วิธีที่ ClickUp ใช้เอกสาร AI เพื่อทำให้การสร้าง SOP ง่ายขึ้น

เราบันทึกทุกอย่างไว้ที่นี่ที่สำนักงานใหญ่ ClickUpกระบวนการปฐมนิเทศของเรา, กระบวนการตรวจสอบเนื้อหาของเรา, และแม้กระทั่งระบบการตั้งชื่อที่แปลกประหลาดอย่างชัดเจนซึ่งใครบางคนคิดค้นขึ้นเมื่อสามปีที่แล้ว

ดังนั้น แน่นอนว่าหากย้อนกลับไปหลายปีก่อน เราจะพบว่าเราเสียเวลาไปกับงานเอกสารอย่างมหาศาล การจัดรูปแบบใช้เวลานานมาก ทุกคนบันทึกเวอร์ชันต่าง ๆ ไว้คนละที่ และกระบวนการต่าง ๆ ก็เริ่มสับสนทันทีที่มีคนออกจากทีม

เราค้นพบช่องว่างนั้น แต่เป็นเวลาหลายเดือนต่อมา เมื่อทุกอย่างเริ่มรู้สึกแตกร้าว โชคดีที่ความพยายามของเราในการกอบกู้ตัวเองประสบความสำเร็จ: เราได้สร้างClickUp Docs! 🤩

จากนั้นClickUp Brainก็เข้ามาช่วยร่างขั้นตอนมาตรฐานในการปฏิบัติงาน (SOPs) ทั้งหมดของเรา เพียงแค่ป้อนคำสั่งเท่านั้น

ในบล็อกโพสต์นี้ เราจะเปิดเผยเบื้องหลังว่า ClickUp ใช้ AI Docs ในการทำให้การสร้าง SOP ง่ายขึ้นอย่างไร เปลี่ยนกระบวนการที่เคยน่าเบื่อและต้องทำด้วยมือให้กลายเป็นสิ่งที่รวดเร็ว ชาญฉลาด และ (กล้าพูดเลยว่า) น่าพึงพอใจ 📝

เอกสาร AI ใน ClickUp คืออะไร?

พวกเขาใช้ AI เพื่อร่าง, สรุป, และจัดระเบียบข้อมูล ทำให้การสร้าง SOP, วิกิ,และเอกสารโครงการง่ายขึ้นภายในที่ทำงานของคุณ

เนื่องจาก ClickUp เป็น พื้นที่ทำงาน AI แบบรวมศูนย์แห่งแรกของโลก SOP ของคุณจึงอยู่เคียงข้างกับงาน โครงการ และกระบวนการทำงานที่บันทึกไว้ ไม่ใช่ในเครื่องมือแยกต่างหากที่ต้องสลับบริบท

สิ่งนี้ช่วย ขจัดปัญหาการทำงานที่กระจายตัวโดยรักษาเอกสารให้เชื่อมโยงกับงานจริง ดังนั้นเมื่อกระบวนการเปลี่ยนแปลง SOP ของคุณจึงสามารถอัปเดตได้ตามบริบท แทนที่จะกลายเป็นไฟล์ที่ล้าสมัยที่ไม่มีใครจำได้ว่าจะต้องดูแลรักษา

ทำไม SOPs ถึงมีความสำคัญสำหรับทีม?

เราคิดว่า SOPs คือคู่มือการเล่นของทีมเรา พวกมันช่วยให้พวกเราทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกันและทำงานให้สำเร็จอย่างถูกต้องทุกครั้ง

นี่คือเหตุผลว่าทำไมพวกเขาถึงคุ้มค่ากับความพยายาม 👀

✅ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีความสม่ำเสมอในทุกกระบวนการ

เมื่อเราเขียน SOPสำหรับงานหลักของเรา เราสร้างมาตรฐานที่เชื่อถือได้ซึ่งช่วยให้คุณภาพของเราอยู่ในระดับสูง

ลูกค้าทุกท่านจะได้รับประสบการณ์ที่ยอดเยี่ยมจากเราอย่างเท่าเทียมกัน ไม่ว่าจะทำงานกับสมาชิกทีมใหม่ล่าสุดของเราหรือกับผู้ที่อยู่กับเรามาหลายปีแล้วก็ตาม คำแนะนำที่ชัดเจนช่วยลดข้อผิดพลาด เร่งกระบวนการเริ่มต้นงาน และหมายความว่าไม่มีใครต้องเสียเวลาถามว่า 'เดี๋ยวนะ เราทำอย่างไรอีกครั้ง?'

✅ ลดช่องว่างทางความรู้

จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อหนึ่งในบุคลากรหลักของเราลาพักร้อนหรือย้ายไปดำรงตำแหน่งใหม่? หากไม่มี SOPsความรู้ที่ฝังอยู่ในตัวพวกเขาจะหายไปพร้อมกับพวกเขา

SOP ช่วยให้สมาชิกทีมที่มีประสบการณ์มากที่สุดของเราสามารถบันทึกทางลัด ข้อยกเว้น และข้อผิดพลาดในอดีตได้ ทำให้ความรู้ของพวกเขามีประโยชน์ต่อพวกเราทุกคน

✅ เพิ่มประสิทธิภาพและความสอดคล้องตามข้อกำหนด

SOP ช่วยประหยัดเวลาให้เราหลายชั่วโมงทุกสัปดาห์ โดยป้องกันไม่ให้เราต้องคิดค้นวิธีแก้ปัญหาเดิมซ้ำอีก เราสามารถอ้างอิงตัวอย่าง SOPในอดีตและมุ่งเน้นพลังงานไปที่ความท้าทายใหม่ๆ แทนที่จะทำสิ่งพื้นฐานซ้ำอีก

การปฏิบัติตามข้อกำหนดก็ง่ายขึ้นสำหรับเราเช่นกัน เมื่อมีการตรวจสอบเกิดขึ้น เราสามารถชี้ให้เห็นถึงขั้นตอนที่ชัดเจนซึ่งแสดงให้เห็นอย่างชัดเจนว่าเราจัดการข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและรักษาคุณภาพอย่างไร ซึ่งช่วยลดความเสี่ยงและให้ความมั่นใจแก่เราว่าเรากำลังทำสิ่งต่างๆ อย่างถูกต้อง

📮 ClickUp Insight: 44% ของผู้ตอบแบบสำรวจของเราใช้แท็บเพียง 1-5 แท็บเมื่อท่องเว็บ แต่ 8% อยู่ใน 'โหมดความวุ่นวาย' ด้วยแท็บมากกว่า 31 แท็บ

แม้ว่าจะไม่ได้ตั้งใจเสมอไป แต่มันก็เกิดขึ้นกับพวกเราทุกคน: บอร์ด Miro สำหรับระดมความคิด, Google Doc สำหรับ SOP, แท็บการจัดการโครงการ และจากนั้นก็ ChatGPT สำหรับการสนับสนุนเพิ่มเติม 👀

แต่ทุกครั้งที่สลับระหว่างแอปหรือหน้าต่าง จะเพิ่มภาระการสลับ ซึ่งก็คือภาระทางจิตใจที่ซ่อนอยู่ ซึ่งจะค่อยๆ กัดกินความสามารถในการประมวลผลทางจิตใจของคุณและทำให้คุณรู้สึกกระจัดกระจาย

ด้วยClickUp คุณสามารถรวมเครื่องมือทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียว: ไม่ว่าจะเป็นกระดานไวท์บอร์ด เอกสาร งานที่ต้องทำ การค้นหาเว็บ โมเดล AI อย่าง ChatGPT, Gemini และ Claude และอื่นๆ อีกมากมาย ภายใต้ Converged AI Workspace เดียว ถึงเวลาเลิกสลับบริบทและปิดแท็บที่ไม่จำเป็นเหล่านั้นไปได้เลย!

คุณสมบัติหลักของ ClickUp AI Docs สำหรับ SOPs

นี่คือคุณสมบัติ AI ชั้นนำที่คุณจะได้รับ 👇

การร่างแม่แบบและเนื้อหา SOP โดยใช้ระบบ AI ช่วย

เราเคยใช้เวลานานเกินไปในการสร้าง SOP ขึ้นมาใหม่ทั้งหมด

ClickUp Brain เปลี่ยนแปลงสิ่งนั้นให้เรา ตอนนี้เราเปิดเอกสาร พิมพ์ '/' (สแลช) อธิบายสิ่งที่เราต้องการ แล้วได้ร่างที่ใช้งานได้ทันที

นี่คือวิธีการดำเนินการ: เราจำเป็นต้องจัดทำเอกสารกระบวนการตรวจสอบบทบรรณาธิการใหม่ของเรา เราได้กระตุ้นให้ ClickUp Brain สร้างโครงสร้างเบื้องต้น เช่น ส่วนสำหรับข้อกำหนดในการส่ง หลักเกณฑ์การตรวจสอบ ขั้นตอนการอนุมัติ และระเบียบวิธีในการให้ข้อเสนอแนะ

เราปรับแต่งมันให้เหมาะกับกระบวนการทำงานของทีมเราภายในเวลาประมาณ 20 นาที (ซึ่งปกติแล้วต้องใช้เวลาเกินสองชั่วโมง 😮‍💨)

การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ของทีมพร้อมความคิดเห็นและการแก้ไข

เราทำงานร่วมกันบน SOPs แบบเรียลไทม์ ซึ่งหมายความว่าไม่มีปัญหาการควบคุมเวอร์ชันเอกสาร

ทีมคอนเทนต์, นักออกแบบ, และผู้จัดการโครงการของเราทุกคนสามารถแก้ไขเอกสารเดียวกันได้พร้อมกันผ่านระบบตรวจจับการร่วมมือของ ClickUp ดังนั้นเมื่อมีใครพบปัญหาที่ต้องการการอัปเดตในกระบวนการส่งมอบการออกแบบ พวกเขาก็สามารถแก้ไขได้ทันทีในขณะที่คนอื่น ๆ ยังคงปรับปรุงส่วนของตัวเองต่อไป

ClickUp Brain ยังช่วยให้เราเข้าใจการสนทนายาวๆ ได้ดีขึ้น เมื่อเราถกเถียงเรื่องการปรับปรุงกระบวนการในความคิดเห็น มักจะส่งผลให้มีข้อความโต้ตอบกันไปมาหลายสิบข้อความ เครื่องมือเอกสาร AI จะอ่านผ่านทั้งเธรดและสรุปการตัดสินใจสำคัญและรายการที่ต้องดำเนินการ

นอกจากนี้ เมื่อมีผู้เสนอว่า 'เราควรเพิ่มเทมเพลตรายงานข้อบกพร่อง' ในความคิดเห็นที่มอบหมายใน ClickUp ระบบจะแปลงข้อความนั้นโดยอัตโนมัติให้เป็นงานที่มีผู้รับผิดชอบ

เราได้ปรับปรุงขั้นตอนการรับลูกค้าใหม่เมื่อเร็ว ๆ นี้ โดยได้รับคำแนะนำจากสมาชิกทีมหลายคน ทุกคนได้แสดงความคิดเห็นเพื่อเสนอแนะการปรับปรุง และ ClickUp Brain ได้สกัดข้อมูลที่เป็นเอกฉันท์ซึ่งเราทุกคนเห็นด้วย

นอกจากนี้ยังสร้างงานใน ClickUpแยกต่างหากสำหรับรายการที่ต้องการการทำงานเพิ่มเติม เช่น การสร้างเทมเพลตอีเมลและการกำหนดค่าการทำงานอัตโนมัติ

💡 เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: ใช้ ClickUp Chatเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับร่าง SOP ได้โดยตรงข้างเอกสารโดยไม่ต้องสลับไปยังอีเมลหรือ Slack แท็กผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านเพื่อตรวจสอบส่วนที่ต้องการ ถามคำถามเพื่อขอคำชี้แจงเกี่ยวกับขั้นตอนของกระบวนการ และรับข้อเสนอแนะได้ทันที

แชทมีการสนทนาแบบมีลำดับที่เชื่อมโยงกับ SOP ทำให้คุณไม่สูญเสียบริบทเกี่ยวกับเหตุผลที่ขั้นตอนบางอย่างถูกบันทึกไว้ในรูปแบบเฉพาะ

การควบคุมเวอร์ชันเพื่อติดตามการเปลี่ยนแปลงตามเวลา

เราทดลองกับกระบวนการของเรา และบางครั้งการทดลองเหล่านั้นก็ไม่ประสบความสำเร็จ

ClickUp Docs บันทึกทุกเวอร์ชันโดยอัตโนมัติ ทำให้เราสามารถดูได้ว่าใครเป็นผู้เปลี่ยนแปลง เปรียบเทียบเวอร์ชันเคียงข้างกัน และกู้คืนเวอร์ชันก่อนหน้าเมื่อจำเป็น

ประวัติเวอร์ชันยังสนับสนุนความพยายามในการฝึกอบรมด้วย

สมาชิกใหม่ของทีมทบทวนวิวัฒนาการของ SOP การเริ่มต้นโครงการเพื่อทำความเข้าใจว่ากระบวนการได้รับการปรับปรุงอย่างไรเมื่อเวลาผ่านไป พวกเขาจะเห็นว่าขั้นตอนใดถูกเพิ่มเข้ามาเพื่อแก้ไขปัญหาเฉพาะและขั้นตอนใดถูกตัดออกเพราะไม่ได้เพิ่มคุณค่า

การผสานรวมกับงาน รายการตรวจสอบ และกระบวนการทำงาน

เราสร้าง SOP ของเราเพื่อขับเคลื่อนการทำงานจริง ไม่ใช่เพื่อให้เก็บไว้ในแฟ้มที่ไหนสักแห่ง

ตัวอย่างเช่น ทีมความสำเร็จของลูกค้าอ้างอิงถึง SOP การยกระดับปัญหาของลูกค้าและปฏิบัติตามรายการตรวจสอบที่ฝังไว้ขณะแก้ไขปัญหา แต่ละรายการในรายการตรวจสอบสามารถสร้างงานย่อยพร้อมการมอบหมายและกำหนดเวลาได้

ClickUp Brain ช่วยให้การเชื่อมต่อนี้ราบรื่นขึ้น เมื่อทีมเขียน SOP รายละเอียดสำหรับการทบทวนธุรกิจรายไตรมาส พวกเขาจะเน้นส่วนที่ต้องการและกระตุ้นให้ AI สร้างงานตามเนื้อหาดังกล่าว ผู้จัดการโครงการ AI จะสร้างรายการงานพร้อมผู้รับผิดชอบที่แนะนำตามรูปแบบการทำงานในพื้นที่ทำงาน

SOP, รายการตรวจสอบ และกระบวนการทำงานยังคงเชื่อมโยงกันอยู่ ดังนั้นการอัปเดตในรายการหนึ่งจะส่งผลให้มีการอัปเดตในรายการอื่นๆ ด้วย

ความสามารถในการสร้าง SOP จากกระบวนการที่มีอยู่โดยอัตโนมัติ

เราได้ดำเนินโครงการสำเร็จไปแล้วหลายร้อยโครงการ และกระบวนการที่มีประสิทธิภาพหลายอย่างของเราได้รับการพัฒนาขึ้นอย่างเป็นธรรมชาติผ่านความคิดเห็นในภารกิจและการอภิปรายต่างๆ

ClickUp Brain วิเคราะห์งานที่มีอยู่และสร้าง SOPs ตามรูปแบบที่เราปฏิบัติตามอยู่แล้ว เราสามารถกระตุ้นให้มันตรวจสอบการเปิดตัวเว็บไซต์ที่เราทำเสร็จแล้วและสร้างเทมเพลต SOPsขึ้นมาจากสิ่งที่ให้ผลลัพธ์อย่างสม่ำเสมอ

เรายังใช้การผสานรวมกับ AI เพื่อปรับเอกสารกระบวนการให้สอดคล้องกับความเป็นจริง

เมื่อเราสังเกตเห็นว่ากระบวนการต้อนรับลูกค้าใหม่ของเราได้พัฒนาไปไกลกว่าที่คู่มือมาตรฐานปฏิบัติการ (SOP) ระบุไว้ เราจึงขอให้ ClickUp Brain วิเคราะห์โครงการต้อนรับลูกค้าล่าสุดของเราและแนะนำการปรับปรุงที่เหมาะสม

เครื่องมือ AI ได้ระบุขั้นตอนสามขั้นตอนที่เราได้รวมเข้าไปในกระบวนการทำงานของเรา และขั้นตอนสองขั้นตอนที่เราได้ยกเลิกไปแล้ว ซึ่งเราได้แก้ไขเพื่อให้ข้อมูลเป็นปัจจุบัน

💡 เคล็ดลับเล็กๆ: จัดการ ClickUp SyncUpเมื่อฝึกอบรมสมาชิกใหม่ในทีมเกี่ยวกับ SOP หรือทบทวนการอัปเดตกระบวนการกับทีมของคุณ

จากนั้น ใช้ ClickUp Brain เพื่อถอดเสียงการประชุมโดยอัตโนมัติ สกัดจุดสำคัญในกระบวนการที่พูดคุยกัน และแปลงคำถามหรือกรณีเฉพาะให้เป็นข้อมูลเพิ่มเติมสำหรับเอกสาร SOP ของคุณ ดังนั้น ความรู้ที่แบ่งปันกันด้วยวาจาจะถูกบันทึกไว้ในขั้นตอนอย่างเป็นทางการของคุณด้วย

ทีมใช้เอกสาร AI อย่างไรในการสร้าง SOP?

ในส่วนนี้ เราจะเปิดเผยทุกสิ่งอย่างตรงไปตรงมา นี่คือวิธีที่เราใช้ AI สำหรับเอกสารภายในองค์กรอย่างแท้จริง 📝

การจัดทำ SOP ใหม่อย่างรวดเร็ว

เราได้บันทึกแม่แบบเอกสาร (Doc templates) ไว้มากมายสำหรับ SOP ประเภทต่างๆ เมื่อเราต้องการจัดทำเอกสารสำหรับกระบวนการใหม่ เราจะเลือกแม่แบบที่เหมาะสมและขอให้ ClickUp Brain ปรับแต่งให้ตรงตามต้องการ

ครั้งล่าสุดที่เราเปิดตัวฟีเจอร์หลัก เราได้นำเทมเพลตการเปิดตัวฟีเจอร์ขึ้นมาและให้ AI ปรับแต่งส่วนต่าง ๆ ให้เหมาะสมกับความต้องการของเรา มันช่วยให้โครงสร้างของเรายังคงความสม่ำเสมอ แต่เติมรายละเอียดเฉพาะสำหรับการเปิดตัวครั้งนี้ได้อย่างครบถ้วน

เราใส่ภาพหน้าจอ ตาราง วิดีโอ และสื่อภาพอื่น ๆ ที่ช่วยให้กระบวนการชัดเจนยิ่งขึ้น

คู่มือการทบทวนการออกแบบของเราประกอบด้วยภาพหน้าจอจริงของเครื่องมือให้คำแนะนำของเรา และตารางที่แสดงระยะเวลาที่แต่ละขั้นตอนของการทบทวนควรใช้เวลา ClickUp Brain ช่วยให้เราสามารถตัดสินใจได้ว่าภาพเหล่านี้ควรอยู่ตรงไหนเพื่อให้ผู้คนสามารถติดตามได้จริง

การปรับปรุง SOP ที่มีอยู่

กระบวนการเปลี่ยนแปลง และเราต้องการให้ SOP ของเราตามทัน เมื่อมีสิ่งใดที่ต้องการการปรับปรุง เราจะเน้นส่วนนั้นและบอกให้ ClickUp Brain เขียนใหม่

บางครั้งเราตระหนักว่าเราใช้เทคนิคมากเกินไป ดังนั้นเราจึงทำให้ภาษาง่ายขึ้น บางครั้งกระบวนการได้เปลี่ยนแปลงไป และเราจำเป็นต้องเขียนส่วนทั้งหมดใหม่เพื่อให้สอดคล้องกับสิ่งที่เรากำลังทำอยู่ในปัจจุบัน

💡 เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: บันทึกคลิป ClickUpเมื่อสมาชิกในทีมดำเนินการขั้นตอนที่ซับซ้อนซึ่งยากที่จะอธิบายด้วยข้อความเพียงอย่างเดียว การบันทึกหน้าจอพร้อมเสียงบรรยายจะแสดงให้เห็นอย่างชัดเจนถึงวิธีการใช้งานซอฟต์แวร์ แก้ไขปัญหาทั่วไป หรือดำเนินการขั้นตอนหลายขั้นตอนให้เสร็จสมบูรณ์

จากนั้น ฝังคลิปวิดีโอเหล่านี้ลงในเอกสาร SOP ของคุณโดยตรง เพื่อให้ขั้นตอนการทำงานมีทั้งคำแนะนำเป็นลายลักษณ์อักษรและการสาธิตด้วยภาพ

การแบ่งปันและการอนุญาต

การได้รับข้อมูลจากทุกคนที่ทำงานจริงทำให้ SOP ของเราดีขึ้นมาก

ClickUp Docs ช่วยให้เราสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารหรือหน้าต่างๆ ได้อย่างละเอียด ไม่ว่าจะเป็นสิทธิ์ในการดู แสดงความคิดเห็น หรือแก้ไข เราสามารถแชร์เอกสารกับทุกคนใน Workspace ของเรา (ยกเว้นผู้เยี่ยมชม) รวมถึงบุคคลหรือทีมเฉพาะ หรือแม้แต่เชิญผู้ใช้ภายนอกผ่านอีเมลได้

ในขณะเดียวกัน การอนุญาตใน ClickUp จะปฏิบัติตามลำดับชั้น: การอนุญาตในระดับเอกสารจะมีความสำคัญเหนือการตั้งค่าของพื้นที่ทำงานที่กว้างขึ้น และการอนุญาตเฉพาะรายการ (เช่น ในหน้าใดหน้าหนึ่ง) จะมีความสำคัญเหนือการอนุญาตทั่วไป

เอกสารรวมศูนย์

เราใช้ClickUp Docs Hubเพราะเป็นศูนย์รวมของทุก SOP, บันทึกโครงการ และไอเดียที่ระดมสมองไว้ที่นี่ที่เดียว เราสามารถเห็นทุกอย่างที่เราสร้างหรือร่วมมือกันทำมาได้โดยไม่ต้องค้นหาผ่าน Spaces หรืองานต่างๆ

เราสามารถกรองตามสิ่งที่ถูกแชร์กับเรา สิ่งที่เราเขียน หรือแม้แต่เอกสารที่ถูกติดแท็กสำหรับโปรเจกต์เฉพาะได้

สิ่งที่เราชื่นชอบมากที่สุดคือความง่ายดายในการเชื่อมโยงข้อมูลเข้าด้วยกันร่างนโยบายและขั้นตอนของบริษัทสามารถเปลี่ยนเป็นเอกสารอ้างอิงที่สมบูรณ์แบบได้ทันทีภายใน Hub พร้อมแท็ก เชื่อมโยง และพร้อมใช้งาน เราสามารถจัดกลุ่มเอกสารที่เกี่ยวข้อง ปักหมุดเอกสารที่ใช้บ่อย และค้นหาข้อมูลทั้งหมดได้ในไม่กี่วินาที

มันกลายเป็นความทรงจำร่วมกันของพวกเราทุกคน เก็บรักษาความรู้ทั้งหมดของเราให้ค้นพบได้และทันสมัยอยู่เสมอ ไม่ว่าสิ่งต่างๆ จะเปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็วเพียงใด

ขั้นตอนโดยละเอียด: การสร้าง SOP ด้วย ClickUp AI Docs

และนี่คือวิธีที่เราเขียนขั้นตอนการทำงานด้วยClickUp Brain ใน Docs 🧑‍💻

ขั้นตอนที่ 1: เปิดเอกสารใหม่

เราไปที่ Docs Hub หรือ Space, Folder, หรือ List ที่ต้องการให้ SOP อยู่

เราคลิกที่ปุ่ม + Doc และตั้งชื่อ SOP ของเราให้ชัดเจนและอธิบายได้ชัดเจน เช่น กระบวนการรับลูกค้าใหม่ SOP หรือ กระบวนการอนุมัติเนื้อหา ชื่อที่ชัดเจนช่วยให้ผู้คนสามารถค้นหาสิ่งที่ต้องการได้โดยไม่ต้องเดา

ต่อไป เราจะกำหนดสิทธิ์การเข้าถึง เรายังเลือกได้ว่าเอกสารนี้ควรเป็นสาธารณะเพื่อให้ทีมทั้งหมดของเราสามารถดูได้ หรือเป็นส่วนตัวในระหว่างที่เรากำลังร่างอยู่

สำหรับกระบวนการที่ละเอียดอ่อน เช่น ขั้นตอนทางการเงินหรือนโยบายด้านทรัพยากรบุคคล เราจะจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงอย่างเข้มงวด เราสามารถปรับเปลี่ยนสิทธิ์เหล่านี้ได้เสมอเมื่อ SOP มีการพัฒนา

วิกิกลยุทธ์การดำเนินงานของเราได้จัดระเบียบ SOP ทั้งหมดของบริษัทไว้ในรูปแบบนี้ และสมาชิกทีมใหม่บอกเราว่ามันช่วยชีวิตพวกเขาในช่วงการปฐมนิเทศ

ขั้นตอนที่ 2: เลือกเทมเพลตหรือให้คำแนะนำแก่ AI เพื่อร่าง SOP

มีสองเส้นทางที่นี่ และทั้งสองเส้นทางทำงานได้ดีเยี่ยมขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณต้องการ:

คลิกปุ่ม ถาม AI หรือพิมพ์ /write ในเอกสาร จากนั้นป้อนคำสั่งเช่น ร่าง SOP สำหรับการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ หรือ สร้างขั้นตอนสำหรับการประเมินผลการปฏิบัติงานรายไตรมาส

ClickUp Brain สร้างร่างตามสิ่งที่คุณร้องขอ

เมื่อคุณมีร่างแรกแล้ว ให้ตรวจสอบและปรับปรุงให้ดีขึ้น ขอให้ AI ช่วยขยายส่วนที่รู้สึกว่าบางเกินไป ทำให้ภาษาที่ซับซ้อนง่ายขึ้น หรือเพิ่มจุด bullet point ในที่ที่ต้องการให้ชัดเจนขึ้น

ตัวอย่างเช่น เมื่อเราจัดทำคู่มือมาตรฐานการปฏิบัติงาน (SOP) สำหรับการรับผู้ขายใหม่ ระบบ AI ได้ให้โครงสร้างที่ดีแก่เรา อย่างไรก็ตาม เราได้ให้ระบบขยายส่วนการตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดและทำให้ภาษาของสัญญาการอนุมัติง่ายขึ้นเพื่อให้ทีมจัดซื้อของเราสามารถทำตามได้

ขั้นตอนที่ 3: ปรับแต่งเนื้อหาด้วยรายละเอียดเฉพาะทีม

ตอนนี้เราทำให้เป็นของเรา เราผ่านแต่ละส่วนและแทนที่ตัวแทนด้วยขั้นตอน เครื่องมือ และผู้ติดต่อของเราจริง ๆ

ขั้นตอนทั่วไปจะกลายเป็นคำแนะนำที่ละเอียดซึ่งทีมของเราสามารถทำตามได้โดยไม่เกิดความสับสน เราเพิ่มภาพหน้าจอที่แสดงอย่างชัดเจนว่าผู้คนควรเห็นอะไร และเชื่อมโยงไปยังทรัพยากรที่พวกเขาต้องการ: คู่มือสไตล์, แบบฟอร์มการอนุมัติ, และห้องสมุดเทมเพลต

จากนั้น, เราเพิ่ม:

ตัวอย่างเช่น ขั้นตอนมาตรฐานการส่งมอบงานออกแบบของเราประกอบด้วยภาพหน้าจอของเครื่องมือตรวจสอบของเรา ตารางแสดงระยะเวลาการดำเนินการในแต่ละขั้นตอนของการตรวจสอบ และลิงก์ไปยังคู่มือแบรนด์ของเรา

💡 เคล็ดลับจากมืออาชีพ: คุณสามารถใช้ ClickUp Whiteboardsเพื่อร่างแผนผังขั้นตอนการทำงานและแผนผังการตัดสินใจก่อนที่จะเขียนเอกสาร SOP ของคุณ ทีมงานสามารถร่วมกันวางแผนขั้นตอนแต่ละขั้นตอน ระบุจุดส่งต่อ และตรวจหาจุดติดขัดหรือขั้นตอนที่ขาดหายไปในรูปแบบที่มองเห็นได้อย่างชัดเจน

เมื่อกระบวนการบนไวท์บอร์ดเสร็จสมบูรณ์แล้ว ให้แปลงเป็นงาน SOP ที่มีโครงสร้างโดยตรงหรือเชื่อมโยงไปยังเอกสาร ClickUp ของคุณ วิธีนี้ผู้อ่านจะสามารถเห็นทั้งแผนผังกระบวนการในระดับสูงและคำแนะนำทีละขั้นตอนโดยละเอียด

ขั้นตอนที่ 4: เพิ่มรายการตรวจสอบ, กระบวนการทำงาน, และลิงก์งานสำหรับการดำเนินการ

จากนั้นเราจะมุ่งเน้นไปที่การทำให้ SOP สามารถนำไปปฏิบัติได้

เราแทรกเช็คลิสต์ที่แยกขั้นตอนของกระบวนการออกเป็นขั้นตอนย่อย เพื่อให้ผู้คนสามารถทำเครื่องหมายถูกเมื่อทำงานเสร็จในแต่ละขั้นตอน

สำหรับขั้นตอนสำคัญ เราสร้างหรือเชื่อมโยงงานโดยตรงจากเอกสาร ให้เน้นที่ขั้นตอนนั้น ใช้ตัวเลือก + งาน และเชื่อมต่อกับงานจริงในพื้นที่ทำงาน

นอกจากนี้ เราใช้ ความสัมพันธ์ของเอกสาร เพื่อเชื่อมโยงเอกสารมาตรฐานปฏิบัติการ (SOP) ของเราไปยังงานที่เกี่ยวข้อง โครงการ หรือกระบวนการทำงานที่เกิดขึ้นซ้ำ ตัวอย่างเช่น เอกสารการรับลูกค้าใหม่จะเชื่อมโยงกับแม่แบบงานการรับลูกค้าใหม่ ดังนั้นเมื่อมีผู้เริ่มต้นความสัมพันธ์กับลูกค้าใหม่ พวกเขาจะมีบริบทที่ครบถ้วนอยู่ในที่เดียว

ขั้นตอนที่ 5: แบ่งปันกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องเพื่อตรวจสอบ

เราคลิกที่ปุ่ม แชร์ และเชิญผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ผู้จัดการ หรือเจ้าหน้าที่ฝ่ายกำกับดูแลให้ตรวจสอบ

สำหรับนโยบายด้านทรัพยากรบุคคล เราตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการตรวจสอบทางกฎหมาย และสำหรับขั้นตอนปฏิบัติการ จำเป็นต้องได้รับข้อมูลจากหัวหน้าทีมที่ดูแลกระบวนการเหล่านั้นเป็นประจำทุกวัน

นี่ช่วยจับปัญหาได้ก่อนที่มันจะกลายเป็นปัญหาของทุกคน นอกจากนี้ เรายังส่งออกเอกสารบางส่วนเป็นไฟล์ PDF, HTML หรือ Markdown สำหรับการแชร์แบบออฟไลน์หรือบันทึกการปฏิบัติตามข้อกำหนด

ขั้นตอนที่ 6: รักษาการควบคุมเวอร์ชันและปรับปรุง SOP อย่างสม่ำเสมอ

คู่มือมาตรฐานปฏิบัติการ (SOPs) ของเราเป็นเอกสารที่มีชีวิตซึ่งเติบโตไปพร้อมกับกระบวนการ

เราตั้งค่างานที่เกิดขึ้นซ้ำใน ClickUpเพื่อตรวจสอบและอัปเดตเป็นระยะๆ

กระบวนการที่สำคัญที่สุดจะได้รับการทบทวนทุกไตรมาส ในขณะที่กระบวนการที่เสถียรและไม่มีการเปลี่ยนแปลงมากนักจะได้รับการตรวจสอบประจำปี วิธีนี้ช่วยให้เอกสารของเราทันสมัยอยู่เสมอโดยไม่ทำให้เราต้องทำงานบำรุงรักษาอย่างต่อเนื่องจนเกินไป

ผู้ใช้คนหนึ่งแบ่งปันบน G2:

ฉันชอบที่สามารถทำเกือบทุกอย่างได้ในที่เดียว — งานเอกสาร แดชบอร์ด แม้แต่การระดมความคิด มันช่วยให้งานของฉันเป็นระเบียบโดยไม่ต้องใช้แอปถึงห้าแอป การเชื่อมต่อและการทำงานอัตโนมัติช่วยประหยัดเวลาได้มาก และการมองเห็นงานข้ามโปรเจกต์ก็เป็นข้อดีอย่างมาก มันรู้สึกเหมือนเป็นศูนย์กลางที่แท้จริงสำหรับการทำงานร่วมกันและการวางแผน

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการใช้เอกสาร AI ในการสร้าง SOP

เมื่อเราสร้าง SOPs ที่ ClickUp, เราพึ่งพาการปฏิบัติที่ได้รับการทดสอบแล้วว่ามีประสิทธิภาพไม่กี่อย่าง ซึ่งช่วยให้ทีมของเราทำงานได้รวดเร็วขึ้น และรักษาเอกสารให้ถูกต้องและสามารถเข้าถึงได้:

🚀 ข้อได้เปรียบของ ClickUp: การประชุมอาจดีจนกว่าคุณจะพบว่าไม่มีใครรู้ว่ามีการตัดสินใจอะไรหรือใครกำลังทำอะไรอยู่ผู้ช่วยจดบันทึก AI ของ ClickUpจะบันทึก, ถอดเสียง, และสรุปการสนทนาของทีมคุณโดยอัตโนมัติ เปลี่ยนการตัดสินใจด้วยวาจาให้เป็นบันทึกการประชุมที่มีโครงสร้าง

รายการที่ต้องดำเนินการจะถูกแปลงเป็นงานทันทีและเชื่อมโยงกับเอกสารที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้ขั้นตอนใหม่และการอัปเดตของคุณไม่สูญหาย

ตัวอย่างจากโลกจริงของการใช้เอกสาร AI

นี่คือวิธีที่ทีมต่าง ๆ ที่ใช้ ClickUpปรับปรุงกระบวนการภายใน:

ทำงานร่วมกับฮีโร่ SOP ของ ClickUp

เราได้เรียนรู้ว่าเมื่อเอกสารกระบวนการไหลลื่น ทุกอย่างก็ดำเนินไปอย่างราบรื่นเช่นกัน ClickUp AI Docs ได้เปลี่ยนคู่มือมาตรฐานที่น่าเบื่อให้กลายเป็นคู่มือที่มีชีวิตชีวาที่ทีมของเราชื่นชอบในการใช้งาน

ตอนนี้เราสามารถเริ่มต้นขั้นตอนใหม่ได้ในไม่กี่นาที ปรับปรุงขั้นตอนเดิมโดยไม่ต้องกลัวปัญหาเวอร์ชันที่สับสน และดู ClickUp Brain เติมเต็มช่องว่างได้เร็วกว่าที่เราจะดื่มกาแฟหมดเสียอีก

ทุก SOP ที่เราสร้างขึ้นจะต่อยอดจากฉบับก่อนหน้า ช่วยให้ความรู้ของเราคมชัด กระบวนการทำงานชัดเจน และทีมงานของเราทำงานไปในทิศทางเดียวกัน

แล้วคุณกำลังรออะไรอยู่?สมัครใช้ ClickUpวันนี้เลย! ✅

คำถามที่พบบ่อย (FAQs)

เอกสาร AI ใน ClickUp เป็นเอกสารอัจฉริยะที่ขับเคลื่อนด้วย ClickUp Brain โดยใช้ AI เพื่อช่วยให้ทีมสร้าง แก้ไข และจัดระเบียบเนื้อหาได้เร็วขึ้น เพื่อร่าง สรุป และจัดรูปแบบข้อมูลได้โดยตรงภายในเอกสาร

การสร้าง SOP ด้วยระบบ AI โดย ClickUp Brain ประกอบด้วยการร่างโครงร่าง คำแนะนำทีละขั้นตอน และรายการตรวจสอบโดยอัตโนมัติ ทีมงานสามารถใช้คำแนะนำตามบทบาทเพื่อให้แน่ใจว่า SOP แต่ละฉบับมีรูปแบบที่สอดคล้องกันและมีรายละเอียดสำคัญครบถ้วน

ใช่. SOPs ที่สร้างขึ้นใน AI Docs สามารถเชื่อมโยงกับ ClickUp Tasks ได้ ดังนั้นทีมสามารถตรวจสอบการมอบหมายงานอย่างถูกต้อง ตั้งวันครบกำหนด หรือติดตามการเสร็จสิ้นได้โดยตรงจากเอกสาร

ClickUp บันทึกประวัติเวอร์ชันของเอกสารแต่ละฉบับโดยอัตโนมัติ ทีมงานสามารถติดตามการแก้ไข ดูเวอร์ชันก่อนหน้า และกู้คืนฉบับร่างเก่าได้ เพื่อให้มั่นใจว่าทุกการอัปเดตจะแสดงอย่างครบถ้วนและได้รับการตรวจสอบอย่างเหมาะสม

ใช่ ทีมงานสามารถปรับแต่ง AI Docs ด้วยเทมเพลต คำกระตุ้น และการจัดรูปแบบเฉพาะของแต่ละแผนกได้ ความยืดหยุ่นนี้ช่วยให้ทีมการตลาด ทีมขาย ทีมวิศวกรรม และทีมอื่นๆ สามารถสร้างคู่มือมาตรฐาน (SOP) ที่สอดคล้องกับกระบวนการทำงานเฉพาะของตนเองได้