من الصعب الوصول إلى أهداف المشروع عندما لا تكون متأكداً من مواردك الحالية وما قد يحتاجه فريقك.

فبدون بيانات كافية، من الصعب اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن التوظيف والميزانية ونطاق المشروع. عندما لا يتم توزيع العمل بشكل صحيح، تضيع المهارات والخبرات هباءً، مما يعيق كفاءة المشروع ورضا الموظفين. وبدون وجود مقياس موحد، يصبح ترتيب عبء العمل والتقدم المحرز مشوشًا.

ومع ذلك، فإن مكافئ الدوام الكامل أو مكافئ الدوام الكامل في إدارة المشاريع يوفر لغة مشتركة لمناقشة التقدم وعبء العمل واحتياجات إدارة الموارد الأخرى.

مع مكافئ الدوام الكامل، تحصل على الشفافية والتعاون ورؤية أوضح لما يلي سعة عبء العمل . وهذا يوجه توزيع الموظفين بكفاءة، ويمنع الإفراط في العمل أو نقص الاستخدام.

إن الجداول الزمنية الواقعية للمشروع المبنية على حسابات دقيقة لمكافئ الدوام الكامل تزيد من معدل نجاح مشروعك وتجعل تقدمك أكثر قابلية للتنبؤ. يضمن استخدام معادلات الدوام الكامل (FTE) بشكل صحيح أن المهارات والخبرات المناسبة تتوافق تمامًا مع عبء العمل الخاص بك، مما يعزز كفاءة المشروع ومشاركة الموظفين.

يغطي هذا المنشور كل ما تحتاج إلى معرفته حول الاستفادة من معادلات الدوام الكامل أو FTE في إدارة المشاريع.

دعنا ندخل في الموضوع مباشرةً!

ما هو مكافئ الدوام الكامل (FTE)؟

مكافئ الدوام الكامل (FTE) هو وحدة قياس تمثل العدد الإجمالي لساعات العمل بدوام كامل لموظفي الشركة. إنه عبء العمل لموظف واحد بدوام كامل خلال فترة محددة. وهو بمثابة وحدة قياسية ، ويتيح لك مقارنة المخرجات من العاملين بدوام جزئي والمتعاقدين والعاملين بجداول زمنية مختلفة.

لحساب FTE، قم بقسمة ساعات عمل كل موظف على ساعات العمل بدوام كامل في أسبوع عمل الشركة.

على سبيل المثال، إذا كانت الشركة تعتبر 40 ساعة في الأسبوع بدوام كامل، وكان الموظف يعمل 40 ساعة في الأسبوع، فإن دوامه الكامل يساوي 1.0. وبالمثل، إذا كان الموظفون يعملون 20 ساعة في الأسبوع في نفس الشركة، فإن دوامهم الكامل يساوي 0.5\.

FTE مهم للتخطيط السنوي للموارد البشرية وإدارة تكاليف العمالة. كما يمكن أن يساعد شركتك على فهم كفاءة العاملين بدوام جزئي.

أهمية وفوائد الدوام الكامل في إدارة المشاريع

تعتبر FTE ذات قيمة لأنها تبسط تخصيص مواردك وتعزز تنفيذ المشروع وتحسن معدل نجاح مشروعك. فيما يلي تفصيل لفوائد وأهمية الدوام الكامل في إدارة المشاريع:

• قياس موحد وشفافية أكبر: يتيح لك FTE قياس ومقارنة الجهود المبذولة عبر الموارد بدوام كامل أو جزئي أو متعاقد معها بوحدة واحدة. وهذا يساعد على تبسيط تخصيص الموارد وتخطيط الميزانية وتوزيع عبء العمل. يسهل استخدام FTE في إدارة المشروع كلغة مشتركة التواصل والشفافية فيما يتعلق بأهداف مشروعك,تخصيص المواردوعبء العمل بين أصحاب المصلحة
• تحسين التنبؤ بالميزانية وعائد الاستثمار: إن معرفة إجمالي الدوام الكامل المخصص لمشروع ما يسهل وضع تقديرات دقيقة للرواتب والمزايا والنفقات الأخرى. وهذا يضمن شفافية الميزانية ويساعد على تجنب التجاوزات المالية. التخصيص الأمثل للمواردتقليل الوقت الضائع وتعظيم الإنتاج، مما يؤدي إلى عائد أفضل على الاستثمار في مشروعك
• جدولة فعالة للمشروع ومعدلات نجاح أعلى: تتيح حسابات FTE الخاصة بك جداول زمنية واقعية للمشروع من خلال أخذ موارد المشروع المتاحة وقدرتها في الاعتبار. وهذا يمنع المواعيد النهائية غير الواقعية ويعزز كفاءة تنفيذ المشروع. إن ضمان تخطيط الموارد بدقة هو مفتاح زيادة معدلات نجاح المشروع. فهو يساعد فريقك على الوفاء بالمواعيد النهائية مع البقاء في حدود الميزانية
• موازنة أفضل لعبء العمل وإدارة المواهب: تضمن مراقبة الدوام الكامل لكل عضو من أعضاء الفريق توزيع عبء العمل بشكل عادل، مما يمنع العمل الزائد ويزيد من الإنتاجية الفردية. وهذا يؤدي إلى زيادة سعادة وكفاءة أعضاء فريق المشروع. تساعدك مقاييس الدوام الكامل أيضًا على تحديد الأدوار الحرجة والثغرات في المهارات واحتياجات التدريب داخل فريقك، مما يتيح إدارة المواهب الاستراتيجية وتطويرها
• تخطيط دقيق للموارد وتحسين عملية اتخاذ القرار: تقدير فعال للقوى العاملة المطلوبة لإنجاز المشروع بنجاح من خلال تحديد احتياجات المشروع فيما يتعلق بالدوام الكامل. يساعد في قرارات التوظيف، واحتياجات الاستعانة بمصادر خارجية، وإدارة عبء العمل الداخلي للفريق. تعمل الرؤى المستندة إلى البيانات المستمدة من حسابات الدوام الكامل على تمكين التوظيف وإعداد الميزانية ونطاق المشروع اتخاذ القرارات

أمثلة على تطبيق FTE واستخدامه في إدارة المشاريع

يضفي مكافئ الدوام الكامل (FTE) الوضوح والهيكلية على تخصيص الموارد وتوزيع عبء العمل في المؤسسات. فيما يلي أمثلة محددة لكيفية استخدام نموذج مكافئ الدوام الكامل:

1. توظيف مشروع جديد

تخيل أنك تطلق حملة تسويقية جديدة تتطلب إنشاء محتوى وإدارة وسائل التواصل الاجتماعي وتحليل البيانات.

من خلال تقدير عبء العمل لكل مهمة وتحويله إلى دوام كامل (على سبيل المثال، إنشاء المحتوى - 0.75 دوام كامل - 0.75 دوام كامل - وسائل التواصل الاجتماعي - 0.5 دوام كامل - تحليل البيانات - 0.25 دوام كامل)، يمكنك الحصول على صورة واضحة للموارد البشرية المطلوبة.

استنادًا إلى إجمالي مكافئ الدوام الكامل (1.5 مكافئ دوام كامل)، يمكنك أن تقرر ما إذا كنت تريد تعيين موظفين بدوام كامل أو متخصصين بدوام جزئي أو الاستعانة بمصادر خارجية لمهام محددة.

2. وضع الميزانية وتقدير التكاليف

تتيح لك معرفة إجمالي الدوام الكامل للمشروع تقدير تكاليف الموظفين بدقة أكبر.

على سبيل المثال، إذا كان متوسط الراتب السنوي لمجموعة المهارات المطلوبة هو 50,000 دولار، وكان المشروع يحتاج إلى 1.5 عامل بدوام كامل لمدة عام، فإن تقدير تكاليف الموظفين سيكون (1.5 عامل بدوام كامل \ * 50,000 دولار/عامل بدوام كامل) = 75,000 دولار.

يساعد استخدام مكافئ الدوام الكامل في إدارة المشروع على تأمين التمويل المناسب ووضع ميزانيات واقعية للمشروع.

3. مراقبة عبء العمل ومنع الإرهاق تتبع الدوام الكامل للأفراد داخل فريقك يضمن التوزيع العادل لعبء العمل ويمنع الإفراط في العمل.

إذا تجاوز الدوام الكامل لأحد أعضاء الفريق باستمرار حدًا صحيًا (على سبيل المثال، 1.2 دوام كامل)، فهذا يشير إلى احتمال وجود عبء عمل زائد ويستلزم إجراء تعديلات مثل تفويض المهام أو توظيف دعم إضافي أو مراجعة المواعيد النهائية للمشروع.

4. قياس كفاءة الفريق وإنتاجيته

يكشف تحليل بيانات الدوام الكامل على مدار الوقت عن رؤى حول أداء فريقك ويحدد مجالات التحسين.

على سبيل المثال، إذا كان فريقك ينجز المشاريع باستمرار بعدد من الموظفين بدوام كامل أقل مما كان مخططًا له في البداية، فهذا يشير إلى زيادة الكفاءة و إنتاجية الفريق . وعلى العكس من ذلك، قد يشير التجاوز المستمر لأوقات الدوام الكامل المخطط لها إلى وجود أوجه قصور أو جداول زمنية غير واقعية للمشروع.

5. الإبلاغ عن التقدم المحرز في المشروع واستخدام الموارد لأصحاب المصلحة

يؤدي استخدام FTE كمقياس مشترك في إدارة المشروع إلى تبسيط التواصل مع أصحاب المصلحة مثل العملاء أو المستثمرين.

ويمكنك تقديم تقارير التقدم المحرز من حيث الدوام الكامل المستخدم أو الدوام الكامل المتاح لمهام محددة ومشاريع مستقبلية، مما يوفر لمديري المشاريع فهماً واضحاً لاستخدام الموارد وتقدم المشروع.

مثال على المكافأة

يحتاج فريق تطوير البرمجيات إلى بناء منصة جديدة للتجارة الإلكترونية. ويقدرون أن المشروع يتطلب 8,000 ساعة عمل.

إذا كان المطور بدوام كامل يعمل 40 ساعة في الأسبوع، فإن هذا يُترجم إلى 200 أسبوع عمل بدوام كامل (8000 ساعة/40 ساعة/الأسبوع).

يمكن للفريق توظيف أربعة مطورين بدوام كامل لمدة 20 أسبوعًا لكل منهم (4 مطورين \ * 20 أسبوعًا/مطور = 80 أسبوعًا بدوام كامل) أو مزيج من المطورين بدوام كامل وبدوام جزئي للوصول إلى 80 أسبوعًا بدوام كامل المطلوب.

دوام كامل مقابل عدد الموظفين: تحليل مقارن

FTE (المكافئ بدوام كامل) وعدد الموظفين هما مصطلحان لإدارة المشاريع يُستخدمان لقياس حجم القوى العاملة، لكنهما يختلفان في النطاق والغرض. فيما يلي تحليل مقارن:

نصائح لاتخاذ القرار

ضع في اعتبارك الغرض من تحليلك. إذا كنت بحاجة إلى إحصاء بسيط للموظفين، فإن عدد الموظفين كافٍ. أما إذا كنت بحاجة إلى فهم سعة عبء العمل أو تخصيص الموارد أو احتياجات المشروع، فاستخدم حساب مكافئ الدوام الكامل. يمكنك استخدام كلا المقياسين معًا للحصول على رؤى شاملة.

## خطوات حساب مكافئ الدوام الكامل في إدارة المشاريع

الخطوة 1: تحديد العدد القياسي لساعات العمل لموظف بدوام كامل

عادةً ما تحدد مؤسستك أو معايير الصناعة هذا الأمر. المعيار الأكثر شيوعًا هو 40 ساعة في الأسبوع، والتي يمكن أن تختلف حسب الموقع والقطاع.

الخطوة 2: احسب العدد الإجمالي لساعات العمل لجميع الموظفين

قم بتضمين كل من الموظفين بدوام كامل وبدوام جزئي. ضع في اعتبارك ساعات العمل الإضافية أو أي ساعات عمل إضافية. يمكنك جمع هذه المعلومات من الجداول الزمنية أو سجلات الرواتب أو أنظمة الموارد البشرية.

الخطوة 3: اقسم إجمالي عدد ساعات العمل على العدد القياسي للساعات

استخدم المعادلة FTE = إجمالي ساعات العمل / الساعات القياسية للموظف بدوام كامل.

الخطوة 4: قم بتقريب رقم FTE الناتج إلى أقرب جزء من مائة (إذا لزم الأمر

تستخدم معظم المؤسسات أرقام FTE لأعلى منزلتين عشريتين من أجل الدقة. لنفترض أن الشركة لديها خمسة موظفين بدوام كامل يعملون 40 ساعة في الأسبوع وثلاثة موظفين بدوام جزئي يعملون 20 ساعة في الأسبوع.

سيكون إجمالي ساعات العمل في الأسبوع: (5*_40) + (3*20) = 260 ساعة

بافتراض أن ساعات العمل الأسبوعية 40 ساعة عمل، فإن إجمالي ساعات العمل بدوام كامل سيكون 260/40 = 6.5 ساعة عمل بدوام كامل

اعتبارات إضافية لحساب الدوام الكامل في إدارة المشاريع:

• دوام كامل الدوام السنوي: لحساب مكافئ الدوام الكامل السنوي، اضرب الساعات الأسبوعية القياسية في عدد الأسابيع في السنة (52) واستخدم ذلك كمقام في المعادلة
• الموظفون بدوام جزئي: احسب دوامهم الكامل بقسمة ساعات عملهم الفعلية على ساعات الدوام الكامل القياسية. على سبيل المثال، الموظف الذي يعمل 20 ساعة في الأسبوع سيكون 0.5 ساعة عمل بدوام كامل
• جداول العمل المختلفة: إذا كان لدى الموظفين ساعات عمل أو نوبات عمل متفاوتة، فقم بحساب دوامهم الكامل على أساس ساعات عملهم الفعلية
• الإجازات والإجازات المرضية والعطلات: يمكن أخذ حالات الغياب هذه في الاعتبار عن طريق تعديل إجمالي ساعات العمل وفقًا لذلك

كيفية استخدام الدوام الكامل في إدارة المشاريع

فيما يلي بعض الطرق العملية لتطبيق الدوام الكامل في إدارة المشاريع:

تقدير الموارد لتخطيط المشروع

تحديد عبء العمل من خلال حساب مكافئات الدوام الكامل المطلوبة لكل مهمة أو مرحلة من مراحل المشروع. يوفر ذلك فهماً واضحاً للجهد الكلي اللازم لإنجاز المشروع.

كما يساعد استخدام الدوام الكامل في إدارة المشروع على تحديد احتياجاتك من الموظفين. حدد عدد الموظفين بدوام كامل أو بدوام جزئي أو مؤقت المطلوبين لتلبية متطلبات الدوام الكامل للمشروع. قم بتحسين تخصيص الموارد وتخصيص الموظفين بدوام كامل بشكل استراتيجي عبر المهام المختلفة بناءً على المهارات والتوافر وسعة عبء العمل.

إبلاغ أصحاب المصلحة بتقدم المشروع

استخدم مكافئات الدوام الكامل لتوصيل التقدم المحرز في المشروع بشفافية, إدارة الموارد وتوزيع عبء العمل على أصحاب المصلحة. تتبع التقدم المحرز والإبلاغ عن الدوام الكامل المستخدم والدوام الكامل المتاح لمهام محددة للإشارة إلى حالة المشروع وتحديد التأخيرات المحتملة أو القيود المفروضة على الموارد.

مراقبة عبء العمل ومنع الإرهاق

تتبع الدوام الكامل الفردي من خلال تعيين الدوام الكامل لكل عضو من أعضاء الفريق لضمان التوزيع العادل لعبء العمل ومنع الإرهاق. تحديد أعباء العمل الزائدة المحتملة أو تقييم أعباء العمل الفردية بانتظام لاكتشاف علامات الإنهاك المحتمل أو أعباء العمل المرهقة.

إذا تجاوزت دوامات الدوام الكامل الحدود الصحية، فقم بتنفيذ تعديلات مثل تفويض المهام، أو توظيف دعم إضافي، أو تمديد الجداول الزمنية للمشروع.

وضع ميزانيات واقعية للمشاريع

اضرب دوام الدوام الكامل المطلوب في متوسط الراتب للأدوار ذات الصلة لتقدير نفقات الموظفين بدقة.

ضع عامل المزايا والنفقات العامة في الحسبان وأدرج التكاليف الإضافية مثل المزايا والضرائب والنفقات العامة المرتبطة بكل عامل من العاملين بدوام كامل لوضع ميزانية شاملة.

تتبع إنفاقك من خلال مراقبة التكاليف الفعلية للدوام الكامل مقابل الميزانية طوال فترة المشروع لتحديد الانحرافات المحتملة واتخاذ الإجراءات التصحيحية.

قياس كفاءة الفريق وإنتاجيته

تحليل بيانات الدوام الكامل من خلال مقارنة الدوام الكامل المخطط له مع الدوام الكامل الفعلي المستخدم لقياس كفاءة الفريق وتحديد مجالات التحسين. تتبّع اتجاهات الأداء من خلال مراقبة بيانات الدوام الكامل لتحديد الأنماط في إنتاجية الفريق، والاسترشاد بها في تخطيط المشروع المستقبلي وقرارات تخصيص الموارد.

قارن أيضًا استخدام فريقك للدوام الكامل مع معايير الصناعة لتقييم الأداء وتحديد المجالات المحتملة للتحسين.

يمكنك أيضًا استخدام البيانات المستندة إلى الدوام الكامل لتسهيل قرارات أصحاب المصلحة فيما يتعلق بنطاق المشروع أو تعديلات الميزانية أو إعادة تخصيص الموارد.

تبسيط إدارة الدوام الكامل مع ClickUp

الآن بعد أن أصبحت جاهزاً للاستفادة من مكافئ الدوام الكامل, احصل لنفسك على أداة لإدارة المشاريع لمساعدتك في تخطيط وإدارة الموارد بفعالية.

ClickUp هي تلك الأداة المثالية لإدارة المشاريع، فهي ستقوم بالأعباء الثقيلة لمساعدتك في تقدير الموارد وتتبعها وتحسين تخصيصها.

سجِّل بدقة جميع ساعات عمل فريقك في المهام والمشاريع باستخدام ClickUp Time Tracker .

استخدم أداة تعقب الوقت من ClickUp لـ تتبع_ الوقت عبر المهام والمواقع لإلقاء نظرة مبسطة على التقدم العام للفريق

على سبيل المثال، قارن بين الوقت المستغرق المقدر والساعات الفعلية المسجلة لتحديد التناقضات في عبء العمل وتحسين التقديرات المستقبلية.

تخصيص الوقت وتخصيصه بفعالية باستخدام قالب تخصيص الوقت في ClickUp لمطابقة متطلبات تتبع الدوام الكامل الخاصة بشركتك. قارن بين سير العمل عبر الفرق واعثر على طرق لتحسين عملياتك من خلال قالب دراسات الوقت في ClickUp .

رؤية أعباء عمل الفريق في لمحة سريعة في ClickUp لتفويض المهام أو إعادة تعيينها بشكل أفضل وفهم من لديه طاقة أقل أو أكثر من اللازم بسرعة

إنشاء الحقول المخصصة لتخزين بيانات FTE وتتبعها مباشرةً داخل المهام والمشاريع، بحيث تكون منظمة ويمكن الوصول إليها.

إنشاء حقول مخصصة وتحريرها وتنظيمها في ClickUp وجعل لوجستيات البحث أبسط

تصور قدرة الفريق وأعباء العمل الفردية من خلال لوحة معلومات ClickUp لضمان التوزيع العادل ومنع الإرهاق. قم بتعيين المهام بناءً على الدوام الكامل المتاح، وبالتالي تحسين تخصيص الموارد ومنع الإرهاق.

احصل على عرض شامل لحالات المشروع والمهام المتبقية في فريقك أو قسمك باستخدام لوحات المعلومات في ClickUp 3.0

علاوة على ذلك، إذا كان هناك شخص ما يعمل بشكل زائد، يمكنك استخدام ClickUp لمنع الإفراط في التخصيص من خلال تعيين حدود السعة لكل عضو في الفريق بناءً على توفره على أساس الدوام الكامل.

يمكنك أيضًا تضمين حقول FTE المخصصة في لوحات معلومات تقارير ClickUp ميزة لتحليل اتجاهات عبء العمل وتحديد الاختناقات وتتبع التقدم المحرز.

يمكنك أيضًا إنشاء لوحات معلومات قابلة للتخصيص لتصور بيانات الدوام الكامل إلى جانب مقاييس مثل معدلات إنجاز المهام والجداول الزمنية للمشروع. تصور البيانات بالطريقة التي تريدها، وشاركها مع جميع أصحاب المصلحة المعنيين.

لتشغيل مشروع ناجح، يجب على مديري المشاريع فهم وتحسين دوامهم الوظيفي الكامل. اختيار المناسب برنامج إدارة المشاريع يمكن أن يساعدك على القيام بذلك بكفاءة وعلى نطاق واسع. ابدأ مجانًا مع ClickUp اليوم.