Пълно ръководство за управление на проекти с Kanban (2025)

Методът Kanban е един от най-бързо развиващите се методи за управление на проекти. Компании като BBC, Pixar и Spotify са използвали тази методология за управление на проекти!

Методиката Kanban е лесна за научаване!

Какво е методът Kanban и как можете да го приложите?

В тази статия ще разгледаме тази методология за управление на проекти, нейните основни принципи, основни процеси, както и предимствата и недостатъците й. Ще представим и няколко експертни мнения за това как те прилагат Kanban таблата в своите проекти.

Като бонус ще ви представим и най-добрия софтуер за управление на проекти Kanban, с който да приложите тази методология!

Какво е управление на проекти по метода Канбан?

Kanban е метод за управление на проекти, който се основава на визуализацията и е базиран на Agile методологията.

Какво е Agile методът?

Аджайл управлението на проекти е метод за управление на проекти, при който разбивате проекта си на по-малки цикли на разработка, които траят от 1 до 4 седмици.

След като всеки цикъл приключи, представяте версиите на продукта си на клиентите си и получавате обратна връзка от тях, която включвате в следващия цикъл.

С какво Agile се различава от обичайното управление на проекти?

Традиционният процес на разработване на софтуер включва:

Аджилната методология разделя проекта на по-малки цикли, така че можете да:

Какво е методът Kanban?

При метода Kanban задачите по проекта ви се визуализират като лепящи се бележки (известни като карти Kanban) на табло (известно като табло Kanban).

(източник на изображението: easyprojects.net )

Тъй като всичко е визуализирано на карти, можете да видите в реално време каква работа има вашият екип. Можете също така да видите потенциалните пречки, което ви помага да се справите с тях, преди да причинят някакви смущения.

Откъде идва Kanban?

През 40-те години на миналия век инженерът от Toyota Таичи Оно разработва производствена система „точно навреме“, базирана на визуална комуникация, подобна на днешната система Kanban.

Как методологията Kanban промени Toyota:

Благодарение на тези предимства, Kanban се използва от хиляди проектни мениджъри днес!

Четирите ключови компонента на методологията за управление на проекти Kanban

1. Kanban табло

Екипите, които използват Kanban, са силно зависими от Kanban таблото.

Kanban таблото е физическо или цифрово табло, което се използва за:

Основната Kanban табло е разделено на три колони:

В зависимост от работния си процес, можете да имате толкова колони, колкото са необходими, за да се приспособят към уникалните процеси на вашия екип с онлайн Kanban табло.

Съставихме списък с 20 примера за Kanban табла за повече идеи.

2. Карти Kanban

Според методологията Kanban, всяка работна задача или дейност трябва да бъде представена като отделна карта на таблото.

Картата Kanban може да се визуализира като физическа или виртуална лепкава бележка, която може да се премества в друга колона с напредъка на работата ви.

Картата Kanban съдържа информация за конкретна работна задача, като например:

Ако използвате софтуер за Kanban, тези карти могат да включват и друга ценна информация за задачите, като подзадачи, коментари и техническа информация.

3. Точка на ангажираност

Колоната „Завърши“ съдържа задачи или предложения на клиенти, които трябва да бъдат изпълнени.

Точка на ангажимент е моментът, в който дадена задача или работа се взема от колоната „Завърши“ и се започва работа по нея от екипа.

Защо са ви необходими точки за ангажираност?

Точките за ангажираност дават на вашия екип и клиенти представа за:

Те са по същество етапи, които помагат на вашия екип да разпознае кога са започнали нещата.

4. Точка на доставка

Точката на доставка е моментът, в който продуктът се доставя на клиента.

Целта на всеки Kanban екип е да прехвърли картите от точката на ангажимент към доставка възможно най-бързо.

Основните принципи на управлението на проекти с Kanban

Има пет принципа, които определят методологията на управление на проекти Kanban. Нека разгледаме всички тях:

1. Визуализирайте работния процес

В Kanban виждането е всичко. 👀

Всъщност „Kanban“ на японски буквално означава „визуален сигнал“!

Ето какво визуализира методът Kanban:

Чрез визуализиране на работния процес можете да видите стъпките, необходими за превръщането на проекта ви от просто идея в завършен продукт!

Този визуално ориентиран подход помага на мениджъра на Kanban проекта да види върху какво работи всеки член на екипа.

2. Ограничете натоварването

От членовете на екипа Kanban се очаква да работят с бързи темпове, но това не означава, че трябва да работят по милион задачи едновременно!

Най-добрият начин да спрете това?

Ограничете количеството работа, което екипът ви може да поеме наведнъж.

Ето защо повечето екипи, които използват Kanban, имат конкретно ограничение за броя на задачите, по които могат да работят едновременно.

3. Приоритизирайте проектните потоци

За разлика от всяка друга методология за управление на проекти, Kanban се отнася изцяло до управлението на проекти, а не на хора.

Методът Kanban се основава на създаването и поддържането на гладък работен процес.

Ако работата протича гладко от един етап на производство към следващия, екипът може да завърши проекта по-бързо. По този начин се поставя по-малко ударение върху отделните членове на екипа и повече върху цялостния работен процес на проекта.

4. Направете процесите прозрачни

За да приложите Kanban, вашият екип трябва да дефинира ясно всички процеси, свързани с проекта.

Ако дефинирате всички процеси, вашият екип никога няма да зацикли, защото ще знае какво да прави.

Едва когато всички тези условия са изпълнени, вашият екип може да каже, че сте изпълнили задачата.

5. Поддържайте обратна връзка

Методологията Kanban насърчава членовете на екипа да изразяват мнението си.

Алексис Никол Уайт, сертифициран старши проектен мениджър (PMP) и скрам майстор (SMC) и консултант по реализация на проекти в ANW Media & Consulting, използва Kanban табла за същата цел.

„Използваме Kanban табла, за да следим напредъка в нашите гъвкави среди. По време на ежедневните ни събрания използваме таблото като визуален работен поток за състоянието на задачите ни. Можем да прегледаме текущата работа, да обсъдим евентуални пречки и да определим действия, които да предприемем в следващите стъпки“, каза тя.

Подобно на Scrum екипите, Kanban екипите провеждат кратки 15-минутни срещи, за да обсъдят:

Чрез отвореност и прозрачност екипът на Kanban може да гарантира, че всички знаят какво се случва в проекта. А когато целият екип научи повече за проекта, той може да се стреми към непрекъснато усъвършенстване.

Забележка: Проектният мениджър Kanban организира тази среща – подобно на ролята на Scrum master в организирането на ежедневните скрам срещи.

Разгледайте тези примери за управление на проекти!

Трите процеса на управление на проекти с Kanban

За разлика от други методики за управление на проекти Agile, Kanban е изключително лесен за използване.

Ето как:

1. Започнете с три колони

Първата стъпка на всеки Kanban процес е създаването на колони.

Ако използвате онлайн инструмент Kanban, можете да използвате колоните по подразбиране (Завърши, В процес, Завършено), за да организирате работния си процес, или да създадете свои собствени.

2. Добавете Kanban карти към таблото

Сега създайте списък със задачи за проекта. След като сте определили задачите, по които ще работи екипът ви, е време да ги запишете на лепящи се бележки или карти Kanban.

След това можете да закачите тези картички към съответните колони.

3. Задайте лимит на WIP

За съжаление, вашият екип не може просто да напълни колоната „Работа в процес“ с твърде много карти.

Ако го направите, ще си хапнете повече, отколкото можете да преглътнете!

Проектният мениджър Kanban трябва да добави ограничение за броя задачи, които могат да бъдат в една и съща колона.

Това също така позволява на членовете на екипа ви да се съсредоточат върху една задача, вместо да преминават от една задача към друга.

4. Работете, действайте, повтаряйте

В Kanban основната цел е да се преместят задачите от колоната „Завърши“ в крайната колона „Изпълнено“. Веднага щом член на екипа вземе задача от колоната „Завърши“, картата на задачата се премества в следващата колона.

След като бъде завършена, тя се премества в последната колона „Завършено“.

Петте предимства на управлението на проекти с Kanban

1. Повишена концентрация

Много екипи вярват, че мултитаскингът = повишена продуктивност

Имам предвид, че ако изпълнявате повече задачи едновременно, трябва да сте продуктивни, нали?

Но това не винаги е така!

Мултитаскингът може да навреди на производителността ви и на мозъка ви!

Процесът Kanban елиминира многозадачността и ви позволява да се концентрирате върху една задача наведнъж. В резултат на това можете да изпълните задачата по-ефективно.

Концентрирането върху една задача спира мозъка ви да работи на прекалено високи обороти – така че, когато завършите една задача, ще имате енергията, необходима, за да се заемете и със следващата!

2. Повишена гъвкавост

Планът за проект Kanban вероятно е по-гъвкав и адаптивен от всеки друг метод!

Екипът на Kanban се фокусира единствено върху работата, която е в процес на изпълнение.

След като членовете на екипа попълнят една карта, те преминават към следващата карта, която ги очаква.

По този начин проектният мениджър Kanban може да променя приоритетите, без да нарушава работата на екипа.

Членовете на екипа се фокусират единствено върху следващата карта. Те не се притесняват от промените в графика на проекта. Сега можете да променяте нещата безпроблемно!

3. Повишена прозрачност

Основният принцип на рамката Kanban е да визуализира всички задачи на табло.

Всеки член на екипа може да види какво се случва с проекта и кой върху какво работи, което гарантира, че няма тайни между членовете на екипа.

Алан Цукер, основател на Project Management Essentials, разказва как по-голямата прозрачност помага на неговите проекти.

„Чрез осигуряване на прозрачност в работните задачи, ограничаване на работата в процес и създаване на система за изтегляне, можем да управляваме по-ефективно всички форми на работа. Таблата Kanban работят много добре за проследяване на потока на работата през сложни, многоетапни процеси“, казва той.

Зукер добавя: „Тъй като Kanban е толкова визуален, лесно е да се види бързо коя работа е в процес, нейният статус и какво предстои. Програмните мениджъри могат да добавят хоризонтални плавателни коридори, за да проследяват лесно статуса на всички проекти, които управляват. Проектният мениджър и проектните екипи могат да използват Kanban, за да проследяват резултатите и задачите.“

4. Намалено време на цикъла

Цикълът е времето, необходимо за изпълнение на дадена задача в работния процес на вашия проект. По същество това е времето от момента на започване на работата до момента на нейното завършване.

Колкото по-кратко е времето на цикъла, толкова по-бързо екипът ви може да достави стойност на клиентите ви.

Тъй като Kanban е методология, базирана на Agile, тя е създадена, за да обработва лесно обратната връзка от клиентите и бързо да доставя резултати, които задоволяват вашите клиенти!

5. По-малко пречки

Друг начин за намаляване на цикълното време е чрез елиминиране на пречките в проекта.

А настройването на ограничения за WIP помага за това.

Тъй като има ограничение на броя задачи, по които могат да работят едновременно няколко членове на екипа, те няма да бъдат претоварени с работа.

Това ще намали вероятността от възникване на пречки, които да забавят напредъка ви, тъй като всеки се фокусира върху конкретни задачи, вместо да се опитва да извършва много задачи едновременно.

Хедър Уелч, мениджър ресурси в Ukelele Tabs, съветва, че тъй като Kanban таблата са „лесни и интуитивни за използване благодарение на функцията си за плъзгане и пускане, използвайте визуалния фактор на Kanban таблата в своя полза. Открийте всички пречки в таблата и попитайте екипа си как можете да се справите по-добре и от какво се нуждаят, за да изпълнят задачата много по-бързо. ”

Двете ограничения на управлението на проекти с Kanban

Макар системата Kanban да е изключително ефективна в сравнение с други методи за управление на проекти, тя има и някои недостатъци.

За щастие, тези проблеми могат да бъдат решени с помощта на специализиран софтуер за управление на проекти като ClickUp!

1. Риск от лошо приоритизиране

Когато екипът ви свикне с рамката Kanban, може да се обсеби от идеята да премести колкото се може повече задачи в колоната „Завършени“.

Но... Не всички задачи са еднакви!

Някои задачи са по-важни от други, а когато използвате Kanban, това може да бъде пренебрегнато.

Решение на ClickUp: Приоритети

Използвайте функцията „Приоритети“ на ClickUp, за да подреждате лесно задачите по проекта си по важност.

По този начин вашият екип знае колко важна е всяка задача и кои от тях трябва да бъдат изпълнени първи.

2. Възможни проблеми в комуникацията в екипа

Kanban се фокусира върху работния процес, а не върху екипа.

Екипите, които използват Kanban, нямат време да следят внимателно работата на всеки, за да поддържат плавния работен процес.

Ето защо вашият Kanban екип трябва да комуникира ефективно, за да се увери, че всичко върви по план. Без комуникация ще се сблъскате с много проблеми.

Решение на ClickUp: Коментари

Тук на помощ идва ClickUp Comments.

Всяка задача в ClickUp има раздел за коментари за:

Можете дори да възлагате задачи на членовете на екипа си с функцията „Възложени коментари “.

С коментар „Assigned“ (Присвоен) можете незабавно да превърнете коментар в задача и след това да я присвоите на членовете на екипа си, за да не забравят да предприемат действие по нея!

Най-добрата Kanban табло за 2022 г.

ClickUp не само ви помага с вашия Kanban работен процес.

С Board View на ClickUp можете да го използвате и като онлайн Kanban табло!

Какво е изгледът на таблото в ClickUp?

Този изглед визуализира задачите по проекта ви като интерактивна Kanban или Scrum табло. Много е удобно да виждате всичките си задачи на едно място!

Пет причини, поради които Board View е идеален за подхода в стил Kanban:

1. Плъзгане и пускане, когато бързате

Точно като на физическа дъска, можете да премествате задачите си в ClickUp в правилните колони. С ClickUp можете да премествате картите Kanban за миг!

2. Персонализирани статуси на проекти, подходящи за всеки работен процес

В изгледа на таблото „статусът“ е името на колоната Kanban.

ClickUp ви позволява да създавате толкова персонализирани статуси, колкото ви са необходими.

Можете да персонализирате вашата Kanban табло в зависимост от вида на проекта.

За да направите статусите по-видими, можете да ги маркирате с различни цветове.

След като създадете свои персонализирани статуси за конкретен проект, можете да ги запазите като шаблон за множество проекти с Kanban табла. Сега няма да се налага да ги настройвате за всеки нов проект!

3. Сортирайте и филтрирайте, за да организирате задачите си

Колоните в Kanban View не са организирани от ляво на дясно като обикновена Kanban табло.

Можете да сортирате колоните поотделно, за да подчертаете важните задачи в горната част на колоната, така че екипът ви да знае какво да изпълни първо.

Можете също така да подобрите управлението на задачите си, като ги организирате според статуса, името, датата на започване и други характеристики!

Ето някои от филтрите, които ClickUp предлага:

4. Никога не губете следа от задачата с помощта на етикети

Имате нужда от още повече функции, които да ви помогнат с управлението на задачите?

Етикетите могат да ви улеснят живота значително.

Можете да го категоризирате незабавно, за да го направите по-разпознаваем.

Вече няма да се налага да се мъчите да намерите задача по проекта.

5. Множество изгледи за всеки

Много рядко се намира софтуер за Kanban, който да отговаря на нуждите на целия ви екип.

За щастие, множествените изгледи на ClickUp позволяват на членовете на вашия екип да организират задачите си както желаят. Те могат дори да превключват между изгледи на една и съща задача!

Нека разгледаме гледните точки, които предлага ClickUp:

Разгледайте разликите между Kanban и диаграмите на Гант.

Заключение

Kanban не е ракетостроене!

Това е изключително лесна методология за управление на проекти.

Независимо дали използвате лична Kanban табло за управление на задачи или управлявате няколко проекта едновременно, това е методология, която може да ви помогне да свършите работата си.

За да приложите Kanban ефективно, се нуждаете от софтуер за управление на Kanban.

ClickUp разполага с всички функции, от които се нуждаете, за да управлявате своя Kanban работен поток и да създадете Kanban табло. Той ще ви помогне да държите екипа си в течение, да премествате задачите с лекота и да се адаптирате бързо към промените в проекта.

Регистрирайте се безплатно още днес и се уверете, че процесът на управление на проектите ви никога няма да бъде дисфункционален!