كان هناك وقت كانت فيه عمليات تطوير البرمجيات والتوثيق جامدة وغير مرنة.

ثم جاء بعد ذلك بيان رشيق -قلل من توثيق المتطلبات الأولية وأكد على التعاون المباشر بين أصحاب المصلحة. 🤝

ومع ذلك، لا يزال العديد من مطوري البرمجيات ومديري المشاريع بحاجة إلى المساعدة في تنفيذ الممارسات الموصى بها لهذا النهج الجديد، ويواجهون تحديات في تخطيط وتحديث وإدارة الوثائق الفنية.

ستستكشف هذه المقالة كيف يمكن للفرق تنفيذ عمليات مستدامة وقابلة للتطوير والتوثيق الرشيق للتوثيق والتطوير، كما سنقدم لك أداة قوية يمكنها أن ترشدك في كل خطوة على الطريق!

ما هو التوثيق الرشيق؟

التوثيق الرشيق هو طريقة لإنشاء وإدارة المشاريع وعمليات التوثيق الرشيقة توثيق البرمجيات اتباع مبادئ التطوير الرشيق. يتضمن ذلك إنشاء وثائق تقنية موجزة وسهلة الفهم، بعيدًا عن الأشكال التقليدية الطويلة والمربكة. 🗒️

ينطوي التوثيق الرشيق على اتباع أربعة مبادئ أساسية تعطي الأولوية لاختيار

• الأفراد والتفاعلات على العمليات والأدوات
• برمجيات العمل على التوثيق الشامل
• التعاون مع العميل على التفاوض على العقود
• الاستجابة للتغيير على اتباع خطة

إليك ما يتعلق بكل مبدأ وكيف يمكنك تطبيقه على أرض الواقع:

الأفراد والتفاعلات على العمليات والأدوات

بدلاً من اتباع نهج جامد ومتسلسل في إنشاء المستندات، تعزز الطريقة الرشيقة التفاعلات المنتظمة بين الأفراد المشاركين في المشاريع.

يقوم جميع أصحاب المصلحة - بما في ذلك مالكي المشروع والمديرين وأعضاء فريق التطوير وكُتّاب الوثائق - بعقد اجتماعات منتظمة احتفالات واجتماعات سريعة منتظمة لتحديد عمليات المشروع أو أجزاء من البرنامج التي يجب معالجتها في سباق سريع معين.

يسمح التواصل المنتظم لفريقك بتحديد وتوثيق نطاق كل مشروع على النحو الواجب.

برنامج العمل على التوثيق الشامل

يشجع بيان Agile Manifesto على تقديم أجزاء صغيرة من البرمجيات العاملة في دورات أقصر بدلاً من الأجزاء الأكبر التي تتطلب توثيقاً شاملاً. تجزئة المهام تمنح العملاء إحساساً بالتقدم المستمر وراحة البال.

تعاون العملاء على التفاوض على العقود

بدلاً من التفاوض على عقد مواصفات متطلبات البرمجيات (SRS) مع العملاء، يدعو الأسلوب الرشيق إلى إنشاء قنوات للتعاون المباشر للسماح لأصحاب المصلحة بإبلاغ أي تغييرات في المتطلبات بشكل استباقي. يضمن هذا النهج الرشيق أن المنتج المطور يلبي توقعات العملاء.

الاستجابة للتغيير أكثر من اتباع الخطة

يتعلق المبدأ الأخير بالمرونة الكافية للاستجابة للتغييرات بدلاً من اتباع خطط تطوير البرمجيات الجامدة التي لا يمكن تكييفها بسرعة. يستدعي هذا المبدأ مرونة أكبر في تخطيط البرمجيات وظائف، مما يؤدي بدوره إلى مرونة في متطلبات التوثيق الفني.

فبدلاً من إنشاء وثائق طويلة ومستفيضة تشرح بالتفصيل كل عملية وخطوة من خطوات تطوير البرمجيات الرشيقة، ركز على تغطية المتطلبات الأساسية، مع ترك الطرق الدقيقة لإفساح المجال لأي تغييرات ضرورية.

## أهمية التوثيق في تطوير البرمجيات الرشيقة

لا يركز البيان الرشيق كثيراً على التوثيق المفصل. وبدلاً من ذلك، ينص على أن المقياس الوحيد لتقدم المشروع هو البرمجيات العاملة، والطريقة الأكثر فعالية لنقل المعلومات هي المحادثة. 🗣️

وفقًا لهذه الفلسفة، سينقل أصحاب المشروع متطلباتهم مباشرةً إلى المطورين، الذين سيحاولون بعد ذلك تنفيذها في عمليات تكرارية أصغر.

لكن الواقع ليس بهذه البساطة. فقد ظهرت ممارسات جديدة تجعل من التوثيق جزءًا أساسيًا من استراتيجية عمليات فعالة وإن كان بطريقة مختلفة قليلاً. إليك سبب أهمية ذلك:

• ضمان الامتثال التنظيمي: تطلب العديد من الدول من المطورين تقديم وثائق للمستخدمين النهائيين للبرمجيات. ويضمن التوثيق الرشيق تدوين كل خطوة من خطوات عملية تطوير البرمجيات أثناء عمل فريقك في طريقه إلى القمة
• تعزيز التعاون:يعزز التواصل المنتظم بين المطورين ومالكي المشروع بيئة من التعاون، مما يضمن عدم عمل أي عضو في الفريق في صومعة
• إنشاء وجهات نظر جديدة: يمكن أن يؤدي توثيق الميزات أثناء عملية تطوير البرمجيات إلى اكتشاف أساليب مثيرة للاهتمام لحل المشاكل، حيث يمنح الأشخاص من خلفيات مختلفة منظوراً أفضل للحلول المحتملة
• ضمان الوضوح والهيكلية: حتى التوثيق الرشيق البسيط يمكن أن يساعد في وضع خطة منظمة لتطوير الميزات أثناء تكرار البرمجيات
• توحيد العمليات : يمكن أن يساعد التوثيق الرشيق أيضًا الشركات على اكتشاف عملية التطوير الأكثر فعالية التي تصل بمشاريعها إلى خط النهاية في الوقت المناسب ⌚

العناصر الأساسية التي يجب تضمينها في التوثيق الرشيق

على الرغم من أن الوثائق الرشيقة موجزة وأنيقة، إلا أنها يجب أن تفي بمتطلبات جودة محددة لتوفير أكبر قدر من القيمة. هناك خمسة عناصر يجب أن تحتويها أي وثائق رشيقة لتحقيق أهدافها، وهي كالتالي:

1. خصائص الوثيقة: وصف موجز يقدم محتويات الوثائق، بالإضافة إلى العناصر الأساسية للمشروع، مثل المرحلة وأهداف الإصدار المستهدف وأصحاب المصلحة
2. نطاق البصمة: تمثيل للسباق السريع الذي تغطيه الوثائق، بالإضافة إلى الوصف العام لأجزاء وظيفة البرنامج وأهداف السباق السريع المتوقعة
3. حالات الاستخدام: وصف للمستخدم المستهدف وكيفية تفاعله مع المنتج أو البرنامج المطور. يساعد إنشاء حالات الاستخدام في تحديد المتطلبات الرئيسية دون الدخول في الكثير من التفاصيل
4. شروط الامتثال: أي شروط امتثال تنظيمية يجب أن يستوفيها البرنامج. إن توثيق الشروط المطلوبة يضمن سلامة شركتك وسلامة شركتك وأن كل فرد في الفريق على اطلاع جيد
5. أدلة إرشادية للمستخدمين النهائيين: دليل أو دليل تدريبي للمستخدمين النهائيين يشرح أجزاء من وظائف البرنامج

مع وضع كل هذا في الاعتبار، دعنا نستعرض الخطوات التي يجب عليك اتخاذها لجعل التوثيق الرشيق عملية سهلة ومبسطة - كما كان من المفترض أن تكون! 🎯

كيف تقوم بالتوثيق الرشيق؟

يتطلب التوثيق الرشيق السلس والناجح نظامًا يسمح لمديري المشاريع بالمشاركة في جميع اجتماعات السبرينت والوقوف اليومي بين مالكي المشروع وفريق التطوير. ومع ذلك، يجب ألا يقتصر التفاعل على الاجتماعات، ويجب أن يكون الفريق قادرًا على التواصل في جميع الأوقات.

وهناك طريقة رائعة للقيام بذلك من خلال الاعتماد على منصات الإدارة والإنتاجية للقيام بالأعمال الشاقة. ClickUp هو منصة مفضلة لمثل هذه المهام. يمكنك استخدام ClickUp Agile Project Management Suite لإدارة خرائط طريق المنتج، والأعمال المتراكمة، وسباقات السرعة. أثناء العملية برمتها، استخدم طريقة عرض الدردشة للتواصل مع فريقك في محادثة مشتركة، والتي يمكنك الوصول إليها أو تركها وقتما تشاء.

الآن بعد أن عرفنا الأساسيات، دعنا نستعرض كل خطوة من خطوات عملية التوثيق! 📃

الخطوة 1: التخطيط للتوثيق

أي شيء جدير بالاهتمام يبدأ بخطة، وكتابة الوثائق لا تختلف عن ذلك. إن التخطيط للسباق السريع يمثل الاحتفال بداية العملية. وهو يتضمن جلوس مطوري البرمجيات والمديرين ومالكي المشروع لتحديد تكرار البرمجيات التي ستدخل في خط التطوير في أي سباق معين.

يجب أن يشارك أعضاء الفريق المسؤول عن توثيق المشروع في احتفالات تخطيط سباقات السرعة للبقاء على اطلاع على الميزات التي تم تطويرها ومتطلباتها الأساسية.

بمجرد الانضمام إلى المشروع، يمكنك استخدام أهداف النقر لتحديد أهداف واضحة وتقدير الجداول الزمنية للإنجاز. هنا يمكنك تصنيف ميزات البرامج المختلفة أو متطلبات المشروع باستخدام المجلدات والتحقق من تقدمها بالنسب المئوية. 📈

بعد أن تضع عينيك على هدف ما، يمكنك استخدام كليك أب سبرينتس لترتيب كل جزء يحتاج إلى توثيق وفقًا للسباقات السريعة المجدولة للأسبوع أو الشهر بأكمله. كل ما عليك فعله هو إنشاء المهمة وتمييزها كـ للقيام،_ وسيكون لديك نظرة عامة واضحة للعمليات المجدولة.

للحفاظ على مزامنة جميع أعمال فريقك، استخدم إحدى عمليات تكامل ClickUp العديدة، مثل:

• GitHub
• GitLab
• بيت بوكيت

ستنتقل أي مهمة غير مكتملة تلقائيًا إلى السباق التالي، مما يسمح لك بتتبع التأخير في تطوير البرمجيات والتخطيط لكتابة الوثائق المستمرة وفقًا لذلك. ✍️

التخطيط السريع للتوثيق والتطوير في ClickUp في التخطيط السريع للتوثيق والتطوير في ClickUp

للحصول على نظرة عامة أوسع للمشروع، يمكنك الاستفادة من بعض من ClickUp 15 وجهة نظر . على سبيل المثال

• عرض القائمة -يعطيك مخططًا واضحًا لجميع المهام المعلقة. يمكنك فرز القائمة حسب تاريخ الاستحقاق لتحديد أولويات عبء العمل أو تصفيتها حسب المشاريع لتصنيف جميع المهام بسهولة
• عرض اللوحة -يتيح لك معرفة أجزاء المنتج في مرحلة التطوير، وما هو تحت المراجعة، وما هو في مرحلة التخطيط. يمكنك بعد ذلك تحديد ميزات البرنامج أو التكرارات التي تتطلب التوثيق أولاً 🕵️
• عرض جانت -باستخدام طريقة العرض هذه، يمكنك تصور التبعيات في عبء العمل الخاص بك. استخدمه لمراقبة من يعمل على أي جزء من البرنامج حتى تتمكن من حل أي شكوك بسرعة. كما يجب عليك أيضًا التحقق بانتظام من الذي يعتمد عمله على تقديم الوثائق

استخدم طرق عرض ClickUp التي تزيد عن 15 طريقة عرض لتنظيم وتخطيط عبء العمل الخاص بك باستخدام الجدول، والقائمة، والقائمة، وجانت، واللوحة، والعديد من طرق العرض الأخرى

الخطوة 2: إنشاء الأعمال المتراكمة السريعة

إن الأعمال المتراكمة للسباق السريع هي مستند يلتقط جميع الميزات والتحسينات وإصلاحات الأخطاء وعناصر العمل الأخرى التي يحتاج فريق تطوير البرمجيات إلى معالجتها في السباق التالي. جانب أساسي من جوانب بناء الأعمال المتراكمة للسباق السريع هو توثيق كل شيء بوضوح ودقة - مما يسمح للوثيقة بالتطور مع المنتج ومتطلباته. 🌱

من خلال توثيق جميع المهام الأساسية على الفور، فإنك تضمن

• تحديد الأولويات: يساعد الفريق على تحديد أولويات ما يجب العمل عليه بعد ذلك بناءً على القيمة التي يقدمها للمنتج والعميل
• الشفافية: يوفر الشفافية فيما يتعلق بما يعمل عليه الفريق وما لا يزال يتعين القيام به
• التخطيط: يساعد في التخطيط لسباق السرعة من خلال توفير مجموعة من عناصر العمل التي يمكن للفريق أن يختار منها المهام التي سيعمل عليها خلال سباق السرعة القادم

للقيام بذلك، يمكنك استخدام ClickUp Sprints-انتقل إلى سباق السرعة الخاص بك وفرز المهام حسب تاريخ الاستحقاق وحالة المهمة. ستتمكن من رؤية جميع العناصر المتراكمة لديك في وقت واحد وتقرر بسرعة أي منها يحتاج إلى اهتمامك بناءً على الأولوية. أثناء عملك وإكمال مهامك المعلقة، يمكنك التحقق منها من القائمة.

قوائم سبرينت في ClickUp لإدارة المهام والأعمال المتراكمة

إذا لم تكن قوائم سبرينت هي طريقتك المفضلة لإدارة الأعمال المتراكمة، فاستخدم بعضًا مما يلي قوالب رشيقة :

• قالب الأعمال المتراكمة والركض السريع ل ClickUp
• قالب الأعمال المتراكمة لمشروع ClickUp
• قالب ClickUp Backlog Template
• قالب ClickUp Sprint Backlog Template

تسمح لك هذه القوالب بتسجيل تأثير العنصر المتأخر، والجهد المطلوب لإكماله، والتقدم الحالي، وملخص العملية، وغير ذلك الكثير.

ClickUp قالب تراكم المشاريع المتراكمة مع معلومات مفصلة بشأن المهام المتأخرة

الخطوة 3: تحديث الوثائق بانتظام

المشاريع الرشيقة ديناميكية ومتكررة، لذا فإن توثيق كل جزء من العملية أثناء تقدمها هو المفتاح للحصول على معلومات محدثة. 🗝️

قد تتغير متطلبات العميل خلال مرحلة تطوير البرمجيات ويجب أن تعكس وثائقك هذه التغييرات. تضمن التحديثات المنتظمة أيضًا إطلاق كل ميزة بشكل أسرع لأنها تمنع التأجيلات غير الضرورية.

مع مستندات ClickUp ، يمكنك إدارة التحديثات في سهولة - تحرير المستندات في الوقت الفعلي مع زملائك أو استخدام وضع التركيز للتركيز على كتابة التحديث الحالي دون تشتيت الانتباه.

ليس عليك القيام بأي شيء من الصفر. اختر من بين مكتبة ClickUp التي تضم أكثر من 1,000 قالب لصياغة جميع المستندات دون عناء وتوفير الوقت الثمين.

قم بتخزين وثائق المشروع وسير العمل في مستند ClickUp واحد

يمكنك البدء بـ قالب توثيق مشروع ClickUp -استخدم الحقول المخصصة لتدوين جميع المواصفات والمعلومات الأخرى ذات الصلة مثل أعضاء المشروع ومكانهم في الفريق أو نطاق التوثيق.

بمجرد تدوين جميع المعلومات الجديدة، يمكنك الإشارة إلى أي من أعضاء الفريق المعنيين من خلال التعليقات أو @التعليقات، وسيتلقون إشعاراً بذلك.

التعاون والتحرير في مستندات ClickUp Docs مع عدة مستخدمين

لجعل العملية أسهل، استخدم انقر فوق الذكاء الاصطناعي للحصول على اقتراحات حول كيفية توثيق متطلبات تكرار البرمجيات. كل ما عليك القيام به هو توفير بعض المعلومات الأساسية المتعلقة بوظائفها أو كيفية تغييرها - لا داعي لأن تكافح بنفسك في كتابة أقسام كاملة من المصطلحات التقنية.

بمجرد أن تكتب على الورق كيف يجب أن تعمل ميزة معينة، يمكنك إنشاء عناصر المستند الأساسية بسرعة، مثل

• الخطوط العريضة
• جداول المحتوى
• صفحات الويب

ويمكنك القيام بذلك عن طريق إرسال مطالبة إلى ClickUp AI، وسيقوم بكل العمل الشاق نيابةً عنك. 🏋️

يمكنك أتمتة كتابة الوثائق باستخدام الذكاء الاصطناعي، ومراقبة التقدم المحرز من خلال المخططات والمسابقات السريعة وحل أخطاء الترميز بسرعة باستخدام ClickUp

الخطوة 4: شارك تحديثاتك مع أصحاب المصلحة

تضمن مشاركة جهود التوثيق الخاصة بك مع أصحاب المصلحة الشفافية وتمنحك الوقت لإجراء أي تعديلات على الفور. عادةً ما يرغب مالك المشروع والمستثمرون في أن يكونوا على اطلاع على الموارد التي يتم إنفاقها وأداء الفريق. يمكن للتوثيق الرشيق أن يرسم لهم صورة واضحة دون إغراقهم في أكوام من الورق. 🖼️

يمكنك أتمتة هذه العمليات من خلال إنشاء لوحات معلومات مخصصة للعمليات لمساعدة أصحاب المصلحة على تصور جميع المهام المنتهية والمعلقة. إن ClickUp Dashboards تعتمد على بطاقات يمكنك تعديلها لتناسب أي مشروع أو عملية. على سبيل المثال، يمكنك استخدام:

• بطاقات مخصصة-تصوّر مهامك من خلال بطاقات المخطط الشريطي أو المخطط الدائري وتعرف على مقدار الوقت الذي تستغرقه كل مهمة باستخدام ميزة تتبع الوقت
• بصمات
  • قسّم المهام إلى ألوان بناءً على حالتها الحالية وحدد الاختناقات أثناء تقدم العمل
• المكلفون-إبراز مسؤوليات كل عضو من أعضاء الفريق والحفاظ على الشفافية من خلال الحصول على نظرة عامة واضحة للمهام التي يعملون عليها
• الأولويات-حدد جميع العمليات من خلال تصنيف المهام وفقًا لمستوى أولويتها عن طريق وضع علامات عليها كـ عاجل أو عالي أو عادي أو منخفض أو لا أولوية

بمجرد أن تكون راضيًا عن المستند، أنشئ رابطًا داخليًا يمكن للمستخدمين داخل المؤسسة فقط. يمكنك مشاركتها بأمان مع أي من زملائك والحصول على مدخلاتهم إذا لزم الأمر! 🔒

تسمح خيارات المشاركة الخاصة والعامة في ClickUp Docs بتبادل آمن للمستندات

قراءة إضافية: يمكنك إنشاء قاعدة بيانات جداول بيانات جوجل حيث تقوم بتحديث جميع روابط التوثيق المتاحة للجمهور بمجرد الانتهاء منها. أنشئ قصص المستخدم وأدلة التوثيق وشاركها مع عملائك، أو قم بتفصيل أحدث الميزات والخصائص.

الخطوة 5: فكّر فيما نجح وما الذي أعاقك

بينما تستمر في كتابة وتسليم الوثائق لمشاريعك، ستفهم بشكل أفضل ما هي العمليات التي تستغرق وقتًا طويلاً وكيفية ترقيتها. سيساعدك القيام بذلك تحسين العمليات و تحسين منهجيات إدارة المشاريع الخاصة بك . احرص على التقييم:

• ما إذا كانت هيكلة الموضوع تعزز البساطة والدقة في الموضوع
• ما إذا كانتسير عمل إدارة الوثائق يضمن تنظيمًا ناصعًا
• أي أجزاء التوثيق تتطلب المزيد من الوقت والطاقة والتركيز

بينما تبتعد عن التوثيق المفرط في التفاصيل والمستهلك للوقت، فإنك لا تترك مجالاً للأعذار عندما يتعلق الأمر بسوء تنظيم البيانات. يجب أن يكون جميع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة المعنيين قادرين على العثور على المعلومات المطلوبة.

لحسن الحظ، يمكنك استخدام ClickUp لتبسيط هذه العملية - البحث الشامل ميزة تتيح لك تصفح آلاف المستندات أو المهام أو الدردشات أو لوحات المعلومات في ثوانٍ. يمكنك البحث عن الكلمات الرئيسية أو حتى تواريخ آخر التحديثات أو المراجعات.

الأهم من ذلك، تأكد من أن وثائقك لا تستهلك الكثير من الطاقة والوقت. تحديد المهام المتكررة والاستفادة منها أتمتة ClickUp لتسريع العمليات. يمكنك إعداد مشغلات مخصصة أو مبنية مسبقًا لأتمتة الإجراءات والسماح للأداة بعمل سحرها. على سبيل المثال، بمجرد أن تتغير أولوية المهمة من عادية إلى منخفضة، يمكن لـ ClickUp أرشفتها وتطبيق أحد القوالب لتمنحك نظرة عامة منظمة للمهمة.

الاستفادة من أتمتة ClickUp لتوفير الوقت في المهام المتكررة

أفضل ممارسات التوثيق الرشيق

على الرغم من أن التنقل في التوثيق الرشيق قد يبدو واضحًا ومباشرًا، إلا أنه قد يبدو وكأنك تجد طريقك في متاهة مظلمة من العمليات والتكرارات السريعة والمتطلبات المتغيرة باستمرار. ولكن لا يجب أن تكون قاتمة إلى هذا الحد - يمكنك اعتماد بعض القواعد والسماح لها بإرشادك على طول الطريق. 🔦

إليك بعض الممارسات البسيطة والفعالة لتوثيق المشاريع الرشيقة:

1. التركيز على البرمجيات العاملة: تعطي أجايل الأولوية لتقديم برمجيات عاملة للعملاء. يجب أن يدعم التوثيق هذا الهدف من خلال توفير التوجيه والسياق دون أن يصبح عنق زجاجة التطوير
2. إنشاء وثائق ديناميكية: يجب أن تتطور الوثائق جنبًا إلى جنب مع المنتج والمشروع. فبدلاً من إنشاء وثائق شاملة وثابتة مقدماً، حافظ على وثائق ديناميكية تتكيف مع التغييرات وتعكس الحالة الحالية للمنتج
3. اعتماد نهج "في الوقت المناسب": إنشاء الوثائق فقط عند الحاجة إليها وبتفاصيل كافية. هذا النهج يمنع الإفراط في التوثيق ويضمن أن تظل الوثائق ذات صلة وقابلة للتنفيذ
4. توظيف النهج التعاوني: تشجيع التعاون بين أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة عند إنشاء الوثائق ومراجعتها. وهذا يضمن أن يعكس ذلك قيمهم ويتضمن وجهات نظر متنوعة
5. تطبيق الأسلوب المرئي: استخدام التمثيل المرئي مثل الرسوم البيانية والمخططات الانسيابية والإطارات السلكية لتقديم المفاهيم والعلاقات المعقدة بفعالية. يوفر التوثيق المرئي أسسًا لفهم أفضل واتخاذ قرارات أسهل

قم ببناء عمليات توثيق رشيقة فعالة ودعم مشاريعك باستخدام ClickUp

يمكّن التوثيق الرشيق فرق العمل الرشيقة من التواصل بفعالية والتكيف بسرعة وتقديم نتائج استثنائية. مع وجود الاستراتيجيات الصحيحة في مكانها الصحيح، يمكنك التنقل في تطوير البرمجيات دون فقدان التركيز على ما هو مهم.

لحسن الحظ، لست مضطرًا لبدء رحلتك بمفردك - حزمة إدارة المشاريع من ClickUp توفر كل ما قد تحتاجه لضبط عمليات التوثيق الخاصة بك وتوسيع نطاقها دون المساس بفعاليتها أو كفاءتها. اشترك في ClickUp مجانًا وتفوق في جميع مشاريعك مع وثائق موجزة ومدروسة جيدًا.