ทำไมกำหนดเวลาที่สั้นลงจึงไม่ช่วยให้คุณเอาชนะกฎของพาร์กินสัน

กฎของพาร์กินสัน (ซึ่งจริงๆ แล้วไม่ใช่ 'กฎ' แต่เป็นการสังเกตมากกว่า) สร้างขึ้นจากความจริงอันน่าหวั่นใจเพียงหนึ่งเดียวเกี่ยวกับชีวิตประจำวันของเรา:

"งานจะขยายตัวจนเต็มเวลาที่มีอยู่สำหรับการทำให้เสร็จ"

คุณรู้กฎหมายข้อนี้ดี คุณใช้ชีวิตตามกฎหมายข้อนี้มาตลอด นี่คือเหตุผลที่งานที่ต้องใช้เวลาเพียงสามชั่วโมงหากทำอย่างตั้งใจ จะกลายเป็นงานที่ใช้เวลาทั้งวันได้ หากวันนั้นเป็นวันที่คุณทุ่มเทให้กับมัน

นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมกำหนดเวลาโครงการสองสัปดาห์จึงกลายเป็นหมอกแห่งความวิตกกังวลระดับต่ำที่ยาวนานถึงสิบสามวัน ก่อนจะตามมาด้วยการเร่งรีบอย่างฮีโร่ที่เต็มไปด้วยคาเฟอีนตลอด 24 ชั่วโมงในช่วงสุดท้าย

กฎของพาร์กินสันระบุว่า โครงการเดียวกัน หากกำหนดเส้นตายไว้เพียงสองวัน จะสามารถดำเนินการเสร็จสิ้นได้โดยมีความวุ่นวายเพียงเล็กน้อย

แล้วคุณจะเอาชนะกฎของพาร์กินสันได้อย่างไร? คำแนะนำทั่วไปคือให้กำหนดเส้นตายที่สั้นลงและพยายาม 'ทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น'

แต่พูดตามตรง วิธีนี้ใช้ได้ผลจริงหรือ? แนวทางนี้ดูเหมือนเป็นเครื่องมือหยาบๆ ที่โยนความผิดทั้งหมดไปที่ 'ความไม่มีประสิทธิภาพ' ของคุณในแง่ขาวดำอย่างชัดเจน

ความจริงก็คือ ความรู้สึกคืบคลานของเวลาที่สูญเปล่าเป็นเพียงอาการ; มีความขัดแย้งที่ซ่อนอยู่ในกระบวนการทำงานของคุณ ที่ทำงานของคุณ หรือแม้แต่ในความคิดของคุณเอง

ดังนั้น เพื่อเอาชนะกฎของพาร์กินสัน คุณไม่จำเป็นต้องมีเทคนิคการจัดการเวลาเพิ่มเติม สิ่งที่คุณต้องการจริงๆ คือชุดวินิจฉัย

ที่มาของกฎของพาร์กินสัน

ชายผู้รับผิดชอบในการตั้งชื่อความหวาดกลัวที่คุณรู้สึกเมื่อภารกิจง่าย ๆ กลายเป็นภาระที่ต้องใช้เวลาทั้งสัปดาห์คือ นักประวัติศาสตร์กองทัพเรือชาวอังกฤษชื่อ ซี. นอร์ธโคต พาร์กินสัน ผู้เขียนหนังสือเกี่ยวกับเรือรบและเส้นทางการค้าทางทะเล

แต่เขามีงานอดิเรก: การสังเกตระบบราชการ. และเขาเก่งมาก, มากจริงๆ.

เขามีความสามารถพิเศษในการมองเห็นกฎเกณฑ์ที่ไร้เหตุผลและไม่ได้เขียนไว้ซึ่งควบคุมองค์กรขนาดใหญ่ โดยเฉพาะองค์กรที่ออกแบบมาให้มีประสิทธิภาพต่ำที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

บทความของ The Economist และการกำเนิดของตำนาน

ทั้งหมดเริ่มต้นจากบทความเสียดสีที่คมกริบอย่างร้ายกาจซึ่งพาร์กินสันได้ตีพิมพ์ในนิตยสาร The Economistเมื่อปี 1955

เขาเปิดเรียงความด้วยประโยคที่ใครๆ ก็เข้าใจได้จนกลายเป็นที่โด่งดังว่า "งานจะขยายตัวจนเต็มเวลาที่มีอยู่สำหรับการทำให้เสร็จ" เขายังยกตัวอย่างของคุณยายท่านหนึ่งที่ใช้เวลาทั้งวันในการเขียนโปสการ์ดอีกด้วย มันเป็นจุดเริ่มต้นที่สมบูรณ์แบบ

แต่ประโยคนั้น—ประโยคที่จุดประกายบล็อกเกี่ยวกับการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานนับพัน—เป็นเพียงเหยื่อล่อเท่านั้น พาร์กินสันไม่ได้สนใจหญิงชราหรือโปสการ์ดของเธอจริงๆ เขาสนใจเรื่องราวที่ใหญ่กว่าและไร้สาระกว่านั้นมาก

เป้าหมายที่แท้จริงของเขาคือรัฐบาลอังกฤษ เขาชี้ให้เห็นว่าจำนวนเรือในกองทัพเรือหลวงได้ลดลงตั้งแต่ปี 1914 แต่จำนวนผู้บริหารในกรมทหารเรือกลับเพิ่มขึ้นอย่างน่าประหลาดใจ เขาได้พิจารณาสำนักงานอาณานิคมและเห็นจำนวนเจ้าหน้าที่เพิ่มขึ้นทุกปี แม้กระทั่งขณะที่จักรวรรดิอังกฤษเองก็กำลังจะสิ้นสุดลงอย่างรวดเร็ว

งานกำลังหายไป แต่คนงานกลับเพิ่มมากขึ้น

เขาเสนอการวินิจฉัยที่เรียบง่ายสำหรับโรคประหลาดนี้: เจ้าหน้าที่ที่มีงานมากเกินไปจะไม่จ้างคู่แข่งมาแบ่งเบาภาระ แต่จะจ้างลูกน้องเพิ่มอีกสองคน ลูกน้องสองคนนั้นจะสร้างรายงาน บันทึก และประชุมมากพอที่จะทำให้พวกเขาและเจ้านายมีงานทำเต็มเวลา

มันเป็นการวิจารณ์ที่ยอดเยี่ยมเกี่ยวกับการขยายตัวอย่างไม่มีประสิทธิภาพของสถาบัน

ปัญหาคืออะไร? ในบริบทของชีวิตประจำวันของเรา ทุกคนตีความการวิเคราะห์ของพาร์กินสันว่า "กำหนดเส้นตายให้สั้นลง; ปัญหาแก้ไขแล้ว" และล้มเหลวอย่างสิ้นเชิงในการคำนึงถึงวิธีที่สมองของเราถูกเชื่อมโยงอย่างแท้จริง

"แค่กำหนดเส้นตายให้สั้นลง" ไม่ได้ผลจริง

หากงานขยายตัวเพื่อเติมเต็มเวลา วิธีแก้ไขที่สมเหตุสมผลคือการให้เวลากับงานน้อยลง

คำแนะนำนี้เรียบง่าย สอดคล้องกับสัญชาตญาณ และเป็นรากฐานของระบบการเพิ่มประสิทธิภาพมากมาย อย่างไรก็ตาม มันล้มเหลวในการแยกแยะระหว่างงานสองประเภทที่แตกต่างกันอย่างมาก: การปฏิบัติงานเชิงกลไกและการแก้ปัญหาที่ซับซ้อน

กำหนดเวลาที่กระชั้นชิดอาจส่งผลเสียได้

สำหรับงานที่ง่ายและใช้กลไกเป็นหลัก กำหนดเวลาที่เร่งรัดสามารถสร้างผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยมได้ แต่สำหรับงานใดก็ตามที่ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์หรือกลยุทธ์ กำหนดเวลาที่เร่งรัดเกินไปอาจส่งผลเสียมากกว่าผลดี

สิ่งนี้อธิบายได้ด้วยหลักการทางจิตวิทยาที่เรียกว่ากฎของเยอร์คส์-ดอดสัน ซึ่งระบุว่าประสิทธิภาพจะดีขึ้นเมื่อมีความกดดัน แต่จะดีขึ้นจนถึงจุดที่เหมาะสมเท่านั้น เมื่อเกินจุดสูงสุดนั้นไปแล้ว ความกดดันที่มากขึ้นจะนำไปสู่การลดลงอย่างรวดเร็วของคุณภาพเนื่องจากความวิตกกังวลเข้ามาครอบงำนี่คือรายละเอียด 👇🏼

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าทีมการตลาดได้รับมอบหมายให้คิดชื่อแคมเปญภายในหนึ่งวัน ความกดดันจะสร้างสมาธิ และพวกเขาจะผลิตไอเดียที่เฉียบคมและน่าสนใจออกมา ทีมเดียวกันนี้หากได้รับเวลาหนึ่งสัปดาห์ จะเริ่มจมอยู่กับการวิเคราะห์มากเกินไปและการคิดแบบคณะกรรมการ ส่งผลให้เกิดแนวคิดที่จืดจางและปลอดภัยเกินไป

เวลาเพิ่มเติมไม่ได้ จริงๆ ทำให้งานดีขึ้น; มันแค่เชิญชวนให้เกิดความซับซ้อนซึ่งทำให้งานแย่ลง

ความลำเอียงของสมองที่ชอบความพองโต

สมองของเรามีความเอนเอียงโดยพื้นฐานไปสู่เส้นทางที่มีความต้านทานน้อยที่สุด ซึ่งเป็นแนวคิดที่อธิบายโดยทฤษฎีกระบวนการคู่ ทฤษฎีนี้เสนอว่าสมองของเรามีสองโหมด:

เมื่อเราเผชิญกับงานใหญ่ที่คลุมเครือและมีเวลาให้ทำมากพอ สมองของเราจะเข้าสู่โหมดอัตโนมัติที่ใช้พลังงานต่ำโดยอัตโนมัติ

นี่คือช่วงเวลาที่เราเข้าสู่ "การผัดวันประกันพรุ่งอย่างสร้างสรรค์"—การวุ่นวายกับกิจกรรมง่าย ๆ ที่เกี่ยวข้องกัน เช่น การค้นคว้าข้อมูลมากเกินไป หรือการจัดระเบียบไฟล์ใหม่ เพื่อหลีกเลี่ยงงานที่ยากและต้องใช้พลังงานสูงในการแก้ปัญหาจริง ๆ

ดังนั้น หากคุณมีเวลาหนึ่งเดือนในการเตรียมแผนกลยุทธ์ แทนที่จะเริ่มต้นด้วยงานที่ยากลำบากในการร่างข้อโต้แย้งหลัก (งาน Pilot ที่ต้องใช้พลังงานสูง) คุณอาจใช้เวลาสัปดาห์แรกในการรวบรวมข้อมูลวิจัยมากกว่าที่จำเป็นหรือปรับแต่งรูปแบบเอกสารให้สมบูรณ์แบบ (งาน Autopilot ที่ต้องใช้พลังงานต่ำ)

งานขยายตัวเพราะสมองของคุณกำลังสร้างบัฟเฟอร์ของงานง่ายเพื่อชะลอการคิดที่ยาก

ต้นทุนที่ซ่อนอยู่ของจิตใจที่วุ่นวาย

อีกวิธีหนึ่งที่สมองของเราสร้างความรู้สึกอืดอาดคือการรันโปรแกรมมากเกินไปในเวลาเดียวกัน

ตามทฤษฎีภาระการรับรู้ ความจำทำงานของเรา—ส่วนของสมองที่จัดการข้อมูลที่กำลังใช้งาน—มีขีดจำกัดอย่างมาก มันเหมือนกับ RAM ของคอมพิวเตอร์ หากคุณเปิดแท็บมากเกินไป ระบบทั้งหมดจะทำงานช้าลง

เมื่อภารกิจถูกกำหนดไว้ไม่ชัดเจน หรือเมื่อเราพยายามทำหลายอย่างพร้อมกัน เราจะสร้างภาระที่ไม่เกี่ยวข้องจำนวนมากให้กับความจำในการทำงานของเรา

พลังงานทางจิตใจของเราไม่ได้ถูกใช้ไปกับงานนั้นโดยตรง แต่ถูกใช้ไปกับงานระดับเมตาในการคิดหาว่า:

สมมติว่าคุณกำลังพยายามเขียนอีเมลสำคัญฉบับเดียว แต่คุณมีอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านอีก 15 ฉบับในกล่องขาเข้า และมีการแจ้งเตือนปรากฏขึ้น อีเมลฉบับนี้ใช้เวลาเขียนหนึ่งชั่วโมง ไม่ใช่เพราะเนื้อหาซับซ้อน แต่เป็นเพราะความจำในการทำงานของคุณถูกใช้งานเกินขีดจำกัด คุณใช้เวลาไปกับการสลับบริบทและความพยายามในการจดจำเป้าหมายมากกว่าการเขียนจริง ๆ

งานขยายตัวเพราะความจุทางความคิดของเราถูกใช้ไปกับสิ่งรบกวนทางจิตใจ ไม่ใช่ผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพ

กับดักการปกป้องตนเอง

บางครั้ง งานก็ขยายตัวเพราะเหตุผลที่ลึกซึ้งและเกี่ยวข้องกับอารมณ์มากขึ้น นั่นคือความกลัว

การวิจัยเกี่ยวกับความสัมพันธ์ระหว่างความเชื่อมั่นในตนเองกับการเลื่อนลอยแสดงให้เห็นว่าเมื่อเราคิดว่าเราไม่มีทักษะที่จะประสบความสำเร็จในงานใด ๆ ความภาคภูมิใจในตนเองของเราจะถูกคุกคาม

เพื่อปกป้องตนเองจากความอับอายที่อาจเกิดจากความล้มเหลว เราจึงเผลอทำร้ายตัวเองโดยไม่รู้ตัว เราขยายงานให้ใหญ่โตด้วย "งานที่เน้นการแสดง" และความซับซ้อนที่ไม่จำเป็น ซึ่งกลายเป็นข้ออ้างที่เตรียมไว้ล่วงหน้าหากผลลัพธ์ไม่สมบูรณ์แบบ

"โครงการนี้มันซับซ้อนเกินไป" รู้สึกดีกว่า "ฉันไม่เก่งพอที่จะทำมัน" มันเป็นกลไกการป้องกันตัวเองที่ซับซ้อน ซึ่งความพองโตกลายเป็นเกราะกำบัง

ตัวอย่างเช่น สมมติว่ามีนักวิเคราะห์ระดับจูเนียร์คนหนึ่งได้รับมอบหมายให้สร้างแบบจำลองทางการเงินที่ซับซ้อนเป็นครั้งแรก ด้วยความไม่มั่นใจว่าตนเองจะทำได้ดีหรือไม่ พวกเขาจึงใช้เวลาสัปดาห์แรกไปกับกิจกรรมที่ไม่เกี่ยวข้องโดยตรง เช่น การออกแบบสไลด์หน้าปกอย่างสมบูรณ์แบบ การสัมภาษณ์ "เบื้องต้น" เพื่อเก็บข้อมูล และการสอบถามความคิดเห็นจากเพื่อนร่วมงาน

งานขยายตัวเพราะพวกเขากำลังปกป้องอัตตาของตนเองจากความท้าทายหลักที่พวกเขาเกรงว่า พวกเขาอาจจะล้มเหลว

มุมมองใหม่ต่อกฎของพาร์กินสันเกี่ยวกับเวลา

เป็นเวลาหลายปีที่เราปฏิบัติต่อกฎของพาร์กินสันเสมือนเป็นโรค

ในความเป็นจริง มันคือไฟเตือนบนแผงหน้าปัดของคุณ และมันกำลังพยายามบอกอะไรบางอย่างกับคุณ: แหล่งที่มาของความขัดแย้งที่ซ่อนอยู่ซึ่งกำลังบดขยี้การทำงานของคุณให้หยุดชะงัก

ในการแก้ไขปัญหา คุณจำเป็นต้องดูให้ลึกถึงต้นตอของปัญหา แรงเสียดทานนั้น—พลังที่มองไม่เห็นซึ่งทำให้งานขยายตัว—เกือบจะมาจากหนึ่งในสามแหล่งนี้เสมอ: ความสามารถส่วนบุคคลของคุณ สภาพแวดล้อมของคุณ หรือจิตวิทยาภายในของคุณ

การเรียนรู้ที่จะมองเห็นพวกเขาคือวิธีเดียวที่จะแก้ไขสิ่งที่เสียหายได้จริง นี่คือกรอบการทำงาน 3 ชั้นสำหรับการวินิจฉัยปัญหาการขัดแย้งในงาน:

ชั้นความสามารถ (เครื่องยนต์ของคุณ)

นี่คือความพร้อมพื้นฐานของคุณในการทำงาน อาจเป็นพลังงานทางกายภาพที่คุณมีอยู่ ความสามารถทางจิตใจที่คุณสามารถใช้ได้ และทักษะที่คุณมีอยู่จริง

ตามการวิจัยเกี่ยวกับความต้องการในการฟื้นฟู (NFR) ความเหนื่อยล้าที่คุณรู้สึกหลังจากวันที่ยาวนานนั้นไม่ใช่แค่ความเหนื่อยล้าเท่านั้น แต่เป็น "อารมณ์หยุด" ทางชีวภาพ ระบบการปกป้องตัวเองของร่างกายกำลังบอกคุณว่าทรัพยากรของคุณอยู่ในระดับต่ำมาก

เมื่อความสามารถของคุณถูกใช้จนหมดสิ้น งานใดๆ ก็ดูใหญ่หลวงไปหมด สมองของคุณจะต่อต้านสภาวะที่ต้องการพลังงานสูงซึ่งจำเป็นต่อการทำงานที่ต้องใช้สมาธิ

นี่คือเวลาที่เส้นตายอันสั้นกลายเป็นกับดัก มันไม่ได้เปิดโอกาสให้คุณทำงานอย่างช้าๆ งานกลับขยายตัวมากขึ้นเพราะคุณกำลังเข้าไปในสายการผลิตด้วยเครื่องยนต์ที่ยังไม่ได้สตาร์ทด้วยซ้ำ

ชั้นสิ่งแวดล้อม (ระบบปฏิบัติการของคุณ)

นี่คือระบบภายนอกที่คุณทำงานอยู่ภายใน มันคือความชัดเจนของเป้าหมายของคุณ, ความมีประสิทธิภาพของกระบวนการทำงานของบริษัทคุณ, และความปลอดภัยทางจิตใจของทีมคุณ. มันคือระบบปฏิบัติการที่ขับเคลื่อนการทำงานประจำวันของคุณ.

แรงเสียดทานในที่นี้คือแรงต้านจากสภาพแวดล้อม ระบบปฏิบัติการที่เต็มไปด้วยสิ่งรบกวน ซับซ้อน และคลุมเครือ จะทำให้เกิดความล่าช้าทั่วทั้งระบบ

งานวิจัยจาก BCG เกี่ยวกับความปลอดภัยทางจิตใจแสดงให้เห็นว่า ในสภาพแวดล้อมที่ผู้คนไม่รู้สึกปลอดภัยที่จะถามคำถามหรือทำผิดพลาด แรงจูงใจและการรักษาพนักงานจะลดลงอย่างมาก ความเครียดระดับต่ำที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่องจากการต้องปรับตัวในวัฒนธรรมที่เป็นอันตรายนั้นเป็นภาระมหาศาลต่อศักยภาพของคุณ

ในทำนองเดียวกันทฤษฎีลักษณะงานอธิบายว่าเมื่องานขาดองค์ประกอบหลัก เช่น ความเป็นอิสระ การให้ข้อเสนอแนะที่ชัดเจน และความรู้สึกว่างานมีความสำคัญ งานนั้นจะรู้สึกไร้ความหมาย

ในสภาพแวดล้อมเหล่านี้ งานจะขยายตัวเพราะระบบถูกออกแบบมาให้เป็นเช่นนั้น ความคลุมเครือทำให้เกิดการประชุม "ปรับความสอดคล้อง" ที่ไม่มีที่สิ้นสุด

วัฒนธรรมที่ให้คุณค่ากับการ "ดูเหมือนยุ่ง" กระตุ้นให้เกิดการทำงานเพื่อแสดงผลงาน และด้วยเหตุนี้ การขยายตัวของงานที่พาร์กินสันพูดถึงจึงเป็นเพียงการตอบสนองอย่างมีเหตุผลต่อระบบที่ล้มเหลว

ชั้นจิตวิทยา (ความสัมพันธ์ของคุณกับงาน)

นี่คือสภาวะภายในของคุณที่เกี่ยวข้องกับงานนั้นเอง มันคือระดับแรงจูงใจของคุณ มาตรฐานส่วนตัวของคุณ และความกลัวต่อการถูกตัดสิน มันเป็นแหล่งที่มาของความขัดแย้งที่เป็นส่วนตัวที่สุดและมักจะมีพลังมากที่สุด

ปัจจัยแรกคือขาดแรงจูงใจ

ตามทฤษฎีการกำหนดตนเอง มนุษย์มีความต้องการทางจิตวิทยาหลักสามประการ:

เมื่อภารกิจขัดขวางความต้องการเหล่านี้อย่างจริงจัง แรงจูงใจภายในของคุณจะหายไป งานจะขยายตัวเพราะสมองของคุณกำลังต่อต้านภารกิจที่รู้สึกว่าไร้จุดหมายหรือควบคุมมากเกินไป

ปัจจัยที่สองคือความสมบูรณ์แบบการวิจัยได้แยกแยะความแตกต่างที่สำคัญระหว่างแรงผลักดันที่ดีในการมุ่งสู่ความเป็นเลิศ (ความสมบูรณ์แบบที่ปรับตัวได้) กับความต้องการที่ขับเคลื่อนด้วยความกลัวในการหลีกเลี่ยงการตัดสิน (ความสมบูรณ์แบบที่ไม่ปรับตัว)

ประเภทที่สองนี้เป็นสาเหตุโดยตรงของการขยายตัวของงาน มันเป็นเชื้อเพลิงให้กับ "การทำงานเพื่อแสดงผลงาน"—การปรับแต่งอย่างไม่มีที่สิ้นสุด การตรวจสอบอย่างหมกมุ่น และการแสวงหาการยอมรับอย่างต่อเนื่อง กล่าวอีกนัยหนึ่ง สิ่งที่คุณกำลังมุ่งเน้นจริงๆ ไม่ใช่การทำงานให้ดีขึ้น แต่เป็นการทำให้ตัวเองรู้สึกปลอดภัยมากขึ้น

วิธีแก้ปัญหาสองขั้นตอนในการวินิจฉัยว่าทำไมงานของคุณจึงขยายตัว

แรงกระตุ้นทั่วไปเมื่อเผชิญกับงานที่ล่าช้า คือการใช้วิธีการแบบหยาบๆ มากขึ้น เราทำงานนานขึ้น จ้องหน้าจออย่างหนักขึ้น และพยายามฝ่าฟันอุปสรรคไปให้ได้ วิธีนี้แทบจะเป็นการสิ้นเปลืองพลังงานโดยเปล่าประโยชน์เสมอ

ทางออกที่แท้จริงคือการเปลี่ยนจากการเป็นเพียงฟันเฟืองในเครื่องจักรไปเป็นช่างซ่อมบำรุงของมันเอง มันเป็นกระบวนการสองขั้นตอนที่ไม่ใช่เรื่องง่ายนัก

ขั้นตอนที่ 1: วินิจฉัยแรงเสียดทาน

ก่อนอื่น คุณต้องหยุด

อย่าเพียงแค่พยายามมากขึ้น ให้หยุดและถามคำถามที่ถูกต้อง: "อะไรคือแหล่งที่มาหลักของความขัดแย้งที่ฉันรู้สึกอยู่ในตอนนี้? เป็นความสามารถของฉัน, สภาพแวดล้อมของฉัน, หรือจิตวิทยาของฉัน?"

การหยุดชั่วคราวนี้เป็นการเคลื่อนไหวเชิงกลยุทธ์ มันขัดจังหวะความต้องการโดยธรรมชาติของสมองที่จะ "ทำอะไรสักอย่าง" และบังคับให้เกิดช่วงเวลาของการวิเคราะห์ สำรวจดูว่าคุณกำลังพยายามทำอะไรอยู่

เป้าหมายคือการระบุแหล่งที่มาหลักของแรงต้าน ทั้งสามแหล่งที่มาของความเสียดทาน (ความสามารถ, สภาพแวดล้อม, และจิตวิทยา) สามารถเกิดขึ้นพร้อมกันได้ แต่หนึ่งในนั้นมักจะเป็นสาเหตุหลักเกือบตลอดเวลา

ขั้นตอนที่ 2: ดำเนินการแรกที่ถูกต้อง

การวินิจฉัยที่ถูกต้องทำให้การแก้ไขชัดเจน แทนที่จะ "ฝืนทำต่อไป" คุณสามารถใช้การแก้ไขที่ตรงจุดและชาญฉลาดซึ่งแก้ไขสาเหตุที่แท้จริงได้

✅ หากเป็นปัญหาด้านความจุ ขั้นตอนแรกคือการกู้คืน

เมื่อคุณรู้สึกหมดไฟ สมองของคุณกำลังพยายามประหยัดพลังงานอย่างจริงจัง มันจะต่อต้านสภาวะที่ต้องใช้พลังงานสูงและต้องใช้สมาธิซึ่งจำเป็นสำหรับการทำงานอย่างลึกซึ้ง และจะหันไปใช้การทำงานที่ไม่ต้องใช้ความคิดมากหรือเป็นงานอัตโนมัติแทน

จำไว้ (และนี่สำคัญมาก): "การฟื้นฟู" ไม่ใช่ข้ออ้างขี้เกียจเพื่อหลีกเลี่ยงงาน; มันแทบจะเป็นวิธีเดียวที่จะฟื้นฟูทรัพยากรทางปัญญาที่จำเป็นสำหรับการคิดในระดับสูง

นี่ไม่ได้หมายความว่าจะต้องเป็นการไปพักผ่อนเสมอไป มันหมายถึงการเดินเล่น 20 นาทีโดยไม่ฟังพอดแคสต์ การงีบหลับโดยไม่ต้องรู้สึกผิด หรือการปิดแล็ปท็อปตอน 5 โมงเย็นและปกป้องเวลาช่วงเย็นของคุณ

💟 เฟรมเวิร์กที่ผ่านการทดสอบแล้ว เช่นระบบปฏิทิน Tridentสามารถช่วยได้ที่นี่:

✅ หากเป็นปัญหาด้านสิ่งแวดล้อม การดำเนินการแรกคือการชี้แจงหรือป้องกัน

คุณไม่สามารถแก้ไขสภาพแวดล้อมที่วุ่นวายได้ แต่คุณสามารถสร้างป้อมปราการเพื่อปกป้องตัวเองจากมันได้

✅ หากเป็นปัญหาทางจิตวิทยา การกระทำแรกคือการปรับกรอบความคิดหรือปรับขนาด

หากแรงเสียดทานเกิดขึ้นภายใน วิธีแก้ไขคือการเปลี่ยนความสัมพันธ์ของคุณกับงานนั้น

วิธีไม่โกหกตัวเองขณะวินิจฉัยปัญหาความขัดแย้ง

กรอบแนวคิดนี้เป็นเครื่องมือที่ทรงพลัง แต่ไม่ได้หมายความว่าจะสมบูรณ์แบบเสมอไป มันทำงานในโลกแห่งความเป็นจริงที่เต็มไปด้วยความซับซ้อน และยังมีข้อโต้แย้งที่สมเหตุสมผลบางประการที่ควรได้รับการพิจารณาอย่างตรงไปตรงมา

👀 "กรอบนี้ไม่สามารถนำไปใช้ได้จริงเมื่อมีกำหนดเวลาที่เร่งด่วน"

นี่เป็นความจริงทั้งหมด กรอบงานนี้ไม่ใช่เครื่องมือจัดการวิกฤตที่จะใช้ก่อนกำหนดเวลาเพียงสองชั่วโมง พลังที่แท้จริงของมันคือเครื่องมือวินิจฉัยสำหรับรูปแบบที่เกิดขึ้นซ้ำ มันถูกออกแบบมาเพื่อการสะท้อนคิดระหว่างการทบทวนประจำสัปดาห์หรือหลังจากโครงการที่เครียด เพื่อตอบคำถามเช่น "ทำไมฉันถึงรู้สึกหมดแรงกับงานประเภทนี้อยู่เสมอ?"

เมื่อเวลาผ่านไป การฝึกสะท้อนคิดนี้จะทำให้การวินิจฉัยกลายเป็นกระบวนการตรวจสอบทางจิตใจแบบอัตโนมัติที่ใช้เวลาเพียง 10 วินาที ("นี่เป็นปัญหาจากความเหนื่อยล้า ความกลัว หรือความขัดแย้ง?") แทนที่จะต้องวิเคราะห์อย่างยืดยาวในช่วงเวลาที่อารมณ์พลุ่งพล่าน

👀 "ฉันจะเลือกการวินิจฉัยที่ง่ายที่สุดเพื่อเป็นข้ออ้างในการไม่ต้องทำงาน"

นี่แสดงให้เห็นถึงข้อจำกัดพื้นฐานของมนุษย์ ไม่ใช่แค่ข้อบกพร่องของแบบจำลอง กรอบการทำงานนี้มีประสิทธิภาพเพียงใดก็ขึ้นอยู่กับความซื่อสัตย์ของคุณ อย่างไรก็ตาม คุณค่าของมันอยู่ที่โครงสร้าง ซึ่งทำให้การหลอกตัวเองเป็นเรื่องที่ยากขึ้น

ความรู้สึกคลุมเครือเช่น "ฉันไม่อยากทำงาน" นั้นง่ายที่จะหาเหตุผลมาสนับสนุน โมเดลนี้บังคับให้คุณเผชิญหน้ากับคำถามที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้น:

การตอบคำถามเหล่านี้อย่างซื่อสัตย์นั้นยากกว่าการซ่อนตัวอยู่เบื้องหลังความรู้สึกทั่วไปมาก

👀 "ถ้าฉันวินิจฉัยผิดล่ะ?"

ความเสี่ยงของการวินิจฉัยผิดพลาดมีอยู่จริง

อย่างไรก็ตาม ความเชื่อมโยงกันของโมเดลนี้สร้างเป็นตาข่ายนิรภัย ชั้นต่าง ๆ ไม่ได้แยกออกจากกัน แต่สร้างเป็นวงจรป้อนกลับ การกระทำที่ "ผิด" มักไม่ใช่ทางตันโดยสมบูรณ์

ตัวอย่างเช่น หากคุณวินิจฉัยปัญหาด้านสิ่งแวดล้อมผิดว่าเป็นปัญหาด้านขีดความสามารถ และตัดสินใจพักผ่อน การหยุดพักนั้นอาจให้พื้นที่ทางจิตใจที่พอดีกับที่คุณต้องการเพื่อตระหนักว่าเป้าหมายนั้นไม่ชัดเจน

กรอบการทำงานนี้เหมาะที่สุดเมื่อใช้เป็นกระบวนการที่ทำซ้ำ หากการแก้ปัญหาที่คุณลองใช้สำหรับชั้นหนึ่งไม่ส่งผลลัพธ์ใด ๆ นั่นเป็นสัญญาณที่ชัดเจนว่าความขัดแย้งมีต้นกำเนิดมาจากชั้นอื่น

👀 "นี่ฟังดูเหมือนเป็นวิธีซับซ้อนในการโทษ 'ระบบ'"

นี่คือแง่มุมที่สำคัญที่สุดและอันตรายที่สุดของกรอบงานนี้ มันสามารถถูกนำไปใช้ในทางที่ผิดเพื่อสร้างข้อแก้ตัวได้อย่างแน่นอน

วิธีที่เป็นจริงที่สุดในการรับมือกับสิ่งนี้คือการเข้าใจว่าการวินิจฉัยไม่ใช่ข้ออ้างสำหรับการไม่ลงมือทำ แต่เป็นการเรียกร้องให้ดำเนินการในรูปแบบที่แตกต่างออกไป ซึ่งมักจะยากกว่า

หากการวินิจฉัยของคุณคือ "สิ่งแวดล้อมเป็นปัญหา" กรอบการทำงานนี้ไม่ได้ให้ทางออกแก่คุณ มันเพียงแต่กำหนดภารกิจของคุณใหม่ งานของคุณไม่ใช่แค่ "ทำรายงานให้เสร็จ" อีกต่อไป แต่เป็นงานที่ยากขึ้นและมีกลยุทธ์มากขึ้นในการ "จัดการสิ่งแวดล้อม" ซึ่งหมายถึงการแสวงหาความชัดเจนอย่างจริงจัง การปฏิเสธคำขอที่ไม่ชัดเจน หรือการปกป้องเวลาของคุณจากภาระงานที่ไร้ประสิทธิภาพของระบบราชการ

วิธีการเพิ่มประสิทธิภาพที่คุณชื่นชอบเอาชนะกฎของพาร์กินสันได้อย่างไร

การวินิจฉัยไม่มีประโยชน์หากไม่มีใบสั่งยา

ตอนนี้คุณมีกรอบแนวคิดในการทำความเข้าใจว่าทำไมงานจึงขยายตัวมากขึ้นเนื่องจากกฎของพาร์กินสัน คุณสามารถมองไปที่เส้นตายที่ใกล้เข้ามาและความรู้สึกหวาดกลัวที่คลุมเครือซึ่งมันก่อให้เกิด และระบุแหล่งที่มาของความขัดแย้งได้อย่างถูกต้อง แต่นั่นเป็นเพียงครึ่งเดียวของการต่อสู้เท่านั้น

ขั้นตอนต่อไปคือการกระทำที่ถูกต้อง และเพื่อทำเช่นนั้น เราไม่จำเป็นต้องคิดค้นสิ่งใหม่ ๆ เราเพียงแค่ต้องใช้เครื่องมือที่ได้รับการพิสูจน์แล้วว่าใช้ได้ผล ซึ่งเรามีอยู่แล้ว แต่ต้องใช้ด้วยความแม่นยำมากขึ้น

โปรดพิจารณาว่าระบบเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานต่อไปนี้ไม่ใช่แนวทางสำเร็จรูปที่เหมาะกับทุกคน แต่เป็นเหมือนยาที่สั่งเฉพาะสำหรับปัญหาที่คุณได้วินิจฉัยไว้

การจัดการสิ่งต่างๆ ให้เสร็จสิ้น (GTD): คำแนะนำสำหรับปัญหาด้านขีดความสามารถ

Getting Things Done (GTD)ของเดวิด อัลเลนเป็นวิธีการห้าขั้นตอนสำหรับการบรรลุสภาวะ "จิตใจเหมือนน้ำ"

ระบบนี้เกี่ยวข้องกับการจับทุกสิ่งที่ดึงดูดความสนใจของคุณ ชี้แจงความหมายของมัน จัดระเบียบให้อยู่ในที่ที่เหมาะสม สะท้อนความคิดเกี่ยวกับมันอย่างสม่ำเสมอ และมีปฏิสัมพันธ์กับมันอย่างเหมาะสม

เป้าหมายคือการนำทุกงาน ทุกความคิด และทุกเรื่องที่ค้างคาออกจากหัวของคุณ ไปสู่ระบบภายนอกที่คุณไว้วางใจ

GTD เป็นแนวทางหลักเมื่อคุณได้วินิจฉัยปัญหาด้านขีดความสามารถที่ได้กล่าวถึงไปแล้ว โดยเฉพาะอย่างยิ่งปัญหาที่เกิดจากการทำงานของสมองที่มากเกินไป

GTD ทำลายวงจรพาร์กินสันได้อย่างไร

งานไม่ได้ขยายแค่ในปฏิทินของคุณเท่านั้น แต่มันยังขยายในความคิดของคุณด้วย งานเพียงงานเดียวอาจรู้สึกซับซ้อนอย่างมหาศาลเมื่อสมองของคุณกำลังประมวลผลเบื้องหลังเพื่อพยายามติดตามงานที่ค้างอยู่หลายสิบอย่างพร้อมกัน

การคิดหลายอย่างพร้อมกันนี้ถือเป็นรูปแบบหนึ่งของการทำงาน เป็นภาระทางความคิดที่ทำให้งานจริงใช้เวลานานกว่าที่ควรจะเป็นมาก

ขั้นตอน "การจับ" ของ GTD เป็นการถ่ายโอนภาระทางความคิด โดยการนำสิ่งที่ค้างคาทั้งหมดออกมาภายนอก คุณจะหยุดการทำงานไม่ให้ขยายอยู่ในหัวของคุณ ทำให้มีพื้นที่ว่างในหน่วยความจำทางความคิดเพื่อดำเนินการกับงานที่อยู่ตรงหน้าโดยไม่ต้องถูกรบกวนจากสิ่งรบกวนทางความคิด

เทคนิคโพโมโดโร: คำสั่งสำหรับพลังงานต่ำ

เทคนิคโพโมโดโรเป็นวิธีการจัดการเวลาที่แบ่งงานออกเป็นช่วงสั้น ๆ ที่มีความตั้งใจ 25 นาที โดยมีการพักสั้น ๆ 5 นาทีคั่นกลาง

หลังจาก "โพโมโดโร" สี่ครั้ง คุณจะได้พักยาว 15-30 นาที กุญแจสำคัญคือการที่แต่ละช่วงเวลา 25 นาทีเป็นหน่วยที่ไม่สามารถแบ่งแยกได้ของการมุ่งเน้นไปที่งานเดียว

เทคนิคโพโมโดโรเป็นวิธีการแก้ปัญหาด้านขีดความสามารถ โดยเฉพาะเมื่อแรงเสียดทานอยู่ในระดับพลังงานต่ำ ภาวะหมดไฟ หรือความไม่สามารถในการมีสมาธิโดยทั่วไป

วิธีการที่เทคนิคโพโมโดโรทำลายวงจรของกฎพาร์กินสัน

กฎของพาร์กินสันชื่นชอบช่วงเวลาที่ยาวและไม่มีโครงสร้าง มันใช้พื้นที่นั้นเพื่อสร้าง "การผัดวันประกันพรุ่งที่ดูเหมือนมีประสิทธิภาพ"—งานที่มีคุณค่าต่ำและทำได้ง่ายแบบอัตโนมัติที่เราทำเพื่อหลีกเลี่ยงงานที่ยาก

เทคนิคโพโมโดโรทำลายแหล่งเพาะพันธุ์นั้น

การสร้างกรอบเวลาสั้น ๆ ที่มีขีดจำกัด 25 นาที จะช่วยเปลี่ยนเป้าหมายจาก "เขียนรายงานทั้งหมด" เป็น "แค่โฟกัสใน 25 นาทีข้างหน้า" ซึ่งทำให้ภารกิจรู้สึกจัดการได้แม้ในยามที่พลังงานของคุณต่ำ บังคับให้คุณใช้ส่วนสมองที่มีพลังงานสูง (Pilot) ของคุณในระยะเวลาสั้น ๆ ที่สามารถรักษาได้

เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์: คำแนะนำสำหรับสภาพแวดล้อมที่วุ่นวาย

เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์เป็นเครื่องมือในการตัดสินใจที่จัดเรียงงานเป็นตารางสี่ช่องตามเกณฑ์สองประการ: ความเร่งด่วนและความสำคัญ

เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์เป็นเครื่องมือหลักสำหรับการดำเนินการเมื่อคุณได้วินิจฉัยปัญหาด้านสภาพแวดล้อมแล้ว

วิธีการที่เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ทำลายวงจรของกฎพาร์กินสัน

ในงานส่วนใหญ่ งานของคุณจะขยายตัวเพราะสภาพแวดล้อมของคุณคอยส่งมอบความสำคัญของคนอื่นที่แฝงมาในรูปแบบของเหตุฉุกเฉินของคุณ นักวิจัยเรียกปรากฏการณ์นี้ว่า"ผลกระทบจากความเร่งด่วนเพียงอย่างเดียว"

เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์เป็นระบบป้องกันเสียงรบกวนจากสิ่งแวดล้อม มันบังคับให้คุณถามตัวเองว่างานที่เรียกร้องความสนใจจากคุณนั้นมีความสำคัญต่อเป้าหมายของคุณจริงหรือไม่ มันเผยให้เห็นว่าคำขอที่ "เร่งด่วน" ส่วนใหญ่ที่ทำให้วันของคุณเสียไปนั้น แท้จริงแล้วเป็นงานประเภท Q3 (เร่งด่วน แต่ไม่สำคัญ)

เมทริกซ์นี้ให้กรอบความคิดที่มีเหตุผลสำหรับการปฏิเสธ ซึ่งเป็นวิธีเดียวที่จะหยุดไม่ให้ตารางเวลาของคุณถูกครอบงำด้วยวาระของคนอื่น

การบล็อกเวลา: คำสั่งสำหรับความไม่ชัดเจน

การจัดสรรเวลาหรือการจัดเวลาเป็นช่วง ๆคือวิธีการที่คุณกำหนดตารางเวลาทั้งวันของคุณ โดยกำหนด "กล่องเวลา" เฉพาะให้กับทุกงาน ตั้งแต่การทำงานที่ต้องใช้สมาธิอย่างเต็มที่ไปจนถึงการตอบอีเมล

ดังนั้นแทนที่จะทำงานจากรายการสิ่งที่ต้องทำ คุณทำงานจากปฏิทินของคุณ

การจัดสรรเวลาเป็นวิธีการผสมผสานที่ทรงพลังสำหรับปัญหาทั้งด้านสภาพแวดล้อมและขีดความสามารถ

วิธีการแบ่งเวลาช่วยทำลายวงจรของกฎพาร์กินสัน

กฎของพาร์กินสันเฟื่องฟูในความคลุมเครือของปฏิทินที่เปิดกว้าง วันว่างไร้โครงสร้างเปรียบเสมือนสุญญากาศที่งานจุกจิกจะรีบเข้ามาเติมเต็มเสมอ

โดยการกำหนดเวลาที่จำกัดให้กับทุกงาน คุณกำลังแทนที่ความเป็นไปได้แบบเปิดกว้างด้วยข้อจำกัดที่ตั้งใจไว้ งานจะไม่สามารถขยายออกไปได้จริงๆ เพราะภาชนะที่คุณใส่ไว้มีขอบเขตที่ชัดเจน

สิ่งนี้ยังทำลาย"การวางแผนผิดพลาด"— ความโน้มเอียงของเราที่จะประเมินเวลาที่ใช้ไปน้อยเกินไป นอกจากนี้ ปฏิทินที่มีการบล็อกเวลาไว้ยังทำหน้าที่เป็นเกราะป้องกันที่ทรงพลังต่อสภาพแวดล้อมของคุณ

กฎ 80/20 (หลักการพาเรโต): คำสั่งสำหรับความสมบูรณ์แบบ

กฎ 80/20 หรือหลักการพาเรโต คือการสังเกตว่าผลลัพธ์ประมาณ 80% มาจาก 20% ของความพยายาม ไม่ใช่กฎทางฟิสิกส์ แต่เป็นวิธีคิดที่มีประสิทธิภาพในการระบุคุณค่าที่แท้จริงในงานใดๆ

กฎ 80/20 เป็นยาแก้โดยตรงสำหรับปัญหา 'จิตวิทยา' ตามที่เราได้พูดคุยกันก่อนหน้านี้ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ความสมบูรณ์แบบที่ไม่เหมาะสมซึ่งกระตุ้นให้เกิด "การทำงานเพื่อแสดงผลงาน"

กฎ 80/20 ทำลายวงจรของกฎพาร์กินสันได้อย่างไร

งานไม่ได้ขยายตัวเพื่อเติมเต็มเวลาเท่านั้น แต่มันขยายตัวเพื่อตอบสนองมาตรฐานภายในที่สูงเกินจริงของเราเอง งานหนึ่งงานจะพองโตด้วยการแก้ไขไม่รู้จบและการเพิ่มสิ่งที่ "ควรมี" ไม่ใช่เพื่อปรับปรุงคุณภาพ แต่เพื่อเลื่อนเวลาแห่งการตัดสินออกไป

กฎ 80/20 เป็นอาวุธทางจิตวิทยาที่ใช้ต่อสู้กับสิ่งนี้ มันบังคับให้คุณถามว่า "อะไรคือ 20% ของงานนี้ที่จะให้ผลลัพธ์ 80% ของคุณค่า?" มันให้สิทธิ์คุณในการไม่สมบูรณ์แบบในเชิงกลยุทธ์

มันคือกรอบการทำงานที่ช่วยให้คุณมุ่งเน้นพลังงานไปที่องค์ประกอบสำคัญเพียงไม่กี่อย่างที่มีความหมายจริง ๆ และมอบผลงานในระดับ "B+" อย่างมีสติสำหรับส่วนที่เหลือ

สร้างระบบต้านทานการเสียดทานของคุณใน ClickUp

คุณได้ดาวน์โหลดทั้งหมดแล้ว รายการสิ่งที่ต้องทำแบบมินิมอล แอปติดตามนิสัยที่ได้แรงบันดาลใจจากญี่ปุ่น แอปที่มีต้นไม้สุดน่ารักที่ตายถ้าคุณผัดวันประกันพรุ่ง

ส่วนใหญ่ไม่ทำงาน ไม่ใช่เพราะแอปไม่ดี แต่เพราะแอปทั้งหมดถูกออกแบบมาเพื่อแก้ปัญหาการจัดการเวลาหรือการผัดวันประกันพรุ่ง และอย่างที่เราเพิ่งได้กล่าวไป กฎของพาร์กินสันไม่ได้เกี่ยวกับเรื่องนี้ สิ่งที่มันเป็นจริงๆ คือปัญหาความเสียดทาน

สิ่งที่คุณต้องการจริงๆ คือพื้นที่ทำงานเดียวที่สอดคล้องกันเพื่อจัดการกับปัญหาที่ต้นเหตุ

เราจะมาดูวิธีการใช้ฟีเจอร์เฉพาะของ ClickUp เพื่อสร้างโซลูชันสำหรับปัญหาที่คุณเพิ่งวินิจฉัย—ไม่ว่าจะเป็นเครื่องยนต์ Capacity ที่ทำงานสะดุด ระบบปฏิบัติการของ Environment ที่มีบั๊ก หรือแม้แต่การเชื่อมโยงทางจิตวิทยาของคุณที่ก่อให้เกิดประกายไฟ

สำหรับวิกฤตความสามารถ: สร้างวาล์วระบายความเครียดทางความคิด

เมื่อคุณวินิจฉัยปัญหาด้านขีดความสามารถแล้ว เป้าหมายคือการหยุดการสูญเสียพลังงาน คุณกำลังทำงานด้วยพลังงานที่เหลือน้อย และทุกออนซ์ของพลังงานทางจิตใจมีความสำคัญ นี่คือการลดภาระทางความคิดของงานเพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่งานเองได้

รับใบเสร็จสำหรับเวลาของคุณด้วย ClickUp Time Tracking

คุณไม่สามารถบริหารจัดการสิ่งที่คุณไม่ได้วัดได้

เป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์ ให้ใช้ClickUp Time Trackingเพื่อติดตามเวลาของคุณอย่างเคร่งครัด เป้าหมายไม่ใช่การเรียกเก็บเงินตามชั่วโมงหรือการจัดการตัวเองอย่างละเอียดถี่ถ้วน แต่เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ชัดเจนและแม่นยำว่าพลังงานของคุณถูกใช้ไปที่ไหนจริงๆ

เมื่อคุณเห็นว่างานที่เรียกว่า "สองชั่วโมง" กลับใช้เวลาถึงหกชั่วโมงด้วยความพยายามที่กระจัดกระจายและขาดสมาธิ นั่นคือหลักฐานเชิงวินิจฉัยที่บ่งบอกว่าคุณกำลังหมดไฟ และปัญหาไม่ได้อยู่ที่จรรยาบรรณในการทำงานของคุณ แต่เป็นเพราะ จริงๆ แล้ว แหล่งพลังงานของคุณหมดไปแล้วต่างหาก

ทำให้งานซ้ำซากเป็นอัตโนมัติด้วย ClickUp Automations

ภาระทางความคิดเกิดจากงานบริหารเล็กๆ ที่ทำซ้ำๆ ซึ่งวนเวียนอยู่รอบงานหลักของคุณ—เช่น การเปลี่ยนสถานะ การแจ้งเตือนผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง หรือการเตือนเพื่อนร่วมงานว่างานส่วนของเขาใกล้กำหนดส่ง

งานที่ยุ่งเหยิงนั้นก่อให้เกิดงานที่ยุ่งเหยิงมากขึ้น

ใช้ClickUp Automations+AI Agentsเพื่อปลดพนักงานผู้ดูแลระบบภายในของคุณ

สร้างกฎที่ง่ายและทำงานตามเงื่อนไข เช่น "เมื่อสถานะงานเปลี่ยนเป็น 'อยู่ระหว่างการตรวจสอบ' ให้มอบหมายงานนี้ให้กับผู้จัดการของฉันโดยอัตโนมัติ" ระบบอัตโนมัติหรือตัวแทนแต่ละตัวจะรับภาระงานเล็กน้อยที่คุณไม่ต้องรับผิดชอบอีกต่อไป ทำให้คุณมีพลังสมองมากขึ้นสำหรับงานที่คุณได้รับการว่าจ้างให้ทำจริงๆ

เพิ่มพื้นที่ RAM ด้วยเทมเพลต Getting Things Done (GTD) ของ ClickUp

จิตใจที่วุ่นวายเป็นศัตรูของความมีสมาธิ

คุณไม่สามารถแก้ปัญหาที่ซับซ้อนได้ หากสมองของคุณกำลังพยายามจดจำว่าจะซื้อ นม และส่งอีเมลถึงแครอล

แทนที่จะทำเช่นนั้น คุณควรใช้เทมเพลต ClickUp Getting Things Done (GTD)เพื่อสร้างระบบภายนอกที่เชื่อถือได้สำหรับทุกงานที่ยังไม่ได้ปิด

รับเทมเพลตฟรี

ไม่เพียงแต่จะช่วยให้คุณรู้สึกเป็นระเบียบมากขึ้นเท่านั้น แต่ยังช่วยให้คุณลดภาระทางความคิดได้อีกด้วย โดยการนำทุกงานและทุกความคิดออกจากหัวของคุณและใส่ไว้ในระบบที่คุณไว้วางใจ คุณจะปลดปล่อยหน่วยความจำทางจิตที่จำกัดของคุณเพื่อให้คุณสามารถใช้มันกับงานที่มีความสำคัญจริงๆ

สำหรับแรงต้านทางสิ่งแวดล้อม: สร้างป้อมปราการแห่งความชัดเจน

เมื่อคุณได้วินิจฉัยปัญหาด้านสภาพแวดล้อมแล้ว งานของคุณคือการสร้างป้อมปราการเพื่อปกป้องจุดโฟกัสของคุณจากความวุ่นวายของความคลุมเครือและความเร่งด่วนปลอม

ขจัดความคลุมเครือด้วยงานและเอกสารใน ClickUp

งานที่ไม่ชัดเจนคือจานเพาะเชื้อที่กฎของพาร์กินสันเติบโต

คำสั่งเช่น "นำการริเริ่มการตลาดใหม่" เป็นเช็คเปล่าสำหรับการประชุมที่ไม่มีที่สิ้นสุด อีเมลเพื่อขอคำชี้แจง และการตรวจสอบซ้ำซาก เพราะไม่มีใครรู้ว่า "เสร็จสิ้น" นั้นเป็นอย่างไร

ใช้ClickUp Docs+ClickUp Brain, ผู้ช่วย AI, เพื่อเขียนเอกสาร "ขอบเขต" ที่ชัดเจนและเจาะจงอย่างละเอียดที่จะทำหน้าที่เป็นเกราะป้องกันความวุ่นวายในอนาคต ด้วยเครื่องมือนี้ คุณสามารถกำหนดเป้าหมาย ผู้ตัดสินใจขั้นสุดท้าย และคำนิยามที่ชัดเจนของความสำเร็จในลักษณะที่ชัดเจนก่อนที่เวลาจะสูญเปล่าแม้แต่นาทีเดียว

จากนั้น เชื่อมโยงเอกสารนั้นโดยตรงไปยังงานหลักด้วยClickUp Tasks แบ่งงานออกเป็นงานย่อยที่ชัดเจน มีผู้รับผิดชอบและกำหนดเส้นตายที่ชัดเจน สิ่งนี้จะเปลี่ยนเอกสารสรุปที่ชัดเจนของคุณให้กลายเป็นแผนปฏิบัติการที่นำไปใช้ได้จริง และขจัดความคลุมเครือที่เป็นต้นเหตุของปัญหาในการทำงาน

ใช้ลำดับความสำคัญของงานใน ClickUp เป็นผู้คัดกรองส่วนตัวของคุณ

สภาพแวดล้อมของคุณจะคอยตะโกนอยู่เสมอว่าทุกอย่างเร่งด่วน และนี่คือจุดที่ฟีเจอร์ลำดับความสำคัญของงานใน ClickUpเข้ามามีบทบาท; ผู้คัดกรองลำดับความสำคัญส่วนตัวของคุณ ที่จะตัดสินว่าอะไรจะได้เข้าไปในคลับนี้

โดยการติดป้ายกำกับงานของคุณด้วยสายตาเป็น "ด่วน" "สูง" "ปกติ" หรือ "ต่ำ" คุณจะสามารถตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ได้ว่างานใดควรได้รับความสนใจ

นี่คือวิธีที่ง่ายและชัดเจนในการปกป้องตัวเองจาก "ผลกระทบของความเร่งด่วนเพียงผิวเผิน" และการกดดันจากสัญลักษณ์แจ้งเตือนสีแดง

ออกแบบวันของคุณอย่างมีจุดมุ่งหมายด้วยเทมเพลตแบ่งเวลาประจำวันจาก ClickUp

ปฏิทินที่ว่างเปล่าไม่ใช่เสรีภาพ แต่เป็นความว่างเปล่า และกฎของพาร์กินสันจะรีบเติมเต็มความว่างเปล่านั้นด้วยสิ่งสำคัญของผู้อื่นและงานที่ไร้คุณค่า

เทมเพลตการบล็อกเวลาประจำวันของ ClickUpเป็นเครื่องมือสำหรับเติมเต็มช่องว่างด้วยความตั้งใจ ก่อนที่วันของคุณจะถูกขัดจังหวะ ใช้เพื่อ:

สำหรับความคงที่ทางจิตวิทยา: วิศวกรรมแรงจูงใจ

เมื่อคุณวินิจฉัยปัญหาทางจิตวิทยาแล้ว เป้าหมายคือการปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานของคุณใหม่ทั้งหมด นี่คือการต่อสู้กับเสียงรบกวนภายในของความสมบูรณ์แบบและความเหนื่อยล้าจากงานที่ไร้ความหมาย

ทำลายความเฉื่อยชาจากความสมบูรณ์แบบด้วย ClickUp Brain

ความกลัวโครงการใหญ่และซับซ้อนคือสิ่งที่กระตุ้นให้เกิด "การทำงานเพื่อแสดงผลงาน" และทำให้คุณจ้องมองหน้ากระดาษเปล่าเป็นเวลาหนึ่งชั่วโมง (หรือที่เรียกว่าการวิเคราะห์จนเป็นอัมพาต)

ใช้ClickUp Brainเป็นตัวช่วยแก้ปัญหาความลังเลของคุณ แทนที่จะตื่นตระหนก ให้ถาม AI ว่า: "ให้ขั้นตอนแรกห้าขั้นตอนสำหรับโปรเจ็กต์นี้" หรือ "เอกสารนี้ยุ่งเหยิง; ช่วยแปลงเป็นรายการตรวจสอบที่ง่าย"

มันข้ามส่วนอารมณ์ของสมองคุณที่มองโครงการใหญ่เป็นภัยคุกคาม และให้คุณจุดเริ่มต้นที่ง่ายและมีเหตุผล มันทำลายความเฉื่อยในตอนแรก เปลี่ยนโครงการใหญ่โตให้กลายเป็นสิ่งที่สามารถจัดการได้

สร้างแรงผลักดันด้วยเทมเพลตรายการสิ่งที่ต้องทำประจำวันจาก ClickUp

รายการสิ่งที่ต้องทำแบบสุ่มคือกับดักที่กระตุ้นให้คุณทำสิ่งที่ง่ายที่สุดก่อน ส่วนรายการที่มีโครงสร้างเป็นเครื่องมือ

ใช้เทมเพลตรายการสิ่งที่ต้องทำประจำวันของ ClickUpเพื่อสร้างความสำเร็จเล็กๆ อย่างมีเป้าหมาย

การแบ่งงานสำคัญของคุณออกเป็นชิ้นเล็ก ๆ ที่สามารถตรวจสอบได้ คุณกำลังสร้างแรงผลักดันให้กับตัวเอง สิ่งนี้จะทำให้คุณได้รับโดปามีนในปริมาณเล็กน้อยจากการทำงานสำเร็จ ซึ่งสร้างวงจรป้อนกลับเชิงบวกที่ทำให้คุณง่ายขึ้นในการจัดการกับงานถัดไปที่ยากขึ้นเล็กน้อย

ตำแหน่งงานใหม่ของคุณ: หัวหน้าฝ่ายสร้างความขัดแย้ง

ความหงุดหงิดที่คุณรู้สึกกับกฎของพาร์กินสันเป็นผลมาจากข้อผิดพลาดในการแปล

เมื่อปรัชญาอันทรงพลังเกี่ยวกับการออกแบบสถาบันถูกเปลี่ยนให้กลายเป็นคำขวัญง่าย ๆ สำหรับรายการสิ่งที่ต้องทำส่วนตัว ส่วนที่สำคัญที่สุดก็สูญหายไปในระหว่างทาง

เราถูกสอนให้เป็นผู้บัญชีของความก้าวหน้าของเราเอง ติดตามอย่างละเอียดถี่ถ้วนกับงานเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่เพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ ตามเวลาที่เดินไปอย่างไม่หยุดยั้ง แต่เป้าหมายที่แท้จริงไม่เคยเป็นการเก่งขึ้นในการจัดการเวลา แต่เป็นการเก่งขึ้นในการออกแบบงานและลดความเสียดทาน

ดังนั้น การเอาชนะกฎของพาร์กินสันไม่ได้เกี่ยวข้องกับตัวเลขเฉพาะหรือกำหนดเวลาที่สั้นลง แต่มันคือทัศนคติ การเปลี่ยนจากการถามว่า "ฉันจะทำโครงการนี้ให้เสร็จได้อย่างไร?" เป็น "ฉันจะสร้างเครื่องยนต์ที่ดีขึ้นสำหรับทุกโครงการที่จะมาได้อย่างไร?"

และการเปลี่ยนแปลงนี้สามารถสร้างความแตกต่างอย่างมาก

คำถามที่พบบ่อย

ในด้านการผลิต กฎของพาร์กินสันคือการสังเกตว่างานมักจะขยายตัวจนเต็มเวลาที่คุณจัดสรรไว้ให้ แต่ความหมายที่แท้จริงไม่ใช่ว่าเวลาคือศัตรู แต่เป็นว่ากฎของพาร์กินสันเป็นเพียงอาการ ไม่ใช่โรค มันเป็นสัญญาณว่ามีแหล่งความขัดแย้งที่ซ่อนอยู่ในความสามารถของคุณ สภาพแวดล้อมของคุณ หรือจิตวิทยาของคุณเองที่ทำให้งานขยายตัว

คำแนะนำทั่วไปคือการกำหนดเส้นตายให้สั้นลง แต่นั่นเป็นวิธีแก้ปัญหาชั่วคราวที่มีข้อบกพร่องและมักส่งผลเสียในภายหลัง วิธีแก้ปัญหาที่แท้จริงคือกระบวนการสองขั้นตอน: ขั้นแรก ระบุสาเหตุที่แท้จริงของปัญหา ถามตัวเองว่าปัญหาเกิดจากความสามารถของคุณ (คุณเหนื่อยล้าเกินไปหรือไม่?) สภาพแวดล้อมของคุณ (เป้าหมายไม่ชัดเจนหรือไม่?) หรือจิตวิทยาของคุณ (คุณกลัวที่จะทำเสร็จหรือไม่?) สอง, ดำเนินการตามการวินิจฉัยนั้นด้วยวิธีแก้ปัญหาที่เฉพาะเจาะจง: ฟื้นฟู, ชี้แจง, หรือปรับกรอบใหม่.

การเก็บกระเป๋าสำหรับการไปพักผ่อน หากคุณให้เวลาตัวเองหนึ่งสัปดาห์เต็มในการเก็บกระเป๋า งานนี้จะกลายเป็นภารกิจยืดเยื้อตลอดสัปดาห์ ตั้งแต่การเขียนรายการสิ่งที่ต้องเอาไป วางแผนชุดเสื้อผ้า ไปจนถึงการลังเลซ้ำแล้วซ้ำอีก แต่ถ้าคุณมีเวลาแค่หนึ่งชั่วโมงก่อนต้องออกเดินทางไปสนามบิน คุณก็จะสามารถเก็บกระเป๋าได้ครบถ้วนเท่าเดิมภายในหนึ่งชั่วโมงนั้นพอดี

พวกเขาแก้ปัญหาที่แตกต่างกัน กฎของพาร์กินสันเกี่ยวข้องกับประสิทธิภาพในการทำงานของคุณ—วิธีที่คุณทำงานให้เสร็จภายในกรอบเวลาที่กำหนด หลักการพาเรโต (หรือกฎ 80/20) เกี่ยวข้องกับประสิทธิผลในการทำงานของคุณ—การตัดสินใจว่าสิ่งใดบ้างที่ควรทำจริง ๆ เพราะสิ่งเหล่านั้นให้ผลลัพธ์มากที่สุด

ใช่ ส่วนใหญ่โดยการช่วยคุณเอาชนะแรงเสียดทานทางจิตวิทยาที่ทำให้งานขยายตัว เครื่องมือ AI อย่าง ClickUp Brain สามารถทำหน้าที่เป็น "ตัวทำลายความชะงักงัน" เมื่อคุณต้องเผชิญกับโครงการใหญ่ที่น่ากลัว และความสมบูรณ์แบบของคุณทำให้คุณล่าช้า คุณสามารถขอให้ AI ช่วยได้ โดยให้ AI ช่วยทำตามขั้นตอนแรก 5 ขั้นตอน หรือเปลี่ยนเอกสารที่ยุ่งเหยิงให้กลายเป็นรายการตรวจสอบที่ง่าย ๆ นี่จะช่วยทำลายความเฉื่อยชาในตอนแรก และเปลี่ยนโครงการใหญ่ให้กลายเป็นสิ่งที่สามารถจัดการได้

มันมีความเกี่ยวข้องมากกว่าที่เคย ในยุคของ "งานยุ่ง" ในรูปแบบดิจิทัล งานที่ต้องใช้ความรู้ที่ไม่ชัดเจน และการแจ้งเตือนที่ไม่หยุดหย่อน โอกาสที่งานจะขยายตัวเพิ่มขึ้นหลายเท่า การวิจารณ์ระบบราชการดั้งเดิมของกฎหมาย—ที่ว่าเจ้าหน้าที่สร้างงานให้กันและกัน—สามารถนำมาใช้กับสภาพแวดล้อมองค์กรสมัยใหม่ได้อย่างสมบูรณ์แบบ ที่เต็มไปด้วยการประชุม "การปรับให้สอดคล้อง" ที่ไม่มีที่สิ้นสุดและการพูดคุยใน Slack ที่เน้นการแสดงออก

ข้อแรกคือ มันไม่ใช่ "กฎ" ของฟิสิกส์ที่แท้จริง แต่เป็นการสังเกตเชิงเสียดสีเกี่ยวกับพฤติกรรมของมนุษย์ ข้อที่สองและสำคัญกว่า คือการวิจารณ์การตีความที่พบได้บ่อย ความคิดที่ว่าคุณสามารถแก้ปัญหาได้เพียงแค่ "กำหนดเส้นตายให้สั้นลง" นั้นเป็นวิธีแก้ปัญหาแบบง่ายๆ ที่มองข้ามสาเหตุที่แท้จริงของประสิทธิภาพที่ต่ำ สำหรับงานที่ซับซ้อนหรือสร้างสรรค์ คำแนะนำนี้อาจทำให้เกิดผลเสียมากกว่าผลดี