كيفية إنشاء جدول زمني فعال لاستئناف العمل

في إدارة سلسلة التوريد، يعد تسليم البضائع "في الوقت المحدد بالكامل" أمرًا بالغ الأهمية. في التصنيع الحديث، يُفضل "الإنتاج في الوقت المحدد". وتحدد وسائل الإعلام أيضاً تواريخ النشر قبل أشهر إن لم يكن سنوات من موعد نشر المشاريع.

الموعد النهائي هو أحد الأمور الأولى التي يقررها القادة في الأعمال التجارية. بعد ذلك، تعمل الفرق من ذلك التاريخ لتخطيط التسليم. في مصطلحات إدارة المشاريع، يُطلق على ذلك جدول زمني للتراجع في العمل. يتناول هذا المنشور في هذه المدونة جدول الاسترجاع بالتفصيل ويركز على كيفية إنشاء جدول زمني لمشروعك.

ما هو جدول إعادة العمل؟

الجدول الزمني لاستئناف العمل هو مشروع أداة التخطيط حيث يضع المديرون الأهداف والمعالم الرئيسية بالترتيب العكسي، بدءًا من الموعد النهائي. مثل أي جدول زمني للمشروع، ستقوم بتخطيط جميع المهام وتحديد الموارد وتقدير الوقت/الجهد. بعد ذلك، وعلى عكس الطرق الأخرى، ستبدأ بـ تتبع الهدف مع الإنجاز النهائي والجدول الزمني إلى الوراء.

لنفترض أنه يجب على فريق البحث الخاص بك تقديم تقرير بحلول 31 ديسمبر/كانون الأول . وستتضمن كتابة التقرير الخطوات التالية: مراجعة الأدبيات وإجراء استبيان وتحليل الردود وكتابة التقرير وتصور الرسوم البيانية وأخيراً التدقيق اللغوي لتقديمه. سيكون جدول العمل الخاص بك على النحو التالي.

وفقًا لهذا الجدول الزمني للعمل، يجب أن تبدأ العمل بحلول 6 \ ديسمبر. ومع ذلك، يجب عليك تعديل الجدول الزمني للمشروع وفقًا لذلك إذا كانت هناك عطلات وطوارئ أخرى.

لماذا تعتبر جداول إعادة العمل مهمة؟

يشجعك جدول إعادة العمل على البدء مع وضع النهاية في الاعتبار. فهو يساعد على التركيز على الناتج النهائي، وجدولة المهام بكفاءة، وتبسيط الإنتاج. إليك الطريقة.

ضمان الجدوى: يستخدم المديرون جدولاً زمنيًا لقياس ما إذا كان بإمكانهم تسليم المشروع بحلول الموعد النهائي. على سبيل المثال، في المثال أعلاه، إذا كان الموعد النهائي أقل من 25 يومًا من اليوم، فمن المستحيل إكماله بحلول ذلك الوقت. يمكنك طلب تمديد الموعد النهائي أو الحصول على موارد إضافية بهذه المعلومات.

مواءمة أعضاء الفريق: سيُظهر الجدول الزمني للعمل بوضوح التبعيات بين المهام وأعضاء الفريق. كما أنه يعزز التعاون بشكل أفضل، ويحشد الفريق نحو الموعد النهائي.

التفاوض على النطاق: إذا كان الموعد النهائي للمشروع غير قابل للتفاوض، يمكنك التفاوض مع راعي المشروع أو العميل لتقليل النطاق. تحديد أولويات العمل بناءً على التغييرات المتفق عليها وإكمال المهام الحاسمة لضمان تقديم نتائج عالية الجودة.

جدولة الموارد: مع المواعيد النهائية الثابتة، يمكنك اختيار مواردك بفعالية. على سبيل المثال، إذا كان هناك شخص ما في الفريق يطارد موعدًا نهائيًا آخر، فلن ترغب في إشراكه. أو، إذا كان شخص ما يعمل على مهمة غير مهمة، فيمكنك إعادة تعيينه وإدراجه في جدولك الزمني. علاوة على ذلك، يساعد ذلك أعضاء الفريق على رؤية التواريخ الحرجة لتخطيط إجازاتهم وفقًا لذلك.

كيف تنشئ جدول إجازات العمل؟

قم بتحديد الأساسيات قبل إنشاء جدول إعادة العمل: نطاق المشروع والموارد المطلوبة والموعد النهائي.

1. حدد نطاق المشروع

مثل أي جدول زمني للمشروع، تحتاج إلى فهم المتطلبات. وفيما يلي بعض الأسئلة التي يجب أن تطرحها على نفسك.

• ما هوهدف المشروع? مثال: تطوير تطبيق للهاتف المحمول لالتقاط معلومات البائعين من أجل التأهيل
• كيف يتم تعريف المخرجات؟ مثال: يجب عليك التقاط حقول الاسم ورقم الهاتف المحمول ومعرف البريد الإلكتروني وتخزينها تلقائيًا في قاعدة بيانات إدارة البائعين
• من يحتاج إلى الموافقة؟ مثال: راعي المشروع ومحلل الجودة
• ما هي المنصات التي يجب أن يعمل عليها التطبيق؟ مثال: أندرويد و iOS
• ما هو الموعد النهائي؟

بناءً على طبيعة مشروعك، افهم أي تفاصيل وتوقعات أخرى قابلة للتطبيق قبل إنشاء جدول زمني للعمل. إذا كانت معقدة للغاية، قم بتقسيمها إلى مراحل المشروع لتسهيل الإدارة

ثم قم بتقسيمها إلى مهام أخرى. صنف المهام على أساس الأولوية حتى تتمكن من إزالة المهام ذات الأولوية المنخفضة في حالة استحالة التسليم بالكامل خلال الموعد النهائي. أخيرًا، قم بعمل تقديرات دقيقة للجهد المبذول في كل مهمة لجدولك الزمني.

2. تحديد الموارد المطلوبة

كما هو موضح أعلاه، سيحتاج تطبيق بسيط للهاتف المحمول إلى كاتب تجربة المستخدم، ومصمم ومطور أندرويد، ومطور iOS، ومحلل جودة، ومدير مشروع. عند إجراء تحليل أعمق، ستدرك أنك لن تحتاج إلى جميع الموارد للمشروع بأكمله. لذا، قم بتقدير عدد الساعات التي تحتاجها من كل واحد منهم لتحقيق أقصى قدر من استخدام الموارد .

ابحث عن تكلفة الحملات بأكملها، والساعات المدفوعة والمزيد باستخدام الصيغ المتقدمة في ClickUp Custom Fields

3. اختر أداة جدولة العمل

يتطلب الجدول الزمني لاسترجاع العمل تخطيطًا إبداعيًا. يجب عليك العمل بشكل عكسي من موعد نهائي محدد، وتنظيم المهام والتبعيات لتتناسب مع جدول زمني محدد مسبقًا. يحتاج مديرو المشاريع إلى أداة سهلة الاستخدام وسهلة الاستخدام تدير كل شيء. ClickUp أداة إدارة المشاريع تقدم ميزات يمكن أن تجعل هذا الأمر سهلاً عبر مشاريع متعددة.

• مهام النقر فوق المهام والمهام الفرعية وقوائم المراجعة لتقسيم مشروعك بشكل هرمي
• انقر فوق الخرائط الذهنية لتصور سير عمل المشروع
• ملفات تعريف المستخدمين لتعيين المهام والتعاون في سياق كل مهمة
• عرض التقويم لرؤية دورة حياة المشروع بالكامل
• إمكانيات السحب والإفلات البسيطة لتخطيط السيناريو

4. إنشاء جداول إعادة العمل بدءًا من تاريخ التسليم

افتح أداة الجدولة وابدأ في النهاية.

• أولاً، قم بجدولة المهمة الأخيرة في تاريخ التسليم، أي الموعد النهائي
• ثم قم بتعيين تواريخ الاستحقاق لكل مهمة بشكل عكسي من تاريخ التسليم إلى تاريخ البدء. في مهام ClickUp Tasks، يمكنك إضافة تاريخ البدء وتاريخ الاستحقاق لكل مهمة ومهمة فرعية لجدولتها بدقة
• تعيين المستخدمين للمهام. استخدم ClickUp لتعيين عدة مستخدمين لمهمة واحدة. إضافة عارضين يمكنهم رؤية التعليقات والتفاصيل الأخرى
• الاتصالالمهام التابعة ووضع علامة عليها إذا لزم الأمر

5. مراجعة جدول العمل وتنقيحه

الآن بعد أن قمت بجدولة كل التفاصيل، حان الوقت للتراجع والتأكد من أن كل شيء يعمل معًا. تقدم ClickUp ثلاث طرق عرض تجعل جدولة استرجاع العمل بسيطة للغاية.

عرض تقويم ClickUp

إدارة المشاريع وتنظيمها، وجدولة المهام عبر طريقة عرض التقويم المرنة للحفاظ على مزامنة الفرق

عرض مشروعك في التقويم حسب اليوم أو الأسبوع أو الشهر باستخدام السحب والإفلات إدارة المهام . تجنب تعيين المهام في الإجازات الأسبوعية. تحقق مما إذا كنت قد قمت بتعيين مهام متداخلة أو متعددة لنفس الشخص في نفس اليوم. قم بمزامنة تقويمات Google أو أي أدوات جدولة حديثة أخرى قد تستخدمها لتأكيد التوافر المحدث.

عرض مخطط جانت البياني ClickUp Gantt

قم بفرز مهامك بسرعة وسهولة، وأنشئ طرق عرض متتالية بنقرة واحدة للبقاء في المقدمة وتحديد الأولويات المهمة

يعرض مخطط جانت التقدم المحرز في المشروع على طول مخطط زمني، وعادةً ما يكون على شكل رسم بياني شريطي. سيبدو مخطط جانت البسيط بهذا الشكل.

تعمل طريقة عرض مخطط جانت في ClickUp على تبسيط حتى أكثر المشاريع تعقيدًا. يمكنك

• تصور الجداول الزمنية للمشروع ومراحله الرئيسية
• إضافة التبعيات عن طريق تحديد مهمتين ورسم خط بينهما
• إعادة جدولة المهام الفردية والمجموعات بشكل مرئي عن طريق سحب المهام وإفلاتها
• حظر المهام التي لها تبعيات على مهام غير مكتملة، مما يمنع أعضاء الفريق من بدء العمل عليها دون قصد

علاوة على ذلك، في كل مرة تقوم فيها بتغيير تفاصيل المهمة على مخطط جانت ، ينتقل الإشعار إلى جميع المستخدمين في المهمة، مما يضمن أن الجميع على نفس الصفحة. فيما يلي بعض قوالب مشروع مخطط جانت البياني لتبدأ بها.

عرض عبء العمل ClickUp Workload View

استخدم ClickUp لأتمتة عبء العمل الخاص بك مع أكثر من 100 عملية أتمتة، ومساعد ذكاء اصطناعي سهل الاستخدام، وعرض عبء العمل الموحد

عندما تقوم بإعداد جميع التفاصيل، فإن طريقة عرض عبء العمل، أي طريقة عرض قدرة الفريق ستبدو صحيحة. ومع ذلك، يمكنك تحديد ما إذا كنت قد قمت بتحميل شخص ما أكثر من طاقته، أو قمت بجدولة المهام عندما يكون غير متاح، أو قمت بتعيين مهام تفوق طاقته.

استخدم طريقة عرض عبء العمل في ClickUp لمعرفة من هو متقدم أو متأخر وسحب المهام وإفلاتها بسهولة لإعادة تخصيص الموارد

وأخيرًا، استخدم عرض مربع النقر لربط الأطراف السائبة

تتيح لك طريقة عرض المربع رؤية ما يعمل عليه فريقك وما أنجزوه وما هي قدراتهم

نصائح واستراتيجيات جدول العمل

الآن وبعد أن غطينا الأساسيات دعنا ننتقل إلى بعض الاستراتيجيات والنصائح العملية لمساعدتك على تحسين جدول أعمالك.

قم بمزامنة تقويم العطلات والإجازات الخاصة بك

تجنّب الضغط غير الضروري من خلال مزامنة تقويم العطلات في مؤسستك مع ClickUp مباشرةً. شجع أيضًا أعضاء الفريق على مزامنة تقويمات Google الخاصة بهم مع ClickUp.

أضف تواريخ البدء والاستحقاق لجميع المهام

لعرض التقدم المحرز في المشروع على مخطط جانت، أضف تاريخ بدء المشروع وتواريخ الاستحقاق لجميع المهام وحاكي كيف سيبدو إنجاز المشروع بنجاح.

إضافة تقديرات الوقت

قم بتقدير الوقت اللازم لجميع المهام للتنبؤ بعبء العمل مسبقًا حتى تتمكن من إجراء خطط الطوارئ إذا استغرق الأمر وقتاً أطول

تحديد المتطلبات الأساسية وجمعها مسبقًا

انظر إلى مشروعك المنجزات بشكل حاسم وتحديد المتطلبات الأساسية. على سبيل المثال، إذا كنت تنشئ تطبيقًا للهاتف المحمول، فستحتاج إلى بيئة رملية، وإرشادات العلامة التجارية، والوصول إلى حساب مطور iOS، وغير ذلك.

اختر المرونة وليس الكمال

لا يوجد جدول زمني مثالي. من المتوقع أن يمرض أعضاء الفريق، أو تتأخر الرحلات الجوية، أو أن تتعطل بيئة التطوير السحابية، وما إلى ذلك. لذا، ضع خطة احتياطية لمعالجة مثل هذه العوائق المعقولة.

خطة للوقت الاحتياطي

لا يُنصح أبدًا بجدولة المهام حتى اللحظة الأخيرة. فالجداول الزمنية الضيقة والصارمة ليست فقط غير فعالة ولكنها أيضًا مرهقة للغاية. لذا، قم ببناء بعض الوقت الاحتياطي للتسليم النهائي والمراحل الحرجة.

قم ببناء جدول زمني محكم للعمل مع ClickUp

قد لا تحظى جدولة العمل الاسترجاعي بشعبية كبيرة لأنها تسلب المرونة وتجعلنا مسؤولين عن التسليم في الموعد النهائي. ومع ذلك، فإن المشاريع ذات المواعيد النهائية الضيقة هي من الأمور المعتادة، وجدول الاسترجاع هو أفضل أداة للتعامل معها.

تأخذ أداة إدارة المشاريع في ClickUp بعين الاعتبار فرصة حدوث اضطرابات أثناء المشروع. يمكنك الاستفادة من أكثر من 15 طريقة عرض لإدارة التفاصيل والحصول على رؤية شاملة بنقرة زر واحدة. قم بتخصيص جميع جوانب الجدول الزمني، بما في ذلك المهام والمهام الفرعية وقوائم المراجعة والحالات والعلامات وما إلى ذلك. ابدأ العمل على جدولك الزمني مجانًا اشترك في ClickUp اليوم