تواجه المنظمات العديد من التحديات. أحدها كيفية إدارة المشاريع المختلفة بكفاءة بموارد محدودة.

ويزداد التحدي صعوبة عندما تدرك أن كل مشروع من مشاريعك فريد من نوعه ويتطلب اهتماماً خاصاً.

سيشمل نطاق المشاريع النمو الاستراتيجي مع العديد من عوامل الخطر والصيانة الروتينية مع مهام بسيطة، مما يجعل إدارة المشاريع عملية موازنة. ستحتاج باستمرار إلى تحديد المشاريع التي يجب الاستثمار فيها وتوجيه الموارد مع مواءمة المشاريع مع أهدافك طويلة الأجل.

بدون وجود عملية واضحة لإدارة محفظة المشاريع، قد تكون هناك حاجة إلى التسرع في اتخاذ القرارات، وإهدار الموارد، وضياع الفرص.

دعنا نتعمق في العمليات الأساسية للإدارة الفعالة لمحفظة المشاريع. استكشف المبادئ والاستراتيجيات والأدوات الأساسية لتعزيز مهاراتك في إدارة محفظة المشاريع وتحسين محفظة مشاريع مؤسستك.

ما هي إدارة محفظة المشاريع؟

تأخذ إدارة محفظة المشاريع (PPM) نهج من أعلى إلى أسفل لمواءمة هدف كل مشروع مع هدف المنظمة. وينصب التركيز على اختيار مجموعة من المشاريع وتحديد أولوياتها وإدارتها بشكل استراتيجي وتخصيص الموارد وفقًا لذلك.

ويتمثل هدفه الرئيسي في تعظيم قيمة محفظة المشاريع بأكملها، مما يضمن تحقيق القيمة المثلى التخصيص الأمثل للموارد والمواءمة مع الأهداف الاستراتيجية . يتألف مكتب إدارة المشاريع (PMO) عادةً من مديري محافظ المشاريع ومديري المشاريع ومديري البرامج.

كيف تختلف إدارة محفظة المشاريع عن إدارة المشاريع؟

تشرف إدارة محفظة المشاريع على محفظة المشاريع بأكملها، والتي تنطوي على تعديلات لتتماشى مع الأولويات التنظيمية المتطورة والمتغيرة على مر السنين.

ومن ناحية أخرى إدارة المشاريع تتضمن التخطيط والتنفيذ والتحكم في المشاريع الفردية، مع التركيز على إكمالها في حدود الميزانية وفي الوقت المحدد والنتائج المرجوة.

وهي تتعامل مع التفاصيل الموجهة نحو المهام، بما في ذلك تخصيص الموارد والجدولة وإدارة المخاطر وتنفيذ المهام، كل ذلك ضمن الإطار الزمني المحدود للمشروع.

## أهمية إدارة محفظة المشاريع

تتيح لك إدارة محفظة المشاريع (PPM) التركيز على الصورة الكبيرة ومعالجة التحديات الناجمة عن المشاريع المتداخلة المتعددة.

لنلقِ نظرة على فوائد إدارة محفظة المشاريع:

المواءمة الاستراتيجية

تساعدك إدارة محفظة المشاريع على اختيار المشاريع والبرامج التي تتوافق مع استراتيجية شركتك وأهدافها وتساهم بأكبر قدر في تحقيق هذه الأهداف.

اتخاذ قرارات أفضل:

يوفر نظام إدارة المشاريع وإدارة المشاريع إطار عمل لاتخاذ القرارات المتعلقة بالمشاريع، مما يساعدك على اختيار المشاريع المناسبة التي يجب متابعتها.

وقد يتضمن وقف أو إعادة ترتيب أولويات المشاريع التي لم تعد تتماشى مع الأهداف الاستراتيجية.

تحسين الموارد:

يساعدك نظام إدارة المشاريع وإدارة المشاريع على تخصيص وقتك ومواردك بشكل أكثر كفاءة عبر الموارد المالية والبشرية والاستثمارات الاستراتيجية الأخرى.

فهو يحول دون الإفراط في استخدام الموارد ويضمن توزيع مواردك حيثما تحقق أكبر قدر من التأثير.

إدارة المخاطر:

من خلال تقييم المخاطر وإدارتها على مستوى المحفظة، تساعدك إدارة المخاطر على اتخاذ قرارات مستنيرة.

وهو ينطوي على تنويع المخاطر عبر مشاريع متعددة أو تقليل المخاطر من خلال معالجة التبعيات وقيود الموارد.

التواصل والشفافية:

تعزز إدارة المشاريع وإدارة المشاريع التواصل والشفافية بشكل أفضل مع وضوح الرؤية في عملية اختيار المشروع وتنفيذه، مما يؤدي إلى الحصول على تأييد أصحاب المصلحة.

تحسين نجاح المشروع:

يساعدك التخطيط الفعال لإدارة المشاريع وإدارة المشاريع على إيجاد مشاريع جيدة التخطيط والتنفيذ والمراقبة عن كثب، مما يزيد من احتمالات نجاح المشروع ويزيد من عائد الاستثمار.

تساهم إدارة المشاريع وإدارة المشاريع في نجاحك على المدى الطويل:

تتطلع إدارة المشاريع وإدارة المشاريع إلى ما وراء المشاريع الفردية وتركز على نجاح مؤسستك على المدى الطويل.

فهو يساعدك على التكيف مع الظروف المتغيرة ويضمن أن تظل محفظة المشاريع متوافقة مع الأولويات الاستراتيجية المتطورة.

من المستفيد من الإدارة الفعالة لمحفظة المشاريع؟

تنطبق فوائد إدارة محفظة المشاريع (PPM) على المؤسسات التي تتعامل مع مشاريع متعددة في وقت واحد. وفيما يلي بعض الأمثلة العملية:

### القطاع المالي:

تطرح البنوك وشركات الاستثمار وشركات التأمين بانتظام منتجات وخدمات ومخططات جديدة لعملائها. ويساعد نظام إدارة المشاريع في إطلاق هذه المنتجات وتطويرها، وإدارة قواعد بيانات العملاء، ومعالجة المدفوعات، والبقاء على اطلاع دائم باتجاهات السوق.

كما أنها تساعد المؤسسات المالية على تحديد المخاطر المالية والتنظيمية الكبيرة التي تتعامل معها وتخفيفها وتنويعها.

شركات تكنولوجيا المعلومات:

تستخدم شركات تكنولوجيا المعلومات إدارة محفظة المشاريع لاختيار المشاريع وتحديد أولوياتها من محفظتها. وتساعد إدارة محافظ المشاريع على التحكم في مختلف المشاريع، من تطوير البرمجيات إلى الأمن السيبراني وإدارة البنية التحتية.

تساعد إدارة حافظة المشاريع على مراقبة نفقات المشروع والتحكم فيها، ومنع تجاوز الميزانية، وضمان فعالية التكلفة.

شركات الإنشاءات:

تتعامل شركات الإنشاءات مع مشاريع كبيرة وطويلة الأجل حيث يمكن أن يخرج الفريق عن المسار الصحيح بسبب الظروف المتغيرة. وتستخدم هذه الشركات نظام إدارة المشاريع لمراقبة هذه المشاريع والتحكم في التكاليف والوفاء بالمواعيد النهائية.

احتفظ بسجل للمهام اليومية، والمواد، والمعدات، والجدولة الزمنية، والعمال للحفاظ على سير أعمال الإنشاءات الخاصة بك بسلاسة مع قالب تقرير البناء اليومي من ClickUp

كما يساعد برنامج إدارة المشاريع وإدارة المشاريع شركات الإنشاءات على تحديد أولويات المشاريع المتعددة ذات الأحجام والتعقيدات المختلفة. يضمن لك نموذج PPM حصول المشاريع المهمة على التركيز والموارد اللازمة.

صناعة التصنيع:

تستخدم الصناعات التحويلية إدارة محفظة المشاريع (PPM) للتعامل مع مختلف المشاريع.

وتشمل هذه المشاريع تطوير المنتجات، وجعل العمليات أكثر كفاءة، وتحسين سلسلة التوريد، وضمان تسليم المنتجات في الوقت المحدد.

وتساعدهم إدارة حافظة المشاريع على التوفيق بين هذه المشاريع المختلفة بفعالية، مما يضمن لهم الحفاظ على قدرتهم التنافسية وتحقيق أهدافهم.

فرق إدارة المشاريع:

تُعد فرق إدارة المشاريع أمرًا حيويًا في أي مؤسسة؛ فهي تشرف على المشاريع، وتدير الموارد، وتعمل بشكل وثيق مع مديري المشاريع.

ولجعل مهمتهم أسهل وأكثر فعالية، يستخدمون إدارة محفظة المشاريع (PPM) للبقاء منظمين وضمان توافق المشاريع مع أهداف الشركة.

القطاع العام:

تستخدم الوكالات الحكومية إدارة حافظة المشاريع للتأكد من أن كل شيء يسير بسلاسة. ويشمل ذلك إدارة قواعد البيانات العامة ومشاريع البنية التحتية، وتنفيذ السياسات، وتحسين الخدمات.

يساعدهم نظام إدارة المشاريع وحوافظ المشاريع على تخصيص الموارد بحكمة ويحافظ على شفافية الأمور لخدمة الجمهور بفعالية.

قطاعا الصحة والأدوية:

تستخدم مؤسسات الرعاية الصحية وشركات الأدوية نظام إدارة الأداء وحساب الأداء لتعزيز أدائها.

فهي تساعد في مشاريع تحسين الجودة، وتطوير أدوية جديدة، وتوسيع المرافق، وضمان تلبيتها لاحتياجات السوق. والهدف النهائي هو توفير رعاية أفضل للمرضى.

## عملية إدارة محفظة المشاريع

والآن بعد أن قمنا بتغطية أهمية إدارة محفظة المشاريع وكيفية استخدام الصناعات المختلفة لإدارة محفظة المشاريع، دعنا نحلل عملية إدارة محفظة المشاريع خطوة بخطوة:

# الخطوة 1: تحديد أهداف عملك

ابدأ بتحديد أهداف مؤسستك وغاياتها. حدد الأهداف الاستراتيجية التي تريد شركتك تحقيقها، واختر المشاريع التي تتماشى مع تلك الأهداف.

تواصل مع أصحاب المصلحة الرئيسيين والقادة لفهم أهداف الشركة. قد يكون ذلك زيادة الإيرادات أو التوسع في أسواق جديدة أو تحسين رضا العملاء. ثم حدد كيف يساهم كل مشروع في محفظتك في تحقيق هذه الأهداف.

الخطوة 2: اجمع أفكار المشاريع وابحث عنها في محفظتك

اجمع أفكار المشاريع من أصحاب المصلحة الرئيسيين ومديري الأقسام، وابحث عن اتجاهات الصناعة، وحلل ملاحظات العملاء.

قم بتقييم المشاريع بناءً على معايير محددة مثل التوافق مع أهداف الشركة، والعائد المحتمل على الاستثمار، والاحتياجات من الموارد، وعوامل المخاطرة قبل إضافتها إلى محفظتك.

احصل على نظرة عامة عالية المستوى حول كيفية تقدم المبادرات المتوافقة مع أداة المحفظة في ClickUp

استخدم لوحات معلومات ClickUp لإعداد مساحة لفريقك لمشاركة الأفكار. كخطوة تالية، قم بالبحث والتحقق من جدوى هذه الأفكار لمعرفة ما إذا كان من الممكن أن تصبح مشاريع.

الخطوة 3: تحقق من جدوى مجموعة مشاريعك

قم بتحليل ظروف السوق لكل مشروع، والمتطلبات الفنية والموارد، والجدوى المالية، والمخاطر المحتملة، والعوائد المتوقعة. ثم قارن هذه العوامل بالموارد والميزانية المتاحة لديك.

سيتم اعتبار المشاريع التي تتماشى مع توافر مواردك وأهدافك الاستراتيجية مجدية. قم بتقييم مشاريعك بشكل نقدي للتأكد من أنها واقعية وقابلة للتحقيق.

الخطوة 4: خصص مواردك

يمكنك إنشاء لمحات عامة لتخصيص الموارد لفريقك بسهولة في طرق عرض قائمة ClickUp للحصول على صورة أفضل للعمل الذي يتم إنجازه

تخصيص الموارد هو تخصيص مواردك البشرية والميزانيات والبنية التحتية والوقت بشكل فعال لمشاريعك.

حدد مقدار ما سيتم تخصيصه من كل مورد لمشاريع محددة لضمان النجاح. خصص الموارد المحدودة للمشاريع الهامة بناءً على أولوياتك.

الخطوة 5: تنفيذ وإدارة ومراقبة محفظة مشاريعك

تتضمن هذه الخطوة وضع خططك موضع التنفيذ.

قم بتعيين الفرق ومديري المشاريع، وحدد الجداول الزمنية، و تتبع التقدم المحرز في مشاريعك . تساعدك عمليات التحقق والتقارير المنتظمة على البقاء على المسار الصحيح وإجراء التعديلات حسب الحاجة.

في إدارة محفظة المشاريع، يتمثل دورك في ضمان سير كل شيء بسلاسة. قم بتوجيه الفريق للوفاء بالمواعيد النهائية، والتعامل مع التعارضات، وتعديل المحفظة مع تغير الاتجاهات، وتتبع تقدم المشروع.

تساعدك المراجعات المنتظمة على ضبط العملية وتحسينها بناءً على البيانات المجمّعة.

إذا كنت تبحث عن نظام أساسي مركزي لتخطيط مشاريعك ومبادراتك وتحديد أولوياتها ومراقبتها والتحكم فيها، فإن برنامج إدارة محفظة المشاريع هو ما تحتاجه.

ما هو برنامج إدارة محفظة المشاريع؟

برنامج إدارة محفظة المشاريع (PPM) هو حل يساعدك في الحصول على نظرة عامة كاملة على استدامة وتقدم المشاريع المتعددة.

وهو يساعد مديري محافظ المشاريع مثلك على التعامل مع المشاريع المعقدة بكفاءة لتلبية متطلبات أصحاب المصلحة.

ميزات لا غنى عنها في برنامج إدارة محفظة المشاريع

يمكن أن تختلف التوقعات الخاصة ببرمجيات إدارة محافظ المشاريع (PPM) من مؤسسة لأخرى، لذا اختر البرمجيات بناءً على احتياجاتك الفريدة.

يتضمن برنامج إدارة محفظة المشاريع عادةً ميزات مختلفة مثل:

• تخطيط المشروع وجدولته: هذه الميزة ضرورية لتحديد النطاق، وتحديد أولويات المهام، وتحديد الجداول الزمنية لتحسين أداء المشروع
• إدارة الموارد: تبسّط برمجيات إدارة المشاريع وإدارة المشاريع تحليل الموارد وتخصيصها وتتبعها، مما يضمن استخدامها بكفاءة
• الإدارة المالية: من الضروري وضع الميزانية وتتبع تكاليف المشروع للبقاء ضمن الميزانيات المخطط لها
• التعاون والتواصل س: التعاون بين أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة أمر ضروري لتبادل الأفكار وتقديم الملاحظات وضمان التواصل السلس هو عامل آخر يجب أخذه بعين الاعتبار
• التخصيص وقابلية التوسع: برنامج إدارة المشاريع وإدارة المشاريع الذي يتكيف لتلبية المتطلبات الفريدة لشركتك، مما يتيح المرونة مع تغير الاحتياجات أمر ضروري لإدارة محفظة مشاريعك

أنواع برامج إدارة محفظة المشاريع

تنقسم برمجيات إدارة محفظة المشاريع إلى فئتين: برمجيات سطح المكتب والبرمجيات السحابية. اختر ما يناسب احتياجات مؤسستك وتفضيلاتها.

برنامج إدارة محفظة المشاريع على سطح المكتب

برنامج إدارة المشاريع وإدارة المشاريع على سطح المكتب هو برنامج إدارة محفظة المشروع يعمل دون اتصال بالإنترنت. يمكنك استخدامه بدون اتصال بالإنترنت، وهو أمر مفيد للشركات التي لديها مشاريع في مناطق نائية.

إحدى المزايا الرئيسية هي مستوى الأمان والتحكم الذي يوفره. فلديك الملكية الكاملة والتحكم الكامل في بياناتك، مما يقلل من المخاوف المتعلقة بخصوصية البيانات وأمانها.

برنامج إدارة المشاريع المستند إلى السحابة

برنامج إدارة المشاريع وإدارة المشاريع المستند إلى السحابة هو أداة لإدارة محفظة المشاريع يمكن الوصول إليها من أي مكان متصل بالإنترنت. وهذا يجعلها رائعة لفرق الخدمات الاحترافية، حيث يمكنك الوصول إلى بيانات المشروع في الوقت الفعلي.

يمكن لأعضاء الفريق التعاون ومشاركة التحديثات على الفور. بالإضافة إلى أنه غالباً ما يستخدم نموذج اشتراك، لذا فأنت تدفع على أقساط أقل، مما يمنحك مرونة أكبر في التكلفة مقارنةً بالرسوم الباهظة التي تدفعها لمرة واحدة.

كيف تستخدم برنامج إدارة محفظة المشاريع؟

ميزات برنامج PPM وستختلف الخطوات المطلوبة لاستخدامه حسب البرنامج الذي تختاره.

سنستخدم انقر فوق كمثال في هذا القسم لأنه يقدم أدوات متعددة الاستخدامات وسهلة الاستخدام لإدارة محفظة المشاريع، مما يوفر أدوات ممتازة حلول ممتازة لإدارة المشاريع .

1. إنشاء مساحة عمل ClickUp

ابدأ بـ ClickUp بالتسجيل مجانًا وإنشاء مساحة عمل ClickUp لملف مشروعك.

2. إضافة قالب إدارة حافظة المشاريع

يسمح لك قالب محفظة إدارة المشاريع بتتبع المشاريع بسهولة في جميع الأقسام والبرامج مع مراقبة سلامتها وتقدمها.

بعد إنشاء مساحة العمل الخاصة بك، قم بإضافة قالب ClickUp قالب إدارة محفظة المشروع . يقدم هذا القالب تسع حالات: قيد التنفيذ، وجاهز، ومكتمل، وغير ذلك.

الحالة نموذج إدارة محفظة المشروع يوفر أيضًا ثلاث طرق عرض (تقارير الحالة الأسبوعية والفريق وخريطة طريق مكتب إدارة المشاريع) لإظهار تقدم مشروعك ونجاحه بوضوح.

3. تخصيص القالب

إدارة المهام والمشاريع، والتعاون بكفاءة مع فريقك باستخدام ClickUp

تخصيص هيكل القالب باستخدام المساحات والمجلدات والقوائم. مهام ClickUp مساعدتك في إدارة مهام المشروع. يمكنك تصنيف المشاريع إلى مهام يمكن إدارتها إلى مشاريع قائمة وقيد التنفيذ وجديدة ومستقبلية.

4. استخدم طريقة عرض الجدول في ClickUp للحصول على نظرة عامة على محفظة مشاريعك

تنقّل بين عرض الجدول ClickUp 3.0 متعدد الاستخدامات وعرض التقويم لتصور جميع أعمالك بشكل أفضل

تحتاج إلى الحصول على رؤية واضحة لمشاريعك إلى جانب التخطيط والبدء. عرض الجدول الخاص بـ ClickUp بعض الميزات المفيدة:

تصوير البيانات: يعرض بيانات مشروعك في شكل جدول لمساعدتك على تنظيمها وهيكلتها للحصول على عرض أفضل للتقدم المحرز.

السحب والإفلات: إعادة ترتيب المهام لفرزها بناءً على معايير مختلفة.

التصدير والمشاركة: مشاركة معلومات المشروع مع أصحاب المصلحة على الفور.

5. استخدم لوحة تحكم ClickUp للحصول على رؤى تفصيلية عن مشاريعك

لوحات معلومات ClickUp هو ما تبحث عنه مساحة عمل مرئية للحصول على رؤى تفصيلية للمشروع من أجل الإدارة المركزية.

اختر من بين أكثر من 50 عنصر واجهة مستخدم لإضافتها وترتيبها على لوحة تحكم إدارة البرنامج إنشاء عرض واضح وغني بالمعلومات لبيانات إدارة البرنامج.

خذ على سبيل المثال وكالة إعلانية تدير العديد من حملات العملاء. فيمكنهم تبسيط عملية إدارة الأداء والإنتاج باستخدام ClickUp Dashboards. من خلال إنشاء تخطيطات لوحة التحكم، يحصلون على:

• أداة نظرة عامة على المشروع تعرض مقاييس المشروع المختلفة
• أداة لتتبع التقدم المحرز لتصور مدى تقدم كل مشروع
• أداة لتتبع الوقت لتمثيل مرئي للجداول الزمنية للمشروع، مما يتيح جدولة المشروع بكفاءة

حافظ على سير مؤسستك على المسار الصحيح مع إدارة محفظة المشاريع

برنامج إدارة محفظة المشاريع (PPM) هو أداة ملاحية تساعد مؤسستك على الاقتراب أكثر من تحقيق أهداف وغايات عملك.

فهو يساعدك على تحديد ما الذي يجعل كل مشروع في محفظتك مختلفاً عن الآخر وكيفية خلق توازن عند اختيار وتنفيذ مشاريعك.

وسواء اخترت منصات متعددة أو اخترت استخدام برنامج ClickUp، تأكد من إعداد نفسك لتحقيق نتائج ناجحة للمشروع. ابدأ مع ClickUp مجانًا وتحكم في محفظة مشاريعك!