إذا كنت قد تعثرت من قبل في المهمة الشاقة المتمثلة في إدارة البائعين والموردين ومعلوماتهم المهمة يدويًا، فهذا الدليل لك! سنكشف لك عن قوة وبساطة استخدام قوالب قائمة الموردين لتبسيط عملياتك التجارية ورفع كفاءتك إلى آفاق جديدة.
في عالم الأعمال سريع الوتيرة والديناميكي، لا غنى عن وجود قائمة موردين منظمة ومحدثة بشكل جيد. ومع ذلك، فإن تتبع عدد لا يحصى من الموردين وتفاصيل الاتصال بهم وكتالوجات المنتجات ومقاييس الأداء يمكن أن يصبح أمرًا مربكًا بسرعة.
وسواء كنت شركة صغيرة ناشئة أو مؤسسة راسخة، فإن إدارة الموردين بفعالية أمر بالغ الأهمية لسلاسة العمليات وإدارة سلسلة التوريد بسلاسة وتنفيذ المشاريع بنجاح!
ما هو قالب قائمة البائعين؟
يقوم قالب قائمة البائعين بتسجيل وتنظيم جميع الشركات التي تدفع لها لإنتاج العمل أو توفير الإمدادات أو تقديم الخدمات نيابةً عنك. اعتمادًا على احتياجاتك، يمكن أن تساعدك أفضل قوالب البائعين على تحقيق أهداف مثل:
- تصنيف البائعين المحتملين على فئات موحدة، مثل نقاط السعر والقدرة على العمل معك
- إنشاء نموذج اتفاقية أكثر توحيداً للبائعين الجدد والحاليين
- تقييم البائعين الحاليين بناءً على العمل السابق الذي تم إنجازه لمؤسستك
- توحيد عمليات تدقيق الموردين لخلق بيئة عادلة ويمكن التنبؤ بها للبائعين
- تنظيم جهات اتصال البائعين في ورقة مرجعية واحدة
- تبسيط إدارة الحدث من خلال مورد مركزي لكل من تخطيط الحدث وإدارة البائعين
تخيل مدى سهولة تنفيذ المشروع يصبح عندما تقوم بتوحيد جميع تلك الموارد في قالب قائمة الموردين، خاصةً بالنسبة للعمل الذي يعتمد على شراكة الموردين. يشبه إلى حد كبير قوالب إجراءات التشغيل الموحدة فإن هذا المستوى من التوحيد القياسي يوفر الوقت على الجميع ويسمح بمزيد من الشراكات الاستراتيجية.
ولكن، بالطبع، هذا صحيح فقط إذا وجدت قالب قائمة البائعين الصحيح المناسب لمؤسستك.
ما الذي يجعل قالب قائمة الموردين جيداً؟
تشترك أفضل قوالب قوائم البائعين في بعض الخصائص المشتركة:
- سهولة الاستخدام: الوقت غير الضروري الذي تستغرقه في الإعداد يأخذ من إنتاجيتك، لذا يجب أن يكون أي شخص في فريقك قادراً على الدخول واستخدام القالب أو تحديثه على الفور
- التكامل: القوالب التي لا تتكامل مع إدارة عملك وأدوات تحديد الأولويات تخاطر بالعيش في عزلة حيث لا يمكن لأحد العثور عليها ويصبح من الصعب تحديثها
- المرونة: أفضل قوالب قوائم البائعين هي أكثر من مجرد جداول بيانات ويجب أن تكون مرنة بما يكفي لتعديل تنسيقها لتناسب المعلومات التي تحتويها
- التخصيص: ابحث عن القوالب التي تسمح لك بتحديث وتخصيص الحقول والأعمدة الفردية بحيث تتناسب مع وضعك ومؤسستك
- الحد الأدنى: كلما قلّت المعلومات غير الضرورية التي يتضمنها القالب، كان من الأسهل عليك وعلى فريقك العثور بسرعة على المعلومات التي تحتاجها
قالب قائمة الموردين جيد فقط بقدر ما يزيل تصميمه من الانشغال. عند تقييم قوالب قائمة الموردين، ابحث عن تلك الخصائص للتأكد من أن تطبيقها سيحسن من إنتاجيتك.
10 قوالب لقائمة البائعين لاستخدامها في عام 2024
لا يوجد نموذجان لقائمة البائعين متماثلان. يغطي كل قالب من قوالب قوائم الموردين أدناه مجموعة من المعلومات التي قد تحتاجها، بدءاً من الاتفاقيات القياسية إلى مهام التدقيق النموذجية وقوائم جهات الاتصال وقوالب إدارة الأحداث.
لكنها تشترك في شيء واحد: التركيز على مساعدتك في إنجاز مهمة محددة تتعلق بإدارة الموردين بشكل أكثر كفاءة في كل مرة تظهر فيها. لهذا السبب نحبها ولهذا السبب اخترناها لهذه القائمة.
1. قالب قائمة مراجعة إدارة البائعين ClickUp
اجعل إدارة المشتريات والموردين أسهل من أي وقت مضى مع قالب قائمة المراجعة من ClickUp
هل تتطلع إلى تقييم العديد من البائعين لمعرفة مدى صلاحيتهم للشراكة مع شركتك؟ إن قالب قائمة مراجعة إدارة البائعين ClickUp لإدارة البائعين هنا للمساعدة.
قالب قائمة البائعين هذا عبارة عن جدول بيانات بسيط مصمم لمساعدتك في تقييم البائعين المختلفين بناءً على معايير قياسية، مثل الهيكل التنظيمي والجدوى والخدمات اللوجستية والتوقيت المناسب والاستجابة. يمكنك تقييم كل مورد حسب هذه المعايير باستخدام مقياس من 1-5، ثم تنقلهم عبر مراحل المراجعة المختلفة قبل إتمام الصفقة.
يكمن جمال قالب قائمة الموردين هذا في قابليته للتخصيص. على سبيل المثال، يمكنك استبدال معايير مختلفة بشكل ديناميكي بناءً على ما هو أكثر أهمية لمؤسستك وعملياتك الفردية. كما أنه يعمل أيضًا كقالب قائمة جهات اتصال للموردين، مما يسمح لك بإضافة بريد إلكتروني ورقم اتصال وموقع إلكتروني لكل مورد لتبسيط عمليات المتابعة.
في الواقع، يتيح لك التعمق أكثر. يمكنك أن تلتمس من أعضاء الفريق إرسال أفكارهم حول مورد معين من خلال نموذج تقييم الموردين. ثم يقوم القالب بعد ذلك بحساب هذه الأرقام لتقديم نظرة عامة شاملة عن كل شريك محتمل في خط الإنتاج. تنزيل هذا النموذج
2. قالب اتفاقية البائع ClickUp
قم بتبسيط مفاوضاتك مع البائعين باستخدام نموذج اتفاقية قياسية
يحتاج كل بائع تعمل معه إلى اتفاقية رسمية. يجب أن تحدد الاتفاقية نطاق العمل والجداول الزمنية وشروط الدفع والتفاصيل المهمة الأخرى. أفضل جزء في قالب اتفاقية البائع ClickUp هو أنك لست مضطرًا لإنشاء أي من هذه العناصر من الصفر.
بدلاً من ذلك، يمكنك استخدام نموذج قياسي لتحديد شروط علاقات العمل الخاصة بك. أضف بعض العلامات التجارية الخاصة بالشركة في الأعلى، واضبط القالب ليتناسب مع الخدمة التي تتطلع إلى شرائها، وستكون جاهزًا للانطلاق.
المرونة هي اسم اللعبة. على سبيل المثال، يمكنك تعديل قالب قائمة البائعين لمراعاة الحالات التي ستحتاج فيها إلى إشراك بائعين مختلفين، مثل الرعاة في معرض تجاري. من هناك، لا تتطلب الازدواجية سوى الحد الأدنى من التعديلات الفردية.
لا تدع تعقيدات عقود البائعين تقف عائقاً في طريق جعل علاقاتك مع البائعين أكثر كفاءة. استخدم نموذج اتفاقية الموردين للبدء بشكل صحيح مع كل شريك تتعامل معه. قم بتنزيل هذا النموذج
3. قائمة البائعين الرئيسية لـ ClickUp
أنشئ قائمة رئيسية بالشركاء الحاليين والمحتملين باستخدام قالب ClickUp هذا
في حين أن النموذجين الأولين ضروريان للمشتريات، فإنك تحتاج أيضاً إلى إدارة علاقاتك الحالية مع البائعين. وهنا يأتي دور نموذج نموذج القائمة الرئيسية للموردين يأتي في
تبدأ قائمة البائعين الرئيسية بنموذج بائع حيث تقوم بإدخال معلومات عامة، مثل الاسم ومعلومات الاتصال. من هناك، تقوم قائمة جهات اتصال البائعين بتعبئة قائمتك الرئيسية للشركاء المحتملين والمستقبليين في طريقة عرض جدول بسيط. وبالطبع، لا يزال بإمكانك إجراء تعديلات في طريقة العرض هذه مع تغير معلومات الموردين.
لا تحتاج إلى التعامل مع كل مورد في قائمة الموردين الرئيسية الخاصة بك على قدم المساواة أيضاً. إذا كان لديك موردين معتمدين أو موردين مفضلين، فقم بوضع علامة على هذه المؤسسات الفردية كأولويات، وستظهر في طريقة عرض الموردين ذوي الأولوية.
هل تبحث عن شركاء خاصين بالموقع؟ يمكن أن تساعدك طريقة عرض موقع الموردين استناداً إلى معلومات العنوان البريدي الذي تقوم بإدخاله.
يتضمن قالب قائمة الموردين أيضاً حقولاً مخصصة حتى تتمكن من تنظيم قوائم الموردين باستخدام فئات مثل جودة الخدمة ونوع المستلزمات. وأخيراً، يمكنك تعيين حالة لكل مورد استناداً إلى علاقته بك، بما في ذلك الموردين الجدد أو الجاريين أو المكتملين أو المنفصلين.
كما هو الحال مع أي ميزة من ميزات ClickUp، يمكنك تخصيص قالب الموردين هذا ليناسب احتياجات عملك الخاصة. تنزيل هذا القالب
4. قالب كليك أب البائع القديم
قم بتقييم علاقاتك مع البائعين باستخدام قالب الموردين الرجعي من ClickUp
لا تقل أهمية تقييم البائعين بالنسبة للعلاقات السابقة والمستمرة عن أهمية تقييم البائعين بالنسبة للعلاقات السابقة والمستمرة في شراء مزودي خدمات جدد. إن نموذج ClickUp للمورّدين السابقين يجعل إجراء هذه التقييمات في غاية السهولة.
باستخدام قالب قائمة الموردين هذا، يمكنك بسهولة تقييم الخدمات التي قدمها مورد معين لمؤسستك. بالإضافة إلى توفير نظرة عامة أساسية على الاتفاقية، فإنه يربط بين بيان العمل الأصلي والوعود المنجزات مع النتائج والنواتج المنجزة الفعلية.
استخدم هذا النموذج لـ
- إنشاء دراسات حالة لعلاقات البائعين للرجوع إليها في المستقبل
- التفاوض على شروط أفضل قبل التجديد استناداً إلى النتائج الفعلية
- اعرض للشركاء الجدد المحتملين كيف تبدو علاقة الموردين الناجحة لعملية الشراء الخاصة بهم
- الاحتفاظ بسجل للأعمال التي أنجزها البائع لصالحهم
يمكن أن يصبح الاحتفاظ بسجل البائعين جزءًا نوعيًا حاسمًا لتقييم البائعين وإنفاق موارد مؤسستك بحكمة. قم بتنزيل هذا النموذج
5. قالب مهام تدقيق الموردين ClickUp
تنظيم جميع معلومات تدقيق الموردين في مهمة ClickUp
مفيدة بشكل خاص للشركات التي تعتمد على موردين متعددين ومنتظمين، فإن قالب مهام تدقيق الموردين ClickUp سيصبح موردًا لا يقدر بثمن. فهو يضمن استيفاء مورديك لمعايير الجودة الخاصة بمؤسستك واستحقاقهم لمكانتهم في سلسلة التوريد الخاصة بك.
استخدم قالب قائمة الموردين هذا لتوحيد عملية تدقيق الموردين لديك. اتبع خطة التدقيق ووثّقها حتى تتمكن من قضاء وقت أقل في العمل على التقدم والمزيد من الوقت في التقييم النوعي الذي تحتاجه لتحسين علاقاتك مع الموردين.
يمكن للمؤسسات في الصناعات ذات اللوائح التنظيمية الثقيلة تخصيص القالب لتلبية الاحتياجات المعلنة في مجالها. يمكن إجراء عمليات تدقيق الامتثال والعمليات والمنتجات كأهداف تتبع بمجرد تثبيت قالب المهام هذا وتعيين أصحاب المهام المناسبين داخل ClickUp. تنزيل هذا القالب
6. قالب ClickUp مساحة المشتريات
أنشئ دليلاً شاملاً لجميع تفاصيل البائعين باستخدام قالب المشتريات من ClickUp حتى يكون لديك في مكان واحد
نموذج المشتريات نموذج ClickUp للمشتريات معقد، ولكن كل جزء من هذا التعقيد له مكانه ويظل سهل الاستخدام. وتشمل ميزاته ما يلي:
- دليل قائمة الموردين الرئيسي الذي يتضمن معلومات الاتصال الأساسية في قائمة جهات اتصال الموردين، بالإضافة إلى حقول مخصصة، مثل مخاطر الموردين ومستوى الموردين
- مركز تخزين لجميع إجراءات التشغيل القياسية للمشتريات التي يمكن للفريق العثور عليها والرجوع إليها بسهولة
- طريقة عرض مخصصة للموردين ذوي المهام الحرجة، بحيث يمكنك دائماً رؤية أهم مزودي الخدمات والمنتجات لديك
- عرض قائمة لفريق المشتريات الخاص بك لتتبع المهام المهمة المتعلقة بإدارة الموردين
- حالات مخصصة للمهام وحالات الموردين، مثل مطلوب توضيح، ومفتوح، وقيد التنفيذ، وخارج للتوقيع
نظرًا لأنه يتكامل مع ClickUp، فإن قالب قائمة الموردين هذا يتكامل أيضًا بسلاسة مع قوالب طلبات الشراء و قوالب طلب عرض الأسعار . يصبح المحور المركزي لفريق المشتريات بأكمله، مما يسهل بشكل كبير سلسلة إدارة الموردين والبائعين. تنزيل هذا النموذج
7. انقر فوق تشغيل قالب عرض المجلدات
قم بإدارة الأحداث الصعبة وعلاقات البائعين باستخدام قالب تشغيل العرض من ClickUp
يتطلب تنظيم فعالية ما علاقة خاصة مع البائعين لإنجاح تلك الفعالية. إن قالب ClickUp Run of Show يبسط هذه العملية.
على الرغم من أنها ليست قائمة موردين بحتة، إلا أن قالب تشغيل العرض يساعدك على إدارة فعاليتك بأكبر قدر ممكن من السلاسة - بما في ذلك العمل مع الموردين الذين تحتاجهم لإنجاحها.
بالإضافة إلى مخطط الحدث، يتميز قالب قائمة الموردين بعروض مخصصة لمهام الموردين التي تتضمن أي شركاء للحدث، بالإضافة إلى المهام التي سيحتاجون إلى إكمالها. تتصل طريقة عرض لوجستيات المواد مباشرة، للحالات التي تأتي فيها المواد من مصادر خارجية.
تتضخم هذه الميزات عند استخدام ClickUp كـ برنامج تخطيط الفعاليات . يمكن لفريقك تتبع المهام والتعاون في نفس المساحة، مع اتصال قالب تشغيل العرض مباشرةً بقوالب البائعين الآخرين في هذه القائمة. تنزيل هذا القالب
8. قالب مستند تخطيط أحداث ClickUp
احتفظ بنظرة عامة سريعة للفعالية الخاصة بك مع قالب تخطيط الفعاليات من ClickUp
بالحديث عن تخطيط الفعاليات، إذا كنت تبحث عن نظرة عامة عالية المستوى لموردي الفعاليات الخاصة بك، فإن قالب تخطيط فعاليات ClickUp قد يكون أفضل رهان لك.
إنه مستند بسيط يتضمن قائمة بائعين في شكل سردي، مثل مزود مكان الحفل، ومتعهدي تقديم الطعام، والترفيه، وغير ذلك.
يحتفظ القالب بها في مساحة مركزية يسهل مشاركتها مع أي شخص مشارك في التخطيط للفعالية. يمكنك حتى إنشاء قوائم مراجعة بسيطة للتواصل مع البائعين وإدارتهم لتبسيط التخطيط للفعالية وتنفيذها.
هذا مجرد واحد من العديد من قوالب تخطيط الفعاليات يمكنك استخدامها لزيادة الكفاءة. وهي مناسبة أكثر للفعاليات الأصغر حجمًا حيث يكون الاحتفاظ بنظرة عامة أكثر وضوحًا أو التخطيط الافتراضي للمؤتمرات حيث يكون للبائعين دور أقل أهمية في سير الحدث بشكل عام. تنزيل هذا القالب
9. قالب قائمة جهات اتصال شركة ClickUp
أنشئ قائمة جهات اتصال شركة بسيطة وشاملة مع جميع التفاصيل التي تحتاجها
في بعض الأحيان، تحتاج فقط إلى قالب قائمة جهات اتصال أساسية للبائعين للحفاظ على دفتر العناوين الافتراضي الخاص بك محدثاً ودقيقاً. هذا هو بالضبط ما يقوم به قالب قائمة جهات اتصال شركة ClickUp يفعل
إنه بديل قوي لقائمة جهات الاتصال الثابتة. بالإضافة إلى سهولة تخزين معلومات جهات الاتصال والوصول إليها، يمكنك الحصول على مصدر واحد للحقيقة يمكن لكل عضو في الفريق الرجوع إليه. تعمل خيارات التخصيص على تحسين القالب، بما في ذلك:
- سمات مخصصة تسمح لك بإضافة حقول، مثل نوع البائع ونقطة الاتصال الرئيسية
- الحالات، مثل الموظف الجديد، والعادي، والاختباري، والتي تتوافق مع أنواع البائعين الذين تعمل معهم
- حقول التاريخ التي تساعدك على تتبع أصل ومدة علاقاتك مع البائعين
إذا كنت الاستعانة بمصادر خارجية لأجزاء من مؤسستك للبائعين، يمكن أن تساعد هذه القائمة حقًا في تبسيط شراكاتك. كما يمكن أن تتضاعف كقائمة بائعين مفضلين أو قائمة بائعين معتمدين. يمكن لبساطتها المتعمدة أن تفيد الجميع في عملية إدارة البائعين، من القيادة العليا إلى أولئك الذين يعملون في الميدان. تنزيل هذا النموذج
10. قالب قائمة البائعين في Excel بواسطة Spreadsheet.com
عبر Spreadsheet.com أخيرًا وليس آخرًا، يوفر قالب قائمة البائعين في Spreadsheet.com من Spreadsheet.com طريقة أخرى لإدارة علاقاتك مع البائعين بسهولة.
كل سطر في القالب مخصص لبائع معين، مع حقول مخصصة، مثل المنتجات أو الخدمات التي يقدمونها، ومعلومات الاتصال، ومتوسط قيمة الطلب، مما يجعل من السهل تخصيصها وفرزها وفقًا لنوع البائع. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك إرفاق عناصر المخزون الفردية والفواتير بالقالب لربط البائعين بالمنتجات التي يقومون بتوريدها.
هذا القالب الذي تم إنشاؤه في مايكروسوفت إكسل، هذا القالب ثابت نسبياً وغير مرن مقارنةً ببعض بدائل ClickUp المدرجة أدناه. ومع ذلك، فهو مفيد أداة إدارة البائعين لأي شركة تبحث عن نموذج بدائي لقائمة جهات اتصال البائعين، أو نموذج قائمة أسعار البائعين، أو قائمة البائعين المعتمدين. تنزيل هذا القالب
هل أنت مستعد لتبسيط إدارة البائعين لديك؟
حتى أفضل البائعين يصبحون مصدر إزعاج عندما لا يكون لديك طريقة سهلة لإدارة علاقاتك. لا تدع الأمر يصل إلى هذه النقطة. بدلاً من ذلك، دع قالب قائمة الموردين يقوم بالأعباء الثقيلة لتبسيط وتحسين إدارة الموردين لديك.
لكن لا تتوقف عند هذا الحد. لعلك لاحظت أن معظم القوالب المذكورة أعلاه تذهب مباشرة إلى ClickUp. هناك سبب لذلك. اشترك في ClickUp وستحصل على نظام شامل لإدارة العمل مصمم لتلبية احتياجاتك. إدارة المشاريع، أو التعاون في الوقت الفعلي، أو تتبع إجراءات التشغيل الموحدة، أو إدارة البائعين - سمِّ ما شئت، يمكن لـ ClickUp مساعدتك!