لكل مشروع أصحاب مصلحة - أشخاص لديهم مصلحة أو تأثير في العمل. إن معرفة من هم المتأثرون بالمشروع هو المفتاح للحصول على التأييد والدعم لنجاح المشروع. إحدى الطرق التي يمكن لمديري المشاريع إنجاز هذه الخطوة الإدارية المهمة هي إجراء تحليل لأصحاب المصلحة.
ويتيح لك هذا التحليل، وهو جزء من خطة أكبر لإشراك أصحاب المصلحة، معرفة من هم هؤلاء الأشخاص. كما يوضح لك أيضًا كيف يؤثر المشروع عليهم والدور الذي يلعبونه في ضمان تحقيق الأهداف.
في هذه المقالة، سنوضح لك ما هو تحليل أصحاب المصلحة وسبب أهميته. كما ستتعلم أيضًا كيفية إجراء تحليل أصحاب المصلحة وستجد مثالًا واقعيًا للرجوع إليه عند إنشاء تحليل خاص بك. 🛠️
ما هو تحليل أصحاب المصلحة؟
تحليل أصحاب المصلحة هو عملية تحديد الأفراد المتأثرين بالمشروع واحتياجاتهم. يتضمن هذا التحليل خطوات لتنظيم وترتيب أولويات الأنواع المختلفة من مجموعات أصحاب المصلحة.
تركز العملية على تجميع المجموعات المتشابهة أصحاب المصلحة في المشروع بناءً على مدى مشاركتهم ومستوى اهتمامهم ومستوى تأثيرهم. هناك أيضًا تركيز على كيفية التواصل مع كل نوع من أنواع أصحاب المصلحة المختلفين.
والهدف من تحليل أصحاب المصلحة هو تحديد المجموعات الداخلية والخارجية التي قد يكون لها تأثير على مبادرات المشروع من حيث القوة أو المصلحة. إنها الخطوة الأولى في إدارة أصحاب المصلحة وعنصر حاسم عند الحصول على الدعم لمشروع ما. ✨
عرض مهام سير عمل متعددة في طريقة عرض واحدة باستخدام طريقة عرض اللوحة وكل شيء في ClickUp لسهولة مراقبة المشروع
ما أهمية تحليل أصحاب المصلحة؟
تحليل أصحاب المصلحة أمر حيوي لضمان نجاح نتائج المشروع. فهو يوفر المواءمة المبكرة ويساعدك على تجنب العوائق المحتملة ويضع خارطة طريق للتواصل لتحقيق أهدافك. إليك نظرة فاحصة على ما يجعل تحليل أصحاب المصلحة مهمًا للغاية. 👀
تحقق من الأفضل برامج إدارة أصحاب المصلحة !
تخلق هدفًا واستراتيجية واضحة
غالبًا ما تكون المراحل الأولى من المشاريع فوضوية. يوفر إجراء تحليل أصحاب المصلحة غرضًا واضحًا ويضع استراتيجية لإشراك الأفراد الرئيسيين في وقت مبكر. وهذا يجعل اجتماعات الانطلاق والمراحل المبكرة أسهل وأكثر فعالية.
بالإضافة إلى ذلك, مراقبة المشروع سلسة بما أن لديك رؤية واضحة.
سيعرف كل صاحب مصلحة ما هو متوقع منه وكيف سيستفيد من أهداف المشروع . سيكون لديك أيضًا خارطة طريق العملية لإرشادك على طول الطريق عندما تحتاج إلى تقديم تحديثات لمجموعات مختلفة من أصحاب المصلحة المحتملين.
يساعدك على كسب الدعم
عندما تكون في وضع التخطيط للمشروع، فإن معرفة من سيؤثر عملك والحصول على الدعم أمر بالغ الأهمية خلال المراحل المبكرة. يمنحك تحليل أصحاب المصلحة نظرة ثاقبة حول من سيقدم لك يد العون ومن قد يحتاج إلى بعض التحفيز لدعم رؤيتك وأهدافك.
من خلال العمل مع الأشخاص الذين يؤثرون في مشروعك، يمكنك الاستفادة من معارفهم وخبراتهم لإنشاء مخرجات. ويوفر هؤلاء الأفراد شكلاً من أشكال الدعم في دعم مشروعك والتأثير على أصحاب المصلحة الآخرين للانضمام إلى مشروعك.
أنشئ أهدافًا ذكية في ClickUp بطرق متعددة لتتبع التقدم المحرز وتحقيق أهدافك
يتجنب التعارضات
ليس هناك ما هو أسوأ من أن تمضي بضعة أسابيع في المشروع وتكتشف أن أحد أصحاب المصلحة الرئيسيين لا يدعم نهجك ويريد تخصيص الموارد في مكان آخر. إن تحديد أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين في وقت مبكر يعني أنك ستتجنب هذه السقطات.
ومن خلال التحليل الناجح لأصحاب المصلحة، ستتمكن من تحديد أي منتقدين محتملين ومخاوفهم. بعد ذلك، يحين الوقت لصياغة خطة تعالج اعتراضاتهم وتوضح كيف سيفيدهم هذا المشروع. إذا قرروا مع ذلك عدم الانضمام إلى المشروع، فلن تضيع وقت فريق المشروع ويمكنك البحث عن نهج جديد.
كيف تقوم بتحليل أصحاب المصلحة؟
يختلف تحليل أصحاب المصلحة كثيرًا اعتمادًا على المجال الذي تعمل فيه أو نوع المشروع الذي تعمل عليه. بشكل عام، تظل الخطوات الأساسية هي نفسها، حتى لو اختلفت العملية بشكل عام. إليك نظرة على كيفية إجراء معظم المؤسسات لتحليل أصحاب المصلحة. ✍️
1. تحديد أصحاب المصلحة
الخطوة الأولى هي تحديد أصحاب المصلحة الذين لديهم مصلحة مالية أو عاطفية في المشروع. من الجيد أن تجعل هذه القائمة شاملة قدر الإمكان. يمكنك دائمًا تضييق نطاقها لاحقًا إذا لزم الأمر، لكنك بالتأكيد لا تريد استبعاد أي من الجهات الفاعلة المهمة.
لتحديد أصحاب المصلحة، ابدأ ب جلسة عصف ذهني مع أعضاء الفريق. تريد أن تضع بسرعة نطاق المشروع والعمل معًا لتحديد أصحاب المصلحة الرئيسيين.
وقد يشمل ذلك أصحاب المصلحة في المشروع مثل:
- المدراء التنفيذيون
- فرق التطوير
- الاستشاريون
- الفرق المالية
- موظفو التسويق
- المنظمون
- رعاة المشروع
كن دقيقًا في تحديد أصحاب المصلحة، وتأكد من توثيق عملية إدارة المشروع الخاص بك مع برنامج إدارة المشروع . استخدم أدوات تحليل أصحاب المصلحة مثل برنامج رسم الخرائط الذهنية لتبسيط عملية العصف الذهني وتتبع مناقشات الفريق.
حدد أصحاب المصلحة الرئيسيين في مشروعك في ClickUp
تأكد من مراعاة الأنواع المختلفة من أصحاب المصلحة، بما في ذلك أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين. فيما يلي تفصيل سريع للأنواع الثلاثة الرئيسية لأصحاب المصلحة:
- أصحاب المصلحة الرئيسيون : الأشخاص الذين لهم تأثير مباشر على مشروعك
- أصحاب المصلحة الرئيسيون: الأفراد الذين يتأثرون بالمشروع بأي شكل من الأشكال، إيجاباً أو سلباً
- أصحاب المصلحة الثانويين: الأشخاص الذين يتأثرون بالمشروع بشكل غير مباشر
2. تصنيف أصحاب المصلحة
بعد تحديد اللاعبين الرئيسيين وإنشاء قائمة بأصحاب المصلحة، حان الوقت لتصنيفهم. والهدف من ذلك هو تقسيم أصحاب المصلحة إلى مجموعات بناءً على المصالح أو الحوافز المشتركة.
هناك العديد من المنهجيات للقيام بذلك، ولكننا سنركز على المنهجيتين الأكثر شيوعاً: شبكة القوة/المصالح ونموذج الجاذبية. يمكنك أيضًا استخدام أدوات مثل نماذج تخطيط أصحاب المصلحة لتسهيل العملية. 🙌
شبكة الطاقة/الفائدة
تقسم هذه المنهجية، والمعروفة أيضًا باسم مصفوفة المصالح، أصحاب المصلحة بناءً على مستوى اهتمامهم وقوتهم. يقسمهم التحليل إلى أربعة أرباع ويوفر نهجًا مرئيًا واضحًا لمستوى تأثير كل شخص ومستوى مشاركته.
أثناء عملك على قائمة أصحاب المصلحة الذين تم تحديدهم، قم بتقسيمهم إلى الفئات الأربع على النحو التالي:
- أصحاب المصلحة الأقوى،: هؤلاء هم أصحاب المصلحة الأكثر نفوذاً - وبالتالي أهم أصحاب المصلحة. يجب أن تكرس الكثير من وقتك للتأكد من رضاهم عن تقدم المشروع
- قوة عالية واهتمام منخفض: هؤلاء الأفراد يتمتعون بنفوذ كبير في الشركة ولكنهم قد لا يرغبون في أن تتم إضافتهم إلى التواصل اليومي في مشروعك
- سلطة منخفضة، اهتمام عالٍ: هؤلاء الأشخاص لا يتمتعون بسلطة كبيرة، لكنهم يستثمرون في مشروعك. اعمل على إبقاء أصحاب المصلحة ذوي الاهتمام العالي على اطلاع دائم بالمشروع لضمان عدم تعرضهم لمشاكل في الطريق
- أصحاب المصلحة ذوي السلطة المنخفضة والاهتمام المنخفض: هؤلاء هم أعضاء الفريق الذين ليس لديهم مستوى عالٍ من الاهتمام أو السلطة على عملك. تريد أن تبقيهم على اطلاع، ولكنهم سيكونون في أدنى سلم أولوياتك
قم بترتيب أهمية أصحاب المصلحة الخارجيين والداخليين على لوحة معلومات ClickUp
نموذج الأهمية
يُطلق على المنهجية الثانية اسم نموذج الصلاحية والذي يستخدم ثلاثة معايير وثمانية تصنيفات لأصحاب المصلحة. وهو مثالي إذا كانت شركتك أكبر أو كنت تعمل مع مجموعات أكثر تعقيداً من أصحاب المصلحة.
يقسم نموذج الأهمية أصحاب المصلحة باستخدام ثلاث سمات:
- القوة: الأشخاص الذين يتمتعون بالسلطة والتأثير على المشروع نفسه وكذلك على الشركة بشكل عام
- الشرعية: الأفراد المطلوب منهم أن يكونوا جزءًا من المشروع (فكر في الأشخاص الذين لديهم التزامات أخلاقية أو قانونية)
- الأهمية: أعضاء الفريق الذين تنطوي أدوارهم على حساسية الوقت
تخلق هذه السمات الثلاث أساس مخطط فين مع ثلاث دوائر كبيرة. ثم هناك ثمانية مجالات تصنف فيها أصحاب المصلحة بناءً على سماتهم.
3. تحديد أولويات أصحاب المصلحة
الخطوة الأخيرة في عملية تحليل أصحاب المصلحة هي تحديد الأولويات. لقد عرفت من هم المتأثرون بالمشروع، وقمت بتقسيمهم إلى فئات، والآن حان الوقت لتعيين أولوية أعلى لأصحاب المصلحة الأكثر تأثيرًا واهتمامًا. ✅
قد يتغير ترتيب الأولويات هذا على مدار المشروع. في البداية، قد تحتاج في البداية إلى تلبية احتياجات أصحاب المصلحة الماليين أولاً.
وفي وقت لاحق، قد تحتاج إلى تحديد أولويات أصحاب المصلحة في قطاع التنمية. ستشكل معرفة من هم أصحاب المصلحة وما يحتاجون إليه أساس عملية تحديد الأولويات.
بمجرد أن تحدد أولويات أصحاب المصلحة، اعمل مع أعضاء الفريق الآخرين لوضع استراتيجيات تواصل لمختلف أصحاب المصلحة. سيحتاج البعض منهم إلى تحديثات منتظمة رفيعة المستوى، بينما سيحتاج البعض الآخر إلى موجزات قصيرة فقط للاطلاع على آخر المستجدات.
قم بتعيين الأولويات في ClickUp للتمييز بشكل أفضل بين ما يجب القيام به الآن وما يمكن تأجيله
مثال على تحليل أصحاب المصلحة
هل تبحث عن مثال لتحليل أصحاب المصلحة لاستخدامه كمرجع عند إعداد تحليلك الخاص؟ لقد قمنا بتغطيتك. هنا، سنرشدك خلال عملية إنشاء تحليل أصحاب المصلحة باستخدام قالب مصفوفة تحليل أصحاب المصلحة ClickUp Stakeholder Analysis Matrix .
لنفترض أنك تعمل في شركة تسويق، وأنك تقوم بتحليل أصحاب المصلحة لمشروع قادم يعرض إعلانات على منصة رئيسية. سيكون هذا مشروعًا جديدًا تمامًا. ولضمان نجاح المشروع، تحتاج إلى موافقة المديرين التنفيذيين في الشركة بالإضافة إلى أعضاء الفريق الآخرين في قسم التسويق.
ستبدأ بمعرفة من هم أصحاب المصلحة. اجمع فريقك معًا لتبادل الأفكار وتسليط الضوء على أي شخص قد يكون لديه اهتمام أو تأثير على مشروعك المعلن. استخدم الخرائط الذهنية لتوثيق العملية، أو قم بتدوين الأسماء والأدوار في قائمة.
بعض أصحاب المصلحة الذين قد ترغب في أخذهم بعين الاعتبار
- المدير المالي أو المراقب المالي
- مدير التسويق
- المسوقون في فريقك الذين سيقومون بكتابة ونشر الإعلانات
- مديرو المشاريع الذين سيشرفون على العمل اليومي
بمجرد حصولك على القائمة، قم بتسجيلها كلها في مكان واحد سهل. استخدم المصفوفة لإضافة معلومات عن كل فرد. يضع القالب شبكة ملونة تبرز مختلف الاهتمامات ومستويات السلطة. على اليمين، يمكنك ملء قائمة أصحاب المصلحة ورسمها مباشرة في قالب المصفوفة .
تسهّل مصفوفة تحليل أصحاب المصلحة في ClickUp رسم الأفراد المستثمرين بناءً على مستوى قوتهم واهتماماتهم
ارسم أصحاب المصلحة المختلفين في الرسم البياني بناءً على مستوى اهتمامهم وقوتهم. يتم ترميز كل مربع شبكي بالألوان لـ بسهولة معرفة أعضاء الفريق الذين يحتاجون إلى إعطاء الأولوية وأيهم يجب مراقبته أو إطلاعه على طول الطريق.
بالنسبة لمثال شركة التسويق هذا، يمكنك وضع مدير التسويق والمراقب المالي في مستويات عالية من السلطة. ومع ذلك، فإن مستوى اهتمام المراقب المالي سيكون أقل من مستوى اهتمام مدير التسويق.
وينطبق الشيء نفسه على جميع اللاعبين الآخرين في قائمتك. من المحتمل أن يكون لمديري المشاريع مستوى اهتمام عالٍ ولكن أقل قوة. الكتاب الذين ينشئون إعلاناتك لا يزالون من أصحاب المصلحة، على الرغم من أنهم سيكونون أقل قوة وأقل اهتمامًا.
يمكنك أيضًا استخدام قالب تحليل أصحاب المصلحة في ClickUp لإعداد قائمة بأصحاب المصلحة. للبدء، قم بتنزيل القالب وانقر على "إضافة مهمة" املأ اسم صاحب المصلحة، ودوره، وبريده الإلكتروني، ومستوى الدعم، والتأثير، والإجراء الذي يتخذه.
يتيح لك قالب تحليل أصحاب المصلحة في ClickUp إنشاء قائمة مرمزة بالألوان لكل من يشارك في المشروع
انتقل إلى عرض أصحاب المصلحة حسب الإجراء لمعرفة الأفراد الذين يساهمون في أي جانب من جوانب المشروع. استخدم المرشحات لرؤية الأفراد الذين يؤثرون فقط على الإجراءات المالية - مثل المراقب المالي - أو أولئك الذين يلعبون دورًا في التعامل مع ضوابط المشروع والتخطيط، مثل مديري المشاريع
تتيح لك طريقة عرض أصحاب المصلحة حسب الدعم معرفة من يدعم مشروعك ومن لديه وجهة نظر سلبية تجاه العمل. باستخدام هذه المعلومات، حدد أولويات التواصل مع الأفراد الذين يحتاجون إلى مزيد من التوجيه. تأكد من معالجة المخاوف حتى يدعموا المشروع.
تسهّل طريقة عرض أصحاب المصلحة حسب الإجراء معرفة أصحاب المصلحة الذين يلعبون دورًا من حيث العمل والاستثمار والنفوذ
بالإضافة إلى ذلك، يمكنك الاستفادة من الدعم من أصحاب المصلحة الرئيسيين لتوفير الدعم والمساعدة في إشراك أفراد آخرين. هؤلاء الأفراد لديهم تأثير أكبر على الزملاء، مما يوفر دعماً قيماً عندما تكون في أمس الحاجة إليه.
على سبيل المثال، لنفترض أن مدير التسويق لديك يعتقد أن مشروع الإعلانات طريقة رائعة لزيادة الإيرادات وبناء علامتك التجارية. ومع ذلك، يعتقد المراقب المالي أنك تهدر المال في مهب الريح. إن جعل مدير التسويق يساعد في شرح الآثار المالية المترتبة على المشروع للمراقب المالي يمكن أن يساعد في الحصول على الدعم.
استخدم طريقة عرض أصحاب المصلحة حسب التأثير لمعرفة من لديه أكبر سلطة على نجاح مشروعك
تمكّنك طريقة عرض أصحاب المصلحة حسب التأثير من معرفة أصحاب المصلحة الأكثر نفوذاً. بهذه الطريقة، يمكنك تركيز جهود التواصل الخاصة بك على هؤلاء الأفراد. ويشمل ذلك عمليات الانطلاق في المراحل المبكرة بالإضافة إلى التحديثات المنتظمة خلال المشروع.
استخدم طريقة عرض أصحاب المصلحة حسب الدعم لمعرفة أكبر المؤيدين لك وتحديد المنتقدين الذين تحتاج إلى كسب تأييدهم
والآن بعد أن عرفت موقف الجميع، حان الوقت لصياغة خطة تواصل لكل واحد منهم. أضف المهام في ClickUp للمراقبة والاتصالات المنتظمة، خاصةً لأصحاب المصلحة الأكثر أهمية.
ستحتاج إلى تخصيص بعض الوقت للتأكد من أن المتحكمين في المشروع على اطلاع على آخر المستجدات، خاصةً أنهم متشككون بشأن المشروع. بالنسبة للأفراد ذوي الاهتمام الأقل، يمكنك التخطيط لتحديثات أقل تواتراً. أما أولئك الذين لديهم اهتمام كبير ونفوذ كبير فينبغي تحديثهم بشكل متكرر.
قم بأتمتة الاجتماعات والتقارير المرحلية للبقاء على اطلاع على نجاح المشروع وإنجازاته. يمكنك التخطيط المسبق للاجتماعات الأسبوعية أو نصف الشهرية لإبقاء أصحاب المصلحة على اطلاع دائم. ضع في اعتبارك أن المجموعات المختلفة من أصحاب المصلحة ستحتاج إلى إيقاع مختلف عندما يتعلق الأمر بإعداد التقارير.
إجراء تحليل فعال لأصحاب المصلحة
لكي تكون مدير مشروع فعال، عليك أن تعرف كيف تؤثر مشاريعك على الأفراد في فريقك وفي الشركة. من خلال التحليل الفعال لأصحاب المصلحة، ستتمكن من وضع استراتيجية واضحة، وتجنب التضارب، وحشد الدعم من اللاعبين الرئيسيين في مؤسستك. جرّب ClickUp اليوم وابدأ في صياغة تحليلات مفيدة لأصحاب المصلحة لجميع مشاريعك الرئيسية. باستخدام أدوات ClickUp، ستتمكن من توفير الوقت صياغة قوائم أصحاب المصلحة ووضع أفضل الأساليب لكل واحد منهم!