Какво е необходимо, за да завършите успешно един проект? Хора, време и пари? Да, но има и още нещо. Успешното завършване на проекта изисква правилно планиране на ресурсите за подходящите задачи в подходящото време и в логична последователност.
Не е чудно, че компаниите губят милиони долари в реални и алтернативни разходи поради забавяния или превишаване на бюджета.
Като проектен мениджър, ефективното планиране на ресурсите е ключът към успеха.
Какво е планиране на ресурсите?
Планирането на ресурсите е критична част от управлението на проекти, при което на наличните членове на екипа се възлагат конкретни задачи, които трябва да бъдат изпълнени в рамките на предварително определено време. Има основно два метода за планиране на ресурсите: ограничени във времето или ограничени в ресурсите.
Планиране на ресурсите с ограничено време
Ако има определен краен срок за проекта, ще разпределите ресурсите, за да завършите работата в рамките на този график. В този случай има фиксиран краен срок, но ресурсите са гъвкави. Професионалните организации или агенции с допълнителни ресурси, които очакват проекти, обикновено използват планиране на ресурсите с ограничение във времето.
Това важи и за проекти, които имат определена дата на стартиране. Например, ако планирате стартиране по Коледа, сте ограничени във времето до 25 декември (или по-рано).
Планиране при ограничени ресурси
От друга страна, ако разполагате с ограничен брой ресурси, ще планирате проекта според наличността и капацитета на ресурсите.
Този метод на управление на ресурсите изисква гъвкавост в графиците. Планирането с ограничени ресурси обикновено се използва от продуктови компании или вътрешни екипи, където наемате допълнителни членове на екипа или подизпълнители. Например, когато ClickUp добавя AI функции към нашата платформа, ние планираме проекта, като имаме предвид нашите ограничения на ресурсите.
Във всеки случай, планирането на ресурсите се определя основно от ресурсите и времето. Нека вземем за пример екип за производство на съдържание. Той се състои от SEO анализатори, писатели, редактори, дизайнери и издатели. Тук всеки изпълнява задачата си, след като е завършил предходната. Затова трябва да планирате ресурсите последователно като двуседмичен спринт.
- SEO проучване и кратко резюме от ден 1–3
- Писане от 4-ти до 9-ти ден
- Редактиране от 10-ти до 12-ти ден
- Дизайн от 13-ти до 15-ти ден
Дори този прост график на ресурсите представлява предизвикателство. Както можете да видите от горната таблица, SEO анализаторът или редакторът се нуждаят от три дни, за да изпълнят задачата си, докато писателят се нуждае от шест.
Така че, ако този екип разполагаше с по един ресурс с всяка от тези умения, всички с изключение на писателя биха били недостатъчно натоварени. Именно този проблем се опитва да реши ефективното планиране на ресурсите.
Защо планирането на ресурсите е важно в управлението на проекти?
Разходите за труд възлизат на „70% от общите оперативни разходи на една организация“, сочи проучване на Института за управление на човешкия капитал (HCMI). Това означава, че макар служителите да са най-големият ви актив, те са и най-големият ви разход. Затова трябва да ги използвате оптимално и ефективно.
Оптимизиране на ресурсите
Ще забележите, че не сме казали „максимизиране на човешките ресурси“, защото най-доброто използване на уменията на даден човек не винаги е равно на 100% от времето му. Всъщност „изследване на Gartner показва, че екипите с по-ниска степен на използване могат да намалят времето, необходимо за постигане на бизнес стойност, с 30% или повече“.
Планирането на ресурсите дава възможност на проектните мениджъри да използват ефективно времето на членовете на екипа си. То им позволява да използват по най-добрия начин наличните хора и умения, за да постигнат максимални резултати.
Изпълнение в срок и в рамките на бюджета
Използвайте планирането на ресурсите, за да сте сигурни, че ще завършите проекта в рамките на определеното време и бюджет.
Това ви позволява да визуализирате бъдещия ход на проекта и да изготвите необходимите планове за извънредни ситуации достатъчно рано. Когато възникне неочаквано събитие, коригирайте или променете плана според нуждите.
Предоставяне на качествени услуги
Планирането на проекти е нещо повече от календар на ресурсите. То е прозрачна визуализация на това как ще се осъществи проектът. То включва задачи по проекта, отговорности, зависимости, предаване на задачи, сътрудничество, цикли на обратна връзка и др.
С такава цялостна представа всеки член на екипа разбира своята роля в жизнения цикъл на проекта. По този начин те ще си сътрудничат по-ефективно с колегите си, получавайки цялостни задачи и предавайки ясни инструкции. Заедно те ще предоставят услуги, които отговарят на очакваните стандарти.
Спестяване на разходи
Идентифицирането на пропуски в плана ви е лесно, когато планирате ресурсите си предварително. Това дава на проектните мениджъри време и възможност да наемат предварително или да преразпределят екипите си, за да запълнят пропуските.
Без график за ресурсите често ще се появяват пропуски по време на проекта, което ще кара всички да търсят решения и ще води до ненужни разходи. Пропуските в графика на проекта ви също така причиняват проблеми с управлението на ресурсите, свързани с ангажираността, производителността и задържането на служителите.
Силни рецензии и ретроспективи
Добрият преглед е този, при който измервате резултатите спрямо плана, а графикът за ресурсите действа като план. Прегледите ви помагат да разберете дали е имало забавяния, надхвърляне на бюджета, проблеми със сътрудничеството или други междуличностни предизвикателства. Въз основа на това структурирайте плановете си за непрекъснато усъвършенстване за бъдещи проекти.
Предимства на планирането на ресурсите
Целта на всеки проект е да генерира или увеличи приходите. Планирането на ресурсите гарантира, че ще получите желаните резултати.
За членовете на екипа
С ясен, видим и прозрачен график за ресурсите всеки член на екипа знае точно какво трябва да направи, по какви стандарти и до кога. По този начин те разполагат с:
- Яснота относно ролята им, за да работят най-добре, поемайки отговорност за резултатите си
- Път към завършване за планиране на ваканции, почивки, отпуски и други важни събития в живота
- Усещане за цел, за да свържете задачите си с бизнес целите, насърчавайки ангажираността
- Ангажираност на работното място за по-добро сътрудничество
- Видимост на производителността, за да постигнат целите си по време на проекта и да разберат как ще бъде оценен успехът им
За проектни мениджъри
Ръководителите ще управляват ефективно проекти, задачи, екипи и резултати с помощта на надеждно разпределение на ресурсите, за да осигурят следното:
- Ясен поглед върху това кой какво прави, оптимизиране на използването и ангажираността на служителите
- Преглед на пропуските или претоварването, за да ги отстраните и да поддържате проекта в правилната посока
- Възможност да предвидите закъснения или надхвърляне на бюджета, за да предотвратите проблеми и да се подготвите за неизбежните
- Адаптивност към промените в пазарните изисквания, нуждите на клиентите или организационните структури
- Свобода да съобщавате точно и редовно състоянието на проекта на ръководството
За организацията
Ефективното планиране на ресурсите помага на организацията да използва екипа по оптимален начин.
- Наемете подходящите хора в подходящия момент
- Начислете на клиента правилната цена въз основа на почти точна оценка на усилията и времето
- Идентифицирайте пропуските в уменията или способностите, за да планирате стратегията за обучение и развитие
- Точно прогнозиране на търсенето на ресурси
- Предотвратете разширяването на обхвата
Как да създадете график за ресурсите?
1. Определете обхвата на проекта и изискванията за ресурси
Преди да започнете процеса на планиране на ресурсите, определете обхвата на проекта и ресурсите, които са ви необходими за неговото изпълнение. При това имайте предвид следното.
Времето, с което разполагате: Мислете извън рамките на броя работни дни. Също така, обмислете дали има други почивни дни, които хората могат да обединят за дълъг уикенд или голямо вътрешно събитие, в което вашият екип може да се включи.
Необходими умения: Идентифицирайте всички умения, от които се нуждаете, за да завършите проекта, включително технически, оперативни и управленски умения.
Необходими ресурси: Един човек може да има повече от едно умение. Няколко души могат да имат едно и също умение. Създайте оптималната комбинация от членове на екипа, за да съберете уменията, от които се нуждаете.
Структура на разбивка на работата (WBS): Разделете проекта на малки, йерархични и управляеми компоненти, т.е. задачи.
Зависимости: Очертайте реда, в който вашите екипи трябва да изпълнят задачите, и как една задача влияе на предходните или следващите дейности.
Ограничения: Графикът на проекта ли е стегнат? Има ли по-малко хора, отколкото смятате, че са ви необходими? Бюджетът ли е ограничен? Екипът ви ли работи в различни часови зони, които не се припокриват?
Идентифицирайте всички препятствия, с които вероятно ще се сблъскате. Освен това, оценете търсенето на ресурси във вашата организация за по-добро споделяне на умения.
Резултати от проекта и показатели за успех: Напишете какво очаквате от всеки член на екипа и как ще измервате неговата ефективност. Това ще гарантира, че всички са на една и съща страница и работят в синхрон.
2. Изберете инструмент за управление на ресурсите
Организациите отдавна използват таблици и електронни таблици за планиране на ресурсите. Това работи за прости, последователни задачи, като показаната по-горе. Когато обаче екипите станат по-големи, задачите станат по-сложни и зависимостите се увеличат, ви е необходим софтуер за планиране на ресурсите, проектиран да отговаря на вашите изисквания.
Всички функции, от които се нуждаете за планиране на ресурсите, са част от приложението за управление на проекти на ClickUp.
- Задачи по проекта
- Потребителите могат да разпределят конкретни задачи на
- Възможност да виждате натоварването и да го адаптирате към текущите нужди
- Зависимости между задачи и проекти
- Проследяване на времето и табели за по-лесно управление
- Изгледи на списък, Kanban, календар и диаграма на Гант
- Табла за бърз преглед на производителността
- Документация, коментари и бели дъски за сътрудничество
ClickUp разполага и с лесни функции за плъзгане и пускане, удобен интерфейс, известия и персонализирани работни процеси, за да направи планирането на вашите проекти лесно и ефективно.
3. Създаване на задачи
След като изберете инструмента си за управление на ресурсите, настройте проекта като колекция от подпроекти, задачи, подзадачи и списъци за проверка. С ClickUp имате пълна гъвкавост при управлението на задачите си.
Персонализиране: Създайте необходимата структура с автоматизация, спринт точки, данни от персонализирани полета и др.
Йерархия: Създавайте вложени подзадачи и лесно ги пренареждайте или редактирайте едновременно. Освен това, докато сте в процес на работа, задавайте зависимости.
Групиране: Подреждайте задачите по категории, създавайте персонализирани статуси, задавайте приоритети и добавяйте етикети. Свързвайте задачи, документи и интеграции, за да дадете достъп до знания на всеки член на екипа.
Повтарящи се задачи: Задайте седмични срещи или ежедневни напомняния като повтарящи се задачи, които да се добавят автоматично към списъка ви.
Шаблони: Използвайте шаблони за задачи, за да създадете работен процес за повтарящи се задачи. Например, можете да настроите шаблон за взаимоотношения с кандидати, който да използвате всеки път, когато някой подаде ново заявление за наемане.
Важни етапи: Задайте цели, които отбелязват завършването на съществени етапи във вашия проект. Отделете време и да ги отпразнувате.
4. Разпределете ресурсите на проекта
Назначете лица за всяка задача/подзадача. С инструмента за управление на ресурсите на ClickUp можете да назначите няколко лица за една задача. Можете също да добавите зрители, които ще получават известия при актуализация или промяна на статуса.
Използвайте ClickUp Box View, за да видите колко заети или свободни са членовете на екипа. Използвайте Workload View, за да прецените дали всеки член на екипа е над или под капацитета си. Активирайте проследяването на времето и прогнозите, за да сте в крак с напредъка.
5. Оценете осъществимостта
След като сте направили настройките, е време да проверите и да се уверите, че всичко е наред. Използвайте над 15-те изгледа, които ClickUp предлага, за да направите това.
Календарно представяне: Използвайте календарното представяне (дни, седмици или месеци) за управление на времето и за да видите дали етапите съответстват на крайните срокове на проекта.
Гледка на Гант: Използвайте гледката на Гант, за да се уверите, че задачите, които се изпълняват паралелно, не са зависими една от друга. Премествайте ги, за да осигурите плавно прехвърляне на задачите от един етап към друг, като по този начин укрепите управлението на ресурсите. В ClickUp можете също да идентифицирате критичния път и свободното време, за да препланирате част от работата, без да засягате по-големите крайни срокове.
Визуализация на времевата линия: Визуализирайте пътната карта, завършените задачи и бъдещите събития на линейна времева линия на проекта, за да откриете аномалии.
6. Подгответе екипа си за успех
Съберете всички необходими ресурси за проекта на едно място. Можете да използвате ClickUp Docs, за да документирате проектите. Ако имате ресурси в други инструменти като Figma или Google Sheets, вградете ги също в работната си среда в ClickUp. Използвайте ClickUp Whiteboard за мозъчна атака. Активирайте коментарите, за да може екипът да общува помежду си, или бързо преобразувайте коментарите в задачи!
7. Наблюдавайте и подобрявайте
Планирането на ресурсите не приключва с началото на проекта. Докато екипите изпълняват ежедневните си задачи, проектните мениджъри трябва да следят напредъка и да правят корекции, ако е необходимо. Използвайте таблата на ClickUp за тази цел.
Създайте свой персонализиран табло с важни за вас индикатори за проекта. Добавете джаджи за членовете на екипа, критични пътища, спринтове, статуси и други аспекти на едно място.
Ако търсите празно работно пространство, използвайте шаблона за планиране на ресурси на ClickUp. Персонализирайте го според нуждите си без усилие. Ето още няколко шаблона за планиране на ресурси в Excel и Google Sheets, които ще ви помогнат да вземете решение.
6 стратегии за ефективно планиране на ресурсите
След като разгледахме подробностите, необходими за ефективно планиране на ресурсите, ето някои ефективни стратегии за управление на проекти.
Ясно дефинирайте стандартите
Считате, че един проект е завършен, когато изпълните всички задачи и отговорите на всички изисквания на клиента. Използвайте системата си за планиране на ресурсите, за да:
- Определете изисквания, очаквания, мерки за успех и стандарти за качество
- Съберете целия проектен екип и обсъдете стандартите с тях
- Публикувайте това на прост език и го направете достъпно за всички за по-късна употреба
Планирайте допълнително време и ресурси
Планирайте ресурсите си с известен резерв за внезапни промени или развития. Не използвайте човешките си ресурси на 100%. Използване на 75-80% дава възможност за дишане на всички.
Допълнителното време запазва когнитивната енергия, особено при творческа работа като писане, дизайн и разработка на софтуер, което води до по-добри резултати като цяло.
Също така, не планирайте в последния момент. Оставете 1-2 дни в края, за да покриете неочаквани забавяния. Ако новоразработеният ви уебсайт се срине или банер рекламата ви има правописна грешка, това допълнително време ще ви спаси.
Планирайте около зависимостите
Всеки проект, колкото и прост да изглежда, има присъщи зависимости. Планирайте около тях, за да се уверите, че никой не е претоварен. Уверете се, че не претоварвате членовете на екипа с забавяния към края на работния процес.
Например, ако вашият малък DevOps екип трябва да пусне стотици функции в производство в последния ден, вероятно ще се сблъскате с технически и емоционални проблеми. Вместо това, разпределете внимателно такива дейности.
Наблюдавайте постоянно
Следете отблизо напредъка, капацитета на екипа и използването на ресурсите всяка седмица, ако не и ежедневно. Избягвайте претоварването или недостатъчното използване на ресурсите си. Преразпределете ресурсите към критични задачи или неочаквани пречки, като лични спешни случаи или заболявания.
Комуникирайте проактивно
Поддържайте отворени канали за комуникация, за да насърчите сътрудничеството между екипите. Информирайте всички заинтересовани страни за напредъка в зависимост от техните нужди. Например, главният технологичен директор (CTO) ще се нуждае от седмични актуализации за напредъка на целия проект на високо ниво.
Членовете на екипа под нивото на изпълнителните директори се нуждаят от актуализации на микрониво за своите задачи нагоре по веригата. Направете това ръчно или автоматизирайте отчетите на редовни интервали.
Доведете проекта до успешен край
- Проверете с клиента дали е доволен от всички аспекти на проекта
- Потърсете обратна връзка за това, което сте направили добре и какво трябва да се подобри
- Празнувайте победата с екипа
- Провеждайте ретроспективи или прегледи на представянето, за да обсъдите успеха на задачата или проекта като екип
- Затворете всички задачи в инструмента за управление на проекти и архивирайте ги по подходящ начин
Максимизирайте потенциала на екипа си с ефективно планиране на ресурсите
За да завършите успешно един проект, всички членове на екипа трябва да знаят своите отговорности и да се подкрепят взаимно, когато е необходимо. От решаващо значение е да се посочат зависимостите и необходимостта от завършване на дадена задача в определен момент. Ефективното планиране на ресурсите играе централна роля за постигането на това.
Използвайте функциите за планиране на ресурсите на ClickUp, за да предоставите на всеки проектен мениджър инструменти, с които да насочва екипа в правилната посока от началото до края. Независимо дали става дума за възлагане на подходящия човек на подходящата задача или за избор на задача, която да бъде изпълнена, ClickUp ви дава възможност да направите всичко това. Открийте как да максимизирате потенциала на екипа си, като се регистрирате безплатно още днес.