Според Института за управление на проекти (PMI) общата ефективност на офисите за управление на проекти е един от 10-те ключови фактора за успеха на проектите. Без нея е по-вероятно да имате проблеми с привеждането в съответствие на целите, използването на ресурсите и отчетността.
За щастие, с този практичен наръчник можете да създадете персонализирана рамка за управление на PMO. Ще ви запознаем с управлението на PMO, защо е необходимо да го внедрите и какви ползи можете да очаквате от една ефективна рамка. 👀
Ще научите за различните компоненти на плана за управление и ролята на PMO в рамките на организацията. Освен това ще ви предложим персонализиран план от пет стъпки за създаване на ефективна структура за управление на проекти за вашата компания.
Какво е управление на PMO?
Управлението на офиса за управление на проекти (PMO) е рамка от процеси и практики, които определят как се вземат решения, насочват начина на работа по проектите и оценяват успеха на даден проект. Тази рамка гарантира, че всички проекти, политики и процедури отговарят на целите, етичните принципи и принципите на управление на проекти на организацията. 🙌
Управлението на проектите поставя основите за:
- Процеси на вземане на решения
- Разпределение на ресурсите
- Управление на риска
- Структурирана отчетност
В зависимост от структурата на компанията, управлението на проектите може да се ръководи от проектния мениджър, членовете на борда или няколко висши служители. В големите организации структурата на управление може да включва множество проверки и баланси от страна на висши служители от различни отдели.
Управлението на проекти е критичен компонент от управлението на проекти. То установява ясни политики и процедури, които гарантират отчетността на лицата, вземащи решения. То също така изгражда прозрачност, намалява вероятността от грешки, които могат да провалят проекта, и внедрява стандартизация за най-добрите практики от вашите проектни мениджъри.
Разбиране на PMO и неговата роля в рамките на организацията
PMO е отдел, който създава и контролира стандартите за всички проекти, предприемани от компанията. Той се различава от управлението на проекти, което контролира ежедневните задачи, допринасящи за постигането на конкретен резултат. Управлението на PMO е по-голяма рамка от правила и регламенти, предназначени да регулират всички аспекти на проектите.
Ролята на PMO е да стандартизира процесите, свързани с проектите, за да гарантира, че те са в съответствие с ценностите и целите на компанията, както и с нормативните изисквания. PMO обикновено има ценностна предложения, която обобщава стойността, която компанията предлага на клиентите си.
Ето няколко примера за ценностни предложения на PMO:
- Airbnb: „Airbnb съществува, за да създаде свят, в който всеки може да се чувства у дома си навсякъде, като предлага здравословни пътувания, които са местни, автентични, разнообразни, приобщаващи и устойчиви. ”
- Slack: „Slack спестява време, като премахва бариерите в комуникацията и системите“.
- ClickUp: „Едно приложение, което замества всички останали“
Докато традиционните процеси за управление на PMO са се фокусирали единствено върху осигуряването на спазване на управляващите стандарти, съвременният PMO е по-стратегически – нарича се стратегически PMO или корпоративен PMO (EPMO). Стратегическият PMO не се отнася само до спазването, а до създаването на съгласуваност, насърчаването на гъвкавостта и използването на технологии за стимулиране на иновациите. 💡
Вместо да се фокусира само върху изпълнението на проекти и управлението на планове, стратегическото PMO съгласува управлението с очакванията на заинтересованите страни и по-широките бизнес цели, като има предвид предложената стойност.
В миналото лидерът в PMO оценяваше дали проектните дейности отговарят на управляващите правила. В съвременния PMO лидерът избира проекти и стратегически цели, които отговарят на по-широките цели на компанията.
Съвременният PMO е и по-малко строг по отношение на структурата, отколкото беше преди. Рамките все по-често възприемат гъвкави методологии, за да гарантират, че проектите и ръководителите на екипи могат да се приспособяват и адаптират по-лесно, без да нарушават протоколите за управление. ⚖️
Резултатът е рамки с по-голям фокус върху междуфункционалното сътрудничество и гъвкави структури за вземане на решения.
5 компонента на управлението на проекти
Управлението на проекти се състои от няколко компонента – и то не е просто списък с правила, които трябва да се спазват. Нека се запознаем с различните компоненти на управлението на проекти, включително модели, управление на риска и процеси за контрол. 🏊
1. Модели за управление
Моделът или рамката за управление трябва да отчита хората, структурата и информацията във вашата компания. Тя ще бъде основата на правилата на проекта, така че подходът трябва да бъде съобразен с конкретните нужди на вашия бизнес и проект.
Започнете с проучване и анализ на вашите проекти, за да прецените колко строг трябва да бъде вашият модел за управление. За бизнес, който работи по проекти с висока степен на сигурност, вашият модел за управление трябва да бъде по-строг. За стартиращ бизнес, който работи по иновативни продукти, изискващи бързи промени, вашият модел за управление може да се наложи да бъде по-гъвкав или адаптивен.
Като минимум, вашият модел за управление трябва да:
- Обмислете обхвата на проектите
- Установете насоки за графиците на проекта
- Справяйте се със сложността на различните проекти и техните жизнени цикли.
- Оценявайте риска и създавайте структури за намаляване на риска
- Включете мненията на заинтересованите страни
Имайте предвид, че моделите за управление трябва да съответстват и на целите и ценностите на вашата компания. Например, рамката за управление, която използва един тематичен парк, ще бъде много по-различна от тази, която използва една данъчна фирма.
Защо? Защото мисията и ценностите на тези агенции са различни. Докато тематичният парк може да се фокусира върху безопасността на посетителите, данъчната фирма ще се фокусира върху спазването на нормативните изисквания. 🎡
Има няколко различни модела за управление на проекти, които можете да разгледате, включително:
- Модел на консултативен съвет: Рамка, в която група от експерти в бранша действа като консултативен съвет, за да помага на главния изпълнителен директор или други висши ръководители да вземат решения на различни етапи от проекта. Типични примери за браншове, които използват този модел, са пожарните служби, училищните райони и нестопанските организации.
- Контролни цели за информация и свързани технологии (COBIT): Разработена от ISACA, COBIT е модел за управление, фокусиран върху ИТ, с акцент върху регулациите, съответствието и защитата на данните 🔐
- Модел на управленски екип: Често срещан в малките и средни компании, този модел създава отдели или управителни комитети с лидери, които съвместно полагат основите на управлението. Той е проектиран така, че да използва експертния опит на всеки човек за по-бързо вземане на решения и съвместна отговорност за управлението в различните отдели.
2. Отговорности и задължения
Управлението на PMO определя ролите и отговорностите на всички членове на проектния екип. Това гарантира по-добра отчетност и ясно определя кой е отговорен за вземането на решения на всеки етап от жизнения цикъл на управлението на проекта. ✅
Чрез ранното установяване на стандарти за управление, проектните мениджъри могат да изградят по-добри работни процеси и да избегнат затруднения. Това елиминира объркването относно това кой отговаря за какво в даден проект. В същото време, установяването на нива на авторитет създава ясна йерархия на отговорностите и улеснява предоставянето на достъп и разрешения за ресурси по време на проекта.
3. Ангажираност на заинтересованите страни
Един добър модел за управление ангажира всички заинтересовани страни по проекта по време на процеса. Когато става въпрос за управление на проекти, обичайните заинтересовани страни включват хората, които работят по проекта, и спонсорите или инвеститорите на проекта. В управлението заинтересованите страни са по-голяма група от лица, включително всеки, който е засегнат от проекта и целите на проекта.
Когато създавате модел за управление, започнете с идентифициране на всички потенциални заинтересовани страни. След това рамката ви трябва да създаде комуникационни планове за информиране на всички заинтересовани страни, протоколи за управление на очакванията и насоки за това кой има правомощия за вземане на решения.
4. Управление на рисковете и проблемите
Всички проекти имат присъщи рискове и вашата рамка за управление трябва да се опита да ги смекчи, преди да провалят проекта. Когато изработвате рамката за управление на PMO, създайте система за идентифициране, класифициране и приоритизиране на рисковете или проблемите. Поддържайте структурата достатъчно гъвкава, за да може да се справя с различни видове проблеми, но и достатъчно ясна, за да насочва всички участници в проекта чрез плана за управление на риска.
5. Процеси за контрол на управлението на проекти
Не можете просто да създадете рамка за управление и да спрете дотук. Ефективният план трябва да се наблюдава и преразглежда редовно. Необходимо е редовно да сравнявате резултатите и усилията с базовия си модел за управление. Оценявайте всички области, в които протоколите не се спазват, и определете дали това се дължи на неясни инструкции или на необходимост от структурни промени. 👨🏽💻
По време на прегледа си, не забравяйте да получите обратна връзка от лицата, вземащи решения, и заинтересованите страни, следвайки плана за управление. Чрез редовен преглед можете да идентифицирате области за подобрение и да коригирате модела си на управление, за да отговаря на нуждите на вашата компания.
Как да използвате рамка за управление на PMO
Ето как ефективно да създадете и използвате рамка за управление на проекти. Само в пет стъпки можете да създадете модел, който отговаря на конкретните нужди и ценности на вашата компания. 🏆
- Идентифицирайте заинтересованите страни: Създайте списък на всички, които ще бъдат засегнати от проекта, включително членове на екипа и външни участници като доставчици и доставчици.
- Определете цели: Идентифицирайте и приоритизирайте бизнес целите, мисията на компанията, хартата на проекта и ценностите на проекта.
- Проектирайте и внедрете структура за управление: Създайте прозрачна структура, очертаваща ролите, очакванията и отговорностите на всички заинтересовани страни. За по-големите организации това ще бъде сложно и може да включва разделяне на различни съвети, дъщерни дружества или прегледи на отдели. Очертайте ясно как ще се вземат решенията, кой носи отговорност и как ще се контролират тези процеси на управление.
- Определяне и наблюдение на напредъка: Обяснете как изглежда спазването на рамката за управление на PMO и наблюдавайте редовно напредъка от началото до края на проекта.
- Прегледайте и отстранете всички несъответствия: Управлението е непрекъснат процес. Създайте система за преглед и я преразглеждайте редовно, за да гарантирате съответствие и актуализирайте практиките, за да отстраните всички недостатъци в съществуващата рамка за управление.
Тези стъпки трябва да се разглеждат като насоки, а не като строги инструкции. Компаниите с комплексни PMO структури ще се нуждаят от повече стъпки и може да се наложи да разделят тези стъпки на по-лесно управляеми сегменти.
Не забравяйте да адаптирате рамката за управление към специфичните нужди на вашия бизнес и да преразгледате модела, особено в началото, за да внесете промени по време на процеса.
Предимства на управлението на PMO и бъдещи тенденции
Ясно е, че създаването на управление на PMO помага на вашата организация да спазва правилата за съответствие, но също така предоставя добавена стойност по начини, които може би не очаквате. Всъщност, отделянето на време за създаване на тези правила и насоки се отплаща, когато става въпрос за адаптивност, избор на проекти и вземане на решения. ⚒️
Ето някои от предимствата на ефективната рамка за управление:
- По-добра фокусираност върху проектите: С по-ясни процеси, ценностна предложения и управителни органи, на лидерите е по-лесно да избират проекти, които допринасят най-много за крайния резултат на компанията.
- По-ясни очаквания и отговорност: С правила, които определят очакванията и правомощията, всички членове на екипа знаят кой за какво отговаря. Това означава по-голяма отговорност за собствените им роли и по-малко недоразумения.
- Подобрено управление на риска: Управлението на PMO създава структура за вземане на решения, която улеснява ръководителите на екипи да оценяват и предотвратяват рисковете. Знанието кой отговаря за вземането на решения улеснява и ескалацията – членовете на екипа знаят кого да уведомят, за да могат да предприемат бързи действия.
- По-бърза адаптивност: С помощта на иновативни насоки лидерите могат по-лесно да адаптират и променят проектите и да актуализират управленските структури, за да отразят тези промени.
Благодарение на цифровата трансформация традиционните процеси в компаниите се променят с бясна скорост – и управлението на PMO не прави изключение. С появата на дистанционната работа, изкуствения интелект и автоматизацията, PMO трябва да се адаптират и да изградят структури, които да отразяват тези промени.
Ето някои от бъдещите тенденции в управлението на PMO:
- Приемане на цифровата трансформация и автоматизацията: Алгоритмите за изкуствен интелект и машинно обучение предоставят прогнозен анализ за потенциални рискове и забавяния на проекти. Ускорявайки този анализ, служителите в PMO могат да изградят по-изчерпателни планове за управление на риска и проекти и да оптимизират управлението на портфейла от проекти за половината от времето.
- Преминаване към вземане на решения, основани на данни: Данните са най-важни и са движещата сила зад решенията в повечето ежедневни бизнес ситуации. Те също така все повече се превръщат в ключов компонент на PMO рамките. Вместо да определят лице, което взема решения, PMO моделите се задълбочават в това как трябва да се вземат решения, какви показатели трябва да влияят върху решенията и какви процеси за мониторинг трябва да се следват, за да се гарантира ефективността на проекта 🎯
- Акцент върху иновациите и непрекъснатото усъвършенстване: Традиционно управлението на PMO беше еднократен процес. Днес то се развива постоянно, като лидерите на PMO се учат от успехите и провалите. Развиващите се актуализации стимулират иновациите и подобряват стандартните практики.
- Приемане на адаптивни методики за управление на проекти: Тъй като промяната е постоянна сила, лидерите на PMO приемат адаптивни методики, за да позволят на проектите да се променят и да адаптират фокуса си, когато средата се променя, без да се нарушава напредъкът на проекта.
Създаване на ефективна управленска рамка за PMO
Готови ли сте да създадете рамка за управление на PMO? Тук ще намерите практически стъпки за създаване на ефективен план за управление на PMO. Всяка от тях е подкрепена от основни принципи и най-добри практики, които да следвате, за да можете да адаптирате всяка стъпка според нуждите на вашия бизнес.
1. Анализирайте съществуващата си организация
Преди да можете да изградите ефективна рамка за управление на PMO, трябва да прегледате как се изпълняват проектите в момента във вашата компания. Помислете върху какви видове проекти се фокусирате и дали имате съществуващи рамки за тях. Запитайте се дали имате планове за управление на ресурсите за проекти и дали има някакви насоки за разпределяне на ресурсите. 💰
Други неща, които трябва да се имат предвид, включват:
- Как се справяте с промените в проектите?
- Как избирате и приоритизирате проектите?
- Проектите обикновено се изпълняват ли навреме и какво се случва, ако не се изпълнят?
- Имат ли членовете на екипа и ръководителите на проекти ключови показатели за ефективност (KPI) или други метрики за оценка на ефективността на проекта?
След като разберете кои процеси вече са налице, можете да ги преструктурирате или да създадете нови, които да служат като основа за вашия план за управление.
2. Определете целта и структурата на вашия PMO
Вашият PMO трябва да има цел, независимо дали това е създаване на консултативни прозрения за спазване на нормативните изисквания или изграждане на процеси за изпълнение на проектите в срок и в рамките на бюджета. Определете ясно целта на вашия PMO и след това изградете основна структура за постигане на тези цели.
Ако се нуждаете от PMO за стратегически цели, ще ви е необходима структура, която очертава работните процеси и стъпките за вземане на решения, които водят до конкретна цел. Ако се нуждаете от консултативен PMO, вашата структура може да включва съвет или консултативен комитет като част от структурата. Имайте предвид, че може да имате няколко PMO плана за различни цели или на различни нива, ако вашата организация е голяма или сложна.
Използвайте инструмент като ClickUp Goals, за да дефинирате ясно целите си, да планирате работните процеси и да подчертаете важните етапи за постигане на желаните резултати. С вградените инструменти за мозъчна атака и измерими цели е лесно да дефинирате и проследявате напредъка на вашата рамка за управление на PMO.
3. Намерете подходящите хора
Рамката за управление на PMO е толкова ефективна, колкото и хората, които я съставляват. Можете да изберете да използвате хора, които вече работят във вашата компания, или да привлечете лица извън организацията, които да заемат ключови позиции в PMO. 🤝
Каквото и да решите да структурирате, обмислете уменията, необходими за успеха на вашата рамка. Те могат да бъдат меки умения като дипломатичност или вземане на решения, или твърди умения като сертификати от регулаторни органи.
4. Ясно изложете най-добрите практики
Управлението на PMO е процес на управление на промените, така че ясната комуникация и очакванията са ключът към успеха. Определете методологиите и най-добрите практики, които очаквате да използват всички участници. Тези най-добри практики трябва да обхващат всичко – от бюджетиране и използване на ресурси до управление на риска и процедури за осигуряване на качеството.
Улеснете всички екипи и лица да намерят тези най-добри практики и да ги прилагат на всеки етап от проекта. Колкото по-ясни сте и колкото по-лесно улеснявате хората да следват тези насоки, толкова по-голяма е вероятността проектът ви да бъде успешен.
5. Прилагане и мониторинг на плана за управление на PMO
След като сте положили основите, е време да внедрите и наблюдавате рамката за управление на PMO. Използвайте инструмент като софтуера за управление на проекти ClickUp, за да наблюдавате работните процеси, да проследявате напредъка и да получавате подробна информация през целия жизнен цикъл на проекта. 📈
Създайте персонализирана система за управление на проекти, за да дефинирате процеси, отговорности и процедури. Добавете персонализирани полета, зависимости и приоритети и използвайте филтрирани изгледи, за да се потопите в най-важната информация. Използвайте я, за да управлявате всички елементи на управлението на PMO – от определянето на цели до създаването и споделянето на информация чрез ClickUp Docs.
Използвайте множество изгледи в ClickUp, за да видите проектите и задачите като списъци, табла или табла с показатели. С ClickUp е лесно да адаптирате процесите благодарение на вградените AI инструменти и автоматизации, които опростяват работните потоци. Освен това, високата степен на персонализация означава, че можете да променяте посоката, когато е необходимо, без да оказвате значително влияние върху графика за изпълнение на проекта. ⏳
ClickUp предлага и над 1000 шаблона, които улесняват създаването на насоки за PMO и стандартни оперативни процедури (SOP). Използвайте шаблоните за управление на проекти, за да определите цели и процеси, които са свързани с плана ви за управление на PMO.
6. Преразгледайте и актуализирайте при необходимост
Управлението на PMO не е еднократен проект. Изградете и планирайте редовно преглед, за да преразгледате процесите и процедурите си. Създайте система за сигнализиране на проблеми и ги ескалирайте до подходящото лице, за да могат промените да бъдат направени бързо. 🚨
Имайте предвид, че изискванията към PMO могат да се променят с разрастването на организацията или навлизането й в нови индустрии. Бъдете гъвкави и проактивни, когато се налага преструктуриране или създаване на нови PMO.
Често задавани въпроси
Искате да научите повече за рамките за управление на PMO? Ето най-често задаваните въпроси и отговорите им.
1. Какво е рамка за управление на PMO?
Рамката на PMO е набор от правила и регламенти, които определят как управленските екипи и отделните лица трябва да се справят с всички аспекти на проектния процес. Рамката обикновено включва съгласуване на управленските правила с по-големите мисии и ценности на компанията. Точната рамка варира от компания до компания и е съобразена с комплексността и нуждите на бизнеса.
2. Как да настроя управлението на PMO?
За да създадете управление на PMO, трябва да анализирате съществуващата си организация, да определите целите и заинтересованите страни и да идентифицирате обхвата на модела на управление. С тази информация ще изберете подходящите хора, ще изградите процеси за вземане на решения и ще установите най-добри практики и методологии за управление. След като създадете управлението на PMO, ще искате да го преразглеждате редовно и да го актуализирате при необходимост.
3. Кои са трите стълба на управлението на проекти?
Трите стълба на управлението на проектите включват структура, хора и информация. Структурата се състои от всички процеси на вземане на решения, работни потоци и зависимости, заедно с ясни обяснения за всички процедури, които членовете на екипа трябва да следват. Стълбът „хора“ представлява наемането на подходящи лица за всяка задача от страна на мениджмънта. Стълбът „информация“ включва комуникационни планове, които улесняват актуализирането и ясните очаквания за дискусии, когато възникнат проблеми по проекта.
Внедрете ефективна рамка за управление на PMO за по-успешни проекти
Ефективната рамка на PMO може да направи вашите проекти по-успешни. От по-добри работни процеси до съвети от висококвалифицирани специалисти, PMO е един от начините да се уверите, че всички ваши проекти носят повече стойност за вашата компания.
Регистрирайте се в ClickUp още днес и започнете да управлявате вашата PMO рамка. Използвайте я, за да положите основите на вашата рамка с ясно определени цели и задачи. Освен това, оптимизирайте процесите на вземане на решения с задачи, които разпределят отговорностите и задълженията в цялата ваша организация. От споделяне на документация до планиране на по-гладки процеси, ClickUp прави управлението на PMO лесно. ✨