ตัวแทนฝ่ายสนับสนุนลูกค้าได้ยกระดับปัญหาทางเทคนิคเมื่อสัปดาห์ที่แล้ว ซึ่งทำให้สมาชิกในทีมสามคนไม่สามารถแก้ไขได้ ในขณะเดียวกัน ในความคิดเห็นใน GitHub ที่ถูกฝังอยู่จากเมื่อไม่กี่เดือนก่อน มีเอกสารของวิศวกรที่อธิบายวิธีแก้ไขปัญหาอย่างถูกต้อง
ความรู้มีอยู่แล้ว ทางออกก็มีอยู่ แต่การเชื่อมโยงจุดเหล่านั้นเข้าด้วยกันต้องอาศัยใครสักคนที่จำบทสนทนาที่เกิดขึ้นเมื่อหลายเดือนก่อนในบริบทที่แตกต่างโดยสิ้นเชิงได้
ปัญญาประดิษฐ์เปลี่ยนแปลงสิ่งนี้ โดยมองระบบความรู้ทั้งหมดของคุณเป็นเครือข่ายที่เชื่อมโยงกัน แทนที่จะเป็นข้อมูลที่แยกออกจากกัน
ในบล็อกโพสต์นี้ เราจะสำรวจวิธีการใช้ AI สำหรับการจัดการความรู้ด้วยClickUpเพื่อทำให้กระบวนการทั้งหมดเป็นไปอย่างราบรื่น
⭐ เทมเพลตแนะนำ
เทมเพลตฐานความรู้ ClickUp Knowledge Baseมอบโครงสร้างพื้นฐานที่เป็นระบบซึ่งทีมของคุณต้องการเพื่อจัดระเบียบเอกสารต่าง ๆ อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น บทความความรู้ คำถามที่พบบ่อย และแหล่งข้อมูล เมื่อคุณจัดระเบียบเนื้อหาภายในเครื่องมือจัดการความรู้นี้แล้ว คุณสามารถใช้เทคนิคการค้นหาและเรียกค้นข้อมูลอัจฉริยะที่ขับเคลื่อนด้วย AI ได้อย่างง่ายดาย
การจัดการความรู้ด้วยปัญญาประดิษฐ์คืออะไร?
การจัดการความรู้ด้วยระบบปัญญาประดิษฐ์ (AI) คือการใช้ปัญญาประดิษฐ์เพื่อจัดระเบียบ, จัดหมวดหมู่, และค้นหาข้อมูลจากเอกสารที่มีอยู่ของคุณโดยอัตโนมัติ
ตัวอย่างเช่น เมื่อมีคนค้นหาคำว่า 'การยกระดับข้อร้องเรียนของลูกค้า'ระบบการจัดการความรู้ของคุณจะแสดงทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับคำสำคัญนี้ ซึ่งรวมถึงแผนผังขั้นตอนการยกระดับข้อร้องเรียน กรณีศึกษาลูกค้าที่ยากในไตรมาสที่ผ่านมา และกระทู้แชทที่หัวหน้าฝ่ายสนับสนุนของคุณได้อธิบายวิธีการจัดการกับลูกค้าที่โกรธ
ระบบ AI ตระหนักว่าข้อมูลทั้งสามชิ้นนี้เกี่ยวข้องกับปัญหาพื้นฐานเดียวกัน แม้ว่าจะอยู่ในระบบการจัดการความรู้แบบดั้งเดิมที่แตกต่างกันและใช้ภาษาที่แตกต่างกันก็ตาม
ด้วยความสามารถในการค้นหาและการเรียนรู้ของเครื่องที่พร้อมใช้งานฐานความรู้ภายในองค์กรที่เคยกระจัดกระจายของคุณจะเชื่อมโยงกันและสามารถค้นหาได้
🔍 คุณรู้หรือไม่? การประมวลผลภาษาธรรมชาติสามารถตรวจจับการเสียดสี, การประชดประชัน, หรือความหงุดหงิดในคำถามของลูกค้าได้ ซึ่งช่วยให้ฐานความรู้ติดป้ายกำกับปัญหา 'เร่งด่วน' ได้อย่างแม่นยำยิ่งขึ้น
ทำไมต้องใช้ AI สำหรับการจัดการความรู้?
ปัญญาประดิษฐ์ (AI) ในด้านการจัดการความรู้ช่วยขจัดจุดเสียดทานทั่วไปหลายประการของฐานความรู้แบบดั้งเดิม:
- การค้นหาเชิงความหมาย: เข้าใจเจตนาที่อยู่เบื้องหลังการค้นหาและแสดงผลลัพธ์ที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่างเช่น เมื่อมีคนค้นหา 'ไทม์ไลน์โครงการ' อาจแสดงเอกสารที่มีชื่อเรื่องว่า 'กำหนดการส่งงาน' หรือ 'ตัวติดตามเป้าหมาย'
- การแผนที่ความสัมพันธ์: เชื่อมโยงรายงานข้อบกพร่องกับวิธีแก้ไข, การสนทนาที่เกี่ยวข้อง, และปัญหาที่คล้ายกันโดยอัตโนมัติ
- การจัดหมวดหมู่แบบไม่ต้องบำรุงรักษา: จัดระเบียบเนื้อหาโดยไม่จำเป็นต้องให้ใครจำกฎการจัดหมวดหมู่หรือระบบการจัดเก็บ
- การจดจำรูปแบบ: ระบุเมื่อทีมถามคำถามเดิมซ้ำๆ และนำเสนอความรู้ที่เกี่ยวข้อง
- ปัญญาการควบคุมเวอร์ชัน: ค้นหาข้อมูลล่าสุดเมื่อมีหลายเวอร์ชันอยู่ข้ามแพลตฟอร์ม
🧠 เกร็ดความรู้: การจัดการความรู้มีประวัติย้อนหลังไปถึง5,000 ปีตั้งแต่ชาวสุเมเรียน พีระมิดแห่งกิซ่า (2560 ปีก่อนคริสตกาล) และแม้กระทั่งห้องสมุดแห่งอเล็กซานเดรีย (ซึ่งมีผลงานเขียนด้วยมือมากกว่า 500,000 ชิ้น)
ขั้นตอนการทำงานทีละขั้นตอนเพื่อใช้ AI สำหรับการจัดการความรู้
ClickUpคือ แอปครบวงจรสำหรับการทำงาน ที่รวมการจัดการโครงการ เอกสาร และการสื่อสารทีมไว้ในแพลตฟอร์มเดียว—ขับเคลื่อนด้วยระบบอัตโนมัติและการค้นหาด้วย AI รุ่นใหม่
นี่คือขั้นตอนการทำงานที่ใช้งานได้จริง พร้อมคำแนะนำที่สามารถนำไปใช้ได้จริงและตัวอย่างจากโลกจริง ของการจัดการความรู้ด้วยปัญญาประดิษฐ์ (AI) พร้อมความช่วยเหลือเล็กน้อยจาก ClickUp
ขั้นตอนที่ 1: ตรวจสอบระบบความรู้ปัจจุบันและระบุจุดที่เกิดปัญหา
ก่อนที่คุณจะสามารถปรับปรุงได้ คุณต้องเข้าใจถึงระดับความรู้ในปัจจุบันขององค์กรของคุณ:
- ความรู้ที่ซ่อนอยู่ในแผนที่: ตรวจสอบกระทู้แชท อีเมล และโน้ตที่ติดบนโต๊ะของพนักงานเพื่อค้นหาข้อมูล 'วิธีการ' ที่แท้จริง
- ถาม 'ใครรู้บ้าง? มันอาศัยอยู่ที่ไหน?: การสัมภาษณ์หรือสำรวจอย่างรวดเร็วเผยให้เห็นถึงความรู้ที่ผู้คนใช้จริงเทียบกับสิ่งที่ถูกละเลย
- ระบุจุดคอขวดเชิงโครงสร้าง: ค้นหาเอกสารซ้ำ ข้อจำกัดการเข้าถึง ไฟล์ที่ล้าสมัย และกระบวนการอนุมัติที่ยืดเยื้อซึ่งทำให้การแบ่งปันความรู้ช้าลง
ClickUp ช่วยได้อย่างไร
ClickUp AI Knowledge Managementสามารถช่วยได้โดยการเน้นข้อมูลที่ซ้ำกันและเชื่อมโยงไฟล์ที่เกี่ยวข้อง
ซอฟต์แวร์การจัดการความรู้ด้วย AI ช่วยให้คุณสามารถนำเข้าเอกสารจากเครื่องมือของบุคคลที่สามอื่น ๆ ที่ทีมของคุณใช้อยู่แล้ว เช่น Google Drive, Confluence หรือ Notion
กระบวนการนี้ง่ายมาก: คุณเลือกแหล่งข้อมูล, กำหนดค่าตัวนำเข้า, และนำไฟล์เหล่านั้นเข้ามาใน ClickUp โดยไม่สูญเสียโครงสร้างของไฟล์. นั่นหมายความว่างานที่มีอยู่ของคุณยังคงอยู่ครบถ้วน แต่ตอนนี้เป็นส่วนหนึ่งของระบบกลางที่ทุกคนสามารถเข้าถึงได้.
เทมเพลตฐานความรู้โดย ClickUp
จากนั้น สร้างโครงสร้างรอบเนื้อหาด้วยเทมเพลตฐานความรู้ ClickUp เทมเพลตนี้จะให้กรอบการทำงานที่พร้อมใช้งานแก่คุณ โดยมีส่วนต่างๆ สำหรับการแนะนำการใช้งาน นโยบาย เอกสารผลิตภัณฑ์ และสื่อการฝึกอบรม
สมมติว่าทีม HR ของคุณกำลังเตรียมทรัพยากรสำหรับพนักงานใหม่ พวกเขาได้นำรายการตรวจสอบการปฐมนิเทศเก่าจาก Google Docs และเอกสารการฝึกอบรมจาก PowerPoint มาใช้ในเทมเพลตฐานความรู้นี้ พวกเขาสามารถสร้างหมวดหมู่เช่น 'สวัสดิการ', 'การตั้งค่า IT', และ 'ตารางสัปดาห์แรก' เพื่อการปฐมนิเทศที่ราบรื่น
📮 ClickUp Insight: การทำงานไม่ควรเป็นเกมทายใจ—แต่บ่อยครั้งมันกลับเป็นเช่นนั้น การสำรวจการจัดการความรู้ของเราพบว่าพนักงานมักเสียเวลาในการค้นหาเอกสารภายใน (31%) ฐานความรู้ของบริษัท (26%) หรือแม้แต่บันทึกส่วนตัวและภาพหน้าจอ (17%) เพียงเพื่อหาสิ่งที่ต้องการ ด้วยClickUp's Connected Search ทุกไฟล์ เอกสาร และการสนทนาสามารถเข้าถึงได้ทันทีจากหน้าแรกของคุณ—เพื่อให้คุณหาคำตอบได้ในไม่กี่วินาที ไม่ใช่หลายนาที
💫 ผลลัพธ์ที่แท้จริง: ทีมสามารถกู้คืนเวลาได้มากกว่า 5 ชั่วโมงทุกสัปดาห์โดยใช้ ClickUp—นั่นคือมากกว่า 250 ชั่วโมงต่อปีต่อคน—ด้วยการกำจัดกระบวนการจัดการความรู้ที่ล้าสมัย ลองจินตนาการดูว่าทีมของคุณจะสามารถสร้างอะไรได้บ้างหากมีเวลาเพิ่มอีกหนึ่งสัปดาห์ในแต่ละไตรมาส!
⚡ คลังแม่แบบ:แม่แบบแผนที่การเดินทางของลูกค้า ClickUpช่วยให้คุณมองเห็นภาพและปรับปรุงทุกขั้นตอนของประสบการณ์ลูกค้าแม่แบบนี้รวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องจากทีมขาย การตลาด และการสนับสนุนไว้ในที่เดียว เพื่อให้มั่นใจว่าความรู้ที่ไม่ได้บันทึกเป็นลายลักษณ์อักษรจะถูกบันทึกไว้
ขั้นตอนที่ 2: กำหนดเป้าหมายและมอบหมายผู้รับผิดชอบ
เป้าหมายที่ชัดเจนและการเป็นเจ้าของผลลัพธ์จะนำไปสู่ความวุ่นวายที่น้อยลงและการนำไปใช้ที่รวดเร็วขึ้นตั้งเป้าหมายแบบ SMARTโดยแทนที่คำว่า 'ปรับปรุงการค้นหา' ที่ไม่ชัดเจนด้วย 'ลดเวลาค้นหาเฉลี่ยลง 40% โดยใช้การติดแท็กที่ช่วยด้วย AI ภายในไตรมาสที่ 2'
นอกจากนี้ คุณต้องมอบหมายให้ผู้รับผิดชอบทางเทคนิคหนึ่งคน (ดูแลการเชื่อมต่อ) และผู้แทนความรู้หนึ่งคน (แทนความต้องการของผู้ใช้) การมีผู้รับผิดชอบสองคนนี้จะช่วยขับเคลื่อนการนำไปใช้
ClickUp ช่วยได้อย่างไร
ClickUp Goalsช่วยให้คุณสามารถกำหนดวัตถุประสงค์ในระดับสูงและแบ่งย่อยออกเป็นเป้าหมายที่เล็กกว่าและวัดผลได้
สมมติว่าเป้าหมายของคุณคือการเพิ่มประสิทธิภาพการเรียกคืนความรู้ ใน ClickUp คุณสามารถสร้างเป้าหมายที่มีชื่อว่า 'ปรับปรุงประสิทธิภาพการเรียกคืนความรู้ 40% ในไตรมาสที่ 2' ภายใต้เป้าหมายนี้ ให้กำหนดเป้าหมายเฉพาะ เช่น:
- ดำเนินการติดแท็กโดยใช้ AI ช่วยในเอกสาร 80% ภายในสิ้นไตรมาสที่ 1
- ลดเวลาค้นหาเฉลี่ยลง 40% โดยใช้การติดแท็กด้วย AI ภายในไตรมาสที่ 2
- บรรลุความพึงพอใจของผู้ใช้ 90% กับฟังก์ชันการค้นหาใหม่ภายในไตรมาสที่ 2
แต่ละเป้าหมายสามารถวัดผลได้และมีกรอบเวลาที่ชัดเจน สอดคล้องกับเกณฑ์ SMART มอบหมายเป้าหมายเหล่านี้ให้กับสมาชิกทีมที่เกี่ยวข้อง และติดตามความคืบหน้าผ่านแดชบอร์ดของ ClickUp
🚀 ข้อได้เปรียบของ ClickUp: ClickUp Docsเป็นพื้นที่ทำงานที่มีชีวิตชีวาซึ่งคุณสามารถแสดงความคิดเห็น มอบหมายงานประจำ และอัปเดตข้อมูลความรู้ได้ทันที
สมมติว่าทีมผลิตภัณฑ์ของคุณพบว่าลูกค้าประสบปัญหาในขั้นตอนการตั้งค่า แทนที่จะรอการอัปเดตคู่มือรายไตรมาส คุณเข้าไปในเอกสารการเริ่มต้นใช้งานและปรับขั้นตอนทันที คุณยัง @mention ทีมสนับสนุนให้ตรวจสอบและเชื่อมโยงกับโครงการฝึกอบรมโดยตรงด้วย
ตอนนี้ฐานความรู้ของ AIของคุณสะท้อนความเป็นจริงแล้ว
ขั้นตอนที่ 3: ระบุและจัดลำดับความสำคัญของกรณีการใช้งาน AI
มุ่งเน้นไปที่จุดที่ AI สามารถสร้างผลกระทบได้มากที่สุดอย่างรวดเร็ว. นี่คือรายละเอียด:
- เริ่มต้นด้วยงานที่มีความเสี่ยงต่ำแต่สร้างผลกระทบสูง เช่น การทำให้การติดแท็กเป็นอัตโนมัติ การขอให้แนะนำเอกสารที่เกี่ยวข้อง และการตอบคำถามที่พบบ่อย
- นำร่องด้วยเนื้อหาสำคัญ ทดสอบ AI กับความรู้ที่มีผลโดยตรงต่อกระบวนการทำงาน
- จัดอันดับกรณีการใช้งาน โดยใช้เมทริกซ์การตัดสินใจที่ประเมินความเป็นไปได้ ผลกระทบ และความเร่งด่วน ซึ่งให้คะแนนโดยผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลากหลายกลุ่ม
ถาม: งานใดบ้างที่ช้า มีข้อผิดพลาดบ่อย หรือซ้ำซาก? เลือกสองงานเพื่อให้ความสำคัญสำหรับการสนับสนุนAI ที่เชื่อมต่อ
ClickUp ช่วยได้อย่างไร
เมื่อคุณเลือกพื้นที่โฟกัสของคุณแล้วClickUp Brain ผู้ช่วย AI ที่ผสานรวมอยู่ในแพลตฟอร์ม จะช่วยคุณเปลี่ยนความสำคัญเหล่านี้ให้กลายเป็นกระบวนการทำงานที่สามารถทำได้จริง AI Project Manager จะวิเคราะห์พื้นที่ทำงานของคุณโดยอัตโนมัติ แนะนำขั้นตอนต่อไป และแม้กระทั่งสร้างงานหรือมอบหมายผู้รับผิดชอบตามเป้าหมายของคุณ
สมมติว่าคุณตัดสินใจเริ่มใช้ AI เพื่อตอบคำถามที่ทีมมักหยิบยกขึ้นมา ClickUp Brain ซึ่งสามารถเข้าถึงพื้นที่ทำงานของคุณได้ สามารถเป็น ผู้ช่วย AI ที่พร้อมตอบ คำถามเหล่านั้นได้ตลอดเวลา
ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการฝ่ายขายที่ต้องการทราบราคาตามกลยุทธ์การจัดซื้อจัดจ้างก่อนการโทรหาลูกค้า สามารถถาม ClickUp Brain ได้ทันที และได้รับส่วนที่ต้องการอย่างถูกต้อง รวดเร็ว ช่วยประหยัดเวลาที่สำคัญ
✅ ลองใช้ข้อความนี้: แผนการกำหนดราคาสำหรับกลยุทธ์การจัดซื้อจัดจ้างของเราคืออะไร?
🚀 ข้อได้เปรียบของ ClickUp: นโยบายเปลี่ยนแปลง กระบวนการพัฒนา และเนื้อหาต้องการการตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอ ตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติของ ClickUpเพื่อจัดการกับวงจรนี้
ตัวอย่างเช่น คุณอาจสร้างระบบอัตโนมัติที่ติดแท็กเอกสารการปฏิบัติตามข้อกำหนดเพื่อตรวจสอบทุกหกเดือน มอบหมายให้กับเจ้าของที่เหมาะสม และแจ้งเตือนทีมเมื่อถึงกำหนดอัปเดต ระบบจะจัดการการแจ้งเตือนให้อัตโนมัติ เพื่อให้ฐานความรู้ที่ขับเคลื่อนด้วย AI ของคุณยังคงเชื่อถือได้
ขั้นตอนที่ 4: เลือกเครื่องมือที่เหมาะสมและดำเนินการนำร่อง
การเลือกและทดสอบ AI อย่างเหมาะสมจะช่วยหลีกเลี่ยงความหงุดหงิดในภายหลัง มองหาเครื่องมือที่พร้อมใช้งานกับ API ซึ่งสามารถเชื่อมต่อกับวิกิ อินทราเน็ต หรือแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันที่คุณมีอยู่ได้ง่ายกว่าการสร้างใหม่ทั้งหมด หลังจากนั้น คุณสามารถนำ AI ไปทดลองใช้กับเอกสารจริง (โดยปกปิดข้อมูลส่วนบุคคลหากจำเป็น) เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่แท้จริง
นี่คือแบบสอบถามสั้น ๆ ที่คุณต้องตอบ:
- มันสามารถผสานรวมกับแพลตฟอร์มความรู้ที่มีอยู่ของฉันได้หรือไม่ (เช่น วิกิ อินทราเน็ต)?
- มันสามารถจัดการกับประเภทของเนื้อหาที่เราใช้ได้หรือไม่ (เอกสาร, PDF, ความคิดเห็นโค้ด, บันทึกการแชท)?
- คำแนะนำหรือกฎการติดแท็กของ AI สามารถปรับแต่งได้มากน้อยเพียงใด?
- สามารถบังคับใช้การรักษาความปลอดภัยและการควบคุมการเข้าถึงสำหรับเนื้อหาที่ละเอียดอ่อนได้หรือไม่?
- มันมีการวิเคราะห์หรือให้ข้อมูลย้อนกลับเกี่ยวกับการใช้งานและความแม่นยำของ AI หรือไม่?
- ผู้ใช้ที่ไม่มีความรู้ทางเทคนิคสามารถนำไปใช้ได้ง่ายเพียงใด?
- เครื่องมือสามารถปรับขนาดได้เมื่อความรู้และขนาดทีมเพิ่มขึ้นหรือไม่?
นี่คือสิ่งที่โทมัส คลิฟฟอร์ด ผู้จัดการผลิตภัณฑ์ที่ TravelLocal มีให้แบ่งปัน:
เราใช้ ClickUp สำหรับการจัดการโครงการและงานทั้งหมดของเรา รวมถึงเป็นฐานความรู้ด้วย นอกจากนี้ยังถูกนำมาใช้สำหรับการติดตามและอัปเดตกรอบงาน OKR ของเราและกรณีการใช้งานอื่นๆ อีกหลายกรณี รวมถึงแผนผังขั้นตอนและแบบฟอร์มขอวันหยุดและกระบวนการทำงานต่างๆ เป็นเรื่องที่ยอดเยี่ยมมากที่สามารถให้บริการทั้งหมดนี้ภายในผลิตภัณฑ์เดียว เนื่องจากสามารถเชื่อมโยงสิ่งต่างๆ เข้าด้วยกันได้อย่างง่ายดาย
เราใช้ ClickUp สำหรับการจัดการโครงการและงานทั้งหมดของเรา รวมถึงเป็นฐานความรู้ด้วย นอกจากนี้ยังถูกนำมาใช้สำหรับการติดตามและอัปเดตกรอบงาน OKR ของเรา และกรณีการใช้งานอื่นๆ อีกหลายกรณี รวมถึงแผนผังขั้นตอน แบบฟอร์มขอวันหยุด และกระบวนการทำงานต่างๆ เป็นเรื่องที่ยอดเยี่ยมมากที่สามารถให้บริการทั้งหมดนี้ภายในผลิตภัณฑ์เดียว เนื่องจากสามารถเชื่อมโยงสิ่งต่างๆ เข้าด้วยกันได้อย่างง่ายดาย
📖 อ่านเพิ่มเติม: ตัวอย่างระบบจัดการความรู้ชั้นนำ
ขั้นตอนที่ 5: ทดสอบ, รวบรวมความคิดเห็น, ปรับปรุง, ขยาย
หากคุณทำซ้ำอย่างรวดเร็ว คุณจะเรียนรู้ได้ดีขึ้น อย่าลืมที่จะ:
- จัดให้มีวงจรการให้ข้อมูลย้อนกลับอย่างสม่ำเสมอ เช่น แบบสำรวจสั้น ๆ หรือการแวะพูดคุยอย่างรวดเร็ว เพื่อรับข้อมูลเชิงลึกที่สามารถนำไปปฏิบัติได้
- รวมค่าผิดปกติ เช่น ผู้ใช้ระดับสูงและผู้ที่ไม่เชื่อ เพื่อค้นหาจุดบอด
- วนซ้ำในระยะสั้น เช่น การนำการจัดการความรู้มาใช้ทีละแผนกหรือตามหน้าที่ เพื่อปรับตัวอย่างรวดเร็วและลดความเสี่ยง
🚀 ข้อได้เปรียบของ ClickUp: AI จะทำงานได้ดีที่สุดเมื่ออยู่ตรงหน้า พร้อมให้ความช่วยเหลือโดยไม่ต้องคิดถึงมัน นั่นคือบทบาทของClickUp Brain MAX คิดถึงมันเหมือนกับผู้ช่วยบนเดสก์ท็อปที่พร้อมใช้งานเสมอ
สมมติว่าคุณเพิ่งเสร็จสิ้นการประชุมทบทวนโครงการ ด้วย Brain MAX คุณไม่จำเป็นต้องสลับแท็บ เพียงกดที่แถบลอย พูดสรุปของคุณ และ Brain MAX จะถอดเสียงเป็นข้อความ ปรับแต่งข้อความให้เรียบร้อย และให้คุณวางลงใน ClickUp Docs หรือเป็นงานใหม่ได้ทันที
ซึ่งหมายความว่าทุกข้อมูลเชิงลึก การตัดสินใจ และรายการที่ต้องดำเนินการจากการประชุมของคุณสามารถบันทึกไว้ในซอฟต์แวร์การจัดการความรู้ได้ก่อนที่คุณจะออกจากโต๊ะทำงาน
🤩 ขั้นตอนพิเศษ: รักษาความรู้ให้ถูกต้องและค้นหาได้ง่าย
ฐานความรู้จะทำงานได้ก็ต่อเมื่อผู้คนเชื่อถือมัน
นั่นหมายถึงสองสิ่ง: เนื้อหาต้องอัปเดตอยู่เสมอ และเวอร์ชันที่ถูกต้องต้องค้นหาได้ง่าย เอกสารที่ล้าสมัยสร้างความสับสน และเครื่องมือค้นหาที่ไม่ดีบังคับให้ผู้คนต้องถามเพื่อนร่วมงานแทนที่จะหาคำตอบด้วยตัวเอง
AI ช่วยได้ทั้งสองด้านโดยการแจ้งเตือนเนื้อหาที่ล้าสมัยและนำทางผู้คนไปยังแหล่งข้อมูลที่น่าเชื่อถือที่สุด
ClickUp ช่วยได้อย่างไร
ClickUp AI Enterprise Searchรองรับสิ่งนี้: มันค้นหาทั่วทั้งพื้นที่ทำงานของคุณและแอปที่เชื่อมต่อ เช่น Google Drive, Slack และ Gmail เครื่องมือนี้เข้าใจบริบทของงานคุณและนำคุณไปยังส่วนที่เกี่ยวข้องโดยตรง
สิ่งที่ทำให้สิ่งนี้ทรงพลังคือวิธีที่มันเข้ากับลูปที่ใหญ่กว่า:
- เอกสารจะได้รับการอัปเดตแบบเรียลไทม์เมื่อทีมแก้ไขนโยบายหรือคู่มือ
- ClickUp Brain ช่วยให้การอัปเดตเหล่านั้นปรากฏในคำตอบอย่างรวดเร็วระหว่างการทำงานประจำวัน
- การค้นหาภายในองค์กรรับประกันว่าเวอร์ชันล่าสุดจะสามารถดึงขึ้นมาใช้งานได้อย่างง่ายดายเสมอ แม้เอกสารต้นฉบับจะอยู่ในโฟลเดอร์ลึกก็ตาม
คำแนะนำสำหรับปัญญาประดิษฐ์เพื่อการจัดการความรู้
นี่คือเทมเพลตคำสั่ง AIที่ได้รับการพิสูจน์แล้วว่าช่วยให้คุณจัดระเบียบ ค้นหา และเพิ่มประสิทธิภาพความรู้รวมของทีมคุณ 🧑💻
การวิเคราะห์และจัดระเบียบเอกสาร
- สแกนการทบทวนโครงการทั้ง 50 รายการนี้และระบุปัญหา 10 อันดับแรกที่ปรากฏในหลายโครงการ สำหรับแต่ละปัญหา ให้แสดงว่าทีมใดพบปัญหาดังกล่าวและวิธีแก้ไขที่ได้ผล
- โปรดตรวจสอบเอกสารการปฐมนิเทศของเราและเปรียบเทียบกับคำถามที่พนักงานใหม่ได้สอบถามในแชทตลอดหกเดือนที่ผ่านมา เอกสารของเราขาดการตอบสนองต่อข้อกังวลที่แท้จริงในประเด็นใดบ้าง?
- วิเคราะห์เทมเพลตการสื่อสารกับลูกค้าของเราและระบุรูปแบบภาษาใดที่สัมพันธ์กับผลลัพธ์โครงการที่ประสบความสำเร็จเมื่อเทียบกับความสัมพันธ์ที่มีปัญหา
🚀 ข้อได้เปรียบของ ClickUp: เอกสารใน ClickUp สามารถเปลี่ยนเป็นวิกิได้ ทำให้คุณมีแหล่งข้อมูลเดียวที่รู้สึกเป็นระเบียบและใช้งานง่าย คุณสามารถสร้างหมวดหมู่สำหรับนโยบาย การฝึกอบรม หรือความรู้เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ และอัปเดตข้อมูลได้แบบเรียลไทม์เมื่อมีการเปลี่ยนแปลง
📖 อ่านเพิ่มเติม: ซอฟต์แวร์ช่วยเหลือที่ดีที่สุดสำหรับทีมไอที
การค้นคืนข้อมูลขั้นสูง
- ค้นหาการตัดสินใจทั้งหมดที่ทำเกี่ยวกับ [คุณสมบัติเฉพาะ] ในปีที่ผ่านมา รวมถึงบันทึกการประชุม การสนทนาทางข้อความ กระทู้อีเมล และเอกสารข้อกำหนด แสดงให้ฉันเห็นหากมีการตัดสินใจใดที่ถูกยกเลิกหรือแก้ไขในภายหลัง
- เมื่อทีมกล่าวถึง 'ปัญหาการผสานรวม' ในรายงานของพวกเขา พวกเขากำลังหมายถึงปัญหาทางเทคนิคเฉพาะใดบ้าง? กรุณารวบรวมปัญหาที่คล้ายกันและแสดงรูปแบบการแก้ไขให้ฉันดู
- คัดลอกทุกการกล่าวถึงปัญหาเกี่ยวกับงบประมาณ, การเปลี่ยนแปลงของระยะเวลา, และข้อจำกัดของทรัพยากรออกจากเอกสารโครงการ. แสดงให้ฉันเห็นปัจจัยใดที่มักจะทำให้โครงการของเราล้มเหลวบ่อยที่สุด
🚀 ข้อได้เปรียบของ ClickUp: ทีมเสียเวลาไปกับการตอบคำถามเดิม ๆ ซ้ำ ๆ ในแชท ตัวแทนตอบอัตโนมัติ ช่วยแก้ปัญหานี้โดยตอบกลับโดยตรงในช่องของคุณเมื่อมีใครถามคำถาม
ตัวอย่างเช่น หากเพื่อนร่วมทีมพิมพ์ว่า 'ใครเป็นเจ้าของการเปิดตัวโครงการ?'ClickUp Prebuilt Autopilot Agentจะตอบกลับภายในไม่กี่วินาทีพร้อมชื่อผู้นำโครงการและเอกสารแหล่งที่มา ซึ่งหมายความว่าผู้คนจะได้รับคำตอบทันที และผู้เชี่ยวชาญของคุณไม่ต้องติดอยู่กับคำถามเดิมๆ ซ้ำแล้วซ้ำอีก
การสังเคราะห์ความรู้และการสร้างความรู้ใหม่
- สร้างคู่มือการแก้ไขปัญหาโดยการวิเคราะห์ตั๋วสนับสนุน รายงานข้อบกพร่อง และการอภิปรายการแก้ไขปัญหา จัดระเบียบตามอาการแทนที่จะเป็นหมวดหมู่ทางเทคนิค เพื่อให้ผู้ใช้ที่ไม่มีความรู้ทางเทคนิคสามารถใช้งานได้
- สร้างเมทริกซ์การตัดสินใจสำหรับการคัดเลือกผู้จัดจำหน่ายโดยการสกัดเกณฑ์การคัดเลือก, ข้อแลกเปลี่ยน, และผลลัพธ์จากกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างในอดีตของเราและบทวิจารณ์ของผู้จัดจำหน่าย
- สร้างแบบฟอร์มการประเมินความเสี่ยงโดยอ้างอิงจากปัญหาที่เกิดขึ้นในโครงการที่เราได้ดำเนินการเสร็จสิ้นแล้ว รวมถึงความเสี่ยงที่เราคาดการณ์ไว้และความเสี่ยงที่ไม่คาดคิด
🌟 โบนัส:ฟิลด์ที่กำหนดเองและฟิลด์ AI ใน ClickUpเปลี่ยนแปลงวิธีที่ทีมของคุณรวบรวมและใช้ประโยชน์จากความรู้ฟิลด์ที่กำหนดเองช่วยให้คุณติดตามรายละเอียดที่สำคัญ—เช่น ประเภทแคมเปญ เจ้าของงาน หรือข้อเสนอแนะจากลูกค้า—ได้ภายในเวิร์กโฟลว์ของคุณ ฟิลด์ AI ยกระดับสิ่งนี้ด้วยการสร้างข้อมูลเชิงลึกและสรุปโดยอัตโนมัติ ทำให้ฐานความรู้ของคุณทันสมัยอยู่เสมอ
ตัวอย่างเช่น หลังจากที่ทีมการตลาดของคุณเสร็จสิ้นแคมเปญแล้ว ฟิลด์สรุป AI จะสร้างสรุปผลลัพธ์ของแคมเปญที่ชัดเจนและกระชับโดยอัตโนมัติทันที ช่วยประหยัดเวลาในการเขียนสรุปด้วยตนเอง
ในขณะเดียวกัน AI Field สำหรับรายการดำเนินการ จะสแกนรายละเอียดและความคิดเห็นของงาน จากนั้นสร้างรายการขั้นตอนถัดไปหรือการติดตามผลสำหรับทีม ด้วยการทำงานร่วมกันระหว่าง AI และฟิลด์ที่กำหนดเอง คุณจะมั่นใจได้ว่าทุกโครงการได้รับการบันทึกไว้ สามารถดำเนินการได้ และอ้างอิงได้ง่าย—ทำให้ความรู้ขององค์กรของคุณทั้งเป็นระบบและยืดหยุ่นอยู่เสมอ
นี่คือวิดีโอที่จะบอกคุณเพิ่มเติมเกี่ยวกับ AI Fields:
การวิเคราะห์ช่องว่างและการปรับปรุง
- เปรียบเทียบคำถามที่ถูกถามในการประชุมทั้งหมดของเรากับหัวข้อที่ครอบคลุมในวิกิภายในของเรา ช่องว่างความรู้ใดที่ก่อให้เกิดความสับสนซ้ำๆ?
- ตรวจสอบการวิเคราะห์หลังโครงการล้มเหลวและกรณีศึกษาโครงการที่ประสบความสำเร็จ ทีมที่ประสบความสำเร็จบันทึกข้อมูลใดบ้างที่ทีมที่ประสบปัญหาพลาดไป?
- ติดตามกระบวนการภายในใดที่สร้างคำขอชี้แจงและตั๋วสนับสนุนมากที่สุด ขั้นตอนใดในกระบวนการของเราที่ขาดรายละเอียดเพียงพอ?
🧠 ข้อเท็จจริงสนุกๆ: ปีเตอร์ ดรักเกอร์ มักถูกขนานนามว่าเป็น 'บิดาแห่งการจัดการสมัยใหม่' เขาเป็นผู้บัญญัติคำว่า'ผู้ปฏิบัติงานด้านความรู้' ในช่วงทศวรรษ 1960 ซึ่งนำไปสู่การจัดการความรู้กลายเป็นแนวคิดอย่างเป็นทางการ
การขุดค้นความรู้ข้ามทีม
- ระบุวิธีแก้ปัญหาที่ทีมหนึ่งได้พัฒนาแล้ว แต่ทีมอื่นยังคงสร้างขึ้นใหม่ตั้งแต่ต้นซ้ำๆ เราทำงานซ้ำซ้อนกันเพราะขาดการแบ่งปันความรู้หรือไม่?
- ค้นหาตัวอย่างที่ความคิดเห็นของลูกค้าส่งผลให้เกิดการเปลี่ยนแปลงกระบวนการภายในองค์กร เราจะสามารถทำให้กระบวนการรับฟังความคิดเห็นนี้เป็นระบบได้อย่างไร?
- เชื่อมโยงความเชี่ยวชาญด้านแผนที่ระหว่างทีมต่าง ๆ โดยการวิเคราะห์ว่าใครมีส่วนร่วมในการนำเสนอแนวทางแก้ไขปัญหาประเภทต่าง ๆ เราควรเชื่อมต่อกับใครเพื่อการถ่ายทอดความรู้?
📖 อ่านเพิ่มเติม: ซอฟต์แวร์ประสบการณ์ลูกค้าที่ดีที่สุด
การติดตามประสิทธิภาพและผลตอบแทนจากการลงทุน
- วัดความสำเร็จในการเรียกคืนความรู้โดยการติดตามความถี่ที่ผู้คนพบข้อมูลที่เกี่ยวข้องในการค้นหาครั้งแรก เทียบกับการที่ต้องพยายามหลายครั้งหรือสอบถามเพื่อนร่วมงาน
- ระบุเอกสารใดที่ถูกอ้างอิงบ่อยที่สุดและเอกสารใดที่ไม่ถูกใช้งานเลย รูปแบบใดที่แยกแยะแหล่งความรู้ที่มีคุณค่าออกจากกัน?
🔍 คุณรู้หรือไม่? ในช่วงทศวรรษ 1990 การจัดการความรู้ (KM) ได้กลายเป็นกระแสหลักด้วยนักคิดอย่างทอม สจ๊วต เขาเน้นย้ำว่าความรู้คือปัจจัยขับเคลื่อนหลักของความสามารถในการแข่งขัน ผู้มีวิสัยทัศน์ผู้นี้ให้เหตุผลว่าการลงทุนในทุนทางปัญญาจะสร้างวงจรที่เสริมสร้างตนเองของนวัตกรรมและคุณค่า
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการใช้ปัญญาประดิษฐ์ในการจัดการความรู้
นี่คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ควรคำนึงถึงเมื่อต้องการใช้ AI สำหรับการจัดการความรู้:
- จัดตั้ง การบริหารจัดการความรู้ โดยมีนโยบายที่ชัดเจนเกี่ยวกับความเป็นเจ้าของข้อมูล การตรวจสอบความถูกต้องของเนื้อหา และความถี่ในการอัปเดต
- ให้กลไกที่ง่ายสำหรับผู้ใช้ในการ ให้คะแนนคุณภาพ ของคำตอบที่สร้างโดย AI ซึ่งจะช่วยระบุพื้นที่ที่ AI จำเป็นต้องปรับปรุง
- ให้ SMEs ทำการ ตรวจสอบและยืนยัน ความถูกต้องของคำตอบหรือสรุปที่สร้างโดย AI เป็นระยะ สำหรับหัวข้อที่สำคัญ
- ติดตามการวิเคราะห์การใช้งาน เพื่อดูว่าทรัพยากรใดถูกใช้ อัปเดต หรือถูกละเลย — ใช้ AI เพื่อระบุช่องว่างของความรู้
- สร้าง กระบวนการที่ชัดเจน สำหรับกรณีที่ AI ไม่สามารถตอบคำถามได้ ควรสามารถส่งต่อคำถามไปยังผู้เชี่ยวชาญมนุษย์ได้ คำตอบจากผู้เชี่ยวชาญควรนำมาใช้เพื่อปรับปรุงฐานความรู้
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่า AI เคารพสิทธิ์การเข้าถึงและการควบคุมการเข้าถึงทั้งหมดในระบบจัดการความรู้ของคุณ โปรโตคอล ความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยของข้อมูล ที่แข็งแกร่งเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง
- ฝึกอบรมใหม่ โมเดล AI อย่างสม่ำเสมอเมื่อมีข้อมูล ผลิตภัณฑ์ หรือกระบวนการใหม่ ๆ เกิดขึ้น เพื่อป้องกันข้อมูลเชิงลึกที่ล้าสมัย
🔍 คุณรู้หรือไม่? ย้อนกลับไปในช่วงทศวรรษ1950 คอมพิวเตอร์ยังเป็นสิ่งใหม่มาก NASA จึงมักพึ่งพา 'คอมพิวเตอร์' ที่เป็นมนุษย์ แทน ทีมเหล่านี้คือ กลุ่มผู้หญิงอัจฉริยะที่คำนวณวิถีการปล่อยจรวดด้วยมือ
เปลี่ยนความรู้สู่การปฏิบัติด้วย ClickUp
ความรู้จะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อผู้คนสามารถค้นหาได้ เชื่อถือได้ และนำไปใช้ได้โดยไม่มีอุปสรรค เครื่องมือจัดการความรู้ด้วย AI ทำให้สิ่งนี้เป็นไปได้ โดยช่วยให้ข้อมูลเป็นระเบียบ ทันสมัย และพร้อมใช้งานอยู่เสมอ
ClickUp นำทุกส่วนของกระบวนการจัดการความรู้ของคุณมารวมไว้ในศูนย์กลางเดียว
คุณสามารถสร้างฐานความรู้ด้วยเทมเพลตที่พร้อมใช้งานได้ทันที รักษาเอกสารให้พัฒนาไปพร้อมกับทีมของคุณ และพึ่งพา ClickUp Brain เพื่อมอบคำตอบทันทีเมื่อมีคำถามเกิดขึ้น Brain MAX อยู่เคียงข้างคุณตลอดทั้งวัน ในขณะที่ Enterprise Search และ Automations ช่วยให้ทุกอย่างถูกต้องแม่นยำโดยไม่ต้องทำงานซ้ำๆ อย่างต่อเนื่อง
แล้วคุณกำลังรออะไรอยู่?ลงทะเบียนใช้ ClickUpฟรีวันนี้! ✅