Bạn đang dành phần lớn thời gian trong ngày cho những công việc có vẻ cấp bách nhưng không mang lại kết quả ý nghĩa.
Hộp thư đến của bạn tràn ngập những "câu hỏi nhanh". Các cuộc họp nhân lên như thỏ. 🐇🐇🐇🐇
Công việc thực sự quan trọng lại bị đẩy sang ngày mai. Lại nữa.
Đây không phải là lỗi cá nhân—đó là vấn đề về hệ thống.
Các nhà khoa học gọi hiện tượng này là "Hiệu ứng Khẩn cấp Thuần túy", tức là con người hành động như thể việc theo đuổi một công việc khẩn cấp có sức hấp dẫn riêng, độc lập với hậu quả đối tượng khách quan của nó.
Nói cách khác: Chúng ta đang nghiện việc dập tắt các vấn đề thay vì phòng ngừa chúng.
Ma trận Eisenhower (còn gọi là ma trận khẩn cấp-quan trọng) giúp loại bỏ sự hỗn loạn tinh thần này.
Ma trận Eisenhower là gì?
Hãy xem Ma trận Eisenhower như một trợ lý ra quyết định cá nhân của bạn.
Khung bốn ô đơn giản nhưng hiệu quả này (cấp bách hay không cấp bách, quan trọng hay không quan trọng) buộc bạn phải phân biệt giữa những việc cảm thấy cấp bách và những việc thực sự mang lại kết quả.
Nhưng đây là điểm mấu chốt: Lợi ích chính của ma trận KHÔNG PHẢI là giúp bạn trở nên có năng suất hơn.
Nó giúp bạn kiểm soát cuộc sống của mình thay vì ngược lại. 👇🏼
Nghiên cứu cho thấy những người sử dụng khung ưu tiên báo cáo mức độ kiểm soát thời gian cao hơn đáng kể và mức độ căng thẳng thấp hơn, ngay cả khi sản lượng thực tế của họ không tăng đáng kể (sẽ đề cập chi tiết hơn về điều này sau).
Hóa ra kẻ thù thực sự không phải là danh sách công việc của bạn. Não bộ của bạn không thể phân biệt được giữa một con hổ răng kiếm và một thông báo trên Slack.
TL;DR: Cách công việc của Ma trận Eisenhower
Được rồi, bộ não của chúng ta có những hạn chế. Nhưng liệu tất cả đều là lỗi của bộ não? Không hẳn.
Cuộc sống hiện đại đầy rẫy những yếu tố gây xao nhãng—từ điện thoại, laptop công việc, Alexa, cho đến cả Roomba! (Thôi đi mà?)
Nếu bạn đang làm việc trong một nhóm sử dụng 15 công cụ trở lên, nghiên cứu cho thấy bạn có khả năng bị kẹt trong "làn đường chậm chạp" về năng suất cao gấp bốn lần. Không có gì ngạc nhiên khi 42% thời gian công việc của chúng ta bị tiêu tốn bởi sự hỗn loạn do chuyển đổi ngữ cảnh.
Vậy, việc cần làm là gì? Chúng ta tự tạo ra các mẹo quản lý thời gian của riêng mình ( 92% trong số chúng ta, chính xác là vậy ) trong khi khoảng 76% trong số chúng ta tin tưởng tuyệt đối vào hệ thống ưu tiên cá nhân của mình.
Tuy nhiên, 65% thừa nhận họ chỉ đang hoàn thành những công việc dễ dàng hoặc cấp bách, trong khi những công việc thực sự quan trọng lại bị bỏ quên.
Khám phá Ma trận Eisenhower: công cụ gốc "đừng tự lừa dối bản thân".
Nó loại bỏ những yếu tố không cần thiết, buộc bạn phải đối mặt với những gì thực sự quan trọng.
Ma trận là công cụ kiểm tra thực tế, la bàn năng suất và cơ hội tốt nhất để đảm bảo rằng ngày làm việc của bạn thực sự có ý nghĩa.
| Quadrant | Hành động | Mô tả | Ví dụ |
| Quadrant 1: Cấp bách + Quan trọng | *việc cần làm | Những tình huống khẩn cấp thực sự đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức | Máy chủ đang gặp sự cố, và tùy chỉnh không thể mua bất kỳ sản phẩm nào |
| Quadrant 2: Quan trọng + Không khẩn cấp | QUYẾT ĐỊNH | Viết gói Doanh nghiệp, học kỹ năng mới và tập gym | Viết kế hoạch kinh doanh, học kỹ năng mới hoặc đi tập gym |
| Quadrant 3: Cấp bách + Không quan trọng | DELEGATE | Những ưu tiên của người khác có vẻ cấp bách nhưng không quan trọng đối với mục tiêu của bạn | Hầu hết các email, những sự gián đoạn ngẫu nhiên hoặc các cuộc họp có thể đã được thay thế bằng email |
| Quadrant 4: Không khẩn cấp + Không quan trọng | XÓA | Các hoạt động lãng phí thời gian không đóng góp vào mục tiêu của bạn | Vòng xoáy mạng xã hội, sắp xếp lại bàn làm việc lần thứ ba trong tuần này |
Và đột nhiên, bạn biết chính xác cái nào cần sự chú ý của bạn!
🛠️ Bộ công cụ sẵn sàng sử dụng: Mẫu Ma trận Eisenhower của ClickUp, cung cấp một cấu trúc sẵn có tự động phân loại công việc vào các ô và điều chỉnh theo sự thay đổi ưu tiên của bạn.
Ngoài ra, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi các mục trong ma trận thành công việc trên ClickUp VÀ đào sâu vào từng góc của ma trận để có cái nhìn chi tiết hơn.
Vấn đề mà Ma trận Eisenhower thực sự giải quyết là gì?
Chúng tôi đã đề cập điều này trước đây: Não bộ của bạn có một lỗi.
Khi một việc gì đó cảm thấy cấp bách, hệ thống báo động nguyên thủy của bạn sẽ đánh lừa bạn tin rằng nó cũng quan trọng.
Sự lo lắng của bạn đã có từ lâu!
Đúng vậy, chúng tôi đã nói điều đó!
Bộ não của bạn đang chạy phần mềm thời tiền sử trong một thế giới đã được cập nhật với tốc độ chóng mặt.
Trong hơn 95% lịch sử loài người, sự lo lắng của tổ tiên chúng ta là một hệ thống báo động tinh vi, được thiết kế để giúp họ sống sót trong môi trường hoang dã ( Nesse, 2022; Stein & Nesse, 2016 ). Ngày xưa, một tiếng động nhỏ trong bụi rậm có thể là dấu hiệu của một kẻ săn mồi, vì vậy sự gia tăng lo lắng là hoàn toàn hợp lý.
Nhìn lại hiện tại, môi trường của chúng ta đã thay đổi nhanh hơn so với khả năng thích ứng của sinh học con người—nông nghiệp chỉ mới có 10.000 năm tuổi, điện chỉ mới có một thế kỷ, và sự quá tải thông tin kỹ thuật số vẫn còn ở giai đoạn sơ khai.
Não bộ của chúng ta, vẫn được lập trình để đối phó với những mối đe dọa từ thời kỳ răng kiếm, nay phản ứng với email, hạn chót và thông báo từ mạng xã hội với cùng mức độ cấp bách nguyên thủy.
Sự không phù hợp là có thật: Những gì từng giúp chúng ta an toàn nay đôi khi khiến chúng ta cảm thấy choáng ngợp bởi những "mối đe dọa" mà tổ tiên chúng ta không thể nào tưởng tượng được. Vì vậy, nếu cảm giác lo lắng của bạn có vẻ không phù hợp, đó không phải là khuyết điểm cá nhân. Đó là bộ não cổ xưa của bạn đang làm việc cần làm trong một thế giới hoàn toàn mới.
Và điều đó đưa chúng ta đến phần tiếp theo.
Hiệu ứng Khẩn cấp Thuần túy: Vấn đề là ở tôi, chính tôi!
Đó là chiều thứ Ba, và hộp thư đến của bạn đầy ắp—47 email tranh luận về đơn đặt hàng bữa trưa. Bạn trả lời tất cả. Dự án quan trọng cho sự nghiệp? Vẫn chưa được động đến. Tại sao?
Bữa trưa có thời hạn. Dự án thì không. Não bạn luôn chọn bữa trưa.
Bởi vì Hiệu ứng Khẩn cấp Thuần túy phát huy tác dụng, đặc biệt rõ rệt đối với những người tự nhận mình là bận rộn.
Não của bạn không quan tâm đến lương, sự phát triển hay tác động. Nó chỉ nhìn thấy hạn chót và phản ứng như một người nguyên thủy. Và càng cảm thấy bận rộn, tình hình càng tồi tệ. Áp lực quá tải dẫn đến việc ưu tiên sai lầm, khiến bạn càng bận rộn hơn, và điều đó lại làm bạn càng kém trong việc ưu tiên. Một chu kỳ luẩn quẩn.
Các nhà nghiên cứu phát hiện ra "Hiệu ứng Chỉ Đơn Thuần Là Khẩn Cấp" đã tìm ra một cách để phá vỡ chu kỳ: làm cho kết quả của các công việc quan trọng trở nên rõ ràng hơn. (Tại sao chúng ta không nghĩ ra điều đó nhỉ!)
Khi mọi người có thể nhìn rõ những lợi ích mà họ sẽ nhận được từ công việc quan trọng, họ có xu hướng bỏ qua những phiền nhiễu cấp bách.
Đây chính xác là những gì Ma trận Eisenhower cần làm; nó phá vỡ Bẫy Khẩn cấp và buộc bạn phải tự hỏi:
Liệu công việc hoàn thành nhiệm vụ có thực sự mang lại kết quả? Hay tôi chỉ đang đuổi theo cảm giác hưng phấn khi gạch bỏ một việc khỏi danh sách công việc?
Liệu công việc hoàn thành nhiệm vụ có thực sự mang lại kết quả? Hay tôi chỉ đang đuổi theo cảm giác hưng phấn khi gạch bỏ một việc khỏi danh sách công việc?
Ma trận Eisenhower không nhằm mục đích giúp bạn trở nên có năng suất hơn
Lợi ích thực sự của Ma trận Eisenhower thực ra là về mặt tâm lý.
Bởi vì ma trận này giúp bạn cảm thấy kiểm soát thời gian tốt hơn đáng kể, điều này giúp giảm stress một cách đáng kể và ngăn ngừa tình trạng kiệt sức.
Mọi năng suất đạt được chỉ là một tác dụng phụ đáng hoan nghênh.
Thực tế, có rất nhiều nghiên cứu đã bác bỏ quan niệm sai lầm rằng các mô hình tư duy quản lý thời gian giúp bạn trở nên năng suất hơn. Trên thực tế, chúng làm điều gì đó hoàn toàn khác.
Tại sao cảm giác kiểm soát mọi thứ lại quan trọng hơn việc chỉ tập trung vào năng suất?
Nghiên cứu quản lý thời gian quan trọng nhất đến từ Therese Macan vào năm 1994. Cô muốn xác định xem quản lý thời gian thực sự có giúp mọi người làm việc hiệu quả hơn hay không.
Cảnh báo spoiler: Nó không phải vậy.
Macan đã thử nghiệm các hành vi quản lý thời gian với một mẫu lớn nhân viên. Những người sử dụng việc cài đặt mục tiêu và ưu tiên cảm thấy kiểm soát thời gian của mình tốt hơn nhiều. Họ ít căng thẳng hơn và hạnh phúc hơn trong công việc.
Các sếp của họ không nghĩ rằng họ làm việc tốt hơn.
Có thể lợi ích chính của quản lý thời gian không nằm ở tác động của nó đối với hiệu suất, mà nằm ở tác động của nó đối với thái độ.
Có thể lợi ích chính của quản lý thời gian không nằm ở tác động của nó đối với hiệu suất, mà nằm ở tác động của nó đối với thái độ.
Một nghiên cứu năm 2010 của Häfner và Stock đã đi sâu hơn vào vấn đề này.
Họ đã tổ chức khóa đào tạo quản lý thời gian cho một số nhân viên. Nhóm được đào tạo cảm thấy kiểm soát tốt hơn và ít căng thẳng hơn. Tuy nhiên, theo các chỉ số đo lường, họ không thực sự cải thiện hiệu quả công việc.
Kết quả nghiên cứu của chúng tôi cho thấy rằng việc tăng cường cảm giác kiểm soát thời gian dẫn đến giảm căng thẳng và tăng hiệu suất tự báo cáo
Kết quả nghiên cứu của chúng tôi cho thấy rằng việc tăng cường cảm giác kiểm soát thời gian dẫn đến giảm căng thẳng và tăng hiệu suất tự báo cáo
💁♀️ Dịch: Các khung quản lý thời gian là liệu pháp, không phải là công cụ tăng năng suất.
Lịch sử của Ma trận Eisenhower: Xem nó trong bối cảnh
Dwight D. Eisenhower không phải là người sáng tạo ra Ma trận Eisenhower. Ông thậm chí còn không sử dụng lưới 2×2.
Điều ông đã làm là phổ biến nguyên tắc cốt lõi sau này trở thành khung làm việc yêu thích của mọi chuyên gia năng suất.
Hiểu rõ sự khác biệt này sẽ giúp bạn hiểu tại sao ma trận này là công việc và tại sao đôi khi nó không hiệu quả.
Người đàn ông thực sự có những vấn đề quan trọng
Trước khi trở thành tổng thống, Eisenhower là Tư lệnh Tối cao của Liên quân trong Thế chiến II.
Ông đã có kế hoạch cho D-Day. Ông đã quản lý các tướng lĩnh cho rằng họ thông minh hơn ông. Ông đã đối phó với Churchill và Stalin trong cùng một ngày (trời ơi).
Khi Eisenhower đề cập đến sự khác biệt giữa "cấp bách" và "quan trọng", ông không hề nói về việc đạt được "hộp thư đến zero".
Ông đang nói về sự khác biệt giữa việc phản ứng với động thái mới nhất của Hitler và kế hoạch cho cuộc xâm lược sẽ kết thúc chiến tranh.
Khả năng tập trung vào những điều quan trọng trong khi thế giới đang hỗn loạn đã khiến ông trở thành biểu tượng cho một khung làm việc ưu tiên.
Câu trích dẫn mà ai cũng hiểu sai
Câu nói nổi tiếng về các vấn đề cấp bách và quan trọng? Eisenhower đã nói điều đó, nhưng ông đang trích dẫn lời của người khác.
Tôi có hai loại vấn đề: cấp bách và quan trọng. Những vấn đề cấp bách không quan trọng, và những vấn đề quan trọng thì không bao giờ cấp bách.
Tôi có hai loại vấn đề: cấp bách và quan trọng. Những vấn đề cấp bách không quan trọng, và những vấn đề quan trọng thì không bao giờ cấp bách.
Ông đã trình bày điều này trong một bài phát biểu năm 1954, rõ ràng tín dụng cho một cựu hiệu trưởng đại học không được nêu tên. Vị hiệu trưởng đó sau này được xác định là Tiến sĩ J. Roscoe Miller của Đại học Northwestern.
Lời nói của chính Eisenhower trong bài phát biểu năm 1961 đã tóm tắt đúng bản chất của vấn đề:
Ai có thể giải thích chính xác sự khác biệt giữa ngắn hạn và dài hạn! Đặc biệt khi công việc của chúng ta dường như đang trong tình trạng khủng hoảng, chúng ta gần như bị buộc phải tập trung vào những việc cấp bách hiện tại thay vì tương lai quan trọng
Ai có thể giải thích chính xác sự khác biệt giữa ngắn hạn và dài hạn! Đặc biệt khi công việc của chúng ta dường như đang trong tình trạng khủng hoảng, chúng ta gần như bị buộc phải tập trung vào những việc cấp bách hiện tại thay vì tương lai quan trọng
Chi tiết quan trọng nhất? Ngay cả người đã có kế hoạch giải phóng châu Âu cũng cảm thấy bị cuốn hút bởi những công việc cấp bách nhưng vô nghĩa.
Ma trận Eisenhower: Từ triết lý đến công cụ nâng cao năng suất
Stephen Covey đã lấy ý tưởng của Eisenhower và biến nó thành ma trận bốn ô vuông mà chúng ta biết đến ngày nay.
Trong cuốn sách The 7 Habits of Highly Effective People xuất bản năm 1989, Covey đã tạo ra khung hình ảnh giúp khái niệm này trở nên dễ nhớ.
Eisenhower là nhà cung cấp triết lý. Covey là nhà cung cấp bảng tính.
muốn xem video giải thích nhanh? Đây rồi!
Phân tích Ma trận Eisenhower
Mỗi ô trong Ma trận Eisenhower cơ bản là một khu vực chiến lược với một lệnh hành động cụ thể và trạng thái tâm lý tương ứng.
Dưới đây là cái nhìn nhanh về cách các khu vực này ảnh hưởng đến hành vi của bạn:
Ma trận Eisenhower: Bức tranh cảm xúc của từng khu vực
| Quadrant | Cảm xúc cốt lõi | Hành vi điển hình | *mục tiêu chiến lược |
| Q1: Cấp bách + Quan trọng | Căng thẳng, áp lực | Xử lý sự cố, phản ứng | Kiểm soát và giảm dần theo thời gian |
| Q2: Không khẩn cấp + Quan trọng | Sự rõ ràng, sự kiểm soát | Kế hoạch, tập trung sâu | Bảo vệ và mở rộng |
| Q3: Cấp bách + Không quan trọng | Cảm giác tội lỗi, nghĩa vụ | Làm hài lòng mọi người, nhảy công việc liên tục | Giao phó hoặc giảm thiểu |
| Q4: Không khẩn cấp + Không quan trọng | Tê liệt, nhàm chán | Tránh né, trì hoãn | Loại bỏ hoặc giới hạn |
💡Mẹo chuyên nghiệp: Trước khi phân loại công việc, hãy đánh giá trạng thái cảm xúc của bạn. Nếu ngày làm việc của bạn giống như một trò chơi "đập chuột", có thể bạn đang mắc kẹt ở Q1 hoặc Q3. Lợi thế thực sự của bạn nằm ở Q2.
Quadrant 1: Quadrant của Khủng hoảng
Đây là nơi dành cho tất cả các mục khẩn cấp và quan trọng.
Hãy nghĩ đến những tình huống khẩn cấp thực sự, những vấn đề cấp bách và các dự án đã đến hạn chót.
- Ví dụ: Khủng hoảng khẩn cấp của khách hàng lớn, sự cố hệ thống quan trọng khiến toàn bộ công ty bị khối, buổi trình bày cho cuộc họp Bảng sẽ bắt đầu trong một giờ
- Tình trạng tâm lý: Căng thẳng, kiệt sức, luôn phải giải quyết vấn đề cấp bách. Quản lý phản ứng, nơi bạn liên tục phải đối phó với vấn đề thay vì phòng ngừa chúng
- mục tiêu chiến lược: *Giảm thiểu. Mặc dù một số công việc quý 1 là không thể tránh khỏi, nhưng lịch trình bị chi phối bởi chúng cho thấy kế hoạch kém. Hầu hết các tình huống khẩn cấp quý 1 là các công việc quý 2 đã bị bỏ qua cho đến khi chúng trở nên cấp bách
Quadrant 2: Quadrant của Chất lượng và Chiến lược
Chào mừng đến với nơi dành cho những công việc không khẩn cấp nhưng quan trọng. Nơi thành công lâu dài được thiết kế và xây dựng.
- Ví dụ: Lập kế hoạch chiến lược, phát triển kỹ năng, bảo trì phòng ngừa, xây dựng mối quan hệ khóa, tập thể dục hoặc xác định cơ hội mới
- Tình trạng tâm lý: Tầm nhìn, quan điểm, cân bằng, kiểm soát. Một trạng thái chủ động cho phép thực hiện công việc một cách suy nghĩ kỹ lưỡng, chất lượng cao và dẫn đến sự hài lòng trong công việc cao hơn
- mục tiêu chiến lược: *Sống ở đây. Những cá nhân hiệu quả nhất chủ động lên lịch và bảo vệ thời gian cho các hoạt động Q2. Bằng cách lập kế hoạch, chuẩn bị và phòng ngừa, họ hệ thống hóa việc giảm thiểu các vấn đề khẩn cấp Q1
Quadrant 3: Quadrant của Sự Lừa Dối
Tại đây, chúng ta có cuộc họp với những kẻ giả mạo: Tất cả những công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng. 🌚
Hãy tưởng tượng một khu vực năng suất giả tạo đầy rẫy những công việc đòi hỏi sự chú ý nhưng không góp phần vào đối tượng cốt lõi của bạn.
- Ví dụ: Nhiều email, một số cuộc họp, những gián đoạn thường xuyên và các vấn đề nhỏ của người khác mà họ có thể tự giải quyết. Những công việc này khiến bạn cảm thấy năng suất mà không thực sự năng suất—đây chính là nơi Bẫy Khẩn cấp ẩn náu
- Tình trạng tâm lý: Tập trung vào ngắn hạn, cảm thấy bị ràng buộc bởi ưu tiên của người khác, cảm giác rằng mục tiêu của bản thân luôn bị đẩy lùi. Bận rộn nhưng không hiệu quả
- mục tiêu chiến lược: *Bảo vệ bản thân. Để thành thạo Q3, bạn cần cài đặt ranh giới, từ chối một cách lịch sự, ủy quyền hiệu quả và xây dựng hệ thống để giảm thiểu sự gián đoạn
Quadrant 4: Quadrant của sự lãng phí
Xin chào, thùng rác? 🗑️
Có thể điều đó hơi khắc nghiệt. Nhưng những công việc này không mang lại giá trị thực sự và thậm chí làm giảm chất lượng cuộc sống.
- Ví dụ: Lướt mạng xã hội một cách vô thức, xem tivi quá nhiều, sắp xếp email cũ để tránh bắt đầu một dự án lớn, v.v.
- Tình trạng tâm lý: Thiếu trách nhiệm và mục đích. Thường là nơi trú ẩn để trốn tránh cho những người bị kiệt sức do dành quá nhiều thời gian ở Q1 và Q3
- mục tiêu chiến lược: * Ưu tiên tuyệt đối và loại bỏ. Điều này đòi hỏi sự tự đánh giá trung thực và kỷ luật. Trong khi nghỉ ngơi và giải trí là quan trọng (hoạt động Q2), Q4 đại diện cho những yếu tố gây xao nhãng cần được xử lý
Cách sử dụng Ma trận Eisenhower một cách hiệu quả
Phương pháp Eisenhower phát huy công việc tốt nhất khi được áp dụng hàng ngày, chứ không phải là một bài tập thực hiện một lần.
Bước 1: Ghi chép mọi thứ
Dành 10 phút để ghi lại mọi công việc, dự án và trách nhiệm đang cạnh tranh sự chú ý của bạn. Đừng lọc ra ngay. Chỉ cần ghi lại tất cả.
Bước 2: Xác định những việc “quan trọng” của bạn
Đây là bước quan trọng nhất. Viết ra 3-5 mục tiêu hàng đầu của bạn cho quý hiện tại. Một công việc chỉ được coi là “quan trọng” nếu nó trực tiếp đóng góp vào một trong những mục tiêu này. Mọi thứ khác, theo định nghĩa, đều không quan trọng.
Bước 3: Sắp xếp một cách quyết liệt
Xem xét danh sách công việc của bạn và đặt từng mục vào ô tương ứng. Hãy trung thực. Email "gấp" từ đồng nghiệp của bạn có thể thực chất là một sự gián đoạn Q3 được ngụy trang thành công việc.
Bước 4: Khối thời gian cho quý 2
Các công việc Q2 không có hạn chót gấp gáp, nên chúng thường bị hoãn lại mãi mãi. Hãy lên lịch các khối thời gian cụ thể cho công việc quan trọng nhất của bạn trong Q2 và coi những khối thời gian đó là thiêng liêng như bất kỳ cuộc họp với khách hàng nào.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng nhiệm vụ ClickUp, bạn có thể chuyển đổi các mục trong ma trận thành công việc và thậm chí giao chúng cho các thành viên trong nhóm. Ngoài ra, bạn có thể luôn gán ước lượng thời gian để đảm bảo tiến độ.
Bước 5: Xây dựng hệ thống phòng thủ của bạn
Các công việc quý 3 là kẻ thù của tiến độ quý 2. Xây dựng hệ thống để giảm thiểu chúng:
- Đặt thời gian cụ thể để kiểm tra email thay vì trả lời ngay lập tức
- Sử dụng các mẫu trả lời thông dụng
- Thiết lập "giờ làm việc" cho các câu hỏi không khẩn cấp
- Học cách nói “Có thể đợi đến ngày mai không?” thường xuyên hơn
💟 Bonus: Bạn nên cập nhật Ma trận Eisenhower bao lâu một lần?
Kiểm tra hàng ngày là hiệu quả nhất. Dành 5-10 phút mỗi sáng để phân loại các công việc mới và điều chỉnh ưu tiên dựa trên những thay đổi trong đêm. Kiểm tra hàng tuần giúp bạn đánh giá xem bạn thực sự dành thời gian cho Q2 hay chỉ nói về nó.
4 Sai lầm phổ biến khi sử dụng Ma trận Eisenhower
Ma trận Eisenhower thường thất bại vì những lý do dễ dự đoán.
(Đừng lo lắng—mỗi vấn đề đều có giải pháp!)
1. Bạn nghĩ mình giỏi hơn trong việc ước lượng thời gian so với thực tế
Mọi người đều cho rằng dự án tiếp theo của họ sẽ khác biệt.
Lần này bạn sẽ hoàn thành sớm. Lần này sẽ không có bất ngờ.
Bạn đã sai. Bạn đã từng sai trước đây. Bạn sẽ lại sai lần nữa.
lỗi kế hoạch là có thật: *Bạn đánh giá thấp thời gian cần thiết để hoàn thành các công việc, ngay cả khi có dữ liệu chứng minh rằng bạn luôn đánh giá thấp thời gian cần thiết để hoàn thành các công việc.
Ví dụ, giả sử bạn đặt “Viết chiến lược tiếp thị” vào Q2 và lên lịch vào chiều thứ Sáu. Thực tế? Nó cần dữ liệu từ ba bộ phận, hai vòng phê duyệt và kiểm tra pháp lý. Hai tuần sau, nó trở thành cuộc khủng hoảng Q1 vì cuộc họp Bảng diễn ra vào ngày mai.
Bỗng nhiên, bạn nhận ra đây không phải là công việc của một buổi chiều thứ Sáu.
🧠 Giải pháp: Chia các công việc lớn thành các công việc nhỏ. “Viết chiến lược tiếp thị” trở thành “Yêu cầu dữ liệu bán hàng từ Jake”, “Xem xét giá cả của đối thủ cạnh tranh” và “Soạn thảo phần vị trí”
2. “Quan trọng” là bất cứ điều gì sếp của bạn cho là quan trọng
Sự cấp bách là đối tượng. Hạn chót là thứ Sáu, hoặc không phải.
Sự quan trọng là chủ quan. Quá thường xuyên, nó bị chi phối bởi những người nói to nhất hoặc có tiêu đề cao nhất.
Câu hỏi "nhanh gọn" của sếp có vẻ quan trọng vì nó đến từ sếp. Nhưng liệu nó có thực sự giúp bạn tiến gần hơn đến mục tiêu của mình? Có lẽ không.
🧠 Giải pháp: Viết ra mục tiêu thực sự của bạn cho quý này. Xem các công việc trực tiếp hỗ trợ những mục tiêu đó là ưu tiên hàng đầu. Nếu có việc khác xuất hiện, hãy tự hỏi: Nó có hỗ trợ sứ mệnh chung của công ty, giúp đồng nghiệp vượt qua khó khăn, hoặc ngăn chặn các vấn đề lớn hơn sau này không? Nếu không, nó có lẽ không quan trọng—dù nó có vẻ cấp bách đến đâu.
3. Bạn không thể thực sự ủy quyền cho bất kỳ điều gì
Ma trận Quyết định Eisenhower cho rằng các công việc Q3 nên được giao phó.
Hay đấy. Dành cho ai?
Nếu bạn là một nhà sáng lập độc lập, sinh viên hoặc bất kỳ ai không có nhân viên trực thuộc, "giao phó" là lời khuyên viển vông. Điều đó giống như được bảo "chỉ cần thuê ai đó" khi bạn đang tự lực cánh sinh.
🧠 Giải pháp: Thay thế “giao phó” bằng “giảm thiểu, tự động hóa hoặc xử lý theo lô”
Cuộc họp này có thể thay thế bằng email không? Bạn có thể cài đặt phản hồi tự động không? Bạn có thể gom tất cả các sự gián đoạn này vào một giờ thay vì để chúng phá hỏng cả ngày của bạn không?
Hầu hết các công việc Q3 không cần thiết phải tồn tại. Chúng chỉ là thói quen được ngụy trang thành công việc. Ví dụ như trả lời cùng một câu hỏi lần thứ 10! Hãy cài đặt một trợ lý trả lời tự động được hỗ trợ bởi AI, như mẫu này đây. 👇🏼
4. Bạn đang sử dụng một công cụ tĩnh cho công việc động
Ưu tiên của bạn thay đổi. Một công việc Q2 hôm nay có thể trở thành một cuộc khủng hoảng Q1 vào ngày mai.
Và một danh sách công việc cần làm bằng giấy? Nó đã lỗi thời ngay khi bạn viết ra.
Ngoài ra, như người dùng Reddit này đã nói:
Tôi có quá nhiều công việc đến mức không biết cách sắp xếp chúng vào Ma trận Eisenhower. Tôi luôn yêu thích khái niệm này. Nhưng tôi chưa bao giờ có thể áp dụng nó
Tôi có quá nhiều công việc đến mức không biết cách sắp xếp chúng vào Ma trận Eisenhower. Tôi luôn yêu thích khái niệm này. Nhưng tôi chưa bao giờ có thể áp dụng nó
🧠 Giải pháp: Sử dụng hệ thống động. Ví dụ, với ClickUp, bạn có thể xây dựng một ma trận ưu tiên linh hoạt, có thể điều chỉnh:
- Cài đặt các Trường Tùy chỉnh cho "Độ khẩn cấp" và "Độ quan trọng"
- Sử dụng chế độ xem bảng được nhóm theo các trường này để tạo biểu diễn trực quan với bốn cột
- Khi ưu tiên thay đổi, cập nhật Trường Tùy chỉnh và công việc sẽ tự động di chuyển đến ô tương ứng
Ai nên sử dụng Ma trận Eisenhower?
Mọi người đều nghĩ rằng họ cần Ma trận Eisenhower. Nhưng không phải ai cũng thực sự cần làm.
Nhưng nếu bạn đang bị ngập trong những yêu cầu cạnh tranh và không thể phân biệt được giữa một tình huống khẩn cấp thực sự và kế hoạch kém cỏi của người khác, hãy tiếp tục đọc.
Dành cho CEO và các nhà điều hành
Kẻ thù lớn nhất của bạn không phải là đối thủ cạnh tranh. Đó là ảo tưởng rằng mọi việc trên bàn làm việc của bạn đều quan trọng như nhau.
Với tư cách là CEO, bạn được trả lương để suy nghĩ chiến lược, chứ không phải để trả lời từng email của nhà cung cấp hay phê duyệt từng bài đăng trên mạng xã hội. Phương pháp Eisenhower buộc bạn phải bảo vệ tài nguyên quý giá nhất của mình: thời gian dành cho việc lãnh đạo thực sự.
👉🏽 Kiểm tra thực tế: Nếu bạn dành nhiều thời gian ở Q1 (chế độ khủng hoảng) hơn Q2 (kế hoạch chiến lược), bạn không phải là người lãnh đạo — bạn chỉ là người chữa cháy được trả lương cao nhất trong tòa nhà.
👉🏽 Điểm mạnh của quý 2: Chuẩn bị cho cuộc họp Bảng, chiến lược dài hạn, kế hoạch thành công và loại suy nghĩ sâu sắc không thể thực hiện giữa các cuộc họp.
🤔 Muốn nâng cao khả năng tư duy chiến lược của bạn? Kyle Coleman, Phó Chủ tịch Điều hành tại ClickUp, giải thích cách anh ấy duy trì sự ưu tiên của mình!
Dành cho các doanh nhân độc lập và freelancer
Bạn đảm nhận mọi vai trò trong kinh doanh của mình. Dịch vụ khách hàng, tiếp thị, tài khoản, phát triển sản phẩm—tất cả đều nằm trên bàn làm việc của bạn.
Ma trận này giúp bạn phân biệt giữa các công việc giúp phát triển kinh doanh (Q2) và các công việc khiến bạn cảm thấy bận rộn nhưng không hiệu quả (Q3 và Q4).
Ví dụ, trả lời email của khách hàng trong vòng 30 giây không làm bạn trở nên chuyên nghiệp hơn. Nó chỉ biến bạn thành một hệ thống phản hồi gián đoạn được đào tạo kỹ lưỡng.
👉🏽 Chiến lược sinh tồn của bạn: Chia các công việc Q3 thành các khối thời gian cụ thể. Kiểm tra email hai lần một ngày, không phải 200 lần.
Dành cho sinh viên
Trường học được thiết kế để khiến mọi thứ trở nên cấp bách. Mọi bài tập đều có hạn chót. Mọi kỳ thi đều ảnh hưởng đến điểm trung bình (GPA) của bạn. Mọi hoạt động đều “trông đẹp trên đơn xin nhập học đại học”
Ma trận Quyết định Eisenhower giúp bạn phân biệt giữa việc học thực sự (Q2) và công việc học thuật vô nghĩa (Q3).
Ví dụ, dành ba giờ để hoàn thiện định dạng của một bài viết thay vì thực sự hiểu các khái niệm. Định dạng hoàn hảo là Q3. Hiểu sâu là Q2.
Dành cho các nhà quản lý và trưởng nhóm
Bạn đang bị kẹt giữa hai bên. Các nhà lãnh đạo giao cho bạn các đối tượng chiến lược. Nhóm của bạn liên tục báo cáo mọi quyết định nhỏ nhặt lên bạn. Khách hàng yêu cầu cập nhật thông tin mỗi năm phút.
Ma trận quan trọng-cấp bách giúp bạn xác định những việc thực sự cần sự tập trung của bạn so với những việc chỉ cần chữ ký của bạn.
Ví dụ, nhân viên trực tiếp của bạn có thể xử lý cuộc gọi kiểm tra tình hình khách hàng khẩn cấp (Q3). Bạn không thể ủy quyền cho việc đánh giá hiệu suất quý quyết định ai được thăng chức (Q2).
👉🏽 Bẫy của nhà quản lý: Nghĩ rằng bạn là người không thể thay thế. Hầu hết các công việc quý 3 của bạn tồn tại vì bạn chưa đào tạo nhóm của mình để xử lý chúng.
Dưới đây là chia sẻ của Gaurav Agarwal, Giám đốc Điều hành (COO) tại ClickUp, về "bẫy" cụ thể đó!
Gần đây, tôi đã thay đổi cách chuẩn bị nội dung cho buổi đánh giá kinh doanh quý:Trước đây: Tôi dành 20 giờ để thu thập dữ liệu, xây dựng câu chuyện và tạo slideBây giờ: Nhóm của tôi dành 30 giờ và tôi chỉ dành 5 giờTổng cộng là 35 giờ so với 20 giờ trước đây.
Có vẻ kém hiệu quả, phải không? Tuy nhiên, phương pháp này:• Miễn phí 15 giờ thời gian của tôi để tập trung vào công việc có giá trị cao hơn• Tạo ra kết quả cuối cùng tốt hơn so với khi tôi làm một mình• Giúp nhóm của tôi hiểu sâu hơn về hoạt động kinh doanh• Lần sau khi thực hiện, tổng thời gian 35 giờ sẽ giảm xuống còn 25 giờ. Đây chính là nghịch lý năng suất khi mở rộng quy mô: Điều trông có vẻ giảm hiệu quả ở cấp độ đơn vị thực tế lại tạo ra lợi ích tăng theo cấp số nhân ở cấp độ hệ thống
Gần đây, tôi đã thay đổi cách chuẩn bị nội dung cho buổi đánh giá kinh doanh quý:Trước đây: Tôi dành 20 giờ để thu thập dữ liệu, xây dựng câu chuyện và tạo slideBây giờ: Nhóm của tôi dành 30 giờ và tôi chỉ dành 5 giờTổng cộng là 35 giờ so với 20 giờ trước đây.
Có vẻ kém hiệu quả, phải không? Tuy nhiên, phương pháp này:• Miễn phí 15 giờ thời gian của tôi để tập trung vào công việc có giá trị cao hơn• Tạo ra kết quả cuối cùng tốt hơn so với khi tôi làm một mình• Giúp nhóm của tôi hiểu sâu hơn về hoạt động kinh doanh• Lần sau khi thực hiện, tổng thời gian 35 giờ sẽ giảm xuống còn 25 giờ. Đây chính là nghịch lý năng suất khi mở rộng quy mô: Điều trông có vẻ giảm hiệu quả ở cấp độ đơn vị thực tế lại tạo ra lợi ích tăng theo cấp số nhân ở cấp độ hệ thống
Ma trận Eisenhower cho đội nhóm so với cá nhân
| Tiêu chí | Cá nhân | nhóm* |
| Trường hợp sử dụng | Năng suất cá nhân, hình thành thói quen | Ưu tiên chia sẻ, phân công công việc, kế hoạch |
| Công cụ cần thiết | Sổ tay, ứng dụng hoặc mẫu ClickUp | ClickUp với các trường chia sẻ, bảng điều khiển và tự động hóa |
| Lợi ích | Giảm căng thẳng, tập trung tốt hơn | Rõ ràng về tài khoản, giảm thiểu việc quản lý chi tiết |
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng bảng điều khiển ClickUp để theo dõi phân phối các khu vực trong nhóm của bạn. Nếu phần lớn nhóm của bạn đang ở khu vực Q1, đã đến lúc cần tăng cường kế hoạch cho Q2.
Ma trận Eisenhower so với các khung năng suất khác
Ma trận Eisenhower không phải là công cụ duy nhất trên thị trường.
Mặc dù đây là một điểm khởi đầu vững chắc, nhưng một số tình huống đòi hỏi các phương pháp tiếp cận khác nhau.
Hãy xem những giải pháp thay thế này như những công cụ chuyên biệt trong bộ công cụ năng suất của bạn — mỗi công cụ được thiết kế để giải quyết những vấn đề cụ thể mà ma trận không thể xử lý.
Ma trận Eisenhower so với Nguyên tắc Pareto (Quy tắc 80/20)
Nguyên lý Pareto dựa trên một nhận thức đơn giản nhưng mạnh mẽ: 80% kết quả của bạn đến từ 20% nỗ lực của bạn. Điều này không chỉ là việc phân loại công việc mà là tìm ra số ít hoạt động tạo ra giá trị vượt trội.
✅ Khi nguyên tắc Pareto phát huy tác dụng: Bạn đang bị ngập trong công việc vặt vãnh nhưng không chắc chắn những hoạt động nào thực sự mang lại kết quả. Nguyên tắc 80/20 buộc bạn phải xem xét kết quả và phân tích ngược lại. 20% khách hàng nào mang lại 80% doanh thu của bạn? 20% tính năng nào tạo ra 80% tương tác của người dùng?
Ví dụ, một giám đốc marketing nhận ra rằng 80% khách hàng tiềm năng chất lượng đến từ chỉ 2 trong số 10 kênh tiếp thị. Thay vì cố gắng tối ưu hóa tất cả 10 kênh một cách đồng đều (cách suy nghĩ của Eisenhower), cô tập trung vào hai kênh công việc và loại bỏ phần còn lại (cách suy nghĩ của Pareto).
✅ Khi Ma trận Eisenhower phát huy hiệu quả: Bạn biết điều gì quan trọng, nhưng không thể ngừng bị phân tâm bởi những công việc khẩn cấp nhưng vô nghĩa. Phân tích Pareto sẽ không giúp bạn phớt lờ thông báo Slack. Ma trận sẽ làm được điều đó.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng cả hai. Phân tích Pareto giúp xác định các hoạt động có tác động lớn (những gì thuộc Q2). Ma trận Eisenhower bảo vệ thời gian cho những hoạt động đó bằng cách loại bỏ mọi thứ khác.
Ma trận Eisenhower so với Phương pháp MoSCoW
Không, không phải thành phố. Đó thực chất là một từ viết tắt: Phải có, Nên có, Có thể có, Không có.
| Phương pháp MoSCoW (Giải thích) |
| Phải cóYêu cầu không thể thương lượng, là yếu tố quan trọng cho giai đoạn phát triển hoặc phiên bản hiện tại của dự án |
| Nên cóYêu cầu quan trọng nhưng không phải là yếu tố thiết yếu để giải pháp có hàm |
| không thể hoàn thành (lần này)*Các yêu cầu mà nhóm và các bên liên quan đã thống nhất rõ ràng sẽ không được hoàn thành trong khung thời gian hiện tại |
| không thể hoàn thành (lần này)*Các yêu cầu mà nhóm và các bên liên quan đã thống nhất rõ ràng sẽ không được hoàn thành trong khung thời gian hiện tại |
Khung này ra đời trong lĩnh vực phát triển phần mềm để giải quyết một vấn đề cụ thể: quyết định nên phát triển tính năng nào khi không thể phát triển tất cả.
✅ Khi MoSCoW thắng: Bạn đang quản lý một dự án với nhiều bên liên quan, mỗi bên đều cho rằng yêu cầu của họ là “cấp bách và quan trọng”. Phương pháp Eisenhower sẽ không hiệu quả vì định nghĩa về “quan trọng” của mỗi người là khác nhau.
MoSCoW buộc phải có những cuộc hội thoại khó khăn về những gì thực sự cần thiết. Các tính năng "Phải có" là không thể thương lượng—nếu chúng không được bao gồm, dự án sẽ thất bại. Các tính năng "Nên có" là quan trọng nhưng không phải là yếu tố quyết định. Các tính năng "Có thể có" là những tiện ích bổ sung. Các tính năng "Không có" là những tính năng nằm ngoài phạm vi.
Đây là điểm độc đáo của "Không cần làm" (danh mục này không tồn tại trong Ma trận Eisenhower): Đây là cách chính thức để nói "không phải bây giờ, có thể sau này", giúp ngăn chặn sự mở rộng phạm vi và quản lý kỳ vọng.
✅ Khi Ma trận Eisenhower phát huy hiệu quả: Bạn đang thực hiện công việc một mình hoặc với một nhóm nhỏ, thống nhất, nơi phạm vi công việc không phải là vấn đề chính. Phương pháp MoSCoW gây ra sự phức tạp không cần thiết cho việc ưu tiên các công việc đơn giản.
Ma trận Eisenhower so với Phương pháp ABCDE
Phương pháp ABCDE là phiên bản "nâng cấp" của Ma trận Eisenhower—và việc "nâng cấp" này đi kèm với những tác dụng phụ.
| *phương pháp Quản lý Công việc ABCDE | ||||
| A | B | C | D | E |
| Rất quan trọng | Quan trọng | *những việc cần làm | Phân công | Loại bỏ |
| Các việc cần làm bắt buộc phải hoàn thành, với những hậu quả nghiêm trọng nếu không hoàn thành | Các công việc cần làm với hậu quả nhỏ. Có lợi nhưng không quan trọng | Các công việc không có hậu quả. Thú vị nhưng không ảnh hưởng đến mục tiêu | Các công việc có thể giao cho người khác để giải phóng thời gian cho các công việc A | Các công việc không cần thiết không mang lại giá trị |
| Quy tắc vàng: Không bao giờ công việc trên công việc B khi có công việc A tồn tại. Không bao giờ công việc trên công việc C khi có công việc B tồn tại. |
Đây là cách nó là công việc: Mỗi công việc được gán một chữ cái.
- Các công việc có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng nếu không được hoàn thành
- Các công việc loại B có hậu quả nhẹ
- Các công việc C không có hậu quả
- Các công việc D nên được giao phó
- Các công việc loại E nên được loại bỏ
và đây là quy tắc chính: *Bạn tuyệt đối không công việc trên một công việc B khi còn công việc A chưa hoàn thành. Không công việc trên công việc C khi còn công việc B chưa hoàn thành. Và cứ thế tiếp tục.
✅ Khi ABCDE thắng: Bạn là người hay trì hoãn, thường bị thu hút bởi những công việc dễ dàng và ít giá trị. Quy tắc cứng nhắc “A-first” cung cấp kỷ luật mà ma trận thiếu.
Ví dụ, danh sách công việc của bạn bao gồm “Trả lời đề xuất của khách hàng” (A), “Cập nhật hồ sơ LinkedIn” (B) và “Sắp xếp tệp tin máy tính” (C).
Với Eisenhower, bạn có thể dành cả buổi sáng để sắp xếp tài liệu vì cảm thấy điều đó mang lại năng suất. Với ABCDE, điều đó hoàn toàn vi phạm quy tắc cho đến khi đề xuất đã xong.
✅ Khi Ma trận Eisenhower phát huy hiệu quả: Môi trường công việc của bạn không thể dự đoán trước. Các tình huống khẩn cấp thực sự có thể xảy ra. Ưu tiên thay đổi. Sự cứng nhắc của phương pháp ABCDE trở thành rào cản khi bạn cần sự linh hoạt.
Thách thức lớn nhất của Phương pháp ABCDE là nó giả định rằng bạn có người để giao việc. Nếu bạn là một doanh nhân độc lập, freelancer hoặc nhân viên cấp dưới, các công việc "D" có thể trở thành "B" hoặc "C", tiềm ẩn nguy cơ tạo ra khối lượng công việc không thể quản lý được.
Ma trận Eisenhower so với Ma trận Ưu tiên Hành động
Ma trận Ưu tiên Hành động là “người anh em” được đào tạo tại trường kinh doanh của Ma trận Eisenhower. Thay vì “cấp bách” và “quan trọng”, nó sử dụng “nỗ lực” và “tác động”
Bốn khu vực:
- Tác động lớn, nỗ lực ít = Thành công nhanh chóng (hãy làm những việc cần làm trước tiên)
- Tác động lớn, nỗ lực cao = Dự án lớn (lập kế hoạch cẩn thận)
- Tác động thấp, nỗ lực thấp = Các công việc lấp đầy (thực hiện khi có thời gian rảnh)
- Tác động thấp, nỗ lực cao = Công việc không được đánh giá cao (tránh bằng mọi giá)
Sự khác biệt khóa là Ma trận Ưu tiên Hành động (Action Priority Matrix) tập trung vào tỷ suất lợi nhuận (ROI); trong khi Ma trận Eisenhower tập trung vào thời hạn và mục tiêu.
✅ Khi Ưu tiên Hành động chiếm ưu thế: Bạn đang quản lý tài nguyên (ngân sách, thời gian của nhóm, giờ phát triển) và cần giải thích quyết định cho ban lãnh đạo. “Điều này có tác động lớn và nỗ lực thấp” thuyết phục hơn “điều này quan trọng nhưng không cấp bách.”
Ví dụ, một quản lý sản phẩm khi phải lựa chọn giữa các tính năng có thể sử dụng ma trận này như sau:
- Tính năng A sẽ mất 2 tuần và tăng tỷ lệ giữ chân người dùng lên 15% (Thành công nhanh chóng)
- Tính năng B sẽ mất 6 tháng và tăng tỷ lệ giữ chân khách hàng lên 20% (Dự án lớn)
- Tính năng C sẽ mất 4 tuần và tăng tỷ lệ giữ chân khách hàng lên 2% (Công việc không được đánh giá cao)
✅ Khi Ma trận Eisenhower phát huy hiệu quả: Bạn đang đối mặt với công việc thực sự cấp bách, nơi thời hạn là yếu tố quan trọng hơn các tính toán về lợi nhuận. Các tình huống khẩn cấp của khách hàng không quan tâm đến phân tích tác động/nỗ lực của bạn.
So sánh Ma trận Eisenhower với các phương pháp Agile?
Ma trận Eisenhower và Agile giúp bạn ưu tiên công việc — nhưng chúng có hàm khác nhau và hoạt động trên các khung thời gian khác nhau.
| Khung | Trường hợp sử dụng chính | Vùng tập trung | Khung thời gian |
| Ma trận Eisenhower | Quyết định hàng ngày cho cá nhân | Sự cấp bách so với tầm quan trọng | Ngay lập tức đến ngắn hạn |
| Agile / Scrum | Thực hiện dự án theo nhóm | Lập kế hoạch lặp lại và quản lý danh sách công việc chưa hoàn thành | Dựa trên sprint (1–2 tuần) |
Agile là một phương pháp triển khai dựa trên nhóm để hoàn thành công việc trong các chu kỳ ngắn và có cấu trúc. Các khung làm việc như Scrum giúp nhóm lập kế hoạch công việc (qua lập kế hoạch sprint), đánh giá lại (qua các buổi đánh giá lại) và duy trì sự linh hoạt trong ưu tiên (qua danh sách công việc). Agile ưu tiên hợp tác, tốc độ và lặp lại.
Ma trận Eisenhower, mặt khác, là một công cụ ưu tiên cá nhân. Nó giúp cá nhân phân loại công việc dựa trên mức độ khẩn cấp và quan trọng—đặc biệt hữu ích khi những phiền nhiễu hàng ngày đe dọa làm chệch hướng tiến độ dài hạn.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Ma trận Eisenhower trước khi lập kế hoạch sprint để xác định những công việc thực sự đáng để thực hiện. Đây là cách thông minh để đồng bộ hóa ưu tiên cá nhân của bạn với chu kỳ giao hàng Agile của nhóm.
TL;DR: So sánh các khung làm việc
| Khung | Ma trận Eisenhower | Phương pháp MoSCoW | Nguyên tắc Pareto (80/20)* | Phương pháp ABCDE | *ma trận Ưu tiên Hành động |
| Nguyên tắc cốt lõi | Phân loại dựa trên thuộc tính | Xác định phạm vi dựa trên yêu cầu | Lợi thế không đối xứng | Xếp hạng dựa trên hậu quả | Phân bổ dựa trên ROI |
| Các khóa danh mục | Độ khẩn cấp / Độ quan trọng | Phải / Nên / Có thể / Không | 80% Kết quả / 20% Nguồn lực | Hậu quả A / B / C / D / E | Tác động / Nỗ lực |
| Trường hợp sử dụng | Quản lý công việc chiến lược | Quản lý dự án linh hoạt & quản lý phạm vi | Phân tích chiến lược các hoạt động | Thực hiện cá nhân một cách kỷ luật | Lập kế hoạch tài nguyên cho kinh doanh/dự án |
| Tập trung vào quyết định | “Điều gì cần sự chú ý của tôi ngay bây giờ?” | “Chúng ta cần cung cấp những gì để có một giải pháp khả thi?” | “Điểm đòn bẩy cao nhất của tôi ở đâu?” | điều gì là điều tuyệt đối tiếp theo mà tôi cần làm việc? | “Sử dụng tài nguyên hiệu quả nhất là gì?” |
| *điểm khóa chính | Đơn giản và sự rõ ràng về khái niệm | Sự đồng thuận của các bên liên quan và kiểm soát phạm vi | Tạo ra những hiểu biết chiến lược | Giúp duy trì kỷ luật và chống lại thói quen trì hoãn | Tập trung vào Tỷ suất hoàn vốn (ROI) |
| Điểm yếu | Đơn giản hóa quá mức công việc có tính tương tác | Không có xếp hạng trong cùng một danh mục | Sự cứng nhắc trong môi trường động | Sự cứng nhắc trong môi trường động | Sự chủ quan trong đánh giá tác động và nỗ lực |
| *người dùng lý tưởng | Bất kỳ ai cảm thấy quá tải với các ưu tiên của mình | Quản lý sản phẩm Agile hoặc nhóm dự án | Chuyên gia phân tích chiến lược hoặc nhà lãnh đạo đang tìm kiếm sự tập trung | Những người hay trì hoãn cần thêm cấu trúc | Trưởng nhóm hoặc Quản lý dự án có nguồn lực hạn chế |
Khung làm việc nào bạn nên sử dụng?
➡️ Bắt đầu với Eisenhower nếu bạn mới làm quen với việc ưu tiên hoặc cảm thấy quá tải. Nó giúp bạn nắm vững kỹ năng cơ bản là phân biệt giữa việc khẩn cấp và việc quan trọng
➡️ Thực hiện phân tích Pareto hàng quý để xác định 20% hoạt động nào mang lại 80% kết quả của bạn
➡️ Sử dụng MoSCoW cho các dự án nhóm nơi phạm vi dự án mở rộng là vấn đề và các bên liên quan cần thống nhất
➡️ Hãy thử ABCDE nếu bạn đủ kỷ luật để tuân thủ các quy tắc nghiêm ngặt và gặp khó khăn với việc trì hoãn
➡️ Chuyển sang Ưu tiên Hành động khi bạn đang quản lý tài nguyên và cần đưa ra quyết định dựa trên ROI
áp dụng Agile khi làm việc với nhóm trên các sản phẩm cần điều chỉnh theo thời gian. Agile giúp bạn ưu tiên và triển khai công việc theo các chu kỳ ngắn, lặp lại – lý tưởng cho hợp tác đa chức năng, phản hồi nhanh chóng và thích ứng với thay đổi
nhưng hãy nhớ rằng không có khung làm việc nào là "viên đạn ma thuật". *Đó là các công cụ ra quyết định buộc bạn phải đặt ra những câu hỏi tốt hơn về nơi bạn đang lãng phí thời gian theo dõi.
Khung làm việc tốt nhất là khung mà bạn thực sự sử dụng một cách nhất quán.
Mẹo sử dụng Ma trận Eisenhower (với ClickUp)
Bạn đã nắm vững những kiến thức cơ bản.
Bây giờ hãy cùng tìm hiểu về những kỹ thuật nâng cao giúp phân biệt những người mới sử dụng ma trận với những chuyên gia thực sự trong việc ưu tiên công việc.
Với ClickUp, bạn có thể biến lưới 2×2 đơn giản này thành một hệ thống động học, học hỏi từ hành vi của bạn và thích ứng với thực tế của bạn.
1. Hệ thống mã màu sắc
Não của bạn xử lý thông tin hình ảnh nhanh hơn 60.000 lần so với văn bản. Đừng làm cho Ma trận Eisenhower của bạn trở nên phức tạp hơn mức cần thiết.
Thay vào đó, hãy sử dụng nhiệm vụ ClickUp ưu tiên để kết hợp các ô của ma trận với các gợi ý trực quan.
Cài đặt các công việc Cấp bách + Quan trọng với cờ đỏ, Quan trọng + Không Cấp bách với cờ vàng, Cấp bách + Không Quan trọng với cờ xanh, và Không Cấp bách + Không Quan trọng với cờ xám.
✅ Tại sao phương pháp này hiệu quả: Bạn có thể quét danh sách công việc trong vài giây thay vì đọc từng mô tả. Các công việc màu đỏ nổi bật ngay lập tức. Các công việc màu vàng nhắc nhở bạn lên lịch các khối thời gian. Các công việc màu xanh dương "kêu gọi" bạn giao phó. Các công việc màu xám là ứng viên để xóa bỏ.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Tạo các thẻ tùy chỉnh cho các hoạt động định kỳ trong quý 2 như “Kế hoạch chiến lược”, “Phát triển nhóm” hoặc “Cải tiến quy trình”. Điều này giúp bạn dễ dàng nhận ra các mô hình trong những việc bạn đang bỏ qua.
2. Quy trình làm việc chủ động và quy tắc tự động hóa
Sai lầm lớn nhất của ma trận là khi các công việc quan trọng nằm ở Q2 cho đến hạn chót, khiến chúng trở nên cấp bách. ClickUp Tự động hóa có thể ngăn chặn điều này.
Tạo quy tắc tự động chuyển các công việc từ Q2 sang Q1 dựa trên ngày đáo hạn. Ví dụ: “Khi ngày đáo hạn còn 3 ngày, thay đổi ưu tiên thành Cấp bách và thông báo cho người được giao nhiệm vụ.”
*tự động hóa nâng cao: Thiết lập quy trình làm việc để tạo các công việc lặp lại trong Q2. Các cuộc đánh giá chiến lược hàng tháng, đánh giá mục tiêu hàng quý và kiểm tra nhóm hàng tuần sẽ tự động xuất hiện trong Q2 của bạn mà không cần bạn phải nhớ thêm chúng.
🧠 Đổi mới đột phá: Sử dụng Agents trong ClickUp để tự động phân công các tác vụ quý 3. Đặt quy tắc như “Khi một công việc được gắn thẻ ‘Routine Admin’, giao cho [Tên đồng nghiệp] và thông báo qua Slack.”
3. Ưu tiên thông minh với trí tuệ nhân tạo (AI)
ClickUp Brain có thể phân tích lịch sử công việc của bạn và phát hiện các mẫu mà bạn có thể bỏ qua.
Ví dụ, một trong những lời nhắc AI yêu thích của chúng tôi cho Ma trận Eisenhower là:
“Phân tích các công việc đã hoàn thành của tôi trong tháng qua. 20% hoạt động nào đã tạo ra 80% kết quả của tôi? Những công việc quý 2 nào tôi thường xuyên trì hoãn, và hậu quả là gì?”
ClickUp Brain có thể nhận diện:
- Những loại công việc nào bạn thường nhầm lẫn là cấp bách trong khi thực tế chúng không quan trọng?
- Thời điểm trong ngày bạn hiệu quả nhất trong công việc ở các khu vực khác nhau
- Những công việc Q3 nào tiếp tục lặp lại vì bạn chưa giải quyết nguyên nhân gốc rễ?
- Khi các công việc quý 2 trở thành khủng hoảng quý 1 do ước lượng thời gian không chính xác
Và đó, các bạn ạ, chính là sức mạnh của trí tuệ nhân tạo bối cảnh.
🎥 Xem cách AI bối cảnh có thể biến đổi công việc của bạn với việc ưu tiên thông minh thực sự. 👇🏼
4. “Khối gián đoạn”
Công việc quý 2 chết dần vì hàng ngàn vết cắt nhỏ—email, tin nhắn Slack, “câu hỏi nhanh.”
Giải pháp không phải là ý chí. Đó là kiến trúc.
*thiết lập ClickUp: Sử dụng Lịch ClickUp để tạo hai loại khối thời gian:
- Khối Q2 được bảo vệ: Đánh dấu các khối này là “Bận rộn” và thêm ghi chú như “Công việc sâu – Không làm phiền.”
- Khối gián đoạn: Lên lịch các khung thời gian 30-60 phút dành riêng cho việc xử lý các công việc Q3—email, câu hỏi nhanh, yêu cầu nhỏ
5. “Bài kiểm tra tương lai của bản thân”
Hầu hết mọi người đều kém trong việc phân biệt điều quan trọng với điều cấp bách vì họ chỉ nghĩ đến cảm xúc hiện tại của mình, chứ không nghĩ đến hậu quả.
Đối với mỗi công việc, hãy tự hỏi: “Nếu bản thân tôi trong tương lai có thể gửi cho tôi một thông điệp, liệu họ sẽ cảm ơn tôi vì đã hoàn thành công việc này, hay hối tiếc vì thời gian tôi đã dành cho nó?”
Trong ClickUp, bạn có thể thêm một Trường Tùy chỉnh có tên “Đánh giá bản thân trong tương lai” với các tùy chọn như “Sẽ cảm ơn mình”, “Không quan trọng” hoặc “Sẽ hối hận”
Hoặc sử dụng hệ thống đánh giá theo số, tức là 0 = Điều này không diễn ra như kế hoạch. 🙄
Điều này buộc bạn phải suy nghĩ vượt ra ngoài áp lực tức thời.
💡Quy tắc 10-10-10: Bạn sẽ cảm thấy thế nào về nhiệm vụ này sau 10 phút, 10 tháng và 10 năm? Sử dụng mô tả nhiệm vụ ClickUp để ghi chú phân tích này cho các trường hợp biên giới.
6. Kiểm tra độ chính xác của Ma trận
Mỗi tuần, so sánh thời gian dành cho từng khu vực với phân bổ thời gian dự kiến. Hầu hết mọi người phát hiện ra rằng họ dành 60% thời gian cho Q3 trong khi có kế hoạch dành 60% cho Q2.
Hãy đặt những câu hỏi sau:
- Những công việc nào trong quý 2 thường mất nhiều thời gian hơn so với dự kiến?
- Những công việc nào trong quý 3 đang chiếm quá nhiều thời gian so với giá trị thực của chúng?
- Tỷ lệ phần trăm bao nhiêu trong số các "tình huống khẩn cấp" của Q1 có thể được ngăn chặn nếu có kế hoạch Q2 tốt hơn?
ClickUp’s Dự án Theo dõi Thời Gian tiết lộ sự thật phũ phàng về nơi thời gian của bạn thực sự được sử dụng so với nơi bạn có kế hoạch sử dụng nó. Sử dụng dữ liệu này để cải thiện ước lượng thời gian của bạn và xác định những công việc quý 3 nào cần giải pháp hệ thống thay vì sự chú ý liên tục.
7. Q2 giờ vàng
Theo dõi thời điểm bạn hiệu quả nhất trong các loại công việc khác nhau.
Trong hai tuần, ghi lại mức năng lượng của bạn (từ 1 đến 10) mỗi giờ bằng cách sử dụng ghi chú theo dõi thời gian của ClickUp. So sánh với chất lượng và hiệu quả hoàn thành công việc.
Hầu hết mọi người nhận ra rằng họ có 2-4 giờ năng lượng cao nhất cho công việc chiến lược trong quý 2. Hãy bảo vệ những giờ này một cách quyết liệt.
*tối ưu hóa ClickUp: Lên lịch cho các công việc quan trọng nhất của quý 2 vào các khung giờ cao điểm đã được chứng minh. Sử dụng tính năng khối thời gian tự động trong Lịch ClickUp để tự động khối các khung giờ này dựa trên danh sách công việc, ưu tiên và cuộc họp của bạn.
*phối hợp năng lượng và công việc
- Năng lượng cao: Tư duy chiến lược quý 2, giải quyết vấn đề phức tạp
- Năng lượng trung bình: Các công việc khẩn cấp trong Q1 yêu cầu sự tập trung
- Năng lượng thấp: Các công việc thường xuyên trong quý 3, xử lý email
8. Tài khoản trong Ma trận
Ma trận cá nhân là công việc. Ma trận nhóm với trách nhiệm chia sẻ là công việc hiệu quả hơn.
Kiểm tra ma trận hàng tuần: Sử dụng thẻ AI của ClickUp để kiểm tra:
- Những thành viên nào trong nhóm đang dành quá nhiều thời gian ở Q1 (chế độ phản ứng)?
- Những mục tiêu quý 2 nào đang bị hoãn lại một cách thường xuyên?
- Những công việc quý 3 nào vẫn tiếp tục được chuyển giao thay vì được hệ thống hóa?
Làm cho các khối Q2 trở nên hiển thị với nhóm của bạn thông qua lịch chia sẻ. Khi mọi người thấy rằng khối từ 9-11 giờ sáng là thời gian Q2 được bảo vệ, họ ít có khả năng làm gián đoạn hơn.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Trong các cuộc họp nhóm hàng tuần, hãy hỏi: “Chúng ta đã bảo vệ công việc quý 2 nào trong tuần này và đã loại bỏ những yếu tố gây xao nhãng quý 3 nào?”
Ma trận Eisenhower cho các trường hợp sử dụng khác nhau
Ma trận Eisenhower là một công cụ ra quyết định linh hoạt, phù hợp với vai trò, mục tiêu và môi trường công việc của bạn.
Dù bạn đang dẫn dắt các dự án đa hàm hay quản lý nhiều khách hàng tự do, đây là cách áp dụng nó trong các bối cảnh khác nhau.
Cho quản lý dự án và sản phẩm
Trong các vai trò có quy trình làm việc phức tạp—marketing, kỹ thuật, thiết kế—thách thức thực sự không phải là thiếu nỗ lực; đó là mệt mỏi do quyết định . Ma trận này giúp bạn đưa ra các quyết định một cách có hệ thống, giúp bạn tập trung vào tác động thực sự.
- Quadrant 1: Các rào cản phát hành phút chót, vấn đề bảo mật, các tình huống khẩn cấp của khách hàng
- Quadrant 2: Tài liệu chiến lược, kế hoạch kiểm thử người dùng, đánh giá chiến dịch
- quadrant 3:* Các đồng bộ định kỳ, "cập nhật nhanh", báo cáo trạng thái của các bên liên quan
- quadrant 4:* Định dạng bảng tính, sắp xếp lại thư mục, công việc lặt vặt
Cho việc lập kế hoạch hàng ngày và năng suất cá nhân
Các doanh nhân độc lập, nhà sáng tạo và nhà sáng lập thường nhầm lẫn giữa động lực và tiến độ. Ma trận Eisenhower giúp bạn thoát khỏi vòng lặp phản ứng với mọi thứ xuất hiện.
- Bắt đầu ngày mới với việc xem xét Ma trận Eisenhower trong 5–10 phút
- Ưu tiên một công việc quan trọng trong quý 2 — trước khi bạn mở hộp thư đến
- Sử dụng phương pháp khớp năng lượng: việc cần làm Q2 khi bạn tỉnh táo nhất, Q3 trong các khung thời gian tập trung thấp
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng tính năng Nhiệm vụ Lặp lại của ClickUp để lên lịch kiểm tra buổi sáng và kiểm tra cuối ngày. Thêm ước lượng thời gian cho các công việc Q2 để duy trì phạm vi và tập trung.
Ma trận Eisenhower cho các nhóm làm việc từ xa và công việc không đồng bộ
Khi nhóm của bạn phân tán ở các múi giờ khác nhau, việc ưu tiên công việc theo thời gian thực trở nên khó khăn. Ma trận này giới thiệu một mô hình tư duy chia sẻ – mà không cần phải kiểm tra liên tục.
- Thống nhất một định nghĩa chung cho nhóm về "quan trọng"
- Thêm thẻ cho các ô như “Chiến lược”, “Hướng đến khách hàng” hoặc “Quản trị viên”
- Tạo các khối không bị gián đoạn cho các công việc quý 3 (email, thông báo, chuẩn bị cuộc họp)
💡Mẹo chuyên nghiệp: Tự động hóa việc chuyển đổi nhiệm vụ ClickUp: “Nếu mức độ khẩn cấp = cao và ngày đáo hạn < 3 ngày → chuyển sang Q1 và thông báo cho người được giao nhiệm vụ qua Slack.” Tính năng Tự động hóa của ClickUp giúp thực thi điều này một cách linh hoạt.
Đối với phong cách công việc dựa trên năng lượng
Một số công việc phù hợp với Q1 (hỗ trợ, vận hành). Những công việc khác phát triển tốt ở Q2 (chiến lược, lãnh đạo). Khu vực lý tưởng của bạn phụ thuộc vào vai trò và nhịp điệu năng lượng của bạn.
| Vai trò | Quadrant chính | Tập trung |
| Người sáng lập/Trưởng sản phẩm năng suất | Q2 | Tầm nhìn, ủy quyền |
| Quản lý Hoạt động | Q1/Q3 | Quản lý khủng hoảng, phân loại ưu tiên |
| Nhà thiết kế/Nhà tiếp thị | Q2 | Công việc sâu, kế hoạch |
| Nhân viên hỗ trợ | Q1 | Phản hồi thời gian thực |
❗️Điều này có nghĩa là gì? Ma trận Eisenhower giúp bạn thiết kế ngày làm việc của mình một cách có chủ đích. Cân bằng giữa các ô trong ma trận nên phản ánh mục tiêu của bạn, chứ không phải số lượng email trong hộp thư đến.
📖 Đọc thêm: Ví dụ về Ma trận Eisenhower
Ví dụ về Ma trận Eisenhower trong cuộc sống thực tế
Lý thuyết thì hay. Ứng dụng mới là nơi cuộc họp giữa hai bên.
Quản lý tiếp thị tại một công ty SaaS
Sarah mở laptop và thấy 47 email chưa đọc, ba kênh Slack có biểu tượng thông báo màu đỏ, và lịch trình dày đặc như tàu điện ngầm Tokyo.
Phân tích Eisenhower của cô ấy:
- *hệ thống tự động hóa email đã gặp sự cố vào cuối tuần. Khách hàng không thể nhận được email đặt lại mật khẩu. Điều này đang ảnh hưởng đến sản phẩm thực tế
- Q2: Phân tích dữ liệu phễu chuyển đổi của quý trước để xác định lý do tại sao tỷ lệ chuyển đổi từ dùng thử sang bản trả phí giảm 3%. Phân tích này sẽ làm cơ sở cho chiến lược của quý tiếp theo
- Q3: Phê duyệt các bài đăng mạng xã hội thường xuyên (giao cho điều phối viên mạng xã hội). Tham dự cuộc họp "đồng bộ hóa tiếp thị" hàng tuần, nơi không có quyết định nào được đưa ra (gửi đại diện hoặc bỏ qua)
- Q4: Nghiên cứu các chiến lược "growth hacking" trên Twitter. Tối ưu hóa thiết lập quản lý dự án hiện có
Sarah phát hiện ra rằng hầu hết các "tình huống khẩn cấp" của cô trong Q1 thực chất là các công việc Q3 mà người khác đã gắn nhãn là khẩn cấp. Vấn đề đặt lại mật khẩu là Q1 thực sự. Yêu cầu của CEO về "phân tích cạnh tranh nhanh" phải hoàn thành "sớm" là Q3 trá hình thành Q1.
Nhà thiết kế đồ họa tự do
Jake đang quản lý bốn dự án cùng lúc. Hai khách hàng vừa gửi yêu cầu chỉnh sửa khẩn cấp. Một khách hàng tiềm năng muốn nhận báo giá. Trang web danh mục đầu tư của anh ấy cần được cập nhật.
Thực tế của ma trận của ông:
- Q1: Các bản sửa đổi logo của Khách hàng A cho chiến dịch sẽ ra mắt vào ngày mai (hạn chót thực tế, hậu quả thực tế)
- Q2: Cập nhật danh mục đầu tư với các công việc gần đây để thu hút khách hàng trả lương cao hơn. Điều này không bao giờ cảm thấy cấp bách, nhưng trực tiếp ảnh hưởng đến sự tăng trưởng thu nhập của anh ấy
- Q3: Các yêu cầu chỉnh sửa "gấp" của Khách hàng B hóa ra chỉ là những điều chỉnh nhỏ về màu sắc cho một chiến dịch sẽ ra mắt vào tháng tới. Gấp đối với họ, nhưng thực tế không gấp
- Q4: Tìm kiếm xu hướng thiết kế trên Pinterest để "tìm cảm hứng" thay vì công việc trên các dự án thực tế
Jake đã đối xử với mọi yêu cầu của khách hàng như Q1 vì anh ấy sợ mất kinh doanh. Trên thực tế, khách hàng tôn trọng ranh giới. Những người không tôn trọng ranh giới không phải là khách hàng đáng giữ.
Bố mẹ đi công việc
Maria cần cân bằng công việc giám đốc marketing, hai con dưới 10 tuổi và duy trì một chút sự bình tĩnh cá nhân.
Ma trận gia đình của cô ấy:
- Q1: Chuẩn bị cho buổi trình bày trước bảng ngày mai (thời điểm quyết định sự nghiệp). Xử lý các tình huống khẩn cấp liên quan đến con cái
- Q2: Thời gian riêng tư với từng con. Kế hoạch bữa ăn lành mạnh cho cả tuần. Tập thể dục. Buổi hẹn hò với vợ/chồng. Những việc này không bao giờ cảm thấy cấp bách, nhưng lại quyết định hạnh phúc lâu dài của gia đình
- Q3: Trả lời ngay lập tức mọi email của ban giám hiệu trường. Tình nguyện tham gia mọi buổi bán bánh. Những việc này khiến cô cảm thấy mình là một "người mẹ tốt", nhưng lại chiếm mất thời gian cô có thể dành cho con cái thực sự của mình
- Q4: Lướt mạng xã hội một cách căng thẳng sau khi con cái đi ngủ thay vì ngủ hoặc kết nối với chồng/vợ
Đối với Maria, làm một "người cha/mẹ tốt" không phải là đồng ý với mọi hoạt động của trường. Đó là việc hiện diện trong những khoảnh khắc quan trọng.
Ma trận Eisenhower là cách bạn vượt qua sự cấp bách
Ma trận Eisenhower mang lại cho bạn điều gì đó tốt hơn cả năng suất: góc nhìn.
Điều quan trọng không phải là làm nhiều hơn. Đó là việc cuối cùng nhận ra sự khác biệt giữa các công việc đòi hỏi thời gian của bạn và những công việc xứng đáng với thời gian đó.
Khi bạn xem lại ma trận của mình hàng ngày, bạn không chỉ đơn thuần là đánh dấu các nhiệm vụ đã hoàn thành. Bạn đang đưa ra một lựa chọn:→ Ít hoảng loạn hơn. Nhiều ý định hơn→ Ít sự cố giả tạo hơn. Nhiều tiến độ chiến lược hơn→ Ít thời gian dành cho phản ứng. Nhiều thời gian dành cho việc xây dựng những điều quan trọng
Và khi bạn sử dụng một hệ thống như ClickUp, ma trận của bạn trở nên động lực—nó phát triển cùng bạn, bảo vệ thời gian Q2 của bạn và giúp bạn giao phó hoặc loại bỏ mọi thứ khác.
Bởi vì những người có năng suất nhất chỉ giỏi hơn trong việc nói: Điều này đáng giá. Phần còn lại có thể chờ.
Hãy thử ngay. Tránh bẫy cấp bách — mãi mãi với ClickUp. Tạo tài khoản miễn phí ngay hôm nay!