Smartsheet или ClickUp: кой инструмент за управление на проекти е по-добър?

Попитайте всеки професионалист и той ще ви каже, че уменията за управление на проекти са необходими, за да успеете в работата си. Но това не е толкова просто, колкото да бъдете добър стратег и мениджър на екип. Наличието на подходящия инструмент за управление на проекти ще направи процеса още по-гладък.

Ако сте прекарали безброй часове в проучвания, за да намерите най-добрия софтуер за управление на проекти, търсенето ви приключва тук.

Smartsheet и ClickUp са компетентни инструменти за управление на проекти. Ако изберете някой от тях, екипът ви ще ви бъде благодарен. Но вие не сте тук, за да получите кратък отговор.

Нека анализираме всеки инструмент и разгледаме общата информация, най-добрите функции и цените. В края на тази статия ще имате ясна представа за най-добрия софтуер за вашите нужди в областта на управлението на времето.

Какво е ClickUp?

ClickUp е софтуер за управление на проекти и инструмент за сътрудничество, който обединява всички ваши операции в една платформа. Създавайте задачи, управлявайте работни потоци, канете членовете на екипа си, добавяйте неограничен брой потребители за споделяне на файлове, подготвяйте Wiki с помощта на документи, проследявайте напредъка на проекта на табла в реално време и много други.

Мислете за ClickUp като контролен център, в който да анализирате всички работни процеси и да вземате по-бързи решения, без да превключвате между инструменти и приложения на трети страни.

Ако мислите, че натискането на няколко клавиша за превключване между инструменти – наричано между другото „превключване на контекста“ – не е голямо предизвикателство, помислете отново.

Всеки член на вашия екип може да прекарва 4 часа седмично в превключване между приложения.

Функции на ClickUp

ClickUp е мощен софтуер за управление на проекти, известен с широкия си набор от функции. Обяснихме трите най-популярни функции на ClickUp, които проектните мениджъри и малките предприятия използват ежедневно:

Управление на задачи

Управлението на задачите е в основата на планирането на проекти. Въпреки това, проследяването на задачите е сложно. ClickUp Tasks опростява процеса, като ви позволява да организирате и визуализирате задачите по ваш избор.

Освен това можете да присвоите нови действия към съществуваща задача, като добавите коментар и маркирате член на екипа.

Табличен изглед

ClickUp Table View е най-лесният начин да визуализирате данни във всеки проект. Той организира всички данни в табличен формат, така че е лесно да управлявате бюджета, запасите или информацията за клиентите. Редактирайте данни в големи количества, добавяйте персонализирани полета от над 15 типа полета и закрепвайте колони.

Разгледайте изгледите на ClickUp

След като таблицата ви е готова, споделете я с клиентите си чрез линк за споделяне. Експортирайте данните от таблицата в електронна таблица, за да актуализирате базата си данни.

Шаблон за електронна таблица

Изтеглете този шаблон

Използвайте над 1000 персонализирани шаблона на ClickUp, за да намалите ръчното въвеждане на данни с автоматизиран импорт на данни, да създавате персонализирани формули и уравнения и да проследявате напредъка с помощта на визуални елементи.

Ценови планове на ClickUp

Какво е Smartsheet?

Smartsheet е платформа за управление на работата за корпоративни предприятия. Тя предлага познат интерфейс на електронна таблица за записване на планове, ресурси и графици. Споделяйте работата си с вътрешни и външни сътрудници, дори ако те не са потребители на Smartsheet.

Той ви позволява да визуализирате исторически данни под формата на диаграми, за да следите тенденциите във формати като burndown, колони и snapshot.

Smartsheet съчетава функциите за управление на проекти и Excel. Потребителският интерфейс е подобен на формата на електронните таблици в Excel и Google Sheets.

Smartsheet улеснява сътрудничеството по съдържанието, тъй като можете да настроите известия, за да напомняте на сътрудниците, да позволявате на доставчиците да преглеждат съдържанието, без да им давате достъп до проектния лист, и да заключвате по-старата версия, когато се качи ново съдържание.

Прегледайте списъка си със задачи в диаграми на Гант, за да създадете критични пътища, да установите базови линии и да подчертаете основните задачи във времевата линия на проекта си.

Функции на Smartsheet

Smartsheet предлага надеждни функции за управление на проекти, които ви позволяват да управлявате проекти, да организирате задачи, да си сътрудничите с вътрешни и външни заинтересовани страни и да следите отблизо всеки етап от жизнения цикъл на вашия проект.

Ето няколко от най-добрите функции на Smartsheet, които не трябва да пропускате да оцените:

Bridge

Bridge е интерфейс с функция „плъзгане и пускане“, който ви позволява да персонализирате работните си процеси, за да автоматизирате повтарящи се задачи. Проектирайте работния процес, използвайки логиката, която отговаря на вашия процес, и задайте тригери, базирани на събития или график. С вградени интеграции или опции с ниско ниво на кодиране можете да използвате и API повиквания и JavaScript.

Формуляри

Създайте Smartsheet формуляри, за да събирате данни от всеки. С условна логика вашите въпроси винаги ще бъдат подходящи за лицето, което попълва формуляра. Използвайте елементи на брандинга като цветове на фона, лога, GIF файлове, текст и изображения, за да персонализирате формуляра. Данните от тези формуляри се запазват директно във вашата електронна таблица, за да ви помогнат да предприемете по-нататъшни действия.

Автоматизация на работния процес

Автоматизирането на работните процеси е една от най-популярните функции на Smartsheet. Най-хубавото е, че интуитивният дизайн на Smartsheet прави оптимизирането на повтарящи се и отнемащи време процеси изключително лесно.

Използвайте визуално натоварена балонна диаграма, за да автоматизирате работния процес в Smartsheet. Тези функции за сътрудничество и персонализиране са интелигентно решение, което ви дава бърз преглед на задачите, които трябва да бъдат автоматизирани, заедно с условията за задействане и последствията.

Освен това можете да зададете правила за паралелни работни процеси, които да ви помогнат да автоматизирате задачите на всеки етап, за управление на проекти за маркетингови агенции, проследяване на грешки за екипи за разработка на софтуер или фактуриране на доставки за екипи по веригата на доставки.

Най-забележимият недостатък при сравнението между Smartsheet и ClickUp е, че автоматизацията на работния процес в Smartsheet изисква да познавате инструмента за управление на проекти и не е подходяща за начинаещи.

Ценови планове на Smartsheet

ClickUp и Smartsheet: сравнение на функциите

И Smartsheet, и ClickUp могат да ви помогнат с тежките задачи, независимо дали става въпрос за управление на процеси, сътрудничество в реално време, управление на натоварването или комуникация в екипа. Освен това те предлагат безплатен план, който е отличен за тестване, преди да започнете да използвате пълноценни инструменти.

Време е да се задълбочим в анализа на функциите на всеки инструмент и да разберем как се различават един от друг.

Разделихме функциите на шест категории и направихме пряко сравнение между Smartsheet и ClickUp.

Видимост на проектите в ClickUp

ClickUp предлага над 15 персонализирани изгледа на проекти, включително изглед на календар, времева линия, табло, натоварване и формуляр. Mind Map е най-добрият избор за визуално представяне на идеи и работни процеси. Лесно е да пренаредите работния процес, да създадете логически пътища и да превърнете мисловните карти в действия.

По същия начин, изгледът Box е отличен избор, ако няколко екипа работят едновременно по един проект. Той ви показва върху какво работят хората, състоянието на тяхната работа и кой в какво качество участва. Чрез плъзгане и пускане на задачи можете да преразпределяте отговорностите на членовете на екипа и да контролирате управлението на ресурсите.

Видимост на проектите в Smartsheet

Smartsheet предлага четири начина за визуализиране на данните по проекта: изглед на таблица, Гант, карта и календар. Възможностите за персонализиране са ограничени в сравнение с ClickUp, но всеки изглед може да отговори по различен начин на вашите нужди за управление на проекти.

Функции за сътрудничество в ClickUp

Сътрудничеството и комуникацията в екипа са в основата на успешното управление на проекти.

ClickUp е специалист в тази категория, като предлага лесен за използване интерфейс с интуитивни функции, които ви позволяват да споделяте идеи и да работите с екипа. Новите потребители почти не се нуждаят от обучение, което прави ClickUp един от най-добрите софтуери за управление на проекти.

ClickUp Whiteboards и ClickUp Docs се грижат за всички ваши нужди, свързани със сътрудничеството.

ClickUp Whiteboards са вашите виртуални заседателни зали, където можете да визуализирате нови идеи и работни процеси, да обсъждате и да изработвате стратегии за следващите стъпки. Проследявайте дейностите на другите членове на екипа в реално време и споделяйте мислите си с тях под формата на бележки.

Най-доброто при използването на Whiteboards е, че идеите на вашия екип се превръщат в координирани действия, което означава, че няма забавяне в изпълнението.

ClickUp Docs отговаря на всички ваши изисквания за съдържание за управление на проекти. Използвайте Docs, за да създавате документи за съвместна работа като уикита или пътни карти с редактиране в реално време, присвояване на коментари като задачи за действие и добавяне на подкрепящи документи, PDF файлове, презентации и таблици като референтни точки.

Превърнете текста в изпълними задачи и ги възложете на членовете на екипа си, за да сте сигурни, че нищо няма да бъде пропуснато.

Накрая, функцията Proofing на ClickUp ви позволява да маркирате документи, да добавяте бележки към PDF файлове, да рисувате маркери върху макети на дизайни и др.

Функции за сътрудничество в Smartsheet

Smartsheet има няколко интересни функции за сътрудничество, които привличат потребители, които предпочитат да работят със софтуер с функционалност, подобна на електронна таблица. Споделете електронната таблица с други, за да сътрудничите, и можете да сте в течение с техните допълнения с проследяване в реално време.

Вашите доставчици също могат да коментират в Smartsheet, дори когато нямат достъп. Вие имате правото да контролирате нивата на разрешения и да присвоявате типове потребители, които определят какво могат и не могат да правят с акаунта си в Smartsheet.

Функциите за сътрудничество на Smartsheet са полезни, но са ограничени. По-големите екипи, които търсят надеждни възможности за сътрудничество, може да не останат много впечатлени.

Аналитични възможности в ClickUp

ClickUp е известен със своите възможности за отчитане и анализи в реално време.

ClickUp Dashboard ви дава пълен преглед на всички ваши проекти и е персонализируем, така че вие решавате и приоритизирате какво искате да анализирате и проследявате.

ClickUp предлага над 50 джаджи за създаване на табло, включително управление на спринтове, натоварване, проследяване на времето, таблици и персонализирани диаграми.

Генерирайте отчети в реално време, за да проверите прогнозното време и задачите, които вашият екип е изпълнил днес.

Целите на ClickUp допълват вашите персонализирани табла. Създайте цели на проекта с графици и задачи и проследявайте автоматично напредъка. Сортирайте целите си в различни папки според спринт циклите, OKR или седмичните карти за оценка на служителите.

ClickUp Milestones пренася проследяването на целите на ново ниво, като ви позволява да добавяте етапи. Тези етапи се появяват под формата на диамантени икони, което улеснява идентифицирането на критичните задачи в даден проект.

Аналитични възможности в Smartsheet

Софтуерът за електронни таблици на Smartsheet е известен със своята стабилна функционалност за отчитане. Вашият отчет може да бъде отчет по редове или обобщен отчет по листа.

Отчетът за редове обобщава цялата информация за редовете от няколко листа. Отчетите за обобщение на листа представят обобщение от няколко листа, за да ви дадат обща представа за различни проекти на едно място.

Филтрирайте данните в тези отчети, за да запазите само това, което е от значение. Това е чудесна идея за споделяне на персонализирани отчети със заинтересовани страни, които искат да наблюдават конкретни области в даден проект.

Освен това визуалните табла за проекти предоставят анализи в реално време, за да обобщят портфолиото от проекти и да разрешат конфликти.

Функции за автоматизация на ClickUp

ClickUp AI е мощният двигател на автоматизацията, интелигентен помощник, който ще улесни значително работата ви.

ClickUp AI е създаден на базата на различни роли и случаи на употреба. Създавайте подзадачи и действия въз основа на описанието, обобщавайте коментари и пишете актуализации. Подобрете писането си за по-голяма яснота, краткост и ангажираност, като използвате ClickUp AI като ваш интелигентен редактор.

ClickUp предлага и над 100 предварително създадени опции за автоматизация на повтарящи се задачи. Използвайте тези опции за автоматизация така, както са, или ги персонализирайте според нуждите си. Автоматично задавайте задачи, публикувайте коментари и променяйте статуса, за да се съсредоточите върху по-важните области.

Задайте тригера за автоматизацията и точните условия за тригера, така че всичко да работи гладко, дори в режим на автопилот.

Функции за автоматизация на Smartsheet

Smartsheet предлага автоматизирани работни процеси без код, за да елиминира повтарящите се задачи и да спести време. Те разполагат с колекция от предварително създадени шаблони за създаване на седмични заявки за статус и крайни срокове или за настройка на персонализирани работни процеси.

Можете да използвате единични работни потоци или да комбинирате няколко действия и условни пътеки. Ако планирате да използвате персонализирания работен поток редовно, маркирайте го като повтарящ се.

Преглеждайте и отговаряйте на заявки за одобрение от мобилното приложение Smartsheet, настолен компютър, имейл или дори Slack.

И Smartsheet, и ClickUp са впечатляващи по отношение на автоматизацията. Въпреки това, наличието на изкуствен интелект в ClickUp му дава предимство.

Поддръжка на клиенти в ClickUp

ClickUp разполага с изчерпателен списък с ресурси в Център за помощ на ClickUp, ако се затрудните. Достъпът до Центъра за помощ е възможен от браузъра, работното пространство или всяка уеб страница на ClickUp. Ако все още се нуждаете от помощ за намиране на решение, свържете се с денонощната поддръжка на живо за приоритетна поддръжка, която е достъпна и за потребителите на безплатния план на Clickup.

Освен поддръжка на живо, ClickUp предлага още пет други опции за поддръжка:

Поддръжка на клиенти в Smartsheet

Порталът за поддръжка на клиенти на Smartsheet има две функции: самообслужваща база от знания и централизирано място за отваряне и проследяване на случаи за поддръжка. 24/7 телефонна поддръжка е достъпна за платени потребители, които са избрали конкретни типове планове и оферти.

Smartsheet предлага и два пакета за поддръжка: Standard и Professional. Стандартният пакет е безплатен за Enterprise плановете и включва непрекъснато обучение в Smartsheet University и 24×7 глобална телефонна поддръжка.

Професионалният пакет включва всичко от стандартния пакет и в допълнение предлага Pro Desk. Pro Desk е планирана индивидуална сесия с експерт от Smartsheet, вашият личен мениджър за успех на клиентите.

Интеграции с ClickUp

ClickUp се интегрира с над 1000 инструмента на трети страни, за да централизира цялата информация на едно място, което помага на вашите екипи да избегнат превключването между контексти и улеснява оптимизирането на процесите.

Интеграциите на трети страни с CRM системи, решения за управление на проекти, платформи за управление на ресурси и други бизнес приложения намаляват грешките и ръчното въвеждане на данни в различни системи. Спестете време и получите по-добра видимост на бизнес резултатите с ClickUp.

Ето списъкът с най-популярните инструменти, с които ClickUp се интегрира:

Интеграции с Smartsheet

Интеграциите на Smartsheet са ефективни в избягването на изолирани данни и дават възможност на вашия екип да взема по-информирани решения, основани на данни. Интеграциите включват инструменти за съобщения и комуникация, софтуер за сътрудничество по съдържание и решения за сигурност и управление.

Ето списъкът с най-популярните инструменти, с които Smartsheet се интегрира:

ClickUp и Smartsheet в Reddit

Посетихме Reddit, за да проверим какво мислят хората за Smartsheet и ClickUp, кой от двата е по-добър. Като цяло, гласовете са в полза на ClickUp. Ето някои от отзивите, които подкрепят нашите заключения:

Този потребител похвали потенциала на ClickUp като софтуер за управление на задачи и неговите функции за сътрудничество:

„ClickUp е много по-добър в управлението на задачи, така че е чудесен за проследяване на спринтове и задачи с ниско ниво на сложност. Нашият екип за разработка работи с него, а таблата са чудесни за преглед по време на ежедневните ни срещи. Той е много по-добър за сътрудничество в екипа, а възможностите за персонализиране на списъците са огромни. Гледката на Гант обаче има ограничени възможности, а проследяването на времето и управлението на бюджета оставят да се желае нещо повече. ”

Този конкретен потребител подчертава достъпната цена на ClickUp и непрекъснатите актуализации на продукта:

„ClickUp също има непрекъснат цикъл на пускане на нови версии и постоянно разширява възможностите си. Той е много достъпен. Общността, в която можете да задавате въпроси, да предлагате функции и т.н., се наблюдава активно и се поддържа от екипа им. ”

Кой инструмент за управление на проекти е най-подходящ за софтуерни екипи?

В надпреварата между Smartsheet и ClickUp, ClickUp води като подходящия софтуер за управление на проекти.

Smartsheet е високоефективен софтуер за управление на проекти с многобройни възможности за персонализиране и интеграции. Ако обаче опитате да визуализирате софтуерния си екип с помощта на Smartsheet, той няма да отговори на вашите очаквания.

Интерфейсът, наподобяващ електронна таблица, ограничената автоматизация и ограничените опции за отчитане няма да отговорят на нуждите на съвременните софтуерни екипи и бизнеса от ново поколение.

ClickUp, от друга страна, се отличава в тези области и триумфира в сътрудничеството в реално време. ClickUp е идеален за софтуерни екипи, включително екипи, работещи от разстояние, за ефективно управление на ресурсите и безпроблемно обработване на множество проекти.

ClickUp бързо се адаптира към вашия бизнес план и нужди. ClickUp се разширява с нови функции, интеграции и шаблони за разработка на софтуер, докато вашият бизнес расте. Готови ли сте да пренесете управлението на проекти на следващото ниво? Регистрирайте се в ClickUp още днес!