Hầu hết các tổ chức ngày nay đang mắc kẹt trong một mô hình gây thất vọng. Họ đã áp dụng các công cụ AI. Họ đã xây dựng các hệ thống tự động hóa. Họ đã triển khai các dự án thử nghiệm ấn tượng trong các nhóm riêng lẻ. Tuy nhiên, những lợi ích về năng suất mà họ mong đợi vẫn chưa đạt được.
Vấn đề không phải là công nghệ.
Hầu hết các công ty hiện nay vẫn đang hoạt động ở giai đoạn đầu của sự phát triển AI: tự động hóa phân mảnh.
Và khoảng cách giữa tự động hóa theo silo và giai đoạn tiếp theo, nơi AI trở nên thực sự thông minh, chủ động và nhận thức được ngữ cảnh, đại diện cho một trong những điểm ngoặt cạnh tranh quan trọng nhất trong kinh doanh hiện nay.
Dấu hiệu cho thấy bạn đã sẵn sàng để phát triển
Làm thế nào để biết tổ chức của bạn đã sẵn sàng để vượt qua tự động hóa theo silo? Có một mô hình cụ thể mà tôi đã quan sát thấy cho thấy sự sẵn sàng. `
- Quy trình làm việc end-to-end: Được thiết kế cho các trường hợp sử dụng cụ thể, như quản lý vé hỗ trợ hoặc tạo và kiểm tra mã nguồn, sử dụng trí tuệ nhân tạo có khả năng tương tác.
- Nhu cầu về kết nối chức năng: Nhu cầu kết nối các quy trình làm việc với các chức năng trước và sau, chẳng hạn như quản lý phát hành, lộ trình sản phẩm, đào tạo và triển khai.
- Tập trung công cụ: Giảm thiểu sự phân tán công cụ và giấy phép AI trùng lặp.
Khi sự trưởng thành và hợp nhất của quy trình làm việc diễn ra đồng thời, tổ chức của bạn đã sẵn sàng để phát triển vượt ra ngoài tự động hóa theo silo hướng tới AI thống nhất và môi trường.
Thời điểm hội tụ này rất quan trọng. Đó là lúc các nhóm ngừng hỏi “Công cụ này có thể làm gì?” và bắt đầu hỏi, “Làm thế nào để tạo ra một môi trường nơi AI hiểu toàn bộ hoạt động của chúng ta?”
Những rào cản cản trở sự phát triển của các nhóm
Ngay cả khi đã sẵn sàng, hầu hết các tổ chức vẫn gặp phải những rào cản tương tự:
- Tích hợp công nghệ: Nếu không có môi trường chia sẻ cho AI quan sát, học hỏi và hành động, các nhóm không thể tiến xa hơn.
- Rào cản văn hóa: Sự thiếu hụt chia sẻ kiến thức liên chức năng, hỗ trợ có chủ đích và không gian an toàn để thực hành sử dụng AI cản trở tiến độ.
- Không có trung tâm trọng lực: Sự thiếu vắng một chiến lược AI do lãnh đạo tài trợ khiến các tổ chức bị giới hạn trong các silo.
Đây chính là lúc Ma trận Chuyển đổi Trí tuệ Nhân tạo trở nên thiết yếu.
Các tổ chức cần đạt mức độ trưởng thành cao trên cả hai khía cạnh: trưởng thành về AI và trưởng thành về bối cảnh. Bạn có thể sở hữu những khả năng AI tiên tiến nhất trên thế giới, nhưng nếu bối cảnh của bạn bị phân mảnh trên hàng chục công cụ không kết nối, AI của bạn sẽ không thể nhận ra những mẫu hình quan trọng nhất.
Giải đáp những hiểu lầm phổ biến
Trước khi các nhóm có thể tiến bộ, họ cần phải suy nghĩ lại về bản chất thực sự của AI.
Trí tuệ nhân tạo tạo sinh (Generative AI) so với Trí tuệ nhân tạo đại lý (Agentic AI):
- Trí tuệ nhân tạo tạo sinh xử lý các công việc riêng lẻ.
- Trí tuệ nhân tạo dựa trên tác nhân (Agentic AI) yêu cầu cấu trúc, giới hạn và định nghĩa công việc rõ ràng để đạt được kết quả lặp lại.
Trí tuệ nhân tạo (AI) môi trường không "tự nhiên xảy ra". Nó đòi hỏi thiết kế có chủ đích cho việc chia sẻ ngữ cảnh, phối hợp và các quy tắc tương tác rõ ràng.
Hãy nghĩ về điều này: việc có một giao diện tương tự ChatGPT không làm cho một thứ gì đó trở thành một tác nhân, giống như việc có một vô lăng không làm cho một thứ gì đó trở thành một chiếc xe tự lái.
Trí tuệ nhân tạo (AI) có khả năng tự chủ hoạt động trong các tham số được định nghĩa, thực thi các quy trình làm việc đa bước và đưa ra quyết định dựa trên bối cảnh tích lũy. AI môi trường đi xa hơn nữa, hoạt động một cách vô hình trong nền trên toàn bộ hoạt động của bạn.
Khi các quy trình làm việc kết nối mở ra giá trị thực sự
Hãy để tôi đưa ra một ví dụ cụ thể về những thay đổi khi bạn chuyển từ tự động hóa theo silo sang các quy trình làm việc kết nối, có khả năng tương tác.
- Tự động thu thập ngữ cảnh: Các tác nhân thu thập và tập trung các chi tiết quan trọng từ chu kỳ bán hàng.
- Chuyển giao liền mạch: Thông tin bối cảnh có thể truy cập được cho các nhóm giao hàng và nhóm thành công của khách hàng, giúp thu hẹp khoảng cách giao tiếp.
- Tích lũy kiến thức: Thông tin được bảo tồn và nâng cao, không bị mất mát giữa các công cụ.
Điều này không chỉ đơn thuần là về hiệu quả.
Điều này liên quan đến việc tạo ra trí nhớ tổ chức thực sự tồn tại và trở nên giá trị hơn theo thời gian. Trong mô hình cũ, bối cảnh bán hàng bị mắc kẹt trong các chủ đề email, tin nhắn trò chuyện và ghi chú cuộc họp rải rác trên các hệ thống khác nhau. Trong mô hình AI môi trường, bối cảnh đó tự động tạo ra luồng lưu chuyển đến nơi cần thiết, vào thời điểm cần thiết.
Bối cảnh chính là động lực thực sự
Khi AI có thể truy cập vào bối cảnh tổ chức của bạn, các công việc, dòng thời gian, cuộc hội thoại và quyết định của bạn, nó ngừng hoạt động như một công cụ viết và bắt đầu hành động như một nhà phân tích. ClickUp BrainGPT tận dụng điều này bằng cách khai thác toàn bộ Không gian Làm việc ClickUp của bạn, phát hiện các mẫu mà con người thường bỏ qua và thiết lập các kết nối mà bạn không cung cấp thủ công.
Bạn nói ra suy nghĩ của mình, nó lắng nghe qua tính năng Talk-to-Text, nó phân tích và các thông tin thu được phản ánh cách công việc thực sự diễn ra trong công ty của bạn.
Sự phát triển vai trò của lãnh đạo
Khi các tổ chức tiến từ tự động hóa cơ bản sang AI môi trường thực sự, vai trò của lãnh đạo trải qua sự thay đổi cơ bản.
- Sự ủng hộ của lãnh đạo: Các CEO và CTO phải nâng tầm AI từ một thí nghiệm kỹ thuật thành một yêu cầu kinh doanh không thể thương lượng.
- Định hướng chiến lược: Xây dựng một lộ trình thống nhất thúc đẩy sự hội tụ công nghệ và tiêu chuẩn hóa bộ công cụ trên toàn doanh nghiệp.
- Sự phát triển văn hóa: Đầu tư vào nguồn nhân lực thông qua các cộng đồng thực hành, chương trình hỗ trợ tích cực và học tập liên tục.
Điều này không liên quan đến chuyên môn kỹ thuật. Đây là về việc tạo ra các điều kiện tổ chức cho phép AI môi trường phát triển. Điều đó có nghĩa là cam kết hướng tới sự hội tụ ngay cả khi các nhóm riêng lẻ kháng cự việc từ bỏ các công cụ ưa thích của họ. Điều đó có nghĩa là đầu tư vào hạ tầng và quản trị cho phép các hoạt động AI an toàn, xuyên chức năng. Quan trọng nhất, điều đó có nghĩa là coi chuyển đổi AI là ưu tiên chiến lược, không phải là một loạt các thí nghiệm chiến thuật.
Hai phương pháp xây dựng AI môi trường
Devin Stoker, Giám đốc Trung tâm Xuất sắc về Trí tuệ Nhân tạo (AI) của ClickUp, đã thực hiện công việc chặt chẽ với các tổ chức đang trải qua quá trình chuyển đổi này. Ông nhận thấy hai phương pháp tiếp cận khác biệt có thể dẫn đến việc triển khai AI môi trường trên toàn công ty.
1. Tích hợp các lợi ích nhỏ lẻ
“Điều này tương tự như phương pháp của nhóm đua xe đạp Anh Quốc do Sir Dave Brailsford dẫn dắt, tập trung vào việc tích lũy những cải tiến nhỏ,” Devin giải thích. “Tôi xem mỗi tác nhân chất lượng cao mới hoặc quy trình làm việc AI như một đóng góp 1% cải tiến nhỏ cho công ty của bạn. Khi bạn tiếp tục đầu tư vào những cải tiến này, kết quả cuối cùng là AI môi trường được tích hợp mượt mà vào tất cả các quy trình của bạn.”
“Điều này tương tự như phương pháp của nhóm đua xe đạp Anh Quốc do Sir Dave Brailsford dẫn dắt, tập trung vào việc tích lũy những cải tiến nhỏ,” Devin giải thích. “Tôi xem mỗi tác nhân chất lượng cao mới hoặc quy trình làm việc AI như một đóng góp 1% cải tiến nhỏ cho công ty của bạn. Khi bạn tiếp tục đầu tư vào những cải tiến này, kết quả cuối cùng là AI môi trường được tích hợp mượt mà vào tất cả các quy trình của bạn.”
Trong mô hình này:
- Mỗi tác nhân hoặc quy trình làm việc được thiết kế tốt đều mang lại giá trị gia tăng.
- Sự thay đổi thực sự diễn ra khi các cải tiến được tích lũy qua các nhóm và hàm.
2. Trí tuệ nhân tạo (AI) hoạt động ngầm trong nền
Cách tiếp cận thứ hai mà Devin mô tả tập trung vào việc AI tự động hoạt động ngầm để thực hiện các công việc thay cho bạn. Các tác nhân AI này không yêu cầu lệnh trực tiếp để cung cấp hỗ trợ.
ClickUp bao gồm nhiều loại tác nhân thông minh này, có thể trả lời câu hỏi trong trò chuyện, thực hiện các hành động như một phần của quy trình làm việc, thích ứng với phản hồi của người dùng theo thời gian và thậm chí cập nhật kiến thức của công ty trong nền.
- Nhận thức bối cảnh: Nó hoạt động dựa trên môi trường và các hoạt động đang diễn ra của người dùng.
- Hoạt động nền: Nó hoạt động một cách kín đáo trong nền, tránh tương tác liên tục với người dùng.
- Cá nhân hóa: Nó có thể học hỏi từ hành vi của người dùng và thích ứng với nhu cầu cá nhân.
- Bảo tồn kiến thức: Trí tuệ nhân tạo môi trường có thể tự động cập nhật và làm giàu kiến thức tổ chức.
Cả hai phương pháp đều chia sẻ một yêu cầu quan trọng chung: chúng cần một môi trường tích hợp nơi AI có thể truy cập bối cảnh đầy đủ trên tất cả các công việc, giao tiếp và hợp tác.
Sức mạnh thầm lặng của các tác nhân AI môi trường
Lợi thế bị đánh giá thấp nhất của các tác nhân môi trường là chúng hoạt động độc lập, loại bỏ nhu cầu hướng dẫn thủ công. Chúng thu thập bối cảnh trong nền, định tuyến thông tin đến nơi cần thiết, ghi lại kiến thức trước khi nó bị mất và duy trì kết nối mà các nhóm không có thời gian để ghi chép.
Khi các tác nhân này hoạt động trong một môi trường tích hợp, chúng trở thành nền tảng của một hệ thống học tập liên tục và cải thiện mà không cần sự can thiệp.
Hướng đi phía trước
Hành trình từ tự động hóa phân mảnh sang AI môi trường không chỉ đơn thuần là việc áp dụng công nghệ tốt hơn. Đó là việc tạo ra điều kiện để AI có thể hoạt động với sự rõ ràng, bối cảnh và tính liên tục.
Dưới đây là những cam kết mà các tổ chức thành công nhất đã cam kết:
- Cam kết hội tụ: Tích hợp công việc, kiến thức và hợp tác trong một môi trường duy nhất.
- Chia sẻ kiến thức về AI: Xây dựng văn hóa chia sẻ kiến thức liên chức năng.
- Làm cho AI trở thành chiến lược: Xem chuyển đổi AI là ưu tiên hàng đầu, không chỉ là một dự án CNTT khác.
Các tổ chức thực hiện chuyển đổi này không chỉ đạt được năng suất cao hơn. Họ mở khóa hiệu ứng tích lũy, nơi mỗi cải tiến làm cho cải tiến tiếp theo trở nên dễ dàng và có giá trị hơn.
Trí tuệ nhân tạo của họ trở nên thông minh hơn vì nó có nhiều bối cảnh hơn. Nhóm của họ làm việc nhanh hơn vì họ dành ít thời gian hơn cho việc tìm kiếm và nhiều thời gian hơn cho việc sáng tạo. Lợi thế cạnh tranh của họ ngày càng lớn vì họ có thể thực thi với tốc độ mà đối thủ không thể theo kịp.
Câu hỏi không phải là liệu có nên thực hiện chuyển đổi này hay không; mà là việc cần làm để thực hiện nó một cách hiệu quả. Đó là vấn đề liệu bạn sẽ dẫn đầu hay để đối thủ cạnh tranh vượt qua.