بصفتك رائد أعمال أو رجل أعمال مستقل، قد تبدو الفواتير وكأنها مهمة متعبة - مهمة تقف بينك وبين المكافآت المالية لعملك الشاق. ومع ذلك، يمكن لقالب الفاتورة التجارية المناسب أن يبسط هذه العملية ويوفر لك الوقت ويجعلك تبدو أكثر احترافية.
في هذه المقالة، قمنا باستكشاف 11 قالبًا قويًا للفواتير التجارية لمساعدتك على تولي مسؤولية الفواتير الخاصة بك، حتى تتمكن من التركيز على ما يهم حقًا - تنمية أعمالك. 💪
ما هي قوالب الفواتير التجارية؟
قالب الفاتورة التجارية هو مستند جاهز للاستخدام يجعل إصدار الفواتير سريعاً وسهلاً للشركات. وهو يتضمن جميع التفاصيل الأساسية التي تحتاج إليها إصدار فاتورة للعميل مثل معلومات البائع والمشتري ورقم الفاتورة وتواريخ الفوترة والاستحقاق.
ستجد أيضًا قائمة بالمنتجات أو الخدمات المباعة مع الأوصاف والكميات وأسعار الوحدات والإجماليات. تتضمن العديد من التخطيطات الضرائب المطبقة والمبلغ النهائي المستحق وشروط الدفع.
📌مثال: قالب فاتورة الاشتراك مثالي للشركات التي تقدم عضويات البرامج أو خدمات بث الوسائط. بدلاً من سرد المنتجات الفردية أو الخدمات لمرة واحدة، توضح هذه الفاتورة تفاصيل الاشتراك مثل نوع الخطة، ومدة الاشتراك، وأي ميزات أو إضافات إضافية.
💡 نصيحة للمحترفين: إذا كنت تقوم بإعداد فواتير للسلع، فمن المفيد تتبع ما تم استلامه بالفعل من قبل المشتري. A مذكرة استلام البضائع هي أداة رائعة لمطابقة فاتورتك التجارية مع الأصناف المستلمة فعلياً.
ما الذي يجعل قالب الفاتورة التجارية جيدًا؟
يحدد قالب الفاتورة الفعال نغمة لتجربة فوترة احترافية، مما يضمن لك طلب الدفع واضح تمامًا. إليك ما يجب البحث عنه:
- معلومات كاملة وواضحة: اختر قالبًا يتضمن جميع التفاصيل الرئيسية، من معلومات الاتصال بالبائع والمشتري إلى رقم الفاتورة وتواريخها، حتى يتمكن العملاء من التحقق من عملية الدفع ومعالجتها بسهولة
- تفاصيل مفصلة: ابحث عن قالب يتضمنهيكل توزيع التكاليف للسلع أو الخدمات مع الأوصاف والكميات وأسعار الوحدات والإجماليات، مما يتيح للعملاء رؤية كاملة لكل تكلفة
- شروط دفع محددة: اختر قالبًا يحدد تواريخ الاستحقاق وطرق الدفع المقبولة وأي رسوم تأخير مطبقة، مع تحديد توقعات واضحة
- حقول الضرائب والشحن: اختر قالبًا يحتوي على مساحة لمعدلات الضرائب أو رسوم الشحن أو المعلومات الجمركية، خاصةً إذا كنت تتعامل مع عملاء دوليين أو لديك احتياجات امتثال محددة
- تخطيط احترافي: استخدم قالبًا بتصميم منظم وجذاب بصريًا يسهل قراءته ويعكس احترافيتك
- تصميم قابل للتخصيص: اختر قالباً يسمح بالتحديثات السريعة، بحيث يمكنك تكييفه حسب المعاملات المختلفة وتسجيل جميع التفاصيل ذات الصلة
💡 نصيحة محترف: القالب الجيد يفي بالأساسيات بشكل صحيح، ولكن دمج الذكاء الاصطناعي في المحاسبة أن يرتقي بالفواتير إلى مستوى أعلى من خلال أتمتة إدخال البيانات، والإبلاغ عن الأخطاء، وتوليد رؤى مالية.
11 نموذجًا مجانيًا للفواتير التجارية
هناك العديد من الأدوات المتوفرة لمساعدتك في إنشاء فاتورة، ولكن إرسال فاتورة ليست سوى الخطوة الأولى. للحصول على مستحقاتك بفعالية، يجب عليك تتبع فواتيرك ومتابعتها عند الحاجة.
ولكن مرة أخرى، الفواتير هي جزء واحد من الصورة الأكبر. لتنمية أعمالك، تحتاج إلى النظر في الطلبات الواردة والمخزون الحالي بالتوازي معًا. وإدارة كل هذه العمليات عبر أدوات منفصلة يمكن أن تصبح بسرعة مشكلة لوجستية.
أدخل انقر فوق يمكن لمنصة إدارة المشاريع المتكاملة هذه أن تسهل سير عملك، بما في ذلك تلك المتعلقة بالفواتير. كما أنها تعمل أيضًا كـ برنامج إدارة الطلبات مما يساعدك على تتبع فرص البيع الواردة والتأكد من أن لديك مخزونًا كافيًا للوفاء بها.
تتميز مساحة عمل ClickUp's Workspace بـ أتمتة مدمجة للتذكير بالدفع المتأخر و التكامل مع أدوات إدارة علاقات العملاء أو قوالب دفتر الأستاذ العام مما يساعدك على الاحتفاظ بسجلات مالية دقيقة ومحدثة. يحتوي أيضًا على مساعد للذكاء الاصطناعي يمكنه إنشاء رؤى قابلة للتنفيذ للحفاظ على سير عمل الفواتير على المسار الصحيح.
ومع ذلك، إذا كانت احتياجاتك أبسط، فهناك العديد من القوالب غير المتصلة بالإنترنت لتساعدك على المضي قدمًا. سواء كنت بحاجة إلى مجموعة مليئة بالميزات أو مجرد تنسيق مباشر، فقد جمعنا النماذج المفضلة لدينا أدناه لمساعدتك في العثور على ما يناسبك.
1. قالب فاتورة ClickUp
قالب فاتورة ClickUp
النموذج قالب فاتورة ClickUp هي صفحة ملائمة للمبتدئين على غرار ويكي تبسط عملية إعداد الفواتير للمنتجات أو الخدمات التي قدمتها.
القالب قابل للتخصيص بالكامل، مما يساعدك على إضافة شعار شركتك، وتفاصيل الاتصال، و معلومات الفاتورة الرئيسية مثل رقم الفاتورة وتاريخ الفاتورة وتاريخ الاستحقاق. هناك أيضًا مساحة مخصصة لعنوان العميل وأي شروط أو شروط دفع تحتاج إلى تضمينها.
بالإضافة إلى ذلك، يتميز التصميم بجدول مدمج مع أعمدة محددة مسبقًا لكميات العناصر والأسعار. يمكنك التوسع بسهولة بجداول إضافية لاستيعاب مشاريع أكبر أو أكثر تفصيلاً.
⚡️Ideal من أجل: أصحاب الأعمال الحرة الذين يديرون مشاريع متعددة للعملاء ويتطلعون إلى إنشاء فواتير مفصلة واحترافية
2. قالب تتبع الفاتورة ClickUp
قالب تتبع الفاتورة ClickUp
النموذج قالب تتبع الفاتورة ClickUp يمنحك طريقة مرنة لمتابعة فواتيرك.
في عرض قائمة القالب، يمكنك إضافة كل فاتورة كمهمة وتتبع التفاصيل الرئيسية مثل معلومات العميل ونوع الدفع والحالة (غير مدفوعة أو متأخرة أو مدفوعة). ومن خلال تحديد تواريخ الاستحقاق لكل فاتورة، ستعرف دائمًا متى يلزم المتابعة.
يتميز هذا القالب متوسط المستوى أيضًا بعرض اللوحة، بحيث يمكنك نقل الفواتير بسهولة من خلال سير عملك، مع الحفاظ على كل شيء منظمًا حسب الحالة.
بالإضافة إلى ذلك، تتيح لك طريقة عرض التقويم تصور تواريخ الاستحقاق القادمة، ويمكنك تعديلها ببساطة عن طريق سحب المهام. وأخيرًا، تساعدك طريقة عرض الجدول الزمني على تتبع الفواتير حسب العميل، مما يمنحك نظرة عامة واضحة على المواعيد النهائية مع مرور الوقت.
مع انقر فوق الدماغ ، يمكنك أتمتة تتبع الفواتير بشكل أكبر - مثل إعداد تذكيرات عند اقتراب موعد استحقاق الفاتورة أو عند التأخر في دفعها. يمكن أن تساعد الأداة التي تعمل بالذكاء الاصطناعي أيضًا في تبسيط مهام المتابعة، مثل إخطار أعضاء الفريق أو العملاء المعنيين بالفواتير المستحقة.
⚡️Ideal ل: الوكالات التي تتطلع إلى تتبع فواتير العملاء المتعددة والمواعيد النهائية وحالات الدفع في مكان واحد
3. قالب طلب عرض أسعار ClickUp
قالب طلب عرض أسعار ClickUp
قوالب عرض الأسعار تجعل من السهل جمع عروض أسعار احترافية من البائعين أو الموردين المحتملين. و نموذج طلب عرض الأسعار (RFQ) من ClickUp يأخذ الأمر إلى أبعد من ذلك، حيث يقدم صفحة ويكي ملائمة للمبتدئين لتبسيط العملية.
يتضمن القالب مساحات لشعار شركتك واسمها وعنوانها، بالإضافة إلى التفاصيل الرئيسية مثل التاريخ ورقم عرض الأسعار ومعرف العميل. يمكنك أيضًا تخصيصه بتعليمات خاصة وشروط الدفع والضرائب ومتطلبات أخرى.
يحتوي القالب بالإضافة إلى ذلك على جدولين: أحدهما لتنظيم تفاصيل البائع، بما في ذلك اسم مندوب المبيعات ورقم طلب الشراء وتفاصيل الشحن (مثل الطريقة والتاريخ ونقطة التسليم على ظهر السفينة FOB). والثاني للتسعير التفصيلي، والذي يعرض الكميات وأسعار الوحدات والمجاميع.
⚡️Ideal لـ: الشركات التي تسعى إلى جمع عروض أسعار البائعين ومقارنتها بكفاءة لضمان أفضل قيمة لمشاريعها
4. انقر فوق قالب فاتورة النقل بالشاحنات
قالب فاتورة النقل بالشاحنات ClickUp
نموذج الفاتورة قالب فاتورة النقل بالشاحنات ClickUp هو تخطيط مناسب للمبتدئين لشركات النقل بالشاحنات لإنشاء وتتبع فواتير خدماتها على صفحة ويكي يمكن الوصول إليها.
يمكنك بسهولة إدخال تفاصيل شركتك، بالإضافة إلى المعلومات الأساسية مثل رقم الفاتورة وشروط الدفع. بالإضافة إلى ذلك، يتيح لك القالب تضمين رقم الرحلة ورقم سائق الشاحنة واسم السائق، ويتميز بجدول لتقسيم الأنشطة والأسعار والمجاميع.
يجعل حقل "جعل الشيكات مستحقة الدفع إلى" من السهل على العملاء معرفة مكان إرسال المدفوعات.
إذا احتجت في أي وقت إلى توضيح بشأن سعر أو مدة الدفع أو أي تفاصيل أخرى، يمكنك استخدام انقر فوق الدردشة للحصول على إجابات سريعة من فريقك - دون الحاجة إلى التبديل بين المنصات المختلفة أو فقدان مسار المهمة التي بين يديك.
⚡️Ideal لـ: شركات النقل بالشاحنات التي ترغب في تتبع تفاصيل الرحلة وأسعار الخدمة وحالات الدفع كلها في صفحة واحدة
5. قالب نموذج طلب منتج ClickUp
قالب نموذج طلب منتج ClickUp
قوالب نموذج الطلب هي المفتاح لإدارة وتتبع حركة المنتج. و قالب نموذج طلب المنتج ClickUp ليس استثناءً.
يتضمن هذا القالب الملائم للمبتدئين نموذجًا مركزيًا للعملاء لتقديم طلباتهم من خلال موقعك الإلكتروني أو متجرك الإلكتروني. فهو يلتقط جميع التفاصيل الرئيسية، مثل فئة المنتج والكمية ومعلومات التسليم وطرق الدفع، باستخدام مزيج من الحقول النصية وخيارات القائمة المنسدلة المرمزة بالألوان لسهولة الاختيار.
بمجرد تقديم الطلب، يظهر في "قائمة الطلبات الجديدة" في القالب. من خلال الحقول المخصصة لمراقبة نوع العميل (D2C، C2B، B2G، إلخ)، ونوع الطلب (بالجملة أو التجزئة)، وتفاصيل الشحن، يمكنك تصور كل شيء في لمحة. تتضمن هذه القائمة أيضًا معادلات مدمجة لحساب السعر الإجمالي وتتبع عدد الأيام التي مرت منذ تقديم الطلب.
للحصول على نهج مرئي أكثر، يمكنك التبديل إلى لوحة "حالة الطلب"، التي تنظم الطلبات حسب حالتها، مما يساعدك على البقاء على اطلاع على تقدم الطلبات.
بالإضافة إلى ذلك، يمكن تتبع أي مشكلات متعلقة بالطلب (مثل التأخير أو الطرود المفقودة أو المنتجات المفقودة) في قائمة "مشكلات الطلب"، بالإضافة إلى أي ملاحظات أو تعليقات من العملاء.
إذا كنت تدير عقود المشتريات كجزء من عملية الطلب، يمكن أن يساعدك ClickUp أيضًا في تتبع شروط هذه العقود. ويضمن هذا التكامل أن الطلبات والعقود والمدفوعات كلها متوائمة.
⚡️Ideal من أجل: شركات التجارة الإلكترونية أو شركات البيع بالتجزئة التي تتطلع إلى تبسيط دورة معالجة الطلبات وتنفيذها
6. قالب طلب الشراء والمخزون ClickUp
قالب طلب الشراء والمخزون ClickUp
قوالب طلبات الشراء ضرورية للبقاء منظمًا عند موازنة الطلبات الواردة مقابل المخزون الحالي. و قالب طلب الشراء والمخزون ClickUp يجعل من السهل إبقاء كل شيء على المسار الصحيح. إنه مقسم إلى مجلدين فرعيين يسهل التنقل فيهما: "المخزون" و"طلبات الشراء"، وكلاهما يقدمان طرق عرض قائمة ولوحة لتتناسب مع أسلوب سير عملك.
في المجلد الفرعي "المخزون"، يمكنك التحقق بسرعة من مستويات مخزونك حسب الحالة إلى جانب الأولوية وتواريخ الاستحقاق، حتى تعرف دائمًا ما يحتاج إلى الاهتمام أولاً.
يساعدك المجلد الفرعي "طلبات الشراء" على البقاء على رأس طلباتك من خلال السماح لك بتنظيمها وترتيب أولوياتها وتتبعها بطريقة سهلة.
ولمزيد من التحكم، يمكنك دمج مجلد "طلبات الشراء" الفرعي أداة برمجية لتحليل المشتريات لتتبع الاتجاهات والإنفاق وأنماط المخزون.
⚡️Ideal لـ: مديري خدمات المشتريات الذين يبحثون عن قوالب المخزون لتجنب نفاد المخزون أو التخزين الزائد
7. قالب فاتورة تجارية PDF من IncoDocs
عبر IncoDocs إن قالب فاتورة تجارية PDF من IncoDocs يبسط عملية إعداد الفواتير من خلال تنظيم جميع التفاصيل المهمة التي تحتاجها في مستند واحد واضح ومختصر.
من المعلومات الأساسية للفاتورة مثل الرقم والتاريخ إلى تفاصيل الاتصال الشاملة بالبائع والمشتري، فإن القالب يحسب جميع البيانات الأساسية. كما يتضمن أيضًا تفاصيل الشحنات مثل طريقة النقل وأوصاف المنتج ورموز النظام المنسق (النظم المنسقة)، بحيث تكون معاملاتك موثقة جيدًا ومتوافقة.
ومع وجود أقسام مدمجة لشروط الدفع والتأمين والتفاصيل المصرفية، فإن التصميم يمهد الطريق لمعاملات سلسة.
⚡️Ideal من أجل: البائعين الدوليين الذين يتطلعون إلى إنشاء فواتير واضحة ومتوافقة لسهولة التخليص الجمركي ومعالجة الدفع
8. قالب الفاتورة التجارية من كويك بوكس
عبر كويك بوكس ال قالب الفاتورة التجارية من كويك بوكس مصمم لجعل الفواتير سلسة وفعالة، مما يساعدك على تسجيل التفاصيل الأساسية بسرعة مثل معلومات شركتك ورقم الفاتورة وتاريخ استحقاق الدفع. إنه مثالي للاستخدام دون اتصال بالإنترنت أو إذا كنت تريد طباعة فاتورتك في Excel أو Word أو PDF.
في قسم المنتج/الخدمة، يمكنك بسهولة سرد وصف كل عنصر والكمية والسعر والتكلفة الإجمالية لكل صنف، مما يضمن الدقة في الفوترة. يختتم قسم الملخص كل شيء بحسابات واضحة للمجاميع الفرعية والخصومات والضرائب والرصيد النهائي المستحق.
هل تحتاج إلى إضافة لمسة شخصية أو تعليمات إضافية؟ هناك مساحة لذلك أيضًا.
⚡️Ideal ل: رواد الأعمال أو أصحاب الأعمال الحرة الذين يبيعون منتجات مادية أو يقدمون خدمات على أساس مشروع
9. قالب الفاتورة التجارية من Xero
عبر زيرو إن قالب الفاتورة التجارية من Xero هو حل فواتير PDF لكل من الأعمال التجارية المسجلة وغير المسجلة في ضريبة السلع والخدمات. يوفر إصدارين: أحدهما للأغراض الضريبية والآخر للفواتير القياسية.
يتضمن كلا الإصدارين معلومات الاتصال بشركتك وتفاصيل الفاتورة الرئيسية ومعلومات المستلم. في قسم المنتج، يمكنك سرد العناصر المشحونة أو الخدمات المقدمة مع الكمية والسعر. يعرض الملخص إجمالي المستحق ويتضمن مساحة للملاحظات الإضافية.
بالنسبة للشركات المسجلة في ضريبة السلع والخدمات المسجلة في ضريبة السلع والخدمات، يحسب القالب بالإضافة إلى ذلك ضريبة السلع والخدمات لكل حزمة تسليم ويعرض إجمالي مبلغ ضريبة السلع والخدمات، مما يضمن الامتثال للوائح الضريبية.
⚡️Ideal من أجل: الشركات الناشئة المسجلة في ضريبة السلع والخدمات التي تحتاج إلى إدارة حسابات الضرائب وإصدار فواتير متوافقة مع الضريبة
10. قالب الفاتورة التجارية الدولية بواسطة فاتورة بسيطة
عبر فاتورة بسيطة الـ قالب الفاتورة التجارية الدولية بواسطة فاتورة بسيطة مثالي للشركات التي تتطلع إلى تبسيط الفواتير العالمية مع الحفاظ على الامتثال والدقة.
يضمن لك هذا القالب تغطية كل ما هو ضروري، بدءًا من تفاصيل الفواتير مثل الأرقام والتواريخ إلى النقاط الدقيقة مثل أوصاف المنتج والكميات والأسعار.
بالإضافة إلى ذلك، يمكنك بسهولة تطبيق الضرائب والخصومات ورسوم الشحن/المناولة، مما يضمن لك عملية سلسة سواء كنت تتعامل مع عملاء محليين أو دوليين.
⚡️Ideal ل: شركات الاستيراد التي تحتاج إلى طريقة بسيطة ومتوافقة لإنشاء فواتير للمعاملات العالمية
11. قالب فاتورة تجارية فارغة من فليكسبورت
عبر فليكسبورت إن قالب فاتورة تجارية فارغة من فليكسبورت مثالي للشركات التي تتعامل مع الفواتير الدولية.
يبدأ بتفاصيل الفواتير الأساسية مثل رقم الفاتورة وتاريخها، متبوعًا بأقسام لمعلومات المورد والمستورد، بما في ذلك أسماء الشركات وعناوينها.
يتضمن قسم المنتج تفاصيل أساسية مثل أرقام طلبات الشراء ووحدات حفظ المخزون والكميات وأسعار الوحدات والقيم الإجمالية، مما يسهل تتبع التكاليف وحسابها.
من أجل الامتثال الجمركي، يتضمن النموذج أيضًا محتوى المواد وبلد المنشأ لكل صنف. وأخيرًا، يعرض قسم الملخص القيمة الإجمالية للبضائع بالدولار الأمريكي، مما يضمن تنظيم كل شيء وتوافقه مع لوائح التجارة الدولية.
⚡️Ideal لـ: الشركات العاملة في مجال التصنيع أو التوزيع بالجملة التي تقوم بتصدير البضائع دوليًا
تعقب مدفوعاتك بسرعة مع قوالب الفواتير التجارية من ClickUp
تعد قوالب الفواتير التقليدية رائعة لسرد ما تتقاضاه، لكن الفواتير ليست سوى نصف المعركة. استلام المدفوعات هو المكان الذي تتم فيه الصفقة بالفعل. وهنا يمكن ل ClickUp أن يجعل حياتك أسهل.
فمع قوالب الفواتير التجارية من ClickUp، لا تتوقف عند إرسال الفواتير؛ بل يمكنك تتبعها وإدارتها كلها في مكان واحد. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك التبديل بين القوائم ولوحات كانبان للاطلاع على الطلبات الواردة وتتبع مستويات المخزون ومراقبة مشكلات الطلبات - كل ذلك من خلال نافذة واحدة.
هل تحتاج إلى إرسال تذكير بالدفع؟ قم بأتمتة عمليات المتابعة. هل تريد مزامنة بيانات الفواتير مع CRM أو أدوات إدارة المشروع؟ تم ذلك.
والجزء الأفضل؟ هذه القوالب لا تكلف شيئاً. اشترك في ClickUp مجاناً وتحكم في فواتيرك - تتبع الفواتير وإدارتها والحصول على مستحقاتك بشكل أسرع.