Halkla ilişkiler hızlı ilerler. Bir an planladığınız bir ürün lansmanı sunuyorsunuz, bir sonraki an ise son dakika haberine yanıt vermek için acele ediyorsunuz.
Ancak, hala dağınık belgelere ve son dakika planlamalarına güveniyorsanız, haftalar önce planlamanız gereken anahtar tarihleri ve medya fırsatlarını kaçırıyorsunuz demektir.
İşte bu noktada PR takvimi yardımcı olur.
Ürün lansmanları, finansman haberleri, farkındalık günleri, sezonluk kampanyalar, müşteri kazanımları... Hepsi alan için rekabet eder. Merkezi bir takvim olmadan, CEO'nuzun konuşma randevusunu unutabilir veya AI trendleri sunumu için mükemmel fırsatı kaçırabilirsiniz.
Bu kılavuz size bu konuda yardımcı olacaktır. Düzenli olmanıza, önemli tarihleri kaçırmamanıza ve medya kapsamınızı tutarlı tutmanıza yardımcı olacak bir PR takvimi planlamanın adımlarını size göstereceğiz.
Haydi başlayalım! 🚀
PR takvimi nedir?
PR takvimi (Halkla İlişkiler takvimi), belirli bir zaman diliminde (genellikle aylık, üç aylık veya yıllık) anahtar PR etkinliklerini, kampanyaları, etkinlikleri ve medya fırsatlarını haritalayan bir planlama takvimidir.
Örneğin, Temmuz ayında önemli bir sektör fuarı varsa, bunu PR takviminize ekleyin ve basın bültenlerini, medya tanıtımlarını veya sosyal medya paylaşımlarını önceden planlayın.
Hedef, PR çabalarınızı tutarlı ve amaçlı tutarak, haftalarca süren medya sessizliğinin ardından aceleyle bir şey yayınlamak zorunda kalmamanızdır.
PR takvimi kullanmanın avantajları
PR takvimi oluşturmanın PR çabalarınıza nasıl değer kattığını aşağıda bulabilirsiniz:
- Medya boş alanlarını belirleyin: PR takvimi, medya döngüsünde daha sakin ayları belirlemenize yardımcı olur, böylece ilgi yüksek ve rekabet düşük olduğunda hikayelerinizi sunabilirsiniz
- Kampanyanın etkisini artırın: PR anlarını blog içeriğine, e-posta güncellemelerine, sosyal medya gönderilerine ve iç kaynaklara dönüştürerek kanallar genelinde ROI'yi en üst düzeye çıkarın
- Yöneticilerin erişimini erkenden sağlayın: Yaklaşan kampanyaların görünürlüğü sayesinde, alıntılar, röportajlar ve onaylar için paydaşların zamanını önceden bloklamak daha kolaydır
- Trend olan konulara hazır olun: Mevsimsel etkinlikleri ve editoryal temaları izleyerek, takımınız ilgili haberler çıktığında hemen harekete geçmek için içgörüler, veriler veya bakış açıları hazırlayabilir
- Uzun vadeli medya son teslim tarihlerine yetişin: Ticaret yayınları ve dergiler gibi mecralar genellikle editoryal takvimlerini aylar öncesinden kapatır. Net bir PR hedefi, zamanında sunum yapmanızı sağlar
- Dahili iş yüklerini dengeleyin: Kampanyaları önceden haritalandırmak, PR, içerik ve tasarım takımları arasında daha iyi planlama yapılmasını sağlar ve son dakika üretim darboğazlarını önler
💡 Profesyonel İpucu: Büyük PR fikirlerini eyleme geçirilebilir görevlere dönüştürün. ClickUp Görevleri ve iç içe alt görevleri kullanarak kampanyanın her adımını (taslak oluşturma, inceleme, teklif onayı, medya ile iletişim) planlayın ve her birine sorumlular ve son teslim tarihleri atayın.
PR takviminin anahtar bileşenleri
Editörlük veya pazarlama takvimi gibi, PR takvimi de içine koyduğunuz kadar güçlüdür. İşte işlerinizi yoluna koyacak anahtar unsurlar:
- Hedefler ve amaçlar: PR takviminizdeki her öğe, marka bilinirliğini artırmak, düşünce liderliği oluşturmak veya önemli şirket haberlerini duyurmak gibi net bir hedefle bağlantılı olmalıdır
- Anahtar mesajlar veya temalar: Her etkinliğin iletmesi gereken ana mesajı belirtin. Bir ürün lansmanı için bu mesaj "Ürün X, Y sorununu çözer" olabilir. Bir farkındalık kampanyası için ise "Veri güvenliğine olan bağlılığımız" olabilir
- Hedef kitle ve kanallar: Mesajınızın doğru yere ulaşması için kiminle konuşacağınızı ve mesajınızı nerede duyacaklarını bilin. Mesajınız teknoloji gazetecileri, müşteriler veya şirket içi takımınız için mi? Basın bülteni, LinkedIn gönderisi veya medya sunumu olarak mı yayınlanacak?
- İçerik veya etkinlik açıklaması: Tam olarak neyin nasıl yapıldığını gösterir. Örnek: "Basın bülteni: PR Newswire aracılığıyla Atlas Projesi'nin lansmanı, en iyi 10 teknoloji kuruluşuna sunuldu."
- Tarihler ve son tarihler: Bunlar, ana lansman veya etkinlik tarihinin yanı sıra taslak son teslim tarihleri, inceleme döngüleri veya hazırlık toplantıları gibi anahtar son tarihleri içerir
- Sahiplik/sorumlu takım: Görevin tamamlanmasından kim sorumludur? Bu kişi bir kişi, açık rollere sahip birkaç takım üyesi veya hatta bir dış ortak olabilir
Kapsamlı bir PR takvimi oluşturma
PR takvimi oluşturmak zor bir görev gibi görünebilir, ancak bunu kolay adımlara bölebiliriz.
Adım 1: Beyin fırtınası yapın, araştırın ve içerik fikirleri toplayın
Bu, ne söyleyeceğinizi, neden önemli olduğunu ve ne zaman söyleyeceğinizi belirlediğiniz başlangıç noktasıdır. Hedef? İş hedeflerinizle bağlantılı ve hedef kitlenizin dikkatini çeken, haber değeri taşıyan ve zamanında gelen fikirlerden oluşan sağlam bir hazine.
🧠 Beyin fırtınası yapın
Bu, sizin ve takımınızın tüm olası fikirleri ve tarihleri masaya attığı, herkese açık yaratıcı bir alandır.
🛠️ Ne hakkında beyin fırtınası yapmalı?
- Şirket dönüm noktaları: Ürün lansmanları, özellik güncellemeleri, finansman haberleri, marka yenilemeleri, mağaza açılışları, işe alım duyuruları, yıldönümleri vb
- Sektör etkinlikleri ve sezonlar: Ticaret fuarları, konferanslar, üç aylık raporlar, sezonluk pazarlama fırsatları (ör. Kara Cuma, Bütçe Sezonu, SaaStr), farkındalık ayları (Siber Güvenlik Farkındalık Ayı, Dünya Çevre Günü, Dünya Okyanuslar Günü veya Dünya Kan Bağışı Günü gibi)
- Tatiller ve özel günler: Yaz tatilleri, geleneksel tatiller (Noel Arifesi veya Şükran Günü) ve Dünya Emoji Günü, Ulusal Pizza Günü, Uluslararası Erkekler Günü, Dünya Çikolata Günü veya Dünya Vejetaryen Günü gibi "Ulusal veya Uluslararası Günler"
- Tekrarlanan kampanyalar: Yıllık raporlar, CSR girişimleri veya trend tahminleri yayınlıyorsanız, bunları zaman çizelgesine eklemek için erken listeleyin
💡 Profesyonel İpucu: ClickUp Formlarını kullanarak takım üyelerinden veya dış ortaklardan PR içeriği fikirlerini tek bir yerde toplayın; artık e-postalar arasında gidip gelmek veya dağınık elektronik tablolarla uğraşmak yok
🔍 Araştırma
Kaba bir fikir listesi oluşturduktan sonra, stratejik araştırmalarla bunları doğrulayın ve zenginleştirin.
🛠️ Anahtar araştırma alanları:
- Etkinlik doğrulama: Önemli konferansların, farkındalık haftalarının, tatillerin ve rapor yayınlarının tarihlerini onaylayın
- Rakip analizi: Rakipleriniz geçen yıl hangi kampanyaları yürüttü? Hangi medya kuruluşları bu kampanyaları haber yaptı? Hikayelerinizi nasıl farklılaştırabilir veya zamanlamasını daha iyi yapabilirsiniz?
- Hedef kitle bilgileri: SparkToro veya Reddit gibi araçları kullanarak hedef kitlenizin neler hakkında konuştuğunu öğrenin. İlgi gösterdikleri içerik türlerine bakın (vaka çalışmaları, istatistikler, liderlik bakış açıları vb.)
- Medya alaka düzeyi: Hedef yayınlarınızda son haberleri inceleyin. Ne tür basın bültenleri, makaleler veya yorumlar yer alıyor?
💡 Profesyonel İpucu: ClickUp'ta Özel Alanlar'ı kullanarak medya veritabanı oluşturun ve medya kuruluşlarının adını, iletişim bilgilerini, son sunum tarihini ve yanıt durumunu kaydedin. Ayrı bir CRM'ye gerek yok
📋 İçerik fikirlerini derleyin
Artık gerçekçi olarak kullanabileceğinizden daha fazla fikre sahipsiniz. Şimdi bunları gruplandırma, etiketleme ve yapılandırma zamanı.
🛠️ Düzenleme ipuçları:
- Çeyrek bazında sıralama: Her bir kampanya en çok ne zaman anlamlı olur? Fikirleri Q1–Q4 olarak etiketleyin
- Temalar atayın: Fikirleri Ürün, Kültür, Liderlik, Sezonluk veya Müşteri Hikayeleri gibi kategoriler altında gruplandırın
- Yedekleme içeriğini işaretleyin: Önemli bir girişim ertelenir veya iptal edilirse kullanabileceğiniz birkaç kalıcı fikir belirleyin
- Bağlam ekleyin: Her fikrin nereden geldiğini (ör. takım lideri, rakip ilham kaynağı, müşteri hikayesi) ve hangi biçimi alabileceğini (basın bülteni, tanıtım, imza, etkinlik vb.) not edin.
Adım 2: Çeşitli içerik için paydaşlarla iletişime geçin
PR tek başına işleyen bir süreç değildir. En güçlü hikaye fikirlerinizin bazıları diğer takımlardan gelecektir. Bu nedenle, şirket genelindeki (ve bazen şirket dışındaki) anahtar paydaşları sürece dahil edin. Bu, basit ama etkili bir paydaş yönetimi stratejisidir.
Bağlantı kurmanız gereken paydaşlar şunlardır:
| Paydaş | Neden önemlidir? | PR fırsatlarına örnekler |
| Pazarlama Takımı | PR'ın destekleyebileceği veya güçlendirebileceği kampanyalar yürütürler | Web seminerleri, e-kitaplar, araştırma raporları, influencer kampanyaları, reklam lansmanları |
| Ürün Takımı / Ar-Ge | Hangi ürünlerin veya özelliklerin ne zaman piyasaya sürüleceğini bilirler | Ürün/özellik sürümleri, yenilik güncellemeleri, beta programı duyuruları |
| Satış / Müşteri Başarısı | Müşteri hikayeleri ve sektör bilgileri de mevcuttur | Müşteri vaka çalışmaları, önemli müşteri kazanımları, ortaklıklar, ödüller, ticaret fuarları |
| Yöneticiler / Liderlik | Düşünce liderliğini ve şirket çapında duyuruları yönlendirirler | Konuşma etkinlikleri, düşünce liderliği makaleleri, bağış toplama, kurumsal sosyal sorumluluk girişimleri, yatırımcı iletişimi |
| İK / İç İletişim | İşveren markasına etki eden iç etkinlikleri ve işe alım güncellemelerini yönetirler | En İyi İş Yerleri ödülleri, kültür hikayeleri, DEI girişimleri, önemli işe alımlar |
| Dış Ortaklar | Ortak pazarlama ve ortak PR fırsatları sunar | Ortak duyurular, sektör raporları, paylaşılan etkinlikler, ajansların katkılarıyla medya erişimi |
💡 Profesyonel İpucu: ClickUp Belgelerini, basın bültenleri hakkında paydaşların veya ajansların görüşlerini almak için görünüm/düzenleme izinleriyle dışarıdan paylaşın. Onaylar özelliğini kullanarak mesajları tek bir tıklamayla son haline getirin.
Adım 3: İçerik sıklığınızı, programınızı ve stilinizi belirleyin
Şimdi, fikirlerinizi önümüzdeki yıl için uygulanabilir bir zaman çizelgesine dönüştürmenin zamanı geldi. Karar vermeniz gerekenler şunlar:
İçerik sıklığı
Tarihleri belirlemeden önce, markanızın ne sıklıkla gündemde olmasını istediğinize karar verin. Sıklığınız aşağıdaki faktörlere göre belirlenmelidir:
- Hedefler: Otorite oluşturmaya çalışıyorsanız, tutarlı bir düşünce liderliği sergilemek istersiniz. Ürün bilinirliği ise, takviminiz lansmanlara odaklanabilir
- Kaynaklar: Takımınızın kapasitesi konusunda gerçekçi olun. Ayda beş tane aceleyle hazırlanmış hikaye yayınlamak yerine, bir tane harika hikaye yayınlamak daha iyidir
- Kanallar: Yayın sıklığı, mecralara göre farklılık gösterir. Medya sunumları, blog yayınları veya yönetici röportajlarından daha sık yayınlanabilir
🛠️ Bazı hızlı ipuçları:
- Küçük başlayın. Ayda 1-2 önemli parça planlayın, ardından ölçeği büyütün
- Fikirlerinizi yönlendirmek için her ay veya çeyrek için bir içerik teması kullanın (ör. "1. çeyrekte yenilikler", "2. çeyrekte müşteri kazanımları")
- Yoğun çaba gerektiren çalışmalar (basın bültenleri gibi) ile daha hafif çalışmalar (sosyal medya özetleri veya alıntı sunumları gibi) arasında denge kurun
Planlayın (önce önemli işleri yapın, sonra boşlukları doldurun)
Ardından, bu fikirleri takviminize sürükleyip bırakın. Planlama, çift kayıtlı duyuruları ve kaçırılan medya döngülerini önlemenize yardımcı olur.
🛠️ PR planlamasını başarıyla gerçekleştirmenin ipuçları:
- Anahtar anlarla başlayın: Önce ürün lansmanlarını, sektör etkinliklerini, sezonluk kampanyaları ve farkındalık günlerini planlayın
- Boşlukları doldurun: Sakin haftaları, her zaman güncel olan haberler, müşteri kazanımları veya hızlı PR kazanımları veya düşünce liderliği özetleri gibi hafif kampanyalar için kullanın
- Yedek haftalar bırakın: Her çeyrekte, son dakika duyuruları, reaktif PR veya ani medya fırsatlarını yönetmek için "her ihtimale karşı" zaman aralıkları ayırın
- Tarihler atayın: Her fikrin belirli bir tarihi olması gerekmez, ancak "belirlenecek" ibaresi iyi planların raydan çıkmasına neden olur. "Nisan'ın ilk haftası" gibi kabaca bir tarih bile takımınıza plan yapabilmeleri için bir fikir verir
- Yükü dengeleyin: Her şeyi bir aya sıkıştırmayın. İçeriği takvime yayarak yorgunluğu önleyin
İçerik stili ve kanal
Son olarak, her takvim girdisine gerçek bir bağlam verin, çünkü "Mart ayında basın bülteni" işleri ilerletmek için yeterli değildir.
Her öğe için kendinize şu soruları sorun:
- Biçim nedir? Basın bülteni, blog yazısı, podcast bölümü, medya sunumu veya sosyal medya kapsamı mı olacak?
- En uygun üslup hangisi? Mesaj resmi ve veri odaklı mı? Yoksa samimi ve hikaye odaklı mı?
- Nerede yayınlanacak veya tanıtılacak? Blogunuzda mı yayınlanacak? Teknoloji sitelerine haber olarak gönderilecek mi? LinkedIn'de veya e-posta yoluyla tanıtılacak mı?
Bu, yazarların, tasarımcıların ve paydaşların başlangıçtan itibaren uyum içinde çalışmasına yardımcı olur ve ton konusunda gidip gelmelerin veya dağıtım kanallarının kaçırılmasının önüne geçer.
Takvimi doldurduktan sonra bir adım geriye gidin ve gözden geçirin: Anahtar iş hedeflerinizi destekliyor mu? Biçimler iyi bir şekilde karıştırılmış mı? Zaman çizelgeleri gerçekçi mi? Ardından taslağı takımınız ve paydaşlarınızla paylaşın.
Daha fazla bilgi: Markanızın Potansiyelini En Üst Düzeye Çıkarmak için Yaratıcı Marka Yönetimi Stratejileri
PR Takvimi Planlama Aracı
PR takviminiz için bir elektronik tablo kullanmak (başlangıçta) işe yarar.
Ancak kampanyalarınız büyüdükçe, hareketli parçalar da artar. Son teslim tarihlerini izliyor, farklı departmanlarla koordinasyon sağlıyor ve birden fazla kanalda içeriği yönetiyorsunuz. Güncellemeler kaybolur ve birdenbire kimin neyi ne zaman yapacağını bilemez hale gelirsiniz.
İşte bu noktada, özel bir PR kampanya yönetimi aracı, planlamadan işbirliğine ve sonuçların izlenmesine kadar her şeyi kolaylaştırabilir.
Bu noktada, Pazarlama Takımları için ClickUp'a ihtiyacınız var. Tüm PR takviminizi, kampanyalarınızı ve takım çabalarınızı tek bir bağlantılı, yönetimi kolay alanda bir araya getirir.
Bu PR görev yönetimi yazılımı size şu şekilde yardımcı olabilir:
1. ClickUp Takviminde planlayın
ClickUp Takvim, haftalar, aylar veya tüm yıl boyunca tüm PR programınızı merkezi bir görünümde sunar. Sürükle ve bırak basitliği ile ürün lansmanlarını, basın bültenlerini, medya tanıtımlarını ve etkinlik kampanyalarını görsel olarak haritalayabilirsiniz.
Neden daha da iyi? Bu yapay zeka destekli araç, aşağıdakilerle planlamayı bir üst seviyeye taşır:
- Yazma, inceleme veya medya hazırlığı gibi görevler için odaklanma zamanını otomatik olarak bloklayın. Örneğin, Cuma günü yayınlanacak bir haberiniz varsa, Salı ve Çarşamba günleri için 2 saatlik yazma blokları oluşturabilirsiniz
- Öncelikler değiştiğinde son tarihleri yeniden planlayın. Böylece, ürün takımınız bir özelliğin lansmanını bir hafta ertelerse, ilgili tüm PR görevleri (basın bülteni incelemesi, medya ile iletişim ve sosyal medya planlaması gibi) zaman çizelgelerini manuel olarak sürüklemenize gerek kalmadan otomatik olarak kaydırılır
- "5 Mart'a kadar etkinlik basın listesini kesinleştirin" veya "ikinci çeyrek raporunu finans departmanına sunun" gibi toplantı gündem maddelerini planlanmış görevlere dönüştürerek takviminizi (ve takımınızı) senkronize halde tutun
- "Aylık Medya Raporu", "Haftalık Haber Taraması" veya "İki Haftada Bir Sunum Takibi" gibi yinelenen PR görevlerini kolaylıkla yönetin.
- Takvimleri katmanlayarak farklı programları (ör. ürün lansman takvimi, pazarlama kampanyası takvimi, PR takvimi) üst üste yerleştirerek çakışmaları tespit edin veya sinerji fırsatlarını belirleyin.
En iyi kısmı ne mi? ClickUp Takvim, ClickUp Brain ile birlikte çalışarak size zaman kazandırır. Bu sayede, bir sonraki adımınızı bulmak için görevleri, sohbetleri veya belgeleri karıştırmanıza gerek kalmaz. Şöyle sorun: "Bugün en önemli önceliğim nedir?" veya "Basın bülteni inceleme toplantısı ne zaman?" ve cevap anında karşınıza çıkar.
📮ClickUp Insight: Anket katılımcılarının %18'i, takvimler, görevler ve hatırlatıcılar aracılığıyla hayatlarını düzenlemek için yapay zeka kullanmak istiyor. %15'i ise rutin görevleri ve idari işleri yapay zeka tarafından halledilmesini istiyor.
Bunu yapmak için, bir AI şunları yapabilmelidir: bir iş akışındaki her görevin öncelik düzeylerini anlamak, görevleri oluşturmak veya görevleri ayarlamak için gerekli adımları çalıştırmak ve otomatik iş akışları kurmak.
Çoğu araç, bu adımlardan bir veya ikisini gerçekleştirir. Ancak ClickUp, kullanıcıların platformumuzu kullanarak 5'ten fazla uygulamayı birleştirmelerine yardımcı oldu! Görevlerin ve toplantıların öncelik düzeylerine göre takviminizde açık yerlere kolayca tahsis edilebildiği, yapay zeka destekli planlama deneyim ini yaşayın. Ayrıca, rutin görevleri yönetmek için ClickUp Brain aracılığıyla özel otomasyon kuralları da oluşturabilirsiniz. Yoğun işlere veda edin!
Daha fazla bilgi: En İyi Takvim Uygulamaları (Ücretsiz ve Ücretli)
2. Beyaz tahtalarla beyin fırtınası yapın
ClickUp Beyaz Tahtalar, takımınızın kampanya fikirlerini, farkındalık günlerini, ürün duyurularını ve medya fırsatlarını tek bir yerde haritalandırması için görsel bir alan sunar.
İçerik bloklarını aya, kanala (medya, blog, sosyal medya) veya türe (etkinlik, ürün, düşünce liderliği) göre düzenleyebilirsiniz. Daha da iyisi, şekiller, etiketler veya renk kodları kullanarak etkili anları önceliklendirebilirsiniz.
- Mesajlaşma eksikliklerini belirlemek için kampanyaları ürün odaklı, yönetici görünürlüğü veya marka oluşturma gibi temalara göre gruplandırın
- Zaman çizelgeleri üzerinde içerik bloklarını sürükleyip bırakarak mevsimselliği görselleştirin ve aynı pencereye birden fazla kampanyanın yığılmasını önleyin
- Görevleri veya belgeleri doğrudan beyaz tahtadan bağlayın, böylece takımınız araçlar arasında geçiş yapmadan beyin fırtınasından uygulamaya geçebilir
- Zaman çizelgeleri kesinleşmeden önce, farklı departmanlardan (pazarlama, yöneticiler, ürün) işbirliği yapacak kişileri davet edin ve öncelikler konusunda fikir birliği sağlayın
- Medya tanıtım haritaları geliştirin: Farklı hikaye açılarını görsel olarak stratejik olarak planlayın ve her biri için hedef gazetecileri veya yayın organlarını belirleyin.
- Kriz iletişim planlarını özetleyin: Esnek alanı kullanarak olası kriz senaryoları üzerinde beyin fırtınası yapın ve yanıt akışlarını ve sorumlulukları haritalandırın.
- Paydaş haritaları oluşturun: Bir kampanya için anahtar iç ve dış paydaşları görselleştirin ve özel iletişim stratejileri planlayın.
Medya içgörülerini anında yakalayın
ClickUp AI Notetaker ile medya röportajları ve PR takımı toplantıları sırasında her ayrıntıyı yakalayın. Konuşmaları otomatik olarak yazıya döker, anahtar eylem öğelerini vurgular ve tartışmalarınızdan doğrudan takip görevleri oluşturur.
Bir gazeteci faizini çeken belirli bir açıdan bahsettiğinde veya takımınız zamanında bir fikir üretip beyin fırtınası yaptığında, bu içgörüler bir daha asla kaybolmayacak; hepsi kaydedilecek, düzenlenecek ve PR takviminize eklemeye hazır hale gelecek.
Daha fazla bilgi: Etkili bir pazarlama iletişimi stratejisi oluşturma
3. Araştırma ve içerik fikirlerinizi belgelerde saklayın
Kampanya fikirlerinizi görselleştirdikten sonra, bir sonraki adım bu kaosu yapıya dönüştürmek. Bunu yapmak için ClickUp Belgeleri'nden daha iyi bir yol olabilir mi?
Her ay, kampanya veya tema için "2. Çeyrek Ürün Lansmanı" veya "Ekim Farkındalık Kampanyası" gibi bir belge oluşturun. Bu belgelerde mesaj taslaklarını, basın bültenlerinin ana hatlarını, ilgili haber makalelerini, medya hedeflerini, sezonluk ilgi çekici unsurları ve geçmiş kampanya performanslarını saklayabilirsiniz.
Merkezi bir PR kılavuzu oluşturun: Belgeler'i kullanarak marka mesajları, anahtar konuşma noktaları, standart metinler ve kriz iletişim protokolleri için canlı bir depo oluşturun ve bakımını yapın, böylece takım genelinde tutarlılığı sağlayın.
Kampanya sonrası analiz raporları oluşturun: Belgeler içinde ayrıntılı kampanya raporları oluşturun, grafikler ekleyin, gösterge panellerine bağlantılar ekleyin veya performans verilerini ekleyerek PR sonuçlarını etkili bir şekilde paylaşın.
Sürüm geçmişinden yararlanın: Basın bültenleri, mesajlaşma belgeleri veya strateji belgelerinde yapılan tüm değişiklikleri izleyin ve gerektiğinde önceki sürümlerine geri dönün.
İlişkisel bağlantıları kullanın: Belgeleri doğrudan belirli görevlere, kampanyalara, listelere veya takvim etkinliklerine bağlayın. Örneğin, "3. Çeyrek Etkinlik Basın Bülteni" belgesini "3. Çeyrek Sektör Etkinliği" kampanya görevine bağlayarak anında bağlamsal erişim sağlayın.
💡 Profesyonel İpucu: ClickUp Brain'i kullanarak taslak notlarınızı profesyonel PR içeriklerine dönüştürün.
Belgelerinizde saklanan notlara ve mesajlara dayalı olarak, ikinci çeyrek ürün lansmanınız için hızlı bir kampanya özeti yazmasını isteyebilirsiniz. Ya da bir makale veya trend raporu yapıştırın ve Brain'den markanıza uygun hikaye açıları veya başlık fikirleri önermesini isteyin.
4. ClickUp Hedefleri ile PR hedeflerinizi belirleyin ve aşın
PR çabalarınızın gerçek etkisini gösterin. ClickUp Hedefleri ile şunları yapabilirsiniz:
- Net hedefler belirleyin: Kampanyalarınız için "3. çeyrek lansmanı için 20'den fazla medya yerleştirme elde etmek" veya "Olumlu marka bahsetmelerini %15 artırmak" gibi belirli ve ölçülebilir hedefler belirleyin
- Hedeflerinizi bölün: Ana hedeflerinizi sayısal, parasal veya hatta görev tabanlı (örneğin, "5 röportaj ayarlayın", "3 imzalı makale yayınlayın") daha küçük, yönetilebilir "Hedefler"e bölün
- İlerlemeyi görsel olarak izleyin: Çabalarınızın genel hedeflere nasıl katkıda bulunduğunu gerçek zamanlı olarak izleyin, böylece PR ROI raporlarını kolayca hazırlayın ve takımın motivasyonunu yüksek tutun
- İşe bağlantı: Hedefleri ve amaçları, işin yapıldığı görev ve listelere doğrudan bağlayarak günlük faaliyetler ile stratejik sonuçlar arasında uyumu sağlayın
5. ClickUp Otomasyonları ile iş akışlarını kolaylaştırın
ClickUp Otomasyonları ile PR iş akışınızın her adımını birbirine bağlayabilirsiniz. En iyi kampanya sonuçları için PR takviminizi otomatikleştirmenin birkaç örneği:
| Tetikleyici | Otomasyon eylemi |
| Yeni bir kampanya görevi oluşturulur (ör. "Ürün Lansmanı") | Görevleri ilgili departmanlara ve takımlara otomatik olarak atayın |
| Görev durumu "Onaylandı" olarak değişir | "Medyaya dağıt" adlı bir takip görevi oluşturun ve PR Yöneticisine atayın |
| Görev son teslim tarihi güncellendi | İlgili tüm alt görevlerin son teslim tarihlerini otomatik olarak değiştirin |
| Bir alt görev (ör. "Blog yazısı taslağı") tamamlandı olarak işaretlendi | "İçerik hazır, görsel tasarıma geçelim" gibi bir yorum yazın |
| Yinelenen görev (ör. Aylık PR Özeti) oluşturulur | PR Liderine otomatik atama yapın ve yazma, düzenleme ve inceleme için son tarihler içeren alt görevler belirleyin |
6. Ekosisteminizi ClickUp Entegrasyonları ile bağlayın
ClickUp birçok aracı bir araya getirirken, diğer araçlarla da uyumlu çalışır. ClickUp'ı aşağıdakilerle entegre ederek PR operasyonlarınızı geliştirin:
- Medya izleme araçları (ör. Meltwater, Zapier/API aracılığıyla Brandwatch): Yeni ilgili medya bahsetmeleri veya uyarıları tespit edildiğinde ClickUp'ta görevlerin oluşturulmasını otomatikleştirin
- Kaynak talep hizmetleri (ör. HARO, Qwoted, SourceBottle): Medya fırsatlarını daha verimli bir şekilde takip edin. HARO gibi hizmetlerden günlük özetleri özel bir ClickUp e-posta adresine (ClickUp'ta E-posta veya Zapier gibi bir araç kullanarak) ileterek, her sorgu için otomatik olarak görevler oluşturabilirsiniz. Otomasyon araçlarını kullanarak e-postaları müşterileriniz veya sektörünüzle ilgili anahtar kelimeler için ayrıştırın, ardından bunları doğru takım üyesine atayarak bu süreci daha da iyileştirin
- Sosyal medya yönetim araçları (ör. Hootsuite, Buffer): Görevleri birbirine bağlayarak ve güncellemeleri paylaşarak PR başarılarının sosyal medyada yayılmasını koordine edin
- Bulut depolama (Google Drive, Dropbox, OneDrive): Tercih ettiğiniz bulut çözümünde depolanan medya kitlerini, görselleri, videoları ve diğer önemli PR varlıklarını kolayca ekleyin ve bunlara erişin
PR takımınızın tek doğru bilgi kaynağı!
Marka yönergelerini, kriz planlarını, kampanya bilgilerini ve medya içgörülerini birleştirin. ClickUp Bilgi Yönetimi'ni kullanarak anlatıları anında bulun, tutarlı bir şekilde uygulayın ve stratejik olarak geliştirin.
Daha akıllı PR'a güç verin: tüm bilgiler, mükemmel bir şekilde düzenlenmiş, tek bir alanda.
7. PR takvim şablonlarıyla zaman kazanın
Tüm bunlar kulağa harika geliyorsa ancak PR planlamanıza nereden başlayacağınızı bilmiyorsanız, ClickUp, duyuruları kolaylıkla planlamak, taslak haline getirmek ve dağıtmak için hazır bir yapı sunan önceden oluşturulmuş basın bülteni şablonlarına sahiptir. Ayrıca, PR takvim şablonlarını kullanarak kampanyaları, son tarihleri ve medya erişimini tek bir zaman çizelgesinde düzenleyebilirsiniz.
ClickUp PR Kampanya Şablonu, halkla ilişkiler işlerinin hızlı ve işlevler arası doğasını desteklemek için oluşturulmuştur. Kampanya planlamasından lansmana ve performans izlemeye kadar her şeyi tek bir özelleştirilebilir çalışma alanında gerçekleştirmenize yardımcı olur.
Şablon şunları içerir:
- Özel durumlar "Taslak", "İncelemeye hazır" ve "Yayınlandı" gibi PR kampanyası aşamalarını izlemek için
- PR ihtiyaçlarına göre uyarlanmış görünümler, örneğin içerik iş akışlarını yönetmek için Liste Görünümü, beyin fırtınası yapmak için Pano Görünümü ve zaman çizelgelerini haritalamak ve kampanyaların çakışmasını önlemek için Takvim veya Gantt Görünümü
- Özel Alanlar dağıtım kanalı (basın bülteni, sosyal medya, haber bülteni), medya listesi türü (teknoloji, yaşam tarzı, bölgesel) veya kampanya önceliği (yüksek görünürlük veya marka bilinirliği) gibi anahtar PR kriterlerine göre kampanyaları düzenlemek için kullanabilirsiniz
💡 Profesyonel İpucu: Kampanya metriklerini, medya yerleşimlerini ve yaklaşan son tarihleri bir bakışta görüntüleyen özel PR gösterge panelleri oluşturun. Yoğun raporlama işlerini ortadan kaldıran, odaklanmış, veriye dayalı görünümler aracılığıyla KPI'ları izleyin, gazetecilerin katılımını takip edin ve ilerlemeyi paydaşlarla paylaşın.
Ancak, aynı anda birden fazla kampanyayı yönetiyorsanız ve her şeyi baştan sona organize etmek için daha geniş bir görünüm gerekiyorsa, halkla ilişkiler planlama şablonuna başvurun.
ClickUp Halkla İlişkiler Planlama Şablonu, akıllı ve verimli PR kampanyaları yürütmek için hepsi bir arada komut merkezinizdir. Bu şablonla, her kampanya için net hedefler belirleyebilir, görevleri ve zaman çizelgelerini düzenleyebilir ve takım arkadaşlarınızla ve paydaşlarla karışıklık yaşamadan işbirliği yapabilirsiniz.
Ayrıca, PR planınızı her açıdan görebilmeniz için 14 farklı görünüm sunar:
- Yeni Liste Görünümü: Kampanyanızı planlamaya başlamak için tüm yeni, atanmamış PR görevlerini görün
- İlerleme Liste Görünümü: Şu anda üzerinde çalışılan işleri ve bunları yapan kişileri hızlıca kontrol edin
- Yayınlama Liste Görünümü: Yayınlanmaya hazır veya neredeyse hazır görevleri izleyin
- Pano Görünümü: Görevleri "Taslak" ve "Yayınlandı" gibi aşamalar arasında görsel olarak taşıyın
- Sohbet Görünümü: Görevleri ve güncellemeleri tartışın veya fikirlerinizi doğrudan takımınızla paylaşın
Daha fazla bilgi: Pazarlama Stratejisi Oluşturmak için Ücretsiz Pazarlama Planı Şablonları
PR Takvimi Yönetiminde Zorlukların Üstesinden Gelmek
En iyi PR takvimi bile rayından çıkabilir. İşte yaygın tuzaklar ve bunları önlemenin yolları hakkında hızlı bir kılavuz.
1. Takvimi (ve takımı) aşırı yükleme
Aşırı hevesli davranıp takviminizi iddialı PR etkinlikleriyle doldurmak çok kolaydır. Ancak, aşırı dolu bir takvim yorgunluğa ve özensiz uygulamalara yol açabilir.
Bunu önlemek için:
✅ Takımınızın yorulmadan ne kadar iş yapabileceği konusunda gerçekçi olun. Ayrıca, sık fazla mesai veya atlanan planlama oturumları gibi uyarı işaretlerine dikkat edin
✅ Acımasızca öncelikler belirleyin. Kazanılması gereken kampanyalara odaklanın ve etkisi düşük olanları erteleyin veya iptal edin
✅ Takımınızın kapasitesine ve gerçek zamanlı değişikliklere göre takviminizi ayarlayın
💡 Profesyonel İpucu: ClickUp'ın İş Yükü Görünümü, kimin aşırı yüklü olduğunu ve kimin kapasitesi olduğunu görmenize yardımcı olur, böylece basın bültenlerinin sahipliğini veya etkinlik hazırlıklarını takımı yormadan adil bir şekilde atayabilirsiniz.
2. Yeterli esneklik yok
Takviminizi değiştirilemez bir şey olarak görmek ters tepebilir. Halkla ilişkilerde, hızlı bir şekilde uyum sağlamazsanız beklenmedik haberler içeriğinizi alakasız hale getirebilir.
Bunu önlemek için:
✅ Planlanmamış fırsatlar veya son dakika haberleri için tampon zaman bırakın
✅ Bir şeylerin ters gitmesi durumunda (örneğin, bir etkinlik iptal edilirse bir blog yazısı) yedekleme içeriğini hazır bulundurun
✅ Takviminizi düzenli olarak gözden geçirin — haftalık kontroller, yeni gelişmelere göre ayarlamalar yapmak için çok işe yarar
3. Takvimi güncel tutmak
Bazı takımlar harika bir yıllık PR takvimi oluşturur, ancak bunu güncel tutmaz. Kontroller yapılmaması ve bilgilerin güncel olmaması, takvimi güvenilmez hale getirir ve kısa sürede kimse kullanmaz.
Bunu önlemek için:
✅ Takvimi güncel tutmak ve takımın katkılarını toplamak için bir takvim sorumlusu (genellikle PR yöneticisi) atayın
✅ Yaklaşan öğeleri gözden geçirmek, tamamlanan görevleri işaretlemek ve gerekirse yeniden planlamak için haftalık bir rutin ayarlayın
✅ Herkesi görevlerini, durum değişikliklerini, tarih değişikliklerini vb. güncellemek için eğitin.
💡 Profesyonel İpucu: Takip hatırlatıcıları gönderme, kampanya durumlarını güncelleme veya basın bülteninin incelemeye hazır olduğunu takım üyelerine bildirme gibi tekrarlayan PR görevlerini otomatikleştirin.
ClickUp ile Gerçekten İşe Yarayan Bir PR Takvimi Oluşturun
PR takvimi oluşturmak ve yönetmek ilk başta çok iş gibi görünebilir, ancak getirisi çok büyüktür. Net bir yol haritası ile takımınız uyumlu çalışır, son teslim tarihleri planlandığı gibi ilerler ve hikayeleriniz her seferinde doğru kitleye ulaşır.
ClickUp ile tüm süreç daha kolay, daha hızlı ve daha işbirliğine dayalı hale gelir. Beyaz Tahtalar ile görsel beyin fırtınasından, Belgeler ile içerik fikirlerini düzenlemeye, AI destekli Takvim ile kampanyaları planlamaya ve tekrarlayan görevleri otomasyona kadar, ClickUp PR iş akışınızın her parçasını tek bir güçlü platformda bir araya getirir.
PR takviminizi düzenlemeye hazır mısınız?