Вашият наръчник за управление на съдържанието: какво е то и как да го приложите

Когато управлявате малък бизнес, обикновено нямате проблеми с управлението на съдържанието – имате стабилен обем, може би няколко служители и по-малко препятствия, които да преодолеете, за да подготвите и публикувате съдържанието си.

Нещата започват да се усложняват с разрастването на вашия бизнес. Започвате да се замисляте за правилния процес на одобрение, разпределението на натоварването, публикуването, насоките за бранда и много други фактори, които влияят на успеха на вашето съдържание. Стратегиите, които сте използвали, когато вашият бизнес е бил по-малък, вече не са приложими – вие сте ги надминали. Време е да си вземете по-големи обувки, за да се чувствате комфортно и да вървите напред. 🚶

Тези обувки се наричат управление на съдържанието. С тях определяте правила за системи за управление на съдържанието и осигурявате последователност и яснота във всички области.

В тази статия ще обсъдим подробностите на управлението на съдържанието и ще предложим стъпки за създаване и прилагане на правила и максимизиране на успеха с помощта на ClickUp.

Какво е управление на съдържанието?

Управлението на съдържанието е набор от редакционни насоки и правила, които регулират вашето съдържание. То описва подробно всички дейности и процеси, свързани със съдържанието, за да гарантира, че всеки член на екипа ви, отговарящ за съдържанието, знае как да си върши работата с минимален риск от грешки и несъответствия.

Няма конкретни правила или закони, които да определят как трябва да изглежда вашият модел за управление на съдържанието. Вие отговаряте за неговото създаване и актуализиране в зависимост от размера, сферата на дейност и целите на вашата компания.

Например, управлението на съдържанието може да се фокусира върху стила на писане за публикации в социалните медии. Или може да опише инструментите, които използвате в процеса на създаване на съдържание, или да дефинира различни аспекти на управлението на съдържанието.

Независимо от фокуса ви, създаването на рамка за управление на съдържанието може да подобри качеството на съдържанието ви, да гарантира, че всеки в екипа знае какво прави, и в крайна сметка да повиши удовлетвореността на клиентите.

Управление на съдържанието срещу стратегия за съдържанието

Въпреки че в някои аспекти са сходни, управлението на съдържанието и стратегията за съдържанието не са едно и също нещо.

Стратегията за съдържание се отнася до това как ще използвате създаденото съдържание, за да постигнете целите си и да отговорите на търсенията на клиентите си. Когато създавате стратегията за съдържание на вашата компания, вие определяте целевата си аудитория и начините, по които да я привлечете.

От друга страна, управлението на съдържанието е по-скоро фокусирано върху цялостната картина. То обхваща целия път на вашето съдържание и гарантира последователност в цялата компания.

Управлението и стратегията на съдържанието вървят ръка за ръка и са необходими за успешната система за управление на съдържанието. ☯️

Предимства на управлението на съдържанието

Да се качите на влака на управлението на съдържанието може да ви се стори отнемащо време и сложно. 🚂

Няма да лъжем – понякога това може да бъде предизвикателство, но усилието си заслужава, защото ще се насладите на много предимства. Нека разгледаме най-важните от тях.

Съгласуваност на съдържанието

Представете си екип от 10 мениджъри на съдържание. Всеки от тях има уникален стил на писане, тон и предпочитания по отношение на процеса на създаване на съдържание. Сега си представете, че всички те работят по една и съща кампания в социалните медии. Резултатът ще бъде прекрасна смесица от хаос и непоследователност.

Управлението на съдържанието предотвратява това. Като дефинирате правила за създаване на съдържание, вие гарантирате, че всеки има насока, която да следва по отношение на стил, тон и технически изисквания. ⭐

По този начин минимизирате риска от несъответствия и гарантирате, че вашата компания се възприема като надеждна и достоверна.

Подобрено сътрудничество и комуникация в екипа

Екипите без ясно определени роли и отговорности вероятно ще се сблъскат с проблем, с който няма да се справят правилно, защото нямат представа кой какво прави и как.

Една от областите, с които се занимава управлението на съдържанието, е определянето на ролята на всеки човек, участващ в създаването, редактирането, управлението и мониторинга на съдържанието. Когато всеки знае своите отговорности, рискът от пропуски или припокриване на задачите е минимален.

В резултат на това сътрудничеството в екипа може да достигне нови висоти, защото всеки разбира какво допринася. Има по-малко пречки и забавяния при създаването и управлението на съдържанието.

Тъй като създаването и внедряването на модел за управление на съдържанието е колективно усилие, вашите служители ще могат да допринесат активно и да предложат своите идеи за това как моделът да бъде възможно най-функционален. Това укрепва връзката между членовете на екипа и ги кара да се чувстват ценени, което повишава мотивацията им.

Повишено качество

Управлението на съдържанието определя всеки аспект от създаването на съдържание, от граматическите правила до специфичните изисквания и предпочитания на клиентите. Като се основавате на тези подробни редакционни и брандови насоки, вие и вашият екип можете да предоставите първокласно съдържание, което да отговаря на нуждите на вашите клиенти.

Управлението на съдържанието е свързано с последователността. Така че, ако играете правилно картите си и създадете функционална рамка за управление, ще можете да предоставяте висококачествено съдържание всеки път! 😍

Подобрено планиране и вземане на решения

Управлението на съдържанието обикновено включва определяне на критерии за наблюдение и измерване на ефективността на съдържанието ви. Ще използвате тази ценна информация като основа за планиране на съдържанието си и вземане на правилни решения в бъдеще, като максимизирате наличността и потенциала на екипа си.

Как да създадете модел за управление на съдържанието с ClickUp: 5 стъпки

Има няколко начина за създаване на функционален модел за управление на съдържанието. Тук ще ви покажем как да използвате възможностите на ClickUp, платформа за продуктивност „всичко в едно“, за да създадете процеси за съдържание за вашата компания.

Преди да се впуснем в процеса, трябва да повторим, че управлението на съдържанието не е универсално решение. Вие го създавате в съответствие с фактори като:

Стъпките, които обсъждаме по-долу, служат като общи инструкции, които можете да използвате като основа за вашия модел за управление на съдържанието. Адаптирайте ги, за да създадете рамка, която работи за вас, а не срещу вас. 💪

Стъпка 1: Определете целите си

Това не е стъпка като такава, но е ценна отправна точка за вашия модел за управление на съдържанието. Ако не определите целите си, рискувате да пропуснете важна информация и да предизвикате несъответствия в екипа си.

Трябва да се запитате защо създавате тази рамка. Документирайте отговорите си с помощта на ClickUp Goals, уникална функция за определяне и проследяване на цели.

Създайте цели и организирайте задачите си в лесни за навигация папки, за да проследявате напредъка си и да централизирате информацията.

Персонализирайте достъпа до вашите цели – поканете вашите мениджъри на съдържание, автори и редактори да преглеждат и редактират целите и се уверете, че всички се стремят към една и съща цел.

Стъпка 2: Определете ролите в екипа за съдържателен маркетинг

Управлението и създаването на съдържание е екипна работа. Освен автори, може да се наложи да се обърнете към редактори, SEO мениджъри, стратези по съдържанието, анализатори, дизайнери, одобряващи лица и лица, отговарящи за качването на съдържание.

Всеки член на екипа е зъбче в колелото на производството и управлението на съдържанието. Ако едно зъбче не функционира правилно, цялото колело се разпада. За да предотвратите такъв сценарий, трябва да определите ролите и отговорностите на членовете на екипа си. ⚙️

Няма правила за това – разработете структура, която работи най-добре за вашия екип и неговите силни страни.

Когато определяте ролите, е добра идея да попитате екипа си за мнение. ClickUp има идеалния инструмент за това — ClickUp Whiteboards. Представете си го като дигитално платно, на което вие и вашият екип можете да обсъждате идеи и да измислите идеален план за разпределение на ролите.

Белите дъски имат интерфейс с функция „плъзгане и пускане“, така че не е нужно да сте артистичен гений, за да изразите мислите си. Добавете подходящи членове на екипа към бялата дъска и започнете да обменяте идеи в реално време! 🧠

Оставяйте бележки и коментари, свързвайте идеите си и създавайте обща картина на ролите в екипа.

След като определите отговорностите на всеки човек, е време да ги запишете в ClickUp Docs, текстов редактор за съвместна работа, който ви позволява да създавате, редактирате, споделяте и съхранявате документи.

Можете да създадете отделен документ за всяка роля и да определите отговорностите с точки. Ако желаете, можете да предоставите допълнителна информация за всяка отговорност – това ще ви бъде полезно при обучението на нови служители.

Добавете екипа си към подходящия документ и им позволете да го преглеждат, когато е необходимо. Можете да редактирате документите, когато е необходимо, за да отразите най-новите промени.

ClickUp Docs е идеален за сътрудничество – всеки човек в Doc получава курсор с името си над него. По този начин няколко души могат да редактират един и същ Doc с минимален риск от объркване. Всичко се актуализира в реално време, така че вие и вашият екип можете да работите заедно безпроблемно, независимо от местоположението ви.

Стъпка 3: Дефиниране на работните процеси за съдържанието

Определихте играчите, а сега е време да определите играта. 🏐

В тази стъпка очертавате всички фази, през които преминава съдържанието ви, за да бъде публикувано. Тези фази могат да включват идеи, създаване на съдържание, редактиране, усъвършенстване, одобрение, публикуване, разпространение, преглед и др.

Този етап е от решаващо значение за създаването на графици, изготвянето на реалистични планове и стратегии за съдържанието и минимизирането на риска от грешки или пропуски.

ClickUp предлага множество опции, които можете да използвате, за да дефинирате работните процеси за съдържанието с максимална прецизност:

Например, можете да използвате полето „Файл“ за прикачване на файлове към задачите си, за да централизирате информацията, или полето „Хора“, за да маркирате конкретни членове на екипа за различни задачи.

Ще оцените полето „Връзки“ за персонализиране. С него можете да персонализирате коя задача или дейност трябва да бъде изпълнена първа и да гарантирате подходящ ред, който да подпомага вашите работни процеси.

Стъпка 4: Създайте редакционни насоки и процедури

Това е сърцевината на вашия модел за управление на съдържанието – където дефинирате всяка задача и дейност, свързана със съдържанието, във вашите работни процеси и я описвате подробно.

Да предположим, че целта ви е да станете авторитетен източник на информация за градинарството. Ще постигнете тази цел, като публикувате пет първоначални статии по темата. Ще обясните различни процеси и ще предложите стъпка по стъпка ръководства за планиране, отглеждане и поддържане на градини.

На този етап ще определите:

Ще определите също така на какво трябва да се фокусират редакторите при прегледа на съдържанието и какви KPI ще наблюдавате, за да проследявате ефективността на съдържанието.

След като очертаете всички правила, насоки и процедури, свързани с работните процеси по съдържанието, трябва да ги документирате и да ги споделите с съответните членове на екипа. За целта ще използвате опцията на ClickUp, която вече споменахме – ClickUp Docs.

Това, което не сме обсъдили, е бонус функция, която получавате в ClickUp Docs — ClickUp AI. Този AI-задвижван асистент за писане ви помага да правите мозъчна атака, да редактирате и форматирате вашите документи. Той ви спестява време и минимизира риска от грешки или несъответствия, като пише цели SOP, обобщава бележки от срещи и генерира действия.

Забележителното при ClickUp Docs е, че можете да ги свържете със задачи. По този начин можете да създадете и поддържате постоянен поток от информация и да гарантирате, че членовете на екипа ви знаят какво да правят в различни сценарии.

Освен да добавите съответните членове на екипа към ClickUp Docs, съдържащи информация за правилата и процедурите, би било добра идея да ги прегледате. Можете да направите това по един от следните начини:

Това ще ви позволи да запознаете екипа си с модела за управление на съдържанието и да се уверите, че всички го разбират.

Накрая, ако се нуждаете от насоки за установяване на правила и процедури или искате да спестите време, като използвате пряк път, разгледайте обширната библиотека на ClickUp с над 1000 шаблона за различни цели.

Не пропускайте да разгледате шаблоните за SOP, за да имате преднина при изработването на процедурите си за управление на съдържанието. Всички шаблони на ClickUp са персонализирани, така че можете да ги адаптирате според вашите работни процеси. 🥳

Стъпка 5: Проследявайте ефективността на процеса на управление на съдържанието

Създали сте модел за управление на съдържанието и вече можете да се отпуснете. Не бързайте!

Трябва да проследявате ефективността на модела си, за да видите дали се нуждае от подобрения. ClickUp Dashboards са идеални за това – използвайте над 50 карти, за да създадете персонализиран контролен център и да визуализирате успеха.

Освен да разглеждате данните, един отличен начин да проверите дали моделът ви за управление на съдържанието изпълнява целта си е да поговорите с екипа си. В крайна сметка, те са тези, които работят по модела, и могат да ви кажат дали някои области се нуждаят от ревизии и подобрения.

ClickUp предлага няколко начина за комуникация с вашия екип:

Формулярите в ClickUp имат дизайн с функция „плъзгане и пускане“, така че можете да създадете формуляр за нула време. Използвайте задачи и персонализирани полета като градивни елементи за вашия формуляр.

Най-доброто нещо в ClickUp Forms е, че можете да превърнете отговорите в задачи! Например, ако няколко членове на екипа са заявили, че биха искали да видят преструктуриране на ролите, за да се приспособят към нарастващия обем работа и новите служители, можете да превърнете този отговор в конкретна задача. След това добавете отговорник и го инструктирайте да проучи как могат да бъдат преструктурирани ролите, за да се гарантира справедливо и оптимално разпределение на натоварването.

Овладейте управлението на съдържанието с ClickUp

Поемете контрол над моделите си за управление на съдържанието с ClickUp! Мощният набор от функции на платформата ви позволява да създавате, управлявате, наблюдавате и актуализирате правилата и процедурите, регулиращи съдържанието ви, за да се уверите, че то съответства на вашите цели.

Регистрирайте се в ClickUp, за да обедините екипа си и да бъдете на върха в играта със съдържанието! 🥇