме два примера за пътни карти в ClickUp, за да ги разберем по-добре от практическа гледна точка.
Пътна карта за пускане на нов продукт
Тази добре разработена пътна карта отразява графика за пускането на нов продукт. Тя разделя проекта на екипи – дизайн, разработка и маркетинг – за да се проследява лесно напредъка.
Всяка дейност в пътната карта е обозначена с цвят в зависимост от това кой екип отговаря за нея. Дейностите са сортирани и според месеца, в който трябва да бъдат изпълнени – забележете, че пътната карта не се фокусира върху ежедневни или седмични дейности, както прави диаграмата на Гант.
Пътна карта за разработване на продукти
Ето още един пример за това как можете да използвате ClickUp като онлайн инструмент за пътна карта за визуализиране на разработката на продукти. В този случай проектът е разделен на три широки фази без времеви ограничения, а именно:
- Идеи за продукти и приоритизиране
- Доставка на продукти и пътна карта
- Пускане на продукт
Примерът е перфектно доказателство за това, че пътните карти се отнасят до цялостната картина на даден проект. Те не се фокусират върху точната продължителност на всяка задача или лицето, на което е възложена – просто позволяват разработването на по-сложна продуктова стратегия.
Основни разлики между диаграмите на Гант и пътните карти
Досега вече сте се запознали с основната идея на диаграмите на Гант и пътните карти. Но за неопитното око те може да изглеждат еднакви. 👀
Нека разгледаме отново и двете концепции от три различни гледни точки.
1. Функция
Както беше обсъдено в отделните раздели по-горе, диаграмите на Гант и пътните карти се различават по своята основна функция. Първите се използват за създаване на подробен план за изпълнение на проект и очертаване на всички съответни задачи, зависимости и дейности в предварително определен график, заедно с крайните срокове.
Пътните карти, от друга страна, представят общите цели на проекта и обхвата на работата на макро ниво. Например, пътната карта може да бъде проста визуализация на всички фази на проекта, като:
- Брейнсторминг
- Приоритизиране на функциите
- Разработване на концепция
- Маркетингово планиране
- Разработване на продукти
- Тестване
- Пускане на продукт
Това е приблизителна траектория на бъдещия ви проектен план. Сега, когато разделите всяка фаза на подробен график, за да подчертаете линейната работа, вие създавате диаграма на Гант.
2. Аудитория
Това ниво на детайлност ни води до друга важна разлика – аудиторията. Целевата група за вашите диаграми на Гант е вашият екип – те ги използват като компас, който ги води в правилната посока по отношение на това, което трябва да се направи и в какъв ред. Най-големите потребители на пътните карти са заинтересованите страни на по-високо ниво, като старши мениджъри, инвеститори, партньори и изпълнителни директори, които са инвестирали в рентабилността на проекта.
3. Времеви рамки
Друга разлика между двата инструмента за управление на проекти е времевата рамка. Тъй като диаграмите на Гант са по-подробни, те обикновено се фокусират върху по-кратки периоди с конкретни дати. От друга страна, пътните карти имат по-гъвкава времева рамка, не включват конкретни дати и могат да обхващат няколко години.
Пътна карта срещу диаграма на Гант: Кое да изберете?
Пътните карти не се занимават с подробности, така че те трябва да бъдат вашият избор, когато искате да:
- Получете обща представа за вашия проект
- Представете целите на проекта на заинтересованите страни
- Поддържайте екипите си на една и съща страница по отношение на дългосрочните цели
От друга страна, инструментът за диаграма на Гант е по-подходящ, когато имате нужда от:
- Запознайте се с подробностите на проекта
- Определете задачи/график за установяване на отговорност
- Планирайте приоритетите и зависимостите
Не забравяйте, че двата инструмента не се изключват взаимно. Напротив – използването и на двата води до добре балансирано управление на проекти. Отправната точка е създаването на пътна карта, в която ще дефинирате цели и стратегии. След това ще я одобрите от заинтересованите страни и ще я споделите с мениджърите на задачи, които в крайна сметка ще разчитат на информацията в нея за подготовката на диаграми на Гант.
Диаграма на Гант срещу пътна карта: коя от двете е по-подходяща за Agile?
Агилните работни процеси се основават на гъвкавост, адаптивност и сътрудничество. Те се приспособяват към чести промени в движение, без да причиняват срутване на проекта ви като къща от карти.
Установихме, че традиционните диаграми на Гант не са подходящи за agile, тъй като са фиксирани върху графици и дребни детайли. Те не са проектирани да поддържат чести промени, което противоречи на самата основа на agile рамката. Въпреки това, agile проектните мениджъри все още обичат предимствата на тези визуални диаграми за проследяване. Ето защо съвременните диаграми на Гант обикновено се модифицират, за да представят спринт задачи – вместо целия работен поток на проекта.
Пътните карти са по-подходящи за agile, защото не са толкова подробни. Те се фокусират върху желаните резултати, а не върху продукцията, давайки на вашия екип повече свобода при коригирането на графиците. Въпреки това, пътните карти не винаги са идеални, защото все пак ограничават вашата работа. Те се отнасят до дългосрочното планиране и може да се наложи да бъдат променяни често, за да подкрепят итеративното разработване на софтуер, което е непродуктивно.
Казано това, както диаграмите на Гант, така и пътните карти могат да бъдат ценна част от вашите гъвкави работни процеси, ако използвате подходящата платформа за управление на проекти – като ClickUp. Тя служи едновременно като софтуер за пътни карти и диаграми на Гант, помагайки на гъвкавите екипи да се справят както с дългосрочните стратегии, така и с ежедневните работни процеси.
Създавайте перфектни диаграми на Гант и пътни карти с ClickUp
Няма конкуренция между диаграмите на Гант и пътните карти – и двете могат да подпомогнат и оптимизират процесите на управление на проекти. Но можете да максимизирате ползите от тях само ако използвате първокласен инструмент за управление на задачи и проекти.
ClickUp се справя с задачата и ви позволява да комбинирате силата на диаграмите на Гант и пътните карти, за да имате пълен контрол над работата си. 🤓
Нека видим как ClickUp ви помага да създавате и управлявате диаграми на Гант и пътни карти.
Създавайте подробни и гъвкави графици с диаграмите на Гант в ClickUp.
Едно от основните предимства на ClickUp е способността му да показва вашите проекти от различни гледни точки, което е възможно благодарение на изгледите на ClickUp. Имате класически изгледи като Kanban Board и List, които ви помагат да организирате и категоризирате задачите, както и разширени изгледи, с които можете да се фокусирате върху конкретни детайли.
Една от разширените опции е изгледът на диаграмата на Гант. С него можете да визуализирате и управлявате всички задачи и зависимости, свързани с проекта, да задавате приоритети и да си сътрудничите с екипа си.
Диаграмите на Гант в ClickUp са динамични и лесни за филтриране – след като създадете задачи и етапи на проекта с придружаващи подробности, можете да персонализирате това, което виждате на диаграмата. Например, може да искате да видите за какво отговаря конкретен член на екипа, затова натискате бутона Сортирай по в горната част на диаграмата и избирате Име. Имате и други критерии за сортиране, като краен срок, приоритет или статус.
Проверката на напредъка на дадена задача е толкова лесна, колкото да преместите курсора на мишката върху нея – ClickUp ще покаже точния процент.
Дизайнът с функция „плъзгане и пускане” е още едно предимство на диаграмите на Гант в ClickUp. Благодарение на него можете бързо да коригирате задачите си, а знаете какво означава това – диаграмите се вписват в гъвкавите ви работни процеси като ръкавица! 🧤
Освен че ви позволява да правите бързи промени, интерфейсът с функция „плъзгане и пускане” е идеален за създаване на зависимости между задачите. Всичко, което трябва да направите, е да свържете задачите, и ClickUp автоматично ще зададе зависимости блокиране или изчакване. Ако активирате опцията за критичен път (като изберете Персонализиране и след това Критичен път в горния десен ъгъл на диаграмата), ще позволите на ClickUp да проследява потенциални пречки и други потенциални срокове за доставка.
Използвайте бели дъски ClickUp за пътни карти
ClickUp разполага с една страхотна функция за сътрудничество в реално време и изготвяне на пътни карти, наречена ClickUp Whiteboards. Тези цифрови платна ви позволяват на вас и вашия екип да обменяте идеи, да изработвате стратегии и да превръщате вашите идеи в концепции с няколко кликвания.
След като стартирате Whiteboards, малката лента с инструменти вляво е всичко, от което се нуждаете, за да разгърнете творчеството си – рисувайте и свързвайте, пишете текст, създавайте фигури, прикачвайте връзки и медийни файлове или създавайте бележки.
С ClickUp Whiteboards можете да създавате пътни карти за всеки проект, за който отговаряте, независимо дали става въпрос за строителство или разработка на софтуер. Използвайте интерфейса с функция „плъзгане и пускане“, за да добавяте фигури и да създавате връзки, които да представят траекторията на вашия проект чрез диаграми, карти по фази или всеки друг формат, който предпочитате.
Тъй като белите дъски на ClickUp показват всяка промяна в реално време, можете да поканите членовете на екипа си да участват в изработването на перфектната пътна карта за проекта. По същия начин можете да я споделите с съответните заинтересовани страни, за да покажете напредъка си, да поискате обратна връзка и да направите съответните корекции.
Ако създаването на пътна карта от нулата ви се струва отнемащо много време, ClickUp има решение – шаблони! Те разполагат с готова инфраструктура за създаване както на пътни карти, така и на диаграми на Гант.
Нашата препоръка е шаблона за пътна карта на продукта ClickUp. Той е идеален за визуализиране на целия цикъл на разработка, определяне на приоритети и проследяване на напредъка. Освен изглед на бяла дъска за вашата пътна карта, получавате и изглед на диаграма на Гант, което прави шаблона идеален за тези, които искат да използват и двата инструмента за навигация в процесите. 🔥
Други шаблони за диаграми на Гант и пътни карти
С библиотека от над 1000 опции, ClickUp ви подкрепя, ако искате да създадете диаграми на Гант или пътни карти по-бързо.
Двата шаблона за диаграма на Гант, които бихме искали да препоръчаме, са:
- Прост шаблон за диаграма на Гант от ClickUp : Идеален за визуализиране на по-малки проекти
- Шаблон за времева линия на ClickUp Gantt : Предлага три вида диаграми на Гант – седмични, месечни и годишни, което ви позволява да увеличите детайлите и да получите цялостен поглед върху всичките си проекти за годината.
Ако искате да създадете пътни карти, препоръчваме следните:
- Шаблон за пътна карта на ClickUp : Регулируем шаблон за бяла дъска, който включва предварително създадени секции за класифициране на дейностите на екипа и определяне на времеви рамки.
- Шаблон за пътна карта на проекта ClickUp : Предоставя ви пет изгледа за изброяване, организиране и наблюдение на задачи, определяне на крайни срокове и управление на натоварването на вашия екип.
Диаграма на Гант срещу пътна карта: защо не и двете?
Диаграмите на Гант се фокусират върху детайлите, а пътните карти – върху цялостната картина. В крайна сметка изборът зависи от това, което искате да наблюдавате.
С ClickUp можете да създавате, организирате и управлявате и двете без усилие. Лесните за използване функции на платформата ви помагат да създавате динамични визуализации на проекти и да имате пълен контрол над работните процеси.
Регистрирайте се безплатно още днес и разгледайте други полезни функции, които улесняват управлението на проекти! 🥰