วิธีการดำเนินการทบทวนโครงการที่ขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลง

คุณพบว่าทีมโครงการของคุณกำลังประสบปัญหาเรื่องเวลาส่งงานหรือเจออุปสรรคเดิมๆ ซ้ำแล้วซ้ำเล่าในแต่ละสปรินต์หรือไม่? นั่นเป็นสัญญาณว่าทีมของคุณต้องการวิธีที่ดีกว่าในการทบทวนและปรับปรุงการทำงาน

เข้าสู่การทบทวนโครงการย้อนหลัง ซึ่งเป็นแนวปฏิบัติแบบอไจล์ที่ทรงพลังในการขับเคลื่อนการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

แต่มีข้อแม้อยู่: การย้อนอดีตนั้นทำได้ง่ายที่จะพลาด หากไม่มีโครงสร้าง มันจะกลายเป็นช่วงเวลาของการระบายหรือความเงียบที่อึดอัด

ต้องการความช่วยเหลือเล็กน้อยหรือไม่? บล็อกนี้จะแสดงให้คุณเห็นวิธีการจัดการการทบทวนโครงการของคุณให้ประสบความสำเร็จอย่างละเอียดในหกขั้นตอนที่เข้าใจง่าย นอกจากนี้เรายังจะแนะนำClickUp แอปพลิเคชัน ทุกสิ่งทุกอย่าง สำหรับการทำงาน เพื่อให้กระบวนการทั้งหมดราบรื่น มีจุดมุ่งหมาย และสร้างผลกระทบ

การทบทวนโครงการคืออะไร?

การทบทวนโครงการย้อนหลังเป็นพิธีกรรมหลักของแนวทาง Agileที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้ทีมได้สะท้อนถึงโครงการหรือสปรินต์ที่เสร็จสิ้นแล้ว ซึ่งไม่ได้หมายความว่าเป็นเพียงการสรุปสิ่งที่ได้ทำไปเท่านั้น

ในพื้นที่ที่ปลอดภัยและมีโครงสร้างชัดเจน ทีมงานทำงานร่วมกับผู้นำโครงการเพื่อระบุจุดที่ควรปรับปรุงโดยการพูดคุยถึงสิ่งที่ทำได้ดี สิ่งที่สามารถทำได้ดีกว่านี้ และแนวทางในอนาคต การให้ข้อเสนอแนะที่สร้างสรรค์ช่วยสร้างบรรยากาศที่ดีและนำไปสู่การดำเนินการที่แท้จริง

การทบทวนโครงการถูกออกแบบมาเพื่อขับเคลื่อนความรับผิดชอบและความร่วมมือในทีม

การทบทวนโครงการย้อนหลัง vs. การวิเคราะห์หลังเหตุการณ์: ความแตกต่างที่สำคัญ

การทบทวนย้อนหลังและการวิเคราะห์หลังเหตุการณ์เป็นทั้งสองการปฏิบัติที่สะท้อนในด้านการจัดการโครงการ แต่มีวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน

การทบทวนย้อนหลังถูกฝังอยู่ในจังหวะของโครงการที่กำลังดำเนินอยู่ ช่วยให้ทีมปรับปรุงอย่างต่อเนื่องในแต่ละสปรินต์ ในขณะที่การสรุปบทเรียนหลังโครงการเสร็จสิ้นจะมองภาพรวมหลังจากโครงการสิ้นสุดลงแล้ว

ตารางต่อไปนี้แสดงให้เห็นถึงความแตกต่างที่สำคัญ:

ประเภทโครงสร้างการทบทวนโครงการที่ได้รับความนิยม

นี่คือโครงสร้างการทบทวนโครงการยอดนิยมสี่แบบ แต่ละแบบมีมุมมองที่เป็นเอกลักษณ์ในการสะท้อนผลงานของทีม:

ทำไมต้องจัดกิจกรรมทบทวนโครงการ?

การทบทวนโครงการเป็นวิธีการที่มีโครงสร้างในการมองย้อนกลับไป เมื่อทำอย่างถูกต้อง จะช่วยให้ทีมสามารถก้าวไปข้างหน้าและปรับเปลี่ยนการทำงานของพวกเขาได้

นี่คือเหตุผลว่าทำไมการทบทวนย้อนหลังที่วางแผนอย่างดีจึงเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการจัดการโครงการ:

เมื่อใดควรจัดประชุมทบทวนโครงการ

การประชุมทบทวนที่จัดขึ้นอย่างเหมาะสมสามารถยุติความวุ่นวายและเพิ่มความชัดเจนให้กับสปรินท์ในอนาคตได้ นี่คือสามสถานการณ์ที่เหมาะสำหรับการทบทวนโครงการ:

วิธีการดำเนินการทบทวนโครงการ

ตอนนี้คุณทราบแล้วว่า เมื่อใด ที่ควรจัดประชุมทบทวนโครงการให้ประสบความสำเร็จ มาทำความเข้าใจวิธีการกันต่อ นี่คือหกขั้นตอนที่เกี่ยวข้องและแนวทางสำคัญที่จะช่วยให้คุณดำเนินการแต่ละขั้นตอนได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ขั้นตอนที่ 1: สร้างวาระการประชุมที่ชัดเจน

ไม่มีใครชอบการประชุมที่วกวนและไม่มีจุดหมาย การมีวาระการประชุมที่ชัดเจนจะช่วยให้ทุกคนเข้าใจเป้าหมาย ดำเนินการไปตามแผน และมั่นใจว่าทุกคนรู้บทบาทของตนเอง

เพื่อหลีกเลี่ยง 'นรกของการประชุม' โปรดพิจารณาแนวทางปฏิบัติต่อไปนี้:

การมีโซลูชันที่สร้างไว้ล่วงหน้าสำหรับวาระการประชุมช่วยประหยัดเวลาได้มาก ClickUp มีเทมเพลตสำหรับการทบทวนโครงการและโซลูชันการวางแผนสปรินต์ให้เลือกมากมาย

รับเทมเพลตฟรี

เทมเพลตการทบทวนโครงการของ ClickUpนำการทบทวนจากการสะท้อนไปสู่การปฏิบัติด้วยการตั้งค่าที่สะอาดและพร้อมใช้งาน

กระดานความคืบหน้าที่เฉพาะเจาะจงและสถานะงานที่ตรงประเด็นช่วยให้เห็นชัดเจนว่าอะไรกำลังดำเนินไปและอะไรที่ต้องให้ความสนใจ นอกจากนี้ยังมีคู่มือเริ่มต้นที่สะดวกซึ่งช่วยให้ทุกคน (แม้แต่สมาชิกใหม่) เข้าใจได้อย่างรวดเร็ว ติดตามกิจกรรมของโครงการใน มุมมองรายการกิจกรรม และวางแผนการแก้ไขและปรับปรุงด้วย มุมมองกระดานย้อนหลัง

ขั้นตอนที่ 2: สร้างบริบทสำหรับทีม

การกระโดดเข้าสู่การให้ข้อเสนอแนะโดยไม่มีการเตรียมตัวอาจรู้สึกกระทันหัน การสร้างบรรยากาศที่เหมาะสมช่วยให้ทุกคนเข้าใจตรงกันว่าคุณกำลังสะท้อนถึงอะไรและทำไมสิ่งนี้จึงสำคัญ

นี่คือวิธีตั้งบริบทที่เหมาะสมตั้งแต่การประชุมครั้งแรก:

การสร้างบริบทต้องอาศัยความชัดเจนทางความคิดและการสื่อสารที่โปร่งใส สำหรับทีมที่ไม่ชอบช่องว่างระหว่างการพูดและการทำซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของ ClickUpพร้อมสนับสนุนคุณ

ขั้นตอนที่ 3: รวบรวมความคิดเห็นที่ซื่อสัตย์

เมื่อทุกอย่างพร้อมแล้ว ตอนนี้เราอยู่ในใจกลางของยุคเรโทรของคุณเพื่อรับฟังความคิดเห็นที่แท้จริงและไม่มีฟิลเตอร์ หากขาดสิ่งนี้ไป คุณก็แค่ทำตามขั้นตอนไปเฉยๆ

อย่างไรก็ตาม การรวบรวมข้อเสนอแนะอย่างมีประสิทธิภาพนั้นเกี่ยวข้องกับการจัดการกับองค์ประกอบที่อ่อนไหวหลายประการ เช่น อคติของข้อมูลและอารมณ์ที่เป็นอัตวิสัย ให้นำ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด เหล่านี้ไปใช้เพื่อให้ได้ข้อมูลเชิงลึกที่ชัดเจนและแม่นยำ:

รับเทมเพลตฟรี

เทมเพลตระดมความคิดสำหรับการทบทวน Sprint ของ ClickUpเป็นโซลูชันกระดานไวท์บอร์ดที่คุณต้องใช้สำหรับการเปลี่ยนการสะท้อน Sprint ให้เป็นความก้าวหน้าจริงจัดระเบียบความคิดและข้อเสนอแนะที่ระดมได้เป็นสิ่งที่ทำได้ดี สิ่งที่สามารถปรับปรุงได้ สิ่งที่ต้องดำเนินการ และเป้าหมาย มันช่วยให้การสนทนาชัดเจน ซื่อสัตย์ และง่ายต่อการติดตาม

นี่คือสิ่งที่Jakub หัวหน้าทีมการตลาดแบบอินบาวด์ที่ STX Next มีความคิดเห็นเกี่ยวกับ ClickUp:

ClickUp ได้กลายเป็นส่วนสำคัญของการทำงานของเราจนทุกสิ่งทุกอย่างต้องอยู่ในระบบนี้ ไม่เช่นนั้นก็เหมือนไม่มีอยู่จริง! ด้วยการนำงานทั้งหมดมาไว้บน ClickUp และจัดระเบียบเป็นสปรินต์ เราสามารถทำงานข้ามแผนกได้อย่างง่ายดาย โดยไม่ต้องแบกรับภาระจากการประชุมและอีเมลที่มากเกินไป

ขั้นตอนที่ 4: จดบันทึกข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญและสร้างภาพรวมของรูปแบบ

การทบทวนโครงการ แม้จะมีความสำคัญเพียงใด ก็ไม่ควรหยุดอยู่แค่การสนทนาอย่างตรงไปตรงมา ข้อเสนอแนะทั้งหมดต้องถูกแปลงเป็นข้อมูลเชิงลึกที่สามารถแก้ไขปัญหาเชิงระบบได้ แทนที่จะมุ่งแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นเพียงครั้งเดียว

เพื่อให้ได้มาซึ่งข้อมูลเชิงลึกที่เกี่ยวข้อง ควรพิจารณาการนำแนวปฏิบัติเหล่านี้ไปใช้:

ClickUp ทำให้ทุกสิ่งนี้ง่ายขึ้นมากด้วยเครื่องมือเดียวที่ผสานการวิเคราะห์ด้วย AI และการแสดงผลที่น่าทึ่งเข้าไว้ด้วยกัน

แดชบอร์ด ClickUpนำข้อมูลโครงการของคุณมาสู่ชีวิตด้วยวิดเจ็ตและกราฟที่ติดตามงาน เวลา เป้าหมาย และอื่นๆ อีกมากมาย ในระหว่างการทบทวนผลงาน แดชบอร์ดจะ สร้างข้อมูลเชิงลึก เกี่ยวกับวิธีการดำเนินงานแต่ละงาน ความคืบหน้าที่หยุดชะงัก และอื่นๆ อีกมากมาย

ด้วยแดชบอร์ดที่ปรับแต่งได้ ทีมสามารถมองเห็นแนวโน้มการเผาผลาญ, จุดคอขวดที่เกิดขึ้นซ้ำ,งานค้างที่จัดการไม่ดี, หรือช่องว่างในการส่งมอบได้ในทันที

ขั้นตอนที่ 5: ระบุและมอบหมายจุดดำเนินการ

การประชุมทบทวนโครงการที่ไม่มีการติดตามผลก็เหมือนกับการเก็บรวบรวมความคิดเห็นจากลูกค้าแล้วไม่ดำเนินการใด ๆ ตามมา ข้อสรุปที่ต้องดำเนินการแสดงว่าการพูดคุยได้รับการรับฟังแล้ว

นี่คือองค์ประกอบสำคัญบางประการที่ควรนำมาใช้เพื่อให้ได้ข้อสรุปที่เป็นจุดดำเนินการที่เกี่ยวข้องมากที่สุด:

ClickUp สำหรับทีม Agileมอบฟีเจอร์การวางแผนและติดตามงานทันที พร้อมกำหนดวันครบกำหนด แนบไฟล์ งานย่อย ฟิลด์ AI และอื่นๆ อีกมากมาย

ด้วยระบบอัตโนมัติแบบไม่ต้องเขียนโค้ดและเวิร์กโฟลว์ที่พร้อมใช้งานสำหรับ Scrum, Kanban และวิธีการทำงานแบบ Agile อื่นๆ ทีมงานสามารถทำงานได้มากขึ้นและรวดเร็วยิ่งขึ้น

นอกจากนี้ การจัดการสปรินต์ก็ง่ายขึ้นมากด้วยClickUp Sprints ตั้งค่าและจัดระเบียบสปรินต์โดยอัตโนมัติ เพิ่มคะแนนและกำหนดเวลาของสปรินต์ และซิงค์แผนการปล่อยทั้งหมดกับเครื่องมือต่างๆ เช่น GitHub

ด้วยรายงาน สปรินต์ แบบคลิกเดียวที่แสดงข้อมูลการเผาไหม้, ความเร็ว, และการไหลสะสม ผู้จัดการสามารถมุ่งเน้นไปที่ความรู้สึกของทีม ข้อมูลเชิงลึกอื่น ๆ ความสำคัญ และโครงการในอนาคตได้

ขั้นตอนที่ 6: ปิดท้ายด้วยโน้ตเชิงบวก

จบการประชุมแบบย้อนหลังด้วยคำพูด ขอบคุณและยอมรับ หรือตรวจสอบความพร้อมของทีมอย่างรวดเร็ว สิ่งนี้จะช่วยรักษาขวัญกำลังใจให้สูงและเสริมสร้างความไว้วางใจ

ให้แน่ใจว่า ขั้นตอนต่อไป ได้รับการระบุและบันทึกไว้อย่างชัดเจน และกำหนดระยะเวลาสำหรับการติดตามผลเพื่อให้ไม่เสียแรงผลักดัน

💡 เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: ทีมสามารถใช้ClickUp Docsแบบร่วมมือกันเพื่อสร้างบันทึกที่ตรวจสอบได้ของแผนการปรับปรุงและวิธีการที่ได้มา ด้วย AI ในตัว, หน้าซ้อน, การจัดรูปแบบที่สมบูรณ์, ลิงก์และรูปภาพที่ฝังอยู่ และการแก้ไขแบบเรียลไทม์สำหรับทีม คุณสามารถสร้างบันทึกกลางของการสนทนาเชิงย้อนกลับ, บันทึกการประชุม, และขั้นตอนต่อไปได้ ลิงก์ที่ปลอดภัยช่วยให้มั่นใจว่าสมาชิกทีมที่เกี่ยวข้องทุกคนสามารถเข้าถึงได้อย่างง่ายดาย

ความท้าทายทั่วไปในการทำรีโทรและวิธีเอาชนะ

นี่คือสี่ความท้าทายที่ทีมมักเผชิญเมื่อจัดระเบียบและดำเนินการทบทวนโครงการ และวิธีรับมือกับปัญหาเหล่านี้

การขาดการมีส่วนร่วม

คุณเคยเข้าร่วมการประชุมแบบย้อนยุคที่ครึ่งหนึ่งของทีมเงียบไปหรือไม่? นั่นมักจะเป็นช่วงที่รู้สึกเหมือนเป็นการทำตามขั้นตอนโดยไม่มีผลลัพธ์ที่ชัดเจนหรือการเปลี่ยนแปลงที่แท้จริง รูปแบบที่ไม่ชัดเจนหรือโทนที่ผ่อนคลายเกินไปทำให้กลายเป็นการระบายความรู้สึก สมาชิกใหม่ก็อาจจะเงียบเช่นกัน เพราะไม่แน่ใจว่าพูดออกมาแล้วจะปลอดภัยหรือไม่

การขาดการมีส่วนร่วมนี้ทำให้ผลกระทบของการสร้างแผนการปรับปรุงลดลง

บรรยากาศแห่งการโยนความผิด

เมื่อการทบทวนกลายเป็นช่วงเวลาที่ทุกคนโทษกัน ความปลอดภัยทางจิตใจจะลดลง ผู้คนจะเริ่มตั้งรับและปิดกั้นการสะท้อนความคิดอย่างตรงไปตรงมา แทนที่จะเรียนรู้จากความผิดพลาด ทีมงานกลับเริ่มหลีกเลี่ยงปัญหาเหล่านั้น

วัฒนธรรมการโทษกันทำลายความไว้วางใจและโอกาสที่จะปรับปรุงอย่างแท้จริง

การสนทนาที่ไม่เกี่ยวข้อง

การประชุมทบทวนโครงการส่วนใหญ่ค่อยๆ ออกจากประเด็นไป โดยมีการสนทนาที่กลายเป็นการบ่นหรือมุ่งเน้นไปที่หัวข้อที่ไม่เกี่ยวข้อง เมื่อการทบทวนขาดจุดมุ่งหมาย มันจะเป็นการเสียเวลาและพลังงานแทนที่จะขับเคลื่อนการเติบโตของทีม

ข้อจำกัดด้านเวลา

การบีบให้โครงการทั้งหมดย้อนกลับไปทำในช่วง 15 นาทีสุดท้ายของการรีวิวสปรินท์วันศุกร์นั้นรู้สึกเร่งรีบและไร้ประโยชน์ ไม่มีใครมีพลังงาน และทีมโครงการก็ต้องการให้มันจบลง

ความเร่งรีบนี้ทำให้เกิดการไตร่ตรองอย่างผิวเผินและไม่มีการดำเนินการตามผลที่ตามมา

ยกระดับทุกโครงการด้วย ClickUp

การทบทวนโครงการช่วยให้ทีมเติบโตหลังจากสปรินต์หรืออุปสรรคที่ไม่คาดคิด พวกเขาช่วยเพิ่มขวัญกำลังใจของทีม เน้นความสำเร็จและพื้นที่ที่ต้องปรับปรุง และช่วยให้ผู้จัดการโครงการทำงานร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ด้วยหกขั้นตอนที่เราได้กล่าวถึง ทีมของคุณจะมีแผนที่ชัดเจนในการหลีกเลี่ยงสิ่งรบกวน ปรับปรุงแผนโครงการ และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และด้วยเครื่องมือที่เหมาะสม การปรับปรุงอย่างต่อเนื่องจะกลายเป็นเรื่องธรรมชาติและขับเคลื่อนด้วยข้อมูล

หากคุณกำลังมองหา AI, การวิเคราะห์, การทำงานอัตโนมัติ และการจัดการสปรินต์ในที่เดียว ClickUp มีให้คุณครบ พร้อมที่จะยกระดับการส่งมอบโครงการของคุณแล้วหรือยัง?สมัครใช้ ClickUpวันนี้!