"Toplantılar gerçek işlerin öldüğü yerdir."
Eskiden sürekli böyle şeyler söylerdim ve bunun iyi bir nedeni vardı.
Düşünün: Sekiz kişinin katıldığı bir saatlik toplantı sadece bir saat değildir, sekiz saattir. Bu, bir tam iş gününün altmış dakikada geçmesi demektir. Sekiz saatlik parayı dikkatsizce harcamayız, ancak sekiz saatlik toplu zamanı hiç düşünmeden harcarız.
Eskiden asenkron çalışmanın çözüm olduğuna inanırdım. Toplantıları ayrıntılı belgelerle değiştirdim, böylece herkes kendi hızında inceleme yapıp katkıda bulunabilirdi. Bu çok özgürleştirici bir duyguydu! Herkes kendi hızında çalışıyordu, toplantı bildirimlerinin sürekli sesleriyle kesintiye uğramadan. Bu yaklaşıma o kadar tutuldum ki, insanlar bana "Asenkron Dekan" demeye başladı
Ama bir şeyler yolunda değildi.
Bazı takım üyeleri başarılı olurken, diğerleri geride kalıyordu. Uyumsuzluk artıyordu. Kararlar alınamıyordu. Ve şaşırtıcı bir şey fark ettim: en iyi işlerimiz sadece telefon görüşmelerinde ortaya çıkıyordu. Çözmeye çalıştığımız sorunlar yeni şekillerde ortaya çıkmaya başladı.
İşte öğrendiklerim: Toplantılar doğası gereği kötü değildir, sadece kötü tasarlanmıştır.
Çoğu Toplantı Neden Başarısız Olur?
Çoğu toplantı, başlamadan önce başarısız olmaya mahkumdur. Aceleye getirilir, gereksiz ayrıntılarla doludur ve yönü belirsizdir.
İşte nedeni:
Bağlam Sorunu
Harika toplantılar, insanlar aramaya katıldığında başlamaz, çok daha önce başlar. Ortak bir bağlam olmadan toplantılar pahalı bir bilgi toplama oturumuna dönüşür. Kimse önceden okuyabileceği bilgileri öğrenmek için 20 dakika harcamak istemez.
Belirsiz Gündem Tuzağı
"Proje güncellemelerini tartışmak" bir gündem maddesi değildir, kötü planlamanın itirafıdır. Gerçek bir gündem şu gibi soruları yanıtlar: Ne karar alıyoruz? Hangi sorunu çözüyoruz?
Bu cevaplar olmadan, sadece takviminizde alan ayırmış olursunuz.
Aşırı Kalabalık Etkisi
Toplantılar odaklanma ile gelişir, odaklanma ise kalabalıkta kaybolur. Gereksiz her katılımcı konuşmayı sulandırır. Katkıda bulunanlar yerine izleyicilerle kalırsınız ve herkes sessizce neden orada olduğunu merak eder.
Kaybolan Kararlar
Alınan ancak belgelenmeyen bir karar, hiç alınmamış sayılır. Net bir şekilde kaydedilip takip edilmeyen toplantılar, hafta hafta aynı tartışmaların sonsuz bir döngüsüne dönüşür. İlerleyemezsiniz, aynı yerde dönüp durursunuz.
Daha İyi Bir Yöntem
Toplantılar sadece zaman almamalı, ilerleme sağlamalıdır. Ancak, ne sıklıkla dağınık notlara, unutulan kararlara veya hiçbir zaman uygulanmayan eylem öğelerine yol açarlar? İşbirliği yapmamıza yardımcı olmak için tasarlanmış araçlar, çoğu zaman bizi kaosun içinde bırakır.
Biz de bunu düzeltmek için yola çıktık. Takımımız, toplantıları bir hayal kırıklığı kaynağından bir ivme kaynağına dönüştürmek için derinlemesine düşündü.
Bunu yapmanın bir yolu, toplantıların ardından ortaya çıkan karmaşayı net ve eyleme geçirilebilir içgörülere dönüştürmek için tasarlanmış bir araç olan AI Notetaker'dır.
Fikir şu…
Sadece kelimeleri değil, kararları da kaydedin
Toplantılar değerli kararlar ve içgörülerle doludur, ancak bunlar genellikle not yığınlarının arasında kaybolur. AI Notetaker, alınan her kararın kaydedilmesini ve odada bulunan veya bulunmayan herkesle kolayca paylaşılabilmesini sağlar.
Konuşmaları Eyleme Dönüştürün
Söylenenleri kaydetmek yeterli değildir. Toplantılar işi ilerletmelidir. AI Notetaker, eylem öğelerini yakalar, doğru kişilere atar ve hiçbir şeyin gözden kaçmamasını sağlar.
Bağlamı Koruyun
Her toplantı daha geniş bir proje kapsamında gerçekleşir. AI Notetaker, tartışmaları görevlere, dosyalara ve geçmiş kararlara bağlayarak tam bağlam sağlar, böylece takımınız geçmişi tekrar gözden geçirmeye gerek kalmadan ilerleyebilir.
Bu sadece bir özet değil, netlik ve ivmeyle ilgili.
Toplantılar işin kendisiyle sorunsuz bir şekilde bağlantılı olduğunda, zaman kaybı olmaktan çıkar ve zaman kazandırmaya başlar:
Artık notları aramak, ne karar verildiğini merak etmek yok.
En iyi kısmı ne mi?
Sadece söylenenleri kaydetmek değil, bunları toplantı öncesi ve sonrası yapılan işlerle bağlantılandırmak önemlidir
Her tartışmanın bir bağlamı, her kararın bir sonucu vardır.
Asıl Soru
Her toplantı net bir noktadan başlamalıdır: "Bu toplantının amacı nedir? Bir sorunu mu çözüyoruz, bir karar mı alıyoruz yoksa net bir yön belirliyor muyuz?"
Bu soruları cevaplayamıyorsanız, toplantıya ihtiyacınız yok, yeniden düşünmeniz gerekiyor.
Hedef, daha fazla veya daha az toplantı yapmak değildir. Hedef, daha iyi toplantılar yapmaktır. Zamanınıza saygı duyan ve aldığından fazlasını veren toplantılar. Konuşmaları ilerlemeye dönüştüren toplantılar.
Çünkü doğru yapıldığında toplantılar işin öldüğü yerler değildir. İşin canlandığı yerlerdir.
Toplantılarınızı dönüştürmeye hazır mısınız?
Toplantıların zamanınızı ve enerjinizi çalmasına izin vermeyin, onları ilerleme için gizli silahınıza dönüştürün.
ClickUp'ın AI Notetaker özelliği ile her kararı, eylem öğesini ve bağlamı zahmetsizce yakalayabilir, takımınızın toplantı sırasında odaklanmasını ve sonraki adımlar için uyum içinde olmasını sağlayabilirsiniz.