إدارة الأداء المستمر: دليل كامل لفهم النظام وتنفيذه

إنه ذلك الوقت من العام مرة أخرى. يمكنك أن تشم رائحة الخوف في الهواء... لا، إنه ليس عيد الهالوين، بل هو شيء أكثر رعباً. إنها مراجعات الأداء السنوية. 😅

في حين أن النوايا الكامنة وراء التقييمات السنوية صحيحة، دعونا نواجه الأمر - يخشاها الجميع تقريبًا. فمدراء الموارد البشرية يرتجفون من التفكير في كل الأعمال الورقية، في حين أن الموظفين يشعرون بالخوف من كل خطأ قد يضيع عليهم فرصة الترقية. لا يسعك إلا أن تتساءل عما إذا كانت هناك طريقة أفضل للتعامل مع تقييم الأداء.

الخبر السار هو أن هناك طريقة أفضل. إنها تسمى إدارة الأداء المستمر - وهي طريقة أحدثت ثورة في عمليات الموارد البشرية في العديد من الشركات. في هذه المقالة، سنخبرك بكل شيء عن هذا النظام، وإيجابياته وسلبياته، والخطوات التي يمكنك اتخاذها لتطبيقه.

ما هي إدارة الأداء المستمر؟

تعني إدارة الأداء المستمر مراجعات منتظمة وأقل رسمية على مدار العام بدلاً من التقييمات السنوية الصارمة.

تم إنشاء الإدارة المستمرة للأداء، والمعروفة أيضًا باسم إدارة الأداء الرشيقة، استجابةً للتطورات التي طرأت على مشهد الأعمال. تحدث التغييرات باستمرار، لذا يجب على الشركات الحديثة أن تكون سريعة الوتيرة ومرنة لتظل ناجحة. لا يمكنهم تحمل إدارة أداء الموظفين مرة واحدة فقط في السنة. بل يجب عليها إنشاء عملية مستمرة تستثمر فيها في موظفيها وتمكينهم من التحسين المستمر . 💪

اعتمدت العديد من الشركات، بما في ذلك شركات عملاقة مثل Adobe و IBM، أنظمة إدارة الأداء المستمر. وحتى جنرال إلكتريك وهي الشركة التي أشاعت عملية المراجعة السنوية للأداء، انتقلت إلى تقييمات أداء أكثر تواترًا وغير رسمية.

نصيحة احترافية: ClickUp، أداة قوية لإدارة المشاريع توفر جميع الوسائل التي تحتاجها لتنفيذ نظام فعال لإدارة الأداء والحفاظ عليه. استفد منها في تنظيم العمل والتواصل بين الأقسام وتتبع التقدم المحرز.

عملية إدارة الأداء المستمر: تحليل خطوة بخطوة

تتكون عملية تنفيذ إدارة الأداء المستمر من ثلاث خطوات حاسمة:

1. تحديد الأهداف
2. إجراء عمليات التحقق من الأداء
3. وضع اللمسات الأخيرة على المراجعات

سنخبرك المزيد عن كل منها في الأقسام التالية.

الخطوة 1: تحديد الأهداف

الخطوة الأولى في إدارة الأداء المستمر هي تحديد الأهداف. يجب أن تبدأ قبل تعيين الموظف. يجب عليك تحديد توقعاتك في الوصف الوظيفي. يجب أن يفهم المرشحون كيفية توافق وظيفتهم وأدائهم مع الأهداف التنظيمية الأوسع نطاقًا.

وبمجرد تعيين الموظف، يجب أن تحدد الأهداف بشكل تعاوني و مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بعملهم. ستوفر هذه المؤشرات إطارًا لتقييم أداء الموظف. من خلال جعل الأهداف شفافة وإشراك الموظف في هذه العملية، سوف تمنع سوء التفسير وتضمن المساءلة.

يجب عليك إكمال عملية تحديد الهدف من خلال تحديد الجدول الزمني. يُفضل أن تكون المنجزات الصغيرة والمواعيد النهائية الأقصر لأنها تجعل الأهداف تبدو أكثر قابلية للتحقيق. عندما يكمل الموظف هدفًا قصير الأجل، فإنه يشعر بالرضا عند شطب هذا الهدف من قائمة مهامه، بينما ترى أنت نتائج ملموسة. إنه وضع يربح فيه الجميع! 🏆

يجب عليك إعادة النظر في الأهداف ومؤشرات الأداء الرئيسية لاستيعاب أهداف العمل المتغيرة والتقدم الواقعي للموظف.

نصيحة احترافية: ضع الأهداف في ClickUp وتحديد أهداف قابلة للتتبع لقياس تقدم الموظف. يمكنك إدارة جميع أهداف أداء الموظفين باستخدام مجلدات بسيطة.

تحديد أهداف أداء الموظفين في ClickUp وتتبع التقدم المحرز باستخدام الأهداف

الخطوة 2: إجراء عمليات التحقق من الأداء

يستلزم نموذج إدارة الأداء المستمر إجراء عمليات مراجعة كل شهر إلى ثلاثة أشهر. يمكن أن تكون هذه الجلسات فردية مع الموظف، مما يتيح لك مناقشة التقدم المحرز نحو الأهداف المحددة مسبقًا. 🗣️

عمليات التحقق من الأداء هي عبارة عن مناقشات غير رسمية ثنائية الجانب حول الأداء. وإلى جانب الملاحظات والتقدير في الوقت الفعلي، فإنها توفر للموظف فرصة للتعبير عن مخاوفه بشأن أدائه. ويمكن للمدير بعد ذلك تدريبهم على كيفية التغلب على العقبات ومواصلة التحسين. يتيح لك هذا النهج القضاء على المشاكل المحتملة في مهدها ومنعها من إعاقة التقدم أكثر.

نصيحة احترافية: استفد من ClickUp قالب الموظف والمدير 1 على 1 لإعداد جدول الأعمال لجلسات التدقيق وتدوين الملاحظات.

استعد لعمليات تسجيل الموظفين واستفد منها إلى أقصى حد مع قالب ClickUp للموظف والمدير 1 على 1

الخطوة 3: إنهاء المراجعات

المراجعات هي مزيد من التقييمات الرسمية لأداء الموظف والتقدم المحرز نحو تحقيق الأهداف. وهي تتناول الجوانب الفنية، مثل التدريب والتعويضات والترقيات. وبما أن المدير والموظف يتواصلان بشكل علني أثناء عمليات المراجعة، فإن مراجعة الأداء تكون في الغالب بمثابة خلاصة أكثر رسمية للتقييم النهائي.

في نهاية دورة المراجعة، يجب عليك تكوين استنتاجات وتوثيق أداء الموظف والإشادة بإنجازاته. إذا حققوا أهدافهم، يجب عليك تحديد أهداف جديدة، وبدء دورة جديدة لإدارة الأداء. 🔁

نصيحة احترافية: يحتوي ClickUp على العديد من للمساعدة في تشكيل مراجعات الأداء الخاصة بك ! على سبيل المثال، يمكنك توثيق جميع المعلومات الأساسية حول أداء الموظفين والقرارات الناتجة عن ذلك باستخدام قالب مراجعة الأداء ClickUp .

لخص نتائج تقييم أداء الموظفين ونظمها باستخدام قالب مراجعة الأداء من ClickUp

فوائد إدارة الأداء المستمر

إذا قمت بها بشكل صحيح، يمكن لإدارة الأداء المستمر أن تحول شركتك إلى الأفضل. وتشمل بعض فوائدها الأكثر تأثيراً ما يلي:

أهداف واضحة وحالية وذات صلة

عندما تضع الأهداف جنبًا إلى جنب مع الموظفين، تقل فرصة حدوث سوء فهم. وفي حالة حدوث أي منها، يمكنك حلها بسرعة خلال إحدى عمليات التحقق المنتظمة.

مع مرور الوقت، يجب أن تتغير الأهداف. تتيح لك إعادة التقييم المتكرر للأهداف استهداف ما هو أكثر أهمية في الوقت الحالي. الأهداف التي تكون محددة جيدًا وحديثة وذات صلة من المرجح أن تتحقق. ✅

تقييم أقل إرهاقًا وأكثر دقة

من خلال تقييم الأداء سنويًا، يتعين عليك التعامل مع عدد كبير من بيانات الموظفين في وقت واحد. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يتغير الكثير من الأمور في عام واحد، لذلك قد لا يكون جزء كبير من البيانات ذات صلة بحلول وقت التقييم. 🙅

تشجع إدارة الأداء المستمر على التقييم المتكرر. يسمح لك هذا النهج بالتركيز فقط على البيانات الرئيسية و الحصول على رؤى في الوقت الفعلي حول أداء الموظفين. من خلال مدخلات الموظفين، يمكنك تحديد أي عوامل خارجية قد تكون مؤثرة وتقريب فهمك لأدائهم.

الاحتفاظ بالموظفين ومشاركتهم

عندما تشجع الموظفين على المشاركة في تحديد الأهداف وإبداء الملاحظات بشكل مستمر، فإنهم يشعرون بأنهم مرئيون ومسموعون. فهم يستثمرون أكثر في تحقيق الأهداف المذكورة. تزيد علاقة الثقة المتبادلة هذه من الرضا الوظيفي والولاء للشركة.

تساهم الإدارة المستمرة للأداء في تحقيق العديد من النتائج الإيجابية لأنها:

• تُظهر للموظفين اهتمامك
• تحافظ على تفاعلهم على مدار العام
• تقلل من معدل دوران الموظفين

الأمر ليس نظرياً فقط - فهناك أرقام تدعم ذلك. بعد سنوات قليلة فقط من تطبيق نظام تسجيل الوصول، شهدت أدوبي انخفاضًا بنسبة 30% في استقالات الموظفين وانخفاض بنسبة 50% في حالات المغادرة غير الطوعية.

ثقافة النمو

تحول إدارة الأداء المستمر التركيز من التقييم إلى التعلم. في حين أنه يجب تقييم الأداء، فإن الهدف ليس غرس الخوف من عواقبه بل تشجيع الموظفين على التطور. 🌱

لهذا السبب يجب أن يلعب الموظفون دورًا نشطًا في عملية مراجعة الأداء. يجب إعطاء وتلقي الملاحظات بشكل منتظم.

تعزيز الأداء

يمكن أن تؤدي الأهداف الواضحة، والتغذية الراجعة والدعم المستمرين، وتحفيز الموظفين إلى تحسين أداء الموظفين الأفراد وكذلك الفريق والمؤسسة بأكملها. تؤدي الزيادة في الأداء أيضًا إلى نتائج مالية وتجارية أفضل.

على الرغم من أنها تتطلب استثمارًا كبيرًا في البداية، إلا أن إدارة الأداء المستمر توفر الوقت والمال على المدى الطويل. 💸

لنعد إلى مثال أدوبي. مع النظام القديم، كان مديروها يقضون أكثر من 80,000 ساعة في المراجعات السنوية، مما أدى إلى التغيير. تمكنت الشركة من تعويض معظم هذا الوقت من خلال تطبيق عملية تقييم الأداء الجديدة. وهذا هو أحد الأسباب التي جعلت شركة Adobe تسود كواحدة من أكثر الشركات ربحية شركات التكنولوجيا اليوم.

قراءة إضافية: تحقق من أفضل أدوات إدارة الأداء لعام 2024 !

عيوب إدارة الأداء المستمر

رغم فعاليتها وربحيتها على المدى الطويل، إلا أن إدارة الأداء المستمر ليست وصفة سحرية. فهي تأتي مع قائمة من المخاوف والجوانب السلبية المميزة. اقرأ عن أبرزها أدناه.

مشكلات التنفيذ

تتطلب منك إدارة الأداء المستمر إعادة التفكير وإعادة تصميم العديد من عمليات الموارد البشرية لديك. فهي تتطلب استثمارًا مقدمًا كبيرًا، سواء من حيث الوقت أو المال. ولتحقيق ذلك، تحتاج إلى إشراك الجميع - من الإدارة العليا إلى الموظفين. كما أنه ليس حلاً واحداً يناسب الجميع. تحتاج إلى إيجاد طريقة لتكييفه مع حالتك الخاصة.

بمجرد الحصول على الموافقة، لا بد من التدريب المناسب لضمان الاتساق. إذا كان النظام الجديد غير متناسق، فسيفقد النظام الجديد معناه ويجلب الضرر أكثر من النفع. وبالنظر إلى حجم العمل المطلوب، فإن التواصل والتنظيم المستمرين ضروريان للحفاظ على تماسك النظام. وإلا فإن هناك خطر أن يتأثر العمل المنتظم نتيجة لذلك.

مشاكل الصيانة

حتى إذا قمت بتطبيق إدارة الأداء المستمر، فليس هناك ما يضمن نجاحها بالنسبة لك. يجب عليك مراجعة نظامك بناءً على التجربة والخطأ. وقد لا يكون من السهل القيام بذلك بالنظر إلى الوقت الذي يستغرقه الأمر لملاحظة النتائج الملموسة.

إذا أجريت تقييمات الأداء بشكل عشوائي، فإن تقييمات الأداء المنتظمة سوف تضع ضغطًا على المديرين والموظفين على حد سواء. فقد يشعر الموظفون بأنهم تحت التدقيق المستمر، مما سيحقق تأثيرًا معاكسًا لما هو مقصود ويضر بتقديرهم لذاتهم. سيحتاج المديرون أيضًا إلى دعم كافٍ لأن لديهم أدوارًا حاسمة في هذه العملية ومن المحتمل أن يشعروا بأنهم تحت الضغط. 😵

مشاكل البيانات

المزيد من مراجعات الأداء المنتظمة تعني أيضًا المزيد من البيانات. ما لم يكن لديك نظام متين لإدارة البيانات، فإن إدارة الأداء المستمرة سوف تثقل كاهل مديريك بالأعمال الإدارية. وبسبب ذلك، قد يواجهون صعوبة في استخلاص رؤى مهمة من البيانات أو مواكبة ذلك، مما يتسبب في تأخير المهام الأخرى. ⌛

كيفية تنفيذ الإدارة المستمرة للأداء في 6 خطوات

التحول من مراجعات الأداء السنوية إلى الإدارة المستمرة للأداء ليس بالأمر السهل. لقد قمنا بتقسيم العملية إلى ست خطوات لمساعدتك على الاستعداد:

الخطوة 1: الحصول على الموافقة

الخطوة الأولى لتنفيذ الإدارة المستمرة للأداء هي الحصول على موافقة الإدارة العليا. ستكون عملية الانتقال عملية تستهلك الكثير من الموارد وتتطلب تضافر جهود الجميع، لذا فإن تأمين الدعم اللازم أمر لا بد منه. ✍️

عند عرض هذا النظام الجديد، اذكر جميع مزاياه مقارنة بالنظام القديم. ركز على كيف يمكن لإدارة الأداء المستمر أن تفيد الشركة وإيراداتها.

نصيحة احترافية: استخدم نموذج طلب مشروع ClickUp والموافقة عليه مع أصحاب المصلحة الرئيسيين تحديد الأهداف والنتائج الرئيسية (OKRs) حتى تتمكن من وضع جميع المشاركين في نفس الصفحة وتتبع التقدم المحرز. ستكون هذه الأهداف والنتائج الرئيسية (OKRs) هي الإطار الذي ستبني عليه جميع قراراتك المستقبلية.

بعد الاتفاق على الأهداف عالية المستوى، يمكنك البدء في تصميم نظام إدارة الأداء الخاص بك. فكر في عدد المرات التي ترغب في إجراء دورات مراجعة الأداء والمعايير التي يمكنك استخدامها بالنظر إلى مجال عملك المحدد. إذا كنت ترغب في استخدام برنامج مراجعة الأداء قم بتحليل خياراتك لتحديد الخيار الأمثل.

نصيحة احترافية: لا تعرف كيف تبدأ في وضع الاستراتيجيات؟ استخدم قالب إطار عمل ClickUp OKR لتوجيه العملية وقياس نجاح جهودك في التنفيذ.

ضع استراتيجية تنفيذ إدارة الأداء المستمر الخاصة بك مع قالب إطار عمل OKR الخاص ب ClickUp

الخطوة 3: خطة، خطة، خطة

لتنفيذ نظام معقد مثل إدارة الأداء المستمر، يجب أن تخطط لكل عنصر بشكل مثالي. يجب أن تقسم العملية إلى مهام يمكن إدارتها وتحديد من يناسب كل دور. من المهم أيضًا تحديد جدول زمني واقعي ولكن فعال من حيث التكلفة من أجل المساءلة. 📆

يمكنك الاستفادة من انقر فوق مجموعة واسعة من ميزات إدارة المشروع وخيارات التخصيص لتخطيط عملية الانتقال. تتيح لك البنية الهرمية للمنصة تنظيم جميع الوثائق والعمل بحيث يسهل الوصول إلى كل شيء. يمكنك أيضًا تغيير الأذونات لضمان سرية البيانات.

يمكنك إنشاء المهام والمهام الفرعية وتعيينها وجدولتها ببضع نقرات. مع عرض عبء العمل الخاص بـ ClickUp يمكنك تقييم سعة وتوافر كل مشارك. إن عرض جانت ClickUp Gantt بتصور الجدول الزمني لعملية التنفيذ الخاصة بك بالإضافة إلى التبعيات بين المهام.

تتيح لك طريقة عرض عبء العمل في ClickUp الاطلاع على قدرة كل عضو في الفريق حتى تتمكن من تعيين المهام بفعالية

في كل طريقة عرض للمهام، يمكنك إضافة أي شيء قد يجده المُعيَّن مفيداً عند العمل على المهمة، مثل

• وصف
• قوائم مراجعة
• ملفات
• تعليقات

يعمل ClickUp على تبسيط سير عملك وتبسيطه إدارة العمل التعاوني عبر الفرق، مما يقلل من الحاجة إلى رسائل البريد الإلكتروني والاجتماعات غير الضرورية.

استخدم طريقة عرض مهام ClickUp للتخطيط بدقة لجميع عمليات التقييم

الخطوة 4: إنشاء الوثائق

يعد التوثيق عنصرًا أساسيًا في تنفيذ أي مشروع ناهيك عن مشروع معقد مثل إدارة الأداء المستمر. بمجرد الاتفاق على جميع التفاصيل مع أصحاب المصلحة، قم بتسجيل جميع المعلومات. وبهذه الطريقة، إذا كان لدى أي شخص أي أسئلة أو احتاج إلى تحديث معرفته حول عملية إدارة الأداء، فيمكنه مراجعة الوثائق في أي وقت. 📃

على سبيل المثال، يمكنك إنشاء مستند إجراءات التشغيل القياسية (SOP) تحدد أهم النقاط التي يحتاج المديرون إلى تغطيتها عند إجراء عمليات المراجعة. يمكنك أيضًا تضمين معايير التقييم على مستوى الشركة وتقديم إرشادات حول كيفية كتابة مستندات مراجعة الأداء وتنسيقها.

يمكنك القيام بكل ذلك من خلال مستندات ClickUp محرر النص المنسق للمنصة. اربط المهام، وأضف بطاقات، وضمِّن الإشارات المرجعية في مستنداتك. قم بإدارة الأذونات ودعوة أصحاب المصلحة للتعديل أو المشاركة بالتعليقات.

صمم إجراءات التشغيل الموحدة الجذابة وغيرها من المستندات القيمة باستخدام ClickUp Docs

الخطوة 5: الإعلام والتدريب

تتطلب استراتيجية إدارة الأداء المستمر الكثير من التكيف من جانب المديرين. كما أنها محورية لنجاحها، لذا يجب عليك وضع خطة تدريب شاملة . تدريب المديرين على كيفية مراقبة السلوك، والأدوات التي يجب استخدامها، وكيفية تعيين تقييمات الأداء بناءً على الأهداف المحددة مسبقًا.

يجب عليك أيضًا إعلام موظفيك بالتغيير القادم. اشرح لهم سبب ضرورته وما الذي سيعود عليهم منه.

قدم الدعم للمدراء والموظفين قبل وأثناء وبعد الانتقال. 👐

الخطوة 6: الإشراف والمراجعة

أثناء قيام مديريك بتنفيذ نظام إدارة الأداء الجديد الخاص بك، راقب سير العمل حتى تتمكن من ضمان الالتزام بالمواعيد النهائية والأهداف.

يمكنك استخدام عرض الجدول الزمني ل ClickUp لتتبع أداء أعضاء الفريق الفردي. إذا كنت ترغب في الحصول على نظرة عامة سريعة على أداء كل فرد، يمكنك إنشاء لوحة معلومات ClickUp بالبطاقات والتقارير الأكثر صلة بك.

تعرّف على موقف كل مدير وموظف من خلال عرض الجدول الزمني في ClickUp

من المهم أيضًا تحليل العملية الجديدة وتحسينها أثناء سيرها. جمع الملاحظات في الوقت الفعلي من المديرين والموظفين وإجراء التغييرات اللازمة. يمكنك استخدام نماذج ClickUp لجمع المدخلات. ستقوم المنصة بتحويل الردود تلقائياً إلى مهام لمساعدتك على إنجازها في الوقت المناسب.

استخدم نماذج ClickUp لجمع الملاحظات من الموظفين والمديرين حول نظام إدارة الأداء لديك

التغلب على العقبات التي تعترض تطبيق إدارة الأداء المستمر

يمكن أن تواجه الشركات العديد من العقبات عند دمج إدارة الأداء المستمر في سير عملها. 🚧

اقرأ عنها وعن حلولها النموذجية أدناه:

• التنفيذ غير المتسق: يجب عليك بذل الجهد لضمان فهم الجميع لتعقيدات نظام التقييم الجديد حتى يتمكنوا من تطبيقه بشكل مستقل. يمكنك القيام بذلك من خلال التدريب والتوثيق والمراقبة الشاملة
• الفشل في التواصل: يجب أن يعرف المدراء والموظفون كيفية التواصل حتى يتمكنوا من مشاركة الملاحظات الصادقة والاستفادة القصوى من محادثاتهم. ورش العمل والدورات وأنشطة بناء الفريق يمكن أن تساعد في هذا الصدد
• التغذية الراجعة منخفضة الجودة: يمكن أن تتسلل التحيزات أحيانًا إلى التغذية الراجعة وتعتبرها غير دقيقة. يجب عليك تدريب مدرائك على اكتشافها ومنعها. اعتمادًا على طبيعة الوظيفة، قد ينتهي الأمر بالتغذية الراجعة إلى أن تكون متكررة جدًا وتافهة. من المهم تحديد هذه الحالات وتكييف استراتيجيتك وفقًا لذلك
• التحديات التكنولوجية: يمكن أن تكون البرمجيات منقذة عندما يتعلق الأمر بإدارة الأداء المستمر، مما يساعدك على التعامل مع كميات كبيرة من البيانات. إلا أنه قد يكون مخيفاً للمستخدمين لأول مرة. يجب عليك تدريب مدرائك على استخدام برنامج إدارة الأداء والتأكد من أنه يمكن أن يتكامل بشكل جيد معالمكدس التقني ## إتقان نظام إدارة الأداء الخاص بك مع ClickUp

تبرز إدارة الأداء المستمر كبديل أقل إرهاقًا وأكثر فعالية لمراجعات الأداء السنوية. فهي تعزز النمو المهني المستمر وتعزز مشاركة الموظفين، وذلك بفضل أهدافها التعاونية قصيرة الأجل وعمليات المراجعة المنتظمة والتغذية الراجعة المتكررة من جانبين.

قد لا يكون اعتماد هذا النظام مسعىً بسيطاً، ولكن استخدام برنامج إدارة الأداء المستمر مثل ClickUp يمكن أن يساعدك على البقاء على رأس جميع العناصر ويهيئك للنجاح. اشترك في ClickUp واستخدمه للإبحار في أي مشروع، مهما كان كبيرًا أو صغيرًا. ⛵