لقد انتهيت للتو من صياغة بريدك الإلكتروني وفجأة صادفت حقلي CC و BCC.
ثم ينبثق سؤال في رأسك: "لمن يجب أن أرسل نسخة مخفية من هذا البريد الإلكتروني؟
لقد مررنا جميعاً بهذا الموقف.
معرفة متى يجب استخدام نسخة مخفية أو نسخة مخفية ثانية يمكن أن يكون له تأثير كبير على كيفية تلقي رسائلك الإلكترونية.
خطوة واحدة خاطئة، وقد ينتهي بك الأمر بمشاركة معلومات حساسة مع الأشخاص الخطأ، أو الأسوأ من ذلك - استبعاد شخص يجب أن يكون مشمولاً (مثل رئيسك في العمل!).
في هذه المدونة، سوف نتطرق في هذه المدونة إلى جوهر الخلط بين CC و BCC ونوضح متى يجب عليك استخدام أي من المصطلحين.
وكمكافأة إضافية، يمكنك توقع بعض الأدوات والموارد المفيدة لمساعدتك في صقل مهاراتك في إرسال البريد الإلكتروني.
فهم حقول البريد الإلكتروني: حقل "إلى"
حقل "إلى" في البريد الإلكتروني هو المكان الذي تضع فيه المستلمين الأساسيين.
هؤلاء هم الأشخاص الذين تريد التواصل معهم مباشرة. إنهم المستلمون الرئيسيون لرسالتك. عندما ترسل بريدًا إلكترونيًا، تكون عناوين البريد الإلكتروني هذه مرئية لكل من يتلقاها.
يعد حقل "إلى" طريقة رائعة للحفاظ على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك مهذبة ومهنية. لتجنب إرسال رسائل بريد إلكتروني غير مرغوب فيها، قم بحصر قائمة العناوين "إلى" في الأشخاص المعنيين مباشرةً فقط.
ولكن ماذا لو أردت تضمين الآخرين دون أن تجعلهم محور التركيز الأساسي؟
هنا يأتي دور حقلي CC (نسخة كربونية) و BCC (نسخة كربونية عمياء). فهما يسمحان لك بإرسال البريد الإلكتروني إلى مستلمين إضافيين بشكل سري. باستخدام حقل محدد، يمكنك أيضًا إدارة الردود والمواضيع الجارية بشكل أفضل.
ما هو حقل CC في البريد الإلكتروني؟
CC تعني نسخة كربونية. تُستخدم لإرسال نسخة من رسالة بريد إلكتروني إلى مستلمين آخرين. هؤلاء ليسوا المستلمين الأساسيين بل الأشخاص الموجودين على الهامش الذين لا يزالون بحاجة إلى رؤية البريد الإلكتروني والردود على البريد الإلكتروني.
على سبيل المثال، إذا كنت تقوم بالرد على عميل تديره مباشرة، فقد تظل بحاجة إلى إبقاء مديرك في نسخة CC للمحادثات المهمة المتعلقة بتكلفة الخدمات أو أي تصعيدات.
عند استخدام "نسخة إلى"، تكون جميع عناوين البريد الإلكتروني في هذا الحقل مرئية لكل من يتلقى البريد الإلكتروني. هذه الشفافية مفيدة للحفاظ على تواصل واضح.
متى يتم استخدام CC؟
تستخدم حقل "نسخة إلى" في البريد الإلكتروني عندما تريد إبقاء "الأطراف المعنية" الأخرى في الحلقة.
CC مفيد أيضًا عند إرسال رسالة إلى فريق. فهو يسمح لك بإضافة عدة أشخاص دون جعلهم محور التركيز الرئيسي.
تساعد معرفة وقت استخدام CC في الحفاظ على سلاسل رسائل البريد الإلكتروني منظمة وعلى المسار الصحيح.
💡 نصيحة احترافية: استخدام صناديق البريد الوارد المشتركة لتحسين تواصل الفريق. يتيح ذلك تحسين التعاون ومشاركة المعرفة حيث يمكن لأعضاء الفريق الوصول بسهولة إلى المحادثات والمشاريع الجارية والمساهمة فيها.
ما هو BCC في البريد الإلكتروني؟
BCC تعني نسخة كربونية عمياء. يمكنك استخدام حقل BCC في البريد الإلكتروني للتواصل مع أكثر من مستلم واحد دون أن يرى كل منهم عناوين الآخرين.
يساعد هذا الحقل في الحفاظ على خصوصية عناوين البريد الإلكتروني وأمانها. عند إرسال بريد إلكتروني باستخدام "BCC"، لا يمكن للمستلمين رؤية عناوين المستلمين الآخرين.
متى يتم استخدام BCC؟
أنت تستخدم BCC لأحد أمرين: للحفاظ على خصوصية عناوين البريد الإلكتروني (مثلما تريد أثناء إرسال رسائل بريد إلكتروني جماعية) أو لوضع علامة على الأشخاص في رسائل البريد الإلكتروني دون إعلام المستلمين الآخرين.
BCC مفيد أيضًا في التواصل المهني. لنفترض أنك ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى العديد من المتقدمين للوظائف، وتدعوهم لحضور الجولة الأولى من المقابلات. يمكنك استخدام "BCC" فهو يبقي الأمور مرتبة ويتيح لك الحفاظ على البريد الإلكتروني مهنيًا وشخصيًا في نفس الوقت.
اقرأ أيضًا: كيفية إنشاء قوالب البريد الإلكتروني في Gmail .
CC مقابل BCC: كيف تعرف أيهما تستخدم؟
لكل من CC و BCC أغراض مختلفة.
إليك ما يجب أن تضعه في اعتبارك عند تحديد الحقل الذي يجب استخدامه.
1. أهمية ما يفضله المستلم
من الحكمة التفكير دائمًا في الطريقة التي يفضلها المستلمون لتلقي رسائل البريد الإلكتروني. قد يرغب البعض في الشفافية، بينما يقدر البعض الآخر الخصوصية.
استخدم نسخة إلى أولئك الذين يجب تضمينهم بشكل واضح. فهم مهمون للمحادثة. أخيرًا وليس آخرًا، يجب أن تتحقق من أن الأشخاص الذين تمت إضافتهم إلى نسخة إلى نسخة إلى (CC) لهم صلة بالمحادثة لتجنب رسائل البريد الإلكتروني غير الضرورية.
ومع ذلك، كقاعدة عامة، إذا لم تكن متأكدًا من تفضيلهم، فانتقل إلى نسخة مخفية لتجنب أي سوء فهم.
💡 نصيحة احترافية: يساعد استخدام نسخة مخفية مخفية من الرسالة أيضًا على تقليل مخاطر الردود غير المتوقعة "الرد على الكل"، والتي غالبًا ما تؤدي إلى رسائل البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها والارتباك.
2. احترام الخصوصية
الخصوصية أمر بالغ الأهمية، خاصة عند الإرسال إلى عدة مستلمين لا يعرفون بعضهم البعض.
يعرض CC جميع العناوين، مما يجعل من الواضح من هم المشمولين. أما BCC فتبقي العناوين مخفية، مما يضمن الخصوصية.
عند التعامل مع المعلومات الحساسة، يجب أن تكون نسخة مخفية (BCC) هي الخيار المفضل لديك.
3. عدد المستلمين
تعمل ميزة *CC بشكل جيد لرسائل البريد الإلكتروني إلى مجموعة صغيرة ومعروفة لأنها تعزز التواصل المفتوح. في حين أن العكس صحيح بالنسبة لـ BCC، حيث يكون مفيدًا جدًا عند إرسال رسائل بريد إلكتروني إلى قائمة من الأشخاص.
نوصي باستخدام حقل BCC إذا كنت ترسل رسالة إخبارية عبر البريد الإلكتروني أو تدير حملة تسويق جماعية عبر البريد الإلكتروني. الفكرة هي تجنب كشف قائمة طويلة من عناوين البريد الإلكتروني للمستلمين الآخرين.
💈مكافأة: ألقِ نظرة على أفضل برامج إدارة البريد الإلكتروني لعام 2024 لتحويل صندوق بريدك الوارد الفوضوي إلى مساحة عمل منتجة.
تبسيط إدارة البريد الإلكتروني باستخدام ClickUp
لقد استخدمنا جميعاً مزودي خدمات بريد إلكتروني مختلفين، ومعظمها متشابه إلى حد كبير من حيث الوظائف. تكمن المشكلة في معظم هذه الأدوات في أنها ليست مصممة لتحقيق التواصل والتعاون الأمثل.
على سبيل المثال، عادةً ما تستخدم الفرق عادةً تطبيق بريد إلكتروني لقراءة وإرسال رسائل البريد الإلكتروني قبل الانتقال إلى أداة مختلفة تماماً للتواصل الفوري. وغالباً ما يكون ذلك غير ضروري ويؤدي إلى محادثات مجزأة في مساحات عمل متعددة.
ماذا لو كان بإمكانك إرسال رسائل البريد الإلكتروني، وإدارة مشروعك، والتحقق من مهامك، والتعاون مع فريقك - كل ذلك في مكان واحد؟ مع ClickUp، يمكنك ذلك.
ميزات إدارة البريد الإلكتروني في ClickUp
بالإضافة إلى إمكانيات إدارة المشاريع، يتيح لك ClickUp إرسال واستقبال وإدارة رسائل البريد الإلكتروني مباشرةً داخل المنصة، مما يجعلها أداة قوية لإدارة البريد الإلكتروني.
يمكنك أيضًا استخدام خياري CC و BCC للتحكم في الرؤية والخصوصية، بالإضافة إلى العديد من الميزات الأخرى التي تمت مناقشتها سابقًا.
- إرسال واستقبال رسائل البريد الإلكتروني: يمكنك تمكينإمكانية البريد الإلكتروني في ClickUp من ClickApps لإرسال رسائل البريد الإلكتروني دون تبديل علامات التبويب. تسمح لك هذه الميزة بإرسال رسائلك وردودك مباشرةً من ClickUp. يمكنك أيضًا تلقي رسائل البريد الإلكتروني وربطها بالمهام ذات الصلة، مما يحافظ على تنظيم اتصالاتك وقابليتها للتنفيذ
استخدام أدوات إدارة البريد الإلكتروني من ClickUp للتعامل مع البريد الإلكتروني بشكل مبسط وفعال
- إدارة مشروع البريد الإلكتروني: تقدم ClickUpإدارة مشروع البريد الإلكتروني مع حل آليإدارة صندوق الوارد. يمكنك البقاء على رأس مهام إرسال البريد الإلكتروني الخاص بك دون الحاجة إلى نسخ ولصق. يضمن لك تسجيل جميع المعلومات ذات الصلة في مهامك
- أتمتة العمليات: استخدمأتمتة النقر فوق الأتمتة لأتمتة مهام البريد الإلكتروني المتكررة، مثل إرسال التذكيرات أو الإشعارات أو المتابعات، مما يوفر وقتك لمزيد من العمل الاستراتيجي. يمكن أن تساعد هذه الأتمتة في تبسيط سير العمل وتقليل الجهد اليدوي
أتمتة مهامك المتكررة وتوفير الوقت باستخدام أتمتة ClickUp Automation
- إرفاق رسائل البريد الإلكتروني بالمهام: أحضر محادثات البريد الإلكتروني بأكملها إلى مهمة. من خلالإدارة مهام البريد الإلكتروني، يمكنك بسهولة مناقشة التفاصيل مع فريقك والاحتفاظ بجميع المعلومات ذات الصلة في مكان واحد
- إدارة مركزية: من خلال إدارة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك داخل ClickUp، يمكنك الاحتفاظ بمحادثاتك بجانب الأعمال ذات الصلة. هذا التكامل يوفر الوقت ويساعد فريقك في الحفاظ على التنسيق بين أعضاء فريقك
بالإضافة إلى ذلك، استخدم موارد مثل قالب أتمتة البريد الإلكتروني الخاص ب ClickUp لأتمتة رسائل البريد الإلكتروني والمهام بناءً على الحقول المخصصة أو عمليات إرسال النماذج أو أحداث المهام.
أتمتة البريد الإلكتروني
باستخدام هذا القالب، يمكنك
- تحديد عمليات أتمتة البريد الإلكتروني: تحديد رسائل البريد الإلكتروني التي تحتاج إلى التشغيل التلقائي وتحديد الإجراءات المحددة المطلوبة لكل منها
- إنشاء مشغلات الأتمتة: إعداد القواعد أو الشروط التي ستبدأ إرسال رسائل البريد الإلكتروني الآلية بناءً على أحداث أو معايير محددة
- تحسين أتمتة البريد الإلكتروني: قم بمراجعة عمليات الأتمتة وتعديلها بانتظام للتأكد من كفاءتها وفعاليتها وتوافقها مع أهدافك
💈مكافأة: تحقق من بعض حيل Gmail المفيدة لتعزيز إدارة بريدك الإلكتروني.
فوائد استخدام ClickUp لإدارة البريد الإلكتروني
إرسال رسائل البريد الإلكتروني وإدارتها ضمن منصة واحدة شاملة مع ميزات إدارة البريد الإلكتروني من ClickUp
- إنتاجية أفضل: معتكامل البريد الإلكتروني ClickUpيمكنك دمج Gmail مع ClickUp لإدارة رسائل البريد الإلكتروني والمهام بكفاءة في مكان واحد. فهو يقلل من الوقت المستغرق في التبديل بين التطبيقات ويركز على إنجاز العمل
- تنظيم سهل في متناول يدك: اربط رسائل البريد الإلكتروني بالمهام، وأخطر فريقك وقم بتعيين المهام بناءً على رسائل البريد الإلكتروني المستلمة. إنه يحافظ على تنظيم كل شيء ويضمن سير كل شيء بسلاسة
- تعزيز التعاون: ضع علامة على فريقك في رسائل البريد الإلكتروني,تعيين التعليقاتوإدارة الردود دون مغادرة ClickUp. تعزز هذه الميزة العمل الجماعي وتبقي الجميع على نفس الصفحة
- تواصل سلس مع القوالب: استخدم القوالب والتوقيعات ذات الصلة لتبسيط التواصل. وهي مفيدة بشكل خاص لدعم العملاء وتتبع مقدمي الطلبات
- آمن ومتوافق: يوفر ClickUp ميزات أمان قوية لضمان أن تكون اتصالاتك عبر البريد الإلكتروني آمنة ومتوافقة مع معايير الصناعة
- جدولة البريد الإلكتروني: جدولة جميع الاتصالات المستقبلية والتأكد من أن كل بريد إلكتروني شخصي
متى تستخدم CC و BCC في ClickUp
- CC للشفافية: استخدم حقل CC لإبقاء الأطراف المعنية الأخرى على اطلاع. تعد استراتيجيات إدارة البريد الإلكتروني هذه مثالية للتواصل مع أكثر من مستلم واحد
- نسخة مخفية للخصوصية: يحمي حقل BCC خصوصية المستلمين. استخدمه عند إرسال رسائل بريد إلكتروني إلى أشخاص لا يعرفون بعضهم البعض أو عند تشغيل حملة بريد إلكتروني جماعية (حيث تريد حماية تفاصيل الاتصال في قائمة البريد الإلكتروني الخاصة بك)
اقرأ المزيد: استكشف بدائل Google Workspace لتلبية احتياجاتك من البريد الإلكتروني وإدارة المشاريع.
فكّر بشكل أفضل، اكتب رسائل بريد إلكتروني أكثر ذكاءً في ClickUp
ثلاثة من كل خمسة محترفين يفضلون استخدام البريد الإلكتروني للتواصل.
ولكن إليك الأمر - معظم الأشخاص يعبثون في حقلي CC و BCC لأنهم غير متأكدين من أدوار المستلمين. ليتنا نستطيع فقط تتبع مشاريعنا وإدارة المهام وإرسال رسائل البريد الإلكتروني للأشخاص على منصة واحدة.
الخبر السار هو أن ClickUp يقوم بذلك وأكثر!
على سبيل المثال، إذا كنت تكره صندوق البريد الإلكتروني المكتظ، يمكنك الحفاظ على تنظيم الأمور باستخدام ClickUp. تساعدك هذه الأداة على تحديد أولويات رسائل البريد الإلكتروني المهمة وتقلل من وقت الرد، مما يؤدي إلى نهج صندوق الوارد - صفر .
يدعم ClickUp أيضًا تكامل Gmail، بحيث يتم إرسال إشعارات لك دائمًا بشأن المهام المعلقة والمتابعة. بالإضافة إلى ذلك، تمتلك ClickUp ذكاءً اصطناعيًا خاصًا بها يساعدك في صياغة رسائل البريد الإلكتروني، وتحويل تلك الرسائل إلى مهام قابلة للتنفيذ، وتزويدك بالمعلومات كلما بحثت عن كلمة رئيسية. اشترك في ClickUp اليوم اختبر معرفتك الجديدة CC/BCC، وأرسل تلك الرسائل الإلكترونية الرائعة.