Как да изчислите времето за изпълнение, за да оптимизирате работните си процеси

„Колко време ще отнеме?“ и „Колко ще струва?“ са двата въпроса, които всеки купувач би задал, независимо дали става дума за костюм по поръчка или внедряване на софтуер.

В тази публикация в блога ще разгледаме какво е необходимо, за да отговорим на първия въпрос, като използваме концепцията за времето за изпълнение.

Какво е време за изпълнение?

Времето за изпълнение се отнася до общото време, необходимо за завършване на даден процес от началото до края. Това е латентността между поръчката на клиента и получаването на продукта или услугата.

Концепцията за времето за изпълнение има корени в ранната индустриална епоха и придобива популярност с възхода на производството и практиките за управление на веригата на доставки. В производството това е времето, необходимо на производствената единица за изработване на даден продукт. То може да продължи няколко седмици.

От производството, това вече е популярна метрика в различни индустрии. Когато отидете в ресторант и поръчате вечеря, може да ви кажат: „Моля, дайте ни 20 минути, за да приготвим храната ви.“ Тези 20 минути са времето за изпълнение.

При гъвкавото разработване на софтуер проектните мениджъри използват времето за изпълнение за планиране на спринтове, график за внедряване, разпределяне на ресурси, управление на очакванията на заинтересованите страни и др.

Различни видове време за изпълнение

В зависимост от целите си, можете да измервате времето за изпълнение на целия процес или само на някои части от него. Ето някои от различните видове време за изпълнение.

Време за производство

Общото време, необходимо за производството на даден продукт от началото на физическия производствен процес до неговото завършване, се нарича производствено време за изпълнение.

Вземете за пример компания за производство на мебели, която произвежда маси по поръчка. Ако това отнема:

Общото време за производство е девет дни. Ако има пропуски или време за изчакване поради недостъпност на членове на монтажната линия/екипа, това също трябва да бъде включено.

Време за доставка на материали

Времето от поръчването на материалите до получаването им, готови за употреба в производството, се нарича време за доставка на материали.

Това включва времето, необходимо на доставчика да обработи поръчката, да подготви/произведе суровината, да я опакова и да я изпрати до вашата сглобяваща линия.

Времето за доставка на материалите често е първата част от времето за производство. Независимо дали става дума за автомобилен производител, който купува алуминий, или пекар, който купува захар, времето за доставка на материалите определя кога можете да започнете работа.

Време за производство

Общото време, необходимо за производството на даден продукт, от началото на производството до завършването на крайния продукт, се нарича производствено време за изпълнение. То обхваща всички етапи на производствения процес, включително настройка, изпълнение на проекта и сглобяване.

Докато времето за производство включва времето за получаване на материали, проверка и т.н., времето за изработка е само времето, необходимо за създаване на продукта.

Според предишния пример, времето за производство ще бъде шест дни, без да се включват двата дни за получаване на материалите и един ден за проверка.

Време за доставка на материали

Времето от подаването на заявка за покупка на стоки или услуги до тяхното доставяне се нарича време за доставка.

Той обхваща обработката на заявки, създаването на поръчки за покупка, избора на доставчици, производството и доставката. Времето за доставка на материалите започва преди времето за производство, но също така го включва.

Времето за доставка на материали помага на проектните екипи да оценят забавянето, което възниква в резултат на процеси извън тяхната непосредствена компетентност.

Време за изпълнение на поръчката на клиента

Времето от момента, в който клиентът направи поръчка, до момента, в който получи продукта или услугата, се нарича време за изпълнение на поръчката.

В ресторант за бързо хранене като McDonald’s времето за изпълнение се свежда до минимум чрез предварителна обработка на продуктите много преди поръчката – което е възможно благодарение на стандартизацията на услугите. Това важи и за SaaS инструментите. Клиентът може да получи незабавен достъп до софтуера, защото продуктът вече е създаден и готов за доставка.

Ако обаче поръчвате персонализирано лого за вашата марка, времето за изпълнение на поръчката ще включва целия производствен процес.

Време за доставка

Времето от момента, в който продуктът е готов за изпращане от съоръжението, до доставката му до крайното местоназначение се нарича време за доставка. Този период включва подготовката на продукта за изпращане, обработката, транспортирането и доставката до клиента или обекта на проекта.

В съвременното управление на веригата на доставки времето за доставка е важен показател. Например, ако вашият смартфон се сглобява в Китай или Индия, възможността да го продадете в САЩ зависи от времето, необходимо на вашия доставчик да ви го изпрати. Затова вашите планове за пускане на пазара трябва да отчитат времето за доставка.

Кумулативно време за изпълнение

Сумата от времето за изпълнение на различните процеси се нарича кумулативно време за изпълнение или време за изпълнение на веригата за доставки. То включва времето за изпълнение на всички компоненти и процеси, от първоначалната поръчка на суровини до доставката на готовия продукт до крайния клиент.

С толкова много видове време за изпълнение, приложими в различни ситуации и среди, изчисляването на времето за изпълнение може да бъде предизвикателство. Затова ви предлагаме помощ. Ето формулата за времето за изпълнение и стъпка по стъпка процес за изчисляването му.

Как да изчислите времето за изпълнение?

Най-лесният начин да изчислите времето за изпълнение е да разгледате данните от миналото и да изчислите времето от началната до крайната дата.

Например, ако процесът започва на 01.01.2024 г. и приключва на 31.01.2024 г., времето за изпълнение е 31 дни. С инструмент за управление на проекти като ClickUp можете автоматично да изчислите средното време за изпълнение въз основа на исторически данни.

Въпреки че предлага отлична консолидирана визия, тази формула за времето за изпълнение не ви дава необходимата подробна информация за подобряване на ефективността. Ето защо друг подход към този въпрос е да работите напред. Ето как.

1. Идентифицирайте компонентите на времето за изпълнение

Започнете, като разделите процеса на основните му компоненти, като например:

Не всички процеси влияят на времето за изпълнение. В някои случаи те могат да се наричат или изпълняват по различен начин.

Например, в софтуерното инженерство опаковането може да включва контейнеризация, а доставката може да бъде разгръщане. За такива проекти проследяването на времето за проекти в ClickUp е фантастичен инструмент за точно измерване. За да проследяват времето в ClickUp, членовете на екипа могат да стартират и спират таймера, да добавят диапазон или просто да въведат времето, отнело в часове/минути, със задна дата!

Изберете всички компоненти, приложими за вашия бизнес.

2. Измерете индивидуалните времена за изпълнение

Въз основа на компонентите, които се отнасят за вас, изчислете индивидуалните срокове за изпълнение.

Формула за времето за доставка: Дата на получаване на поръчката – дата на заявката от проектния екип.

Ако използвате формуляри на ClickUp за събиране на заявки, ще ви е много по-лесно да въведете датата на получаване и да видите времето за изпълнение на таблото.

Въпреки че проектният екип има малък контрол върху скоростта, с която работи екипът по доставките, това време за изпълнение е от решаващо значение за цялостната ефективност на процеса.

Формула за времето за производство/изработка: Дата на крайния продукт – дата на получаване на суровините. Използвайте този показател, за да определите времето, необходимо за превръщането на суровините или компонентите в краен продукт, включително времето за настройка, обработка, сглобяване, осигуряване на качеството или проверка.

Формула за времето за доставка: Време за доставка до клиента – време за изпращане от склада. Някои фирми включват опаковането във времето за производство, докато други го считат за процес, свързан с доставката. Изберете това, което е подходящо за вас.

3. Сумирайте ги!

Сумирайте индивидуалните срокове за изпълнение (доставка, производство и изпращане), за да получите общия срок за изпълнение или действителния срок за изпълнение на поръчката. Полетата с формули в ClickUp могат да улеснят значително тази задача с функции за дата и час, функции за низове, логически функции и математически функции.

Докато правите това, ето няколко неща, които трябва да запомните.

Вземете предвид буферното време: ако използвате времето за изпълнение като критерий за определяне на обещаната дата на доставка към клиента, добавете малко буферно време, за да покриете евентуални непредвидени забавяния или промени в процеса.

Например, малко закъснение в една стъпка може да има кумулативно въздействие върху следващите. Използвайте диаграмата на Гант в ClickUp, за да визуализирате зависимостите и общото въздействие върху графика за доставка.

Разделете времето за изпълнение на поръчката на подробни детайли: Повечето компании изчисляват времето за изпълнение на поръчките, за да подобрят ефективността си. В такъв случай е добре да запазите всички подробни детайли. Например, трябва да знаете дали митническото оформяне отнема най-голямата част от времето за доставка.

Примери за време за изпълнение

Времето за изпълнение е просто времето между началото и края на даден процес. В различни индустрии, бизнеси, проекти и екипи има стотици примери за време за изпълнение.

Време за изпълнение в производството

Да предположим, че сте производител на памучни тениски, които се продават в магазини за търговия на дребно. Вашето време за изпълнение ще бъде сумата от:

Общо време за изпълнение = 35 дни

Време за изпълнение в управлението на софтуерни проекти

Проектите за разработка на софтуер може да са малко по-различни. Фазите на планиране и архитектура може да са много по-дълги, но останалата част може да се осъществи в кратки спринтове, които се развиват постепенно.

Следователно, времето за изпълнение обикновено се изчислява от момента, в който потребителската история е готова, до момента, в който функцията е внедрена.

Предимства на намаляването на времето за изпълнение

Времето за изпълнение ви показва колко време ви отнема да свършите работата. По този начин можете да разберете колко можете да произведете в даден момент. Например, ако един човек може да разработи една функция за една седмица (т.е. вашето време за изпълнение), можете да планирате разпределението на ресурсите и капацитета си въз основа на броя функции, които трябва да разработите всяка седмица.

С намалено време за изпълнение, т.е. ако един човек може да разработи две функции всяка седмица, можете да увеличите приходите, ефективността, удовлетвореността на клиентите, конкурентното предимство и много други!

Удовлетвореност на клиентите: Когато можете да доставите продукт по-бързо на клиент, той вероятно ще бъде по-удовлетворен. Ето защо намаляването на времето за доставка, т.е. спазването на сроковете, е критичен показател за играчите в електронната търговия като Amazon, които инвестират значително в складиране, логистика и автоматизация за изпълнение на поръчки.

Ефективност: По-краткото време за изпълнение означава, че можете да направите повече за същото време, като подобрите ефективността на процесите. По-голямата ефективност също така ускорява производството и намалява разходите за съхранение и поддържане.

Адаптивност: Намаляването на времето за изпълнение на проектите увеличава способността на компанията да реагира бързо на промените на пазара или да отговори на търсенето на клиентите. По време на COVID-19 организациите, които можеха да работят дистанционно и да създават дигитални преживявания бързо – в по-кратки срокове – спечелиха огромно конкурентно предимство.

Управление на запасите: По-кратките срокове за изпълнение водят до намаляване на нивата на запасите – основното предимство, което японските автомобилни производители забелязаха за първи път с въвеждането на олекотеното производство. Това освободи складово пространство, намали остаряването на запасите и намали капитала в складовете, подобрявайки общото финансово състояние на компанията.

Предимствата от намаляването на времето за изпълнение са видими през целия процес. Но как да го постигнете? Ето няколко съвета.

Стратегии за намаляване на времето за изпълнение

За да оптимизирате нещо, трябва да знаете текущото състояние. Затова започнете оттам.

Използвайте приложения за управление на времето, за да изчислите точно времето за изпълнение на всички процеси и етапи. След това определете възможностите за оптимизация. Щом разполагате с основните данни, следващият въпрос е: Как да спестите време?

Автоматизирайте

Автоматизирайте процесите, които не изискват човешка намеса. Това може да бъде толкова просто, колкото настройването на работни процеси от типа „ако-тогава-това“ във вашия софтуер за управление на проекти. Например, ако дадена задача е просрочена, хората автоматично получават уведомление в матрицата за ескалация. Или, ако дизайнерът е завършил дадена задача, тя автоматично се прехвърля на разработчика.

ClickUp Automations разполага с над 100 шаблона за оптимизиране на работните процеси, рутинните задачи, предаването на проекти и др.

Планирайте по-добре

Планирайте ресурсите, за да елиминирате ненужното чакане. Използвайте изгледа „Работна натовареност“ в ClickUp, за да видите кой какво прави и да разпределите задачите. Насърчавайте членовете на екипа да разглеждат своите отчети за производителност, за да постигнат целите си за управление на времето!

Ако не сте сигурни откъде да започнете, шаблоните за управление на времето на ClickUp са тук, за да ви помогнат. Изберете един от десетте шаблона и го персонализирайте според нуждите си!

Направете точна прогноза

Намалете времето за управление на запасите с техники като резервни запаси, точки за повторна поръчка и икономично количество за поръчка (EOQ), за да оптимизирате нивата на запасите. Използвайте надежден софтуер за управление на запасите, за да направите инвентаризация!

Споделяйте знания

Предотвратете пропуските в знанията с подробна документация и споделяне на знания. ClickUp Docs е проектиран да ви помогне да пишете и споделяте всичко в рамките на организацията. И още нещо? ClickUp AI може да коригира, обобщава и прави информацията по-достъпна.

Намалете времето за изпълнение и оптимизирайте работния си процес с ClickUp

Точният и незабавен отговор на въпроса „Колко време ще отнеме?“ е важна задача на проектния мениджър.

Това помага през целия цикъл на управление на проекта при планирането, графикът, разпределянето на ресурсите, изготвянето на планове за извънредни ситуации, възстановяване след бедствия, управление на заинтересованите страни, стратегия за пускане на пазара и др.

Точното изчисляване на времето за изпълнение е прост, но ефективен начин да предвидите бъдещето. В днешния бързо развиващ се свят, минимизирането на времето за изпълнение може да бъде най-големият фактор, който отличава вашия бизнес.

Когато инвестирате повече в намаляване на времето за изпълнение, вие също така повишавате ефективността и производителността на вашите системи. Например, дори и най-простата автоматизация намалява времето за изпълнение не само за този процес, но и за целия работен процес в организацията.

Оптимизирането на времето за изпълнение има комбиниран ефект, затова ClickUp е проектиран да ви даде възможност да виждате, измервате и минимизирате времето за изпълнение.

Безплатният софтуер за управление на проекти „всичко в едно“ на ClickUp ви дава възможност да проследявате времето за изпълнение на задачите, да наблюдавате времето за изпълнение, да измервате производителността, да оптимизирате показателите и да автоматизирате процесите – всичко на едно място.

От креативни агенции до управление на недвижими имоти, организации от цялото спектър доставят продукти и услуги бързо с ClickUp. Убедете се сами.

Често задавани въпроси (FAQ)

1. Каква е формулата за изчисляване на времето за изпълнение?

Време за изпълнение = Време на завършване – време на започване

Въпреки че това е най-простата формула за изчисляване на времето за изпълнение, тя не обяснява защо времето за изпълнение е точно такова. Затова организациите понякога работят в посока напред. В такива случаи изчисляването на времето за изпълнение е както следва.

Време за изпълнение = време за доставка на материали + време за производство + време за доставка

2. Какво е време за изпълнение в сравнение с циклично време?

Въпреки че са донякъде сходни, тези два показателя служат за различни цели и нужди. Ето един обзор на времето на цикъла в сравнение с времето за изпълнение.

3. Какво е времето за доставка?

Времето за доставка се отнася до общото време от момента, в който клиентът направи поръчка, до момента, в който тя бъде доставена до него.