Tính toán công việc quản lý dự án trước khi lựa chọn mô hình phí. Đối với công việc của các công ty đại lý và tư vấn, hãy bắt đầu từ số giờ làm việc của người quản lý dự án (PM), cài đặt mức phí tính giờ đủ để bù đắp chi phí thực hiện, sau đó định giá cho phạm vi công việc đã được xác định. Việc áp dụng tỷ lệ phần trăm có thể phù hợp khi cơ sở hợp đồng đang theo dõi mức độ điều phối mà người quản lý dự án chịu trách nhiệm. Đây là hướng dẫn tính toán, không phải bảng giá tham khảo các mức phí thị trường thông thường.
Nếu báo giá chỉ ghi “quản lý dự án”, khách hàng sẽ không biết cụ thể những gì được bao gồm. Hãy xác định rõ phạm vi công việc trước, sau đó trình bày cách bạn tính toán phí.
Những điểm chính cần lưu ý
Điểm chính
- Ước tính số giờ quản lý dự án riêng biệt với công việc sản xuất.
- Sử dụng mức giá theo giờ khi nỗ lực chưa xác định và phí cố định khi phạm vi dự án ổn định.
- Chỉ nên sử dụng tỷ lệ phần trăm khi hợp đồng quy định một cơ sở tính toán đang theo dõi khối lượng công việc quản lý dự án.
- Nêu rõ những gì được bao gồm, những yếu tố nào ảnh hưởng đến giá cả và cách khách hàng phê duyệt công việc bổ sung.
Bắt đầu với các công việc mà phí của bạn bao gồm
Phí quản lý dự án nên bao gồm chi phí cho các hoạt động điều phối và giám sát được nêu rõ trong hợp đồng. Hãy liệt kê các trách nhiệm của người quản lý dự án trước khi chọn mức phí hoặc tỷ lệ phần trăm.
Tùy thuộc vào thỏa thuận, phạm vi công việc của quản lý dự án có thể bao gồm:
- Xây dựng và duy trì lịch trình dự án
- Điều phối các buổi đánh giá và phê duyệt của khách hàng
- Đang theo dõi rủi ro, quyết định, phụ thuộc và các thay đổi về ngân sách
- Tổ chức các bản cập nhật trạng thái và bàn giao công việc
- Kết thúc dự án và lập hồ sơ các mục còn tồn đọng
Hãy tách biệt công việc này khỏi các sản phẩm đầu ra sản xuất của agency. Thiết kế, viết nội dung, phát triển, chi phí quảng cáo, phí nhà cung cấp và chi phí đi lại chỉ được tính vào phí khi thỏa thuận quy định như vậy. Nếu không, hãy lập danh sách riêng biệt hoặc loại trừ chúng.
Xác định rõ phí này bao gồm bao nhiêu chu kỳ rà soát, nhóm các bên liên quan, cuộc họp và các bản cập nhật báo cáo. Nếu các nhu cầu này tăng lên, khách hàng cần được thông báo về sự thay đổi giá trước khi công việc bổ sung bắt đầu.
Chọn mô hình phí phù hợp với công việc
Các mô hình định giá theo giờ, phí cố định và theo tỷ lệ phần trăm giải quyết các vấn đề khác nhau. Hãy chọn mô hình phù hợp với mức độ chính xác khi ước tính công việc và mối quan hệ giữa nỗ lực của người quản lý dự án với ngân sách dự án.
| Mô hình | Tính toán phí | Phù hợp nhất | Rủi ro chính cần quản lý |
|---|---|---|---|
| Theo giờ hoặc theo thời gian và vật liệu | Số giờ được phê duyệt nhân với mức phí tính giờ | Phạm vi hoặc thời lượng thực hiện vẫn đang thay đổi | Tổng chi phí có thể tăng lên mà không có giới hạn hoặc dự báo định kỳ |
| Phí dự án cố định | Dự toán nỗ lực quản lý dự án (PM) cho phạm vi công việc đã xác định | Các sản phẩm đầu ra, các bước phê duyệt và tiêu chí hoàn thành được xác định rõ ràng | Công việc phát sinh có thể làm giảm lợi nhuận nếu các thay đổi về phạm vi dự án không được định giá |
| Tỷ lệ phần trăm trên cơ sở chi phí đã thỏa thuận | Chi phí dự án đã xác định nhân với tỷ lệ phần trăm đã thỏa thuận | Trách nhiệm của người quản lý dự án (PM) tỷ lệ thuận với cơ sở chi phí cụ thể đó | Cơ sở tính phí có thể bao gồm các khoản chi tiêu mà người quản lý dự án (PM) không quản lý |
Một tỷ lệ phần trăm của tổng ngân sách dự án không tự động đồng nghĩa với mức phí quản lý dự án (PM) công bằng. Một ngân sách lớn dành cho truyền thông, nhà cung cấp hoặc sản xuất có thể không đồng nghĩa với việc tăng thêm số giờ làm việc của quản lý dự án. Nếu bạn sử dụng tỷ lệ phần trăm, hãy xác định rõ cơ sở tính toán, các khoản loại trừ và cách xử lý các thay đổi được khách hàng phê duyệt trong hợp đồng.
Hợp đồng dịch vụ định kỳ là một thỏa thuận định kỳ, thường với mức phí cố định. Hãy xác định phạm vi công việc hoặc số giờ làm việc hàng tháng, kỳ vọng về thời gian phản hồi, và cách xử lý khi nhu cầu vượt quá sức chứa đã dự trù. Nếu khách hàng cần một lịch trình linh hoạt, mức phí theo giờ kèm theo mức trần hàng tháng có thể giúp dự báo dễ dàng hơn.
Sử dụng bức tranh tổng quan về thị trường làm bối cảnh, chứ không phải là tiêu chuẩn so sánh
Trang Chi phí trên Upwork dành cho các nhà quản lý dự án hiển thị phạm vi “19 đến 45 USD” mỗi giờ trong mục “Mức lương trung bình theo giờ (USD)” trong một bản chụp văn bản được lấy vào ngày 5 tháng 11 năm 2026. Trang này cho biết con số này đại diện cho phạm vi lương theo giờ điển hình từ một số hợp đồng trong quá khứ trên toàn thế giới và giá cả cho khách hàng phụ thuộc vào quá trình đàm phán. Trang này không hiển thị ngày xuất bản hoặc cập nhật, thời hạn hợp đồng, kích thước mẫu, tiêu chí lựa chọn hoặc phương pháp tính toán cho tiêu đề. Hãy coi đây là một bức tranh tổng quan về thị trường, chứ không phải là mức giá tiêu chuẩn hay điểm chuẩn cụ thể của một công ty nào đó.
Bảng phân loại theo mức độ kinh nghiệm riêng biệt có chú thích riêng. Bảng này mô tả mức phí mà các freelancer trên Upwork tại Bắc Mỹ áp dụng, những người có hơn 1.000 giờ làm việc và tỷ lệ thành công 90%. Những chi tiết này chỉ áp dụng cho bảng đó, không áp dụng cho phạm vi mức phí được nêu trong tiêu đề.
Các nguồn tài liệu khác đã công bố đưa ra các ví dụ khác nhau với phạm vi hẹp hơn. Sakas and Company khuyến nghị nên cộng thêm 25% đến 30% vào ngân sách dự án cho chi phí quản lý dự án của công ty trước khi đưa ra báo giá (được công bố vào ngày 25 tháng 5 năm 2015). ONES Danh sách công việc liệt kê từ 10% đến 20% chi phí dự án dành cho công việc tiếp thị và sáng tạo, cùng mức phí theo giờ từ 50 đến 250 đô la (ngày 21 tháng 10 năm 2026); ví dụ về tỷ lệ phần trăm này là phí cố định hoặc phí duy trì. Đây là những con số cụ thể của từng nguồn, không phải là mức phí chung hay mức phí được khuyến nghị.
Mức chênh lệch từ 10% đến 20% cho dịch vụ thuê ngoài của Element Three bao gồm việc thẩm định nhà cung cấp, tổ chức và quản lý, chứ không phải là phí quản lý dự án chung (truy cập ngày 5 tháng 11 năm 2026). Phạm vi tư vấn quản lý xây dựng từ 2% đến 8% của Highspire dựa trên bằng chứng từ các dự án xây dựng lân cận, chứ không phải là tiêu chuẩn của cơ quan hoặc công ty tư vấn (ngày 14 tháng 8 năm 2025). Các nguồn này không xác định một mức phí cố định tiêu biểu nào. Hãy sử dụng các bước tính toán dưới đây để lập báo giá dựa trên phạm vi công việc, chi phí và năng lực tính phí của riêng bạn.
Tính toán phí trong năm bước
Lập báo giá dựa trên công việc quản lý dự án, sau đó trình bày các điều khoản về tính toán và phạm vi công việc ở nơi khách hàng có thể xem xét.
- Xác định phạm vi quản lý dự án. Danh sách các công việc điều phối, sản phẩm đầu ra, các điểm ra quyết định và các giai đoạn dự án được bao gồm trong phí. Đồng thời nêu rõ các công việc không được bao gồm.
- Ước tính số giờ quản lý dự án theo từng công việc. Chia ước tính thành các giai đoạn khởi động, kế hoạch, phê duyệt, phối hợp, báo cáo và kết thúc dự án tùy theo nhu cầu. Sử dụng hồ sơ dự án trước đó nếu có sẵn; nhãn các giả định mới.
- Tính tỷ lệ tính phí. Cộng các chi phí cần tính vào tỷ lệ này, chẳng hạn như tiền lương, các khoản phụ cấp, chi phí chung và thời gian không tính phí, cho một kỳ đã chọn. Chia cho số giờ tính phí thực tế trong cùng kỳ đó để tính ra chi phí trên mỗi giờ tính phí.
- Cài đặt mức phí khách hàng. Nếu bạn định giá dựa trên tỷ suất lợi nhuận gộp mục tiêu, hãy sử dụng công thức: mức phí khách hàng = chi phí toàn phần trên mỗi giờ tính phí / (1 - tỷ suất lợi nhuận mục tiêu). Tỷ suất lợi nhuận là phần phí khách hàng còn lại sau khi trừ đi chi phí thực hiện đã bao gồm, chứ không phải là mức chênh lệch giá so với chi phí.
- So sánh mức phí với dự án. So sánh tổng phí với ngân sách dự án và mức độ nỗ lực quản lý dự kiến. Đối với mô hình tính theo tỷ lệ phần trăm, hãy sử dụng cơ sở tính phí đã được quy định và so sánh kết quả với ước tính dựa trên số giờ làm việc.
Để lập kế hoạch chi phí dự án một cách toàn diện hơn, hãy tham khảo hướng dẫn lập ngân sách dự án.
Thực hành một ví dụ tính theo giờ từ phạm vi công việc đến phí
Sử dụng một hợp đồng với một công ty tư vấn quy mô nhỏ làm ví dụ minh họa. Các thông tin đầu vào dưới đây chỉ là giả định, không phải là báo giá thị trường.
Giả sử chi phí thực hiện toàn phần của nhà quản lý dự án (PM) là 60 USD cho mỗi giờ tính phí và tỷ suất lợi nhuận gộp mục tiêu là 25%. Mức phí tính cho khách hàng là 60 USD / (1 - 0,25) = 80 USD mỗi giờ.
| Phạm vi công việc quản lý dự án | Số giờ ước tính |
|---|---|
| Họp khởi động và xác nhận phạm vi dự án | 2 |
| Lịch trình và kế hoạch phân công trách nhiệm | 3 |
| Phê duyệt và phối hợp các mối phụ thuộc | 3 |
| Cập nhật trạng thái và ngân sách | 2 |
| Kết thúc dự án và bàn giao | 2 |
| Tổng thời gian quản lý dự án ước tính | 12 |
Phí dự án là 12 giờ × 80 USD = 960 USD. Nếu phạm vi công việc có thể mất từ 10 đến 14 giờ một cách hợp lý, thì cùng mức phí này sẽ cho ra phạm vi dự toán từ 800 USD đến 1.120 USD. Phạm vi dự toán này xuất phát từ ước tính giả định này. Đây không phải là tiêu chuẩn tham chiếu của ngành.
Đối với báo giá theo phí cố định, hãy xác nhận rằng số giờ làm việc đã bao gồm các chu kỳ phê duyệt và tần suất báo cáo đã thỏa thuận. Đối với hình thức tính phí theo giờ, hãy nêu rõ tần suất bạn sẽ báo cáo kết quả thực tế và thời điểm bạn sẽ đề nghị khách hàng phê duyệt thêm thời gian.
Tính phí theo tỷ lệ phần trăm dựa trên một cơ sở đã xác định
Các dữ liệu đầu vào dưới đây chỉ mang tính giả định. Chúng chỉ nhằm minh họa cách tính toán, không phải là mức phí thị trường hay khuyến nghị.
Giả sử ngân sách dự án là 20.000 USD. Theo thỏa thuận, phí quản lý dự án (PM) là 10% được áp dụng cho phần chi phí cơ bản 12.000 USD bao gồm công việc của nhân lực và nhà cung cấp do người quản lý dự án (PM) điều phối. Phí này không bao gồm 8.000 USD chi phí truyền thông nằm ngoài phạm vi trách nhiệm của người quản lý dự án.
12.000 USD × 10% = 1.200 USD
Ví dụ về số giờ ở trên cho ra mức phí là 960 USD, do đó, theo phương pháp tính theo tỷ lệ phần trăm, mức phí sẽ cao hơn 240 USD với các giả định này. Sự chênh lệch này là một tín hiệu nhắc nhở cần kiểm tra xem cơ sở tính phí đang theo dõi khối lượng công việc của người quản lý dự án hay không. Nếu các chi phí chuyển tiếp làm thay đổi tỷ lệ phần trăm mà không làm thay đổi nỗ lực điều phối, hãy thu hẹp cơ sở tính phí hoặc sử dụng mô hình tính phí khác.
Giải thích cho khách hàng những gì họ nhận được từ khoản phí này
Giải thích cho khách hàng những hạng mục được bao gồm trong phí và cách giá cả thay đổi khi phạm vi dự án mở rộng.
Một bản đề xuất ngắn có thể nêu như sau:
Phí quản lý dự án: 960 USD cho khoảng 12 giờ làm việc. Khoản phí này bao gồm buổi khởi động dự án, lập kế hoạch tiến độ và phân công trách nhiệm, phối hợp xin phê duyệt, hai lần cập nhật trạng thái và ngân sách, và kết thúc dự án. Công việc sản xuất và các chu kỳ rà soát bổ sung nằm ngoài phạm vi này. Tôi sẽ ước tính khối lượng công việc bổ sung và xin phê duyệt trước khi bắt đầu thực hiện.
Phí quản lý dự án: 960 USD cho khoảng 12 giờ làm việc. Khoản phí này bao gồm buổi khởi động dự án, lập kế hoạch tiến độ và phân công trách nhiệm, phối hợp xin phê duyệt, hai lần cập nhật trạng thái và ngân sách, và kết thúc dự án. Công việc sản xuất và các chu kỳ rà soát bổ sung nằm ngoài phạm vi này. Tôi sẽ ước tính khối lượng công việc bổ sung và xin phê duyệt trước khi bắt đầu thực hiện.
Chỉ sử dụng nội dung này nếu các dịch vụ đó phù hợp với thỏa thuận. Thay thế số giờ, giá cả, công việc được bao gồm và công việc không được bao gồm bằng các giá trị trong báo giá thực tế của bạn.
Nếu bạn quản lý các dự án của khách hàng tại một công ty quảng cáo, hướng dẫn quản lý dự án dành cho công ty quảng cáo sẽ đề cập đến các phương pháp xác định phạm vi và triển khai dự án một cách toàn diện hơn.
Bảo vệ biên lợi nhuận của bạn khi phạm vi dự án thay đổi
Khi phạm vi dự án mở rộng nhưng phí quản lý vẫn giữ nguyên, người quản lý dự án sẽ phải đảm nhận công việc tăng thêm. Hãy cài đặt một quy trình xử lý thay đổi đơn giản trước khi bắt đầu dự án.
- Những thay đổi trong phạm vi dự án đòi hỏi phải lập lại báo giá, chẳng hạn như việc bổ sung sản phẩm đầu ra hoặc thêm một chu kỳ đánh giá.
- Ghi lại ai có quyền phê duyệt thay đổi và nơi lưu trữ hồ sơ phê duyệt.
- Cài đặt thời điểm kiểm tra để rà soát số giờ làm việc hoặc ngân sách đã sử dụng so với dự toán.
- Hãy tách biệt chi phí nhà cung cấp và chi phí chuyển tiếp khỏi phí quản lý dự án (PM), trừ khi hợp đồng đã bao gồm các khoản này.
- Đối với hợp đồng cố định, hãy nêu rõ liệu sức chứa chưa sử dụng có được chuyển sang kỳ sau hay không và cách tính phí cho các giờ làm thêm như thế nào.
Các điều khoản này giúp cả hai bên đánh giá xem mức phí có còn phù hợp với công việc hay không. Chúng cũng cung cấp cho người quản lý dự án (PM) một điểm dừng rõ ràng để định giá sự thay đổi phạm vi công việc thay vì phải chấp nhận nó một cách im lặng.
Các câu hỏi thường gặp
Tôi nên tính phí quản lý dự án ở mức phần trăm bao nhiêu?
Không có tỷ lệ phần trăm nào phù hợp với mọi dịch vụ quản lý dự án. Tỷ lệ phần trăm chỉ hữu ích khi cơ sở tính phí và trách nhiệm quản lý của nó phù hợp với công việc của bạn. Đối với quản lý dự án (PM) phục vụ khách hàng, hãy ước tính số giờ quản lý và mức phí trước tiên. Chỉ sử dụng tỷ lệ phần trăm khi hợp đồng quy định một cơ sở tính phí đang theo dõi trách nhiệm của PM.
Làm thế nào để tính phí quản lý dự án từ ngân sách dự án?
Nhân cơ sở phí đã thỏa thuận với tỷ lệ phần trăm đã thỏa thuận. Trước khi tính toán, hãy xác định xem cơ sở phí này có bao gồm chi phí nhân công, chi phí nhà cung cấp, chi phí truyền thông, chi phí được hoàn trả hay chỉ một phần cụ thể của ngân sách. Sau đó, so sánh kết quả với ước tính dựa trên số giờ để bạn có thể giải thích chi tiết phần trăm đó dùng để chi trả cho những khoản nào.
Tôi nên tính phí theo giờ hay áp dụng mức phí cố định?
Sử dụng mức giá theo giờ khi phạm vi hoặc thời lượng thực hiện chưa rõ ràng và khách hàng cần sự linh hoạt. Sử dụng phí cố định khi các sản phẩm đầu ra, các bước phê duyệt và thời điểm kết thúc đã được xác định rõ ràng. Nếu vẫn còn sự không chắc chắn, việc đưa ra ước tính theo giờ kèm theo mức trần hoặc điểm đánh giá có thể giúp khách hàng kiểm soát chi phí.
Quản lý dự án có nên được liệt kê thành một mục riêng biệt không?
Có thể như vậy. Một mục riêng biệt giúp công việc của người quản lý dự án (PM) hiển thị khi đề xuất cũng bao gồm sản xuất hoặc các dịch vụ khác. Hãy nêu rõ các trách nhiệm được bao gồm và tránh tính phí riêng cho công việc đã được bao gồm trong một khoản phí khác.
Ghi rõ phí, phạm vi công việc và quy tắc thay đổi trong một bản đề xuất
Đặt phần tính toán phí bên cạnh phạm vi công việc và quy tắc thay đổi. Điều này cung cấp cho khách hàng một cơ sở rõ ràng để phê duyệt và một phương pháp định giá cho các công việc mới.
Sử dụng mẫu đề xuất ngân sách để trình bày ngân sách và các giả định liên quan.
