الأدوات التي تساعدك على البقاء منظمًا مثل الأعشاب الضارة - تظهر أدوات جديدة كل يوم.
إذا كنت تتطلع إلى البقاء منظمًا، يمكنك حرفيًا تجربة أداة مختلفة من الأحد إلى السبت وقد لا تقترب من هدفك.
جزء من استخدام الأدوات والتقنيات هو طريقة تفكيرك. عليك أن تعمل الأداة لكي تعمل الأداة معك.
ماذا أعني بذلك؟
إنه يعني أن تجربها بشكل حقيقي، وتضيف إليها مهامك وملاحظاتك وخططك وتذكيراتك لترى ما إذا كانت تعمل أم لا.
بعض الناس يفضلون أن يكونوا منظمين مع
/href/
https://clickup.com/blog/best-organization-apps//
التطبيقات الرقمية فقط
/%href/
؛ بينما يفضل آخرون الأدوات التناظرية مع الخيارات الرقمية.
لكن الهدف من أي أداة - رقمية أو تناظرية - هو مساعدتك في تتبع كل شيء.
/img/
https://media.giphy.com/media/3oKIPqsXYcdjcBcXL2/giphy.gif
/%img/
أحيانًا يكون لكل منا تفضيلاته الخاصة لذلك.
المفتاح هو عدم ترك أي شيء يسقط من خلال الشقوق.
بالنسبة لي شخصيًا، أستخدم مزيجًا من الأدوات الرقمية والتناظرية وسأسلط الضوء على بعض منها أدناه.
## أدوات تنظيمية رقمية ضرورية
1) برامج إدارة المشاريع مثل## برامج إدارة المشاريع مثل
/href/
http://www.clickup.com
كليك أب
/%href/
كيف يحصل ClickUp على
/href/
https://clickup.com/reviews
مراجعات رائعة
/%href/
?
ما الذي يميزه عن كل تلك
/href/
https://clickup.com/blog/best-productivity-tools//
أدوات الإنتاجية
/%href/
وأنظمة إدارة المشاريع المتوفرة؟
* المرونة والتخصيص
* مصممة للعمل عبر المؤسسة
* جرّب الشلال والرشيق وأي شيء بينهما
البعض الآخر مثل
/href/
https://docs.clickup.com/getting-started/how-to-use-clickup-for-personal-productivity
أداة إدارة المهام الشخصية
/%href/
أو لـ
/href/
https://clickup.com/blog/?p=2444
إنجاز الأمور
/%href/
المنهجية
_مكافأة:_
_/مرجع/_
_https://clickup.com/blog/gtd-apps//_
_برنامج _GTD_
_ _/%/href/_
_!_
سيساعدك تنفيذ نظام إدارة المشاريع من الدرجة الأولى أيضًا في التخطيط الاستراتيجي الخاص بك، حيث يمكنك تحديد الأهداف وفهم الموارد وتفسير تقديرات الوقت في لمحة سريعة.
سبب آخر يجعل الكثير من المستخدمين يحبون ClickUp؟
يحتوي ClickUp على
/href/
https://feedback.clickup.com/feature-requests
جدول إصدار الميزات
/%href/
لا مثيل له في جميع أنحاء الصناعة. في فترة قصيرة من الزمن، قامت ClickUp ببناء
/href/
https://clickup.com/views
مشاهدات متعددة
/%href/
في منتجها - بما في ذلك طريقة عرض القائمة وطريقة عرض اللوحة وطريقة عرض الوقت التي تجعل إضافة المهام أمرًا سهلاً.
يضيف ClickUp باستمرار ميزات خاصة يحبها المستخدمون، مثل:
* الوضع الداكن
* تعيينات متعددة
* التعليقات المعينة
* /href/
https://clickup.com/notepad
المفكرة
/%href/
* تتبع الوقت وإدارة المهام عبر البريد الإلكتروني ولقطات الشاشة والمزيد.
يستمر ClickUp في التحسن مع الحفاظ على عروض رائعة لخططه المجانية والمتميزة إلى الأبد.
خيارات أخرى:
* /href/
https://clickup.com/compare/asana-vs-clickup
أسانا
/%مرجع/
* /href/
https://clickup.com/trello-alternative
تريلو
/%href/
2) التخزين السحابي للمستندات مثل Dropbox
يمكن تخزين التقارير أو مجموعات المبيعات أو الضمانات الجديدة - كل ذلك يمكن تخزينه باستخدام Dropbox. ما يعجبني في Dropbox هو سهولة التبديل بين ملفاتك الشخصية والمهنية ببضع نقرات فقط.
إن الحفاظ على التوازن بين العمل والحياة المهنية يعني في بعض الأحيان التخلص من نقاط الاحتكاك بين الاثنين، و Dropbox يفعل ذلك بالتأكيد.
ميزة أخرى؟ يمكن للمستخدمين مراجعة المستندات، وإضافة تعليقاتهم الخاصة ثم التعليق عليها ذهاباً وإياباً إذا كانت هناك أي أسئلة. هذا جزء من نجاح
/href/
https://clickup.com/blog/workflow-management//
إدارة سير العمل
/%href/
.
دروب بوكس أيضًا
/href/
https://clickup.com/dropbox-cloud-storage
يدمج بشكل ملائم
/%href/
مباشرةً داخل ClickUp، مما يسمح لك بربط مستنداتك مباشرةً بالمهمة التي تنطبق عليها أيضًا.
خيارات أخرى:
* /href/
https://clickup.com/cloud-storage-google-drive
جوجل درايف
/%href/
* /href/
https://www.box.com/home
صندوق
/%href/
3) تطبيقات تدوين الملاحظات مثل
/href/
https://keep.google.com
جوجل كيب
/%href/
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2018/10/google-keep-screen-teach-1j9i422-1uurels.png
/%img/
ستنزلق معظم المشاركات إلى Evernote في هذه الخانة، لكنني تحولت مؤخرًا إلى Google Keep ولم أنظر إلى الوراء.
وبالطبع يتمتع بسهولة الاستخدام التي تشتهر بها Google، إلى جانب اتصاله ببقية أدوات G-suite.
من الأسهل بكثير تنظيم الملاحظات في مجلدات، ويمكن أن تساعدك أداة قص الويب في الحصول على عناوين URL أو الملاحظات من متصفحك. هذه أدوات أفضل من أدوات Google Keep، لكن سهولة الاستخدام اليومي جعلته يستحق التبديل بالنسبة لي.
زاد Evernote أيضًا من أسعاره في السنوات الأخيرة ودفع المستخدمين نحو Evernote Business. قبل أن تقفز إلى Evernote Business، تأكد من الاطلاع على
/href/
https://clickup.com/blog/evernote-alternatives//
الكثير من البدائل
/%href/
وغيرها
/href/
https://clickup.com/blog/note-taking-apps//
تطبيقات تدوين الملاحظات
/%href/
.
خيارات أخرى:
* /href/
https://clickup.com/notepad
انقر فوق
/%href/
: نعم، ClickUp لديه مفكرة خاصة به! احصل عليها مع حسابك المجاني.
* /href/
http://www.evernote.com
إيفرنوت
/%href/
* /href/
https://simplenote.com/
Simplenote
/%href/
4) برامج إدارة العمليات التجارية مثل
/href/
https://www.process.st/
شارع العمليات
/%href/
إليك شيء يبدو مملاً ولكنه مفيد للغاية: إدارة عمليات الأعمال.
يساعدك البرنامج الذي يقوم بذلك على أتمتة مهام مثل
/href/
https://clickup.com/blog/data-entry-software//
إدخال البيانات
/%href/
وإعداد التقارير، مع التخلص من العمل اليدوي. إنه عمل يجب القيام به، ولكن الناس لا يحبون القيام به.
إذا كان بإمكانك تنظيمها، فستكون لديك فرصة أفضل في أن تكون دقيقة وفي الوقت المحدد ومتكررة. أيضًا، تساعد برامج إدارة العمليات التجارية في أي عملية انتقال، سواء كان ذلك موظفًا واحدًا يغادر الشركة أو مجموعة كاملة يتم إعادة تعيينها.
إذا تم التقاط جميع العمليات وأتمتتها، فسيكون من الأسهل بكثير التقاط هذا العمل. كما يتيح لك أيضًا حساب مؤشرات الأعمال الحيوية مثل
/href/
https://www.logaster.com/profit-margin-calculator/
حاسبة الهامش والهوامش.
/%href/
/href/
https://www.process.st/product/
شارع المعالجة
/%href/
خيار جيد لهذا لأنه مجاني ويتصل بالكثير من التطبيقات التي تستخدمها بالفعل. فهو ينشئ قوالب لك، ومن ثم يمكن لـ Process Street تكرار تلك القوالب كلما احتجت إليها.
كما أنها توفر قوائم مراجعة بحيث يمكنك تتبع التقدم المحرز ومتابعته. لدى Process Street أيضًا نماذج يمكنك استخدامها إذا كنت بحاجة إلى تسجيل الكثير من جهات الاتصال على أساس متكرر.
يحتوي Process Street على واجهة مألوفة جدًا تبدو كمستند فارغ. يمكنك إضافة مقاطع فيديو أو صور على طول الطريق لتظهر لشخص ما الخطوات الدقيقة التي يحتاجها لإنهاء مهمة ما.
خيارات أخرى:
* /href/
https://www.perfectforms.com/
نموذج مثالي
/%مرجع/
* /href/
https://www.logicgate.com/?utm\source_source=capterra&utm\medium=cpc&utm\source=bpm&utm\campaign=platform
بوابة المنطق
/%href/
5) إدارة المعرفة مثل المفهوم
إذا أجريت بحثًا عن "إدارة المعرفة"، فستجد نفسك سريعًا في معسكرين مختلفين.
أحدهما سيكون لخدمة العملاء ومعلومات مكتب المساعدة، والآخر سيكون لمستودع داخلي لوثائق الشركة وتاريخها وعملياتها.
A
/href/
https://clickup.com/blog/knowledge-management-software//
نظام إدارة المعرفة
/%href/
هو المكان الذي يمكن للفرق تخزين
/href/
https://clickup.com/blog/meeting-notes//
ملاحظات الاجتماع
/%href/
أو الأرشيفات السابقة أو مستندات الشركة. هذه لها نظام هرمي أكثر من التخزين السحابي للمستندات.
عندما استخدمت إدارة المعرفة في الماضي، كنا نستخدمها غالبًا بالاقتران مع Dropbox أو Google Drive. كان دروب بوكس وجوجل درايف للمستندات النشطة قيد المراجعة، ثم بمجرد اكتمالها قمنا بنقلها إلى نظام إدارة المعرفة لدينا.
وكما هو الحال مع أنظمة إدارة الأعمال، يمكن استخدام هذه الأدوات للاحتفاظ بسجلات شركتك للمضي قدماً.
/href/
http://www.notion.so
Notion.so
/%href/
أداة رائعة لهذا الأمر بسبب بساطتها. من السهل
/href/
https://clickup.com/blog/best-organizational-tools//
تنظيم
/%href/
أو البدء في الكتابة، أو إضافة جدول دون التفكير كثيرًا في القوائم المزعجة. يمكنك التقاط المعلومات وتخزينها، وتنظيمها لاحقًا إذا لزم الأمر. بالإضافة إلى ملاحظات الاجتماعات، يوفر Notion أيضًا بعض الأدوات المفيدة مثل التقويمات وقوائم المهام.
خيارات أخرى:
* /href/
https://slite.com/
سليت
/%مرجع/
* /href/
https://clickup.com/blog/confluence-alternatives//
التقاء
/%href/
6) تطبيقات أتمتة العمل مثل Zapier
Zapier مثل سلسلة طويلة تربط الإنترنت بالكامل معًا.
ربما ليس الإنترنت بأكمله، ولكن بالتأكيد جميع أدوات التعاون في مكان العمل التي تستخدمها أكثر من غيرها. فهو يحول كل تلك المهام الرقمية الصغيرة الدقيقة (مثل النسخ من أوراق جوجل) إلى مهام آلية.
لقد فكّروا في جميع المهام الصغيرة التي يجب القيام بها بين الأدوات وصمموا طرقاً للعمل معاً. ولأنهم يمتلكون آلاف الأدوات في نظامهم البيئي، يمكنك أن تتلاقح الأدوات معًا بطريقة ربما لم تتخيلها أبدًا.
لنأخذ ClickUp كمثال. نعم، ClickUp هو جزء من نظام Zapier، حتى أنه تم تسميته كواحد من
/href/
https://clickup.com/blog/?p=3399
أسرع التطبيقات نموًا في عام 2018
/%href/
!
على سبيل المثال، إذا كنت تستخدم
/href/
https://www.hubspot.com/products/marketing/landing-pages
صفحة الهبوط Hubspot
/%href/
للتسويق، يمكنك إعداد Zap لتحويل أي صفحة مقصودة تلقائيًا إلى
/href/
https://zapier.com/sign-up/?next=/app/editor/template/20068
إرسال نموذج إلى مهمة
/%href/
في ClickUp.
يمكن أن يكون هناك
/href/
https://clickup.com/blog/?p=3860
حالات استخدام
/%href/
لذلك، ولكن من الرائع معرفة أن لديك ذلك! هذا سيغير قواعد اللعبة بالنسبة لقسم التسويق بأكمله.
خيارات أخرى:
* /href/
https://www.make.com/en
صنع
/%مرجع/
* /href/
https://clickup.com/integrations/integrately
بشكل متكامل
/%href/
7) أدوات رسم الخرائط الذهنية مثل
/href/
https://bubbl.us/
Bubbl.us
/%href/
أدوات رسم الخرائط الذهنية رائعة لإخراج أفكارك على الورق (أو الشاشة كما كانت). واحدة من أفضلها هي Bubbl.us. يمكنك إنشاء أشكال، وكتابة أفكارك، ثم تجميعها معًا، وملء كل دائرة أثناء تقدمك.
الخرائط الذهنية هي واحدة من أفضلها
/href/
https://clickup.com/blog/brainstorming-techniques//
تقنيات العصف الذهني
/%href/
و Bubbl.us طريقة سريعة للقيام بذلك.
خيارات أخرى:
* /href/
https://www.mindmeister.com/
مايندمايستر
/%مرجع/
* /href/
https://www.lucidchart.com/
لوسيد تشارت
/%href/
_مكافأة:_
_/ref/_
_https://clickup.com/blog/digital-decluttering-tips//_
_تحقق من دليلنا حول التخلص من الفوضى الرقمية_
_//%href/_
_!_
## أدوات تنظيمية تناظرية ضرورية
/img/
https://media.giphy.com/media/yZgsJCQFNxd7O/giphy.gif
/%img/
في رأيي أن أحد الأشياء التي أصبحت مفقودة في ثقافتنا الحالية هي التوصية بالمنتجات التناظرية أو المادية إلى جانب تلك التوصيات الرقمية.
فمن الأسهل كثيرًا جعل الأدوات الرقمية "منتشرة" أو شيء من هذا القبيل، ولكن تم وضع الاثنين في مواجهة بعضهما البعض بشكل غير عادل. يستخدم العديد من الأشخاص المخططات اليومية والدفاتر والمذكرات والمذكرات جنبًا إلى جنب مع أدواتهم الرقمية للقيام بعملهم.
يتعاون الناس مع مزيج من الأدوات والخيارات المختلفة بما في ذلك تلك التي يمكنك لمسها. في هذا القسم، سوف نلقي نظرة على بعض أدوات الإنتاجية التناظرية لمساعدتك في الحفاظ على التنظيم.
8) مخطط يومي مثل
/href/
https://inkandvolt.com/product/volt-planner/
حبر + فولت
/%href/
مخطط Ink + Volt هو أحد المخططات المفضلة لدي. إنه متين، ويبدو جميلاً (ولكن ليس متعلقاً بالشركات) ويركز بوضوح على الأهداف - بما في ذلك الأهداف الشهرية والأسبوعية واليومية.
إنه يعطيني رؤية واسعة لحياتي - من اجتماعات العمل إلى المواعيد الشخصية - ويساعدني على تحديد الأهداف الشخصية وأهداف العمل. إنه مزيج رائع لتحقيق النجاح في كلا المجالين.
يقدم مخطط Ink + Volt أيضًا تحديات شهرية لمساعدتك على تحسين جودة حياتك.
خيارات أخرى موصى بها:
* /href/
https://pandaplanner.com/
مخطط الباندا
/%مرجع/
* /href/
https://www.amazon.com/dp/B01KEU5GOA?tag=bfrachel-20&ascsubtag=4712612%2C4%2C11%2Cd%2C0%2C0%2Cgoogle.com%2C469%3A1
الفيل البسيط
/%href/
9) مجلة مثل
/href/
https://www.amazon.com/Leuchtturm1917-Medium-Size-Hardcover-Notebook/dp/B002TSIMW4
ليوشتورم1917
/%href/
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2018/10/09fd6c1c9359b5d8cadaae12e5dd178b.jpg
/%img/
ماذا، لا يوجد موليسكين؟ كلا، الصفحات الفارغة في الخارج والنقاط في الداخل. يتجه مدونو الملاحظات المخلصون إلى هذه المذكرة لأنها حرفياً أسهل بكثير في توصيل النقاط.
تمنح النقاط الكتاب فصلًا طبيعيًا بين السطور والأفكار. كما أن إنشاء الأعمدة أسهل بكثير.
هذه النقاط رائعة أيضًا لـ
/href/
https://clickup.com/blog/bullet-journal-project-management//
اليومية النقطية
/%href/
جنون
خيارات أخرى:
* /href/
https://www.amazon.com/Bullet-Journal-Notebook-Pack-Hardcover/dp/B0778KGTTB/ref=as\\at/?creativeASIN=B0778KGTTB&linkCode=w61&imprToken=M-YsgOEZEhdz82ds4YuYkw&slotNum=10&ie=UTF8&qid=1532451803&sr=8-1&keywords=vegan+notebook&ascsubtag=\[\]st\[p\]cj5mqoywf00qkpky631t8impf\[i\]3RAoi1\[z\]m\[d\]D\[r\]google.com&tag=thestrategististsite-20
بوكول
/%مرجع/
* /href/
https://www.amazon.com/Minimalism-Art-Cover-Notebook-Journal/dp/B06WGT8181/ref=as\\_at/?creativeASIN=B06WGT8181&linkCode=w61&imprToken=M-YsgOEZEhdz82ds4YuYkw&slotNum=19&s=office-products&ie=UTF8&qid=1532455292&sr=1-2-spons&keywords=minimalism+art+notebook&psc=1&ascsubtag=\[\]st\[p\]cj5mqoywf00qkpky631t8impf\[i\]7yIO5l\[z\]m\[d\]D\[r\]google.com&tag=thestrategististsite-20
بساطتها
/%href/
10) بطاقات الفهرسة والملاحظات اللاصقة
إذا كنت ترغب في اتباع نظام تنظيمي تناظري، فستحتاج إلى بطاقات فهرسة و
/href/
https://clickup.com/blog/?p=4285
ملاحظات لاصقة
/%href/
. ستكون مفيدة لكتابة الملاحظات والتذكيرات السريعة، وحتى تحديد الأهداف.
بطاقات الفهرسة ليست سميكة جدًا، لذا يمكنك الاحتفاظ بها في حاشية دفتر يومياتك وأخذها معك. يمكن أن تبقى الملاحظات اللاصقة بجانب حاسوبك وتساعدك على ترك تذكيرات للآخرين.
حتى أن بعض الأشخاص
/href/
https://lifehacker.com/the-pile-of-index-cards-system-efficiently-organizes-ta-1599093089
استخدام بطاقات الفهرس
/%href/
لإنشاء بطاقات الفهرس الخاصة بهم
/href/
https://clickup.com/blog/?p=2444
نظام GTD
/%href/
والذي ... مرة أخرى ... لا ننصح به بالضرورة.
تعد بطاقات الفهرسة والملاحظات اللاصقة رائعة للعصف الذهني والتفكير، لكنني لن أثق بها لإدارة جميع تفاصيل مشروعك حقًا. في النهاية، هذا ليس آمنًا لأفكارك.
يمكن أن تتطاير هذه الملاحظات في الهواء، أو ترمى في سلة المهملات ثم يفرغها طاقم التنظيف ليلاً. هذا غير منطقي.
ولكن إذا كنت سأشتري بطاقات الفهرسة والملاحظات اللاصقة، فأنا أفضل البطاقات الكبيرة حتى أتمكن من كتابة الكثير عليها.
الخيارات:
* /href/
https://www.walmart.com/ip/Oxford-Ruled-Index-Cards-4-x-6-White-100-Pack/22684570?wmlspartner=wlpa&selectedSellerId=0&adid=22222222227016251615&wl0=&wl1=g&wl2=c&wl3=41081488592&wl4=pla-78882286592&wl5=9013197&wl6=&wl7=&wl8=&wl9=pla&wl10=8175035&wl11=online&wl12=22684570&wl13=&veh=sem
بطاقات فهرس 4×6
/%href/
* /href/
https://www.staples.com/staples-stickies-notes-3-x-5-bright-colors-100-sheets-pad-12-pads-pack-52230/product\_24295900
3×5 بطاقات لاصقة
/%href/
الخلاصة: ما هي الأدوات التنظيمية المناسبة لك؟
عند البحث عن الأدوات التنظيمية، عليك أن توازن بين ما هو مناسب لك شخصيًا مقارنة بما قد تستخدمه لشركتك أو مكان عملك.
يمكن لهذه الأدوات التنظيمية أن تساعدك في كلتا الحالتين، فالأمر يعتمد فقط على ما إذا كان بإمكانها أن تتوسع أم لا. سيساعدك دفتر اليوميات في الحفاظ على تنظيمك الشخصي، ولكن سيكون من الصعب مشاركته مع زملائك في الفريق (إلا إذا كنت تلتقط الصور!).
يمكن أن تساعدك الأدوات الأكثر تعاونية مثل ClickUp في الاحتفاظ بمهامك الشخصية وملاحظاتك وقوائم مهامك، مع مشاركة المهام والأفكار مع أعضاء الفريق الآخرين.
لا يمكنك القيام بذلك بسهولة باستخدام الملاحظات اللاصقة وبطاقات الفهرسة.
المزيد من موارد التعاون:
* /href/
https://clickup.com/blog/collaboration-tools//
أفضل أدوات التعاون عبر الإنترنت
/%href/
* /href/
/blog/?p=2621
أفضل تطبيقات الإنتاجية
/%href/
* /href/href/
https://clickup.com/blog/free-project-management-software//
أفضل برامج إدارة المشاريع المجانية
/%href/
