_هل تريد تعلم كيفية _أتمتة المهام_؟
تزايدت الحاجة إلى أتمتة المهام بشكل مطرد في السنوات الأخيرة. أحد الأسباب الكامنة وراء ذلك هو أن الأتمتة يمكن أن
/href/
https://www.mckinsey.com/business-functions/digital-mckinsey/our-insights/four-fundamentals-of-workplace-automation
توفير 30% من الوقت
/%href/
الذي تقضيه في العمل على المهام اليومية!
بطبيعة الحال، تنظر العديد من الشركات إلى الأتمتة على أنها عصا سحرية يمكنها أن تحول شركتهم إلى الأفضل.
لهذا السبب سنقوم برحلة إلى عالم هاري بوتر السحري في هوجورتس لفهم الأسرار الكامنة وراء الأتمتة!
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2020/07/image8-5.gif
هوجورتس
/%img/
في هذه المقالة، سنستعرض ما هي أتمتة المهام، والمهام التي يمكنك أتمتتها، ونكشف عن أفضل حل لأتمتة مكان العمل لعام 2021.
انطلق إلى المنصة 9¾!
ما هي أتمتة المهام؟
أتمتة المهام هو استخدام الأدوات أو
/href/
https://clickup.com/blog/task-automation-software//
برمجيات لأتمتة
/%href/
المهام اليدوية المتكررة.
فكر في التهجئة "Accio" للحظة.
يمكن استخدامها لاستدعاء شيء ما، دون الحاجة إلى رفع إصبعك!
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2020/07/image1-5.gif
صبي يقول أكيو
/%img/
إذا كان حقيقيًا، كنا سنستخدمه لجلب مفاتيحنا أو ملفاتنا أو هواتفنا المحمولة أو أي شيء حقًا!
_لكن ما علاقة هذا بـ _الأتمتة_؟
تمامًا مثل التعويذات التي تساعدك على أداء المهام بدون عمل شاق، فإن أتمتة المهام تساعدك على إنجاز العمل دون بذل الكثير من الجهد.
وفي أتمتة المهام، بدلاً من السحر، يتم إسناد المهمة إلى أدوات وتطبيقات وذكاء اصطناعي.
_إذن ما هي الأدوات المطلوبة لـ _الأتمتة_؟
هناك الكثير من أدوات أتمتة المهام التي يمكن أن تساعدك على أتمتة أي شيء حرفيًا!
إذا كنت لا تستطيع الانتظار حتى تقرأ عن أدوات أتمتة المهام، انقر على
/href/
#أفضل
المنفذ (الصورة) لأخذ اختصار
/%href/
إلى القسم الخاص ببرنامج أتمتة سير العمل!
ما هي فوائد أتمتة المهام؟
هناك مزايا أكثر بكثير لأتمتة المهام من مجرد تقليل الجهد اليدوي! فهو يقلل من التكاليف التشغيلية، ويزيد من الموثوقية، ويطلق العنان للإمكانات الحقيقية لفريقك.
إليك كيف يمكن لأتمتة المهام تبسيط سير العمل وأنشطة عملك:
1\. يقلل من التكاليف التشغيلية
_هل تريد خفض التكاليف؟
قل مرحبًا بالأتمتة!
يمكنك أتمتة المهام الإدارية مثل
/href/
https://clickup.com/blog/data-entry-software//
إدخال البيانات
/%href/
والمساعدة الشخصية للتوفير في تعيين موظفين لهذه الوظائف.
بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تحديد العمليات الزائدة عن الحاجة داخل المؤسسة وإزالتها بالكامل.
2\. زيادة الموثوقية
تقلل الأتمتة من الأخطاء البشرية من خلال التأكد من تنفيذ المهمة بشكل لا تشوبه شائبة من البداية إلى النهاية.
_كيف؟
لكل مهمة سلسلة من الخطوات التي يجب اتباعها لإتمامها. في حين أن _البشر_ أمثالنا يمكن أن تفوتهم خطوة عندما نكون متعبين أو مشتتي الذهن، فإن نظام الكمبيوتر يعمل بلا كلل لإكمال المهمة دون أخطاء.
3\. يطلق العنان لإمكانات فريقك الحقيقية
ربما تكون قد وظفت أكثر الموظفين مهارة، لكنهم لن يتمكنوا من استخدام هذه المهارة إذا كانوا يعملون فقط على مهام مملة وبسيطة كل يوم.
الأمر أشبه بتوظيف دمبلدور كحارس لأرضية هوجورتس!
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2020/07/image11-3.gif
دمبلدور
/%img/
_هذا غير منطقي!
تعمل أتمتة مكان العمل على إزالة هذه المهام الدنيوية من أيدي موظفيك لتوفير الوقت لهم للقيام بمهام عمل أكثر تقدمًا. ونتيجة لذلك، سيستفيدون من مهاراتهم ويحققون نموًا فعليًا في عملك.
ما هي المهام التي يمكن أتمتتها؟
تذكّر، هناك تعويذة سحرية لكل شيء - حتى تحويل الدرج إلى منزلق! وبالمثل، هناك أتمتة مكان العمل لجميع المهام المتكررة تقريبًا.
يمكنك أتمتة إدارة العملاء المحتملين والتسويق والمالية والمحاسبة والموارد البشرية والمهام الإدارية.
في الواقع، فإن
/href/
https://www.mckinsey.com/business-functions/mckinsey-digital/our-insights/four-fundamentals-of-workplace-automation
تقرير ماكينزي
/%href/
أن نصف مهام الأعمال تقريبًا (45%) يمكن أتمتتها باستخدام التقنيات الحالية مثل التعلم الآلي والذكاء الاصطناعي.
دعنا نلقي نظرة على كيفية تطبيق أتمتة عمليات الأعمال على جميع أقسام شركتك:
1\. إدارة العملاء المحتملين
_ هل تتذكر هوركروكس؟
هي أشياء تحتوي على جزء من روح الساحر.
وبالمثل، وبقليل من الخيال الأدبي والفكاهة البريطانية القديمة، فإن العملاء المحتملين هم هوركروكس لفريق المبيعات الخاص بك لأنهم قلب وروح ما يقومون به!
إليك كيف يمكنك أتمتة أهم جزء من عملية المبيعات:
إدارة العملاء المحتملين الواردين
_البحث عن طريقة سريعة للحصول على المزيد من العملاء المحتملين؟
قدم محتوى مجانيًا من أسفل المسار مثل كتاب إلكتروني أو ملف pdf أو فيديو أو أي مورد قيّم لزوار موقعك الإلكتروني. كل ما عليهم القيام به هو ملء نموذج بعنوان بريدهم الإلكتروني والمعلومات التي تتطلع إلى جمعها، مثل الاسم والعمر.
بمجرد ملء النموذج، يحصلون على كتابهم المجاني، ولكنك تحصل على شيء أكثر قيمة - بياناتهم!
يمكنك بعد ذلك استخدام ميزات الأتمتة في أداة النموذج الخاص بك لتخزينها وتنظيمها تلقائيًا في
/href/
https://thinkbiganalytics.com/marketing-automation
نظام أتمتة التسويق
/%href/
ودفع العملاء المحتملين مباشرة إلى
/href/
https://clickup.com/teams/crm
إدارة علاقات العملاء
/%href/
(مدير علاقات العملاء). يمكن لهذه الأتمتة البسيطة أن توفر عليك عناء إدخال البيانات في جدول بيانات Excel.
2\. التسويق
نظرًا لأن التسويق أمر بالغ الأهمية لنمو الأعمال، فأنت بحاجة إلى ضمان تحسين جميع عمليات التسويق الخاصة بك.
_وكيف تفعل ذلك؟
بمساعدة
/href/
https://www.getresponse.com/blog/what-is-marketing-automation-guide
أتمتة التسويق
/%href/
!
إليك كيفية تحسين كفاءتك في هذا القسم:
أ. أبحاث الصناعة
_هل تريد أن تكون_ متقدماً_ بخطوة_ على منافسيك؟
تحتاج إلى مراقبة اتجاهات الصناعة والتقنيات والمنافسين عن كثب.
ولكن هذا لا يعني أنك بحاجة إلى قضاء ساعات ساعات في البحث.
تمامًا مثل الطريقة التي استخدم بها فولدرمورت Wormtail للقيام بمهامه، يمكن لأدوات مثل تنبيهات جوجل أن تكون مساعدك الرقمي!
يمكنها مراقبة الإشارات عبر الإنترنت لاتجاهات معينة ثم تجميعها تلقائيًا في رسائل بريد إلكتروني لك!
ب. وسائل التواصل الاجتماعي
_هل ما زلت_ _تقوم_ يدويًا_ _تحميل_ _منشورات وسائل التواصل الاجتماعي_ في عام 2021؟
حان الوقت للخروج من العصور المظلمة وتبني أتمتة التسويق!
هناك الكثير من أدوات وسائل التواصل الاجتماعي مثل Hootsuite التي تتيح لك جدولة المنشورات على وسائل التواصل الاجتماعي مقدماً بوقت كافٍ. كما أنها تتيح لك نشر نفس المحتوى على جميع القنوات في وقت واحد - حتى لا تقضي ساعات في تحميل المنشورات على تويتر وفيسبوك وإنستجرام _كل على حدة_. أدوات أخرى، مثل
/href/
https://www.copy.ai/tools
أدوات الكتابة بالذكاء الاصطناعي
/%href/
يمكن أن تساعدك في كتابة تعليقاتك لتوفير المزيد من الوقت.
3\. المالية والمحاسبة
يجب أن تكون حريصاً على الشؤون المالية لشركتك.
حتى أصغر خطأ بشري يمكن أن يتسبب في خسائر فادحة!
إليك كيفية أتمتة المهام وسير العمل في
/href/
https://www.sage.com/en-gb/sage-business-cloud/accounting/
برنامج محاسبة
/%href/
يجعل هذه العمليات أكثر أمانًا:
أ. إدارة الفواتير
أنت لست بحاجة إلى أن يتحول لون الريمبرال إلى اللون الأحمر ليخبرك بأنك نسيت شيئًا ما!
يمكن لبرنامج الفاتورة السحابية إرسال تذكير تلقائي كلما احتجت إلى ذلك
/href/
https://www.invoiceberry.com/blog/what-is-an-invoice-how-can-i-make-one/
إرسال الفواتير
/%href/
عبر البريد الإلكتروني
يمكن أيضًا أتمتة عملية إرسال الفواتير عن طريق:
* جدولة الفواتير المتكررة وإرسالها تلقائيًا
* تتبع ما إذا كان قد تم دفع الفواتير
ب. ضريبة المبيعات
حساب ضريبة المبيعات يشبه لعب لعبة كويديتش.
_ فكر في الأمر
في كلتا الحالتين، حتى زلة واحدة يمكن أن تؤدي إلى نتائج كارثية!
عليك أن تتفادى أي خطأ بشري أثناء أداء ضرائبك، وإلا سيكلفك ذلك الكثير من الغرامات.
_إذن كيف تقوم بذلك؟
يمكنك إسناد جهودك الضريبية إلى أداة آلية مثل Avalara. يقوم النظام بالبحث عن معدلات الضرائب بناءً على موقعك أو المنتج أو الخدمة التي تقدمها ويحدد مبلغ الضريبة التي تحتاج إلى دفعها.
4\. الموارد البشرية
من بين جميع الأقسام، يتعين على فريق الموارد البشرية التعامل مع أكبر عدد من المهام المتكررة.
_ لماذا؟
تتبع كل عملية تجارية تتضمن موظفًا مجموعة من المهام المتكررة مثل إجراء المقابلات، والإعداد، والتدريب، وما إلى ذلك.
تخيل الآن أن شركتك لديها 50 موظفاً.
هذا يعني أن مهام العمل هذه يجب أن تتكرر 50 مرة!
تحتاج فرق الموارد البشرية لديك إلى أتمتة مكان العمل لوضع هذه المهام البسيطة على الطيار الآلي، بينما يركزون على العمليات الأكثر تعقيداً.
دعنا نلقي نظرة على ما يمكنهم أتمتته:
أ. فحص المرشحين المحتملين
قد تتلقى الكثير من الطلبات للحصول على عرض عمل.
_ولكن كيف تعرف أنهم مناسبون للوظيفة؟
تمامًا مثل الطريقة التي تحدد بها قبعة الفرز المنازل التي ينتمي إليها الطلاب، يمكنك الحصول على أداة آلية تساعدك على تحديد المرشحين الأكثر ملاءمة لـ "منزلك" أو شركتك.
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2020/07/image33-2.gif
قبعة الفرز تقول جريفندور
/%img/
بمجرد أن يملأ المرشحون المحتملون تفاصيل الاتصال بهم على موقعك الإلكتروني، يمكن لأدوات مثل
/href/
https://paperform.co/
نموذج ورقي
/%href/
يمكن أن ترسل لهم استمارة محملة بأسئلة أولية حول نقاط قوتهم وخبراتهم.
بعد انتهائهم من ملء الاستمارة، يمكنك مراجعة الطلب بسرعة وتحديد مصيرهم: تماماً كما تفعل قبعة الفرز!
ب. إدارة الفوائد
بعد فترة زمنية معينة، يصبح موظفوك الجدد مؤهلين للحصول على مزايا مثل الإجازات المدفوعة وبدل السكن، وما إلى ذلك.
ما لم تكن تدير شركة صغيرة، فمن الصعب تتبع متى يكون الموظف مؤهلاً للحصول على هذه المزايا. لحسن الحظ، يمكنك أتمتة رسائل التذكير التي تُخطر فريق الموارد البشرية لديك بمجرد انتهاء فترة الاختبار.
5\. المهام الإدارية
المهام الإدارية هي تلك العمليات اليومية البسيطة التي تتسم بالبساطة ولا تتطلب الكثير من التفكير مثل حفظ الأوراق، وجدولة المواعيد.
في الواقع، إنها سهلة للغاية، حتى أن قزمًا منزليًا مثل دوبي يمكنه القيام بها!
مثل دوبي، يمكن أن تلعب الأتمتة دور المساعد الافتراضي الشخصي. يمكن أن يساعدك في هذه المهام البسيطة، حتى تتمكن من التركيز على ما يهمك حقًا:
أ. جدولة المواعيد
حتى المهمة البسيطة المتمثلة في جدولة المواعيد يمكن أن تستغرق وقتاً طويلاً. قد تواجه أنت وضيفك صعوبة في العثور على وقت مناسب لتنسيق اجتماع في جدولك المزدحم.
_لماذا لا تستخدم _مساعداً آلياً__ افتراضياً_ لجدولة جميع الاجتماعات نيابةً عنك؟
تساعدك أدوات مثل x.ai على أتمتة هذه العملية من خلال إتاحة الفرصة لضيفك تلقائياً لاختيار الوقت المناسب لاجتماعاته.
ب. فرز رسائل البريد الإلكتروني
كان هاري سيصدم لو علم أن متوسط _موجلي
/href/
https://www.mckinsey.com/industries/technology-media-and-telecommunications/our-insights/the-social-economy
يقضي حوالي 11 ساعة في الأسبوع
/%href/
يتفقدون بريدهم الإلكتروني!
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2020/07/image7-4.gif
هاري يقول أن هذا جنوني تمامًا
/%img/
يقضي معظم الوقت في البحث في صندوق الوارد عن رسائل البريد الإلكتروني المهمة والرد عليها.
_ألن يكون من الأفضل لو كان صندوق الوارد الخاص بك منظمًا بشكل جيد؟
يمكنك السماح لـ Gmail بفرز رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا في مجلدات بناءً على القواعد التي تحددها له، حتى تتمكن من العثور على رسائل البريد الإلكتروني المهمة للعميل على الفور.
الأتمتة الإضافية: هل تريد مفاجأة عميلك في عيد ميلاده؟ استخدم أدوات آلية مثل Automator لإرسال رسالة مخصصة
/href/
https://www.sender.net/happy-birthday-email-template/
بريد إلكتروني مخصص لعيد الميلاد
/%href/
. تبدو سخيفة، لكنها طريقة رائعة لتحسين العلاقات مع عملائك!
كيف تقرر المهام التي يجب أتمتتها؟
الآن بعد أن عرفت ما هي المهام التي يمكن أتمتتها، هذا لا يعني أنك بحاجة إلى البدء في أتمتة كل شيء على الفور!
يمكنك تحديد ما يجب أتمتته من خلال تحديد المشكلة التي تحتاج إلى حلها، وتتبع المهام التي تقوم بها في اليوم، ومراجعة مهامك اليومية.
تحتاج إلى قضاء بعض الوقت في التفكير في ما هي المهام المؤتمتة التي يمكن أن تفيد عملك على أفضل وجه. إليك دليل خطوة بخطوة لمساعدتك في معرفة المهام المحددة التي يجب أن تكون مؤتمتة:
1\. حدد المشكلة التي تحتاج إلى حلها
من السهل أن تعتقد أن أي أتمتة يمكن أن تساعدك على توفير الوقت والمال.
ولكن عليك توخي الحذر عند اختيار أداة أتمتة مناسبة لعملك.
_أنت لن تشرب جرعة دون أن تعرف ما هي وظيفتها، أليس كذلك؟
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2020/07/image19-4.gif
الأطفال يشربون الجرعة
/%img/
وبالمثل، لا ينبغي عليك اختيار الأتمتة دون فهم تأثيراتها؛ وإلا فقد تتسبب في مشاكل أكثر مما تحل!
ابدأ بطرح بعض الأسئلة على نفسك مثل
* ما هي المشكلات التي أريد حلها في عملية العمل الحالية؟
* ما الذي يفعله فريقي حاليًا لحل المشكلة؟
* ما هي الطرق الأخرى التي يمكن أن تساعد أتمتة المهام فريقي؟
بعد أن تقرر لماذا تريد أتمتة المهام، حان الوقت لمعرفة ماذا يمكنك أتمتة المهام.
2\. تتبع المهام التي تقوم بها في اليوم
ابدأ بتدوين جميع المهام المحددة التي تقوم بها أنت وفريقك بشكل يومي. من المفيد أيضًا تتبع مقدار الوقت المستغرق في كل مهمة لإعطائك فكرة عن مقدار الوقت المستغرق فيها.
ومع ذلك، لا تبالغ في الحقيقة مثل الصحفية المشكوك فيها ريتا سكيتر!
_نصيحة__: يمكنك القيام بذلك بسهولة عن طريق استخدام_الحق_في_استخدام
_/href/_
_https://clickup.com/blog/time-management-tools//_
_أدوات تتبع الوقت_
_//%href/_
_._
3\. مراجعة مهامك اليومية
بمجرد أن تقوم بتوثيق كل عملية تجارية، فقد حان الوقت لمعرفة ما إذا كانت مناسبة للتشغيل الآلي.
_وكيف تفعل ذلك؟
تحتاج إلى معرفة ما إذا كانت المهمة تفي بمعيارين على الأقل من هذه المعايير:
1. تتطلب منك القيام بنفس العمليات مرارًا وتكرارًا
2. يمكن القيام بها دون الكثير من التفكير
3. لا تتحدى مهاراتك
4. يقطع تركيزك بانتظام
5. لا يتطلب الكثير من الاهتمام الشخصي
مكافأة:_
_/مرجع/
_https://clickup.com/blog/task-management-templates//_
_قوالب إدارة المهام_
_*_%/href/_
دعونا نلقي نظرة على مثال لإحدى هذه المهام الشائعة في مكتبة هوجورتس:
تحتاج هيرميون إلى إعادة الكتب في المكتبة وتنظيمها.
_هل يمكن أن تكون هذه _المهمة_ آلية؟
لنكتشف ذلك.
يمكن أتمتة هذه المهمة لأنها متكررة (رقم 1)، وبسيطة التنفيذ (رقم 2)، ولا تتحدى مهاراتها (رقم 3)، ولا تتطلب اهتمامًا شخصيًا (رقم 4).
في الواقع، تمت أتمتة هذه المهمة المتكررة بالفعل في هوجورتس.
الكتب تنظم نفسها بنفسها الآن:
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2020/07/image28-2.gif
الكتب تنظم نفسها على الرفوف
/%img/
_لكن كيف يمكن أتمتة ذلك في العالم الحقيقي؟
بدلاً من البحث عن الرف الصحيح لإرجاع الكتاب، سيتمكن النظام الآلي من
* تحديد الكتاب الذي استعارته آخر مرة
* البحث عن الرف ذي الصلة في قاعدة البيانات
* عرض المكان الذي يجب عليها إعادة الكتاب إليه بالضبط
4\. استخدام أداة أتمتة مكان العمل لأتمتة هذه المهام
بعد أن تقوم بإدراج المهام البسيطة التي يمكن أتمتتها، تحتاج إلى معرفة أمرين:
* هل يمكن أتمتة المهمة بأكملها بواسطة تطبيق واحد؟
* هل يجب أتمتة أجزاء قليلة فقط من المهمة؟
بعد معرفة ذلك، تحتاج إلى العثور على أداة أتمتة جيدة تساعدك على زيادة الإنتاجية.
إليك بعض النصائح لمساعدتك في اتخاذ قرار مستنير بشأن اختيار أداة أتمتة المهام:
كيفية العثور على حل أتمتة مكان العمل لشركتك
إليك ما يجب أن تبحث عنه في أداة أتمتة مكان العمل:
/href/
#إنشاء
A. يجب أن يكون سهل الاستخدام
/%href/
عندما تقوم بتقديم عملية أو نظام جديد لفريقك - قد تواجه الكثير من المقاومة. لهذا السبب تحتاج إلى التأكد من أن أداة الأتمتة الخاصة بك يمكن استخدامها من قبل أي شخص.
على سبيل المثال، إذا كنت تدير فريقًا غير تقني، فلا يجب أن تتطلب الأداة من المستخدمين معرفة نص البرمجة المفضل لدى فولدرمورت - بايثون!
_(فهمت؟) _
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2020/07/image21-4.gif
ثعبان
/%img/
/href/
#إنشاء
B. يجب أن يكون قادرًا على التعامل مع معظم مهامك
/%href/
ليس من المنطقي أن تشتري أداة منفصلة للتعامل مع كل مهمة على حدة في سير عملك. الأمر أشبه بالحصول على عصا منفصلة لكل تعويذة على حدة!
ابحث عن الأدوات التي تحتوي على ميزات يمكنها التعامل مع أكثر من أكثر من مهمة آلية واحدة.
على سبيل المثال، تعد أداة أتمتة البريد الإلكتروني التي تساعدك في أتمتة التسويق خيارًا جيدًا.
/href/
https://clickup.com/pricing
C. يجب أن تبرر تكلفته الفوائد
/%href/
ليس الجميع أغنياء مثل والد دراكو مالفوي، الذي اشترى ذات مرة سيارات نيمبوس 2001 لـ جميع أعضاء فريق ابنه في الكويديتش!
قم بإنشاء ميزانية لجميع أدوات أتمتة المهام والبرامج الأخرى ذات الصلة مثل RPA (أتمتة العمليات الآلية).
ثم قم بإنشاء قائمة مختصرة بالأدوات التي يمكن أن تساعدك، واختر الأداة التي تقدم أكبر قيمة مقابل أقل سعر.
أفضل أداة لأتمتة المهام في عام 2021
الآن بعد أن عرفت ما الذي يجعل أداة الأتمتة رائعة، حان الوقت للتعمق في أداة تفي بالسمات المذكورة أعلاه: ClickUp!
/href/
https://clickup.com/
ClickUp
/%href/
هو موقع
/href/
https://clickup.com/reviews
الأعلى تصنيفًا
/%href/
برنامج إدارة المشاريع عن بُعد. سواءً كنت تستخدم برنامج Agile أو Scrum أو أي برنامج آخر
/href/
https://clickup.com/blog/project-management-methodologies//
طريقة أخرى لإدارة المشاريع
/%href/
فهو يحتوي على كل ما تحتاجه لأتمتة مهامك الإدارية.
دعنا نلقي نظرة عن كثب على أتمتة ClickUp وكيف تساعد أعمالك:
أتمتة ClickUp
هل تريد أن تكون ساحرًا، مثل هاري؟ أنت محظوظ!
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2020/07/image27-2.gif
رجل يقول أنك ساحر
/%img/
فيما يلي بعض نماذج التعاويذ السحرية التي يمكنك إلقاءها
/href/
https://clickup.com/features/automations
أتمتة سير العمل في ClickUp
/%href/
:
* _أوتوماتيكيًا
_/مرجع/
_https://docs.clickup.com/en/articles/962346-how-to-assign-tasks_
_تعيين الأشخاص ر_
__%/%href/_
_مهام محددة ____تعيين____
* _عند اقتراب تاريخ الاستحقاق، قم بتغيير مهمة إلى__
____href/_
_https://docs.clickup.com/en/articles/1116076-priorities_
_أولوية عالية_
_//%href/_
_لتشجيع أعضاء فريقك على الإسراع! - Hurrius!
* _نشر تعليقًا تلقائيًا كلما____/%/ref/__ نشر تعليقًا تلقائيًا كلما
__/href/_
_https://docs.clickup.com/en/articles/831184-statuses_
_حالة المهمة_
_//%href/_
_التغييرات _التعليقات_
كيف تعمل أتمتة ClickUp؟
دعنا نبدأ بالكشف عن المكونات التي تجعل الأتمتة تعمل:
1\. عناصر الأتمتة
/href/
https://docs.clickup.com/en/articles/3904925-automation-triggers
A. المشغلات
/%href/
هي الأحداث أو الأشياء التي يجب أن تحدث من أجل بدء التشغيل الآلي.
إليك بعض المشغلات التي يمكنك اختيارها في ClickUp:
* تغييرات المُكلَّف: عندما يتغير الشخص المُكلَّف بمهمة ما، سيتم تنفيذ إجراء تلقائيًا
* حلول تاريخ الاستحقاق: عندما يقترب تاريخ الاستحقاق، سيتم تنفيذ إجراء تلقائيًا
* جميع المهام الفرعية التي تم حلها: كلما اكتملت جميع المهام الفرعية المتعلقة بمهمة ما، سيتم تنفيذ إجراء تلقائيًا
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2020/07/image2-3.png
تكوين الأتمتة في النقر
/%img/
_على سبيل المثال:_
أنشأ دمبلدور مهمة تسمى "بطولة Triwizard" لذا عندما يحل موعد البطولة، يقوم بإنشاء أتمتة لتعيين المهمة للمشاركين.
/href/
https://docs.clickup.com/en/articles/3904928-automation-conditions
B. الشروط
/%href/
تمنحك الشروط مزيدًا من التحكم في الأتمتة. إنها عبارات يجب أن تكون صحيحة لكي يتم تشغيل أتمتة المهام أو سير العمل تلقائيًا.
دعنا نلقي نظرة على بعضها:
* الأولوية: تصفية المهام التي ليس لها أولوية
* الحالة: اختيار المهام التي لها حالة معينة
* العلامة: يجب أن يكون للمهمة علامة معينة مرفقة بها
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2020/07/image12-2.png
تغيير حالة الأتمتة في النقر
/%img/
ملاحظة: يمكنك إضافة شروط متعددة لأتمتة واحدة.
بالالتزام بالمثال السابق، يعرف دمبلدور أن البطولة خطيرة، لذا يمنع الطلاب الذين تقل أعمارهم عن 17 عامًا من الدخول.
لذلك أضاف شرطًا حيث تشمل الأتمتة جميع العلامات باستثناء: "دون السن القانونية"
/href/
https://docs.clickup.com/en/articles/3904933-automation-actions
C. الإجراءات
/%href/
الإجراءات هي الأشياء التي ستحدث عندما يتم تشغيل الأتمتة، وتم استيفاء الشروط.
هناك عدد غير قليل من الإجراءات التلقائية التي يمكن القيام بها مثل:
* تغيير الحالة: تغيير الحالة ("للتنفيذ"، "قيد التنفيذ"، "قيد التنفيذ"، "تم") لمهمة ما
* إضافة تعليق: إضافة أي تعليق تريده على المهمة
* تغيير المعينين: يسمح لك بإضافة أعضاء الفريق وحذفهم وإعادة تعيينهم
ملاحظة: يمكنك إضافة إجراءات متعددة لأتمتة واحدة.
لذا بمجرد اقتراب بطولة Triwizard، ستقوم الأتمتة بـ تعيين أعضاء الفريق النهائيين - "هاري" و"سيدريك" و"فيكتور" و"فلور" إلى المهمة. بالإضافة إلى ذلك، يتم إنشاء مهمة فرعية جديدة ، والتي تخبر الأربعة بما يجب عليهم فعله بعد ذلك.
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2020/07/image24-5.gif
مجموعة من الأشخاص في ملابس السباحة
/%img/
2\. كيف تعمل العناصر معًا
الآن دعنا نضع جميع العناصر معًا، ونحصل على هذا المخطط:
'عندما _يحدث(المشغل)، و هذا صحيح(الشرط)، ثم يقوم النظام بهذا(الإجراء).'*
إذا أخذنا جميع الأمثلة السابقة نحصل على
_'عندما يقترب موعد البطولة_ (الزناد)_، (الزناد)، ولا توجد علامة 'تحت السن'(شرط)، ، ثم أضف هاري وسيدريك وفيكتور وفلور إلى_ __المهمة_ (الإجراء 1)،، وأنشئ مهمة فرعية بعنوان 'استرداد البيضة الذهبية من التنانين'_ (الإجراء 2).
بهذه الطريقة، يعرف المتأهلون للنهائيات ما يجب فعله بعد ذلك، دون أن ينهض دمبلدور من كرسيه!
3\. إنشاء أتمتة في ClickUp
هناك طريقتان لاستخدام الأتمتة في ClickUp.
يمكنك إما أن تختار من مكتبة كبيرة تضم أكثر من 50 عملية تلقائية معدة مسبقًا، أو يمكنك إنشاء الإجراء التلقائي المخصص الخاص بك ليناسب احتياجاتك.
إليك الطريقة:
1. افتح
/href/
https://docs.clickup.com/en/articles/895651-list-view
عرض القائمة
/%href/
لمهامك
2. انقر على أيقونة الروبوت اللطيف
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2020/07/image22.png
/%img/
3. انقر فوق + إضافة أتمتة
4. قم بإنشاء المشغّل والشروط والإجراء الخاص بك.
5. وانتهى الأمر. لقد أنشأت أتمتة مخصصة!
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2020/07/image18-5.gif
أتمتة مخصصة في clickup
/%img/
_الأمر بهذه السهولة
ولا داعي للقلق بشأن تعلم برنامج Python النصي أو أي نصوص برمجية معقدة أخرى للأتمتة من أجل ذلك!
4\. التكامل مع الأدوات الأخرى
يتيح لك ClickUp
/href/
https://docs.clickup.com/en/articles/3904901-automations
ربط الأتمتة الخاصة بك
/%href/
بأي أداة من اختيارك بمساعدة
/href/
https://clickup.com/integrations/webhooks
خطافات الويب
/%href/
ما هو أ
/href/
https://www.forbes.com/sites/brentdykes/2020/03/25/reporting-apis-how-to-make-them-better-stronger-faster/#21e8dcc65fd6
خطاف الويب؟
/%href/
هو مفهوم واجهة برمجة التطبيقات (API) الذي يسمح لك بربط تطبيقين وإرسال المعلومات من تطبيق إلى آخر.
قم بإنشاء مشغل وانسخ رابط Webhook كإجراء.
بهذه الطريقة، عندما يتم تشغيل الأتمتة، سيتم إرسال البيانات تلقائيًا إلى التطبيق الآخر.
الأتمتة ليست الخدعة الوحيدة في ClickUp!
يحتوي ClickUp على الكثير من الميزات التي يمكن استخدامها من قبل جميع الفرق:
* /href/
https://clickup.com/gantt-chart-view
مخططات جانت:
/%href/
عرض وإدارة الجدول الزمني لمشروعك حتى عندما
/href/
https://clickup.com/blog/what-is-remote-work//
العمل عن بُعد
/%href/
* /href/
https://chrome.google.com/webstore/detail/clickup/pliibjocnfmkagafnbkfcimonlnlpghj
تتبع الوقت الأصلي:
%/%href/
إدارة وقتك بكفاءة من أجل كفاءة
/href/
https://clickup.com/blog/remote-project-management//
إدارة المشاريع عن بُعد
/%href/
* /href/
https://help.clickup.com/hc/en-us/articles/6304488850967-Pulse-overview
نبض
/%href/
: اطلع على ما يعمله أعضاء فريقك في الوقت الفعلي
* /href/
https://docs.clickup.com/en/articles/831184-statuses
حالات مخصصة:
/%href/
إنشاء الحالات الخاصة بك لتناسب سير عملك
* /href/
https://docs.clickup.com/en/articles/3517565-all-about-views
طرق عرض متعددة:
/%href/
قم بتنظيم مهامك في قائمة تدقيق أو لوحة سكروم أو تنسيق تقويم
* /href/
https://docs.clickup.com/en/articles/3578082-dashboards
لوحات المعلومات الرشيقة:
/%href/
مراقبة المشروع
/href/
https://clickup.com/blog/agile-software-development//
رشيق
/%href/
أو
/href/
https://clickup.com/blog/scrum-project-management//
سكروم
/%href/
مقاييس المشروع من
/href/
https://clickup.com/blog/home-office-tips//
المكتب الرئيسي
/%المرجع/
* /href/
https://clickup.com/apps
تطبيقات
/%href/
أضف تطبيق ClickUp إلى قائمة تطبيقاتك المفضلة، حيث يساعدك على متابعة مشاريعك وسير العمل باستخدام تطبيق iOS أو Android!
خاتمة
أتمتة المهام هو سحري حقًا.
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2020/07/image10-4.gif
صبي يقول أحب السحر
/%img/
عند استخدامه بشكل صحيح، فإنه يوفر على فريقك الكثير من الوقت.
ومع كل هذا الوقت الإضافي، يمكن لفريقك أن يصقل مهاراتهم ويصبحوا سحرة في حد ذاتهم!
لهذا السبب من المهم أن تكتشف ما تحتاج إلى أتمتة ما تحتاجه الآن.
_لكن لا يمكنك أتمتة _المهام المتكررة_ _بدون _برنامج _أتمتة المهام_، أليس كذلك؟
لكن لا تقلق.
يحتوي ClickUp على جميع الميزات التي تحتاجها لأتمتة إجراءات العمل والمهام المتكررة لضمان سير كل شيء بسلاسة.
/href/
https://clickup.com/
تسجيل الدخول
/%href/
مع ClickUp اليوم وحارب سحرة الظلام غير المنتجين!
