verimliliği Artırmak için 25 Google Çalışma Alanı Verimlilik İpucu

Google Çalışma Alanı, birçok kişi için vazgeçilmez bir araç setidir!

Peki, siz bunu ne kadar iyi kullanıyorsunuz?

Çoğumuz Google Çalışma Alanı'nın tüm avantajlarından tam olarak yararlanamıyoruz. Temel özelliklere bağlı kalıyoruz, ancak Çalışma Alanı'nın verimliliğini artıran bazı harika ipuçlarını kaçırıyoruz. Ancak bu 25 Google Çalışma Alanı ipucu ile bugün bu durum değişecek.

Verimliliğinizi artırmaya ne dersiniz?

Google Çalışma Alanı nedir?

Google Çalışma Alanı, bulut tabanlı verimlilik ve işbirliği araçlarının bir koleksiyonudur. Google tarafından 2020 yılında yeniden adlandırılmadan önce G Suite (Google Suite) olarak biliniyordu.

Google Çalışma Alanı nelerden oluşur?

Google Çalışma Alanı, birçok verimlilik uygulamasını tek bir çatı altında barındırır. Bunlar arasında şunlar yer alır:

Google Çalışma Alanı nasıl kullanılır?

Google Çalışma Alanı'nı kullanmak için:

İlk adımı attınız, şimdi Google Çalışma Alanı'nın tüm potansiyelinden yararlanmak için bir sonraki adıma geçme zamanı.

İşte burada G Suite ipuçları devreye giriyor. Google Dokümanlar ve Google Formlar gibi her Google uygulaması için püf noktaları var.

Google Çalışma Alanı'ndaki Tüm Araçları Yönetmenin Zorlukları

Google Çalışma Alanı, bireysel kullanıcılar için mükemmeldir. Ancak, özellikle kuruluşlar için bazı sınırlamalar vardır. Bunlardan birkaçına bakalım:

1. Kaynak yönetimi ve lisanslama

Kuruluşlar genellikle yetersiz lisanslama, kaynak israfı ve finansal verimsizliklerle mücadele eder.

2. Güvenlik ve uyumluluk

Veri koruma düzenlemelerine uyum, kuruluşların kullanıcı verilerini etkili bir şekilde yönetirken GDPR gibi yasalara uymalarını gerektirdiği için bir zorluk oluşturmaktadır.

3. Kullanıcı eğitimi ve desteği

Kullanıcılar, uygun rehberlik olmadan platformun tüm özelliklerinden yararlanmakta zorlanabilir.

4. Güncellemeleri takip etme

Google Çalışma Alanı sürekli gelişmektedir ve kuruluşlar yeni özellikler ve değişiklikler konusunda güncel kalmakta zorlanabilir.

5. Veri Yönetimi Zorlukları

Google Çalışma Alanı'nda veri toplama ve yönetimi, özellikle kullanıcılar tarafından oluşturulan farklı sürümdeki belgelerle çalışırken karmaşık olabilir.

Kafanız mı karıştı? Endişelenmeyin. Bir kullanıcı olarak ihtiyacınız olan tek şey bu 25 Google Çalışma Alanı ipucu. Okumaya devam edin.

G-Suite'in tüm potansiyelini ortaya çıkarma

Google Çalışma Alanı'ndan gerçekten yararlanmak için temel özelliklerinin ötesine geçmek önemlidir. Böylece takım iletişimi ve işbirliği, zaman yönetimi ve iş akışı iyileştirilir.

sizin için 25 Google Çalışma Alanı ipucu

Google Çalışma Alanı'nı daha iyi kullanmanıza yardımcı olacak 25 ipucu. Bunları, belirli iyileştirme alanlarına odaklanmanıza yardımcı olmak için dört kategoriye ayırdık:

Kategori #1: İletişim ve işbirliği

Net iletişim olmadan işbirliği mümkün değildir. Neyse ki Google Çalışma Alanı size yardımcı olabilir.

1. "Uygun bir zaman bul" ile toplantıları daha hızlı planlayın

Takım toplantısı ayarlamak için birden fazla e-posta gönderip almaya gerek yok. Google Takvim, Uygun bir zaman bul özelliği ile daha basit bir yaklaşım sunar.

Yeni bir Etkinlik oluşturun, Zaman bulun ve Misafir ekleyin. Herkesin programını yan yana görebileceğiniz için, kimin ne zaman ücretsiz olduğunu kolayca belirleyebilirsiniz.

2. Google Formlar ile bilgileri hızlıca toplayın

Birden fazla kaynaktan gelen yanıtları yönetmek karmaşık hale gelebilir.

Google Formlar bu süreci basitleştirir. Soruları içeren bir form hazırlayın ve form bağlantısını katılımcılara gönderin. Tüm yanıtlar otomatik olarak bir Google E-Tablolar dosyasında toplanır, böylece verileri kolayca görüntüleyebilir ve analiz edebilirsiniz.

Hemen başlamak için forms. google. com adresine gidin ve artı işaretini (+) tıklayarak yeni bir form oluşturun. Ardından soruları ekleyin, formunuzun görünümünü özelleştirin ve önceki yanıtlara göre farklı soruların gösterilmesi için mantık ekleyin.

3. Küçük toplantı odalarıyla toplantıları verimli hale getirin

Büyük video toplantıları bazen kişisel olmayan bir his yaratabilir. Herkesin katılımı ve anlamlı katkıları zor olabilir.

Google Meet'in küçük toplantı odaları ile büyük toplantıları daha küçük gruplara bölebilir ve daha aktif katılımı teşvik edebilirsiniz.

Toplantı sırasında Etkinlikler > Ayrı Toplantı Odaları'nı tıklayın. Oluşturmak istediğiniz oda sayısını seçebilir ve her odaya katılımcıları atayabilirsiniz. Ayrı oturum sona erdiğinde, herkes ana toplantıya yeniden katılarak görüşlerini paylaşabilir.

4. Google Sohbet'in Alanları ile takım işbirliğini geliştirin

Takım projelerini yönetmek için mesajlar için Gmail, dosyalar için Drive gerekir. Bu nedenle, projeyle ilgili bilgileri takip etmek zahmetli olabilir.

Google Sohbet, Spaces'ta takım üyelerini ekleyebileceğiniz, görevler atayabileceğiniz ve konuşmalar yapabileceğiniz işbirliği için merkezi bir yer sağlar.

Google Sohbet'te bir Alan oluşturmak için Alan oluştur veya bul'u tıklayın, alanınıza bir ad verin ve üyeleri ekleyin.

5. Google Meet'in canlı altyazıları ile kapsayıcı toplantılar düzenleyin

Toplantılarda dil engelleri, ses kalitesi sorunları veya işitme zorlukları bazen takım üyelerinin toplantıyı takip etmesini zorlaştırabilir.

Google Meet'in canlı altyazı özelliği, bu zorlukların üstesinden gelmenize yardımcı olabilir.

Toplantı sırasında, ekranın altındaki Alt Yazıları Aç (*CC) düğmesine tıklayın. Böylece, söylenenlerin transkripsiyonu gerçek zamanlı olarak görüntülenir.

6. Google Meet'in gürültü engelleme özelliği ile arama kalitesini artırın

Arka plan gürültüsü, video görüşmelerinde her zaman büyük bir dikkat dağıtıcı unsurdur.

Google Meet'in gürültü engelleme özelliği, gürültüyü filtreleyebilir. Toplantı sırasında üç noktaya (⋮) tıklayın, Ayarlar > Ses'e gidin ve Gürültü engelleme seçeneğini açın

Kategori #2: Zaman yönetimi ve verimlilik

Bu bölümde, Google Çalışma Alanı ile zamanı daha iyi yönetmek ve günlük verimliliği artırmak için stratejiler sunulmaktadır.

7. Google Drive ile çevrimdışı çalışın

İnternet her zaman güvenilir değildir. Üstelik WiFi sinyali alamayabilirsiniz. Böyle durumlarda dosyalara erişememek stres yaratabilir.

Google Drive'ın çevrimdışı modu size yardımcı olabilir.

İnternete bağlıyken, Drive ayarlarına gidin ve Çevrimdışı seçeneğini açın. Ardından, çevrimdışı olarak erişmek istediklerinizi seçin.

Çevrimdışı erişim etkinleştirildiğinde, internet olmadan dosyaları görüntüleyebilir ve düzenleyebilirsiniz. Çevrimiçi olduğunuzda değişiklikleriniz otomatik olarak güncellenir.

8. Google Keep ile her fikrinizi kaydedin

İyi fikirler kolay gelmez.

Google Keep, çözümünüz. Bilgisayarınız veya telefonunuz için hızlı notlar almanıza yardımcı olan bir dijital not alma uygulaması.

Yeni bir not başlatmak, "+" düğmesine basmak kadar kolaydır. Fikirlerinizi taslak olarak kaydetmek için renkler veya etiketler bile ekleyebilirsiniz.

9. Şablonlarla belgeleri hızlıca açın

Google Çalışma Alanı, başlangıç için çeşitli şablonlar sunar.

Bir şablonu kullanmak için Google Dokümanlar, E-Tablolar veya Slaytlar'ı açın ve sayfanın üst kısmındaki Şablon Galerisi'ne tıklayın.

Şablon seçeneklerine göz atın: proje teklifleri, bütçeler ve sunumlar.

10. Akıllı Yazma özelliği ile e-postaları daha hızlı yazın

Gmail'in Akıllı Yazma özelliği, zaman içinde yazma stilinizi öğrenerek e-postaları hızlı bir şekilde yazmanıza ve üslubunuzun tutarlı olmasını sağlar.

Yazarken, cümlelerinizi tamamlamak için ifadeler önerir. Öneri söylemek istediğinizle eşleşiyorsa, Tab tuşuna basarak kabul edebilirsiniz.

Akıllı Yazım özelliğini kullanmak için, Gmail ayarlarınızda Genel sekmesi altında bu özelliği etkinleştirin. Ardından, e-posta yazarken imlecinizin önünde beliren gri metinlere dikkat edin; bunlar Akıllı Yazım önerileridir.

11. Takvim'in Ofis Dışında özelliği ile izinleri sorunsuz bir şekilde yönetin

İşten ayrılmaya hazırlanmak genellikle e-postalara otomatik yanıtlar ayarlamak, toplantıları reddetmek ve iş arkadaşlarını bilgilendirmek anlamına gelir. Google Takvim'in Ofis Dışında özelliği bu işlemi basitleştirir.

Takvim'de, Ofis Dışında seçeneğini belirleyin ve tarihlerinizi ayarlayın. E-postalar ve toplantılar için otomatik yanıt ve otomatik reddetme tetikleyicileri de ayarlayabilirsiniz.

Ayrıca, takvim ofis dışında olduğunuz durumunuzu göstererek, diğer kullanıcıların yokluğunuzu dikkate alarak plan yapmalarına yardımcı olur.

12. Gmail'in Göndermeyi Planla özelliği ile iletişim zamanlamasını optimize edin

E-postalarınızın fark edilmesini ve okunmasını sağlamak, özellikle farklı saat dilimlerinde çalışan iş arkadaşlarınızla iletişim kurarken zor olabilir. E-postaları doğru zamanda göndermek, alıcıların uygun olduklarında hemen görebilmeleri ve okuyabilmeleri için çok önemlidir.

Gmail'in Göndermeyi Planla özelliği ile e-postalarınızı zamanlayabilirsiniz. E-postanızı yazdıktan sonra, Gönder düğmesinin yanındaki oku tıklayın ve Göndermeyi planla seçeneğini seçin. Ardından, önerilen zamanlardan birini seçin veya kendi zamanınızı ayarlayın.

13. . yeni kısayollarla bir adım önde olun

Google Drive'da yeni bir belge, e-tablo veya sunum başlatmak birkaç tıklama ile mümkündür. Bunu, yeni kısayolu ile atlayabilirsiniz; yeni bir sekme açın ve belge. yeni, e-tablo. yeni veya slayt. yeni yazın, bu kadar kolay.

Formlar (form. new), siteler (site. new) ve hatta yeni bir Google Meet toplantısı başlatmak (meet. new) için kısayollar da vardır.

Kategori #3: Belge ve dosya yönetimi

Bu ipuçları ve püf noktaları, Google Çalışma Alanı'nda belgelerinizi ve dosyalarınızı düzenlemenize, bulmanıza ve yönetmenize yardımcı olmaya odaklanmıştır.

14. Veri Doğrulama ile verilerin doğruluğunu sağlayın

Veri girişi, doğrulukla ilgilidir. Küçük bir hata veya yazım hatası, hesaplamaları ve veri analizini bozabilir.

Google E-Tablolar, bu tür sorunlar için Veri Doğrulama özelliğine sahiptir. Belirli hücrelere girilen veri türü için kurallar belirleyebilirsiniz.

Kuralı uygulamak istediğiniz hücreleri seçin, ardından üst menüden Veri > Veri doğrulama seçeneğine gidin ve sayı aralıkları, metin içeriği veya özel formüller gibi bir doğrulama kriteri seçin.

Ayrıca, kullanıcılar yanlış veri girdiğinde onlara yol gösterecek yararlı hata mesajları da ekleyebilirsiniz.

15. Drive'ın gelişmiş arama özelliği ile dosyaları hızlıca bulun

Google Drive hızla dolabilir. Bu nedenle, dosyalar çok sayıda dosya arasında kaybolabilir. Ancak Drive'ın gelişmiş arama özelliği ile dosyaları bulabilir (veya en azından sonuçları daraltabilirsiniz).

Drive arama çubuğuna gidin ve Gelişmiş arama seçeneğine tıklayın. Dosya türünü, sahibini, değiştirilme tarihini ve daha fazlasını seçebileceğiniz bir iletişim kutusu açılacaktır.

Gelişmiş arama, sonuçta bir filtredir. Filtreyi ne kadar iyi tanımlarsanız, arama sonuçları o kadar iyi olur. Neden kendinizi zorlayasınız? Her gün 10 dakikanızı ayırarak sürücünüzü düzenleyin. Bu, Google Drive için en iyi ipucu.

16. Eklenti ile işlevselliği artırın

Google uygulamalarında her özellik yerleşik olarak bulunmaz. Üçüncü taraf bir uygulamayı paralel olarak çalıştırmanız gerekebilir, bu da sürekli geçiş yapmanız gerektiği için can sıkıcı olabilir. Neyse ki, birçok Google uygulamasına eklentiler (diğer adıyla uzantılar) eklenebilir

Örneğin, Google Dokümanlar'da Uzantılar > Eklentiler'e giderek bir e-imza uzantısı ekleyebilirsiniz. E-Tablolar, Slaytlar ve Takvim gibi diğer Google uygulamalarında da bu özellik mevcuttur.

17. Paylaşılan sürücülerle dosya paylaşın

Paylaşılan dosyalara erişim, özellikle takım üyeleri gelip giderken karmaşık hale gelebilir. Google Drive'ın paylaşılan sürücüler özelliği bu süreci basitleştirebilir.

Kişilere ait olan Drive'ım'daki dosyaların aksine, paylaşılan sürücüdeki dosyalar takıma aittir. Bu, bir kişi ayrıldığında dosyalarının takımda kaldığı anlamına gelir.

Paylaşılan bir sürücü hazırlamak için sol kenar çubuğunda Paylaşılan sürücüler öğesini, ardından +Yeni öğesini tıklayın. Takım üyelerini ekleyin, böylece herkes o Sürücüdeki tüm dosyalara erişebilir.

Kategori #4: Gelişmiş özellikler ve araçlar

Burada, Google Çalışma Alanı uygulamalarının ek özelliklerini keşfedeceğiz.

18. Google Dokümanlar'da sesle yazma

Yazmak sizi yavaşlatabilir. Google Dokümanlar'ın sesle yazma özelliğini kullanarak yazmayı atlayabilirsiniz.

Yeni bir belge açmak mı istiyorsunuz (doc. new'u hatırlayın)? Ardından üst menüden Araçlar > Sesle yazma*'ya gidin, mikrofon simgesine tıklayın ve konuşmaya başlayın. Konuştuğunuz kelimeler ekranda görünecektir.

Net bir şekilde konuşmayı ve işiniz bittiğinde son taslağı yazım ve dilbilgisi hataları açısından kontrol etmeyi unutmayın.

19. Gmail filtreleriyle gelen kutunuzu düzenleyin

Önemli mesajlar ve gündemler, dağınık bir gelen kutusunda kaybolabilir.

Gelen mesajlarınızı otomatik olarak düzenlemek için Gmail filtrelerini etkinleştirmeye ne dersiniz? Gmail ayarlarınızda Filtreler ve Engellenen Adresler seçeneğini bulun ve e-posta kuralları oluşturun.

Örneğin, gönderenin e-posta ID'si veya konu satırındaki anahtar kelimeler için kurallar belirleyerek yöneticinizin e-postalarını yıldızlayabilir veya belirli bir klasöre yönlendirebilirsiniz.

20. Slides'ın Soru-Cevap özelliği ile izleyicilerinizin ilgisini çekin

Büyük bir gruba sunum yapmak bazen tek taraflı hissettirebilir. Google Slaytlar, sunumlarınızı daha ilgi çekici hale getirebilecek bir Soru-Cevap özelliğine sahiptir.

Sunum yaparken, sunum düğmesinin yanındaki üçgeni tıklayın ve izleyici araçlarını açın. Böylece izleyicileriniz gerçek zamanlı olarak sorularını gönderebilir ve siz de sunumunuz sırasında veya sonrasında bu soruları yanıtlayabilirsiniz.

Dinleyiciler de soruları oylayabilir, böylece en popüler konuları belirleyip önceliklendirebilirsiniz. Bu özellik, sunumlarınızı daha etkileşimli hale getirir ve dinleyicilerinizin en çok ilgilendiği noktalara değinmenizi sağlar.

21. Gmail'in Yazma Yardımı ile profesyonel e-postalar yazın

Gmail'in Yazmama Yardım özelliği, adından da anlaşılacağı gibi, tutarlı bir üslupla yazmanıza yardımcı olur.

Bir e-posta oluştururken, "Yazmama yardım et" düğmesine (sihirli değnek gibi görünür) tıklayın. Ardından, söylemek istediklerinizi kısaca açıklayın. AI, girdiğinize göre bir taslak oluşturur ve bu taslağı düzeltebilirsiniz.

Bu özelliğe erişmek için Google Çalışma Alanı Labs'a kaydolmanız gerekir. Google Çalışma Alanı Labs'ı ziyaret edin, kaydolun ve bekleme listesine katılın. Bekleme listesine kaydolduğunuzda, özellik kullanıma sunulduğunda bir davet alacaksınız.

22. Dokümanlar'da Google Çeviri ile dil engellerini aşın

Farklı dillerin konuşulması, çeşitli ve farklı takımlarda ve sınır ötesi işbirliklerinde etkili iletişimi engeller. Google Dokümanlar, bu sorunu aşmak için yerleşik çeviri özelliğine sahiptir. (Aslında, birçok Google Dokümanlar ipucu işbirliğini geliştirir. )

Kullanmak için Araçlar > Belgeyi çevir seçeneğine gidin. Ardından, tüm belgeyi başka bir dile çevirmek için seçebilirsiniz.

Bu özellik, akıcı olmadığınız bir dilde bir belgeyi hızlı bir şekilde anlamanız gerektiğinde de kullanışlıdır.

23. Google Sites ile kolayca takım kaynakları oluşturun

Takım bilgileri için merkezi bir hub oluşturmak genellikle teknik beceriler veya BT desteği gerektirir. Google Sites, kodlama bilgisi olmadan şirket içi web siteleri tasarlamayı kolaylaştırır.

sites. google. com adresine gidin ve "+" simgesini tıklayın. Sürükle ve bırak arayüzünü kullanarak metin, resim, takvim ekleyebilir ve hatta diğer Google Çalışma Alanı öğelerini gömebilirsiniz.

Bu araç, takımınızın kolayca başvurabileceği ve güncelleyebileceği proje etkinlik gösterge panelleri, takım el kitapları veya bilgi tabanları oluşturmak için mükemmeldir.

24. E-Tablolar'ın pivot tablolarıyla verileri analiz edin

Veriler, ancak bunlardan içgörüler elde edebildiğinizde yararlıdır. Ancak, veri kümesi ne kadar büyükse, içgörüler elde etmek o kadar zor olur.

Endişelenmeyin, Google E-Tablolar'ın pivot tabloları bu tür verileri özetlemenize ve analiz etmenize yardımcı olabilir. Ayrıca, birçok Google E-Tablolar ipucu da mevcuttur.

Bir E-Tabloda, Ekle > Pivot tablo* seçeneğine gidin. Veri aralığınızı seçin ve verilerinizi nasıl özetleyeceğinizi seçin. Alanları sürükleyip bırakarak, verilerinizi hızlı bir şekilde yeniden yapılandırarak farklı içgörüler elde edebilirsiniz.

25. Takvim'in çalışma saatleriyle uygunluk durumunuzu yönetin

Sizin veya iş arkadaşlarınızın ne zaman müsait olduğu her zaman belli olmayabilir. Müsaitlik beklentilerini yönetmek için Google Takvim'de çalışma saatlerinizi ayarlamanız yeterlidir.

Takvim ayarlarında, Çalışma saatleri ve konum seçeneğine gidin ve normal çalışma saatlerinizi belirtin. Birisi bu saatler dışında bir toplantı planlamaya çalıştığında, bir bildirim alır.

Bu özellik, özellikle farklı saat dilimlerinde çalışan kişilerle iş yapıyorsanız, iş-yaşam dengesini korumaya ve toplantıların uygun olmayan zamanlara planlanma olasılığını azaltmaya yardımcı olabilir.

Zamandan tasarruf etmenize yardımcı olan Google Çalışma Alanı alternatifi

Google Çalışma Alanı araçları arasında sürekli geçiş yapmak bir sorun olmaya devam ediyor. Bu durum zaman kaybına ve dikkatin dağılmasına neden oluyor.

Peki, bir alternatif var mı?

İşte size güçlü bir verimlilik ve proje yönetimi platformu olan ClickUp. İşte neden bunu değerlendirmenizi önerdiğimizin nedenleri.

Ancak, ClickUp'ı Google Çalışma Alanı'ndan ayıran en önemli özellik, ClickUp'ın her yerinden erişilebilen entegre AI asistanı ClickUp Brain'dir.

AI'nın gücünden yararlanın

Zaten yapmanız gereken çok şey varken, yapay zeka asistanını kullanarak verimliliğinizi artırmak akıllıca bir karar olacaktır. ClickUp Brain şunları yapabilir:

Dahası, takımlar için radikal bir özellik sunar: Bağlı AI. Bağlı AI, tüm araçlarınızı tek bir yerde entegre ederek, nerede depolanırsa depolansın tüm bilgilerinize erişilebilir ve eyleme geçirilebilir olmasını sağlar. İşte sunduğu özellikler:

Asenkron iletişimi kullanın

ClickUp, iletişim araçları paketi ile işbirliğini yeni bir boyuta taşıyor. Ayrıca, eşzamansız iletişim sayesinde size çok fazla zaman kazandırabilir. İşte nasıl:

Verimlilik için ClickUp şablonları

Artık ClickUp araçlarına ve AI asistanına sahip olduğunuza göre, verimlilik planınız nedir?

Henüz yok mu?

ClickUp Şablonları ile her şeyi hallettik! İşte sizi hemen işe koyacak iki mükemmel verimlilik şablonu.

İlk olarak, ClickUp Verimlilik Şablonu, bireyler ve işletmeler için iş akışlarını optimize etmek için mükemmeldir.

Şunları yapabilirsiniz:

Bu Şablonu İndirin

Son olarak, ClickUp Kişisel Verimlilik Şablonu, motivasyonu yüksek serbest çalışan profesyoneller ve kişisel yaşamlarını düzenlemek isteyenler için tasarlanmıştır.

Bu Şablonu İndirin

ClickUp ile Verimliliğinizi Artırın

Verimlilik, denge, odaklanma ve daha hızlı çalışmak için gerekli araçlarla ilgilidir.

Google Çalışma Alanı düzeninizi sağlarken, ClickUp, işlerinizi yolunda tutmak ve daha fazlasını yapmak için ekstra desteğe ihtiyacınız olduğunda devreye girer.

Verimliliğinizi bir üst düzeye taşımaya hazır mısınız? ClickUp'ı deneyin ve odaklanmanızı, verimliliğinizi ve gücünüzü artıran bir platforma sahip olmanın nasıl bir şey olduğunu keşfedin. ClickUp'ı deneyin.