Notion срещу Google Docs: Кой инструмент за водене на бележки е най-добър?

Светът обича сблъсъците – нищо не може да се сравни с драмата на двама титани, които се изправят един срещу друг, за да се борят за първото място. А когато става въпрос за приложения за водене на бележки, Notion срещу Google Docs е като Джо Фрейзър срещу Мохамед Али. И двамата тежки тежести имат ходове, но кой от тях ще нанесе нокаутиращия удар? 🥊

Ще разберем в това сравнение между Notion и Google Docs.

Ще сравним тези приложения едно до друго, ще разгледаме предимствата и недостатъците на всяка платформа и ще определим коя е най-добрата приложение за водене на бележки веднъж завинаги.

Това е сблъсъкът на годината. Това е Thrilla from Manila Folders (или поне цифровият еквивалент на манила папки), а вие имате място на първия ред. Заложете на най-доброто приложение за водене на бележки и се пригответе за битка.

Какво е Notion?

Notion е уеб-базирана платформа, която можете да използвате за задачи, толкова прости като водене на бележки, или толкова сложни като създаване на фирмена уики. Оформлението й прилича по-малко на старомоден текстови процесор (като Microsoft Word) и повече на цифрово работно пространство.

Страниците в Notion приличат повече на безкрайно превъртане на уеб страница, отколкото на лист хартия. Все пак можете да експортирате документите си от Notion в PDF и да ги отпечатате – защото сигурно има хора, които все още печатат – но няма да видите разделители на страници, докато не ги експортирате. 🖨️

Предимството е, че приложението изглежда като уеб опит, ориентиран към цифровите технологии. Недостатъкът: то е уеб опит. Ако нямате достъп до интернет, няма да можете да достъпвате файловете си в Notion или да използвате приложението за водене на бележки.

Функции на Notion

Това са основните характеристики на платформата Notion. Сега нека разгледаме подробно нейните функции.

1. Уики

Уикита на Notion са идеални за документиране на процеси и създаване на база от знания за цялата компания.

Постоянно присъстващата странична лента ви позволява да навигирате между страниците с едно кликване, така че не е необходимо да се връщате към съдържанието. Вложеното съдържание ви помага да поддържате организация, докато разпределяте споделянето на знания по отдели или теми. А синхронизираните блокове споделят едно и също съдържание на няколко места, като има едно място за актуализации.

Лесно е да настроите вашата уики страница, като използвате шаблон за база от знания. Notion предлага няколко такива в своята библиотека с шаблони.

2. Документи

Документите се форматират лесно с блокове, които ви позволяват да организирате и реорганизирате съдържанието си с помощта на функцията „плъзгане и пускане“. Има повече от 50 вида блокове със съдържание, включително превключватели, видеоклипове, изображения, математически уравнения, фрагменти от код, уеб маркери, @ споменавания и други.

Те разполагат и с шаблони за документи за десетки случаи на употреба, включително дневен ред на срещи, планове за проекти и предложения. Добавете съдържание, за да улесните навигацията в документа и да спестите на екипа си объркване.

3. Инструменти за сътрудничество

Членовете на вашия екип могат да редактират документи едновременно или да се маркират взаимно в коментари, за да задават въпроси, да получават разяснения или да възлагат на друг човек да напише част от документа.

С различни настройки за разрешения можете да предоставите достъп до различни документи на отделни лица или цели екипи. За всеки документ можете да изберете кой може да го редактира, кой може само да коментира и кой може само да го разглежда.

4. AI

Вече можете да добавите Notion AI, инструмент за водене на бележки с изкуствен интелект, вграден директно в приложението Notion. Той може да ви помогне да пренапишете, обобщите и намерите съдържание в базата знания на Notion. Тази функция може да бъде ключът към замяната на Google Docs.

Но това струва допълнително. Можете да добавите Notion AI към платените планове за допълнителни 8 долара на месец на член или да го добавите към безплатния план за допълнителни 10 долара на месец.

Цени на Notion

Notion е безплатно за индивидуални потребители и предлага диференцирана ценова структура за бизнес екипи.

Какво е Google Docs?

Google Docs е познато, а познатото е успокояващо – като да се сгушите под одеялото, което е плела баба ви. 🧶

Familiar също е лесен за използване. С външния вид на стандартен софтуер за обработка на текст, Docs ще бъде интуитивен за всеки, който някога е използвал Microsoft Word.

Но не позволявайте носталгията да ви накара да мислите, че Google Docs предлага остарели функции. Платформата предлага функции, специфични за уеб, като сътрудничество в реално време и възможност за вграждане на мултимедийни файлове. И макар Google Docs да е уеб-базирано приложение, то разполага с офлайн режим, който ви позволява да продължите да работите върху документи, дори ако нямате интернет връзка.

Функции на Google Docs

За да ви дадем по-добра представа за това как функциите на Google Docs се сравняват с Notion, ще ги разгледаме една по една.

1. Drive

Google Drive е като основна база за всички ваши документи, таблици, презентации и папки. По принцип всичко, което създавате в Google Workspace, се съхранява в Google Drive.

Макар Drive да не е специално проектиран да служи като уики, можете да използвате папки, за да го организирате в база от знания. Но когато хората искат да преминат от документ към нещо друго във вашия Drive, първо ще трябва да се върнат към вашия Drive.

Тъй като Google е търсачка, никой няма да се изненада, че възможността за търсене е една от силните страни на Google Drive. Можете да въведете каквото и да е в лентата за търсене на Drive и тя ще изведе всички елементи, които съдържат тази фраза, така че никога няма да изгубите следите от вашите документи.

2. Документи

Google Docs е проектирано първоначално като текстообработваща програма и разполага с всички функции, които бихте очаквали от такава. Има много опции за форматиране, включително десетки шрифтове, заглавия, точки, разделители на страници, разделители на секции и други.

Освен това можете да вмъквате мултимедия, като изображения и видеоклипове (които можете да изтеглите от собствения си твърд диск или да намерите и вмъкнете от интернет търсене), таблици, рисунки, графики, емоджита, смарт чипове, падащи менюта и бележки под линия.

Програмата винаги е включвала широка гама от шаблони, като автобиографии, писма, рецепти, предложения за проекти, бележки от срещи, брошури и др. Има и изглед на структурата в документите, който автоматично генерира съдържание в страничната лента въз основа на заглавията на документа.

Освен това, Google наскоро пусна редица нови функции:

3. Инструменти за сътрудничество

Google Docs е като бащата-основател на документите за съвместна работа. Те позволяват на няколко членове на екипа да работят едновременно върху един документ. Освен това разполагат с функции за коментиране и редица разрешения, включително разрешения само за коментиране, само за преглед и за пълно редактиране.

Историята на версиите ви позволява да видите всички промени, направени в документа ви, и кой ги е направил. Тя ви позволява също да се върнете към по-ранна версия, ако нещо се обърка. А новата функция за чат на живо ви позволява да обсъждате документа в реално време, без да оставяте коментари.

4. Интеграции

Google Docs предлага интеграции, които се вписват безпроблемно в цялото ви работно пространство. Можете лесно да добавяте документи към срещите в Google Calendar, да ги свързвате от електронни таблици, да ги включвате в споделени папки и много други чрез лесния за използване интерфейс. С Google Workspace Labs можете да използвате експерименталните AI инструменти на Google в Google Docs, за да пишете по-бързо, да редактирате, преписвате или обобщавате.

Освен Google Workspace, самата Google не предлага други интеграции. Но почти всеки софтуерен инструмент – от Slack до Figma и Salesforce – е изградил свои собствени интеграции с Google Workspace. Може би е по-лесно да изброим програмите, които не могат да се свържат с Google Docs.

Цени на Google Docs

Google Docs е безплатно за лични потребители, но ако имате голям екип, планирате да съхранявате много файлове и искате да го използвате заедно с други приложения на Google, може да се регистрирате за бизнес план на Google Workspace.

Notion срещу Google Docs: сравнение на функциите

Време е за пряко съревнование. Ще оставим тези приложения да се състезават в четири рунда и ще обявим победител за всеки рунд. 🤼

Удобство на употреба

Въпреки че Notion не изисква технически познания, неговият донякъде лесен за използване интерфейс ще бъде по-малко познат за повечето нови потребители в сравнение с интерфейса на Google Docs. За разлика от Google Docs, ще има стръмна крива на обучение и може да се наложи да отделите време за уроци по Notion, когато започнете да използвате тази програма.

И Notion, и Google Docs имат приложения за iOS и Android, което ги прави лесно достъпни от вашия телефон, iPad или таблет. Notion предлага и приложения за настолни компютри за Mac и Windows, докато използването на Google Docs на настолен компютър е възможно само чрез браузъра ви.

Но въпреки че Notion има приложения за настолни компютри, то не е достъпно офлайн, а Google Docs е. Като цяло, трябва да дадем предимство на Google Docs, що се отнася до лекотата на използване.

Форматиране

Преди Google Docs да представи новите си функции в началото на годината, Notion би спечелило наградата за форматиране. Но с широкия набор от нови опции за форматиране на Google Docs, възможността за превключване между изглед на страницата и безкрайно превъртане и въвеждането на строителни блокове, трябва да признаем, че Google Docs е настигнало, ако не и надминало, Notion.

Notion предлага по-добро форматиране за организиране на фирмена уики, но това е всичко. Когато става въпрос за форматиране на самите документи, Google е по-добър.

Сътрудничество

И Notion, и Google Docs предлагат инструменти за сътрудничество и продуктивност в реално време с възможност за предоставяне на различни нива на достъп на различни потребители, включително пълен достъп за редактиране, достъп само за коментари и достъп само за преглед.

Харесва ни, че Notion ви позволява да създавате екипи и да установявате разрешения на ниво екип. Но в замяна Notion няма функцията за чат на живо, която Google Docs току-що добави. Ще обявим този рунд за равен.

Цена

И Notion, и Google Docs предлагат безплатни планове за индивидуални потребители и планове с различни цени за бизнес потребители. Но Google Workspace има още няколко ценови опции, а най-евтиният платен план е с няколко долара по-евтин на месец. Добавете към това, че получавате повече приложения за парите си, и Google Docs печели този рунд.

Notion срещу Google Docs в Reddit

Ако потребителите на Reddit трябваше да преценят този спор, много от тях биха го обявили за равен и биха ви посъветвали да използвате и двете платформи. 👯

Много от коментарите за Notion и Google Docs в Reddit посочват, че Notion ви позволява да вграждате Google Docs и Google Sheets. Затова те препоръчват да запазите и двете приложения за различни случаи на употреба: Google Workspace за вашата подробна документация и Notion за уикито на вашата компания.

Въпреки това, няколко потребители на Reddit се изказаха в полза на Google Docs пред Notion. 🏆

Много от тези потребители оценяват възможността за офлайн достъп до документите си (управление на знанията). Други смятат, че макар Notion да изпълнява повече функции, никоя от тях не се изпълнява особено добре.

Например, както Google Docs, така и Notion разполагат с електронни таблици и таблици, които можете да добавите към вашите документи. Въпреки това, с инструментите за продуктивност на Notion не можете да ги използвате за извършване на сложни изчисления, както можете в Excel и Google Sheets.

И макар Notion да предлага основни функции за управление на задачи, като възможността да създавате Kanban табло, то не разполага с вградени автоматизации, подзадачи или тригери за събития. Междувременно тези функции са стандартни за други инструменти за управление на задачи на пазара, включително Trello, Jira, Asana и ClickUp.

Запознайте се с ClickUp – най-добрата алтернатива на Notion и Google Docs

Знаем, че това е нетрадиционно, но изглежда, че на ринга се появява още един състезател. ClickUp има функции, които могат да се конкурират с най-добрите качества на Notion и Google Docs. И това приложение е готово да ви покаже защо е новият шампион в теглото на приложенията за водене на бележки. 💪

ClickUp Docs

ClickUp Docs предлага изключително персонализирани документи благодарение на огромната библиотека с опции за форматиране, която ClickUp предоставя, включително:

Освен това, задачите свързват документите незабавно с вашите инструменти за управление на проекти ClickUp. Добавете тези елементи с команди със слэш за светкавично бързо форматиране.

Страниците ви се показват в безкраен скрол, но имате и възможност да добавяте разделители и да виждате страниците и подстраниците на документа в странична лента. Тази навигация в страничната лента улеснява създаването и организирането на фирмена уики. Освен това, с ClickUp Templates ще започнете да форматирате документи за секунди.

ClickUp Docs също насърчава сътрудничеството в реално време с едновременно редактиране, коментиране, @ тагове и възможност да превърнете всеки текст от Doc в задача и да я възложите на един от членовете на екипа си.

А разширените настройки за разрешения ви позволяват да направите документ публичен, частен или защитен и да споделяте документите си с колеги чрез покана или линк.

Вижте още функции в този видео урок за ClickUp Docs.

ClickUp Notepad

За бързо водене на бележки, вместо официална документация, ClickUp Notepad ви позволява да записвате мислите си, да създавате списъци за проверка, да водите бележки от срещи и да превръщате елементите в задачи, които могат да се проследяват, с едно кликване. Това е лесен за използване инструмент за продуктивност, който ще превърне списъците ви с задачи в изпълнени задачи.

Освен това можете да получите достъп до бележките си от разширение за Chrome в браузъра си или от приложението ClickUp за iOS или Android.

ClickUp AI

ClickUp AI не е обикновен AI инструмент. Да, той може да улесни писането на документи с генеративен AI, функции за обобщаване, пренаписване и редактиране. Но той може да изпълнява и стотици други задачи.

ClickUp AI е предварително програмиран с подсказки, специфични за работата на членовете на вашия екип, така че те да могат да разберат как да започнат да го използват веднага. Независимо дали искате да използвате този AI инструмент за срещи, документиране на изисквания към продукти, създаване на планове за проекти, отчети за състоянието или ръководства за стила на марката, ще разберете неговата стойност за миг.

Цени на ClickUp

ClickUp предлага и безплатен план, с който да започнете, или цени на нива за екипи от всякакъв размер.

Бонус: Notion срещу Todoist!

Започнете да си водите бележки с ClickUp

В съревнованието между Google Docs и Notion, трябва да обявим Google за победител. Той има леко предимство благодарение на познатия си, лесен за използване дизайн и по-широк набор от ценови опции.

Но има нов конкурент в областта на воденето на бележки. ClickUp Docs ви дава възможност да документирате всичките си процеси, срещи и др. Вграждайте мултимедия, създайте фирмена уики и навигирайте лесно из цялата си информация с вложени съдържания и функции за търсене.

ClickUp също обединява вашия екип с възможност за сътрудничество в реално време и възможност за свързване на Docs с задачи във вашите табла за управление на проекти в ClickUp. Има стотици шаблони, от които да избирате, а вградената AI може да ви помогне да документирате по-бързо и да свършите повече работа.

Регистрирайте се безплатно и разберете защо ClickUp е новият шампион в създаването на бележки. 💪