اللجنة التوجيهية: ما هي، وسبب أهميتها، وكيفية إدارتها

عندما يتعلق الأمر بالعمليات المعقدة مثل المشاريع، من السهل أن تضيع في التفاصيل وتتجاهل الصورة الأوسع. فأنت بحاجة إلى قوة للإشراف على المشاريع وتوجيهها وإبقائها على المسار الصحيح. نظرًا لأن مدير المشروع هو الأكثر احتياجًا في الميدان، فغالبًا ما لا تتوفر لديه الموارد المتاحة لاتخاذ القرارات الكبرى. هذا هو دور اللجنة التوجيهية. ✨

على الرغم من المسؤوليات الحاسمة التي تضطلع بها اللجنة التوجيهية، إلا أن القليل من الناس يدركون ما يقوم به أعضاؤها وسبب أهميتهم. تهدف هذه المقالة إلى تغيير ذلك. ستقرأ عن الغرض من اللجنة التوجيهية وهيكلها ومسؤولياتها. كما سنشارك أيضاً نصائح لبناء لجنة توجيهية فعالة وإدارتها.

ما هي اللجنة التوجيهية؟

اللجنة التوجيهية هي مجلس استشاري يتخذ القرارات على المستوى الكلي للمشاريع أو المنظمات، ويوجهها في الاتجاه الاستراتيجي الصحيح. 🧭

تتكون اللجنة عادةً من أفراد متنوعين لا يشاركون في الأنشطة اليومية ولكن لديهم مصلحة كبيرة في نجاح المشروع أو المنظمة. قد يشمل هؤلاء مديري الأعمال والخبراء المتخصصين وحتى المستخدمين النهائيين.

هناك العديد من أنواع اللجان التوجيهية. بعضها يتضمن:

• اللجان التنفيذية
• لجان توجيه المشاريع
• لجان الخصوصية
• اللجان غير الربحية

تختلف أدوار ومسؤوليات اللجان التوجيهية بناءً على البرامج التي تحكمها . بشكل عام، يجتمعون كل فترة لمناقشة الموضوعات الهامة واتخاذ قرار بشأن أفضل الخطوات التالية. ويتعاونون مع مديري المشاريع، وهم المسؤولون عن تنفيذ قرارات اللجنة.

نصيحة احترافية: سواء كنت تخطط لاجتماع اللجنة التوجيهية أو تنسق التغييرات لإنجاح المشروع، استخدم برنامج إدارة المشروع مثل ClickUp لضمان أن تكون جهودك مثمرة وفعالة. يجعل ClickUp من السهل التعاون مع فرق المشروع في أي عمل ويوفر لك كل الوقت والجهد.

أهمية اللجان التوجيهية في إدارة المشاريع والغرض منها

إن وجود مجلس من أصحاب السلطة وكبار أصحاب المصلحة لتوجيه إدارة المشروع في الاتجاه الصحيح يضع الأساس للنجاح. ستكتشف أدناه الفوائد الرئيسية التي تحققها اللجان التوجيهية:

1. التخطيط الاستراتيجي: اتباع أحد أهممبادئ إدارة المشاريعتقوم اللجنة بمواءمة المشروع مع أهداف المنظمة. من خلال القيام بذلك، فإنها تساهم في تحقيق الفعاليةإدارة الموارد وتحديد أولويات المهاموالتأكد من أنها تعمل لصالح الطرفين
2. اتخاذ قرارات مستنيرة: تضم اللجنة أفرادًا ذوي خبرات وتجارب ووجهات نظر متنوعة. يتيح لهم هذا التنوع إنتاج الحلول والاستراتيجيات المثلى التي تعود بالنفع على الجميع
3. تعزيز التواصل: إن دور اللجنة هو ضمان أن جميعأصحاب المصلحة المعنيين على علم بخطة المشروع والتقدم المحرز فيه. وبهذه الطريقة، فإنه يعزز ثقافة الشفافية والثقة
4. القدرة على التكيف مع التغييرات: بفضل استراتيجيتها للتخفيف من المخاطر وخبرتها المشتركة، فإن اللجان التوجيهية قادرة على حل النزاعات. ويمكنها أيضًا اتخاذ قرارات سريعة لتعديل المشروع في ضوء المعلومات الجديدة
5. تحسين الأداء: من خلال إدارة المشروع وتقديم دعم الخبراء في أوقات الحاجة، تزيد اللجان التوجيهية من كفاءة وجودة المشروع

قراءة إضافية: اطلع على أفضل نماذج حوكمة المشاريع لفريقك

أدوار ومسؤوليات أعضاء اللجنة التوجيهية ## أدوار ومسؤوليات أعضاء اللجنة التوجيهية

تختلف اللجان التوجيهية باختلاف طبيعة المنظمة أو المبادرة. فقد تضم متعاونين داخليين وخارجيين يؤدون وظائف مختلفة، مثل

• التنفيذيون: قادة رفيعو المستوى يوجهون استراتيجية المنظمة
• كبار المدراء: قادة الوساطة بين المدراء التنفيذيين والإدارات
• مدراء الأعمال: الأفراد الذين يمثلون أهداف العمل في وحدات محددة
• رؤساء الأقسام: الأفراد الذين يقودون موظفي الأقسام المشاركين في المشروع
• الخبراء المتخصصون: شخصيات ذات سلطة في مجال عملهم ممن لديهم معرفة متخصصة ويقدمون التوجيهاتضمان اتخاذ القرارات المبنية على الحقائق
  • كبار الموردين: الأفراد الذين يديرون سلسلة التوريد والمشاركين الخارجيين
• المستثمرون: الأفراد الذين يقدمون الدعم المالي للمبادرة أو المنظمة
• ممثلو العملاء أو ممثلي العملاء: الأفراد الذين يستمدون قيمة من النتيجة ويكونون مسؤولين عن التعبير عن احتياجات المستخدمين وتوقعاتهم

تشارك اللجنة التوجيهية للمشروع على كل مستوى من مستويات المشروع. وتشمل مسؤولياتها الرئيسية الخمس ما يلي:

1. تحديد النتائج والنطاق

يتعلق القرار الأول للجنة التوجيهية بالنتائج المثالية للمشروع. ويحدد هذا القرار الغرض من العملية برمتها ويوجه القرارات المستقبلية.

بعد ذلك، تقوم اللجنة بتحديد نطاق المشروع - الموارد والمخرجات والقيود وأي عوامل أخرى حاسمة بالنسبة لـ تخطيط المشروع . كما أنها تحدد أهداف المشروع، وهي أهداف طموحة ولكنها واقعية أيضًا. وفي النهاية، تحدد مقاييس المشروع التي تشير إلى نجاحه. ⭐

نصيحة احترافية: ال نموذج نطاق عمل ClickUp إطار عمل متين لتحديد أساسيات أي مشروع. فهو يبسط تخطيط تقدم المشروع والتواصل مع أصحاب المصلحة.

قم بتوثيق جميع الجوانب الرئيسية لمشروعك باستخدام قالب نطاق العمل الخاص ب ClickUp

/ctaBtn/الأخضر https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-3306144 قم بتنزيل هذا القالب /%ctaBtntn/

2. وضع الجداول الزمنية والميزانيات أو الموافقة عليها

كجزء من نطاق المشروع، تناقش اللجنة الموارد اللازمة لتنفيذ المشروع، مثل رأس المال والموظفين والوقت، كجزء من نطاق المشروع. 💰

عادةً ما يقترح مديرو المشروع الميزانية الأولية والجدول الزمني للمشروع، لكن خبراء اللجنة يقدمون المشورة ويكونون مسؤولين عن الموافقة على الميزانية والجدول الزمني النهائي للمشروع. ويتعين على اللجنة أيضاً الموافقة على أي طلبات تغيير قبل أن تصبح سارية المفعول.

نصيحة للمحترفين: يمكن لمديري المشاريع استخدام قالب مقترح ميزانية ClickUp لتلخيص التكاليف المتوقعة للمبادرة وطلب التمويل من اللجنة التوجيهية للمشروع.

قم بإنشاء طلب تمويل قوي للجنة التوجيه باستخدام قالب مقترح ميزانية ClickUp الخاص بـ ClickUp

/ctaBtn/الأخضر https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-6188884 تنزيل هذا القالب /%ctaBtntn/

3. تقييم المخاطر والتخفيف من حدتها

تقوم اللجان التوجيهية بتحليل خطط المشروع لاكتشاف المشاكل المحتملة قبل حدوثها. ثم يقومون بعد ذلك بإنشاء خطة طوارئ لمعالجة تلك المشاكل. ⚠️

تساعد الخطة فريق المشروع على الاستعداد للحالات الطارئة أو غير المخطط لها. كما أنها تعطيهم تعليمات حول كيفية التصرف والتعامل مع العواقب. إلى جانب الحد من مخاطر السلامة، يساعد هذا النهج الاستباقي على منع حدوث انتكاسات كبيرة و يسمح للمشاريع بالبقاء في الموعد المحدد.

نصيحة احترافية: احصل على فهم أفضل لمخاطر المشروع المحتملة وتأثيرها من خلال نموذج سجل مخاطر ClickUp . احتفظ بجميع المعلومات في مكان واحد وقم بإنشاء خطة لتخفيف المخاطر بكفاءة.

لا تدع أي مشكلة محتملة في المشروع تفلت من بين يديك باستخدام قالب ClickUp لسجل المخاطر

/ctaBtn/الأخضر https://app.clickup.com/signup?template=t-126294038 تنزيل هذا القالب /%ctaBtntn/

4. مراقبة تنفيذ المشروع

مدير المشروع هو المسؤول عن إسناد المهام ومراقبة التقدم الذي يحرزه فريق المشروع. وعلى فترات منتظمة، يقدم للجنة التوجيهية تحديثات منتظمة عن تقدم المشروع وحالته. لا يركز المدير على التفاصيل بل يرسم صورة شاملة عن وضع المشروع، وتحديداً التزامه بالمواعيد النهائية والميزانية. 👀

ثم تقرر اللجنة التوجيهية ما إذا كان يجب التدخل، وإذا كانت الإجابة بنعم، ما هي الخطوات التي يجب على الفريق اتخاذها. كما تقوم اللجنة أيضًا بإطلاع أصحاب المصلحة الآخرين على المراحل الحاسمة للمشروع.

5. تقديم المشورة والدعم

تقع مسؤولية حل المشاكل اليومية البسيطة على عاتق مدير المشروع. ويمكنه التوسط في النزاعات وإعادة تخصيص الموارد من تلقاء نفسه. وفي حال لم يتمكنوا من تحديد حل قابل للتطبيق أو يواجهون عقبات أكبر، يمكن لمدير المشروع اللجوء إلى اللجنة التوجيهية.

وإدراكًا لأهمية دور المدير وشقائه، تقوم اللجنة بدعمه وتقديم المشورة له وتشجيعه طوال دورة حياة المشروع. 🤝

إنشاء لجنة توجيهية وتشغيلها

بالنظر إلى الدور الحاسم الذي ستلعبه اللجنة التوجيهية داخل مؤسستك، يجب أن تستثمر وقتاً وجهداً كبيرين في إنشائها. إذا كانت مهمتك التالية هي تشكيل لجنة توجيهية وإدارتها، اقرأ الإرشادات أدناه وتعرف على العملية.

1. تحديد الأهداف وإنشاء ميثاق

تتمثل الخطوة الأولى في تحديد مهمة ونطاق عمل اللجنة التوجيهية، وتناول معلومات مثل

• الأهداف ووسائل تحقيقها
• الأدوار والتوقعات
• القيود
• معايير التشغيل

يحدد النطاق إطار الحوكمة لـ لاستكشاف أعمال اللجنة التوجيهية القادمة والتحديات الناشئة. يجب عليك أيضًا إنشاء خطة اتصالات المشروع لوصف كيف ستتخذ اللجنة القرارات، وكيف سيتلقى أعضاء مجلس الإدارة المعلومات، وكيف سيطلبون مدخلات من المتعاونين الخارجيين.

وفي النهاية، قم بصياغة ميثاق رسمي للجنة التوجيهية لجعل هذه القرارات رسمية. ✒️

نصيحة احترافية: ابدأ بـ قالب ميثاق مشروع ClickUp التي قد تنشأ. وستكون مهمتهم أيضًا تسريع عملية اتخاذ القرار دون التسرع في اتخاذ القرار. ⏩

عندما تقوم بتجميع الفريق، قم بإبلاغ جميع الأعضاء بهدف اللجنة ونطاق عملها. يجب أن يفهم الجميع ما يستلزمه دورهم وما هو متوقع منهم. قم بتثقيفهم حول أهمية الالتزام بأدوارهم، وحضور الاجتماعات بانتظام، والتواصل بصراحة. في حال لم يكن بعض الأعضاء قد عملوا في لجنة توجيهية من قبل، قم بتوفير التدريب المناسب.

نصيحة احترافية: يكون تجميع اللجنة التوجيهية وتنظيمها أسهل مع قالب قائمة مجلس إدارة ClickUp . تتيح لك هذه الأداة المفيدة تتبع أعضاء مجلس الإدارة ومعلومات الاتصال بهم واجتماعاتهم.

قم بإدارة جميع أعضاء اللجنة التوجيهية واجتماعاتها تحت سقف واحد باستخدام قالب قائمة مجلس الإدارة ClickUp

/ctaBtn/الأخضر https://app.clickup.com/signup?template=t-211290530 تنزيل هذا القالب /%ctaBtntn/

3. عقد اجتماعات منتظمة

يجب أن تجتمع اللجان التوجيهية بانتظام لمعالجة أي مشاكل في الوقت المناسب والحفاظ على سير المشاريع في الموعد المحدد. عندما يسير كل شيء وفقًا للخطة، قد لا يكون من الضروري عقد اجتماعات متكررة. من المهم إدراك متى تكون هناك حاجة إلى المناقشة ومتى يمكن للأعضاء استخدام وقتهم في قضايا أكثر إلحاحًا.

على سبيل المثال، يمكنك عقد اجتماعات منتظمة عندما يصل المشروع إلى مراحل إنجازه الرئيسية. إذا ظهرت أي مشكلة، يمكنك ترتيب اجتماع مخصص.

يجب أن يكون لكل جلسة للجنة التوجيهية غرض واضح وجدول أعمال. وقد يشمل ذلك تحديثات التقدم المحرز وجلسات العصف الذهني والتخطيط للعمل المستقبلي وأي مناقشة أخرى ضرورية في الوقت المحدد. يجب أن يشارك في هذه الاجتماعات أيضًا مدير المشروع الذي سيطلع اللجنة على آخر تطورات المشروع وأبرزها. 📢

نصيحة احترافية: سواء كنت تدير اجتماعًا أوليًا للمشروع أو اجتماعًا طارئًا، خطط له مع قالب اجتماعات ClickUp . يتيح لك هذا القالب الشامل جدولة الاجتماعات ودعوة أعضاء اللجنة وإنشاء جداول الأعمال بسهولة.

التخطيط والتحضير لجميع اجتماعات اللجنة التوجيهية والتحضير لها باستخدام قالب اجتماعات ClickUp

/ctaBtn/الأخضر https://app.clickup.com/signup?template=t-4389460 تنزيل هذا القالب /%ctaBtntn/

قراءة المكافأة: تعرف على تسعة أنواع شائعة من الاجتماعات !

نصائح لإدارة اجتماعات اللجنة التوجيهية بكفاءة

على الرغم من أن اللجان التوجيهية صغيرة، إلا أن أعضاءها لديهم جداول زمنية ضيقة، لذا فإن تنسيقها غالباً ما يكون مسعى صعباً. يجب أن تجد الوقت المناسب للجميع. يجب عليك أيضًا إدارة الاجتماعات بكفاءة حتى لا يضيع الوقت. والأهم من ذلك، لتحقيق غرض اللجنة، يجب عليك تنفيذ قراراتها في سير عمل المشروع.

لحسن الحظ، يمكن للتكنولوجيا أن تجعل عملك أسهل. A أداة إدارة المشروع مثل ClickUp يمكن أن تسهل التعاون السلس بين اللجنة التوجيهية وفريق المشروع. حزمة إدارة المشاريع من ClickUp يسمح لك ببناء تسلسل هرمي لتنظيم جميع الأعمال والوثائق تحت سقف واحد. قم بإنشاء مساحة منفصلة للجنة التوجيهية وقم بتعيين الأذونات بحيث يمكن للأعضاء فقط الاطلاع عليها. يمكنك أيضًا إدارة الاجتماعات في مساحة عمل ClickUp الخاصة بك بكل سهولة.

سواء كان اجتماعًا أو عنصر عمل، يمكنك إضافته كمهمة وتفويضه إلى الأعضاء. ضمن كل عرض مهمة، يمكنك تضمين:

• وصف
• ملفات
• قوائم تدقيق
• تعليقات قابلة للوسم

عند تعيين مهام ClickUp، قم بتضمين الأوصاف والملفات وقوائم المراجعة لمساعدة الأعضاء على تنفيذها بكفاءة يأتي ClickUp مع أكثر من 15 طريقة عرض مما يتيح لك تصور وفهم أي جانب من جوانب المشروع. إن عرض ClickUp Gantt مثالية لتصور الجداول الزمنية للمشروع، في حين أن طريقة عرض عرض تقويم ClickUp يتيح لك تتبع الاجتماعات وجدولتها. تتيح لك المنصة أيضًا تتكامل مع Zoom والعديد من من منصات مؤتمرات الفيديو الأخرى. يمكنك تشغيل المكالمات مباشرة من مهام الاجتماع!

تتبع اجتماع اللجنة التوجيهية وجدول العمل الخاص بك مع عرض تقويم ClickUp

والآن بعد أن أصبح لديك كل ما تحتاجه للتخطيط لاجتماعات اللجنة، اتبع النصائح أدناه لـ تحقيق أقصى استفادة منها. 🙌

قم بإعداد جدول أعمال

لـ ضمان أقصى قدر من الإنتاجية خلال اجتماع اللجنة التوجيهية, إنشاء جدول أعمال الاجتماع مسبقًا. يجب أن تركز المناقشة على الصورة العامة والشواغل ذات التأثير الكبير. يجب أن تتناول تفاصيل المشروع فقط في ظروف محددة، مثل عندما يثير مدير المشروع أحد المخاوف. أما في جميع الحالات الأخرى، فهي حالات تشتيت غير ضرورية.

يمكنك استخدام مستندات ClickUp لصياغة جدول أعمالك ونقاط الحوار. لتوفير الوقت، استفد من محرك الذكاء الاصطناعي الخاص بالمنصة, ClickUp Brain . يمكنه تدقيق النص الخاص بك أو حتى إنشاء الخطوط العريضة للاجتماعات بدلاً منك.

إرسال جدول الأعمال قبل الاجتماع

تسير اجتماعات اللجنة التوجيهية بسلاسة أكبر عندما يكون المشاركون على دراية بالمواضيع التي ستتم مناقشتها. لهذا السبب يُنصح بمشاركة جدول أعمال الاجتماع مسبقاً. يتيح ذلك لأعضاء اللجنة التفكير في الموضوع وإعداد أسئلتهم. 🤔

في ClickUp، يمكنك إعادة توجيه جدول الأعمال من خلال مشاركة مستند ClickUp أو تلخيص النقاط الرئيسية في وصف مهمة الاجتماع المعينة. اطلع على قالب جدول أعمال اجتماع مجلس الإدارة ClickUp لترى كيف يتم ذلك. سيمنحك هيكلًا جاهزًا للبناء عليه بالإضافة إلى أفكار حول ما يجب تضمينه. 💬

اجعل اجتماعات لجنتك التوجيهية فعالة مع قالب جدول أعمال اجتماع مجلس الإدارة من ClickUp

/ctaBtn/الأخضر https://app.clickup.com/signup?template=t-3k53a49 قم بتنزيل هذا القالب /%ctaBtnTn/

شاهد الساعة

بينما يجب أن تخصص وقتًا كافيًا لتغطية كل بند من بنود جدول الأعمال، يجب ألا يستغرق الاجتماع وقتًا طويلاً أو يطول ويؤثر على التزامات الأعضاء الأخرى. عليك أن تحقق هذا التوازن المثالي بين الدقة والإيجاز. ⚖️

تواصل بصراحة

يجب على أعضاء اللجنة التوجيهية الإصغاء بنشاط، وطرح الأسئلة، وشرح الأسباب الكامنة وراء اقتراحاتهم وخياراتهم. يجب أن يشجع الرئيس المشاركين على التعبير عن آرائهم الصريحة. 📞

تدوين الملاحظات

عندما يتعلق الأمر بالمواضيع المهمة، يجب ألا يعتمد أعضاء اللجنة التوجيهية على الذاكرة. وهنا يأتي دور محاضر الاجتماعات. يجب على المشاركين تدوين الملاحظات الشخصية أثناء الاجتماعات، ولكن يجب أيضًا تعيين شخص لتسجيل محاضر الاجتماعات الرسمية للجنة بأكملها.

يمكنك استخدام انقر فوق المفكرة لتدوين الملاحظات الرئيسية وإنشاء مهام قابلة للتتبع منها. يمكن لـ ClickUp Brain تدوين الاجتماعات وإنشاء الملاحظات وتلخيص محاضر الاجتماعات نيابةً عنك، مما يتيح لك التركيز الكامل على المناقشة واتخاذ القرارات.

يمكن ل ClickUp Brain تلخيص ملاحظات اجتماع اللجنة التوجيهية في ثوانٍ معدودة

إدارة اللجنة التوجيهية بفعالية باستخدام ClickUp Brain

بدون لجنة توجيهية، فإن المشروع يشبه سفينة تائهة في البحر. قد يتمكن طاقم السفينة من العثور على اليابسة بمساعدة الأجرام السماوية وأنماط الرياح، ولكن وجود بوصلة يضمن المزيد من الملاحة الدقيقة والموثوقة. 🚢

مع منصة إدارة المشاريع مثل ClickUp، يمكن للجان التوجيهية التخطيط لعملها واجتماعاتها دون عناء. ويمكنهم السماح لـ ClickUp بالتعامل مع الأعمال الدنيوية بينما يعالجون المسائل الرئيسية للمشروع. اشترك في ClickUp والوصول إلى ذروة الإنتاجية، سواء كنت عضوًا في لجنة أو مدير مشروع أو فردًا مشغولاً بإدارة مهامه الشخصية.