Искате да научите как да изчислявате времето на цикъла?
Времето на цикъла е времето, необходимо за създаване на крайния продукт, и е полезен показател, който ще ви помогне да зададете и поддържате ритъма на проекта си.
И за разлика от състезанията от Tour de France, за този вид циклично време няма да ви е необходима каска.
Не е изненадващо, че да научите как да изчислявате времето на цикъла е също много по-лесно, отколкото да изминете повече от 2000 мили с велосипед за 23 дни.
Всичко, от което се нуждаете, е формулата за времето на цикъла!
В тази статия ще ви покажем как да изчислите времето на цикъла, защо трябва да го правите, а също така ще ви представим един удобен инструмент, който ще улесни целия процес.
Готов ли е вашият хронометър? Да започваме!
Какво е времето на цикъла?
Времето на цикъла е мярка за времето, необходимо за производството на готов продукт или предоставянето на услуга. Това е една от най-важните метрики за потока, която ще ви помогне да управлявате проекта си гладко и ефективно.
Как?
Нека разберем това с един пример от нашия любим пещерен човек: Фред Флинстоун.
Сега да предположим, че Фред решава да работи в заведение за ребра и бургери.
Тук времето на цикъла е времето, необходимо за приготвяне на едно ястие. И тъй като току-що са открили огъня, това ще ускори времето на цикъла. По този начин времето на цикъла за едно ястие се намалява и той може да нахрани повече клиенти.
Както можете да видите, от каменната ера насам фирмите (фиктивни и други) използват времето на цикъла, за да измерват производителността си!
Каква е формулата за изчисляване на времето на цикъла?
Можете да изчислите времето на цикъла с тази проста формула:
Време на цикъла (CT) = Нетно производствено време (NPT) / Брой произведени единици (U)
Тук нетното производствено време е общата продължителност на производствения процес (или процеса на предоставяне на услугата) в секунди, минути, часове или дни. Например, времето за приготвяне на храна и т.н.
Но как точно работи това?
Примерът с Фред Флинстоун идва на помощ!
Да приемем, че той успешно е успял да приготви 100 хранения на ден. Това е броят на единиците (U).
Ако извадим едночасова почивка за обяд и половинчасова почивка за кафе от неговия редовен осемчасов работен ден, общото му работно време или нетното производствено време (NPT) е (8 – 1,5 = 6,5 часа).
Това означава, че времето на цикъла му е
CT = 6,5/100 = 0,065 часа на хранене
Или приблизително 4 минути за приготвяне на всяко ястие.
Всичко това благодарение на трудолюбивите помощник-готвачи динозаври!
Какви са ползите от изчисляването на времето на цикъла?
Независимо дали сте готвач от каменната ера или разработчик на приложения от 21-ви век, трябва да измервате времето на цикъла, за да оптимизирате производствения си процес.
Ето четирите основни ползи от изчисляването на времето на цикъла:
1. Помага да се оцени датата на доставка
Знаете ли какво бихме искали всички? Машина за пътуване във времето.
Можете да го използвате, за да пътувате в бъдещето и да се подготвите за всички препятствия по пътя към навременната доставка.
Но докато учените не изобретят такъв, все още разполагаме с показателя за продължителността на цикъла, който ни помага.
Екипите могат да го използват, за да изчисляват производствената си скорост в реално време и да дават реалистични прогнози за доставка на своите клиенти.
2. Помага за оптимизиране на процесите за постигане на целите
Изчисляването на времето на цикъла ви помага да определите колко време ви е необходимо, за да предоставите стойност на вашия клиент. По този начин можете лесно да определите дали това е достатъчно, за да отговорите на търсенето на вашите клиенти.
Изчисляването на времето на цикъла ви дава данни, с които да коригирате бавните цикли и производствената си скорост, като:
- Разширяване на веригата за доставки на суровини
- Увеличаване или намаляване на производителността или размера на партидата в производствената линия
- Контрол на текущата работа или лимит на текущата работа
Показателят за времето на цикъла е нещо като надеждният приятел на Фред, Барни. Независимо от всичко, той винаги ще ви води в посока към подобряване на процесите и удовлетвореност на клиентите.
3. Помага за елиминиране на свръхпроизводството
Какво е по-лошо от това да не произвеждате достатъчно единици, за да задоволите търсенето на клиентите?
Произвеждате прекалено много!
Свръхпроизводството е огромна загуба на време и ресурси за компанията. Освен това, то може да доведе до сериозни затруднения в системата ви за предоставяне на услуги.
Всъщност, според методологията на Lean производство, свръхпроизводството може да бъде значителен фактор за забавяне на цялостния поток на проекта.
Ако обаче зададете прагове за времето на цикъла (и съответно контролирате размера на партидите), можете да контролирате производствената скорост, за да не превишава определена граница.
4. Помага за подобряване на ефективността на цикъла на процеса
Агилният, Scrum, Kanban или Lean производствен процес зависи от непрекъснатото усъвършенстване. Тук всяка стъпка от процеса е насочена към събиране на информация, която може да подобри общата производителност на вашия екип.
Всъщност, производствените процеси Kanban и Lean ви позволяват да зададете лимит на текущата работа или WIP.
Ограничението на WIP ще постави таван на броя задачи, които един екип може да поеме. Това гарантира, че всяка потребителска история преминава през потока на стойността, без да създава затруднения.
Резултатът?
Като разберете средната работна производителност на екипа си, можете да подобрите ефективността си с всеки цикъл.
Но достатъчно с теорията. Вие сте тук, за да получите практически знания за времето на цикъла, нали?
Да започнем.
Най-лесният начин да изчислите времето на цикъла: ClickUp
Фред Флинстоун и неговата фабрика принадлежат към каменната ера, в буквален смисъл.
Което означава, че могат да изчисляват само с пръчки и камъни.
Но вие можете да изчислите времето на цикъла по умен начин, като използвате ClickUp!
Какво е ClickUp?
ClickUp е най-високо оцененият инструмент за управление на проекти в света.
Това е единственият инструмент, от който ще се нуждаете, за да управлявате всичките си проекти и да проследявате производителността на екипа си.
Това е и най-добрият вариант да поддържате вашия отдалечен екип свързан, отзивчив и готов за Agile!
Ето как ClickUp може да ви помогне да изчислите времето на цикъла и да го използвате в своя полза.
A. Проследявайте показателите за протичането на проекта с Sprint Widgets на таблото
Не сте фен на понеделнишките сутрешни срещи за актуализиране на статуса?
Таблото на ClickUp е вашето решение!
Таблото ви дава пълен преглед на вашия проект с персонализирани Sprint Widgets като Cycle Time Graph.
За да изчислите времето на цикъла с помощта на този Widget, можете да използвате един от следните начини:
- Започнете да отчитате времето от момента, в който задачата влезе в някой от статусите в групата Активни.
- ClickUp приема първия статус в „Активни“ като „Незапочнат“ и всеки друг работен елемент в групата „Активни“ като начало на времето на цикъла.
Можете да персонализирате графиката на времето на цикъла с:
- Времеви диапазон: изберете времеви диапазон и задайте честотата на графиката на времето на цикъла.
- Време за вземане на проба: изберете броя дни, които трябва да се появяват като средна стойност за всяка точка от данните на графиката.
- Статус група, отчитана като завършена: изберете статус групата, която се отчита като завършена. Например, „Завършено“, „Преглед от клиента“ или „Затворено“.
И това не е всичко. Добавете още полезни спринт джаджи като Burndown Charts, Burnup Charts, Velocity Charts и Cumulative Flow Diagram Charts към таблото си.
Б. Задайте времеви прогнози, за да сте в крак с задачите си
Какъв е смисълът да изчислявате времето на цикъла , ако не можете да използвате тези числа, за да оптимизирате проекта си?
Ето защо ClickUp подпомага непрекъснатото усъвършенстване на вашия екип с функцията Time Estimates (Оценки за времето). Добавете броя часове, които ще отнеме всяка задача и подзадача, и ClickUp изчислява общия брой очаквани часове за всеки проект.
Когато актуализирате тези прогнози, ClickUp ще актуализира и датата на доставка в реално време.
C. Проследяване на използването на времето с Native Time Tracking
Изчисляването на времето на цикъла ви помага да го намалите активно с всяка задача.
И как можете да го направите?
Можете да наемете супервайзор, който да ви информира колко време отнема производственият процес.
Но има и по-лесен вариант: просто използвайте функцията Native Time Tracking на ClickUp!
Лесното за използване разширение ClickUp Chrome ще проследява времето, което прекарвате в задачи, с едно кликване и ще генерира подробни отчети за използването на времето. По този начин можете постоянно да проследявате колко време прекарвате, за да сте сигурни, че не надвишавате средното си време на цикъл.
А ако вече използвате трета страна за проследяване на времето, като Time Doctor и Toggl, можете да ги интегрирате и с ClickUp!
Това ли е всичко? Абсолютно не.
ClickUp е комплексен софтуер за управление на проекти, предназначен за високопроизводителни и амбициозни екипи.
А ето и още функции, които правят процесите ви по-гладки:
- Цели: поставете си професионални цели и ги проследявайте в реално време
- Автоматизация на работния процес : достъп до над 50 начина за автоматизиране на всеки повтарящ се процес
- Профили: получите пълна картина на това, което членовете на екипа са завършили, върху какво работят в момента и какви са бъдещите им задачи.
- Множество изгледи : проследявайте всеки работен елемент в множество изгледи, като изглед „Списък“, „Канбан табло“, „Кутия“ и др.
- Документи: разработване на вътрешна уики база с документи като поръчки за покупка, карта на потока на стойността и списък със суровини
- Pulse: останете в контакт с дейността на вашия екип през целия ден
- Изглед на натоварването: визуализирайте и проследявайте работния капацитет на екипа си
- Ограничения за работа в процес: защитете капацитета на екипа си, като виждате кога има прекалено много работа в даден статус.
Често задавани въпроси за изчисляването на времето на цикъла
Не можете да обсъждате времето на цикъла, без да споменете и неговите съпътстващи понятия – тактно време и време за изпълнение. Но тези термини също могат да доведат до известно объркване.
Нека разгледаме какво означават такт време и време за изпълнение в контекста на времето на цикъла.
1. Каква е разликата между времето на цикъла, тактовото време и времето за изпълнение?
Въпреки че времето на цикъла, тактовото време и времето за изпълнение са показатели за измерване на производителността, те се различават леко един от друг.
Но за кратко преглеждане нека отново използваме примера на г-н Флинстоун, за да разберем по-добре тези концепции.
А. Какво е такт време?
Времето на такта е необходимата скорост на работа, за да се отговори на търсенето на клиентите. Това е времето, което трябва да отнеме настройката, за да се достави един готов продукт или една единица, за да се отговори на цялостното търсене на клиентите и да се поддържа паричният поток.
Пример:
Шефът на Фред му поставя цел: да приготвя храна за 100 клиенти всеки ден. Фред работи 8 часа на ден.
Това означава, че Фред ще трябва да приготви 100 хранения за 8 часа.
Тук неговото тактно време = брой ястия, които трябва да се приготвят на час.
Или време на такт = 8/100 = 0,08 часа на хранене.
Приблизително 5 минути за приготвяне на храна.
Б. Какво е време за изпълнение?
Времето за изпълнение е времето, изминало от получаването на поръчката от клиента (начална дата) до нейната окончателна доставка (крайна дата).
От гледна точка на клиента, времето за изпълнение започва веднага след като той направи поръчката, продължава през производствения процес и завършва с крайната доставка на готовия продукт.
Пример:
В случая на Фред, времето за изпълнение започва, когато шефът му получи поръчката за ястие, и завършва, след като Фред приключи с приготвянето на ястието.
Време за изпълнение = дата на завършване на поръчката на клиента (крайна дата) – дата на получаване на поръчката на клиента (начална дата).
В крайна сметка, тези три показателя помагат за лесното измерване на успеха на проекта и удовлетвореността на клиентите.
2. Как взаимодействат времето на цикъла и тактовото време?
За да разберем това, нека сравним времето на цикъла на Фред с търсенето на клиентите, като въведем времето на такта.
Шефът на Фред е под натиск да увеличи производителността и сега очаква всеки да приготвя храна за поне 200 клиенти на ден.
Въз основа на предишното ни изчисление, текущата производителност на Фред от 15 клиента на час (при време на цикъл 4 минути на хранене) не е достатъчна, за да отговори на търсенето на клиентите.
Новата му необходима работна скорост или такт време ще трябва да бъде = 6,5/200 = 0,032 часа на хранене.
Или приблизително 2 минути на хранене.
Фред сега трябва да намали времето на цикъла от 4 минути на 2 минути. Той може да го направи, като:
- Наемане на помощници (готвачи динозаври? Но не и тиранозаври. )
- Работите по-дълго, за да постигнете дневните си цели (няма повече боулинг с Барни. )
- Намаляване на престоите (по-къси обеди? Не, благодаря!)
От друга страна, ако търсенето (и такт времето) беше по-ниско, Фред би могъл да спести повече време или да постигне по-добри резултати.
И сега, когато може да изчислява времето на цикъла, той може да коригира работата си, за да поддържа нивото на удовлетвореност на клиентите.
Заключение
Времето на цикъла е повече от просто показател за изчисляване на колко произвеждате. В дългосрочен план то ще ви помогне да гарантирате, че винаги доставяте висококачествени продукти и услуги.
И сега, когато знаете формулата му, можете да го проследявате и вие.
Надяваме се, че не използвате хартия и химикал за изчисленията. Дори Фред Флинстоун не би одобрил това!
Защо не опитате ClickUp?
Той разполага с лесен за използване уиджет за времето на цикъла, както и с редица други функции, които подпомагат цялостното управление на проекти. Няма да ви е необходим друг инструмент, за да бъдете в крак с вашите проекти!
Вземете ClickUp безплатно и дайте на клиентите си възможност да:
